HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dalam menjalankan usahanya. PT. Trust Tecnologi telah mendapat dari pihak yang wewenang
antara lain :surat ijin perdagangan (SIUP Kecil dengan No.503/SIUP.K/KPPT/2002 dan Surat
Ijin Tempat Usaha (SITU)dengan No.503/SITU.R/1714/KPPT/2002.

Berikut ini merupakan hasil evaluasi yang dilakukan terhadap system informasi penjualan dan
penerimaa kas yang sedang berjalan di PT.Trust Tecnology. Jumlah karyawan yang belum
memadai menyebabkan sering terjadi perangkapan tugas antar bagian. Karyawan gudang sering
merangkap tugas sebagai kasir jika pesanan sedang ramai ,begitu pula karyawan adminitrasi
sering merangkap tugas sebagai petugas pengirim barang jika banyak pesanan yang harus
diantarkan. Hal ini menyebabkan kekacauan karena tugas antar bidang menjadi tidak jelas.

1. PT. Trust Tecnology lebih banyak memperkerjakan kerabat-kerabat dibanding dengan

karyawan luar. Dari informasi yang diperoleh, tindakan kecurangan justru dilakukan oleh
karyawan yang merupakan keluarga dari pemilik perusahaan, hal ini dikarenakan mereka
beranggapan bahwa pemilik perusahaan adalah keluarga mereka sehingga mereka dapat
melakukan apapun yang diinginkan.
2. Pemilik perusahaan jarang datang ke perusahaan untuk melakukan control terhadap
perusahaannya karena pemilik menyerahkan perusahaan seluruhnya kepada keluarga
yang bekerja diperusahaan tersebut, namun kepercayaan ini tidak dapat digunakan dengan
baik oleh keluarga pemilik perusahaan,dari informasi yang didapat ,piutang tak tertagih
semakin meningkat bukan disebabkan oleh pelanggan yang tidak membayar tagihan,
melinkan oknum-oknum karyawan yang melakukan karyawan yang melakukan
kecurangan, mereka tetap menagih piutang pada pelanggan, tetapi uang hasil penagihan
tersebut tidak semuanya disimpan dalam brangkas,meliankan digunakan untuk
kepentingan pribadi.
3. Karyawan bagian adminitrasi mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, jumlah
karyawan yang tidak memadai membuat mereka kerepotan menjalankan tugas mereka
untuk mengurus semua keperluan kantor, hal ini membuat bagian adminitrasi tidak
mempunyai waktu untuk melakukan perhitungan ulang uang hasil penjualaan dalam satu
hari sebelum uang tersebut disetorkan ke bank,ini menyebabkan kesempatan oknum-
oknum karyawan untuk menyelewangkan uang hasil penjualan semakin terbuka lebar.
4. Laporan keuangan yang dibuat setiap tiga bulan sekali menyebabkan pemilik perusahaan
mengalami kesulitan mengetahui berapa keuntungan yang didapat dari aktivitas penjualan
setiap bulannya.
5. Pada PT.Trust Tecnology tidak ditemukan adanya pemisahan antara faktur penjulan tunai
dan faktur penjualan kredit ,mereka hannya menggunakan satu faktur yaitu faktur pajak
standar.
6. Faktur penjualan yang digunakan hanya rekap dua, satu rekap untuk pelanggan, satu
rekap lagi untuk digunakan secara bergantian oleh bagian penjualan dari bagian gudang
sebagai bukti transaksi dan pengiriman barang, setelah itu dikumpulkan dibagian
adminitrasi untuk menjadi arsip. Hal ini menjadi sifat kerja tidak efisien.
7. Keamanan dokumen perusahaan tidak terjamin, hal ini disebabkan oleh dokumen-
dokumen perusahaan yang masih menggunakan kertas yang beresiko tinggi mengalami
kerusakan ataupun hilang.
8. Dari informasi yang didapat , perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar setiap
tahunnya untuk membeli perlengkapan kantor terutama kertas dan alat tulis, hal ini
membuat perusahaan yang mengalami kesulitsn untuk menekan pengeluaran tersebut
karena kertas dan alat tulis merupakan kebutuhan utama perusahaan tersebut.
9. Sistem yang berjlan pada PT.Trust teknology terkesan rumit dan tidak efisienn. Hal ini
membuat waktu yang diperlukan untuk mlalui satu transaksi menjdi cukup lama.

Berdasarkan hasil evaluasi yng dilakukan PT.Trus Teknology , maka dapat disimpulkan
bahwa masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut adalah penggunanaan sistem
informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas secara manual yang sedang berljalan
sudah tidak tepat lagi digukan untuk mendukung pengendalian internal kegiatan berjualan
dan penerimaan kas penjualan.

Perencanaan Pengembangan Sistem Pebagian Tugas Menurut Bagian Dalam

Perusahaan
Untuk mengembangkan sistem manual yang sedang berjalan pada PT.Trust Teknology
menjadi sistem berbasis komputer, makandiusulkan perlu diadakan penambahan fungsi
pada struktur perusahaan, serta pemberian tugas sesuai dengan bagian masimg-masing
struktur organisasi yang diusulkan bisa dililhat pada penjelasan dibawah ini:
Bagian Penjualan
Tugas bagian penjualan dalam perusahaan adalah sebagai berikut
 Membuat penawaran barang kepada perusahaan-perusahaan yang akan diajak
kerjasama.
 Menerima order penjualan dari pelanggan
 Membuat faktur penjualan
 Menerima pembayaran dari pelanggan
 Menyimpan uang hasil pelunasan dari pelanggan
 Melakukan penagihan pada pelanggan

Bagian kasir

 Membuat faktur penjualan dan faktur pelunasan penjualan

 Menerima pembayaran dari pelanggan

Bagian gudang

 Melakukan Quality Control untuk mengecek barang yang kualitasnya tidak bagus.
 Melakukan pengawasan terhadap persediaan barang yang ada digudang untuk
mencegah adanya barang yang hilang dengan membuat kartu persediaan.
 Membukus brang pesanan pelanggan
 Melakukan pengiriman brang kepada pelanggan.
 Mebuat surat jalan.

Bagian kas

 Menerima uang hasil penjualan dari kasir

 Membuat daftar penerimaan kas dari pelanggan
 Menyetorka hasil penjualan ke bank
 Menyimpan bukti setor dari bank

Bagian akuntansi
  Mengumpulkan bukti-bukti trasaksi dan bagian penjualan,kasi serta bagian kas
dan menyimpan bukti tersebut sebagai arsip.
 Mencata semua transaksi yang berlangsung dalam perusahaan.
 Membuat laporan keuangan.

Bagian adminitrasi

 Mengawasi keluar masuknya surat didalam perusahaan.serta membuat surat keluar

untuk membalas surat-surat yang masuk ke perusahaan.
 Mengurus segala kelengkapan yang dibutuhkan oleh kantor mulai mulai dari lat
tulis,sampai ke perlengkapa kebersihan yang diperlukan kantor.
 Membuat daftar rapat, mencata jadwal pertemuan anatr pimpinan perusahaan serta
memper siapkan bahan rapat.

Penyusunan Kerangka Kerja Konseptual

Berikut ini disajikan bagai mengenai pengembangan sistem informasi penjualan

dan penerimaan kas yang diusulkan untuk PT.Trust Teknology.

Bagan Sistem informasi penjualan dan Penerimaan kas Berbasis Komputer

Komp Prosedur Pemesanan Prosedur Prosedur Prosedur Prosedur

onen Barang Pembayaran Pengiriman Penerimaan Pelaporan
Barang kas
Input 1. Nama 1. File 1. Printout 1. File 1. Tran
pelanggan faktur form cetak sfer
(Perusahaan/ barang, penjuala kartu data
perorangan) Dimna n sesuai dari
2. Purchase kode 2. File kode pros
Order dengan kartu 2. Uang edur
3. Kartu angka persedia hasil pem
Identitas akhir 4 an pemb esan
Pelanggan untuk barang ayara an
4. Data Barang penjual n bara
 an ng
tunai,ko dan
de pem
dengan baya
angka ran
akhir 3 2. File
untuk ceta
penjual k
an pene
kredit,d rima
an kode an
dengan kas
angka dan
akhir 5 bukti
untuk setor
pelunas bank
an .
pembay
aran.
Proces 1. Menerima 1. Meng- 1. Membu 1. Mene 1. Lapo
dan Meng- entry ngkus rima ran
entry jumlah dan uang penj
no.pemesana uang mengiri pemb uala
n nama pembay m ayara n
pelanggan aran barang n dari dan
yang pada ke kasir pene
memesan faktur pelangg 2. Meng rima
barang, sesuai an -entry an
tanggal deanga melalui no kas
pemesan n kode jasa faktur dibut
data barang, jenis pengiri tangg a
 jenis faktur. man al oleh
pembayaran 2. Meneri barang. faktur bagi
2. Disampaikan ma 2. Membu dan an
kebagian pembay at surat jenis akun
gedung aran jalan faktur tansi
untuk dari dengan 3. Meny ’
menyiapkan pelangg Meng- etor kem
barang yang an. entry uang udia
dipesan 3. Disamp data ke n
3. Data aikan pesanan bank diser
kemudian kebagia dan dat 4. File ahka
akan n pelangg cetak n
diserahkan penerim an. mener diser
pada bagian aan kas ima aahk
akuntansi untuk kas an
Dengan menyim kemu ke
menggunaka pan dian pemi
n CD uang disera lik
pembay hkan peru
aran. ke saha
4. Data bagia an.
kemudi n
an akunt
diserah ansi
kan untuk
pada disim
bagian pan
akuntan sebag
si ai
dengan arsip.
menggu
 nakan
CD

Output 1. Master File faktur File surat 1. File ctak Laporan

file (sesuai jalan penerimaa penjualan dan
penjual kode) n kas laporan
an 3. File 2. Bukti penerimaan kas
barang ceta setor bank
2. Printout k
form faktu
penjual r
an (sesu
ia
kode
)
Pihak Bagian Kasir Bagian Bagian kas Pemilik dan
terkait penjualan gudang bagian akuntansi
Pengendal Ketelitian Ketelitian Ketelitian 1. Ketelitian 1. Keamana
ian karyawan kasir dalam karyawan karyawan n
bagian meng-entry untuk dalam komputer
penjualan dan jumlah uang membungk meng- dapat
meng-entry yang harus us dan entry data ditingkatk
data pesana, dibayar mengiriml faktur an dengan
nama pelanggan,s akn yang menggun
pelanggan , erta meng- baarang diberikan akan
tanggal entry kode sesuai oleh pasword
pemesana ,dan jenis faktur dengan bagian yang
jenis penjualan pesanan. pembayar hannya
pembayaran an dapat
 2. Melakuka diakses
n back up oleh
data untuk direktur
mengantis dan
ipasi bagian
terjadinya akuntansi.
kerusakan 2. Direktur
data atau dan
data bagian
hiang. akuntansi
harus
rajin
melakukn
back up
data agar
resiko
data
hilang
dan rusak
dapat
diminimal
isir.
Media Komputer Komputer Komputer Komputer Komputer

Disain fisik

Pada pengembangan sistem ini, penulis menggunakan applikasi Microsoft Acces 2007.
Penggunaan Microsoft acces dapat membantu kegiatn penjualan dan penerimaan kas di PT. Trust
Teknology.

Rencana Intalasi Perangkat Yang Digunakan

 Untuk menjalankan program sistem informasi yang sudah diusulkan maka diperlukan
perangkat yang mendukung program tersebut. Perangkat tersebut dibagi menjadi dua yaitu
perangkat keras atau hardware dan perangkat lunak software. Perangkat lunak yang harus
diperlukan perusahaan adalah : prosesor intel core 1 5, kapasitas hardisk 500 Giga Byte, Layar
Monitor ,Keyboard, Printer, Mouse, CD, Perangkat lunak yang digukan untuk mendukung
program tersebut adalah sistem Operasi Windows, Applikasi Microsoft Office 2007.

Rincian Biaya Pemasangan Perangkat Komputer Pada PT. Trust

Komponen Biaya
6 Unit Komputer Accer I core 3 Rp.24.000.000
@Rp.4.000.000
4 Unit Printer Canon Pxma ip 2770 Rp.3.000.000
@Rp.750.000
Harddisk ekternalA-Data SH 93 500GB Rp.600.000
5 Unit Mouse @Rp.75.000 Rp.375.000
Biaya Pemasangan Komputer Rp.1.000.000
Total Biaya Rp.28.975.000

Biaya yang dikeluarkan perusahaan jika menggunkan sistem informasi yang sedang berjalan
setiap tahunnya:

Perbandingan Rincian Biaya sistem Manual Dan Sistem Komputer

NO. Komponen Harga Total

1. 3 Unit Buku Akuntansi @Rp.15.000 12xRp.45.000 Rp.540.000
2 Alat-alat tulis 12xRp.150.000 Rp.1.800.000
3 Mencetak Bukti Transaksi (faktur, 12xRp.500.000 Rp.6.000.000
surat jalan, dll)
Total Biaya Rp.8.340.000
Biaya yang dikeluarkan perusahaan jika menggunakan sistem informasi berbasi komputer setiap
tahunnya:

NO. Komponen Harga Total

1 Pembelian Kertas 4 rim @Rp.30.000 12xRp.120.000 Rp.1.440.000
2 Pembelian Tinta Printer 250ml 4 12xRp.100.000 Rp.1.200.000
warna
3 Penyusutan komputer 28.975.000/5 th Rp.5.195.000
Total Biaya Rp.7.835.000

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pembasan pada bab 4, kesimpulan yang dapat diambil antara lain
yaitu:

1. Jumlah karyawan pada PT.Trust Teknology tidak memadai sehingga menyebabkan terjadi
perangkapam tugas pada masing-mamsing bagian
2. Karyawan yang masih memiliki hubungan keluarga dengan pemilik tidak bekerja dengan
baik, mereka hannya memanfaatkan status meraka untuk mencari keuntungan pribadi.
3. Tidak adanya pemisahan tugas yang jelas antara karyawan antar bagian, karyawan yang
bagian gudang dan pengisi bagian penjualan, atau bagian penjualan dan mengerjkan
bagian tugas adminitrasi.
4. Prosedur penjualan pada sistem yang saat ini sedang berjalan di PT.Trust Teknology
terkesan rumit dan judtru membantu peluang untuk melaukan kecurangan semakin
terbuka lebar.
5. Untuk perusahaan yang memiliki omset cukup besar setiap bulan,sistem yang masih
manual tidak dapat lagi mendukung kegiatan penjualan dan penerimaan kas pada
PT.Treust Teknology.

Saran
 Dalam melaksakan sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT.
Trust teknology, ditemukan sebagai kendala yang dapat merugikan perusahaan, untuk
memperbaiki sistem tersebut saran yang diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Perlu dilakukan perekrutan karyawan baru untuk mengisi Bagian-bagian baru ditambah
dalam perusahaan. Mengingat sistem baru yang akan digunakan oleh perusahaan
menggunakan media komputer, perusahaan perlu merekrut karyawan yang perlu memiliki
kemampuan dalam pengoperasikan komputer.
2. Pemilik perusahaan harus mengurangi penggunaan keluarga sebagai karyawan dan
menganti dengan karyawan-karyawan baru yang direkrut dari luar lingkungan keluarga.
3. Pemilik perusahaan sebaiknya slalu melakukan pengecekan keperusahaan minimal tiga
hari dalam seminggu , akan lebih baik jika pemilik dapat melakukan pengawasan setiap
hari kerja supaya karyawan dapat bekerja lebih baik.
4. Akses penggunaan komputer yang menyimpan file laporan penjualan dan laporan
penerimaan kas hannya dipakai untuk karyawan bagian akuntansi dan pemilik perusahaan
serta harus memilik kode keamanan tertentu , sehingga orang lain yang tidak
berkepentingan tidak daapat mengakses file tersebut.
5. Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan perusahaan agar dapat mengoperasikan
komputer dengan baik dan benaar.