PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Makalah

Untuk memenuhi tugas individu Komunikasi Bisnis

Oleh
Hairum Rijal 031075333

Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi & Bisnis
UPBJJ-Universitas Terbuka
Kendari
2018
 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. Pemahaman Proses Komposisi

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang
akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan dan
saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
2. Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraf. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
3. Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan
apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan
isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan
sebelumnya atau tidak.
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin
nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi
organisasi.
Sebelum menutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak
lain, kita perlu menjawab tiga pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah
waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa
keputusan diantaranya sebagai berikut :
a. Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri,
apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
b. Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
 inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui tanpa mengetahui motif audience-nya, komunikator tidak dapat
menanggapi mereka dengan baik.
c. Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang
tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d. Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang telah ditentukan yaitu :
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. Analisis Audience
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa
mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?
1. Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang
berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format
 penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi
audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator
dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan
terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience
harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator
dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi
untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat
tersampaikan dengan baik.
2. Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan
informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah
prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/
 kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk
tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk
mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
D. Penentuan Ide Pokok
Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek
pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik,
yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh
audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentifikasi adalah:
1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan
pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi
sipenerima.
2. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
3. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan di berikan.
4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok.
5. Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif
audience.
6. Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa
hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama
 jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-
orang yang tidak dikenal sebulumnya.
E. Seleksi Saluran dan Media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan.
Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan
audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang
disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audience dapat
dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang
tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok
kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting
lainnya.
2. Komunikasi TertulisPesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai
macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari
komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan
dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan terinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan permanen
 Penerima dalam jumlah banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin
meminimalkan peluang distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi
para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh
dalam waktu cepat.