Fundación Escuela Tecnológica del Huila. Gonzalez Quinaya.
Ensayo Ingeniería de Sistemas y la Información 1
Sistema de gestión documental
Gonzalez Quinaya, Andres Felipe
Fundación Escuela Tecnológica del Huila
INTRODUCCIÓN
El uso de la tecnología moderna es más
económico, y con la disponibilidad de las
tecnologías ahora son una mejor alternativa ante el
manejo de información sensible y reservada, aquí es
donde entra la idea de un Software el cual de
manera automatizada haga la gestión de los recursos
JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto se enfocará en la realización de
un Software que pretende solucionar un gran
problema en una firma de abogados en materia de
uso innecesario de personal, que a la vez genera un
gran factor de inseguridad. La idea del software es
que logre hacer gestión de más precisa de la
documentación, es decir que la información
clasificada tenga el menor contacto posible con
intermediarios entre su usuario inicial y el final, ya
que en el medio del proceso se encuentran varios
grupos de personas que se encargan de hacer
manualmente el envío de la información al abogado
al cual le corresponde, teniendo en cuenta la ciudad
a la que pertenece el proceso, y el tipo de proceso
del cual se trata dejando cabida a que se filtre, altere
o borre algún tipo de documentación perteneciente a
un caso ya que eso conlleva una gran pérdida, de tal
magnitud que podría tener sanciones monetarias, así
como también penales en un caso extremo.
Además, cabe destacar que las aplicaciones que se
encuentran disponibles en el
mercado tiene licencias para su funcionamiento por
lo cual son muy costosos,
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Este proyecto se desarrollará en software libre con
esto permitirá que el software pueda
ser usado sin necesidad de pagar por una licencia
para el motor de base de datos.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo desarrollar un software que permita el
manejo eficiente y seguro de la información de los
procesos Judiciales en la firma de abogados?
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la firma de abogados a diario se maneja un gran
flujo de información del cual se derivan las
diferentes labores, dicha información no es
debidamente organizada por lo cual se pierde
veracidad, aumentan los tiempos de respuesta y se
extravían documentos lo cual conlleva a la perdida
de diligencias que se programan en cada uno de los
procesos judiciales y como última consecuencia la
perdida de dinero. La falta de un sistema de
información eficiente hace que los procesos se
vuelvan más lentos, dispendiosos y se tenga que
recurrir a métodos manuales, como por ejemplo
listados hechos a mano o en el mejor de los casos
recurren al uso de programas que no son los mas
adecuados para el manejo de información vital en
esta oficina jurídica, ya que en estos aplicativos no
manejan términos jurídicos y se genera contrariedad
entre una información y otra, es el caso de Excel, en
el que suelen usar varias tablas para almacenar la
misma información, es decir existe redundancia de
información y muchas veces no es la misma
información entre un tabla y otra referente a un
mismo caso.
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OBJETIVO GENERAL pretende llevar a cabo con el proyecto, y aplicarlo

de manera dinámica durante el ciclo de vida del
Desarrollar un aplicativo cliente/servidor para la software
sistematización de los procesos judiciales en la
firma de abogados. PROGRAMACIÓN RUP

OBJETIVOS ESPECÍFICOS El Proceso Unificado Racional (Rational Unified

Process en inglés, habitualmente resumido como
• Analizar los procesos de registro y RUP) es un proceso de desarrollo de software y
seguimiento de la información jurídica del junto con el Lenguaje Unificado de Modelado
consorcio de abogados. UML, constituye la metodología estándar más
utilizada para el análisis, implementación y
• Determinar los requerimientos funcionales y documentación de sistemas orientados a objetos. El
no funcionales. RUP no es un sistema con pasos firmemente
establecidos, sino un conjunto de metodologías
• Diseñar el modelo de la base de datos y la adaptables al contexto y necesidades de cada
interfaz gráfica. organización.
También se conoce por este nombre al software
• Implementar el modelo de la base de datos y desarrollado por Rational, hoy propiedad de IBM, el
la interfaz gráfica. cual incluye información entrelazada de diversos
artefactos y descripciones de las diversas
actividades. Está incluido en el Rational Method
MARCO TEÓRICO
Composer (RMC), que permite la personalización
de acuerdo a necesidades.
– CONCEPTUAL

La programación extrema o eXtreme MICROSOFT SOLUTION FRAMEWORK (MSF)

Programming (XP) es un enfoque de la ingeniería
La metodología de Microsoft Solution
de software formulado por Kent Beck, autor del
Framework, ya que será muy útil en proyectos que
primer libro sobre la materia, Extreme
requieran un desarrollo ágil de primeras versiones
Programming Explained: Embrace Change (1999).
funcionales que luego serán sustituidas por
Es la más destacada de los procesos ágiles de
versiones posteriores que las mejoren. Esta
desarrollo de software. Al igual que éstos, la
metodología combina los principios de los modelos
programación extrema se diferencia de las
cascada y espiral, proponiendo una secuencia
metodologías tradicionales principalmente en que
generalizada de actividades para el desarrollo de
pone más énfasis en la adaptabilidad que en la
software. La planificación basada en punto de
previsibilidad. Los defensores de XP consideran
control y beneficios de la retroalimentación del
que los cambios de requisitos sobre la marcha son
cliente constituye un proyecto bien planificado con
un aspecto natural, inevitable e incluso deseable del
lo cual tenemos más posibilidades de éxito en
desarrollo de proyectos. Creen que ser capaz de
nuestro proyecto. MSF es un proceso para el
adaptarse a los cambios de requisitos en cualquier
manejo de proyecto, el acercamiento al desarrollo
punto de la vida del proyecto es una aproximación
rápido con herramientas CASE y la programación
mejor y más realista que intentar definir todos los
extrema se puede utilizar para poner un proyecto en
requisitos al comienzo del proyecto e invertir
ejecución.
esfuerzos después en controlar los cambios en los
requisitos. Se puede considerar la programación
extrema como la adopción de las mejores
metodologías de desarrollo de acuerdo a lo que se

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MÉTRICA V3
Métrica tiene ya varios años de vida y su actual
versión, la 3, se crea con la finalidad de incorporar
las nuevas técnicas derivadas de la programación y
el análisis orientado a objetos, al proceso de
desarrollo de software que a través de esta
metodología las administraciones públicas
españolas pretenden llevar a cabo. Métrica debería
ser obligatoria en cuantos contratos de desarrollo de
software realiza la administración pública, sin
embargo, su utilización aún no está suficientemente
universalizada. Todavía es frecuente ver concursos
públicos donde no se establece la obligatoriedad
para el contratante de seguir las pautas de métrica a
la hora de llevar a cabo un proceso de construcción
de software. Todo proyecto Métrica 3 consta de un
conjunto de fases que se desglosan en múltiples
puntos cuya cronología hay que seguir con claridad
para ir avanzando en el desarrollo del proyecto
JSP
Con JSP se pueden crear aplicaciones web que se
ejecuten en variados servidores web, de múltiples
plataformas, ya que Java es en esencia un lenguaje
multiplataforma. Las páginas JSP están compuestas
de código HTML/XML mezclado con etiquetas
especiales para programar scripts de servidor en
sintaxis Java. Por tanto, las JSP podremos
escribirlas con nuestro editor HTML/XML habitual.
El motor de las páginas JSP está basado en los
servlets de Java -programas en Java destinados a
ejecutarse en el servidor-, aunque el número de
desarrolladores que pueden afrontar la
programación de JSP es mucho mayor, dado que
resulta mucho más sencillo aprender que los
servlets.
En JSP creamos páginas de manera parecida a como
se crean en ASP o PHP -otras dos tecnologías de
servidor-. Generamos archivos con extensión .jsp
que incluyen, dentro de la estructura de etiquetas
HTML, las sentencias Java a ejecutar en el servidor.
Antes de que sean funcionales los archivos, el
motor JSP lleva a cabo una fase de traducción de
esa página en un servlet, implementado en un
archivo class (Byte codes de Java). Esta fase de
traducción se lleva a cabo habitualmente cuando se
recibe la primera solicitud de la página .jsp, aunque
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existe la opción de precompilar en código para
evitar ese tiempo de espera la primera vez que un
cliente solicita la página.
PHP
PHP es un lenguaje de programación usado
generalmente para la creación de contenido para
sitios Web. PHP es el (acrónimo recursivo de "PHP:
Hypertext Preprocessor", inicialmente PHP Tools, o
Personal Home Page Tools) es un lenguaje
interpretado usado para la creación de aplicaciones
para servidores, o creación de contenido dinámico
para sitios Web, y últimamente también para la
creación de otro tipo de programas incluyendo
aplicaciones con interfaz gráfica usando la librería
GTK+.
Los principales usos del PHP son los siguientes:
• Programación de páginas web dinámicas,
habitualmente en combinación con el motor
de base datos MySQL, aunque cuenta con
soporte nativo para otros motores,
incluyendo el estándar ODBC, lo que amplía
en gran medida sus posibilidades de
conexión.
• Programación en consola, al estilo de Perl o
Shell scripting.
• Creación de aplicaciones gráficas
independientes del navegador, por medio de
la combinación de PHP y Qt/GTK+, lo que
permite desarrollar aplicaciones de escritorio
en los sistemas operativos en los que está
soportado.
CARACTERÍSTICAS
• Es un lenguaje multiplataforma.
• Capacidad de conexión con la mayoría de
los manejadores de base de datos que se
utilizan en la actualidad, destaca su
conectividad con MySQL
• Capacidad de expandir su potencial
utilizando la enorme cantidad de módulos
(llamados ext's o extensiones).
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• Posee una amplia documentación en su
página oficial, entre la cual se destaca que
todas las funciones del sistema están
explicadas y ejemplificadas en un único
archivo de ayuda.
• Es libre, por lo que se presenta como una
alternativa de fácil acceso para todos.
• Permite las técnicas de Programación
Orientada a Objetos.
• Biblioteca nativa de funciones sumamente
amplia e incluida
• No requiere definición de tipos de variables.
• Tiene manejo de excepciones
POSTGRESQL
Los sistemas de mantenimiento de Bases de Datos
relacionales tradicionales (DBMS, s) soportan un
modelo de datos que consisten en una colección de
relaciones con nombre, que contienen atributos de
un tipo específico. En los sistemas comerciales
actuales, los tipos posibles incluyen numéricos de
punto flotante, enteros, cadenas de caracteres,
cantidades monetarias y fechas. Esto generalmente
reconocido que este modelo será inadecuado para
las aplicaciones futuras de procesado de datos. El
modelo relacional sustituyó modelos previos en
parte por su "simplicidad espartana". Sin embargo,
como se ha mencionado, esta simplicidad también
hace muy difícil la implementación de ciertas
aplicaciones. Postgres ofrece una potencia adicional
sustancial al incorporar los siguientes cuatro
conceptos adicionales básicos en una vía en la que
los usuarios pueden extender fácilmente el sistema.
MYSQL
MySQL es un sistema de gestión de base de datos
relacional, multihilo y multiusuario con más de seis
millones de instalaciones. MySQL AB desarrolla
MySQL como software libre en un esquema de
licenciamiento dual. Por un lado, lo ofrece bajo la
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GNU GPL, pero, empresas que quieran incorporarlo
en productos privativos pueden comprar a la
empresa una licencia que les permita ese uso. Está
desarrollado en su mayor parte en ANSI C. Al
contrario de proyectos como el Apache, donde el
software es desarrollado por una comunidad
pública, y el copyright del código está en poder del
autor individual, MySQL es propiedad y está
patrocinado por una empresa privada, que posee el
copyright de la mayor parte del código. Esto es lo
que posibilita el esquema de licenciamiento
anteriormente mencionado. Además de la venta de
licencias privativas, la compañía ofrece soporte y
servicios. Para sus operaciones contratan
trabajadores alrededor del mundo que colaboran vía
Internet. MySQL AB fue fundado por David
Axmark, Allan Larsson, y Michael Widenius.
APLICACIONES
MySQL es muy utilizado en aplicaciones web como
MediaWiki o Drupal, en plataformas
(Linux/Windows-Apache-MySQL-
PHP/Perl/Python), y por herramientas de
seguimiento de errores como Bugzilla. Su
popularidad como aplicación web está muy ligada a
PHP, que a menudo aparece en combinación con
MySQL. MySQL es una base de datos muy rápida
en la lectura cuando utiliza el motor no
transaccional MyISAM, pero puede provocar
problemas de integridad en entornos de alta
concurrencia en la modificación. En aplicaciones
web hay baja concurrencia en la modificación de
datos y en cambio el entorno es intensivo en lectura
de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo
de aplicaciones. MySQL funciona sobre múltiples
plataformas, incluyendo AIX, BSD, FreeBSD, HP-
UX, GNU/Linux, Mac OS X, NetBSD, Novell
NetWare, OpenBSD, OS/2 Warp, QNX, SGI IRIX,
Solaris, SunOS, SCO OpenServer, SCO UnixWare,
Tru64, Windows 95, Windows 98, Windows NT,
Windows 2000, Windows XP, Windows Vista y
otras versiones de Windows. MySQL es un sistema
de administración de bases de datos. Una base de
datos es una colección estructurada de tablas que
contienen datos. Esta puede ser desde una simple
lista de compras a una galería de pinturas o el vasto
volumen de información en una red corporativa.
Para agregar, acceder y procesar datos guardados en
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un computador, se necesita un administrador como
MySQL Server. Dado que los computadores son
muy buenos manejando grandes cantidades de
información, los administradores de bases de datos
juegan un papel central en computación, como
aplicaciones independientes o como parte de otras
aplicaciones.
MARCO NORMATIVO
• LEY DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el propósito de dar un mejor manejo de la
función archivista de la justicia regional y con el
ánimo de garantizar el derecho a la información y
reprografía de la documentación, la Sala
Administrativa mediante Acuerdo No. 2371 de 21
de abril de 2004, adscribió al Centro de
Documentación Judicial- CENDOJ, la Sección de
Archivo de la extinta Justicia Regional, creada
por Acuerdo No. 535 de 30 de junio de 1999.
Con miras a fortalecer las actividades del Centro de
Documentación Judicial-CENDOJ, la Sala
Administrativa mediante Acuerdo No. 2589 de 15
de septiembre 2004, fijó una nueva estructura y
planta de personal y creó la Sección de Gestión
Documental.
Así mismo mediante Acuerdo No. 1746 de 5 de
marzo de 2003 ,definió los principios y criterios
que regulan la administración de documentos en los
ámbitos de la gestión judicial y del gobierno de la
Rama Judicial, teniendo en cuenta que tales
documentos son expresión material de la gestión
judicial y administrativa y que constituyen fuente de
información organizada para la prestación efectiva
del servicio de Administración de Justicia, medio de
acceso a la información judicial e indispensable
instrumento de la memoria institucional.
Igualmente, la Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura, le asignó al Centro de
Documentación Judicial-CENDOJ, la tarea de
ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Archivo,
órgano asesor de la Sala Administrativa en aspectos
relacionados con la administración documental y
con la formulación de propuestas de descongestión
documental y de preservación de la memoria
histórica contenida en la documentación judicial.
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Posteriormente, a través del Acuerdo No. PSAA10-
6968 de 2 de junio de 2010, se modifica el
Acuerdo No. 1746 de 2003, creándose el Comité de
Archivo, como orientador de la política de
administración documental en la Rama Judicial.
A través del Acuerdo No. 2355 de 31 de marzo de
2004 la Sala Administrativa Reglamentó la
administración y archivo de las comunicaciones
oficiales del Consejo Superior de la Judicatura y
adoptó el Manual de Procedimientos del Sistema de
Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial
SIGOBIUS, determinando que la administración y
coordinación para el adecuado funcionamiento del
sistema quedara a cargo de la Unidad Informática
de la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial y del Centro de Documentación Judicial-
CENDOJ.
Con el Acuerdo No. PSAA11-8707 de 3 de
octubre de 2011, se reglamenta la administración y
uso del sistema de comunicaciones oficiales en el
Consejo Superior de la Judicatura y áreas
administrativas de la Rama Judicial y, se adopta el
Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión
de Correspondencia y Archivo de Documentos
Oficiales-SIGOBius, derogando el Acuerdo No.
2355 de 31 de marzo de 2004.
En el Acuerdo PSAA14-10137 de 22 de abril de
2014, se establece la política general de gestión
documental para la Rama Judicial y se dictan reglas
para asegurar su implementación, modificando el
Acuerdo 1746 de 2003.
Acuerdo No. PSAA14-10160, "Por el cual se adopta
el plan de Gestión ambiental de la Rama Judicial"
Finalmente, en el Acuerdo No. PSAA14-10163 de
16 de junio del 2014, se reglamenta la
administración técnica y funcional del Sistema de
Gestión de Correspondencia y Archivo de
Documentos oficiales –SIGOBius en el Consejo
Superior de la Judicatura.
Acuerdo No. CSJA17-10784 "Por el cual se
establecen las políticas generales de gestión
documental y archivo para la Rama Judicial y se
dictan reglas para asegurar su implementación, en
un solo acto administrativo". Se reglamenta la
administración técnica y funcional y se adopta el
Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión
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de Correspondencia y Archivo de Documentos
Oficiales - SIGOBius.
• Habeas data
El derecho de acceso a la información pública surge
del derecho a la información en general. El derecho
de acceso a la información pública es entonces un
derecho subjetivo perfecto, por lo que, formulada
una petición en tal sentido, genera una obligación
del Estado de brindar información solicitada, salvo
algunas excepciones legales.
El derecho de acceso a la información pública surge
de la necesidad de transparencia y como una
exigencia democrática. La transparencia, se ha
dicho, tiene una triple finalidad: el derecho a saber,
el derecho a controlar y el derecho a ser actor (y no
simple espectador) en la vida pública.
En la vida diaria, las personas generamos cada vez
más información, tanto en el ámbito privado como
en el público. Esa información se almacena, en
distintas formas en las instituciones con las que
interactuamos: empresas, institutos de enseñanza,
bancos, organismos públicos. La cultura de la
transparencia facilita el flujo de información,
contemplando el derecho de todos los ciudadanos a
obtenerla. El ejercicio del derecho de obtener
información pública genera muchas ventajas:
mejora la calidad de la democracia, la gestión
administrativa es más transparente, percibimos
mayor eficacia institucional y confiamos más en un
Estado que está a nuestro servicio.
El derecho de acceso a la información pública se
basa en varios principios, a saber:
1. Libertad de información: Todos tenemos
derecho a acceder a la información pública,
con la única excepción de la clasificada
como reservada, confidencial y secreta
según lo establecido por la ley.
2. Máxima publicidad: Los organismos
públicos deben proporcionar la información
de la forma más amplia posible estando
excluidas únicamente las excepciones.
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3. Divisibilidad de la información: Si un
documento tiene información que pueda ser
conocida e información que debe negarse,
se dará acceso a la primera y no a la
segunda.
4. Ausencia de ritualismos: En los
procedimientos establecidos para el acceso
a la información pública se deben eliminar
las exigencias y ritualismos que entorpezcan
o impidan el ejercicio del derecho.
5. No discriminación: Los organismos públicos
deberán entregar la información a quien lo
solicite sin discriminación de ningún tipo.
6. Oportunidad: Los organismos públicos
deberán entregar la respuesta de las
solicitudes recibidas en tiempo y forma,
cumpliendo con los plazos establecidos por
la ley.
7. Responsabilidad: En caso de no
cumplimiento, los Organismos públicos son
pasibles de responsabilidad y de las
sanciones que correspondan según la ley.
8. Gratuidad: El acceso a la información
pública es gratuito, a excepción de los
costos de reproducción en los casos que
corresponda.
ALCANCES
El trabajo culmina con el desarrollo del aplicativo
cliente/servidor para el Consorcio AJ Abogados.
Este aplicativo incluye registro y seguimiento de
procesos judiciales mediante una interfaz gráfica y
una base de datos en la cual se almacenará toda la
información, permitiendo al usuario adquirir más
confianza sobre la veracidad de los datos
almacenados y la reducción en tiempos en cuanto a
la ejecución de los casos judiciales. Con el
desarrollo de este aplicativo permitirá realizar
seguimientos más detallados de todo proceso
realizado en el Consorcio AJ Abogados con toda
seguridad, confianza y respaldo que ofrece esta
oficina.
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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
LIMITACIONES
Este proyecto seguirá las normas y leyes vigentes, si
en algún momento estas son modificadas durante o
después de la realización del proyecto no serán
contempladas tales modificaciones.
PRESUPUESTO
METODOLOGIAS
• ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
Empírico-analítico: cuyo interés es el
técnico, orientado a la interpretación y
transformación del mundo material.
• LÍNEA DE INVESTIGACIÓN / SUB-
LÍNEA DE FACULTAD/ CAMPO
TEMÁTICO DEL PROGRAMA
Tecnologías Actuales y Sociedad / Sistema
de Información y Comunicación / Desarrollo
de Software.
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
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• Registrar información completa de los
clientes: Número de Cédula, Nombre,
Apellido, Dirección, Teléfono Fijo,
Teléfono Móvil, Barrio, Localidad.
• Registrar información de los procesos
judiciales con: Número de proceso, Código
de Juzgado, Código Tipo Proceso, Número
de Documento de la Contraparte, Nombre,
Apellido, dirección, teléfono de la
Contraparte.
• Vincular la información de los clientes
almacenada a un formulario que muestre los
datos de la cedula, dirección, teléfono, etc.
• Vincular la información de los procesos
almacenada a un formulario que muestre los
datos del número del proceso, el
demandante, el historial de las actuaciones,
etc.
• La aplicación debe calcular los términos de
las actuaciones e informar cuando en un
proceso se esté venciendo un término.
• Restringir el acceso a ciertas funciones, de
acuerdo al perfil del usuario.
• La información de los barrios debe contener
también la información de la localidad a la
que pertenece.
• Cada cliente debe estar ligado a un número
de carpeta, el cual corresponde a un número
de proceso y cada proceso a un juzgado.
• Actualizar la información de los clientes
• El proyecto debe ser desarrollado en
herramientas de software libre
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• Los equipos deben poseer un mínimo de

ABOGADO NIVEL 1
componentes físicos quepermitirán
funcionamiento correcto del software

• El aplicativo debe ser desarrollado en

ambiente web

CASO DE USO

ABOGADO NIVEL 2

GERENTE NIVEL 1
ADMINISTRADOR NIVEL 1

GERENTE NIVEL 2

ADMINISTRADOR NIVEL 2

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RESULTADOS

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• WEITZENFELD Alfredo, Ingeniería de

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