Pekerjaan Lapangan 1

1. Proses dan Tujuan Pekerjaan lapangan

1.1. Proses Pekerjaan Lapangan
Pekerjaan Lapangan (field work) merupakan proses untuk mendapatkan keyakinan secara
sistematis dengan mengumpulkan bahan bukti secara objektif mengenai operasi entitas,
mengevaluasinya, dan (1) melihat apakah operasi tersebut memenuhi standar yang dapat
diterima dan mencapai tujuan-tujuan yang telah diterapkan: dan (2) menyediakan informasi
untuk pengambilan keputusan oleh manajemen.

Istilah “proses yang sitematis” istilah tersebut juga memiliki makna bahwa auditor internal
akan menerapkan persyaratan profesonal dalam melakukan audit. Istilah tersebut juga
memiliki makna bahwa auditor internal akan menerapkan persyaratn professional dalam
melakukan audit, serta menerapkan penelaahan yang tepat saat mengumpulkan, menyusun,
mencatat, dan mengevaluasi bahan bukti audit.

“Persyaratan professional” berarti kebebasan penuh dari segala bias yang akan
mempengaruhi pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti. Bebas dari bias dicapai
melalui independensi dan objektivitas. Objektifitas nyata muncul dari perilaku mental yang
tidak memihak, dicapai tanpa memedulikan perasaan, prasangka, opini, dan kepentingan,
serta tekanan dari pihak-pihak eksternal.

Semua bahan bukti harus dianggap meragukan hingga keraguan tersebut bisa dihilangkan
melalui verifikasi yang tidak bias. Jadi, pikiran seperti ini tidak menerima bukti sesuai apa
yang kelihatan dipermukaan ; tetapi mencari hal-hal yang ada di balik asersi dan angka-
angka guna menemukan kebenaran.

Auditor internal menguji semua sersi dengan ketidakpastian – dengan pikiran tidak begitu
saja percaya dan senantiasa mempertanyakan. Untuk memberikan opini professional,
auditor internal harus mengumpulkan bahan bukti yang objektif.

Ketidakpastian ini, juga skeptitisme ini adalah penting, tapi harus digunakan secara bijak.
Jika auditor terus ragu padahal auditor lain yang wajar dan berhati-hati bisa yakin dengan

‘ 1
 bahan bukti yang dikumpulkan, maka skeptitisme tidak lagi produktif karena sama sekali
tidak mau menerima bukti sehingga bisa menghasilkan hal yang tidak bermanfaat.

1.2. Tujuan Pekerjaan Lapangan

Tujuan pekerjaan lapangan adalah untuk membantu pemberian keyakinan dengan
melaksanakan prosedur-prosedur audit yang ada di program audit, sehingga tujuan audit
yang ingin dicapai. Pekerjaan lapangan merupakan pengumpulan bahan bukti untuk
pengukuran dan evaluasi. Mereka harus memahami bahwa mereka :
• Tidak dapat memberikan keyakinan dengan mengaudit operasi secara sempit.
• Tidak dapat mengamati sebuah proses dan seenaknya memutuskan apakah proses
tersebut baik atau buruk.
• Harus memandang operasi tersebut dalam bentuk unit-unit pengukuran dan standar.

Unit-unit pengukuran diturunkan dari kuantifikasi elemen-elemen terpisah yang diterapkan

pada operasi tersebut – jumlah dolar, hari, derajat, orang-orang, dokumen-dokumen, mesin-
mesin atau elemen-elemen lainnya yang dapat dikuantifikasikan dari kualitas yang telah
ditetapkan untuk mengukur operasi secara objektif.
Standar-standar operasi adalah mutu kerja yang dapat diterima yang merupakan kerangka
acuan yang dibandingkan dengan elemen-elemen operasi yang diukur untuk menilai tingkat
kesuksesan atau kegagalan.

1.3. Pembuatan Strategi untuk Melakukan Pekerjaan Lapangan

Bagian-bagian dari rencana strategis akan mencakup :
1. Kebutuhan pegawai
2. Kebutuhan sumber daya dari laur
3. Pengorganisasian staf audit
4. Wewenang dan tanggung jawab
5. Struktur pekerjaan lapangan
6. Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan
7. Metode pekerjaan lapangan
8. Metode pendokumentasian
9. Penyiapan laporan
10. Rencana kontinjensi

‘ 2
 Kebutuhan pegawai. Penting untuk merencanakan jumlah dan kualifikasi staf yang akan
melakukan audit. Hal ini mencakup pengidentifikasian keahlian, pengalaman, dan disiplin
ilmu yang dibutuhkan untuk melakukan audit dengan layak.

Kebutuhan sumber daya dari luar. Di dapat dari sumber dari luar perusahaan. Termasuk
didalamnya adalah keahlian di bidang produksi, ekonomi, kesehatan, pekerjaan social,
psikologi, pendidikan, dan analisis operasi, juga kebutuhan sumber dari luar dan kemitraan.

Pengorganisasian Staf audit. Sebuah rencana organisasi harus diidentifikasi sebagai

rencana berbentuk ramping (dengan lapisan supervisi yang terbatas) atau gemuk (banyak
lapisan supervisi ) tergantung pada kompleksitas kerja dan rentang kontrol yang
dibutuhkan. Rencana tersebut harus mengidentifikasi bagian mana dari organisasi audit
yang akan melakukan jenis audit yang berbeda, seperti audit keuangan, efisiensi, efektifitas,
keamanan asset dan ketaatan serta rencana struktur audit.

Wewenang dan tanggung jawab. Berkaitan erat dengan again sebelumnya dan
mengidentifikasi berbagai aspek tanggung jawab seperti manajemen personalia, fungsi-
fungsi teknis, aspek administrasi dan hal-hal yang berhubungan dengan fiscal.

Struktur pekerjaan lapangan. Aktifitas yang berurutan saling berhubungan untuk

meyakinkan bahwa terdapat susunan alur kerja. Jadi, staf yang ditugaskan pada aktivitas
tertentu tidak harus menunggu auditor lainnya menyelesaikan aktivitasnya. Aktivitas-
aktivitas ini diidentifikasi dalam sebuah diagram dengan simbol-simbol yang berhubungan
untuk menunjukkan tahapan.

Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan. Proses membuat struktur pekerjaan lapangan

munculkan waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan. Estimasi waktu harus mencakup
kebutuhan waktu untuk aspek administratif seperti pengubung antarkelompok dan dalam
kelompok, kebutuhan waktu untuk kepentingan non operasi dan pendokumentasian serta
penulisan draf laporan audit berisi hasil-hasil pekerjaan lapangan.

‘ 3
 Metode pekerjaan lapangan. Ada enam metode yang biasa digunakan dalam pekerjaan
lapangan
 Observasi
 Konfirmasi
 Verifikasi
 Investigasi
 Analisis
 Evaluasi

Beberapa pekerjaan lapangan mungkin membutuhkan lebih dari satu metode dan
perencanaannya harus melibatkan beberapa metode.

Metode pendokumentasian. Meskipun selalu dibutuhkan kecermatan dalam proses

pendokumentasian, jika terdapat kemungkinan litigasi atau tindakan hokum, bahan bukti
tersebut dalam bentuk yang secara hukum bisa digunakan dan ditangani oleh metode yang
dapat diterima secara hukum.

Penyiapan Laporan. Survei pendahuluan sering kali akan mebgidentifikasi hal-hal penting
yang akan menjadi arah audit. Survei juga akan memberikan beberapa indikasi mengenai
hal-hal yang akan ditemukan. Struktur mikro laporan, atau metode penyajian setiap temuan
audit, harus direncanakan. Tidak semua temuan akan menjadi bagian dari teman yang
lengkap.

Laporan harus dirancang dengan mempertimbangkan pembaca dan pengguna.

Rencana kontinjensi. Rencana harus menyediakan kontinjei. Kontinjei harus diantisipasi
dan kerangka harus disiapkan untuk situasi-situasi seperti :
 Kekurangan staf (karena sakit, ditarik dari penugasan, pindah dan lain-lain)
 Tidak ada bahan-bahan yang bisa di audit
 Indikasi bahwa kondisi proyek tidak material
 Indikasi mendadak tentang adanya kecurangan atau kejahatan
 Halangan yang material dari klien (kurang berminat, menolak kerja sama, menahan
bahan bukti)
 Kerusakan computer atau masalah perangkat lunak

‘ 4
  Campur tangan manajemen puncak (dalam hal lingkup audit, akses ke materi atau ke
karyawan atau metode audit)
 Penarikan sumber daya audit
 Kemajuan pekerjaan yang mungkin akan melebihi anggaran
1.4. Tim Anggaran dengan Pengarahan Mandiri
Terdapat resolusi mengenai tujuan-tujuan dasar organisasi, independensi, pekerjaan audit
yang tidak bagus dan pengambilan keputusan yang tidak memadai.

Kenaikan gaji untuk jenjang karir audit yang normal tidak berlaku disini. Kenaikan gaji
hanya diberikan untuk kinerja audit khusus yang dilakukan seperti fungsi audit biasa berupa
pembuatan program, pelaporan, penjadwalan jenis pemeriksaan audit, dan kepemimpinan.

Beberapa masalah yang dihadapi sehubungan dengan adanya inovasi ini adalah:
 Kurangnya umpan balik positif dari manajer
 Kurangnya umpan balik korektif dari manajer
 Sulit mencapai konsensus/resolusi konflik
 Tidak ada titik focus pertanggungjawaban
 Adanya kesulitan dalam kebijakan perekrutan, pemberhentian, dan promosi
 Keengganan mencari pedoman
 Definisi kewenangan yang tidak jelas
 Tidak ada penghubung eksternal yang resmi
 Tidak ada jalur yang jelas untuk kebutuhan pelatihan
 Tidak ada jenjang karir yang jelas
 Tidak ada system jaminan mutu yang jelas.

Terlepas dari kekurangan-kekurangan ini, organisasi terus menggunakan konsep tersebut,

khusus’a bila tim berukuran cukup besar (sekitar 8 anggota). Pembimbing (yang
membimbing lebih dari satu tim) diberi banyak tanggung jawab administrative. Karena
lebih besarnya produktivitas dan efektivitas yang dimiliki tim maka tim audit seperti ini
dianggap sebagai operasional baru yang potensial.

Audit Berhenti-Kemudian-Lanjut
Teknik “audit berhenti-kemudian-lanjut” membantu menghilangkan audit dengan
pengembalian yang rendah yang melewati proses penyaringan awal. Konsep dasar di balik

‘ 5
 pendekatan berhenti-kemudian-lanjut adalah untuk memberdayakan auditor lapangan untuk
menghentikan audit selama survei pendahuluan, atau pada waktu-waktu lainnya, jika tidak
ada indikasi adanya risiko-risiko yang sustansial atau tidak ada temuan-temuan
penyimpangan potensial.

Misalnya, jika seorang auditor dengan 1.800 jam yang tersedia setiap tahun diminta
melakukan 10 Audit, setiap audit berlangsung 180 jam, maka ia hanya akan melakukan 10
audit berdasarkan pendekatan audit tradisional yang menyatakan bahwa dibutuhkan 180
jam untuk setiap audit. Namun jika teknik audit berhenti-kemudian-lanjut diterapkan,
auditor mungkin rata-rata hanya menggunakan 40 jamuntuk 3 atau 4 audit jika aktivitas-
aktivitas usaha yang ditelaah tidak menunjukkan risiko tinggi atau tidak ada temuan
penyimpangan yang potensial, sehingga masih tersedia 360 hingga 480 jam audit per tahun.
Hasil penerapan audit berhenti-kemudian-lanjut adalah peningkatan efisiensi audit dan bisa
melakukan 13 atau 14 audit setiap tahun dan bukan 10 seperti yang direncanakan semula.

• Memaksa tujuan ativitas audit untuk memuaskan sumber dayanya pada hal-hal berisiko
tinggi dan aktivitas-aktivitas dari perusahaan
• Memungkinakan fleksibilitas auditor untuk berhenti-kemudian-lanjut, guna
mengurangi atau meningkatkan lingkup audit, dan memotivasi auditor untuk focus
pada aktivitas-aktivitas perusahaan
• Meningkatkan jumlah audit di atas cakupan audit minimum, karena auditor melakukan
lebih banyak audit dengan jangka waktu yang lebih pendek setiap tahun

1.5. Contol Self Assessment

Control Self Assessment atau disingkat CSA adalah salahsatu teknik ‘risk assessment’ yang
dapat digunakan oleh berbagai perusahaan dengan beberapa keunggulan dalam
penerapannya, terutama dalam membangun ‘risk culture’ yang sehat dan mendorong
pendekatan ‘bottom-up’ dalam pelaksanaan manajemen risiko operasional suatu organisasi.
Kadang beberapa literatur menyebut teknik ini juga dengan nama lain misalnya RCSA atau
“Risk and Control Self Assessment

Control Self Assessment merupakan salah satu jenis audit partisipasif, audit partisipasif
adalah sebuah proses yang menerapkan berbagai tingkat kemitraan dengan audit internal,

‘ 6
 audit ini terbukti effektif dan meberi effiensi dan effectifitas yang lebih besar dalam
mencapai tujuan audit

1.6. Bagian Bagian Pekerjaan Lapangan

Tujuan-Tujuan audit

Tujuan audit berbeda dari tujuan-tujuan operasi, sebagaimana prosedur-prosedur audit juga
berbeda dari prosedur-prosedur operasi.

• Tujuan-tujuan audit terkait dengan tujuan-tujuan operasi, namun memiliki maksud yang
berbeda
• Tujuan operasi ditetapkan oleh manajemen.Tujuan-tujuan audit ditetapkan oleh auditor.

• Prosedur-prosedur audit adalah sarana-sarana yang digunakan auditor untuk

memenuhitujuan-tujuan auditnya

Hubungan antara tujuan tujuan dan prosedur –prosedur operasi dalam kegiatan pembelian,
pemrosesan klaim dan penerimaan, hal ini dapat dilihat dalam tabel berut ini :

Tujuan-Tujuan Prosedur-prosedur Tujuan-Tujuan Prosedur-

Operasi Operasi Audit prosedur Operasi
Pembelian Departemen Memastikan apakah Pengambilan
Untuk mendapatkan Pengguna, barang yang dibeli sampling surat
barang yang tepat menyiapakan surat sesuai kebutuhan order pemesanan
permintaan barang dan sesuai dengan yang telah
sesuai kebutuhan yang disetujui disetujui dan
yang telah disetujui cocokan dengan
manager fatur pembelian
dan penerimaan
barang

Untuk mendapatkan Buka penawaran Untuk memastikan Cek penawaran

barang dengan harga harga yang apakah harga harga dan
kompetitif untuk penawaran benar cocokan dengan
semua pembelian benar sudah sudah dengan bukti
kompetitif jauh dari bukti yang ada

‘ 7
 mark up

Proses klaim dengan Buat Register klaim, Untuk memastikan Lakukan cross
segera lakukan pengawasan di register semua, cek terhapap
proses klaim dan pastikan terhidar dokumen klaim
dari penyalahgunaan dengan register
klaim

Proses klain dengan Cek validasi Memastikan apakah Cek klaim

benar keabsahan dokumen klaim sudah pastikan sudah
klaim, pastikan diterima sesuai tercatat dan
sesuai dengan dengan jumlah diproses sesuai
kebijakan klaim waktu yang telah
ditentukan

Penerimaan barang Lakukan perhitungan Untuk memastikan Cek kembali surat

hanya menerima atas barang yang apakan barang yang pemesanan
barang barang yang diterima atas dipesan sesuai barang, cek
dipesan pesanan yang telah dengan pesanan register
dipesan dan tanda penerimaan
tangani bukti barang dan kartu
penerimaan stok

Penerimaan barang Managemen Untuk memastikan Sampel yang

hanya yang membuat spesifikasi bahwa barang – diambil adalah
memenuhi atas barang barang barang yang barang barang
spesifikasi yang akan di order diterima dan di yang selalu
sebagai standart dan pesan benar benar tersisa, apakah
catat perubahannya benar sesuai dengan barang barang
jika terjadi spesifikasi yang yang tersisa dan
perubahan telah ditentukan oleh yang ada sudah
managene sesuai dengan
spesifikasi
manegemen

1.7. Audit SMART

‘ 8
 Konsep audit SMART dikembangkan oleh operasi audit pada Carolina Power and Light,
salah satu perusahaan publik terbesar di Ameriksa Serikat. SMART merupakan singkatan
dari Selective Moni and Assessment of Risks and Trends (Pengawasan dan Penentuan
Selektif atas Risiko dan Tren) Metode ini merupakan gabungan penentuan risiko dan audit
analitis. Hal ini dimaksudkan untuk mencerminkan auditor untuk dengan se
mengidentifikasi masalah-masalah potensial, tren yang tidak menguntungkan dan fluktuasi-
fluktuasi yang tidak normal." Metode ini efektivitas sistem kontrol internal dan
memungkinkan auditor untuk dengan sesera mengidentifikasi masalah-masalah potensial,
tren yang tidak menguntungkan dan fluktuasi-fluktuasi yang tidak normal. “Metode ini
menggunakan "indikator-indikator kunci" sebagai elemen dasar proses audit. Terdapat
empat tahap yaitu :
 Pemilihan bidang-bidang kunci untuk pengawasan dan penentuan
 Pengembangan indikator-indikator kunci untuk pengawasan dan penentuan
 Implementasi
 Pemeliharaan teknik-teknik audit SMART

Pemilihan bidang-bidang kunci untuk pengawasan atau penentuan didasarkan pada kriteria
berikut ini:
 Risiko-risiko yang dihadapi organisasi.
 Lingkungan kontrol (lemah).
 Perubahan atau inisiatif-inisiatif ba.
 Bidang-bidang masalah yang diketahu.
 Kemampuan menggunakan teknik audit berbantuan komputer secara efektif dari segi
biaya.
 Mutu informasi.
 Likuiditas aset/potensi kecurangan.
 Kontrak-kontrak utama.
 Manajemen (kekuatan dan fokus).
 Pengawasan aktivitas oleh yang lain.

Indikator-indikator kunci untuk pengawasan dan penentuan akan, "...fokus pada sistem,
proses, organisasi, atau kontrol kunci atas bidang keuangan, operasional, manajerial, dan
teknologi info Karakteristik-karakteristiknya adalah:
 Penuh makna.

‘ 9
  Tepat waktu.
 Sensitivitas.
 Keandalan.
 Dapat diukur.
 Praktis.

Alat dan teknik yang digunakan adalah yang sering diterapkan dalam audit analitis seperti
pengamatan periodik, analisis statistic, analisis regresi, dan lai-lain. Prosedur-prosedur yang
mungkin diterapkan adalah penggunaan jumlah moneter, kuantitas, rasio, atau persentase.
Frekuensi pengukuran harus dilakukan cukup sering untuk memberikan kewaspadaan awal
atas masalah yang terjadi. "Metode pengukuran dan frekuensi bervariasi tergantung pada
bidang fungsional dari tujuan- tujuan audit SMART dan risiko-risiko yang terlibat."
Implernentasi merupakan pelaksanaan rencana-rencana audit, termasuk penelaahan
informasi dan iivitas tindak lanjut jika layak.
Pemeliharaan teknik-teknik audit SMART mencakup tiga elemen.
 Penugasan aktivitas-aktivitas audit SMART ke masing-masing anggota tim
 Mengupayakan pendokumentasian yang layak dan penyimpanan tersentralisasi.
 Evaluasi periodik atas aktivitas audit.
 Pertimbangan penggunaannya selama proses perencanaan audit tahunan.

Carolina Power and Light mengemukakan hasil dari inovasi ini berupa efektivitas biaya
yang mendukung proses audit internal tradisional. Berikut ini manfaat-manfaat utamanya:
 "Meningkatkan penggunaan metode-metode audit terbatas,
 Meningkatkan upaya audit,
 Memperbanyak audit yang efektif,
 Identifikasi masalah secara tepat waktu,
 Meningkatkan deteksi kecurangan,
 Meningkatkan perencanaan audit tahunan."

1.8. Pengukuran Kinerja

Sebuah contoh pemeriksaan rutin berikut ini mengilustrasikan konsep pengukuran audit.
Anggaplah auditor ingin mengevaluasi kecepatan penerimaan dan inspeksi bahan baku yang
dibeli. Kecepatan Derarti bahwa untuk pengukuran adalah berupa jam atau hari. Tingkat

‘ 10
 standar per unit waktu bisa jadi (1) apa yang dipandang layak diterima oleh manajemen,
seperti yang dinyatakan dalam instruksi-instruksi operasi; (2) kebutuhan departemen
produksi seperti yang dinyatakan dalam jadwal produksi; atau (3) beberapa kreteria logis
lainnya yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

1.9. Pengembangan Standar

Standar memiliki arti bagi pengukuran. Standar harus sesuai dengan tujuan-tujuan operasi
yang diperiksa. Untuk hal-hal yang bersifat teknis, standar harus divalidasi oleh seorang
ahli yang secara teknis memiliki kualifikasi sebelum diterima oleh manajemen klien. Satu
contoh pendekatan ini melibatkan audit atas sistem control keselamatan suatu organisasi.
Untuk melakukan pemeriksaan yang berarti,auditor mencari unit pengukuran dan kemudian
standar. Standar bisa ditemukan pada instruksipekerjaan, arahan organisasi,
anggaran,spesifikasi produk, praktik industri, dll. Oleh karena itu,, dengan membandingkan
temuan merekadengan standar, mereka bisa membuatkesimpulan yang objektif.

Bila tidak ada standar, maka auditor yang akanmembuatnya. Kemudian, untuk memperoleh
keyakinan yang memadai bahwa standar tersebut wajar danrelevan, mereka meminta wakil
local dari DewanKeamanan Masional (National Safety Council) untukmenelaah standar
tersebut. Standar yang sudah divalidasi dibahas denganmanajemen klien dan diterima.
Auditor kemudian bisa dengan yakin menggunakan standar tersebut untukdibandingkan
dengan hasil pengukuran mereka. Metode lainnya yang dapat diterapkan adalah
bekerjasama dengan klien untuk mengembangkan standarkontrol keselamatan.

1.10.Penggunaan Tolok Ukur

Tolok ukur adalah pemilihan praktik-praktik terbaik yang dilakukan oleh sebuah organisasi
–organisasi lainnya atau oleh bagian bagian organisasi itu sendiri yang dimaksudkan untuk
membantu dalam pencapaian tujuan.

Dalam Studi Praktik-praktik Global terbaik, mengidentifikasi 11 (sebelas) tindakan yang

tepat untuk menentukan aktivitas aktivitas yang dapat meningkatkan organisasi, dengan
pembagian aktivitas dibagi menjadi 4 tahap, yaitu :

1. Analisa proses-proses audit

a. Identifikasi dan buat pemetaan atas proses auidt internal

‘ 11
 b. Bangun hubungan dengan unit-unit audit internal lainnya yang dikenal kualitas dan
kemajuannya
c. Melakukan penelitian dokumenter
d. Menghidari konferensi yang membahas perkembangan-perkembangan terbaru
2. Merencanakan Studi
a. Definisikan lingkup studi tolok ukur; Identifikasikan penggunaan yang harus tercakup
b. Identifikasi mitra yang akan dijadikan tolok ukur; minta izin untuk melakukan
kunjungan
c. Buat metodologi untuk mendapatkan data-data terbaru
3. Laksanakan Study
a. Identifikasi, pahami, dan analisa praktik-praktik terbaik
b. Identifikasi dan analisa kesenjangan antra kinerja yang ada dengan potensial
dikembangkan

4. Dapatkan pemahaman
a. Organisasi, terapkan dan gabungkan praktik-praktikk terbaik
b. Kalibrasi ulang dan tingkatkan proses

‘ 12