MANUAL BOOK VEHICLE ACTIVITY (LOGBOOK)

Logbook merupakan proses yang menggambarkan suatu alat (mesin dan kendaraan) dimana
biaya-biaya yang terjadi pada alat tersebut dialokasikan ke object-object pekerjaan. Secara
umum Logbook digunakan di Distrik, Kebun dan Pabrik.

Selain mencatat transaksi yang akan mengalokasikan biaya-biaya yang muncul dari mesin
dan kendaraan, transaksi Logbook juga akan membentuk dokumen control untuk sisi
perbaikan mesin dan kendaraan. Artinya HM/KM yang diinput pada logbook akan
mempengaruhi jadwal dari maintenance kendaraan dan mesin tersebut.

Tipe pengalokasian biaya pada transaksi Logbook pada intinya terbagi dalam beberapa target
pekerjaan (target type):

1. WBS Element untuk target type FF (Blok) & NU (Nursery),

2. Cost Center untuk pekerjaan umum dari mesin dan kendaraan,
3. FL (Functional Location) untuk mesin dan kendaraan yang bekerja di bangunan
perusahaan lain misalnya sekolah, masjid, dsb.
4. EQ (Equipment) untuk pekerjaan kendaraan/mesin yang membawa kendaaran/ mesin
juga.

Untuk melakukan pengisian data Logbook di program SAP ERP, dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
I. PENDAHULUAN
1. Ketikkan t-code ZESTHLP16 pada kolom A

2. Ketikkan kode N003 pada kolom Company Code (A) dan tahun transaksi pada kolom
Fiscal Year (B) kemudian execute (C)

A
3. Klik icon create (A) B
 A

II. TAHAPAN DAN KETENTUAN PENGISIAN

Sebagaimana yang telah disampaikan di atas, bahwa pada Logbook penerima biaya
secara umum terbagi dua :
A. Work Breakdown Structure (WBS), dimana jenis ini dibagi menjadi :
i. Untuk kegiatan yang target alokasinya ke blok (target type Master Block), contoh :
Angkut TBS, Angkut Lateks, Angkut Pupuk ke Blok, dlsb
ii. Untuk kegiatan yang target alokasinya ke bibitan (target type Nursery), contoh :
Angkut Bibit, Angkut Pupuk ke Blok Bibitan, dlsb
B. Cost Center, dimana jenis ini dibagi menjadi :
i. Untuk kegiatan yang target alokasinya ke Cost Center atau biaya umum
kebun/afdeling (target type Cost Center), contoh : membawa Manajer dinas dalam
kebun (cost Center kebun), membawa Askep dinas kontrol Afdeling (cost Center
afdeling), mesin babat rumput dlsb
ii. Untuk kegiatan yang target alokasinya ke Bangunan Fasilitas Umum, seperti
masjid, gereja, madrasah, sekolah dll (target type Functional Location), contoh :
mengangkut pasir untuk pembangunan sekolah dlsb
iii. Untuk kegiatan yang target alokasinya ke peralatan lain (target type Equipment),
contoh : menderek truk, mengangkut genset untuk servis dlsb
4. Tampilan halaman create (pengisian baru) data logbook
 A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T

Keterangan Gambar :
(A) Company Code : diisi kode N003, yaitu kode untuk PTPN III
(B) Fiscal Year : diisi tahun kegiatan/transaksi dilaksanakan
(C) Plant : diisi kode distrik/kebun/pabrik dimana kegiatan tersebut
dilaksanakan. Untuk Distrik menggunakan awalan CDXX, untuk
Kebun menggunakan awalan CKXX, untuk Pabrik
menggunakan awalan CPXX, dimana XX berupa angka yang
menyatakan nomor urut masing-masing Distrik/Kebun/Pabrik.
Contoh : Distrik Labuhan Batu I memiliki kode CD01, Kebun Sei
Meranti memiliki kode CP01, PKS Sei Meranti memiliki kode
CP01
(D) Vehicle Code : diisi kode jenis kendaraan/peralatan yang digunakan, misal :
Mobil Manajer, Mobil Askep, Mobil Maskep, Truk Angkut, Mesin
Babat Rumput, Genset dlsb
(E) Komoditi : diisi kode komoditi dimana kegiatan tersebut dilaksanakan, yaitu
kode KS untuk komoditi Kelapa Sawit, kode KR untuk komoditi
Karet (Boleh dikosongkan jika target type selain FF & NU)
(F) Target Type : dipilih lokasi dimana kegiatan/aktivitas dilaksanakan atau target
dimana biaya dibebankan. Penjelasan masing-masing Target
Type adalah sebagai berikut :
i. Block Master, untuk kegiatan/aktivitas yang target alokasi
biayanya dibebankan ke blok, contoh : Angkut TBS, Angkut
Lateks, Angkut Pupuk ke Blok, dlsb
ii. Cost Center, untuk kegiatan/aktivitas yang target alokasi
biayanya dibebankan ke Cost Center atau biaya umum
kebun/afdeling, contoh : membawa Manajer dinas dalam
kebun (Cost Center Kebun), membawa Askep dinas kontrol
Afdeling (Cost Center Afdeling), mesin babat rumput
membersihkan areal Kantor PKS (Cost Center PKS) dlsb
iii. Functional Location, untuk kegiatan/aktivitas yang target
alokasi biayanya dibebankan ke Bangunan Fasilitas Umum,
seperti masjid, gereja, madrasah, sekolah dll, contoh :
mengangkut pasir untuk pembangunan masjid, mengangkut
meja & kursi sekolah dlsb
iv. Equipment, Untuk kegiatan yang target alokasi biayanya
dibebankan ke kendaraan/peralatan lain, contoh : menderek
truk, mengangkut genset untuk diservis dlsb
v. Nursery, untuk kegiatan yang target alokasi biayanya
dibebankan ke areal bibitan, contoh : Angkut Bibit, Angkut
Pupuk ke Blok Bibitan, dlsb
(G) Location Code : diisi kode lokasi kegiatan/transaksi dilaksanakan, dengan
ketentuan disesuaikan dengan pemilihan kolom Target Type (F)
sebagai berikut :
a. Apabila Taget Type Block Master, maka diisi kode Block
b. Apabila Taget Type Cost Center, maka diisi kode Cost
Center
c. Apabila Taget Type Functional Location, maka diisi kode
bangunan________
d. Apabila Taget Type Equipment, maka diisi kode
kendaraan/peralatan yang ______
e. Apabila Taget Type Nursery, maka diisi kode batch bibitan
(H) Jobcode : Kode Aktifitas pada mesin dan kendaraan yang hanya diisi jika
menunjuk target type FF & NU
(I) No. SPBS : Diisi nomor Surat Pengantar Buah Sawit (PB-25). Kolom ini
hanya diisi untuk kegiatan/aktivitas pengiriman/pengangkutan
TBS.
(J) Tanggal Angkut : Diisi tanggal kegiatan/aktivitas pengangkutan dilaksanakan.
Kolom ini hanya diisi untuk kegiatan/aktivitas
pengiriman/pengangkutan TBS.
(K) Vehicle Date : diisi tanggal dan jam kendaraan/peralatan mulai melaksanakan
kegiatan/aktivitas.
(L) HM/KM : diisi nilai jumlah HM (Hour Meter) atau jumlah KM (Kilo Meter)
yang ditempuh oleh suatu kendaraan/peralatan, dengan
ketentuan sebagai berikut :
 Diisi dengan nilai HM (Hour Meter) jika aktivitas peralatan
diukur berdasarkan jam kerja peralatan, misal : genset,
mesin babat rumput, broiler, dlsb
 Diisi dengan nilai KM (Kilo Meter) jika aktivitas peralatan
diukur berdasarkan jarak yang ditempuh, misal mobil pool,
mobil manajer, mobil Askep, truk angkut, dlsb
(M) Unit & UoM : diisi nilai yang diangkut atau (pada kolom Unit) dan satuan (pada
kolom UoM), dengan ketentuan sebagai berikut :
 Jika kegiatan/aktivitas melakukan pengangkutan barang dan
dilakukan penimbangan, misal pengangkutan TBS,

pengangkutan Pupuk, maka pada kolom Unit diisi nilai berat

yang diangkut dan pada kolom UoM diisi satuannya (KG),
contoh :

 Jika kegiatan/aktivitas tidak ada yang diangkut atau

melakukan pengangkutan barang yang tidak ditimbang, misal
membabat rumput, pengangkutan pasir, maka pada kolom
Unit diisi nilai 1 (satu) dan pada kolom UoM diisi AU,
contoh :

(N) Reference : diisi nomor polisi kendaraan atau nama peralatan yang
melaksanakan kegiatan/aktivitas, contoh : Genset Deutz No. 1,
BK 1234 AB, dlsb
(O) Remarks : diisi deskripsi kegiatan/aktivitas yang dilaksanakan, contoh :
Angkut TBS Afd. I ke PANAS, Bawa Askep Kontrol Afdeling,
Babat Rumput Kantor Kebun, dlsb
(P) Operator : diisi nomor NIK SAP karyawan yang mengoperasikan/
menjalankan peralatan/kendaraan, contoh :

(Q) Helper 1 : diisi nomor NIK SAP karyawan yang membantu

mengoperasikan mengoperasikan/menjalankan peralatan/
kendaraan atau yang biasa disebut dengan kernet (diisi jika ada,
jika tidak ada kosongkan), contoh :

(R) Helper 2 : diisi nomor NIK SAP karyawan yang membantu

mengoperasikan mengoperasikan/menjalankan peralatan/
kendaraan atau yang biasa disebut dengan kernet (diisi jika
kernet lebih dari 1 (satu), jika tidak ada kosongkan), contoh :

(S) Jam Tunggu : diisi jumlah jam tunggu supir pada saat mengantar
penumpang/barang, contoh : jika mobil menunggu selama 3
jam, maka diisi angka 3 (tiga)

(T) Antar Kebun : dicentang jika kegiatan/aktivitas suatu kendaraan/peralatan

dilaksanakan antar kebun atau dari kebun ke PKS atau dari
Kebun/PKS ke Distrik. Contoh : mengantar pupuk dari KSMTI ke
KSDAN