PROGRAM KERJA TATA USAHA

TAHUN PELAJARAN 2017-2018

Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan

Tahun Pelajaran 2012 - 2013

Disusun oleh:

HENDRA HIDAYAT
Kepala Urusan Tata Usaha

YAYASAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM RAHAYU

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) YPAI RAHAYU
Alamat : Jl. Mahmud No. 101 Desa Rahayu Kecamatan Margaasih Kabupaten Bandung
Telepon : 022 54410176 Kode Pos 40218
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Illahi Rabi, atas berkat dan rahmat-Nya Penyusun
program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 dapat kami selesaikan meskipun
dalam penyajiannya jauh dari sempurna.
Dengan program kerja ini diharapkan kegiatan Tata Usaha dapat dilaksanakan dengan lebih
terarah dan sistematis. Sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efesien
mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi, biaya. tepat sasaran
karena memiliki program.
Adapun kegiatan yang tercakup dalam Program ini meliputi usaha penataan dan penertiban
dalam bidang administrasi Kepegawaian, Kesiswaan, Keuangan,Sarana prasarana, Surat-
menyurat, Perpustakaan, Kebersihan, Keamanan dan hubungan masyarakat.
Namun keberhasilan program ini sangat tergantung, sejauhmana komitemen koordinator
Pelaksana (Kepala sekolah) dan semua pihak mengapresiasi peraturan dan mekanisme yang
ada. Apa artinya sebuah program kalau masing-masing pihak yang terkait dalam sekolah
tidak memiliki keinginan menciptakan pendidikan yang penyelenggaraan dan pengelolaanya
proposional (sesuai dengan mekanisme dan Peraturan), professional (Sesuai dengan
kompetensi yang sudah di rumuskan dalam standarisasi ) dan terprogram. Sehingga
terdapat hubungan yang harmonis antara semua unsur yang ada bersinergi dan masing
masing bertanggung jawab pada tugas dan fungsinya.
Akhirnya kepada Allah juga kita memohon taufik dan hidayah-Nya sehingga kerja kita sesuai
dengan rencana dan berhasil.
Bandung, Juli 2017
Mengetahui,
Kepala SMK YPAI Rahayu Kepala Urusan Tata Usaha
SMK YPAI Rahayu

Aang Nasrudin, S.Pd Hendra Hidayat

 DAFTAR ISI

Hal
Kata Pengantar ...........................................................................................................................................................
Daftar isi ........................................................................................................................................................................

BAB I Pendahuluan .............................................................................................................

A. Pengertian dan Latar Belakang ...............................................................................................
B. Dasar (Landasan Hukum) ..........................................................................................................
C. Maksud dan Tujuan .....................................................................................................................
D. Ruang Lingkup................................................................................................................................
E. Sistematika Penulisan .................................................................................................................
BAB II Keadaan Sekolah ......................................................................................................
A. Keadaan Siswa ...............................................................................................................................
B. Keadaan Pegawai .........................................................................................................................
C. Keadaan Guru Mata Pelajaran .................................................................................................
D. Keuangan .........................................................................................................................................
E. Perlengkapan ................................................................................................................................
F. Perpustakaan ................................................................................................................................
G. Laboratorium .................................................................................................................................
BAB III Gambaran Organisasi
A. Visi dan Misi ...................................................................................................................................
B. Organisasi ......................................................................................................................................
C. Pembagian dan Rincian Tugas ................................................................................................
D. Analisa jabatan ..............................................................................................................................
E. Keadaan Sekolah ..........................................................................................................................
F. Evaluasi ............................................................................................................................................
BAB IV Program Kerja Tahun Pelajaran 2017-2018
A. Skala Prioritas dalam Program ................................................................................................
B. Matrik Kegiatan .............................................................................................................................
BAB V Pembiayaan ...............................................................................................................
BAB VI Penutup ......................................................................................................................
 BABI
PENDAHULUAN

A. Pengertian dan Latar Belakang

Tata Usaha sebagai tenaga kependidikan mempunyai peranan yang sangat penting
dalam menentukan keberhasilan pendidikan di sekolah, bertugas melaksanakan
administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk
menwujudkan proses pendidikan.

Tanggung jawab Kepala Sekolah dari tahun ke tahun terus meningkat dalam
penyelenggaraan kegiatan sekolah, Kegiatan tersebut menuntut pelayanan administrasi
yang prima dari bagian Tata Usaha yang menjadi penunjang/pendukung dalam
penyelenggaraan dan pengelolaa pendidikan. Oleh karena itu diperlukan suatu program
kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja pengelolaan dan pelayanan administrasi
sebagaimana tersebut diatas.

Program Kerja Tata Usaha merupakan suatu rencana kerja operasional di kantor Tata
Usaha disusun serasi dan searah dengan fungsi dan tujuan pendidikan yaitu mendukung
usaha mengembangkan kemampuan dan membentuk watak bangsa yang bermartabat
dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, serta mewujudkan suasana belajar dan
proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif dapat mengembangkan potensi
dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian,
kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat,
bangsa dan Negara, (UURI NO.20 tahun 2003).

Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan meliputi,

menghimpun data, mencatat data, mengolah data, menyajikan data, melaporkan data,
menyimpan untuk kepentingan pembuatan kebijakan internal maupun ekternal sekolah.

Adapun ruanglikupnya meliputi bidang Kepegawaian, Keuangan, Kesiswaan, Sarana

prasarana, Perpustakaan, Laboratorium, kebersihan, dan keamanan. Untuk melasanakan
tugas tersebut perlu Program kerja, pembagian tugas, Uraian Tugas, Kejelasan tugas dan
wewenang, time scadul, agenda kerja, standar operasional prosedur (SOP), dan untuk
honorer perlu SK yang menetapkan bahwa pelaksana tersebut dalam kegiatan tahun
berjalan berstatus tenaga honorer.

Dalam pengembangan ketatausahaan diperlukan kerja sama. Usaha kerja sama yang
dimaksud adalah usaha dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dari setiap
individu yang ada dalam lingkungan Tata Usaha yang bekerja sama melakukan kegiatan
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tata Usaha atau disebut juga Tata Laksana dan dalam sebutan sehari-hari dinamakan
administrasi, sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi dalam
arti luas adalah suatu mekanisme yang dapat lebih memperlancar dan lebih
meningkatkan efektifitas dan efesiens proses administrasi dengan menyediakan segala
data yang diperlukan untuk meningkatkan administrasi berjalan dengan baik.

Proses administrasi ada empat, sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning), jika kita merencanakan apa yang akan dilaksanakan dan
bagaimana akan melaksanakannya (What, Why, Where, Who, Whom, dan How).
2. Organisasi (Organization), pada waktu kita membagi-bagi jenis pekerjaan dan
tanggung jawab supaya semua pekerjaan dapat dilaksanakan terarah dan efesien.
3. Pengarahan (Directing), penyusunan petunjuk pelaksanaan yang jelas dan konrit
sehingga pelaksanaan bahan yang harus dikerjakan, bagaimana dan bilamana
mengerjakannya.
4. Pengawasan (Controlling), Penilaian apakah yang telah dilaksanakan sesuai dengan
apa yang telah direncanakan dan ditetapkan.

Dalam setiap tahap proses administrasi dan kegiatan dasar yang harus dikerjakan yaitu:

1. Pengambilan Keputusan (Decision Making) yang merupakan kegiatan yang

mendahului pengambilan keputusan.
2. Pemecahan Masalah (Problem Solving) yang merupakan kegiatan yang mendahului
pengambilan keputusan
3. Hubungan antar manusia (Human Relation), dalam pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan, selalu ada usaha untuk saling memperngaruhi, saling
member inovasi antara sesama anggota dan ini memerlukan hubungan antara
individu, hubungan antar manusia.
 4. Komunikasi (Comunication), penyampaian suatu berita atau informasi kepada pihak
yang memerlukannya, tanpa ada komunikasi tidak akan mungkin ada pemecahan
masalah dan tidak akan dapat diambil suatu keputusan.

B. Dasar (Landasan Hukum)

Adapun yang menjadi dasar (Landasan Hukum) program kerja tahunan Tata Usaha
Tahun Pelajaran 2012-2013 adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang
diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
2. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri
Sipil, yang kemudian diperbaharui oleh PP No. 53 tahun 2010 untuk pelaksanaannya
dikeluarkan Perka BKN No. 21 tahun 2010.
3. Peraturan Pemerintah No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah dan Janji Pegawai Negeri
Sipil.
4. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah No.
262/C/Kep/R.1992 Tanggal 27 Juli 1992 Tentang Pedoman Pembukuan Sarana
Pendidikan bagi sekolah di lingkungan Pembinaan Dirjen Dikmen.
5. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Pendidikan Nasional.
6. Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan
Pendidikan
7. Permendiknas No 19 tahun 2007 Tentang Penyelenggaraaan dan Pengelolaan
Pendidikan
8. Perda No 26 tahun tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan
Pendidikan
9. Permendiknas No. 24 Tahun 2008
10. Kalender Pendidikan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung.

C. Maksud dan Tujuan

1. Program kerja dapat dijadikan pedoman kegiatan Tata Usaha dalam mengerjakan
administrasi sekolah sesuai dengan kondisi itu sendiri.
2. Kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur, terarah dan sistematis,
3. Program kegiatan dilakukan secara bertahap, jelas sasaran yang ingin dicapai.
 4. Segala unsur yang terkait agar dilaksanakan seefektif mungkin sehingga tidak
terjadi permborosan waktu, tenaga, biaya, materi dan sebagainya.
5. Program kerja dapat pula berfungsi dan sekaligus mempermudah pengawasan,
evaluasi, revisi, dan dapat mengadakan tindak lanjut dalam bentuk program
perbaikan dan pengembangan.
6. Koordinasi diantara aparat Tata Usaha akan lebih meningkat karena semuanya
mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang garapan masing-masing.

D. Ruang Lingkup

Kegiatan kinerja Tata Usaha di SMP Negeri 1 Soreang merupakan bagian dari kegian
proses kependidikan, secara organisasi dibawah koordinasi Kepala Sekolah, Kepala Tata
Usaha adalah pejabat struktural Eselon V mendapat SK. dari Bupati Kabupaten Bandung
dengan tugas selaku administrator bertanggungjawab terhadap Kepala UPTD.

Secara struktur atasan Kepala Tata Usaha adalah Kepala UPTD diwilayahnya, dan sekdis
ditingkat Dinas. Kepala Tata Usaha merupakan pelaksana yang bekerja untuk dan atas
nama sekolah dimana dia bekerja, menjadi suatu bagian dari keseluruhan kegiatan
bidang administrasi sekolah dan instansi pendidikan. Dalam melaksanakan kegiatannya
melibatkan staf Tata Usaha yaitu pelaksana dan pembantu pelaksana.

Fungsi dan wewenang Kepala Tata usaha meliputi :

1. Umum

2. Kesiswaan

3. Ketenagaan

4. Perlengkapan

5. Keuangan

6. Surat-menyurat

7. Humas

8. Kebersihan

9. Ketertiban
E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika program kerja Tata Usaha adalah sebagai berikut:

Bab kesatu : Bab ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan Pengertian dan
Latar belakang Dasar (Landasan Hukum), Maksud dan Tujuan, ruang
Lingkup, sistematika penulisan.

Bab kedua : Bab ini menerangkan tentang organisasi Tata Usaha yang meliputi visi
dan misi, organiram, pembagian dan penilaian tugas, Evaluasi.

Bab Ketiga : Bab ini menjelaskan tentang program kerja Tata Usaha Tahun 2017-
2018, yang terdiri atas : Skala prioritas dalam program, matrik kegiatan.

Bab Keempat : Bab ini menjelaskan tentang pembiayaan.

Bab Kelima : Bab ini merupakan penutup.

 BAB II
KEADAAN DATA SEKOLAH

A. Visi dan Misi

Misi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu :

Melaksanakan pelayanan prima dan beretika dengan prisip responsivitas, responsibilitas,

dan akuntabilitas kinerja.

Visi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu:

Bekerja Secara proposional, professional dalam mendukung Proses pembelajaran dan

bimbingan sehingga siswa dapat berkembang secara optimal sesuai dengan potensi
yang dimiliki, dan menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran yang dianut dan juga
budaya bangsa sebagai sumber kearifan dalam bertindak, serta mendorong semangat
untuk berprestasi dengan menerapkan program terpadu, dan management partisipatif
dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan komite.

B. Organisasi

Setelah perencanaan maka organisasi tahapan penting dalam proses administrasi.

Dalam organigram kita dapat membaca bagaimana garis yang menghubungkan satu
bagian dengan bagian lain menggunakan garis tebal memiliki arti bahwa yang satu
merupakan atasan atau bawahan atau rekan kerja, garis putus-putus sering disebut garis
koordinasi menggambarkan bahwa yang satu memiliki hubungan koordinasi dengan
yang lainnya. Organigram juga menggambarkan bahwa gambar itu merupakan suatu
system, yang memiliki tugas dan fungsi, aturan dan mekanisme.

SDM dalam suatu instansi memili variasi, latar belakang pendidikan, pengalaman, sikap
dan prilaku, kondisi sosial ekonomi, dedikasi, loyalitas, kreatifitas dll. Sebagai karyawan
pendidikan merupakan satu bagian unsur dari satu tata susun organisasi, kita harus
mengetahui, memahami tugas dan fungsi dan mempatkan diri sesuai dengan posisinya
masing-masing dalam keseluruhan tata susun tersebut
1. Organisasi Umum

2. Organisasi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu

C. Pembagian Tugas

PEMBAGIAN TUGAS KARYAWAN

TAHUN PELAJARAN 2017-2018

Berdasarkan :

A. Keputusan Dirjen Dikdasmen Nomor : 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala
Tata usaha
B. Keputusan Bupati Bandung Nomor. 46 Tahun 2002 Tentang Rincian Tugas Pokok
fungsi Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bandung Pragraf 8 Pasal 141 Tugas Pokok
dan Fungsi Tata Usaha SMP, SMA dan SMK .
C. Permen 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi

No. Nama dan NIP Jabatan Uraian Tugas

1. Kaur TU 1. Menyusun program kerja tata usaha
sekolah
2. Mengkoordinir pengelolaan
keuangan sekolah
3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS
4. Mengatur pengurusan kepegawaian
5. Membina dan mengembangkan
karier tenaga tatausaha sekolah
6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata
usaha
7. Menyiapkan dan menyajikan data
statistic sekolah
8. Mengatur pelaksanaan
kesekretariatan dan
Kerumahtanggaan
9. Mengatur administrasi hasil proses
kegiatan belajarMengajar
10. Membantu kasek untuk
mengembangkan system informasi
sekolah
11. Mengatur administrasi inventaris
sekolah(alat,prabot, ATK)
12. Mengatur administrasi kesiswaan
dan beasiswa
13. Memantau pelaksanaan program 7
K
14. Membantu Kasek dalam
penyusunan RAPBS dan RAKS
15. Menyusun Laporan
2. Bendahara Rutin 1. Pengurusan Gaji Bulanan,
2. TPP, Gaji ke-13, Gaji Kekurang, THR.
3. Pengurusan Perubahan gaji karena:
Naik Pangkat, Berkala, Menikah,
punya anak, pensiun dan
meninggal.
4. Pengurusan kredit bank
5. Pembuatan KP 4
6. Menerima, menyimpan,
mengeluarkan Dana SPP, Praktikum,
Kesiswaan, Tabungan UN.
7. Membuat Laporan keuangan
Bendahara BOS 1. Membuat RAPBS/RAKS
2. Mengajukan untuk mendapatkan
BOS
3. Menyimpan MU
4. Menerima, menyimpan,
mengeluarkan Dana BOS.
5. Mengurus Pajak
6. Membuat SPJ
Sarana Prasarana 1. Pengurusan adminstrasi inventaris
dan non inventaris
2. Mempersiapkan dan melengkapi
administrasi guru.
3. Mengerjakan buku induk inventaris
dan non inventaris.
4. Mengerjakan buku golongan
barang.
5. Mengerjakan kartu stock barang
dan buku persediaan barang.
6. Membuat laporan rutin sesuai
dengan ketentuan.
7. Mencatat penerimaan dan
pengeluaran barang.
8. Menghitung dan mempersiapkan
kebutuhan barang.
9. Menginventarisir secara factual
barang yang ada.
10. Meneliti alat-alat dan perangkat
lainnya yang biasa dipakai dan yang
rusak untuk kemudian dihapus.
11. Menjaga dan memelihara alat-alat
dan barang-barang inventaris
sekolah
12. Mengurus peralatan rumah tangga
dan alat-alat gudang
13. Membuat laporan keadaan barang
 secara berkala
14. Mengajukan kebutuhan barang
15. Membuat laporan barang habis
pakai berkala
16. Membuat pembukuan DSPT dan
DSPB
Kepegawaian 1. Pengurusan Kenaikan Pangkat Guru
& Pegawai
2. Mengurus Kenaikan Gaji Berkala
3. Mengurus Guru dan Pegawai
Pensiun
4. Mengurus Sertifikasi
5. Pengurusan administrasi
kepegawaian, buku induk Pegawai,
R7/R8, DSO,DUK,F1,F3
6. Membantu pengurusan data guru
dan pegawai
7. Membuat dan mengurus DP3
8. Menugurs NUPTK, dan pemutahiran
data.
9. Megurus Mutasi Pegawai Keluar,
kedalam.
Kesiswaan 1. Pengurusan buku induk Siswa
2. Pengurusan nilai buku induk siswa
3. Pengurusan data siswa,
4. Pengurusan administrasi kesiswaan
5. Pengurusan arsip STTB & SKHUN
6. Pengurusan US.1/US.2
7. Pengurusan absensi siswa
8. Pengurusan Mutasi keluar, kedalam
9. Mengurus NISN
(Umum) Arsip, 1. Menangani buku agenda masuk
Persuratan dan (buku tamu) dan keluar (buku
Peralatan ekspedisi)
2. Mendisposisi Surat masuk dan surat
keluar
3. Menangani pengarsipan
surat/dokumen sekolah sesuai
dengan kode persuratan.
4. Mendistribusikan surat sesuai
tujuannya.
5. Menata persuratan
6. Melayani legalisir dan pengecapan
Operator 1. Mengisi Data Pada Form Yang Telah
Disediakan Dan Menyediakan
Dokumen Pendukung Yang
Diperlukan.
 2. Membuat Jadwal Pendataan
(Formulir Data PTK Dan Siswa)
3. Mengumpulkan Formulir Dan Data
Pada Waktu Dan Tempat Yang
Telah Ditentukan.
4. Mengentry Data Yang Telah Di Isi
Oleh PTK Dan Siswa Sesuai Dengan
Isian Formulir Data, Berdasarkan
Petunjuk Dari Buku Manual
Dapodik.
5. Mengirim Data Valid.
6. Mencetak / Print Out Profil Sekolah
Sebagai Laporan Pengerjaan
7. Koreksi Jika Ada Kesalahan
(Perbaikan Data Sesuai Dengan
Jadwal Yang Tertera)
8. Mengecek Data Secara Berkala Di
Situs Cek Tunjangan.
9. Mengetik laporan EDS
Pustakawan 1. Mengerjakan administrasi
perpustakaan, buku induk buku
perpustakaan, buku-buku
perpustakaan, kartu label dll.
2. Merawat/Mengurus buku
perpustakaan
3. Menginventarisasi buku dan
peralatan perpustakaan
4. Merencanakan pengadaan buku
dan bahan perpustakaan
5. Melayani peminjaman dan
pengembalian buku
6. Mengoperasikan dan menata media
elektronika
Laboran 1. Membantu guru dalam menyiapkan
bahan, peralatan dan ruang praktik
2. Merawat bahan dan peralatan dan
hasil praktik
3. Memelihara kebersihan peralatan
dan ruang praktik laboratorium
4. Memperbaiki kerusakan ringan
peralatan praktik laboratorium
5. Menginventarisasi alat, bahan dan
kelengkapan laboratorium
6. Melaporkan peralatan dan bahan
yang rusak maupun habis
7. Mengusulkan bahan dan peralatan
praktik laboratorium
 8. Menyusun laporan
Caraka 1. Bertanggung jawab terhadap
kebersihan semua ruangan, dan
lingkungan sekolah.
2. Membantu melayani guru dan
karyawan jika diperlukan
3. Bertanggung jawab terhadap
kebersihan WC guru, Karyawan dan
siswa.
Keamanan 1. Bertangungjawab terhadap
keamanan dan ketertiban sekolah.
2. Melayani tamu
3. Mencatat kedaraan dan barang
yang masuk dan keluar
4. Mecatat siswa yang izin keluar atau
pulang
5. Membuat dan menandatangani
berita acara kejadian yang
menyangkut keamana dan
ketertiban
6. Mengantisipasi, merespon dan
melaporkan kejadian.