STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEUANGAN 

YAYASAN GEDHE NUSANTARA
(GEDHE FOUNDATION)

RUMAH DESA INDONESIA (RDI)
Jl. Puter No. 27 RT 02/03 Desa Pangebatan, Kec. Karanglewas
Kab. Banyumas, Jawa Tengah 53161 Telepon: +62 822 2648 4444
E­Mail: kami@gedhe.or.id | Website: http//gedhe.or.id 

1
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEUANGAN 
YAYASAN GEDHE NUSANTARA
(GEDHE FOUNDATION)

1. Pengantar

SOP (Standard Operating Procedure) Keuangan adalah suatu pedoman tertulis yang
berisi tata cara atau tahapan yang harus dilalui dan dipenuhi dalam suatu proses kerja 
di Yayasan Gedhe Nusantara, selanjutnya disebut Gedhe Foundation.  SOP Keuangan ini 
merupakan rujukan untuk tata kelola keuangan di Gedhe Foundation sebagai lembaga 
pendukung gerakan sosial kerakyatan di Indonesia.

SOP Keuangan ini berisikan sejumlah standar prosedur untuk kegiatan tata kelola 
keuangan di Gedhe Foundation. SOP Keuangan ini dibuat dalam bentuk narasi prosedur 
kegiatan operasional, yang menggambarkan tahapan kegiatan dari awal transaksi 
hingga selesai. Selain itu, ada pedoman akuntansi berisikan proses akuntansi, kebijakan 
akuntansi, sistematika nomor kode akun, jurnal standar, dan format laporan keuangan 
periodik senagai sistem pendukung pengambilan keputusan keuangan dan memandu 
kebijakan pengalokasian sumber daya organisasi secara tepat, efisien, dan efektif.

2. Tujuan SOP Keuangan

Tujuan SOP Keuangan Gedhe Foundation antara lain:
• SOP Keuangan merupakan sumber rujukan baku yang menjadi pedoman tata 
kelola keuangan bagi bagian keuangan dan pembukuan. SOP Keuangan 
memastikan pekerjaan tata kelola keuangan dapat dilaksanakan secara konsisten 
dan menghasilkan output yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
• SOP Keuangan menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja para staf yang 
ditugaskan pada bagian keuangan dan pembukuan.
• Mengurangi waktu orientasi bagi para staf keuangan dan pembukuan yang baru
karena mereka dapat belajar sendiri dari buku pedoman ini.
• Memudahkan untuk melakukan perubahan atau penyesuaian apabila terjadi 
perubahan kebijakan di lemabaga pada masa yang akan datang.

2
3.  Struktur Lembaga 

Struktur organisasi Gedhe Foundation dapat dilihat dari bagan di bawah ini: 

4.  Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas Manajer Keuangan

4.1  Peran Manajer Keuangan
• Peran Strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa lembaga, melalui penyajian Laporan Keuangan secara cepat
dan akurat sesuai dengan Pedoman Standar Akuntansi Keuangan.
• Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui
pembuatan sistem dan prosedur keuangan.
• Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepadapihak 
lain melalui pendistribusian informasi keuangan.

4.2  Tugas Pokok Manajer Keuangan
• Bersama Direktur Eksekutif membuat rencana anggaran untuk kegiatan 
lembaga.
• Melayani kebutuhan keuangan untuk kegiatan operasional lembaga.
• Membuat laporan keuangan lembaga, baik laporan keuangan program maupun 
laporan keuangan kelembagaan.

3
 • Mengkoordinir pekerjaan bagian keuangan dan kasir kas kecil.
• Melakukan tugas­tugas lain yang diberikan oleh Direktur Eksekutif.

4.3  Uraian Tugas Manager Keuangan
• Menyusun SOP Keuangan lembaga.
• Mendesain formulir­formulir keuangan antara lain: formulir bukti kas, formulir
bukti bank, formulir permohonan dan pertanggungjawaban uang muka, formulir
perjalanan dinas, formulir pembayaran gaji, dan formulir keuangan lainnya.
• Menjelaskan fungsi dan tata­cara penggunaan formulir tersebut kepada staf
Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan.
• Membuat Anggaran Tahunan dan Anggaran Proposal bersama Direktur 
Eksekutif.
• Mensupervisi pekerjaan­pekerjaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan, Kasir Kas
Kecil dan Staf Pembukuan.
• Membuat Penggajian untuk staf lembaga.
• Menyusun Laporan Keuangan Program 
• Menyusun Laporan Keuangan Lembaga yang terdiri dari: (1) Laporan Posisi 
Keuangan/Neraca; (2) Laporan Aktivitas; dan (3) Laporan Arus Kas.
• Menyusun Laporan Keuangan untuk Kepentingan Perpajakan.
• Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur Eksekutif mengenai
perkembangan dan posisi keuangan lembaga.
• Memberikan pelatihan mengenai pembukuan dan keuangan kepada mitra kerja.

4.4  Uraian Tugas Staf Keuangan (Finance)
• Menyiapkan Bukti Penerimaan Bank untuk penerimaan dana secara tunai.
• Menyiapkan Bukti Penerimaan Bank untuk penerimaan dana yang masuk ke
rekening Bank (via transfer).
• Menyiapkan Permohonan Permintaan Kebutuhan Dana kepada Direktur 
Eksekutif
• Menyiapkan Bukti Pengeluaran Bank untuk pembayaran secara tunai.
• Meminta tandatangan Bukti Penerimaan Bank dan Bukti Pengeluaran Bank dari
pihak­pihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi.
• Mencatat Bukti Penerimaan Bank dan Bukti Pengeluaran Bank pada Buku Bank.
• Memverifikasi kesesuaian antara bukti pendukung dengan pertanggungjawaban
penggunaan uang muka oleh pengguna (Kasbon).
• Merapikan bukti pendukung baik bukti pendukung internal maupun eksternal.
• Menyerahkan bukti internal (Pengeluaran Bank dan Penerimaan Bank) beserta 

4
 bukti pendukung eksternal kepada Staf Pembukuan.
• Menyiapkan Form Bon Permintaan Uang Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.

4.5  Uraian Tugas Staf Akuntansi (Accounting)
• Membukukan transaksi keuangan lembaga.
• Melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan.
• Mengurus Laporan Pajak lembaga.
• Melakukan pemeriksaan fisik atas barang­barang Inventaris lembaga.
• Mengadministrasikan seluruh dokumen keuangan lembaga berikut
bukti­bukti pendukungnya.
• Membantu Manajer Keuangan untuk membuat Laporan Keuangan

5. Alur Sistem Keuangan

Secara garis besar, sistem keuangan dan akuntansi Gedhe Foundation mencakup lima 
bagian, yaitu sistem perencanaan, penganggaran, tahap penerimaan, tahap pengeluaran 
dan tahap pelaporan. 

Sistem Perencanaan terdiri dari beberapa prosedur:
• Perencanaan Strategis
• Perencanaan Tahunan
• Perencanaan Triwulan

Sistem Penganggaran terdiri dari beberapa prosedur:
• Prosedur Penyusunan Anggaran Tahunan
• Prosedur Penyusunan Proposal
• Prosedur Perubahan/Amandemen MoU dengan Mitra Kerja
• Prosedur Perubahan Anggaran Tahunan
• Prosedur Perubahan/Amandemen MOU ke Lembaga Donor

5
Sistem Penerimaan terdiri dari beberapa prosedur:
• Prosedur Penerimaan Dana via Kas/Cek/Bilyet Giro
• Prosedur Penerimaan Dana via Bank (Transfer)
• Prosedur Penerimaan Barang

Sistem Pengeluaran terdiri dari beberapa prosedur:
a.  Sistem Pengeluaran – Pengelolaan Uang Muka
• Prosedur Pengajuan Uang Muka
• Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka
b.  Sistem Pengeluaran – Pengelolaan Dana Kas Kecil
• Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
• Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
• Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
c.  Sistem Pengeluaran – Pengelolaan Biaya Personil
• Prosedur Perhitungan dan Pembayaran Biaya Personil
d.  Sistem Pengeluaran – Pengadaan Barang/Jasa
• Prosedur Permintaan Pengadaan Barang/Jasa
• Prosedur Pemilihan Penyedia Barang (Supplier)/Jasa
• Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
• Prosedur Pembayaran Barang/Jasa

Tahap Pelaporan terdiri dari beberapa prosedur:
• Prosedur Verifikasi Dokumen
• Proses Akuntansi

6. Prosedur Perencanaan

Perencanaan merupakan tahapan yang sangat penting bila dibandingkan dengan fungsi­
fungsi pengelola organisasi yang lainnya seperti pengorganisasian, pengarahan, dan 
pengawasan.  Dalam perencanaan, pengelola organisasi memutuskan apa yang harus 
dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang akan 
melakukannya. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan 
kondisi di waktu yang akan datang, dimana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan 
akan dilaksanakan pada periode saat rencana itu dibuat.

6
6.1  Perencanaan Strategis
• Rencana Strategis dilakukan sekurang­kurangnya 3 tahun sekali diikuti oleh 
Dewan Pembina, Dewan Pengawas, Dewan Pengurus, dan Direktur Eksekutif.
• Rencana Strategis bertujuan untuk mereview dan merefleksikan latar belakang, 
orientasi dan citra diri lembaga berdasarkan Visi, Misi dan Nilai yang telah 
disepakati; mengkajikekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman terhadap 
lembaga (analisis SWOT); mengkaji isu­isu strategis dan menyusun kerangka 
logis (logical framework) lembaga untuk 3­5 tahun ke depan.

6.2  Perencanaan Tahunan
• Rencana Tahunan disusun berdasarkan Logical Framework yang telah 
dirumuskan dalam Rencana Strategis.
• Rencana Tahunan dilakukan oleh Direktur Eksekutif dan Dewan Pengurus.
• Rencana Tahunan dilakukan untuk merumuskan dan mengesahkan Rencana 
Program dan Rencana Anggaran Tahunan; mengesahkan Laporan Keuangan dan 
Laporan Program; meninjau kembali peraturan atau kebijakan organisasi serta 
membuat keputusan­keputusan penting yang berkaitan dengan keberlangsungan 
organisasi.

6.3  Perencanaan Triwulan
• Rencana Triwulandisusun berdasarkan Rencana Tahunan yang telah dirumuskan 
dalam Rapat Kerja Tahunan.
• Rencana Triwulan disusun oleh Direktur Eksekutif.
• Rencana Triwulan dilakukan untuk memastikan agar seluruh program kerja
tahunan dapat dilakukan tepat waktu dan mencapai sasaran yang telah
ditetapkan.

7.  Prosedur Penganggaran
• Identifikasi kegiatan­kegiatan yang akan dilakukan secara lebih rinci. Kegiatan 
yang dilakukan dalam program harus disesuaikan lebih dahulu dengan tujuan 
(goal), outcome, dan output yang terdapat dalam visi dan misi lembaga.
• Menyiapkan workplan kegiatan yang mengacu pada rencana program. Lembaga 
harus merumuskan rencana anggaran yang seimbang, dimana biaya­biaya yang 
ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumber daya yang ada. Hal ini diperlukan 
untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan 
organisasi dapat tetap beroperasi jika salah satu atau lebih sumber keuangan 
sudah berhenti.

7
• Aturan umum dalam rencana anggaran yakni pendapatan dapat bersumber dari
masyarakat, lembaga donor atau sumber lain yang sah, sesuai dengan yang 
diatur dalam AD dan pengeluaran terdiri dari biaya program dan biaya
operasional (overhead). Setiap item biaya dibuat sedetail mungkin misalnya 
berapa orang yang terlibat, berapa unit, berapa jam/hari, dsb.
• Dalam perencanaan anggaran harus mengefisiensikan biaya operasional atau 
biaya overhead untuk mendukung tercapainya tujuan program yang telah 
ditetapkan sebelumnya. Biaya operasional atau biaya overhead tidak boleh lebih
besar dari biaya program.
• Pada setiap triwulan, akhir tahun dan pada akhir periode kegiatan, laporan 
realisasi anggaran harus selalu diperbaharui dengan aktualisasi penerimaan dan 
pengeluaran. Dengan membandingkan antara rencana anggaran dengan 
realisasi, pengelola organisasi akan mengetahui apakah program tersebut 
beroperasi sesuai dengan rencana atau tidak, termasuk di mana keperluan 
pemotongan biaya dan pengembangan sumber penerimaan.

Prosedur Penganggaran
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Mengindentifikasi kegiatan­kegiatan  Direktur Eksekutif,  Alur 
yang akan dilakukan dalam tahun  Manajer Program Kegiatan
tersebut.
2. Menyusun Alur Kegiatan (Time Frame) Direktur Eksekutif,  Alur 
berdasarkan Log­Frame yang telah  Manajer Program Kegiatan
dirumuskan dalam Rapat Perencanaan 
Strategis.
3. Menyusun Satuan Kegiatan (SK) yang  Direktur Eksekutif,  Satuan 
mencakup antara lain: jumlah orang  Manajer Program Kerja
yang terlibat dalam kegiatan, volume 
kegiatan, sasaran kegiatan, jumlah 
hari/jam, lokasi kegiatan,dll, secara
detail.
4. Menyusun Rincian Anggaran Biaya  Manajer Keuangan RAB
(RAB) berdasarkan item kegiatan yang 
sudah ditentukan pada nomor 3
5. Membahas Satuan Kegiatan (SK) dan  Direktur Eksekutif  SK, RAB 
Rincian Anggaran Biaya (RAB dan Manajer  dan Alur 
Keuangan Kegiatan
6. Mengajukan Satuan Kegiatan (SK) dan  Direktur Eksekutif  SK, RAB 

8
 Rincian Anggaran Biaya (RAB) untuk  dan Dewan  dan Alur 
mendapatkan persetujuan dari Dewan  Pengurus Kegiatan
Pengurus
7. Mereview Satuan Kegiatan (SK) dan  Direktur Eksekutif  SK, RAB 
Rincian Anggaran Biaya (RAB)  dan Manajer  dan Alur 
berdasarkan masukan dari Keuangan Kegiatan
Dewan Pengurus
8. Menyetujui Satuan Kegiatan (SK) dan  Direktur Eksekutif  SK, RAB 
Rincian Anggaran Biaya (RAB) dan Manajer  dan Alur 
Keuangan Kegiatan 
disetujui
9. Menerima, menggandakan dan  Direktur Eksekutif  SK, RAB 
mengarsip SK, RAB dan Time Frame  dan Manajer  dan Alur 
yang telah disetujui Dewan Pengurus  Keuangan Kegiatan 
dan Direktur Eksekutif. Selanjutnya  disetujui
copy SK, RAB dan Time Frame untuk
diserahkan ke Manajer Program dan 
Manajer Keuangan
10. Menyusun Proyeksi Arus Kas (PAK)  Manajer Keuangan Proyeksi 
lengkap dengan Proyeksi Penerimaan  Arus Kas 
berdasarkan SK dan RAB yang telah  (PAK)
disetujui.

8.   Prosedur Penerimaan

• Untuk menampung dana­dana lembaga, perlu dibuka rekening bank dalam 
bentuk Rekening yang ditandatangani oleh dua orang atau lebih,  Direktur 
Eksekutif dan Manajer Keuangan.
• Untuk menampung dana program/proyek yang berasal dari lembaga donor 
(penyandang dana), setiap lembaga donor dibuatkan rekening bank tersendiri 
yang terpisah dari rekening bank lembaga donor lainnya untuk memudahkan 
identifikasi penerimaan dan pengeluaran biaya program dari masing­masing 
program.
• Adapun jumlah rekening bank yang dibuka tergantung kebutuhan lembaga 
dengan memperhatikan asas efisiensi dan kemanfaatannya.
• Seluruh penerimaan tunai wajib dibuatkan bukti penerimaan berupa Kwitansi
Penerimaan dan diserahkan/dikirimkan kepada pihak Pengirim Dana.
• Seluruh penerimaan dana dari Lembaga Donor dan Donatur Lainnya wajib 
dibuatkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan Ucapan Terima Kasih yang 
ditandatangani Direktur Eksekutif.

9
• Setiap penerimaan dana dari Lembaga Donor dan Donatur Lainnya harus disetor 
ke rekening bank yang telah dibentuk sesuai dengan peruntukkannya.
• Seluruh penerimaan uang tunai harus disetor ke Rekening Bank lembaga 
selambat­lambatnya pada keesokan harinya.
• Pada saat penyetoran ke bank, wajib dibuatkan Bukti Penerimaan Bank dengan 
melampirkan Slip Setoran Bank dan Kwitansi Penerimaan dan dicatat pada Buku
Bank hari itu juga.

Penerimaan Via Kas/Cek/Bilyet Giro
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Menerima uang tunai dari sisa uang  Staf Keuangan Tanda 
muka (dari Staf Keuangan Prosedur  Terima
Pertanggungjawaban Uang Muka) dan 
uang tunai dari iuran anggota,
sumbangan/kontribusi, hasil penjualan 
dan penerimaan lainnya dari pihak luar 
maupun pihak internal
2. Membuat tanda terima uang  Staf Keuangan Tanda 
tunai/cek/bilyet Staf Keuangan Terima
giro dalam rangkap 2 (dua), satu untuk 
pihak yang membayar/pemberi uang 
dan satu untuk arsip Bagian Keuangan
3. Menyiapkan Slip Setoran (deposit  Staf Keuangan Slip 
form) dan Staf Keuangan Bukti  Setoran, 
Penerimaan Bank dan mencatat Bukti
penerimaan uang tersebut dalam Buku  Penerimaan 
Bank pada hari itu juga. Bank
dan Buku 
Bank
4. Menyetorkan penerimaan tunai  Staf Keuangan Slip Setoran
tersebut ke Staf Keuangan
rekening bank lembaga paling lambat
keesokan harinya.
5. Menyerahkan Bukti Penerimaan Bank,  Staf Keuangan Slip 
Slip Staf Keuangan Setoran dan  Setoran, 
dokumen pendukung lainnya ke Pejabat  Bukti
berwenang untuk diotorisasi. Penerimaan 
Bank
dan Buku 
Bank

10
6. Menerima dan menandatangani Bukti Pejabat Berwenang Bukti 
Penerimaan Bank dari Staf Keuangan. Penerimaan
Bank, Slip 
Setoran
dan 
Dokumen
Pendukung
lainnya.
7. Menyerahkan Bukti Penerimaan Bank,  Staf Keuangan Bukti 
Slip Staf Keuangan Setoran (deposit  Penerimaan
form) beserta dokumen pendukung  Bank, Slip 
lainnya yang telah ditandatangani Setoran
pejabat berwenang ke bagian akuntansi  dan 
untuk dibukukan dalam Program  Dokumen
Akuntansi. Pendukung
lainnya.
8. Menerima dan membukukan Bukti Manajer Keuangan Voucher 
Staf Akuntansi Penerimaan Bank  Jurnal
tersebut ke Program Akuntansi serta 
mengarsipkan seluruh bukti­bukti 
penerimaan tersebut ke file keuangan.
Penerimaan Via Transfer
1. Memeriksa rekening koran bank setelah Staf Keuangan Rekening
memperoleh informasi atau copy bukti  Koran/Copy
transfer/copy nota kredit bank dari 
Lembaga Donor dan dari donatur 
lainnya 
2. Menyiapkan Bukti Penerimaan Bank  Staf Keuangan Bukti
(BPnB)  Penerimaan
Bank
3. Menerima, menandatangani BPnB dan  Manajer Keuangan  Surat 
membuat Surat Konfirmasi Penerimaan  dan Direktur  Konfirmasi
Dana (SKPD). SKPD dikirimkan ke  Eksekutif Penerimaan
Lembaga Donor/donatur, sedangkan  Dana, Bukti
BPnB dikembalikan ke Staf Keuangan  Penerimaan
Bank
4. Mencatat Bukti Penerimaan Bank ke  Staf Keuangan Buku Bank
Buku Bank. 
5. Menerima dan membukukan Bukti  Manajer Keuangan Voucher 
Penerimaan Bank tersebut ke Program  Jurnal
Akuntansi serta mengarsipkan seluruh 
bukti­bukti penerimaan tersebut ke file 

11
 keuangan. 
Penerimaan Barang
1. Memeriksa barang dan tanda terima  Staf Admin Tanda 
barang dari pengirim barang Terima
Barang
2. Menandatangani tanda terima barang  Staf Admin Tanda 
apabila jumlah barang telah sesuai  Terima
dengan tanda terima barang (kecuali  Barang
barang yang dibeli dari prosedur
pengadaan barang
3. Menerima, mencatat barang dan  Staf Admin Buku Stok
menyimpan ke tempat penyimpanan
4. Mencatat bukti transaksi ke program  Staf Keuangan Voucher 
akuntansi Jurnal
dan mengarsipkan seluruh bukti 
transaksi ke file
keuangan

9.  Prosedur Pengeluaran

• Semua pengeluaran uang, kecuali untuk pengeluaran­pengeluaran kecil yang
dilakukan melalui kas kecil, harus dilakukan dengan menggunakan Cek/Bilyet
Giro/Formulir Penarikan (withdrawal form)/Aplikasi Transfer (transfer 
application) dan didukung oleh Bukti Pengeluran Bank dan bukti pendukung 
lainnya yang telah disetujui pejabat berwenang.
• Semua Cek/Bilyet Giro/Formulir Penarikan (withdrawal form)/Aplikasi Transfer
(transfer application) yang dikeluarkan harus ditandatangani minimal oleh dua 
orang yang diberi wewenang untuk hal tersebut.
• Bagian keuangan tidak diperkenankan mengeluarkan uang/membuka 
Cek/BilyetGiro/Formulir Penarikan (withdrawal form)/Aplikasi Transfer 
(transfer application) tanpa otorisasi pejabat yang berwenang.
• Cek/Bilyet Giro yang masuk, batal atau yang ditunda pembayarannya harus 
disimpan untuk kepentingan lembaga
• Semua dokumen pembayaran harus dicap ”LUNAS” disertai tanggal pembayaran 
setelah pembayaran dilakukan atau harus diparaf oleh pejabat berwenang.
• Pada setiap akhir bulan bagian akuntansi akan membuat rekonsiliasi bank.

9.1  Sistem Pengeluaran­Pengelolaan Uang Muka (Kasbon)

• Seluruh pengajuan uang muka kegiatan wajib dilengkapi anggaran yang telah
disetujui Direktur Eksekutif.
• Pengajuan uang muka harus sudah diterima Bagian Keuangan paling lambat 1

12
 (satu) minggu sebelum kegiatan dimulai.
• Pembayaran Uang Muka dilakukan melalui penyerahan uang tunai ke pemegang
uang muka atau transfer bank atau ke rekening Pemohon.
• Uang muka hanya diberlakukan untuk biaya­biaya yang harus dibayar dilokasi
kegiatan. Biaya­biaya yang dapat diterbitkan tagihan/invoicenya dari pihak 
ketiga akan dibayarkan langsung oleh Bagian Keuangan melalui transfer ke 
rekening pihak ketiga.
• Pertanggungjawaban uang muka wajib dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari
setelah kegiatan berakhir dengan melampirkan bukti pendukung eksternal.
• Kelebihan uang muka agar segera disetor ke rekening Bank lembaga atau 
diserahkan ke Bagian Keuangan lembaga.
• Kekurangan uang muka agar segera dibayarkan Bagian Keuangan kepada 
Pemohon setelah Laporan Pertanggungjawaban direview Staf Pembukuan.
• Pengajuan uang muka berikutnya untuk proyek yang sama tidak dapat 
diterbitkan bila uang muka sebelumnya belum dipertanggungjawabkan.
• Realisasi biaya setiap kegiatan bisa overspend atau underspend sesuai bukti
transaksi dalam satu program tetapi secara keseluruhan satu program tidak 
boleh melampaui anggaran.

Prosedur Pengajuan Uang Muka
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Mengisi Bon Permintaan Uang (BPU)  Orang/Bagian  BPU dan 
dan mengajukan kepada Manajer  yang RBO
Keuangan dengan melampirkan  membutuhkan
Rencana Biaya Operasional (RBO) dan 
Dokumen Pendukung Lainnya. 
2. Mereview Permohonan Permintaan  Manajer  BPU dan 
Uang Muka tersebut berdasarkan  Keuangan dan  RBO
Anggaran Tahunan. Bila tidak setuju,  Direktur Eksekutif
dikembalikan ke Manajer Program 
untuk direvisi 
3. Menyetujui Permohonan Pembayaran  Direktur Eksekutif BPU dan 
dan meneruskan ke Staf Keuangan  RBO
4. Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran  Staf Keuangan Cek, Bukti
Bank yang dilampiri BPU, RAB dan  Pengeluaran
dokumen pendukung lainnya,  Bank, BPU 
menyerahkan ke Pejabat Berwenang  dan
untuk ditandatangani dan mencatat  RBO
transaksi tersebut di Buku Bank 
pada hari itu juga 
5. Menandatangani Cek dan Bukti  Pejabat  Cek
Pengeluaran Bank dan mengembalikan  Berwenang  ditandatanga

13
 ke Staf Keuangan  ni
6. Memfotocopy Cek, mencairkan cek ke  Staf Keuangan Bukti 
Bank dan mentransfer dana tersebut ke  Transfer
rekening Pemohon. 
7. Menerima dan membukukan Bukti Manajer  Voucher 
Staf Akuntansi Penerimaan Bank  Keuangan Jurnal
tersebut ke Program Akuntansi serta 
mengarsipkan seluruh bukti­bukti 
penerimaan tersebut ke file keuangan.
Pertanggungjawaban Uang Muka
1. Menyiapkan pertanggungjawaban uang  Pemegang Uang  Pertanggungj
muka  dengan melampirkan bukti  Muka  awaban 
pendukung eksternal dan menyerahkan  Uang Muka 
ke Staf Pembukuan untuk diverifikasi.  dan Bukti 
Pendukung
Eksternal
2. Memverifikasi kesesuaian Bukti  Staf Keuangan Pertanggungj
Pendukung Eksternal dengan  awaban 
Pertanggungjawaban Uang  Uang Muka 
Muka.  dan Bukti 
Pendukung
Eksternal
3. Memberi persetujuan atas  Manajer  Pertanggungj
Pertanggungjawaban Uang Muka  Keuangan dan  awaban 
tersebut apabila telah sesuai dengan  Direktur Eksekutif Uang Muka 
standar bukti keuangan dan  dan Bukti 
menyerahkan kembali ke Staf  Pendukung
Akuntansi untuk dibukukan dalam  Eksternal
Program Akuntansi. 
4. Memberi persetujuan atas  Staf Keuangan Voucher 
Pertanggungjawaban Uang Muka  Jurnal
tersebut apabila telah sesuai dengan 
standar bukti keuangan dan 
menyerahkan kembali ke Staf 
Akuntansi untuk dibukukan dalam 
Program Akuntansi. 
5. Bila PJUM < UM, meminta Pemegang  Staf Keuangan Tanda Terima 
Uang Muka untuk mengembalikan Sisa  Uang
Uang Muka tersebut 
6. Menyiapkan Slip Setoran (deposit  Staf Keuangan Slip Setoran, 
form) dan Bukti Penerimaan Bank dan  Bukti
Mencatat Penerimaan Sisa Uang Muka  Penerimaan 

14
 tersebut pada Buku Bank pada hari itu  Bank dan 
juga.  Buku Bank
7. Menyetor Sisa Uang Muka tersebut ke  Staf Keuangan Slip Setoran
Rekening Bank Lembaga paling lama 
pada keesokan harinya 
8. Bila PJUM > UM, siapkan BPU, Bukti  Staf Keuangan Cek, Bukti
Pengeluaran Bank dan Cek dan  Pengeluaran 
mengajukan ke Pejabat Berwenang  Bank dan 
untuk ditandatangani. Catat transaksi  Buku Bank
pengeluaran tersebut pada Buku Bank 
pada hari itu juga. 
9. Menandatangani Cek dan Buku  Pejabat  Cek dan 
Pengeluaran Bank dan mengembalikan  Berwenang Bukti
ke Staf Keuangan  Pengeluaran 
Bank
10. Memfotocopy Cek, mencairkan cek ke  Staf Keuangan Cek, Bukti 
Bank, mentransfer ke rekening  Transfer
Pemohon, serta meneruskan Bukti  dan Bukti
Pengeluaran Bank dan Dokumen  Pengeluaran 
Pendukungnya ke Staf Akuntansi  bank
11. Menerima Bukti Pengeluaran Bank dan  Manajer  Voucher 
dokumen pendukungnya dari Staf  Keuangan Jurnal
Keuangan, mencatat ke program 
akuntansi dan mengarsipkan ke file 
keuangan 

9.2  Sistem Pengeluaran­Pengelolaan Dana Kas Kecil (Petty Cash)

• Untuk mengurangi kesalahan dalam pengeluaran kas yang tidak terlalu besar, 
maka dibentuklah kas kecil (petty cash) dengan sistem dana tetap (imprest),
untuk pengeluaran rutin dibawah jumlah tertentu. Dana kas kecil akan dipegang
oleh pemegang kas kecil (kasir kas kecil) yang bertanggungjawab atas dana
tersebut.
• Besarnya Dana Kas Kecil diusahkan cukup untuk memenuhi kebutuhan
pengeluaran rutin kantor selama sebulan dan ditetapkan melalui Keputusan
Direktur Eksekutif atau melalui Keputusan Rapat Staf (Notulen Rapat Staf).
• Setiap pengeluaran kas kecil harus didukung dengan Bukti Pengeluaran Kas 
Kecil yang disetujui oleh pejabat yang berwenang dan disertai dengan bukti
• pembayaran lainnya serta dicatat dalam Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil.
• Pertanggungjawaban Bon Sementara (Kas Bon) dilakukan paling lama 3 hari 
dari tanggal pengajuan Bon Sementara (Kas Bon).
• Semua dokumen pembayaran harus dicap ”LUNAS” disertai tanggal pembayaran 

15
 setelah pembayaran dilakukan.
• Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan pada saat dana kas kecil menipis. 
Pengisian kembali sebesar jumlah pengeluaran kas kecil yang dilakukan dengan
menggunakan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil sebagai dasar untuk pembuatan
Bukti Pengeluaran Bank.
• Perhitungan dana kas kecil (cash opname) secara tiba­tiba akan dilakukan oleh
Manajer Keuangan untuk memeriksa pertanggungjawaban pemegang dana kas
kecil.

Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Menyiapkan Surat Keputusan  Staf Admin Surat 
Pembentukan Kas Kecil Kantor dan  Keputusan
meminta persetujuan Direktur Eksekutif  Pembentukan 
Kas Kecil 
Kantor
2. Mereview dan menyetujui Surat  Direktur Surat 
Keputusan Pembentukan Kas Kecil  Eksekutif Keputusan
Kantor dan mengembalikan ke Manajer  Pembentukan 
Kantor  Kas Kecil 
Kantor
disetujui
3. Menyerahkan Surat Keputusan  Manajer  Surat 
Pembentukan Kas Kecil Kantor ke  Keuangan Keputusan
Manajer Keuangan  Pembentukan 
Kas Kecil 
Kantor
disetujui
4. Menyiapkan Bon Permintaan Uang  Staf Keuangan BPU, Bukti
(BPU), Bukti Pengeluaran Bank, Cek  Pengeluaran 
dan meminta tanda tangan Pejabat  Bank, Cek
Berwenang 
5. Menandatangani Cek dan  Pejabat  Cek
mengembalikan ke Staf Keuangan  Berwenang  ditandatangan
i
6. Memfotocopy Cek, mencairkan cek ke  Staf Keuangan Bukti Transfer
Bank dan mentransfer dana tersebut ke 
rekening Pemohon. 
7. Memfotokopi Cek, mencairkan cek ke  Staf Keuangan Cek dan Bukti
bank, menyerahkan Dana Kas Kecil ke  Pengeluaran 
Pemegang Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)  Bank
dan menyerahkan Bukti Pengeluaran 

16
 Bank dan Dokumen Pendukungnya
ke Staf Akuntansi
8. Menerima Dana Kas Kecil dari Staf  Staf Keuangan Bukti 
Keuangan, Kasir Kas, Menyiapkan Bukti  Penerimaan
Penerimaan Kas Kecil dan Kecil Kas Kecil dan
mencatat penerimaan dana tersebut  Ikhtisar
pada Iktisar Pengeluaran Pengeluaran  Pengeluaran 
Kas Kecil. Kas Kecil
9. Menerima Bukti Pengeluaran Bank dari  Manajer  Voucher Jurnal
Staf Keuangan, membukukan transaksi  Keuangan
tersebut ke program akuntansi dan 
mengarsipkan bukti transaksi tersebut 
ke file keuangan.
Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
1. Orang yang membutuhkan meminta  Peminta Uang Bon 
uang kepada Kasir Kas Kecil dengan  Sementara 
mengisi Bon Sementara atau  atau bukti 
menyerahkan bukti pengeluaran dan pengeluaran
dokumen pendukung lainnya.  dan dokumen
pendukung 
lainnya.
2. Memeriksa kebenaran/keabsahan Bon  Staf Keuangan Bon 
Sementara atau Bukti Pengeluaran dan  Sementara 
Dokumen Pendukung Lainnya dari  atau Bukti 
Peminta Uang.  Pengeluaran
dan Dokumen
Pendukung 
Lainnya.
3. Meminta persetujuan Manajer  Staf Keuangan  Bon 
Keuangan atau Direktur Eksekutif jika  Sementara 
ada pengeluaran­ pengeluaran yang  atau Bukti 
memerlukan persetujuan lebih lanjut.  Pengeluaran
dan Dokumen
Pendukung 
Lainnya
4. Mereview dan menyetujui pengeluaran­ Manajer  Bon 
pengeluaran yang diajukan Kasir Kas  Keuangan atau Sementara 
Kecil.  Direktur  atau Bukti 
Eksekutif Pengeluaran
dan Dokumen
Pendukung 
Lainnya.

17
5. Menyiapkan Bukti Pengeluaran Kas  Staf Keuangan Bukti 
Kecil dan menyerahkan uang kepada  Pengeluaran 
Peminta Uang. Kas Kecil
6. Menyiapkan Slip Setoran (deposit  Staf Keuangan Slip Setoran, 
form) dan Bukti Penerimaan Bank dan  Bukti
Mencatat Penerimaan Sisa Uang Muka  Penerimaan 
tersebut pada Buku Bank pada hari itu  Bank dan 
juga.  Buku Bank
7. Menerima uang dari Kasir Kas Kecil dan Peminta Uang Bukti 
membubuhkan tanda tangan pada  Pengeluaran 
Bukti Pengeluaran Kas Kecil kolom  Kas Kecil
Penerima.
8. Jika pengeluaran tersebut dilakukan  Staf Keuangan Bon 
dalam bentuk Bon Sementara (Kas  Sementara 
Bon), maka simpan Bon Sementara  (Kas Bon)
tersebut sampai Peminta Uang
mempertanggungjawabkan penggunaan 
uang tersebut.
9. Setelah melakukan transaksi, Bon  Peminta Uang Bon 
Pengeluaran (kwitansi/nota/bukti  Pengeluaran
lainnya) dan uang sisa uang (bila ada)  (kwitansi/nota
langsung dipertanggungjawabkan /bukti lainnya 
kepada pemegang kas kecil (kasir kas  dan sisa uang
kecil). (bila ada)
10. Menerima Bon Pengeluaran  Staf Keuangan Bon­Bon 
(kwitansi/nota/bukti transaksi lainnya)  Pengeluaran
dan sisa uang (bila ada) dari Peminta  (kwitansi/nota
Uang. Memeriksa ulang Bon  /bukti lainnya 
Pengeluaran tersebut, menghitung  dan sisa uang
jumlah uang pengembalian (bila ada)  (bila ada)
serta mencocokan dengan Bon
Sementara dan memberi tanda 
“LUNAS“ pada Bon­Bon Pengeluaran 
tersebut.
11. Menyiapkan Bukti Pengeluaran Kas  Staf Keuangan  Bukti 
Kecil untuk pengeluaran tersebut,  dan Peminta  Pengeluaran 
meminta orang yang menerima uang  Uang Kas Kecil dan 
tersebut untuk tanda tangan pada Bukti  Ikhtisar 
Pengeluaran Kas Kecil kolom penerima,  Pengeluaran 
kemudian mencatat Bukti Pengeluaran  Kas Kecil
Kas tersebut pada Ikhtisar Pengeluaran 
Kas Kecil pada hari itu juga.

18
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
1. Bila dana kas kecil sudah menipis, Kasir  Staf Keuangan BPU, Ikhtisar
Kas Kecil mengajukan permintaan  Pengeluaran 
pengisian kembali atas pengeluaran­ Kas Kecil, 
pengeluaran yang telah dilakukan,  Bukti
dengan menyerahkan Ikhtisar  Pengeluaran 
Pengeluaran Kas Kecil beserta Bukti  Kas Kecil dan 
Pengeluaran Kas Kecil dan dokumen  dokumen
pendukungnya kepada Staf Keuangan  pendukungnya
2 Menerima BPU, Ikhtisar Pengeluaran  Staf Keuangan BPU, Ikhtisar
Kas Kecil, Bukti Pengeluaran Kas Kecil  Pengeluaran 
dan dokumen pendukungnya dari Kasir  Kas
Kas Kecil, memeriksa ulang  Kecil, Bukti
kelengkapan/kebenaran dokumennya  Pengeluaran 
dan mengajukan ke Direktur Eksekutif  Kas Kecil
untuk direview.  dan dokumen
pendukungnya
3 Mereview Bukti Pengeluaran Kas Kecil  Direktur  Bukti 
dan Dokumen Pendukung lainnya  Eksekutif Pengeluaran 
Kas Kecil 
disetujui
4 Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran  Staf Keuangan Cek, Bukti
Bank dan mengajukan ke Pejabat  Pengeluaran 
Berwenang untuk ditandatangani dan  Bank
mencatat Pengeluaran Bank tersebut 
pada Buku Bank pada hari itu juga. 
5 Cek dan Bukti Pengeluaran Bank  Pejabat  Cek , Bukti
diajukan ke Pejabat Berwenang untuk  Berwenang Pengeluaran 
ditandatangani.  Bank dan 
Dokumen
pendukungnya
6 Memfotocopy Cek, Mencairkan Cek ke  Staf Keuangan Cek dan Bukti
Bank dan menyerahkan uangnya  Pengeluaran 
kepada Kasir Kas Kecil. Minta Kasir Kas  Bank
Kecil tanda tangan pada Bukti 
Pengeluaran Bank kolom Penerima. 
7 Menerima uang dari Staf Keuangan dan  Staf Keuangan Bukti 
mencatat penerimaan uang tersebut  Penerimaan 
pada Bukti Penerimaan Kas dan Ikhtisar  Kas dan 
Pengeluaran Kas Kecil pada hari itu  Ikhtisar
juga.  Pengeluaran 
Kas Kecil

19
 8 Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen  Staf Keuangan Bukti 
Pendukungnya selanjutnya diserahkan  Pengeluaran
ke Staf Akuntansi untuk dibukukan  dan Dokumen
dalam Program akuntansi.  pendukungnya
9 Menerima Bukti Pengeluaran Bank dan  Manajer  Voucher Jurnal
Dokumen Pendukungnya dari Staf  Keuangan
Keuangan, membukukan dalam 
program akuntansi dan mengarsipkan 
bukti transaksi tersebut ke file 
keuangan 

9.3 Sistem Pengeluaran­Pengelolaan Biaya Personil

• Struktur gaji dan honor masing­masing staf ditetapkan dalam Surat Perjanjian
Kerja (SPK) yang ditandatangani oleh Direktur Eksekutif dan Staf yang
bersangkutan.
• Tanggal penggajian adalah setiap tanggal 25 dalam bulan. Apabila tanggal 25
jatuh pada hari Sabtu/Minggu, maka penggajian dilakukan pada tanggal 23 atau
24. Apabila tanggal 25 jatuh pada hari libur, maka penggajian dilakukan pada
tanggal 24.
• Pembayaran gaji dan honor dilakukan melalui transaksi kas maupun transfer ke 
rekening bank masing­masing staf.

Prosedur Penggajian Staf 
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Tiga hari sebelum tanggal penggajian,  Manajer  Daftar Gaji 
Manajer Keuangan membuat Daftar  Keuangan dan Honor, 
Gaji dan Honor beserta Slip Gaji yang  serta Slip Gaji
memuat perhitungan gaji dan  dan Honor
tunjangan (jika ada) dan potongan­
potongan yang diperkenankan seperti 
PPh 21 dan potongan lain­lain, beserta 
nomor rekening bank masing­ 
masing staf. Daftar Gaji dan Honor dan 
Slip Gaji dan Honor selanjutnya 
diserahkan ke Direktur 
Eksekutif untuk direview. 
2. Mereview Daftar Gaji dan Honor dan  Direktur Daftar Gaji 
menyerahkan kembali ke Manajer  Eksekutif dan Honor
Keuangan  direview
disetujui
3. Daftar Gaji dan Honor yang telah  Manajer  Daftar Gaji 

20
 direview diserahkan ke Staf Keuangan  Keuangan dan Honor
untuk dibuatkan Cek.  yang telah 
direview,
Standing 
Instruction
ke Bank dan 
Slip Gaji
dan Honor.
4. Menyiapkan BPU, Bukti Pengeluaran  Staf Keuangan Cek, BPU, 
Bank dan Cek untuk ditandatangani  Bukti
Pejabat Berwenang dan mencatat Bukti  Pengeluaran 
Pengeluaran Bank tersebut pada Buku  Bank, Daftar 
Bank hari itu juga.  Gaji dan
Honor, 
Standing
Instruction 
dan Slip Gaji 
dan Honor.
5. Cek dan Bukti Pengeluaran Bank,  Pejabat  Cek, BPU, 
Standing Instruction beserta dokumen  Berwenang  Bukti
pendukungnya diajukan ke Pejabat  Pengeluaran 
Berwenang untuk ditandatangani.  Bank,
Daftar Gaji 
dan Honor
dan Standing
Instruction
6. Memfotocopy Cek dan Mencairkan Cek  Staf Keuangan Cek dan 
ke Bank dengan membawa Cek dan  Standing
Standing Instruction yang sudah  Instruction
ditandatangani pejabat berwenang. 
7. Setelah Cek diserahkan ke Bank, Slip  Staf Keuangan Slip Gaji
Gaji masing­masing staf dimasukan ke 
dalam amplop dan diserahkan ke staf 
yang bersangkutan sebagai tanda bukti. 

8. Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen  Staf Keuangan Bukti 

Pendukungnya diserahkan ke Staf  Pengeluaran
Akuntansi untuk dibukukan dalam  Bank dan 
Program akuntansi.  Dokumen
Pendukungnya
9. Menerima Bukti Pengeluaran Bank dan  Manajer  Voucher Jurnal
Dokumen Pendukungnya, membukukan  Keuangan
dalam program akuntansi dan 

21
 mengarsipkan bukti transaksi tersebut 
ke file keuangan 

9.4  Sistem Pengeluaran­Pengadaan Barang/Jasa

• Semua permintaan pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan Rencana
Anggaran Biaya yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Semua permintaan pengadaan barang/jasa yang tidak ada anggarannya, harus
mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Eksekutif dan Dewan 
Pengurus.
• Semua permintaan pengadaan barang/jasa dilakukan setelah ada Permintaan
Pembelian dan Order Pembelian yang ditandatangani oleh Direktur Eksekutif.
• Pengadaan barang dilakukan dengan membandingkan 2–3 penyedia barang/jasa
(supplier/vendor).
• Orang/bagian yang meminta, bertanggungjawab untuk memeriksa spesifikasi
teknis dan kualitas dari barang yang dibeli tersebut.
• Setiap barang yang dibeli diberi nomor kode untuk memudahkan 
indentifikasinya dan untuk memudahkan pelaksanaan penghitungan fisik secara 
periodik.
• Setiap barang yang dibeli akan dicatat dalam Buktu Daftar Inventaris yang
berisikan data harga perolehan, biaya perbaikan, penyusutan dan sebagainya. 
Sedangkan untuk perlengkapan kantor, akan dicatat dalam kartu stok yang akan
digunakan untuk mengontrol pemakaian perlengkapan kantor tersebut.
• Suatu kebijakan akan ditetapkan menejemen untuk membedakan antara 
pengeluaran­pengeluaran modal yang akan dikapitalisir dan pengeluaran­
pengeluaran biaya yang akan dibebankan sebagai biaya operasional.
• Perhitungan fisik barang inventaris harus dilakukan sekurang­kurangnya satu 
kali dalam setahun untuk memeriksa kondisi fisik barang yang bersangkutan 
dansebagai dasar untuk menghapuskan barang inventaris yang hilang atau yang 
tidak dapat digunakan lagi.

Prosedur Permintaan Barang/Jasa
No Uraian Pelaksana Formulir
1. Mengisi Form Permintaan Pengadaan  Staf Admin/  Form 
Barang/Jasa dan mengajukan ke  Bagian Permintaan
Direktur Eksekutif, tembusan yang meminta Pengadaan
disampaikan ke Manajer Kantor dan  Barang/Jasa
Manajer Keuangan.
2. Mereview dan menyetujui Permintaan  Direktur Permintaan
Pengadaan berdasarkan Anggaran  Eksekutif Pengadaan
Tahunan atau sesuai kebutuhan  Barang/Jasa
mendesak di luar Anggaran serta disetujui

22
 menyerahkan ke Manajer Keuangan
3. Menerima Permintaan Pengadaan yang  Manajer  Permintaan
disetujui Direktur Eksekutif dan  Keuangan Pengadaan
membandingkan dengan Anggaran  disetujui
Tahunan
4. Memberikan catatan dalam Permintaan  Manajer  Permintaan
Pengadaan sesuai dengan database  Keuangan Pengadaan
pengadaan barang di bagian Keuangan  disetujui
dan meneruskan ke Manajer Kantor 
untuk dilakukan pemilihan Penyedia 
Barang/Jasa
Prosedur Pemilihan Penyedia Barang (Supplier) 
1. Menyiapkan surat permintaan  Staf Admin Surat 
penawaran harga kepada beberapa  Permintaan
penyedia barang/jasa berdasarkan  Penawaran 
permintaan pengadaan sebelumnya,  Harga
dan menyerahkan ke Direktur Eksekutif 

2. Menandatangani Surat Permintaan  Direktur  Surat 

Penawaran Harga dan mengembalikan  Eksekutif Permintaan
ke Manajer Kantor  Penawaran 
Harga
disetujui
3. Mengirimkan Surat Permintaan  Staf Admin Surat 
Penawaran Harga ke beberapa  Permintaan
Supplier /Vendor  Penawaran 
Harga
disetujui
4. Menerima Surat Penawaran Harga dari  Staf Admin Surat 
beberapa Supplier /Vendor  Penawaran
Harga
5. Mengadakan seleksi Supplier/Vendor  Direktur  Berita Acara
dan menyusun Berita Acara Pemilihan  Eksekutif, Pemilihan
Supplier/Vendor berdasarkan  Manajer  Supplier/Vend
kebutuhan dan spesifikasi barang  Program, or
Manajer Kantor
dan Manajer
Keuangan
6. Menandatangani Berita Acara  Direktur  Berita Acara
Pemilihan Supplier/Vendor Eksekutif Pemilihan
Supplier/Vend
or

23
 disetujui
7. Menerima Berita Acara Pemilihan  Staf Admin Berita Acara
Supplier yang telah disetujui dan  Pemilihan
menyiapkan Pengadaan Barang Supplier
Prosedur Pengadaan Barang
1. Menyiapkan Order Pembelian Barang  Staf Admin Order 
berdasarkan Surat Penawaran Harga  Pembelian
dari Supplier/Vendor terpilih dan Berita 
Acara Pemilihan Suppplier/Vendor yang 
disetujui pejabat berwenang 
2 Menandatangani Order Pembelian dan  Direktur  Order 
mengembalikan ke Manajer Kantor  Eksekutif  Pembelian
disetujui
3 Mengirimkan Order Pembelian yang  Staf Admin  Order 
sudah disetujui ke Supplier/Vendor,  Pembelian
tembusannya disampaikan Manajer  disetujui
Keuangan dan Bagian/Orang yang 
membutuhkan. 
4 Menerima barang dan invoice dari  Staf Admin dan  Barang, Surat 
Supplier/Vendor dan membandingkan  orang yang  Jalan atau 
barang dengan arsip Order Pembelian.  membutuhkan Tanda Terima
Apabila tidak sesuai, barang  Barang, dan 
dikembalikan ke Supplier /Vendor  Invoice.
5 Menyerahkan barang ke Pengguna dan  Staf Admin Invoice, Surat
menyimpan stock ke gudang,  Jalan/Tanda 
menyerahkan Invoice dan Surat  Terima Barang
Jalan/Tanda Terima Barang ke Staf 
Keuangan 
6 Memeriksa kesesuaian Invoice dengan  Staf Keuangan Invoice, Surat
arsip Permintaan Pembelian dan Order  Jalan/Tanda 
Pembelian  Terima 
Barang, Order
Pembelian, 
Surat
Penawaran 
dan Dokumen 
Pendukung
lainnya.
7 Menyiapkan pembayaran ke Supplier  Staf Keuangan Cek, BPU dan 
dalam Prosedur Pembayaran  Bukti
Pengeluaran 
Bank

24
 Prosedur Pembayaran Barang/Jasa
1 Menyiapkan Permohonan Pembayaran  Staf Keuangan BPU, Invoice 
berdasarkan Invoice dari Supplier/  dan
Vendor dan menyerahkan ke pejabat  Dokumen
berwenang  Pendukung
lainnya.
2. Mereview dan menandatangani  Orang yang Permohonan
Permohonan Pembayaran dan  membutuhkan Pembayaran
menyerahkan kembali ke Staf Keuangan  dan Direktur disetujui
Eksekutif
3. Menyiapkan Cek, Bukti Pengeluaran  Staf Keuangan Cek, Bukti
Bank dan menyerahkan ke Pejabat  Pengeluaran 
Berwenang untuk ditandatangani, dan  Bank
mencatat transaksi tersebut pada Buku  dan Buku 
Bank pada hari itu juga  Bank
4. Menandatangani Cek dan Bukti  Pejabat Cek, Bukti
Pengeluaran Bank mengembalikan ke  Berwenang Pengeluaran 
Staf Keuangan  Bank disetujui
5. Memfotokopi Cek, mencairkan cek ke  Staf Keuangan Bukti Transfer
bank dan mentransfer dana ke rekening  Bank
Supplier 
6. Meneruskan bukti­bukti transaksi ke  Staf Keuangan Bukti 
Staf Akuntansi  Pengeluaran
Bank dan
Dokumen
Pendukung 
lainnya
7. Menerima, mencatat bukti­bukti  Manajer  Voucher Jurnal
transaksi ke program akuntansi dann  Keuangan
mengarsipkan seluruh bukti­bukti 
transaksi ke file keuangan 

10.  Standar Bukti Keuangan

Berikut ini adalah standar bukti keuangan yang berlaku di Gedhe Foundation

No Jenis Biaya Bukti yang harus disediakan
1 Honorarium
1.1 Honorarium untuk • Kwitansi pembayaran honorarium 
kegiatan dengan jangka yang ditandatangani oleh penerima 
waktu lebih dari 1 (satu) honorarium.

25
 bulan • Surat Perjanjian Kerja (SPK) antara 
Penerima Honorarium dengan 
Lembaga Pemberi Honorarium diatas 
materai.
1.2 Honorarium untuk • Kwitansi pembayaran honorarium yang 
kegiatan pendek seperti ditandatangani oleh penerima 
narasumber, fasilitator, honorarium;
trainer, notulensi, dsb. • Surat Perjanjian Kerja (SPK) antara 
Penerima Honorarium dengan 
Lembaga Pemberi Honorarium diatas 
materai dan
• CV/Biodata penerima honorarium 
(narasumber, fasilitator, trainer, 
notulen, dsb)
2 Kesekretariatan
2.1 ATK Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran
dari Penjual
2.2 Penggandaan Materi Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran dari Penjual
2.3 Berlangganan Media  Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
Cetak/Elektronik) pembayaran dari Agen
2.4 Listrik ukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran dari PLN
2.5 Air Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran dari PAM
2.6 Komunikasi (telepon, fax,  • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
internet, pos) bukti pembayaran dari TELKOM/ 
Perusahaan Pengelola Jasa
Internet/POS/Titipan Kilat
• Rincian percakapan (telepon) apabila 
billing (tagihan) pemakaian jasa telpon 
lebih dari Rp 750.000,­ dan
• Bon dari penjual voucher dan kartu 
voucher isi ulang yang dilengkapi 
keterangan nomor HP dan pemilik
(voucher).
2.7 Lokal Transport Tenaga  • Travel Form yang ditandatangani oleh 
Pelaksana pelakuperjalanan dan bagian 
keuangan. Travel Form tersebut harus 
menerangkan tanggal perjalanan, rute 

26
 dari mana, kemana dan tujuannya apa 
dan
• Melampirkan undangan/TOR dari 
pihak luar jika perjalanan tersebut 
dimaksudkan untuk menghadiri suatu 
kegiatan seperti seminar,workshop,dll.
2.8 Sewa Kantor Kontrak sewa­menyewa, dan Bukti 
pembayaran dari penyewa.
2.9 Dokumentasi Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran dari Penjual
2.10 Kits Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti 
pembayaran dari Penjual
3 Peralatan
3.1 Pembelian • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
bukti pembayaran dari penjual dan
• Daftar penawaran harga dari
agen/supplier/distributor (minimal 3) 
apabila pembelian suatu jenis barang 
bernilai lebih dari Rp. 5.000.000,­. 
Bila tidak memungkinkan memperoleh 
surat penawaran maka konfirmasi per 
telepon dapat dilakukan dengan 
mencantumkan nama, alamat, nomor 
telepon penjual dan tanggal 
konfirmasi.
3.2 Sewa (Komputer, printer,  • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
LCD, dll) bukti pembayaran dari penyewa;
• Surat perjanjian sewa­menyewa 
dengan agen/supplier/distributor 
apabila biaya sewa lebih dari Rp 
5.000.000,­ dan
• Daftar penawaran harga (minimal 3) 
bila nominal pembayaran > Rp. 
5.000.000,­.
4. Paket Pertemuan
4.1 Akomodasi dan Konsumsi • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
bukti pembayaran dari hotel/tempat 
penyelenggaraan;
• Kontrak dengan pihak hotel/tempat 
penyelenggaraan, dan
• Daftar penawaran harga (minimal 3) 
tempat yang wajar bila nominal > Rp. 

27
 5.000.000,­. sesuai sifat kegiatan dan 
keperluannya.
5. Transportasi
5.1 Transportasi udara • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
bukti pembayaran dari travel biro,
• Tiket asli,
• Boarding pass, dan
• Airport tax (pajak bandara).
5.2 Transportasi Darat ­ Tiket asli atau
­ Apabila menggunakan kendaraan yang 
disewa:
• Kontrak/surat perjanjian sewa­
menyewa kendaraan;
• Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
bukti pembayaran dari penyewa yang 
mencantumkan nama, alamat dan 
nomor telepon pemilik kendaraan;
• Daftar penawaran harga (minimal 3) 
tempat bila nominal pembayaran > Rp 
5.000.000,­. Bila nominal pembayaran 
≤ Rp 5.000.000,­ tetap harus  
mencantumkan nama, alamat dan 
nomor telpon pemilik kendaraan meski 
tanpa daftar penawaran harga.
5.3 Transportasi Laut Tiket Asli
5.4 Transportasi dalam Kota  • List Tanda Terima Transport yang 
(transport lokal untuk mencantumkan besarnya uang 
peserta pertemuan) transport lokal yang diterima masing­
masing peserta dan
• Absensi/Daftar Hadir Kegiatan.
• Apabila Transport Lokal Peserta itu 
diberikan dalam bentuk sewa­
menyewa kendaraan, maka standar 
buktinya menggunakan standar bukti 
sewa­menyewa kendaraan pada point 
nomor 5b di atas.
6. Publikasi
6.1 Sewa Menyewa Air time  • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
(televisi, radio) bukti pembayaran dari Stasiun 
TV/Radio,
• Surat perjanjian sewa airtime apabila 
nominal biaya  sewa lebih dari Rp 

28
 5.000.000,­ dan
• Daftar penawaran harga (minimal 3) 
tempat bila nominal pembayaran > 
Rp. 5.000.000,­
6.2 Pembuatan Iklan (media  • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
elektronik dan cetak) bukti pembayaran,
• Surat perjanjian pembuatan iklan 
dengan  agen/supplier/distributor 
apabila nominal biaya lebih dari Rp 
5.000.000,­ dan
• Daftar penawaran harga (3 (tiga) 
tempat) bila nominal pembayaran > 
Rp. 5.000.000,­
6.3 Percetakan (buku, jurnal,  • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
newslatter, bulletin, modul,  bukti pembayaran,
poster, stiker,dll) •  Surat perjanjian pencetakan dengan 
agen/supplier/distributor untuk biaya 
lebih Rp 5.000.000,­, dan
• Daftar penawaran harga (minimal 3) 
tempat dengan spec yang sama bila 
nominal pembayaran > Rp.5.000.000,­
6.4 Distribusi • Bukti penagihan (invoice/bon) dan 
bukti pembayaran dari PT.Pos/Jasa 
Ekspedisi, dan
• Rincian daftar penerima barang.

11. Sistem Pelaporan Keuangan

Pencatatan dan pembukuan dilakukan dengan menggunakan konsep “historical cost”
dan disajikan sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) nomor 45 
tentang Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba di Indonesia. Laporan keuangan 
menurut PSAK 45 akan menyajikan jumlah masing­masing kelompok aktiva bersih 
berdasarkan ada tidaknya pembatasan oleh penyumbang yaitu tidak terikat, terikat 
sementara dan terikat permanen.

Sumbangan tidak terikat adalah sumber daya yang penggunaanya tidak dibatasi untuk 
tujuan tertentu oleh penyumbang. Pembatasan yang bersifat sementara adalah 
pembatasan penggunaan sumber daya oleh penyumbang yang menetapkan agar sumber 
daya tersebut tetap dipertahankan untuk periode tertentu atau sampai terpenuhinya 
keadaan tertentu. Pembatasan yang bersifat permanen adalah pembatasan penggunaan 
sumber daya yang ditetapkan oleh penyumbang agar sumber daya tersebut 
dipertahankan secara permanen.

29
11.1 Periode Akuntansi

Periode akuntansi/tahun buku yang digunakan adalah tahun takwim (kalender), yaitu 
dimulai sejak tanggal 1 Januari dan berakhir pada tanggal 31 Desember untuk setiap 
tahun buku.

11.2 Laporan Keuangan dan Waktu Penyampaian

Laporan keuangan yang harus disusun oleh Manajer Keuangan terbagi dalam laporan 
triwulan dan tahunan

No Laporan Keuangan  Waktu Penyampaian
1. Laporan Keuangan Tri Wulan  Tanggal 10 bulan berikutnya.
2. Laporan Keuangan Tahunan  Selambat­lambatnya tanggal 31 Maret 
setelah akhir tahun buku.

12. Penutup

SOP Keuangan ini disusun dengan tujuan untuk mempertanggungjawabkan 
penggunaan keuangan lembaga secara akuntabel dan transparan. Bila ada kesalahan 
dan keuarangan dalam SOP Keuangan ini, akan dilakukan perbaikan di masa yang akan 
datang.

Banyumas, 21 April 2014

Yossy Suparyo Kodirin
Dewan Pengurus Dewan Pembina

                         
            

30