CHIMBOTE
PROYECTO SIGAA
2006
1. Ingreso al Sistema.
Para ingresar al sistema en primer lugar el área respectiva debe ingresar con el nombre de
usuario asignado y su clave correspondiente.
2. Pantalla Principal
Esta es la pantalla principal del sistema, se puede acceder al menú por la parte superior
izquierda o en la parte derecha también podemos visualizar el menú en forma de árbol de
exploración.
3. Menú del Sistema
En esta ventana podemos dar mantenimiento a las acciones definidas para el trámite de
los documentos.
En esta parte tenemos definidos todos los tipos de documentos que puede manejar
cada área, de acuerdo con sus necesidades; cada área tiene los permisos necesarios
para agregar un nuevo tipo de documento a tramitar.
Entidades Externas
En esta ventana podemos dar mantenimiento a todas las entidades externas con las
cuales las oficinas de la universidad realicen algún trámite documentario, antes de
realizar algún movimiento de documentos entre ellos necesitamos agregar a la
institución.
Asuntos
En esta ventana podemos dar mantenimiento a los datos que corresponden a los
asuntos que se utilizarán para cada emisión de documentos.
En esta ventana definimos todos los tipos de documentos que maneja cada área en la
emisión y recepción de documentos, en primer lugar tenemos que inicializar cada tipo
de documento haciendo clic en “NUEVO”.
Entonces debemos seleccionar el tipo de documento deseado, luego se ingresar la
glosa que se maneja para esa área para ese documento (P.E.: UPSP/VRAD), luego
en la parte del código se ingresará el número de inicio con el que empezará la
numeración de ese tipo de documento, para el inicio de año ese código se inicia en
“00000”.
También debemos considerar como tipo el “NRO_ARCHIVO”, este dato es esencial para
incrementar el número de expediente en la parte de DOCUMENTOS INGRESADOS, esta
parte la veremos mas adelante, para inicializar el NRO_ARCHIVO, debemos ponerlo en
“00000”.
Cuando terminemos de ingresar todos los Tipos de Documentos que sean necesarios por
el área, entonces procederemos a dar clic en “GUARDAR”, y nos aparecerá un mensaje
de texto “SE ACTUALIZÓ EL CODIGO DEL TIPO”, luego tenemos que darle clic en
“Aceptar”.
Estado del Archivo (Expedientes)
Para ingresar a esta opción del sistema, debemos seleccionar del Menú principal la
Opción INGRESOS -> INGRESO AL ARCHIVO.
Entonces nos aparecerá una ventana llamada LISTADO DE ESTADO DE ARCHIVO, aquí
visualizaremos todos los documentos recibidos y que hayan sido recepcionados y una
vez dada su atención pasen al Archivo del Area/Oficina. De esta manera se menejará el
estado de ubicación del documento fisico, o sea si esta marcado el check, entonces el
documento se encuentra en el Archivero del Area/Oficina con su numero de tramite y de
archivo respectivo.
De esta manera podremos seleccionar en la parte izquierda del listado el check de
verificación “ARCHIVADO”, esta acción se realiza para tener el control sobre los
documentos que pasan físicamente al Archivo de Documentos por periodo.
Cuando marquemos el check el sistema pondrá este registro como ARCHIVADO, se activará
y cambiara el color a <<amarillo>>, para actualizar este cambio debemos hacer clic en la
parte superior derecha en el link que dice “Actualizar Archivo”, le mostrará el mensaje
respectivo de actualización satisfactoria.
Directorio UPSP
Otra de las opciones que tiene el sistema es el Directorio Telefónico UPSP, en este
módulo podremos ingresar a personas o instituciones con su respectiva descripción, tal
como es correo electrónico y dirección.
Una vez ingresado la Persona o Empresa podremos debemos hacer clic en la parte derecha
en el link GUARDAR, y nos aparecerá el mensaje siguiente.
DOCUMENTOS RECIBIDOS
Para ver los documentos recibidos por nuestra área, debemos seguir la siguiente ruta en el
menú: Tramite Documentario->Documentos Recibidos
Luego el siguiente paso es buscar el documento, para esto utilzaremos como dato el NRO
DE TRAMITE, este dato lo ingresaremos en la caja de texto que nos indica BUSCAR
TRAMITE, luego presionaremos ENTER, y si el sistema encuentra el documento lo
mostrará en la “Lista de Documentos Ingresados”, al seleccionar este documento también
veremos su detalle en DETALLE DEL DOCUMENTO.
En la parte de ESTADO DE ATENCION, se detalla en que estado está el trámite del
documento, los estados que se consideraron son “TRAMITE” y “ATENDIDO”. Cuando
recibimos un documento su estado es en TRAMITE, para atenderlo debemos hacer clic en el
botón ATENDER de la parte izquierda.
Si este documento no pasará a otra área como proveído y aca finalizará su atención
entonces debemos hacer clic en GUARDAR para que los cambios que hemos hecho se
almacenen, de otra forma si no queremos guardar los cambios no debemos hacer clic en
GUARDAR(Actualizar) y simplemente seleccionar otro Origen o cerrar la ventana, y los
cambios no se guardarán.
Cuando se necesite enviar un proveído a otra área, entonces debemos hacer clic en
“AGREGAR” de la parte izquierda,y se agregará una linea de Proveido donde podremos
seleccionar el Area a la que será enviado el documento, y también la Acción con la que va.
Si queremos quitar un proveido que hayamos ingresado por error, entonces debemos hacer
clic en QUITAR de la parte izquierda, y confirmar la eliminación del proveido.
Tambien tenemos en la parte superior derecha, una opción que dice CONSULTAR.
➢ DOCUMENTOS EMITIDOS
Al hacer clic en aceptar, nos aparecerá la ventana Mantenimiento de Códigos por Tipo de
Documento. En esta parte debemos agregar haciendo clic en el boton NUEVO, cada uno de
los tipos de documentos que manejemos (Oficios, Cartas, Memorandos, Informes,
Resoluciones, etc.), y también es muy importante agregar el tipo de Documento NRO
ARCHIVO, ya que este nos ayudará a saber el numero correlativo en la parte de
documentos recibidos.
Luego de completada la parte del detalle, debemos seleccionar el Area del Destino,
haciendo clic en el enlace siguiente, entonces nos mostrará una ventana de búsqueda para
seleccionar el área o áreas de destino.
Debemos escribir y se ira filtrando la palabra buscada, para seleccionar varias áreas
debemos marcar el campo FLAG, y luego ACEPTAR.
El área seleccionada se agregará en la parte inferior en DESTINO DE DOCUMENTO, solo
debemos seleccionar la acción con la que se enviará el documento.