PSP.BPK.100~ 18/2/13 —_ PPSPPA PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN AMALAN 6S, TUJUAN 1. Garis Panduan ini adalah bagi memastikan pelaksanaan Amalan 6S dikalangan pegawai dan pekerja Perbadanan, LATAR BELAKANG 2. Amalan 6S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal, Pelaksanaan Amalan 6S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja. 3. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, Amalan 6S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti PPSPPA berasaskan Standard MS ISO 9000, Kkhususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pemgurusan Sumber beraitan persekitan kerja.PSP.BPK.100 ~ 15/2/13, 4. Oleh itu, Garis Panduan ini akan digunapakai oleh semua pekerja dan pegawai di PPSPPA RUJUKAN 5. Buku Arahan Keselamatan 6. Manual kualiti MS ISO 9001:2008 POLIS! 6S > Memastikan persekitaran tempat Kerja sentiasa bersih, kemas, teratur dan selamat disamping meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan berkualiti_ yang berterusan oleh warga kerja SLOGAN 68 6s peneraju kecemerlangan ppsppa LOGO 6s > Warna Jingga : Melambangkan sifat bersemangat dan komited terhadap kerja. Warna jingga juga mewakili warna asas di dalam kitar semula untuk alumunium dan plastik + Wama hijau : Melambangkan alam persekitaran yang sihat, harmoni dan bersin + Imej gambaran kedua tangan terbuka menggambarkan ikatan dan kerjasama di antara warga kerja dalarn menjayakan 6S + Imej kotak 4 segi berpenjuru bermaksud kekemasan dan keseragaman yang merupakan prinsip di dalam amalan 6SPSP.BPK.100~ 18/2/13 OBJEKTIF AMALAN 6S. 7. Berikut adalah objektif amalan 6S diwujudkan di PPSPPA :- 7.1 Mengenalpasti, mengurangkan dan mengelakkan pembaziran. 7.2 Mewujudkan semangat kerja berpasukan di kalangan warga kerja PPSPPA 7.3 Menghidupkan suasana kerja yang lebih selesa 7.4 Mewujudkan sistem asas ke arah penambahbalkan produktiviti dan. kualiti 7.5 Melahirkan budaya kerja yang cemerlang KONSEP PELAKSANAAN 6S 8 ‘SISIH 8.1 Mengasingkan dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan atau tidak digunakan di tempat kerja secara sistematik. Sisih adalah proses dalam melupuskan barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Kesannya adalah dapat mewujudkan kawasan kerja yang lebih efektif dan seterusnya meningkatkan kecekapan dan keselamatan di tempat kerja 82 Garis Panduan : 8.2.1 Langkah-langkah untuk menyimpan barangan adalah dengan mengambil kira perkara berikut :- > Apa yang diperlukan > Kuantiti yang diperiukan > Bila ianya diperlukan 8.2.2 Menggunakan sistem tagging bagi mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan dan tahap keperluan barang. Sistem tagging yang dimaksudkan adalah menggunakan 3 warna iaitu : - > [RRRRRBM untuk barang-barang atau peralatan yang perlu dikekalkan di tempat tersebut dan memastikan lokasi simpanannya > Warna Kuning untuk barang-barang atau peralatan yang disimpan untuk tempoh masa tertentu di tempat yang tertentu > (WAFREMIMGIEH untuk barang-barang atau peralatan yang hendak dilypuskan83 8.2.3 PSPBPK.100— 15/2/13 Cara untuk meletakkan fag adalah dengan menampal atau melekatkan tag disetiap barang-barang yang telah dikenalpasti . Saiz tag adalah berukuran 10 cm x 10. cm Contoh sistem tagging adalah seperti berikut :~ 6 Kaedah proses “Sister Tagging’ adalah: 8.3.1 83.3 83.4 8.3.5 Melancarkan “Sistem Tagging" Jawatankuasa Induk perlu mewujudkan kawasan simpanan dan merangka cara pelupusan untuk barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan borang, Kenal Pasti Sasaran “Sistem Tagging" Tentukan jenis barangan dan kawasan kerja yang perlu dinilai Tentukan Kriteria “Sistem Tagging” Untuk menentukan kriteria, aspek yang diambilkira adalah “adakah ia berguna’,"kekerapan penggunaan’ dan “kuantiti penggunaan* Melokatkan Tag Perlu dilakukan dengan cepat dan muktamad Penentuan Barangan untuk *Sistem Tagging’ Menetapkan serta memutuskan barang yang mana perlu dibuang atau tidak serta tindakan yang perlu diambilPSPAPK.100~ 18/2113 Barang yang tiada nilai dan mudah =p Buang serta merta untuk disisih Barangan yang boleh dikitar semula === Cari pembeli yang menawarkan harga yang tinggi Barangan yang tiada nilai tetapi kos =mmmmm> Dilupuskan pembungan tinggi 8.4 — Kesan amalan SISIH: 8.5 — Mengenal pasti barang yang perlu dan seterusnya menyusun di tempat yang betul. 8.6 Barang yang tidak perlu dilupuskan, 8.7 _ Penjimatan masa pencarian barang atau dokumen. 8.8 — Penambahbaikan suasana tempat kerja. 8.9 — Penggunaan kawasan kerja yang maksimum. ‘SUSUN 9.1 Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur dan bersistematik. Ini untuk memudahkan pengambilan barang dan dikembalikan ke tempat asal setelah digunakan. Prinsip yang digunakan adalah tempat untuk semua dan semua berada di tempatnya 9.2 Aktiviti ini melibatkan kepada aspek keselamatan, kecekapan dan keberkesanan untuk penyimpanan bagi memudahkan penearian semua barang atau dokumen dan tiada berlaku pembaziran tenaga manusia atau inventori yang berlebihan. 9.3 Label adalah diperiukan bagi memudahkan pencarian semasa pemiliknya tiada di tempat kerja. Berikut adalah pelan tindakan SUSUN yang perlu dilaksanakan :PSPBPK.100- 15/2/13, BARANG YANG PERLU TINDAKAN Barang yang kerap digunakan === Disusun di tempat yang paling dekat Barang yang jarang digunakan ===> Disusun di tempat yang jauh sedikit Barang yang tidak digunakan mmm Simpan di tempat berasingan dan ada 9.4 95 tanda pengenalan Aktiviti susun adalah seperti berikut : 9.4.1 Membuat tanda yang jelas untuk menggelakkan kesilapan dalam menyusun barangan yang boleh dilihat dari jauh. 9.4.2. Memberikan nama atau nombor pada setiap barang, dokumen atau peralatan 9.4.3 Susun peralatan berhampiran dengan mesin supaya mudah digunakan 9.4.4 Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod wama 9.4.5 Menyimpan barang mengikut fungsi dan rekabentuk yang sama 9.4.6 Simpan barang atau peralatan yang berlainan secara berasingan 9.4.7 Menyimpan barangan atau peralatan di rak-rak 9.4.8 Menggunakan bekas yang kecil untuk menyimpan barang yang kecil 9.4.9 Mewujudkan lokasi yang sesuai untuk menempatkanbarang-barang yang ditetapkan dan mengelakkan daripada diletakkan di tempat yang lain. Kesan amalan SUSUN : 9.5.1 Barang atau dokumen mudah disimpan ditempatnya selepas digunakan 9.5.2 Memudahkan pencarian dan penyimpanan semuta barang atau dokumen. 9.5.3 Mengurangkan masa pencarian barang atau dokumen 9.5.4 Mengamalkan 4R iaitu “Right Item , Right Place, Right Quantity dan Right Menthod” 9.5.5 Mengamalkan FIFO - ‘First In First Out”10 PSPBPK.100 - 15/2/13, SAPU 10.1 Membersih dan memeriksa secara berkala dan menyeluruh tempat kerja supaya tiada kekotoran atau habuk di atas lantai, mesin dan peralalan ci pejabat. la menekankan kepada kebersihan kerana dapat menjamin keselesaan dan Keselamatan di tempat Kerja, termasuklah penyimpanan perkakas atau peralatan yang febih jelas dan teratur yang akhimya mengurangkan masa pencarian dan meningkatkan kualiti kerja, produk dan perkhidmatan yang tinggi 10.2 SAPU perlu dilakukan pada setiap hari untuk memastikan tempat kerja adalah bersih dan tidak berselerak. 10.3 Panduan SAPU 10.3.1 Pembahagian mengikut kawasan yang berbeza. Oleh yang demikian adalah perlu untuk seliap pemudaheara atau fasilitator_ untuk menyediakan perkara berikut :- > Dengan mewartakan semua kawasan_ kebersihan dan mengaginkan tugas kepada warga Kerja di bawah seliaan bagi membersihkan kawasan tersebut > —— Jadual : Memberikan penerangan dengan lebih terperinci kepada warga Kerja mengikut kawasan termasuklah jadual tugasan harian mereka serfa menyediakan checklist untuk setiap aktivit SAPU 10.3.2 Kenal pasti apa yang patut dibersihkan 10.3.3 Kenal pasti kaedah yang digunakan - Kerja pembersihan perlu diadakan mengikut kesesuaian tanpa mengambil masa yang lama. Untuk kerja pembersihan di PPSPPA Khususnya di tempat kerja, adalah dicadangkan supaya dilakukan pada setiap hari selepas waktu bekerja dalam tempoh 15 minit. Ini bagi memastikan kawasan tempat kerja sentiasa bersih . 10.3.4 Laksanakan kerja-kerja pembersihan menyediakan perkara berikut > Semua peralatan yang rosak atau cacat hendakiah dibaiki atau diasingkan sekiranya tidak digunakan lagi. > Memastikan tempat kerja dan peralatan bersih dan dapat berfungsi dengan baik. Aktiviti pembersihan yang dilakukan dapat mengenalpasti kerosakan yang berlaku10.4 PSPBPK.100~ 18/2113 Kesan Amalan SAPU :~ v Kualiti kerja dan produk yang tinggi v Tempat kerja yang lebih selesa dan selamat. Mudah dilihat dan mengurangkan masa pencarian Mengurangkan kos penyelenggaraan vvy Memberikan gambaran yang posilif kepada pelanggan 11 SERAGAM 1.4 Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan menumpukan kepada kebersihan dan kekemasan pada setiap masa. Prinsip yang digunakan adalah tempat untuk semua dan semua berada di tempatnya secara berterusan bagi menjamin kelancaran proses kerja yang berkesan dan berterusan. Panduan 11.2.1 Menekankan kepada amalan keseragaman kerja yang terbaik yang merangkumi prosedur dan senarai semak harian perlu dipamerkan di setiap tempat kerja 11.2.2 Tanggungjawab dalam kerja merangkumi > Siapa yang bertanggungjawab? > Langkah yang peru diambil bagi memastikan keadaan yang diinginkan dapat dikekatkan > Bila tindakan perlu diambil? > Tentukan kawasan yang perlu diberi penekanan, > Tetapkan prosedur yang perlu dipatuhi untuk setiap kawasan kerja 11.2.3 Peraturan inventor / kerja-kerja yang sedang dijalankan. 11.2.4 Tetapkan prosedur pembersihan 11.2.5 Menyediakan jadual penyelenggaraan 11.2.6 Aktiviti harian yang berkaitan dengan tugas 38. Tujuan SERAGAM adalah untuk memastikan 3S yang pertama dilaksanakan. Dengan ini akan dapat mengenalpasti cara atau kaedah kerja yang terbaik dan memastikan setiap warga kerja dapat menjalankan tugas yang telah diberikan.11.3 PSPPK.100~ 182/13 Kesan Amalan SERAGAM Standard kerja yang balk ‘Sistem Kawalan Visual yang baik vw ‘Memperkukuhkan peraturan dan Prosedur Operasi Standard (SOP) Perkongsian maklumat dalam standard yang dipertukan vwvy Penambahbaikan operasi dan aliran kerja. 12. SENTIASAAMAL 12.4 12.2 12.3 Melatih warga pekerja untuk mematuhi sistem persekitaran yang berkualiti secara berterusan supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam sesebuah organisasi. Perlu diamalkan dan dikekalkan secara berterusan. Menggunakan konsep nilai yang dikongsi bersama melalul tunjuk ajar dan kerjasama pasukan. Panduan 12.2.1 Membudayakan amalan 6S kepada setiap warga kerja. 12.2.2 Memberikan ganjaran dan mengiktiraf semua usaha yang telah dilaksanakan oleh warga kerja PPSPPA, 12.2.3 Menggunakan teknik / pendekatan / strategi untuk mengekalkan aktivit seperti: > Menggunakan satu ruang di dalam wacana atau buletin untuk memaparkan sebarang aktiviti dalam 6S bagi tujuan berkongsi makiumat. v Membuat kajian semula kepada prestasi kejayaan 6S. v Mewujudkan dokumentasi 6S bagi menggantikan Sudut 6S yang mengandungi surat perlantikan, carta organisasi, slogan, jadual pembersihan, minit mesyuarat dan semua aktiviti penambahbaikan, > Menyediakan jadual tugas pembersihan Kesan Amalan Sentiasa Amal > Menjadikan warga kerja PPSPPA patuh dengan peraturan di tempat kerja. > Membentuk disiplin dan semangat kerja berpasukan, > Meningkatkan kecekapan operasi dalam suasana tempat kerja yang lebih selesaPSRBPK 100 15/2/13, 13 SELAMAT 13.1. Melahirkan sikap prinatin terhadap persekitaran ruang kerja (pejabat) yang solamat di kalangan warga kerja PPSPPA, Garis panduan adalah berdesarkan Buku Arahan Keselamatan yang telah dikeluarkan oleh Jemaah Menteri. 13.2 Panduan: 13.2.1 Kemudahan akses bangunan > Penggunaan kad keselamatan dan sistem bio metrik berasaskan cap jari 13.2.2 Peyimpanan fall-fail > Setiap bahagian disediakan bilik-bilik Fail Terbuka dan Bilik Fail Sulit yang berkunci. Setiap bahagian periu melantik pegawai yang bertugas dan bertanggungjawab untuk menguruskan bilik-t fail 13.2.3 Kawalan peralatan pejabat / aset. > Semua mesin fotostat,mesin penyisih, mesin faks dan sebagainya di tempatkan di bil khas bagi memastikan aspek keselamatan peralatan tersobut dipelinara 12.2.4 Pegawai Keselamatan Bahagian > Setiap bahagian terdapat warga kerja PPSPPA yang dilantik sebagai pegawai Keselamatan Bahagian yang dipertanggungjawabkan untuk aspek keselamatan dan kebersihan bangunan, Setiap hari telah ditetapkan mengikut jadual untuk membuat rondaan bagi memastikan aspek Keselamatan dan dan kebersihan bangunan berada pada tahap yang baik. 13.2.5 Kawalan Kunci Keselamatan > Anak-anak kunci disimpan di datam Bilik Kebal. Bagi pengurusan anak-anak kunci, perlu mewujudkan Buku Daftar Kunci dan semua anak kunci dilabelkan bagi memudahkan proses keluar / masuk anak kunci. Setiap permohonan pengeluaran / pinjaman anak kuncl akan direkod bagi tujuan pemantauan pergerakan 1014 15 16 13.3 13.4 PSPBPK 100 15/2113 Kesan Amalan SELAMAT 13.3.1 Memastikan tahap keselamatan persekitaran ruang kerja berada dalam keadaan terkawal dan bebas daripada_kehilangan, kecurian, pencerobohan dan kemalangan 13.3.2 Meningkatkan aspek kesedaran keselamatan di kalangan warga kerja PPSPPA Bagaimana untuk melaksanakan SELAMAT 13.41 Memeriukan panduan dan proses bagi memastikan semua warga kerja dapat mematuhi dan mengikut standard yang telah ditentuken. 13.4.2 Mengadakan program-program keselamatan kepada semua pegawai atau warga kerja yang ditugaskan untuk memastikan keselamatan terus diamaikan. 13.4.3 Membuat pemeriksaan berjadual atau pemeriksaan mengejut ke atas semua aspek keselamatan yang dinyatakan di atas. 13.4.4 Menyediakan laporan hasil daripada setiap aktiviti 6S. JAWATANKUASA INDUK 6S (SEPERTI DILAMPIRAN A) PERANAN AHLI JAWATANKUASA (SEPERTI DILAMPIRAN B) PELAKSANAAN 65 DI PPSPPA 16.1 16.2 163 16.4 Penggunaan wama yang dibenarkan bagi menggambarkan imej Korporat adalah terhad kepada tiga warna sahaja dan ditentukan oleh setiap Bahagian/Negeri Kreativiti yang dihasikan perlulah mencerminkan ime] korporat dan profesionalisme. Peri menyediakan dokumentasi di dalam media elektronik pelaksanaan 6S bagi tujuan perkongsian maklumat dan tujuan penambahbaikan Ganjaran kepada Sahagian/Negeri yang berjaya melaksanakan 6S._mengikut gatis panduan adalah seperti berikut: > Sil penghargaan 6S > Merit } Apa-apa insentiffhadiah yang akan diputuskan oleh pengurusan atasan ”PSPAPK. 100 ~ 1572/13, 47 FAEDAH PERLAKSANAAN 6 DI PPSPPA 17.1 Tempat kerja menjadi lebih bersin dan teratur 17.2 Tempat kerja menjadi lebih selamat. 17.3 Menggalakken penjanaan idea yang lebih kreatif 17.4 Mengurangkan masa pencarian 17.5 Aliran operasi kerja yang cekap 17.8 Mengurangkan kecacatan pada produk atau perkhidmatan 17.7 Mewujudkan kaedah atau standard yang jelas. 17.8 Mengurangkan masa memproses inventori 17.9 Memaksimaken penggunaan kawasan 17.10 Mengurangkan rungutan pelanggan PEMBATALAN 18. Dengan berkuatkuasanya Garis Panduan Amalan 6S ini, maka Garis Panduan 6S yang telah dikeluarkan sebelum ini terbatal. TARIKH KUATKUASA 19. Garis Panduan ini adajah berkuatkuasa serta merta, (DATUK Hu ZAINI BIN MD} NOR) Ketua Pogawai Eksekutif Perbadanan Pengurusan S|sa Pepejal dan Pembersinan Awam Bertarikh :2® Mei 2012 2PSP.APK.100 ~ 15/2/13 LAMPIRAN APSP.BPK.100~ 15/2/13 LAMPIRAN B Peranan Pengerusi / Timbalan Pengerusi Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat > % Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi v Menyokong semua aktiviti dalam pelaksanaan 6S > Mentadbir akauntabiliti pada setiap pihak yang dipertanggungjawabkan Peranan Setiausaha > Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat v Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti pelaksanaan v Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi v Bertindak sebagai sumber pemberi makiumat. Peranan Jawatankuasa Latihan > Mengenalpastilatinan 6S untuk semua > Menyediakan jadual latihan 6s seperti latihan kesedaran 63, pelaksanaan langkah demi langkah 6s untuk fasilitator dan pelaksanaan langkah demi langkah audit dalaman 6s. Peranan Jawatankuasa Promosi > Mempromosikan kempen 6S v Mengenalpasti dan mencadangkan aktiviti promosi v Mencadangkan dan member! ganjaran atau pengiktirafan kepada individu / kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktivii promosi % Menilai semua keberkesanan kempen promosi Peranan Jawatankuasa Audit > Mewujudkan kriteria penilaian amalan 6S, garis panduan dan pelekat penambahbaikan 6s Membantu dalam mengekalkan aktiviti 6S melalui Audit Dalaman y v Menyerahkan laporan ringkasan Audit kepada Pengurusan setiap bulan. 4Peranan Fasilitator > Menyokong pelaksanaan 68 > Memberikan motivasi dalam kumpulan > Memastikan pelan pelaksanaan warga kerja > Mengawasi sistem pengukuran PSPBPK.100 - 15/2/13, 18