CONTABILIDAD II TEORIA CAJA CHICA

El efectivo ocupa poco volumen, tiene apreciable valor, es fácil de transferir y carece de marcas particulares de
identificación que faciliten establecer vínculos de propiedad; por lo tanto, los procedimientos para controlar las
transacciones en efectivo son de gran importancia para evitar su desviación y uso personal por parte de los
empleados. Además, un buen sistema de control interno le permite demostrar al responsable de su manejo, que ha
realizado su trabajo con honestidad y de manera correcta.

EL CONTROL INTERNO se basa en un conjunto de políticas adoptadas por una organización de manera
coordinada, a fin de: 1) proteger sus recursos contra perdidas, fraude o ineficiencia; 2) promover la exactitud y
confiabilidad del sistema de información financiera; 3) promover el cumplimiento de las políticas de la
organización, y 4) medir la eficiencia de la operación en todas las áreas funcionales de la organización.
El control interno proporciona a la dirección (administradores, gerentes y propietarios), la seguridad de que los
informes contables en los que se basa su toma de decisiones son confiables.

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El control interno se agrupa en dos categorías que son control administrativos y control contables. El control
interno administrativo incluye una serie de métodos y procedimientos relacionados con las operaciones de la
organización, dirección, políticas e informes administrativos; mientras, el control interno contable, comprende las
normas y procedimientos contables, así como los procedimientos y métodos dirigidos a la protección de bienes
(activos) y fondos y, a garantizar la confiabilidad de la información financiera.

El control administrativo está relacionado con el acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias, y la
adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración, y por ende, a la eficiencia de las operaciones.
Debe incluir controles tales como análisis, estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del
personal y controles de calidad.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

De integridad de la información, asegurando que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en el periodo en
el cual ocurran.
De validez de la información, que todas las informaciones registradas representen acontecimientos económicos que
en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados.
De exactitud de la información, permiten que las operaciones se registren por su valor correcto, en la cuenta
correspondiente y de manera oportuna.
De mantenimiento de la información, hace que los registros contables, una vez asentadas todas las operaciones,
sigan reflejando los resultados y la situación financiera del negocio.
De custodia física, permite que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento este
restringido

BASES DE UN BUEN CONTROL INTERNO:

1. Definición de autoridad y responsabilidad: las organizaciones deben contar con definiciones y descripciones de
sus deberes relacionados con las funciones contables, contratación, pagos, compra y venta de bienes y presupuesto,
ajustadas a las políticas implementadas por la empresa.

2. Segregación de deberes: las funciones de operación, registró y custodia deben estar separadas, de tal manera que
ningún funcionario ejerza simultáneamente el control físico, el control contable y presupuestal, sobre cualquier
activo, pasivo y patrimonio.

3. Costo / Beneficio: El costo de la aplicación del control no puede superar el beneficio que se espera recibir.

4. Ningún funcionario debe tener completa autoridad sobre una parte importante de cualquier transacción para
efectos contables y de operación.

5. Independencia de controles: Los controles no deben depender entre sí.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La evaluación del control interno permite asegurar que el control esté operando efectivamente, e implica, valorar no
solo el diseño, sino también la forma como operan y se aplican los controles en las distintas actividades de la
organización, esto provee una base para formular sugerencias constructivas a las empresas, con respecto al
mejoramiento de su sistema de control interno.

CAJA CHICA:
Surge de la necesidad que tienen las empresas de realiza una serie de pagos menores en efectivo, para los cuales
resultara anti-económico preparar un cheque, también ocurre que la persona que recibirá ese cheque de pequeña
cuantía puede negarse a aceptarlo; es por eso que, para cubrir esos requerimientos de efectivo, se crea un fondo el
cual se controla por medio de la denominada Caja Chica.

FONDO DE CAJA CHICA

El fondo de caja chica se establece con la cantidad más cercana a las necesidades del negocio, y varía de acuerdo
con el monto que la empresa acostumbra a pagar en dinero efectivo. Cuando el fondo tienda a agotarse, semanal,
quincenal o cada fin de mes, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no a la cuenta de caja chica sino a cada
una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes de
gastos.

CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA

El control interno de caja chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
1. La gerencia deberá establecer un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los montos mayores al
límite, se deberán pagar con cheques.
2. Conservar el efectivo bajo llave en una caja de seguridad (caja fuerte).
3. Los pagos deben ser previamente aprobados o autorizados
4. La cuenta Fondo Fijo de Caja Chica sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.
5. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
6. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja
Principal.
7. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
8. El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos, o de costos, según se especifique en los comprobantes
pagados por la Caja Chica al momento de su reposición
9. No se incluirá facturas que por naturaleza, no están determinadas para el fin al cual fueron destinados dichos
fondos.
10. Los gastos se resumirán en un formulario, con la firma del responsable acompañado de los comprobantes.
11.El responsable de la custodia velara porque se cumplan todas estas normas de control y el incumplimiento que
dará lugar a establecer responsabilidades.

CAJA / CAJA PRINCIPAL

Es aquella que se encarga de recibir el efectivo producto de las ventas diarias, por lo tanto registra todo el efectivo
que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o cheques, registrando un cargo, y es abonada para registrar
la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco.

ARQUEO DE CAJA CHICA

Se trata de un trabajo rutinario, exigido por el control interno, que consiste en un recuento de todo el efectivo en
poder del cajero, efectuado por un miembro del departamento de Contabilidad, de auditoría Interna o Externa y no
por la misma persona que prepara los documentos fuentes. Para mayor efectividad debe efectuarse de manera
sorpresiva, sin previo aviso.
En este procedimiento de control se contará y se preparará una relación detallada de todas las monedas, billetes,
cheques y de los comprobantes de los pagos efectuados que se encuentran en la caja. El total del arqueo se debe ser
igual al Fondo Fijo de Caja Chica.
La persona encargada de la custodia del fondo debe estar presentes durante el arqueo.
DIFERENCIA DE CAJA
Por muy cuidadoso que sea el cajero, en cualquier momento aparecerá en el arqueo de caja algún faltante, o algún
sobrante, de efectivo.
Estas discrepancias suelen contabilizarse en un a cuenta, que generalmente se denomina “Faltante y sobrante de
Efectivo”, a la cual se cargan los faltantes y se abonan los sobrantes. En aquellos casos en que tales diferencias se
deban a extravíos de comprobantes, que luego aparecen, se subsanan automáticamente; de lo contrario se tomará
algunas de las siguientes alternativas:
a) Exigir al cajero la reposición del faltante, cuando se deba a su negligencia.
b) Diferir el ingreso de los sobrantes, por si aparecen sus dueños en legítima reclamación, para reintegrárselos.
c) La empresa podrá asumir el faltante, cuando se trate de un hecho aislado y ocasional, imputable a un empleado de
trayectoria intachable.

En caso de que el faltante detectado en el arqueo de caja sea producto de un fraude, se procederá a la suspensión del
cajero, al denuncio judicial y a la reclamación a la compañía aseguradora, si la hubiere.

Desde el punto de vista contable los sobrantes se deben depositar y los faltantes de dinero se le cobran al
responsable de la caja chica. Si la cuenta “Faltante y Sobrantes de Efectivo” muestra un saldo deudor indica que
hay un faltante en caja y si el saldo de la cuenta es acreedor es porque hay un sobrante. Los faltantes se consideran
un egreso y los sobrantes, se consideran un ingreso.

REEMBOLSO DE CAJA CHICA:

La oportuna reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y
no podrá ser inferior al 25%, ni mayor al monto del fondo de caja chica asignado. La recepción se efectuara como
mínimo 01 vez por semana y/o de acuerdo al requerimiento de lo que se necesite.

Todos los documentos cancelados con el Fondo Fijo deberán ser codificados de acuerdo al plan contable de la
empresa. El encargado del fondo prepara un resumen detallado de los documentos pagados en original y copia,
solicitando a la Gerencia de Finanzas la reposición del fondo.

El Departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos presentados y codificación

contable, a tramitar la emisión del cheque de reposición a nombre del encargado del manejo del fondo Fijo.

El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en
calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

Todos los soportes o facturas que respalden los pagos efectuados deben cumplir con la providencia del SENIAT,
como es, facturas pre impresas con membrete, número de control, número de factura, dirección fiscal, N.I.F, detalle
de los artículos comprados, cálculo del I-V.A y monto total a pagar.