Belajar Microsoft Excel

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format
(BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang
memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer
berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak
dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis
BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values
(CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di
antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel :

*.xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan
macro VBA.

*.xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan
dapat menyimpan macro VBA.

*.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro VBA.

*.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro
VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.

*.xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro
VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur
dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.

*.xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.

*.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner.
Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk
menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.

*.xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu
menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format*.xlt.

*.xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu
menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

Memulai Microsoft Excel

Untuk memulai menggunakan aplikasi Microsoft Excel, ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan diantaranya adalah
sebagai berikut :

Cara Pertama

Nyalakan Komputer terlebih dahulu

Klik tombol Start pada Taskbar Komputer

Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office

Belajar Microsoft Excel
Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Cara Kedua

Nyalakan Komputer terlebih dahulu

Double Klik icon Microsoft Excel 2007 yang ada pada Desktop Komputer Anda.

Cara Ketiga

Nyalakan Komputer terlebih dahulu

Tekan kombinasi tombol Windows (bendera di pojok kiri bawah) dan tombol R secara bersamaan (Wndows+R), maka
akan muncul kotak dialog kecil di pojok kiri bawah.

Ketikkan Excel kemudian tekan tombol Enter.

Anda bebas memilih cara memulai Microsoft Excel diatas sesuai dengan selera Anda, yang terpenting adalah tindakan
selanjutnya setelah Anda Belajar Microsoft Excel Untuk Pemula ini apa yang akan Anda lakukan, apakah Anda akan
benar-benar mempelajari Rumus Microsoft Excel atau hanya sekedar tau kemudian Anda tutup kembali Aplikasi
Microsoft Excel 2007 Anda, semua kembali kepada Anda.

Lembar Kerja Microsoft Excel

Untuk bekerja secara optimal dalam Microsoft Excel, anda harus mengenal lebih terdahulu lingkungan kerjanya sehingga
hasil yang diharapkan memuaskan. Apabila anda telah berhasil menjalankan Microsoft Excel seperti langkah-langkah
diatas, maka Anda akan melihat tampilan seperti berikut.

Lembar Kerja Microsoft Excel 2007

Lembar Kerja Microsoft Excel 2007

BAGIAN

PENJELASAN

Judul Window

Judul window (window title) terletak pada baris paling atas, yang menampilkan tulisan Microsoft Excel dan nama
Workbook yang sedang aktif.

Office Button

Fitur yang baru didapat di Office 2007 yang berfungsi menggantikan menu File dan berlokasi di pojok kiri atas.
Didalamnya berisi perintah-perintah standar seperti Open, Save, Print. Selain itu juga berisi perintah baru seperti Finish,
Publish. Incpect Document.

Tab Sistem Menu

Sistem menu (menu system) merupakan sarana yang disediakan oleh Microsoft Excel untuk melakukan komunikasi
antara pemakai dengannya.

Ribbon

berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Tab Sistem Menu.

Penggulung Sheet
Belajar Microsoft Excel
Untuk melihat worksheet yang tidak tampak di layar anda dapat memanfaatkan penggulung sheet. Ada 2 macam
penggulungsheet, yaitu penggulung vertikal (vertical scroll bar) untuk melihatsheet yang panjang ke bawah, dan
penggulung horisontal (horizontal scroll bar) untuk menampilkan data yang melebar ke samping.

Baris Formula

Baris formula (Formula bar) menyajikan 3 informasi, yaitu :

· Pada kotak paling kiri (name box) menampilkan informasi tentang alamat atau nama dari sel atau range

· Tanda sama dengan (=) dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki formula (rumus)

· Informasi paling kanan menampilkan isi dari suatu sel yang sedang

Judul Kolom

Judul kolom (column heading) merupakan nama kolom yang dimulai dari huruf A, B, C sampai Z kemudian sampai IV
dengan total jumlah kolom sebanyak 256 (28) kolom.

Nomor Baris

Nomor baris (row number) dimulai dari nomor 1 sampai 65536 (216) Baris.

Baris Status

Baris status (status bar), menampilkan informasi yang berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh
Microsoft Excel dan status keyboard.

Tab Sheet

Standarnya (default), Microsoft Excel menyediakan 3 sheet. Sheet sering disebut dengan worksheet (lembar kerja),
sedangkan kumpulan dari beberapa worksheet dinamakan workbook (buku kerja).

Penunjuk Sel

Penunjuk sel (sel pointer) digunakan untuk memberitahu Microsoft Excel dimana suatu aktivitas akan dilakukan, seperti
memasukkan data, memformat sel, melakukan perhitungan dan sebagainya.

Tipe Data Microsoft Excel

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3, yaitu label, numerik dan formula, perhatikan tabel
berikut ini.

Tipe Data Microsoft Excel

Tipe Data Microsoft Excel

Label :

Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya menerangkan data numerik dan formula.
Semua huruf dan simbul dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan
dihitung seperti nomor telepon.

Numerik :
Belajar Microsoft Excel
Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga
barang, nilai mahasiswa dan sebagainya.

Formula :

Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk
menghitung omzet penjualan barang dan sebagainya.

Untuk mempermudah penjelasannya, silahkan perhatikan gambar diatas, tulisan Panjang, Lebar dan Total yang berada
pada sel A3, dan A4 merupakan data bertipe label. Sementara angka 6 (nilai panjang) dan 5 (nilai lebar) adalah data
bertipe numerik. Angka 30 (nilai total) merupakan hasil perkalian dari panjang dan lebar (nilai B3 kali nilai B4). Data
terakhir ini beritipe formula. Nah sekarang sudah tau bedanya kan, mana tipe data yang menggunakan Label, Numerik
dan Formula.

Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita coba bahas
rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai
rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah
=AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2. Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini
adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan
dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian
tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
Belajar Microsoft Excel
=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari
nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah
=MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min
adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari
nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah
=MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5. Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya
adalah ;

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan
dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya
adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6. Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya
2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah
pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan
contoh berikut:

Contoh logika IF

Contoh logika IF
Belajar Microsoft Excel
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak,
maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada
rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya
dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa
kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan
gambar diatas pada tabel sebelah kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang
sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka
keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai
“KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Nah sekarang sudah paham kan bagaimana cara menggunakan fungsi
IF, sekarang langsung dipraktekkan deh supaya tidak lupa.

Cara Menulis Rumus Excel

Setelah mengenal beberapa rumus excel yang sering digunakan untuk administrasi diatas, maka sekarang Kita bahas cara
menuliskan rumus excel di area lembar kerja.

Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan

Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan

Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan

Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4

Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5

Tekan tombol enter

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel.

Operator Matematika yang Sering Digunakan

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu
berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah sebagai
berikut:

+ Penjumlahan
Belajar Microsoft Excel
- Pengurangan

* Perkalian

/ Pembagian

^ Perpangkatan

% Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau
bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Jika pekerjaan Anda adalah berhubungan dengan data statistik, maka Anda akan
sering menjumpai operator-operator matematika diatas.

Cara Keluar dari lembar kerja Microsoft Excel 2007

Bila Anda sudah selesai membuat atau memperbaiki workbook dan ingin keluar dari Microsoft Excel, Anda dapat
menggunakan Office Button kemudian pilih Close atau dengan mengklik tanda silang yang ada pada ujung kanan atas
layar. Akan tetapi jangan lupa untuk menyimpan terlebih dahulu pekerjaan Anda dengan menekan icon Save pada
toolbar atau kombinasi tombol CTRL + S. Jangan lupa simak terus update mengenai tutorial belajar excel pada postingan
nanti ya kawan.

Sekian dulu update mengenai Belajar Microsoft Excel Pemula Mahir Dalam Sekejap semoga bisa bermanfaat untuk Anda
semuanya, jika Anda mau untuk serius dalam belajar, pastinya Microsoft Excel bukan sesuatu yang menakutkan dan jika
anda mau rutin dalam berlatih, maka bisa dipastikan anda juga pasti mahir dalam microsoft excel.