BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kata organisasi berasal dari kata organum (bahasa yunani) atau organum (bahasa
latin) yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Penegrtian organisasi telah banyak
didefinisikan oleh banyak orang, antara lain Padmo Wahyono dalam Ensiklopedi
Nasional Indonesia vol. 11 (1990:303) menyatakan bahwa organisasi sebagai suatu kerja
sama berdasarkan suatu pembagian yang tetap. Di sini organisasi ditekankan pada adanya
pembagian kerja yang tetap dan perlunya keja sama. Sementara itu Manullang (1983:67)
yang mengutip pendapat James D. Mooney menyatakan bahwa organisasi bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, sebenarnya
organisasi merupakan alat/media untuk mencapai tujuan bersama dengan cara melakukan
kegiatan tertentu secara bersama-sama atau sendiri-sendiri. dari sini dapat dipahami
bahwa dalam organisasi terdapat 3 (tiga) komponen yang harus yang harus ada agar
perjalanan organisasi lebih baik, yakni: kelompok orang, kelompok kerja sama yang
harmonis, dan pembagian hak, kewajiban, dan tanggung jawab. Oleh karena itu dalam
perjalanannya, perpustakaan sebagai organisasi perlu pengorganisasian.
Pengorganisasian merupakan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses
pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber
daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu.
Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-
satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga/perpustakaan
secara efisien. Sementara itu, Sulistya Basuki (1993:193) menyatakan bahwa koordinasi
merupakan pengaitan berbagai bagian organisasi untuk mencapai pelaksanaan yang
harmonis. Oleh karena itu, diperlukan penyesuaian terus-menerus antar bagian dalam
suatu organisasi. Dengan koordinasi ini diharapkan terjadi saling mengisi antarbagian
dalam suatu lembaga/perpustakaan. Misalnya, bagian katalogisasi perlu menjelaskan
akses pada katalog judul, pengarang, maupun subjek. Berdasarkan informasi ini, bagian
referensi sendiri akan membantu pemakai dan berusaha menemukan informasi yang
diperlukan itu pada katalog perpustakaan. Oleh karena itu, semakin besar suatu

4
 perpustakaan semakin banyak bagian-bagian kerja yang diperlukan yang berarti juga
semakin baesar tuntutan koordinasi.
Pengarahan merupakan penugasan untuk mengambil tindakan tertentu yang
tertuju pada usaha-usaha pencapaian tujuan perpustakaan. Oleh karena itu, untuk
memberikan pengarahan yang jelas pada sasaran diperlukan seorang pemimpin yang
berpengetahuan dan berwawasan luas dalam bidang itu. kiranya merupakan suatu yang
aneh apabila pemimpin tidak tahu arah perjalanan lembaga yang dipimpinnya.
Kepemimpinan yang efektif antara lain adalah kepemimpinan yang mampu
memproyeksikan gagasan dan cara mengembangkan pilihan yang tepat waktu dan sesuai
untuk situasi yang dihadapi (Timpe,1999:282).
B. Perumusan Masalah
1. Bagaimana pembentukan bagan organisasi di perpustakaan?
2. Bagaimana struktur organisasi di perpustakaan?
3. Apa saja fungsi dan tujuan organisasi di perpustakaan?

C. Manfaat
1. Memberi penjelasan tentang pembentukan bagan organisasi di perpustakaan.
2. Memberi gambaran tentang bentuk struktur organisasi di perpustakaan.
3. Menjelaskan apa saja fungsi dan tujuan dibentuknya organisasi di perpustakaan.

5
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Bentuk Bagan Organisasi

Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi

perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Melalui
bagan ini akan diperlihatkan fungsi, pembagian unit, dan posisi organisasi yang
menunjukkan hubungan di antara unit-unit tersebut. Biasanya unit-unit organisasi yang
terpisah digambarkan dalam bentuk kotak-kotak yang dihubungkan dengan garis yang
menunjukkan hubungan kerja atau komando.

Penentuan bagan organisasi perpustakaan dapat disesuaikan dengan besar kecilnya

kekuasaan dan kewenangan pegawai. Untuk itu dapat dipilih dari bentuk-bentuk pyramid,
vertikal, horizontal, dan bentuk lingkaran.

Dari segi lain, kelancaran tugas perpustakaan dipengaruhi oleh saejauh mana
keberhasilan integrasi diantara unit-unit dalam organisasi itu sendiri. oleh karena itu, perlu
diperhatikan adanya pengelompokan kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan itu sendiri.
dalam sistem pengelompokkan unit ini terdapat banyak sistem yang dapat dipilih oleh
perpustakaan, antara lain sistem pengelompokan bedasarkan aspek berikut :

1. Fungsi
2. Produk (barang atau jasa)
3. Wilayah
4. Pelayanan

Sistem pengorganisasian perpustakaan yang proporsional perpustakaan akan

menumbuhkan kreativitas, adanya kelancaran komunikasi dan interaksi antar individu dan
antar unti kerja. Keberhasilan organisasi di perpustakaan dipengaruhi oleh desain yang
mengarah pada inovasi dan perubahan (Bryson,19990:157).
Sistem pengorganisasian perpustakaan perlu memperhatikan elemen-elemennya,
antara lain terdiri dari : kegiatan, sumber daya manusia, sistem, sumber informasi, sarana

6
 dan prasarana, serta dana. Elemen-elemen ini dapat dikoordinir dan diarahkan sedemikian
rupa untuk mencapai tujuan perpustakaan.
Aktivitas yang dilakukan perpustakaan seperti, pengadaan, pengolahan,
pemeliharaan, pengawetan, penyebaran, dan pemanfaatan informasi perlu dikoordinir
dengan baik agar tidak terjadi kesimpangsiuran. Di samping itu juga dimaksudkan agar tiap
orang/kelompok mampu bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing. Kegiatan itu
diarahkan untuk mencapai tujuan masing-masing jenis perpustakaan (sekolah, umum,
instansi, perguruan tinggi, tempat ibadah, dan lain-lain.
Sumber daya manusia adalah sumber daya yang dapat dikembangkan secara terus-
menerus, dikoordinir, dan diarahkan untuk menggerakkan perpustakaan. Bersamaan dengan
sumber-sumber lain, sumber daya manusia dapat melakukan aktivitas yang optimal dalam
mencapai sasaran yang akan dituju oleh suatu perpustakaan.
Sumber daya manusia yang diperlukan di perpustakaan tidak hanya pustakawan,
tetapi juga tenaga administrasi dan juga tenaga fungsional lain seperti guru, dosen, arsiparis,
pranata komputer, dokumentalis, dan lainnya. Kemampuan dan keahlian mereka dapat diatur
dan diarahkan untuk mencapai tujuan pepustakaan.
Sistem pengorganisasian di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan
eksternal. Faktor internal yang perlu dipertimbangkan adalah kekuatan dan kelemahan
perpustakaan, sedangkan faktor eksternal yang perlu diwaspadai adalah adanya peluang dan
ancaman yang sebenarnya dapat dimanfaatkan oleh suatu perpustakaan.

2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan

Organisasi timbul karena adanya kebutuhan untuk mengumpulkan orang-orang

dalam rangka pencapaian tujuan bersama melalui pembagian kerja. Pembagian kerja ini
akan efektif apabila di dalam organisasi itu terdapat struktur organisasi yang jelas, baik
secara makro maupun mikro.

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan diri dengan

pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu
struktur organisasi yang baik akan mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturalisasi,
sentralisasi, dan koordinasi (Handoko, 1993:164).

7
 Struktur organisasi suatu jenis perpustakaan, berbeda dengan yang lain. Hal itu dapat
dimengerti karena perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaunginya, dana,
dan sumber daya manusia. Oleh karena itu struktur masing-masing jenis perpustakaan dapat
dipahami sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sebagai sarana dan prasarana pendidikan perlu ada pada setiap
satuan pendidikan formal dan formal (UU 20 Th.2003 Bab XII pasal 45) undang-
undang itu berlaku pada setiap satuan pendidikan jalur sekolah. Adapun struktur
organisasi perpustakaan sekolah sebaiknya sebagai berikut:

Kepala Sekolah

Wakil Kep. Sek

BP GURU PERPUSTAKAAN LABORATORIUM

Pel. Teknis Pel. Informasi

Sirkulasi Minat Baca

Audio Visual

TATA USAHA

KEUANGAN PERLENGKAPAN AKADEMIK RUMAH TANGGA

8
2. Struktur Organisasi Perpustakaan Khusus
Struktur organisasi perpustakaan khusus agak berbeda dengan perpustakaan lain.
Dalam penyusunannya hendaknya memperhatikan hal-hal berikut:
a. Organisasi perpustakaan khusus merupakan bagian intregal dari suatu
lembaga dan harus memiliki kepastian hukumdalam lembaga tersebut.
b. Besar kecilnya struktur organisasi disesuaikan dengan visi, misi, dan tujuan
lembaga induknya.
c. Kedudukan perpustakaan dan unit penyelenggara perpustakaan harus jelas
dan tegas digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan.
Contoh struktur organisasi perpustakaan khusus:

LEMBAGA INDUK

XXXXXXX XXXXXX PERPUSTAKAAN

PEL.TEKNIS PEL. INFORMASI

3. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum

Perppustakaan umum adalah perpustakanan yang diperuntukkan pada masyarakat
pada umumnya, tidak membatasi umur, jenis kelamin, pendidikan, suku, maupun
agama. Oleh karena itu koleksinya juga harus umum dan untuk semua umur.
Perpustakaan jenis ini terdiri dari tingkat desa, tingkat kecamatan, dan tingkat
kabupaten/kotamadya.

9
 KEPALA DAN
WAKIL KEPALA
PERPUSTAKAAN

Adm. Perpustakaan (KTU)

KEUANGAN ARSIP DAN SURAT MENYURAT

PENELITIAN DAN LAYANAN SIRKULASI LAYANAN TEKNIS LAYANAN KERJASAMA

PENGEMBANGAN

2.3 Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan

Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam
ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bila tujuannya memperoleh efesiensi, polanya
harus sederhana. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan
pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang
memuaskan tetapi biayanya mahal.

Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada
faktor:

a. Tujuan Perpustakaan

Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan
bagian-bagian perpustakaan.
b. Jenis Pemakai
Jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya, perpustakaan
khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan
perpustakaan sekolah.

10
 c. Jenis Dokumen
Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang
mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta, atlas dan globe akan
memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan
yang mengkhususkan diri pada buku saja.
d. Keadaan gedung perpustakaan.
Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes)
akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan
pola organisasi .
e. Personalia perpustakaan.
Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Pola pada
perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil
berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas.
f. Kegiatan outomasi perpustakaan.
Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek, sehingga perlu ditimbang masak-
masak dalam menetukan pola perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat
dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi, namun sebaliknya automasi juga
memerlukan biaya yang tidak sedikit.
g. Bantuan keuangan.
Ini memerlukan pertimbangan yang matang, Karena keterbatasan dana memungkinkan
memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa.

2.4 Tujuan dan Fungsi Pengorganisasian Perpustakaan

Tujuan organisasi itu dinyatakan pada pasal 3 berbunyi sebagai berikut:

1. memajukan berdirinya perpustakaan baru dan membantu perpustakaan rakyat yang telah

ada, baik yang bersifat ilmiah maupun umum.

2. memajukan usaha sentralisasi perpustakaan

3. mengusahakan peminjaman antar perpustakaan di hindia-belanda (Indonesia)

11
4. memajukan lalu lintas pertukaran dan peminjaman bahan secara internasional

5. mengumpulkan dan memajukan sumber dan tugas referens

6. mendirikan biro penerangan untuk kepentingan ilmiah dan dokumentasi

7. mendirikan gedung untuk perpustakaan umum

8. segala usaha sah lainnya yang dapat membantu tercapainya tujuan di atas.

12
 BAB III
KESIMPULAN

Pengorganisasian merupakan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses

pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber
daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu.
Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-
satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan lembaga/perpustakaan
secara efisien. Sementara itu, Sulistya Basuki (1993:193) menyatakan bahwa koordinasi
merupakan pengaitan berbagai bagian organisasi untuk mencapai pelaksanaan yang
harmonis. Oleh karena itu, diperlukan penyesuaian terus-menerus antar bagian dalam
suatu organisasi. Dengan koordinasi ini diharapkan terjadi saling mengisi antarbagian
dalam suatu lembaga/perpustakaan. Misalnya, bagian katalogisasi perlu menjelaskan
akses pada katalog judul, pengarang, maupun subjek. Berdasarkan informasi ini, bagian
referensi sendiri akan membantu pemakai dan berusaha menemukan informasi yang
diperlukan itu pada katalog perpustakaan. Oleh karena itu, semakin besar suatu
perpustakaan semakin banyak bagian-bagian kerja yang diperlukan yang berarti juga
semakin baesar tuntutan koordinasi.
Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi
perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Melalui
bagan ini akan diperlihatkan fungsi, pembagian unit, dan posisi organisasi yang
menunjukkan hubungan di antara unit-unit tersebut. Biasanya unit-unit organisasi yang
terpisah digambarkan dalam bentuk kotak-kotak yang dihubungkan dengan garis yang
menunjukkan hubungan kerja atau komando.
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan diri dengan
pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu
struktur organisasi yang baik akan mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja,
strukturalisasi, sentralisasi, dan koordinasi (Handoko, 1993:164).

13
14
 DAFTAR PUSTAKA

Lasa H.S .2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gramedia.

Basuki,Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

15