Anda di halaman 1dari 28

Panduan Penangkapan

Inovasi Desa
(Capturing)

Program Inovasi Desa


2018
Pengantar Singkat
Panduan Penangkapan Inovasi Desa (Capturing) ini disiapkan untuk melengkapi modul dan
materi tayang pelatihan capturing sebagai lembar-lembar praktik tiap tahapan dalam
kegiatan capturing sekaligus menjadi dokumen pegangan bagi penanggungjawab dan pelaku
capturing dalam menjalankan tugasnya. Dalam melakukan capturing, hal penting yang perlu
diingat adalah tujuan dibuatnya produk pengetahuan dan penggunanya. Dalam Program
Inovasi Desa (PID), sudah jelas bahwa produk pengetahuan yang dibutuhkan adalah tulisan
dan video, minimalnya, tergantung kebutuhan dan anggaran.

1. Identifikasi Pengetahuan
Identifikasi dalam PID: Identifikasi suatu pengetahuan berasal dari
- Menentukan inovasi yang layak untuk pengalaman yang tersimpan di dalam benak
ditangkap dari Kartu IDE (bagi yang sudah
satu atau lebih narasumber, misalnya
menyelenggarakan BID) melalui proses pengetahuan di desa yang akan hilang ketika
mengidentifikasi dan menyortir inovasi.ahli atau narasumber yang memiliki ilmunya
- Menentukan inovasi yang layak untuk berpindah desa, atau pengetahuan yang
ditangkap dari hasil Musdes (bagi yang dibutuhkan tapi tidak tersimpan dalam wujud
belum menyelenggarakan BID) melalui yang terlihat. Ini dapat berupa pengalaman
pengumpulan inovasi dari desa, praktis, sebuah pembelajaran yang layak
pembuatan daftar inovasi, dan untuk disimpan dan dibagikan pada desa lain
penyortiran. saat ini atau di masa yang akan datang.
Identifikasi pengetahuan yang dimaksud
dalam PID adalah terhadap inovasi pembangunan desa yang unik dan khas sesuai kriteria
inovasi PID, yang belum pernah didokumentasikan di atas kertas atau pun bentuk lainnya.
Jika diperlukan, pengetahuan inovatif yang besar dan kompleks dapat dipecah ke dalam
beberapa bagian yang lebih kecil agar lebih mudah dipahami. Gunakan template atau format
PID untuk tiap dokumen pembelajaran.

Pada tahap ini, batasi deskripsi pada deskripsi yang bermakna tapi singkat mengenai apa
sebetulnya masalah/tantangan/potensi yang dihadapi desa ketika memerlukan inovasi dan
solusi yang terselesaikan dengan adanya inovasi. Akan lebih memudahkan jika pengetahuan
diformulasikan dari pertanyaan seperti "Bagaimana caranya untuk ..." atau "Apa yang harus
dilakukan ketika ...," misalnya sebagai berikut:

Bagaimana menangani kasus banyaknya jumlah orang dengan gangguan jiwa di Desa Srigonco?

Deskripsi: Terdapat orang dengan gangguan jica (ODGJ) dengan jumlah signifikan di Desa Srigonco,
Kabupaten Malang, Jawa Timur. Beberapa di antaranya bahkan dipasung karena dianggap
mengganggu kenyamanan warga. Pemerintah Desa Srigonci memfasilitasi penanganan masalah
tersebut dengan menyediakan fasilitas Posyandu Jiwa yang terlaksana berkat terjalinnya kerja sama
dengan rumah sakit jiwa setempat dan Puskesmas. Alhasil ODGJ di desa sudah dapat bersosialisasi dan
melakukan aktivitas sosial serta tidak ada lagi kasus pemasungan ODGJ.
Atau
Apa yang harus dilakukan ketika warga desa ingin membentuk BUMDes untuk pertama kalinya untuk
mengelola aset desa yang melimpah namun belum teruji hasilnya?
Deskripsi: Desa Aik Bual, Kabupaten Lombok Tengah, NTB membentuk BUMDes untuk mendukung
pengelolaan potensi desanya yang melimpah. Namun Pemerintah Desa tidak serta merta memberikan
modal untuk kegiatan BUMDes. Sebelum mengalokasikan dana desa untuk BUMDes, Pemerintah Desa
mendorong BUMDes untuk memperlihatkan kinerjanya terlebih dahulu secara swadaya sebagai uji
kelayakan perolehan modal. Arahan Pemerintah Desa yang semula menuai protes akhirnya
menunjukkan upaya-upaya BUMdes menyulap embung menjadi obyek wisata dan usaha gula semut
rumahan yang menunjukkan peningkatan pendapatan dinilai layak mendapat pendanaan.

Bagaimana cara mengidentifikasi atau mengenali kesenjangan


pengetahuan atau bagaimana kita menemukan aset pengetahuan inovatif
yang berharga di desa? Salah satu cara pengidentifikasian tersebut dapat
diperoleh melalui kunjungan ke desa dan menemukenali tokoh-tokoh
pelaku atau pengguna inovasi, ataupun melalui pertemuan reguler daerah
tentang pengetahuan di mana berbagai orang dapat bertukar pengalaman,
mengumpulkan pembelajaran, dan mengajukan pertanyaan yang berasal
dari masyarakat seperti Bursa Inovasi Desa, Rapat Koordinasi reguler, dan
Musyawarah Desa, atau mewawancarai warga yang akan meninggalkan
desa atau tokoh desa yang memiliki banyak pengalaman namun sudah
sangat sepuh, atau meminta anggota tim untuk mencatat pertanyaan yang
muncul dalam pertemuan-pertemuan desa lainnya, dan sebagainya.

Dalam melengkapi informasi tentang inovasi yang telah diterima dalam


Kartu IDE, kumpulkan informasi awal tentang hal-hal berikut:
a) Apa cara/solusi/pendekatan yang diterapkan?
b) Kenapa cara/solusi itu diterapkan atau dipilih?
c) Apa tantangan/masalah/potensi desa terjawab dengan inovasi tersebut?
d) Kapan dan di mana terjadinya?
e) Siapa pelaku inovasinya dan pengguna manfaatnya?

Boks 1: Tuliskan deskripsi singkat tentang tantangan atau pengetahuan inovatif yang
telah teridentifikasi dari Kartu IDE pada boks ini. Bila ditemukan banyak
kemungkinan, tuliskan dulu semuanya lalu pilih deskripsi yang paling sesuai.
1.1 Checklist Sortir Inovasi
Gunakan Checklist berikut untuk membantu menyortir bahwa pengetahuan pengalaman desa
yang telah diidentifikasi berdasarkan Kartu IDE dari Bursa Inovasi Desa memang layak untuk
dilakukan penangkapan inovasi (capturing).

Jika jawabannya adalah "Tidak" pada semua atau sebagian besar pertanyaan (terutama dua
poin pertama), maka tidak ada kebutuhan khusus atau pembenaran untuk menangkap
pengalaman tersebut, atau perlu dilakukan kajian ulang terhadap informasi pengetahuan
yang telah diperolah dari Kartu IDE. Jika pengetahuan yang telah diidentifikasi lolos melalui
tahapan checklist ini, maka dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya untuk dilakukan verifikasi
informasi.

Pertanyaan Ya Tidak

Apakah cara atau pendekatannya berbeda/ada kebaruan?

Apakah inisiatifnya berasal dari warga/masyarakat desa?

Apakah ada pengembangan dari cara sebelumnya?

Apakah inovasi tersebut menjawab masalah/tantangan desa?

Apakah inovasi tersebut telah terbukti berhasil menjawab masalah/tantangan desa


atau menjadikan desa lebih baik?

Apakah ada manfaat sosial dan/atau ekonomi dari munculnya inovasi tersebut?

Apakah inovasi tersebut berpotensi untuk direplikasi oleh desa lain?


2. Verifikasi Inovasi

Verifikasi Inovasi Pengetahuan yang telah diidentifikasi sebagai


Menetapkan dan menentukan bahwa inovasi, harus melalui tahapan verifikasi sebelum
pengalaman yang sudah diidentifikasi
dilakukan penangkapan (capturing) dan
sudah sesuai sebagai inovasi dan layak
untuk dilakukan penangkapan inovasi
didokumentasikan dalam template dokumen
(capturing) dengan menggunakan daftar pembelajaran. Tahapan verifikasi dilakukan oleh
periksa verifikasi sebagai bukti. TIK berdasarkan hasil identifikasi inovasi yang
dilakukan oleh TPID pada tahapan identifkasi
inovasi berdasarkan Kartu IDE dari Bursa Inovasi
Desa. Tahapan verifikasi ini untuk memastikan bahwa inovasi yang telah dituliskan di Kartu
IDE dan informasi hasil identifikasi TPID adalah fakta inovasi yang telah benar-benar terjadi
dan telah memenuhi kriteria inovasi dalam PID.

Checklist Verifikasi
3. Menangkap (Capturing) Inovasi:

Tahapan ini menentukan metode penangkapan inovasi yg akan dipakai dalam proses pengumpulan
data dan informasi untuk dimasukkan ke dalam dokumen pembelajaran yang akan menjadi basis bagi
pembuatan bentuk untuk dibagikan.

3.1 Persiapan Capturing

Lakukan persiapan-persiapan sebagaimana dijelaskan dalam modul dan materi tayang


sebelum memulai proses capturing dan tentukan metode yang akan digunakan bagi proses
capturing yang akan dilakukan. Sebagaimana dijelaskan di modul dan materi tayang, ada
banyak pilihan metode dan perangkat yang sering dan dengan berhasil digunakan untuk
mendukung capturing. Lihat Lampiran 2 untuk melihat pilihan teknik menangkap inovasi dan
kiat-kiatnya. Teknik menangkap yang dinilai paling aplikatif untuk Program Inovasi Desa
adalah wawancara, storytelling (bercerita), observasi, blog, dan focus group discussion (FGD),
yang dijelaskan lebih rinci di Lampiran 2. Namun demikian, teknik lainnya dapat dicoba juga
bila dipandang perlu.
Gunakan checklist berikut dalam tahap persiapan pelaksanaan capturing:

 Apakah sudah jelas siapa saja yang menjadi sasaran untuk pengetahuan yang akan
ditangkap?
 Apakah sudah jelas siapa yang akan melakukan proses capturing inovasi desa terkait dan
apakah mereka sudah dilatih atau dibekali dengan tepat?
 Apakah pengalaman inovasi tersebut dapat di-capture pada waktu yang tepat?
(Pertanyaan ini untuk situasi di mana inovasi baru saja terjadi.)
 Sudahkah memilih metode penangkapan yang tepat bagi inovasi terkait?
 Sudahkan panduan disediakan untuk mengatur logistik kegiatan capturing inovasi desa?
 Sudahkah memilih media capturing yang tepat?
 Apakah telah disepakati bahasa yang akan digunakan untuk capturing inovasi tersebut?
(Poin ini berlaku bila ada pihak ketiga yang tidak berbahasa Indonesia yang terlibat.)
 Apakah rangkaian dasar tahapan capturing dapat dijalani dengan jelas untuk pengalaman
inovasi terkait?
 Apakah informasi kontekstual dan data telah cukup dimiliki untuk memulai proses
capturing dengan tepat?
 Apakah dapat dipastikan bahwa yang akan melakukan proses capturing telah memiliki
informasi teknis dan pelajaran terkait inovasi yang akan di-capture sehingga tahapan solusi
yang di-capture memungkinkan untuk direplikasi?
 Yakinkah akan adanya bukti/fakta/data pendukung untuk hasil yang akan
didokumentasikan?

3.2 Metode Capturing


Metode wawancara adalah yang paling sering dipakai dan paling sederhana di antara semua
metode yang ada. Wawancara bisa ditulis di atas kertas (pewawancara atau penulis/notulen
dapat mencatat pertanyaan dan jawaban), dengan menggunakan perekam suara, atau
dengan kamera video. Siapkan daftar pertanyaan wawancara dengan cermat: fokus pada
pertanyaan yang akan memberikan jawaban yang terbaik dan terlengkap. Lihat Lampiran 2
tentang kiat-kiat mempersiapkan pertanyaan.

Gunakan 5W1H (who, what, when, where, why, dan how) untuk menangkap pengetahuan
inovasi menggunakan teknik wawancara, lihat Lampiran 1. Gunakan pertanyaan berikut
sebagai contoh untuk menggambarkan dokumen pembelajaran dengan lengkap:
 Apakah latar belakang dari tantangan atau masalah ini? Di manakah lokasinya? Siapa saja yang terlibat?
Apa kondisi awalnya sebelum ini terjadi? Di mana dan kapan terjadinya? Apakah tantangan dan
masalah sesungguhnya? Bagaimana situasi dan masalahnya sebelum dilakukan intervensi? Apa yang
menyebabkan tantangan atau masalah ini? Apakah konsekuensi dari tantangan atau masalah ini? Siapa
saja yang terpengaruh?
 Apakah solusi dan aksi yang dilakukan untuk menangani masalah atau tantangan ini? Siapa yang
melakukan? Apa yang berhasil dengan baik? Apa yang tidak berjalan baik?
 Apakah hasil dan akibat dari aksi tersebut? Bagaimana reaksi para pemangku kepentingan? Mengapa
mereka bereaksi seperti itu?
 Apakah pembelajarannya? Mengapa pelajaran tersebut perlu disebarluaskan dan dibagikan?
 Apakah rekomendasi yang bisa Anda ambil dari tantangan ini?

Boks 2: Tentukan siapa saja narasumber yang perlu diwawancarai dan aturlah segala hal
yang diperlukan untuk mendapatkan wawancara tersebut. Tuliskan di boks berikut daftar
pertanyaan yang perlu Anda tanyakan untuk bisa memahami dan menggambarkan
tantangan atau kejadian terkait inovasi yang akan ditangkap, dan cantumkan siapa saja
yang ingin diwawancarai.
4. Template Dokumen Pembelajaran
Sebagai dasar pembuatan dokumen pembelajaran, gunakan template berikut dengan semua
informasi yang telah diperoleh saat wawancara. Kotak-kotak di dalam template menjadi
panduan akan volume informasi yang harus dimasukkan. Tuliskanlah sebanyak yang Anda
perlukan untuk menggambarkan pengalaman atau praktek operasional inovasi dengan
komprehensif dan ringkas. Rata-rata deskripsi sebuah pengalaman akan terdiri atas 3 sampai
6 halaman termasuk foto, ilustrasi, grafik. Kumpulkan gambar, foto, ilustrasi, dan grafik ketika
dibutuhkan dan masukkan ke kotak yang sesuai di dalam template.
Untuk pembuatan video, Anda bisa mulai merekam wawancara itu segera ketika wawancara
dimulai. Rata-rata wawancara video berdurasi 10 hingga 30 menit, tergantung pada
kompleksitas topiknya. Gunakan header dan pertanyaan pada template teks di bawah untuk
membuat struktur video selama editing. Lihatlah Lampiran 3 untuk beberapa tips and tricks
dalam pembuatan rekaman video dan audio.
Untuk pembuatan paparan PowerPoint tentang inovasi yang telah di-capture, gunakan
template dokumen pembelajaran sebagai kerangka paparannya dan tuangkan pada
PowerPoint dengan semua informasi yang telah dikumpulkan selama wawancara namun
utamakan penyampaian informasi dalam bentuk visual. Teks dapat ditambahkan di bagian
notes dari paparan Anda.

Hindarilah deskripsi lebih dari satu aset pengetahuan, pengalaman, atau praktek operasional
dalam satu template. Bila pengalaman atau praktek operasional yang Anda ingin deskripsikan
terlalu kompleks atau besar, pertimbangkan untuk memecahnya menjadi beberapa bagian
yang bisa dideskripsikan secara individu dan terpisah dari satu sama lain, lalu gunakan
template baru untuk masing-masing sehingga akan terbentuk lebih dari satu dokumen
pembelajaran.
3.1 Bagaimana menggunakan template dokumen pembelajaran
Tambahkan teks untuk tiap boks untuk menggambarkan aset pengetahuan. Buat perbedaan jelas antara tiap
bagian. Jabarkan apa yang perlu diketahui oleh pengguna informasi sehingga dapat memahami inovasi yang
didokumentasikan dengan benar. Gunakan informasi dari wawancara, pengamatan, hasil FGD, dsb. yang
menggambarkan konteks dan latar belakang.
Mulailah tiap boks dengan paragraf pengantar singkat yang memberikan informasi penting dengan ringkas.
Kemudian lanjutkan denga teks utama. Jawablah semua header pertanyaan “Who, What, When, Where, Why,
and How” bila memungkinkan.
Formatlah teks dalam tiap boks sesuai kebutuhan, gunakan bullet point atau numbered list jika dibutuhkan.
Tambahkan gambar, foto, grafik, tabel dsb., ketika dan di mana diperlukan atau bermanfaat untuk membantu
pemahaman pada isi.
Kalau gambar bergerak diperlukan untuk menjelaskan aset pengetahuan dengan lebih baik, pertimbangkan
untuk menggunakan format yang berbeda untuk dokumen pembelajaran Anda (misalnya video atau presentasi
PowerPoint). Sesuaikan struktur yang sama untuk isinya mengikuti kerangka dokumen pembelajaran.
Tambahkan judul yang jelas dan bermakna, sebuah ringkasan sebanyak maksimal 2 paragraf, dan daftar
referensi. Siapkan juga daftar metadata yang akan diperlukan dalam proses formatting.
Template Dokumen Pembelajaran PID

[penulis utama]
[nama desa] JUDUL

[logo PID]
2018

Ringkasan Umum
[form] Tuliskan ulasan ringkas tentang inovasi yang telah didokumentasikan; maksimal 2 paragraf singkat atau
10 baris.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]


Tantangan dan latar belakang masalah
[form] Jabarkan konteks umum kejadian, masalah, tantangan yang mendorong dibuatnya inovasi; misalnya
karena kondisi dan letak geografis, sosial, ekonomi yang sulit. Kumpulkan jawaban atas pertanyaan berikut: Apa
latar belakang dari tantangan atau masalah yang terjadi? Di mana terjadinya? Siapa yang terlibat? Seperti apa
situasi yang ada sebelum inovasi terjadi? Di mana dan kapan terjadinya? Apakah tepatnya yang menjadi
tantangan atau masalah? Seperti apakah situasi atau masalah sebelum dilakukan intervensi? Apa yang
menyebabkan tantangan atau masalah ini? Apakah konsekuensi dari tantangan atau masalah ini? Dan
sebagainya. Tambahkan gambar jika dibutuhkan.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

Solusi/inovasi yang telah dilakukan


[form] Tuliskan dalam 1-3 baris solusi-solusi inovatif yang telah dilakukan untuk mengatasi tantangan/masalah
yang disampaikan dalam box Tantangan dan latar belakang masalah.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

Proses – langkah demi langkah penyelesaian


masalah
[form] Tuliskan jawaban atas pertanyaan mengenai solusi dengan rinci langkah demi langkah proses yang
telah dilakukan, mulai dari penggalian inovasi (diskusi), tahapan persiapan, dan aksinya (pelaksanaan).
Sebutkan tokoh-tokoh atau pihak-pihak yang telah berperan dalam memberikan solusi atau yang telah
membantu menyelesaikan permasalahan, serta cara-cara inovatif yang dijalankan,termasuk bagaimana
dijalankan, bagaimana pengelolaan atau pengaturan waktu dan sumber daya pendanaan maupun sumber daya
manusianya. Tambahkan apa yang berjalan baik dan apa yang tidak berjalan dengan baik? Dan sebagainya.
Tambahkan gambar jika dibutuhkan.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]


Hasil
[form] Tuliskan informasi tentang perubahan yang terjadi atau hasil yang telah dicapai akibat upaya-upaya
yang dijelas dalam proses menjawab tantangan/masalah.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

Pembelajaran
[form] Tuliskan di sini mengenai apa yang akan dilakukan narasumber jika dia kembali mengalami situasi yang
sama. Mengapa? Bagaimana? Dsb. Tambahkan gambar jika dibutuhkan. Sampaikan hal-hal penting
(pembelajaran) yang dapat diambil atau dijadikan rujukan bagi proses pembelajaran selanjutnya atau untuk
perbaikan inovasi terkait ke depan berdasarkan proses penyelesaian masalah yang telah dilakukan. Hal ini dapat
menyangkut cara/sistem kerja, manajemen waktu atau manusia, dll.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

Rekomendasi
[form] Apa yang disarankan oleh narasumber untuk dilakukan bila desa lain mengalami situasi yang sama?
Apa yang tidak disarankan? Bagaimana supaya masalah seperti ini dapat dihindari di masa depan? Kesulitan
apa saja yang mungkin dihadapi saat menjalankan kegiatan inovasi tersebut. Dsb. Tambahkan gambar jika
dibutuhkan.

[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

Photo, Sumber Informasi, dan Referensi


[form]Lampirkan foto untuk menjadi ilustrasi visual; gunakan foto yang menggambarkan dinamika atau
kegiatan inovasi yang berlangsung. Tambahkan peta lokasi, foto tokoh/pihak yang berperan yang diceritakan
dalam proses, foto kondisi awal dan akhir bila ada, dan hindari foto berpose dalam group atau selfie.
Tambahkan juga referensi atau sumber informasi lainnya (ahli, buku, situs web, video, audio, gambar, dll) yang
digunakan sebagai rujukan untuk menambah informasi dalam dokumen pembelajaran ini. Berikan daftar
referensi pada sumber-sumber dan sumberdaya yang digunakan untuk membuat dokumen ini dan yang
dianggap berguna bagi para pembaca jika mereka ingin mengetahui lebih lanjut. Cantumkan nama dan
keterangan narasumber inovasi ini agar pembaca dokumen dapat menghubunginya langsung bila berminat
melakukan replikasi.
[tambahkan gambar jika dibutuhkan]

5. Validasi
Tahapan validasi memastikan isi dari dokumen pembelajaran berdasarkan segi kelayakan dan
ketepatan fakta dan data, kesesuaian dengan bidang prioritas kementerian, dan menentukan
bentuk pengemasan atas hasil penangkapan inovasi (capturing) (dokumen teks, video, poster,
dsb).

Dokumen pembelajaran yang telah dalam bentuk final selanjutnya disampaikan kembali ke TIK untuk
dilakukan validasi, yakni dari segi ketepatan fakta dan isinya, kelengkapan informasinya, kesesuaian
dengan peraturan dan rencana kerja. TIK dapat meminta TPID untuk menjadi bagian dari proses
validasi dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang telah dibuat. Hasil dari proses validasi ini
Setelah pengalaman inovatif ini dapat ditangkap dan dijabarkan dalam dokumen teks, video, atau
presentasi PowerPoint, pengetahuan ini harus diperiksa dari segi validitas, ketepatan informasi,
kelengkapan, dan kehandalannya faktanya. Tanyakan kepada OPD terkait, TA, narasumber yang telah
diberikan tugas melakukan validasi ini untuk mengevaluasi dokumen pembelajaran yang telah dibuat
dan untuk melengkapi checklist di bawah untuk mengkaji pengetahuan yang telah ditangkap serta
untuk memutuskan apakah layak untuk disimpan dan dibagi.

5.1 Persiapan Validasi

 Sudahkah kita menetapkan kriteria validasi yang jelas?


 Sudahkah kita memutuskan rencana validasi mana yang diterapkan?
 Sudahkah kita menetapkan prosedur persetujuan?
 Dalam hal validasi oleh rekan sejawat, pakar eksternal, atau komite validasi, sudahkah
kita memilih, mengundang, dan menyajikan dokumen pembelajaran tersebut kepada
para peninjau?
 Apakah kita sudah menentukan proses pasca-peninjauan untuk kemungkinan terjadinya
perubahan?

5.2 Checklist Validasi


6. Formatting
Tahapan akhir adalah packaging dan formatiing untuk membuat kemasan atas hasil
penangkapan (capturing) berdasarkan keputusan hasil tahapan validasi dan memformat
dokumen pembelajaran untuk diunggah ke dalam bentuk web.

Untuk aset pengetahuan berbasis teks, kaji, lengkapi, sesuaikan, dan finalisasikan template dari
halaman sebelumnya.
Isi yang sama dapat disajikan dalam aneka bentuk (teks, video, audio, gambar) karena dapat
digunakan dalam aneka kegiatan pula.
Gunakan struktur yang sama menggunakan template dokumen pembelajaran. Buatlah juga daftar
informasi dokumen yang komprehensif. Gunakan checklist di bawah untuk persiapan dan proses
formatting. Setelah difinalisasi dan divalidasi, dokumen dapat disimpan untuk digunakan kembali.
6.1 Persiapan Formatting
 Seperti apakah karakteristik khalayak sasaran (tipe, ukuran, kesiapan)?
 Di lingkungan seperti apakah pengguna informasi beroperasi (akses teknologi,
ekspektasi pada kualitas presentasi)?
 Seberapa stabil atau dinamis kontennya (pengetahuan dasar atau pengetahuan yang
kerap berubah-ubah)?
 Tipe format seperti apakah yang digunakan material yang telah di-captur tersebut?
 Sarana apakah yang digunakan untuk menyajikan konten tersebut?

6.2 Checklist Formatting

 Apakah sudah ada proses standar memformat yang dapat diterapkan ke semua
dokumen pembelajaran?
 Apakah proses memformat memperhitungkan hambatan khalayak yang akan
menggunakannya dan lingkungan untuk mengaksesnya?
 Apakah dokumen pembelajaran sudah menyertakan semua informasi yang diperlukan
bagi pihak lain untuk mereplikasi pengalaman inovasi yang mereka perlukan?
 Apakah berbagai komponen dokumen pembelajaran sudah ditata secara jelas dan
mudah diakses?
 Apakah metatag lazim dan umum telah ditentukan untuk meningkatkan kemudahan
pencarian dalam aplikasi KMS?

6.3 Template untuk proses formatting

Judul:
Deskripsi singkat:

Penulis (bisa lebih dari 1):


Tanggal publikasi: DD MM YYYY
Tanggal kadaluarsa: jangan DD MM YYYY
digunakan setelah…
Lokasi (tempat, wilayah, negara …):
Area atau lingkup sasaran:
Jenis aset: (dokumen, video, presentasi, …)
Format aset: (Word doc, pdf, wmv, PowerPoint, …)
Ukuran: (jumlah halaman, durasi, jumlah slide …)
Ukuran: (dalam MBytes)
Domain specific descriptor 1 (wilayah kerja, gunakan taksonomi organisasi)
Domain specific descriptor 2 (wilayah kerja, gunakan taksonomi organisasi)
Domain specific descriptor 3 (wilayah kerja, gunakan taksonomi organisasi)
Sasaran pengguna: (spesialis sektor, manajemen senior, akademisi, umum, dsb.)
Kata kunci:
Material terkait:
Sumber (referensi):
Narasumber:
Catatan:
Bagian dari: (seri – jika ada)
Berada setelah: (urutan aset pengetahuan dalam seri – jika ada)
Berada sebelum: (urutan aset pengetahuan dalam seri – jika ada)
Status: (draf/selesai, akses terbuka/terbatas)
Validasi oleh:
Tanggal validasi:
Lokasi aset: (URL atau lokasi di shared drive, network etc.)

Lampiran
Lampiran 1: 5W1H untuk identifikasi dan penangkapan
pengetahuan berbasis pengalaman
Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menangkap sebuah
pengalaman. Pertanyaan tersebut dapat membantu menggambarkan pengalaman atau pembelajaran
terkait dan membantu memastikan bahwa informasi yang diberikan pada template dari halaman
sebelumnya sudah cukup komprehensif. Gunakan pertanyaan di bawah ketika mewawancarai narasumber
utama, rekan mereka, staf lain, maupun pihak eksternal. Pertanyaan yang sama dapat digunakan dalam
metode penangkapan pengetahuan yang lain, seperti storytelling, FGD, atau action report. Kumpulkan
jawabannya dan rangkai informasinya ke dalam template dokumen pembelajaran.

Who Tentang siapa?


Siapa yang terlibat?
Siapa yang tahu tentang inovasi ini?
Siapa yang harus tahu tentang inovasi ini?
Dsb.
What Apa yang terjadi?
Apa yang terjadi sebelumnya?
Apa yang terjadi setelahnya?
Apa penyebab kejadian ini?
Apa akibat dari kejadian ini?
Apa yang Anda lakukan?
Apa yang tidak Anda lakukan?
Apa yang dilakukan orang lain?
Apa yang tidak dilakukan orang lain?
Apa yang Anda pelajari dari sini?
Apakah dampak dari kejadian atau
pengalaman ini?
Dsb.
When Kapan terjadinya?
Kapan dimulai?
Kapan berakhir?
Kapan Anda mulai terlibat?
Kapan Anda membutuhakn informasi ini?
Dsb.
Where Di manakah terjadinya?
Dari manakah Anda berasal?
Ke manakah Anda pergi?
Di manakah orang lain?
Di manakah Anda ingin mendapatkan
informasi ini?
Dsb.
Why Mengapa terjadi?
Mengapa dimulai?
Mengapa berakhir?
Mengapa Anda lakukan apa yang Anda
lakukan?
Mengapa Anda perlu membagi
pengalaman ini?
Dsb.
How Bagaimana perasaan Anda tentang apa
yang terjadi?
Bagaimana perasaan orang lain tentang
ini?
Dsb.
Lampiran 2: Bagaimana melakukan wawancara: tips dan
tricks
Persiapan
Sebuah wawancara merupakan lebih dari sekedar percapakan atau tanya-jawab. Cara kita menjalankan
wawancara dan memberikan pertanyaan akan memberikan dampak besar pada informasi yang didapat.
 Tetapkan sasaran Anda. Definisikan apa yang ingin diperoleh dari wawancara ini;
 Tetapkan narasumber yang akan diwawancara dan mengapa dia dipilih;
 Tetapkan tipe wawancara yang akan dilakukan (survey, mendalam, terarah, percakapan);
 Pilih teknologi yang tepat (tulisan, lisan, rekaman audio, atau video);
 Buatlah sebuah daftar topic yang mencantumkan topik dan pertanyaan spesifik yang ingin Anda
gunakan selama wawancara. Topik ini bisa terkait dengan: perilaku, pendapat atau nilai, perasaan,
pengetahuan, sensory (yang dilihat, didengar, diamati, dsb.) atau pertanyaan standar tentang latar
belakang atau yang terkait dengan demografik.
 Lakukan riset dan ketahuilah tentang kejadian, fakta, pengalaman sebisa mungkin;
 Siapakan pertanyaan sebelum memulai tapi jangan diperlihatkan pada orang yang akan
diwawancara untuk menjaga spontanitas;
 Rancang struktur wawancara sehingga semua isu akan terliput;
 Ujilah pertanyaan Anda untuk lebih mengenal daftar topik yang ada;
 Jadwalkan wawancara dan siapkan lokasi yang tenang dan memiliki sedikit barang yang dapat
mengganggu konsentrasi kedua belah pihak;
 Buat perjanjian dan jabarkan tujuan wawancara;
 Kalau ada beberapa orang yang akan diwawancarai, tempatkan orang terpenting pada urutan
wawancara terakhir;
 Siapkan perangkat yang dibutuhkan (periksa perekam audio atau video, siapkan pensil dan kertas,
dsb.);
 Pasang dan uji alat perekam jika menggunakan audio dan/atau video;
 Ciptakan lingkungan yang tepat untuk wawancara, misalnya ruangan yang tenang;
 Siapkan pembukaan yang tepat;
 Gunakan pertanyaan what, why, who, when, where, dan how sebagai panduan;
 Akhiri wawancara dengan ditutup pertanyaan atau komentar akhir, follow up, dsb.

Saat Pelaksanaan Wawancara


Dalam sebuah wawancara yang baik, hal terpenting adalah membuat rekan percakapan Anda menjadi
nyaman terlebih dulu, dan kemudian sebisa mungkin membuatnya terlibat dalam percakapan.
 Sambutlah responden, perkenalkan diri Anda dan jelaskan langkah-langkah proses wawancara
(persetujuan, tanya-jawab, pertanyaan mereka, insentif dan/atau reimbursement) dan jelaskan
akan dipergunakan untuk apa hasil wawancara tersebut. Pastikan bahwa telah diperoleh informed
consent (persetujuan) darinya;
 Awali dengan percakapan ringan untuk menciptakan suasana yang tepat. Buat responden merasa
nyaman;
 Mulailah membahas pertanyaan atau topik yang ada di daftar topik dan silahkan melontarkan
pertanyaan lanjutan atau pertanyaan yang terpicu oleh tanggapan dari responden untuk lebih
memperjelas tanggapannya dan mendapatkan informasi lebih mengenai topik, kasus atau
pengalaman;
 Gunakan struktur wawancara yang telah disiapkan (what, why, who, when, where, dan how) dan
tanyakan hal spesifik: berapa lama, berapa banyak, untuk apa, dengan siapa dsb.?
 Amati dan dokumentasikan perilaku responden dan aspek kontekstual dari wawancara dan
catatlah. Jika memungkinkan, catat kata kunci saja dan perjelas lagi setelah wawancara;
 Berikan pertanyaan yang singkat dan relevan. Beri waktu responden untuk berpikir dan
menanggapi;
 Biarkan narasumber yang diwawancara menjelaskan apa yang terjadi dengan kata-katanya
sendiri;
 Campur pertanyaan “berat” dengan yang “ringan” dan pertanyaan berbasis fakta dengan
“skenario";
 Jadilah pendengar yang baik;
 Ketika merekam wawancara untuk audio atau video, mintalah orang yang diwawancara untuk
mengulang pertanyaan di awal jawabannya agar dapat menyunting suara pertanyaan Anda
sendiri;
 Jaga kontak mata dan perhatikan bahasa tubuh;
 Catat sebanyak mungkin dan pikirkan pertanyaan lanjutan;
 Tanyakan tentang pembelajaran pribadi yang dialami responden;
 Cobalah untuk netral dan obyektif;
 Beri kesempatan pada responden untuk bertanya;
 Berterima kasihlah pada responden Anda atas partisipasinya;
 Mintalah kartu nama dari responden supaya Anda memiliki identitas lengkapnya;
 Catatlah materi tambahan apa saja yang perlu Anda kumpulkan berdasarkan tanggapan
responden (gambar, foto, statistik, data, informasi dari ahli lain, dsb.);
 Perluas catatan Anda secepat mungkin setelah tiap wawancara (sebaiknya dalam 24 jam).

Analisis
Waktu setelah wawancara adalah untuk mengolah informasi menjadi data kualitatif yang dapat dibagikan
dan digunakan di lain waktu dalam proses pembuatan paket pengetahuan. Anda dapat melakukan ini
dengan membuat dokumen atau presentasi yang dapat dibagi dengan orang lain yang menerangkan
informasi yang diperoleh dari wawancara.
 Segera setelah wawancara, disarankan untuk mengkaji catatan yang telah dibuat atau merangkum
pikiran dan pertimbangan yang dibuat pada saat wawancara. Setelah beberapa hari, sebagian
catatan penting akan memudar dan menjadi tidak berarti.
 Dengarkanlah rekaman (atau tonton videonya), kajilah catatan Anda dan buatkan transkrip dari
wawancara itu.
 Buatlah laporan wawancara. Kalau Anda melakukan beberapa wawancara (yang memang
disarankan), Anda dapat memakai laporan ini untuk membandingkan hasil Anda.
 Rangkum semua temuan dalam poin kunci dan gunakan kutipan untuk menggambarkan dan
mendukung temuan Anda.

Catatan: kasus khusus: exit interviews


Exit interviews (atau legacy interviews) memiliki fungsi khusus karena dilakukan terhadap individu yang
akan meninggalkan sebuah organisasi karena pensiun atau berganti karir. Sebuah organisasi dapat
menggunakan informasi yang didapat dari exit interview tersebut untuk mengkaji apa yang perlu
ditingkatkan, diganti, atau dipertahankan di dalam organisasi. Sebuah organisasi dapat menggunakan hasil
dari exit interview untuk mengurangi risiko kehilangan pengetahuan dan keahlian yang terkait dengan
perubahan staf. Exit interview dapat membantu pembentukan institutional memory (ingatan kelembagaan)
tentang pelajaran penting dari pengalaman masa lalu. Informasi yang didapat dari exit interview juga dapat
digunakan untuk kepentingan staf baru. Pertanyaan umum pada exit interview misalnya:
 Apakah pelajaran terpenting yang telah Bapak/Ibu peroleh dari segi pengalaman profesional
bersama klien/kolega/manajemen Bapak/Ibu?
 Apakah rekomendasi terpenting yang dapat Bapak/Ibu berikan pada manajemen/kolega?
 Apakah Bapak/Ibu bisa memberikan pesan yang dapat dibagikan sehingga menjadi wawasan
pengetahuan penting bagi staf yang ada maupun yang baru ?
 Bila ada satu perubahan yang dapat Bapak/Ibu lakukan, apakah itu? Aset organisasi apakah yang
tidak akan Bapak/Ibu ubah?

Lampiran 3: Bagaimana merekam audio dan/atau video


yang baik
Video dan audio dapat sangat membantu dalam merekam dan mewakili informasi dan pengetahuan
dengan cara yang baik. Gunakan video dan audio untuk hal yang memang sesuai dengan kemampuan
masing-masing: merekam kesaksian otentik seperti wawancara, untuk merekam kejadian yang sulit
digambarkan melalui teks atau foto sederhana atau gambar tak-bergerak. Pertimbangkan baik-baik apakah
Anda membutuhkan video: seringkali audio saja sudah cukup. Dalam kasus lain, sebuah foto mungkin
sudah mencukupi. Video akan berguna untuk menunjukkan sesuatu yang bergerak dan yang sulit
dijelaskan dalam kata-kata, misalnya sebuah proses, tindakan, pergerakan, dsb.
Jika Anda tidak yakin memiliki kemampuan membuat rekaman audio atau video yang baik, maka jangan
cepat-cepat menggunakan audio atau video untuk rekaman penting, atau gunakan pihak ketiga untuk
mebuatkan video yang diperlukan bila anggaran tersedia. Sadarilah bahwa Anda mungkin hanya memiliki
satu kesempatan untuk menangkap pengetahuan ini dan jika teknologi yang Anda gunakan tidak berfungsi
sesuai harapan, maka segalanya akan hilang. Jadi, tetaplah membuat catatan. Jika Anda perlu membuat
rekaman audio atau video dan Anda tidak dapat melakukannya seorang diri, ajaklah orang yang
berkemampuan untuk membantu. Pilihan lain adalah untuk memulai berlatih dan belajar bagaimana
melakukannya sendiri: buatlah rekaman uji coba dan tunjukkan pada rekan-rekan yang kritis untuk
mengevaluasinya, amati program TV dan belajar dengan mata sendiri bagaimana gambar-gambar
dikomposisikan, cobalah memperhatikan bagaimana gambar dan suara diedit.
Anda tidak memerlukan peralatan atau piranti lunak mahal untuk bekerja dengan video dan audio,
gunakan apa yang sudah Anda miliki: smartphone untuk merekam audio dan video, gunakan PowerPoint
untuk menunjukkan dan menyunting rekaman Anda.

Tips
 Secara umum, suara yang bagus lebih penting dibandingkan gambar yang bagus, terutama karena
Anda mewawancara orang atau merekam diskusi dan presentasi.
 Untuk merekam suara dengan baik, yang terutama harus Anda miliki adalah lingkungan yang
tenang; pilihlah dengan baik tempat Anda melakukan rekaman, pastikan tempat itu sunyi dan
bebas gangguan.
 Ketika Anda tidak memiliki pilihan ruang tempat merekam (misalnya karena berada dalam sebuah
forum diskusi kelompok atau presentasi), maka pastikan Anda meletakkan mikrofon sedekat
mungkin dengan narasumber yang diinginkan. Misalnya, dalam diskusi round table, tempat terbaik
adalah di tengah meja. Untuk presentasi, tempatnya di meja si penyaji.
 Letakkan mikrofon di dekat orang yang diwawancara: jawabannya selalu lebih penting dari
pertanyaan.
 Bila Anda merekam wawancara dengan kamera video, temukan tempat tenang dengan
pencahayaan dan latar belakang yang baik.
 Periksalah peralatan sehari sebelumnya, periksa apakah batere sudah cukup, periksalah
kecukupan ruang memori untuk merekam.
 Untuk membuat rekaman video yang baik, amat penting untuk memilih lokasi yang baik untuk
kamera dan adanya cahaya yang cukup. Lokasi harus cukup aman dan subyek dapat terlihat
dengan optimal.
 Jaga kamera dalam kondisi yang mantap, misalnya dengan meletakkannya di atas tripod,
bersandar pada dinding, di atas meja atau kursi atau pendukung lainnya.
 Ambil rekaman dengan frame yang baik: penuhi gambar dengan subyek Anda. Jika Anda tidak
dapat melakukannya, mendekatlah apabila subyeknya terlalu kecil. Menjauhlah jika terlalu besar.
 Jangan tempatkan subyek Anda di antara kamera dan jendela, tempatkan kamera di antara
jendela dan subyek sehingga cahaya dari jendela jatuh pada subyek.
 Jangan terlalu berlebihan merekam film, cobalah lakukan dalam segmen (misalnya mulailah
merekam pada awal setiap pertanyaan) sehingga Anda tidak perlu banyak menyunting.
Lampiran 4: Kerangka Berbagi Pengetahuan berbasis
Lembaga (Organizational Knowledge Sharing)
Lampiran 5: Istilah dan Konsep:
Menangkap (Pengetahuan)/Knowledge Capturing menjelaskan sebuah proses untuk
mengubah pengetahuan yang berada di benak individu (tacit) menjadi penjabaran yang
eksplisit, misalnya dalam bentuk dokumen, buku, publikasi, rekaman video, yang dapat
dibuat tersedia untuk suatu lembaga.

Tim penangkap pengetahuan/Capturing team adalah tim yang terlatih dalam metodologi
dan pendekatan agar dapat secara sistematis dan seragam mendokumentasikan
pembelajaran dari pengalaman operasional yang belum secara eksplisit direkam atau sulit
direkam. Tim penangkapan pengetahuan mendokumentasikan kejadian atau aktivitas dalam
organisasi, lingkunga, atau di sektor tertentu secara berkelanjutan untuk mengambil
pandangan dan manfaat penting sehingga potensinya dapat direplikasi di tempat lain.
Anggota tim penangkapan pengetahuan memiliki kapasitas jurnalistik dasar untuk mampu
dengan cepat membangun pemahaman akan tantangan khusus yang dihadapi pemilik
pengalaman dan langkah solusi yang didokumentasikan olehnya. Mereka dapat
menggunakan beragam aktivitas penangkapan di mana wawancara dan focus group adalah
yang paling sering digunakan. Tabel berikut merangkum berbagai aktivitas penangkapan.

Aktivitas penangkapan individu Aktivitas penangkapan berkolaborasi

Wawancara Focus group


Bercerita (Storytelling) Evaluasi pasca-tindakan
Laporan kantor setelah kembali dari tugas Panduan tata cara
Observasi Wiki
Blog Frequently Asked Questions (FAQs)
Ruang kerja berkolaborasi (Collaborative
workspaces)
Webinar
Forum
Komunitas para Praktisi (Community of
Practice (CoP))
Silakan bertanya (Ask-me-anything)

Deskriptor/Descriptors adalah istilah yang digunakan sebagai kata kunci untuk mengambil
dokumen dalam sistem informasi, misalnya katalog atau search engine. Descriptor dapat
berupa kata, frase atau bentuk alfanumerik. Descriptor kunci dapat ditemukan pada akhir
template dalam dokumen ini.
Perpustakaan Pengetahuan Digital/Digital Knowledge Library (lihat Penyimpanan
Pengetahuan/Knowledge repository)

Ahli/Expert adalah seseorang yang memiliki pengalaman panjang atau intens dalam bidang
tertentu. Riwayat akademis bukanlah keharusan. Ini sedikit berbeda dari pandangan umum
bahwa hanya seseorang yang memiliki tingkat pelatihan atau latar belakang akademis
tertentu yang bisa memiliki keahlian pada subyekt tertentu. Idenya adalah bahwa setiap
orang adalah ahli untuk suatu bidang, semata-mata karena fakta bahwa mereka memiliki
pengalaman berharga dalam situasi tertentu yang mungkin relevan bagi orang lain yang
menghadapi situasi tertentu.

Pengetahuan berbasis pengalaman atau implisit/Experiential or Tacit knowledge


(kebalikan dari pengetahuan terkodifikasi atau eksplisit) adalah suatu pengetahuan yang
sulit ditransfer pada orang lain dengan ditulis atau diceritakan. Contohnya, menyebutkan
pada seseorang bahwa Jakarta ada di Indonesia adalah sebuah pengetahuan eksplisit yang
bisa dituliskan, dikirimkan, dan dimengerti oleh penerimanya. Namun, kemampuan
melintasi lalu-lintas Jakarta membutuhkan berbagai pengetahuan yang tidak selalu eksplisit,
walaupun bagi praktisi ahli, dan sulit atau mustahil untuk ditransfer pada orang lain.

Pengetahuan eksplisit/Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bisa diartikulasikan,


dikodifikasikan, dan disimpan dalam media tertentu. Informasi ini dapat dengan mudah
dikirimkan pada orang lain. Informasi yang ada di dalam eksiklopedia atau buku teks adalah
contoh bagus dari suatu pengetahuan eksplisit. Bentuk pengetahuan eksplisit yang paling
lazim adalah manual, dokumen, prosedur, studi kasus, dan video how-to. Pengetahuan juga
bisa berbentuk audio-visual.

Formatting adalah mengubah sebuah content yang ditangkap menjadi format standar yang
mudah dibagi (sharable), mudah dicari (searchable), dan mudah disajikan (presentable). Dua
tugas fundamental yang merupakan bagian dari proses formatting: (i) mengorganisasikan
bahan dan berbagai komponen yang merupakan bagian dari aset, dan (ii) menambah
informasi kualifikasi agar aset pengetahuan menjadi mudah dicari. Bagian pertama
memastikan aset pengetahuan tampil konsisten dan ramah-pengguna. Aset pengetahuan
mengikuti sebuah urutan logis atau alur cerita yang kohesif. Aset pengetahuan juga harus
menegaskan pesan kunci yang ingin disampaikan penulis. Bila aset terdiri atas beberapa
bagian, misalnya materi tertulis, rekaman video dan gambar, semuanya harus dijalin dengan
metode yang logis sehingga mudah diakses. Bagian terakhir ini sangat penting agar aset bisa
ditemukan oleh sesama rekan kerja dan pengguna lainnya.

Identifikasi adalah langkah pertama, dan mungkin paling penting, tapi juga paling sulit
dalam metodologi penangkapan pengetahuan. Dalam langkah ini kita mengidentifikasi apa
yang layak ditangkap, berdasarkan pada daftar kriteria (lihat “1.1 Identifikasi Pengetahuan:
Checklist” dalam dokumen ini). Tantangan terbesar adalah memformulasikan
berbagai pertanyaan yang berbeda yang merangkum tantangan tertentu yang
dihadapi satu kelompok pemangku kepentingan tertentu.

Sebuah aset pengetahuan (knowledge asset) adalah sebuah dokumen digital unik atau
koleksi media yang memuat pengetahuan yang terkait dengan pertanyaan atau tantangan
tertentu. Aset pengetahuan umumnya pendek, memiliki target tertentu dan berorientasi
pada pembelajar (learner oriented). Aset pengetahuan menyajikan pembelajaran tertentu
dari pengalaman operasional dan memberikan dukungan bagi pengambilan-keputusan pada
satu tantangan tertentu. Aset pengetahuan menyajikan alur cerita yang konklusif dan
informasi tentang (i) konteks dan tantangan, (ii) tindakan yang diambil untuk menangani
tantangan, (iii) hasil yang dicapai melalui aksi tersebut, (iv) pembelajaran dari pengalaman,
dan (v) rekomendasi yang bisa dialihkan untuk replikasi pembelajaran yang ada pada
konteks lain. Aset pengetahuan ditangkap menggunakan template yang terstandarisasi. Aset
ini divalidasi dan diformat sehingga memuat data kualifikasi sehingga bisa dengan mudah
dicari dan ditemukan dalam penyimpanan pengetahuan yang besar.

Pertukaran pengetahuan/Knowledge exchange memungkinkan pengetahuan dibagi atau


ditransfer antara berbagai orang dan organisasi. Seperti halnya manajemen pengetahuan,
pertukaran pengetahuan bertujuan untuk mengorganisasikan, membuat, menangkap, dan
mendistribusikan pengetahuan dan memastikan ketersediaannya bagi pengguna di masa
depan. Pertukaran pengetahuan bisa dilakukan secara satu-arah di mana satu orang atau
kelompok berbagi dengan pihak lain yang ingin belajar. Namun demikian, lazimnya
pertukaran pengetahuan adalah proses saling berbagi dua-arah di mana kedua belah pihak
saling belajar. Pertukaran pengetahuan adalah sesuatu yang lebih dari sekedar komunikasi
seperti memorandum, email, atau rapat. Pertukaran pengetahuan lebih kompleks lagi,
karena pengetahuan dimiliki anggota organisasi, perangkat, tugas, dan jejaring mereka dan
banyak pengetahuan organisasi berbentuk implisit atau sulit diartikulasikan. Satu bentuk
pertukaran pengetahuan adalah pertukaran pengetahuan Selatan-Selatan yang merupakan
pertukaran pengetahuan antara rekanan dan kolega di berbagai negara berkembang dan
emerging economies.

Manajemen pengetahuan/Knowledge management (KM) adalah proses menangkap,


mengembangkan, membagi, dan menggunakan pengetahuan organisasi secara efektif.
Istilah ini merujuk pada pendekatan multi-disiplin untuk mencapai tujuan organisasi dengan
memanfaatkan pengetahuan dengan sebaik-baiknya. Upaya manajemen pengetahuan
biasanya terfokus pada tujuan organisasi seperti peningkatan kinerja, keuggulan kompetitif,
inovasi, berbagi pembelajaran, integrasi, dan peningkatan berkelanjutan dari organisasi.
Upaya KM tumpang tindih dengan pembelajaran berbasis lembaga (organizational learning)
dan bisa dibedakan dari fokus utamanya pada manajemen pengetahuan sebagai aset
strategis dan fokus pada mendorong upaya berbagi pengetahuan. KM merupakan faktor
yang memungkinkan bagi terjadinya organizational learning.

Penyimpanan pengetahuan/Knowledge repository adalah sistem penyimpanan data yang dapat terdiri dari
berbagai teknologi penyimpanan yang terhubung. Sistem ini memungkinkan manajemen dan pemberian akses
terpusat pada aset pengetahuan dan mendukung manajemen sumberdaya untuk menambah, menjaga, meng-
update, mendaur ulang, dan menghentikan aset pengetahuan. Penyimpanan pengetahuan juga sering disebut
sebagai manajemen pengetahuan atau platform sumberdaya pengetahuan.

Berbagi pengetahuan/Knowledge sharing (KS) adalah aktivitas di mana pengetahuan (yaitu


informasi, keterampilan, keahlian) dipertukarkan antara berbagai orang, teman, keluarga,
komunitas, atau organisasi.
Pengemasan/Packaging adalah mentransformasikan aset pengetahuan menjadi
pengetahuan dan produk pembelajaran seperti publikasi, presentasi, dokumen riset, kursus
pelatihan dsb. Packaging tidak menjadi bagian pelatihan ini, karena akan menjadi subyek
dalam pelatihan tersendiri.

Validasi adalah proses di mana pengetahuan dipastikan dapat diterima, benar, dan/atau
efektif. Pengetahuan berbasis pengalaman didasarkan pada ingatan seseorang atas suatu
kejadian yang telah terjadi dan pengalaman pribadi terkait kejadian tersebut. Persepsi dari
pengalaman pribadi, tentunya, adalah subyektif dan dipengaruhi berbagai asumsi. Seorang
pejabat pemerintah yang mengatur penutupan jalan untuk peningkatan infrastruktur
transportasi di Lagos akan memiliki pandangan yang berbeda akan tantangannya
dibandingkan dengan seorang komuter yang harus menggunakan jalan tiap hari dan
terlambat tiba di kantor akibat penutupan jalan tersebut. Dalam menangkap pengetahuan
berbasis pengalaman, amat penting untuk memastikan bahwa semua sisi terdokumentasi.
Dengan memperoleh masukan dari berbagai peserta dari suatu pengalaman akan membawa
pada aset pengetahuan yang lebih netral dan komprehensif, karena pandangan yang
berbeda, bahkan bertentangan, akan disajikan. Sebelum penyebaran atau pembagian
pengalaman hasil tangkapan ini, ada baiknya dilakukan validasi terlebih dahulu oleh satu
atau lebih ahli untuk memastikan aset yang ditangkap sudah lengkap, relevan, dan akurat.
Validasi adalah juga bentuk dari quality control yang substantif. Hanya aset pengetahuan
yang berkualitas tinggi yang bisa masuk dalam sistem manajemen pengetahuan sebuah
organisasi.

Proses validasi: Validasi dapat terjadi dalam berbagai cara, dari proses kajian formal yang
paling ketat dengan satu atau lebih tahap persetujuan hingga feedback informal dari
seorang rekan. Bergantung pada budaya organisasi dan kebijakan komunikasi dan
manajemen pengetahuannya, sebuah proses validasi yang layak harus dibuat sejak awal.

Metodologi validasi: Walaupun ada berbagai cara validasi, empat yang paling lazing untuk
aset pengetahuan adalah (i) menguji pada setting sungguhan, (ii) mengadakan sebuah ruang
untuk peninjauan (review space), (iii) memeriksa berdasarkan kriteria validasi, dan (iv)
melakukan verifikasi pada ahli atau penulis awal untuk memastikan bahwa aset
pengetahuan sudah dijabarkan dengan tepat.

Kriteria validasi: Mungkin pertanyaan yang paling kritis dalam proses validasi adalah
tentang kriteria yang digunakan untuk memvalidasi isi. Organisasi perlu hati-hati dalam
menentukan dan mempertajam kriteria validasi dan bobot kepentingan masing-masing
kriteria. Beberapa kriteria umum yang digunakan pada evaluasi obyek pengetahuan
disajikan dalam daftar di bagian “3. Validasi” dalam dokumen ini.