PEMERINTAH KABUPATEN MALINAU

DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA

UPTD PUSKESMAS DATA DIAN
Desa Data Dian RT 01 Kec. Kayan Hilir, Kode Pos 77571-71, Telp: 0823 52340711
Email : pkmdatadian@gmail.com
MALINAU

PANDUAN MONITORING KINERJA PUSKESMAS

I. PENGERTIAN
Monitoring kinerja adalah suatu proses pengumpulan dan pengukuran kemajuan dari suatu
kegiatan atau program. Monitoring pencapaian target program dilaksanakan oleh
Penanggung Jawab program. Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan
monitoring program setiap bulan. Monitoring dan penilaian kinerja dilakukan sebagai wujud
akuntabilitas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

II. RUANG LINGKUP

Monitoring kinerja meliputi kinerja admen adalah monitoring pencapaian dari kinerja UKM
dan UKP, kinerja UKM adalah monitoring pencapaian target program dilaksanakan oleh
Penanggung Jawab program, kinerja UKP adalah fungsi manajemen yang
berkesinambungan yang mempunyai tujuan utama menyediakan umpan balik dan
indikasi awal tentang bagaimana kegiatan-kegiatan dilaksanakan, perkembangan atau
pencapaian kinerja dari waktu ke waktu serta pencapaian hasil yang diharapkan kepada
kepala puskesmas.

III. TATA LAKSANA

Monitoring kinerja dilakukan dengan cara:
a. Laporan bulanan:
Para penanggung jawab atau pengelola program UKM dan UKP menyusun laporan
kepada kepala puskesmas paling lambat sudah diserahkan pada tanggal 5 tiap awal bulan,
kepala puskesmas akan menganalisis laporan sebagai persiapan untuk lokakarya mini
bulanan, langkah-langkah penyusunan laporan bulanan adalah sebagai berikut:
- Merekap jumlah kunjungan/kejadian penyakit setiap bulan sesuai dengan format
laporan bulanan masing-masing program.
b. Lokakarya mini bulanan:
Lokakarya mini bulanan diselenggarakan setiap tanggal 10 pada awal bulan. Lokmin
bulanan wajib dihadiri oleh seluruh staf puskesmas, tujuan lokmin bulanan adalah
tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor, terpantaunya hasil
kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan, teridentifikasinya masalah dan hambatan
 dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas, teridentifikasinya penyebab masalah serta
diupayakannya pemecahan masalah, tersusunnya rencana kerja untuk periode
selanjutnya, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Kepala Puskesmas melalui ketua pokja admen mengundang peserta rapat yang
ditentukan dengan menggunakan undangan rapat
2. Petugas mengatur tempat
3. Petugas menyiapkan alat dan bahan untuk pelaksanaan kegiatan
4. Petugas menyiapkan laporan kegiatan bulan lalu
5. Petugas membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan
dengan target bulanan
6. Petugas menyiapkan buku catatan/notulen rapat.

c. Audit internal
Salah satu mekanisme monitoring adalah dilakukannya audit internal oleh tim audit
internal dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan
berupa data, hasil analisis, hasil penilaian, dan rekomendasi auditor sebagai dasar untuk
pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan atau perubahan baik pada
sistem pelayanan maupun sistem manajemen mutu kemudian untuk membantu
menyelesaikan permasalahan puskesmas dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja
puskesmas, yang dilakukan secara periodik dan terencana. Prosedur / Langkah-langkah:
a. Wawancara Audit Meliputi
1) Pertemuan awal audit dengan auditee
2) Auditor menjelaskan peran auditor
3) Auditor menjelaskan tujuan audit, lingkup audit,
4) Auditor meminta pendapat pihak yang diaudit tentang permasalahan utama yang
mereka hadapi.
5) Audit menentukan pelaksanaan audit, siapa yang akan ditemui selama proses
audit.
b. Mengaamati proses pelaksanaan Kegiatan meliputi :
1) Auditor melakukan pengamatan terhadap proses pelaksanaan kegiatan
pelayanan dengan menggunakan instrument audit internal.
2) Dalam mengamati proses kegiatan auditor dapat menanyakan pada auditee
bagaimana proses kegiatan pelayanan di unit tersebut.dan dilanjutkan dengan
pengamatan terhadap proses pelaksanaan kegiatan.
3) Auditor menyiapkan instrument audit berupa daftar tilik untuk mengamati suatu
proses kegiatan.
c. Meminta penjelasan kepada Auditee Auditor meminta kepada auditeeuntuk
menjelaskan secara lebih rinciapa yang ingin diketahui lebih lanjut oleh auditor.
 d. Auditor meminta audite untuk memperagakan suatu kegiatan yang semestinya bisa
dilakukan oleh auditee.
e. Memeriksa dan menelaah Dokumen Ada dua dokumen yang perlu diperhatikan oleh
auditor yaitu dokumen regulasi dan dokumen yang berupa rekam kegiatan
f. Memeriksa dengan menggunakan instrumen berupa daftar tilik. Untuk mengukur
tingkat kepatuhan terhadap dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan.
g. Mencari bukti-bukti yang berupa hasil dari wawancara pengamatan, peragaan, telusur
kegiatan,maupun telusur dokumen/ rekam kegiatan.
h. Melakukan penelusuran silang untuk melakukan verifikasiatas fakta-fakta yang
dikumpulkan, pemeriksaan silang dapat dilakukan berupa wawancara dengan
pihak/unit terkait.
i. Mencari informasi dari sumber lain untuk melakukan verifikasi maupun validasi
dapat dilakukan upaya untuk memperoleh informasi dari sumber luar.
j. Menganalisis data dan informasi, semua data dan informasi yang dikumpulkan
dianalisis dengan dibandingkan dengan standar /kriteria yang digunakan.
k. Menarik kesimpulan, proses audit diakhiri dengan menarik kesimpulan, yaitu:
menyatakan kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan standard/kriteria yang
digunakan untuk audit.
l. Auditor melaporkan hasil audit kepada kepala Puskesmas dan unit terkait. Hasil dari
Audit Internal akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan
sesuai dengan SOP rapat Tinjauan Manajemen.

IV. DOKUMENTASI
1. SOP-SOP:
a. Rapat mingguan
b. Laporan bulanan
c. Lokakarya mini bulanan
d. Supervisi terencana
e. Supervisi incidental
f. Audit internal
2. Undangan, daftar hadir, dan notulen baik rapat mingguan maupun lokakarya mini
bulanan, bukti pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi rapat
3. Form-form laporan bulanan
4. Bukti-bukti pelaksanaan supervisi dan tindak lanjutnya
5. Rencana audit internal, form-form instrument audit, bukti pelaksanaan audit dan tindak
lanjutnya