LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN PT SERAT SUTERA

Malang, 01 Januari 2005

No : 013/KAP/IV/2005
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Direktur Utama PT. Serat Sutra

Di Malang

Kami telah melakukan audit atas keterlambatan pengiriman barang yang terjadi karena
keterlambatan proses produksi pada PT Serat Sutra untuk periode tahun 2005/2006. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan
perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan
tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses Produksi yang dimiliki (terjadi pada)
perusahaan PT. Serat Sutra. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi
(kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan produksi.
Pengelolaan program proses produksi yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas
kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan selama audit, sehingga
diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan
perusahaan dapat beroprasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai
tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Rawiatmaja & Partner

Tn. Pram Sanjaya

BAB I

1
 INFORMASI LATAR BELAKANG

Nama Perusahaan : PT. Serat Sutera

Jenis Usaha : Pabrik Tekstil

PT. Serat Sutra berlokasi di Jl. Mangunkusumo II Blok A kav 34 Malang. Berdiri pada
tanggal 15 Oktober 1990.PT Serat Sutra bergerak dibidang produksi tenun tradisional dengan
fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Mulai tahun 1995 perusahaan ini
secara total meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi
modern dengan investasi yang cukup besar.
PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang
berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia
cukup di dalam negeri.
Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi
300.000 meter per hari untuk kain yang berbahan dasar sutra dan 4.750 meter untuk kain
yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan beroprasi
sebesar 85% dari kapasitas penuh.Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang
berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan
waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi
kebutuhan pasar dalam negeri. Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp. 3,5
triliun dalam lima tahun terakhir.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur utama : Ny. Shri Utami
Direktur akuntansi dan keuangan : Ny. Trini Ray
Direktur pemasaran : Tn. Hendro Sukantja

Sedangkan tujuan dilakukan audit adalah untuk :

1. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas pengelolaan program proses produksi
pada perusahaan agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman barang.
2. Menilai mencakup prosedur proses produksi dan kebijakan pengiriman produk.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses
produksi yang ditemukan.

BAB II

2
 KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi :
1. Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan
baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.
2. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih
diperbaiki.
3. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pememesanan dari pelanggan
yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah
ditetapkan.
4. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan
dengan terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan.
5. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,
pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi
Kriteria :
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat
menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis
produksi.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
a. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan
untuk setiap jenis barang.
b. Biaya penyetelan (setup) mesin
c. Upah lembur
d. Penggangguran sumber daya.

3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :

a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi
pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima

3
 d. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas
produksi
e. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain
f. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi
yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar
tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab :
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perushaan (terutama untuk produk berbahan dasar
sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering
terlambat.
2. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.
3. Perusahaan tidak (belum) memliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari
pelanggan.
4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala
bagian yang berbeda.
5. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik,
walaupun belum waktunya diproses
Akibat :
1. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan
untuk memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang
telah ditetapkan.
2. Terjadinya waktu tunggu untuk aktifitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari.
3. Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pemesanan.
4. Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.
5. Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

Pejabat yang bertanggungjawab:

Direktur Utama : Ny. Shri Utami

Daftar Ringkasan Temuan Audit

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

4
1. Tidak adanya Jadwal produksi telah Jadwal produksi tidak Keterlambatan proses
mekanisme selaras dengan jadwal selaras dengan jadwal produksi
penyesuaian (cross pada fungsi-fungsi pada bagian pembelian
check) program lainnya bahan baku dan
antara bagian pemeliharaan fasilitas
produksi, pembelian produksi
bahan baku dan
pemeliharaan fasilitas
produksi
2. Pada tahun 2006, Penentuan tingkat Perusahaan menetapkan Tertundanya
terjadi keterlambatan persediaan minimum kebijakan persediaan pengiriman barang
pemenuhan pesanan telah mempertimbangkan yang sangat minimum yang terjadwal rata-
dan perusahaan tidak kemungkinan terjadinya: untuk menjaga rata 2 hari untuk
mampu keterlambatan pasokan kestabilitasan setiap pesanan karena
menempatkan bahan baku, keuangannya tanpa faktor ketidak
barangnya di pasar pemeliharaan fasilitas mempertimbangkan sesuaian antara jadwal
tepat waktu dalam produksi, perubahan terjadinya: produksi dengan
kuantitas sesuai permintaan pasar keterlambatan pasokan perubahan permintaan
dengan kebutuhan bahan baku, pasar dan
pemeliharaan fasilitas kekurangmampuan
produksi, perubahan perusahaan dalam
permintaan pasar mencapai kuantitas
produksi dalam
memenuhi pesanan
pelanggan karena
faktor keterlambatan
pasokan bahan baku

3 Di dalam gudang Jadwal produksi harus Supervisor Terjadi penumpukan

menumpuk beberapa mampu mengoptimalkan memerintahkan untuk persediaan rata-rata
jenis barang yang tingkat penggunaan memproduksi terlebih 15% untuk produk
menunggu untuk kapasitas produksi dahulu produk yang nonsutra di dalam
dikirim kepada bahan bakunya tersedia gudang
pelanggan di lokasi pabrik karena
proses produksi harus
berjalan terus

4. Tidak terdapat Jadwal produksi harus Perencanaan kebutuhan Karena keterlambatan

prosedur yang dapat terintegrasi dengan: bahan baku perusahaan pengiriman bahan
menjamin bahwa (temtama untuk produk baku, proses produksi
a. Jadwal penerimaan
setiap perencanaan berbahan dasar sutra hanya mampu
bahan baku; bahan baku
bahan baku akan yang masih diimpor) mencapai kuantitas
sudah tersedia dan siap di
dapat terpenuhi sering tidak tepat, 90% dari produk yang
lokasi pabrik 6 jam
secara tepat waktu, sehingga kedatangan dibutuhkan untuk
sebelum proses produksi

5
 khususnya bahan dimulai. bahan baku sering memenuhi pesanan
dasar sutera impor terlambat. Dari catatan pelanggan sesuai
b. Pemeliharaan fasilitas
yang akhirnya penerimaan bahan dengan jadwal
produksi; mesin selalu
menyebabkan tahun 2006 rata-rata pengiriman yang telah
dalam keadaan siap
kedatangan bahan terjadi kekurangan ditetapkan
untuk dioperasikan.
baku itu sering bahan baku sebanyak
terlambat. c. Pengiriman barang; 15% dari kebutuhan
barang jadi dikirim produksi,
paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima.

5. Perusahaan tidak Perusahaan harus Jadwal produksi tidak Jika terjadi perubahan
(belum) memiliki memiliki pedoman disesuaikan dengan pesanan dari
pedoman tertulis tertulis tentang terjadinya pemesanan pelanggan, proses
sebagai dasar untuk perubahan jadwal dari pelanggan yang produksi terhambat
melakukan perubahan produksi yang sifatnya mendadak, rata-rata 18 jam dalam
jadwal produksi, jika diakibatkan oleh adanya sehingga belum 1 minggu.
terjadi tambahan tambahan (perubahan) termasuk dalam jadwal
(perubahan) pesanan pelanggan, agar produksi yang telah
permintaan dari tidak mengganggu ditetapkan.
pelanggan. rencana produksi dan
pengiriman yang telah
terjadwal.

BAB III
REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus

menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini
meliputi :
1. Keterlambatan pengiriman terjadinya karena keterlambatan proses
produksi.
2. Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

6
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi maka, diberikan rekomendasi sebagai
koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk
memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi :
1. Perusaahaan seharusnya memiliki pedomantertulis sebagai dasar untuk
melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan)
permintaan dari pelanggan.
2. Perusahaan seharusnya mengadakan mekanisme penyesuaian (cross
check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan
pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan
produksi.
3. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan:
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap
dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai
b. Produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja
sejak pesanan diterima
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami
mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada keterampilan karyawan
di masa yang akan datang.

BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
ketelambatan pengiriman barang yang terjadi karena keterlambatan proses produksi pada PT
Serat Sutra periode tahun 2006/2007. Audit kami mencakup kebijakan pengiriman barang,
jadwal penerimaan bahan baku, dan jadwal pemeliharaan mesin.