Anda di halaman 1dari 36

PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Sarana dan
Prasarana Pendidikan
Dosen Pengampu: Dr. Wahyu Sri Ambar Arum, M. Pd

Disusun Oleh:
Kelompok 3

Erlia Oktavianty 1103618066


Indah Permata 1103618045
Luthfia Hanalia 1103618008
Muhammad Dandy 1103618080
Ulfhatun Widiastuti 1103618023
Wahdiniya Nurrohma 1103618004

Manajemen Pendidikan 2018 B

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN


FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2019
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. karena atas berkat dan
karunia-Nya kami dapatmenyelesaikanmakalah yang berjudul “Penyimpanan
SaranadanPrasarana Pendidikan” . Kami menyadari selesainya makalah ini tidak
lepas dari bantuan berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung.
Untuk itu kami menyampaikan ucapan banyak terima kasih kepada:
1. Dr. Wahyu Sri Ambar Arum, M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah
Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan.
2. Teman-teman sekelas MP 2018 B yang membantu dan mendukung kami
dalam menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sarana
dan Prasarana Pendidikan dan memberikan manfaat bagi pembaca khususnya untuk
kami sendiri. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan
makalah ini. Akhir kata, kami berharap makalah ini bermanfaat bagi semua pihak,
khususnya civitas akademika Universitas Negeri Jakarta.

Jakarta, 3 Oktober 2019

Penyusun

ii
DAFTAR ISI

Contents
KATA PENGANTAR..................................................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................................................iii
BAB I .......................................................................................................................................... 2
PENDAHULUAN ......................................................................................................................... 2
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................................ 2
B. Rumusan Masalah ...................................................................................................... 3
C. Tujuan Penulisan ........................................................................................................ 3
D. Manfaat Penulisan ...................................................................................................... 4
BAB II ....................................................................................................................................... 25
PEMBAHASAN ......................................................................................................................... 25
A. Hakikat Penyimpanan Sarana Pendidikan ............................................................ 25
B. Tujuan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan.................................... 26
C. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana ......................................................... 27
D. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan: ............................ 27
E. Struktur Organisasi Penyimpanan.......................................................................... 27
F. Prosedur dan Tata Cara Penyimpanan Barang..................................................... 29
G. Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:................................. 31
H. Tempat Penyimpanan Sarana Pendidikan ............................................................. 32
I. Beberapa contoh penyimpanan barang di sekolah ................................................ 32
J. Prinsip-prinsip penyimpanan .................................................................................. 37
1. Apa saja barang yang disimpan? (What) ........................................................... 37
2. Mengapa barang-barang perlu disimpan? (Why) ............................................. 38
3. Dimana barang-barang harus disimpan? (Where) ............................................ 39
4. Kapan waktunya barang-barang harus disimpan? (When) ............................. 39
5. Siapa yang bertugas menyimpan barang? (Who) .............................................. 40
6. Bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar? (How)................. 40
K. Tugas dan tanggung jawab dalam penyimpanan dan pendistribusian ........... 42
BAB III................................................................................................................................... 43

iii
METODOLOGI PENELITIAN .......................................................................................... 43
BAB IV ................................................................................................................................... 44
HASIL PENELITIAN .......................................................................................................... 44
BAB V .................................................................................................................................... 26
PENUTUP.............................................................................................................................. 26
A. Kesimpulan ................................................................................................................ 26
B. Saran .......................................................................................................................... 26
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 27
Lampiran 1: Pedoman Wawancara ......................................................................................... 28
Lampiran 2: Foto Kegiatan ...................................................................................................... 29

iv
iii
2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah


Sarana dan prasarana merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang
kelancaran atau kemudahan dalam proses pembelajaran, dalam kaitannya dengan
pendidikan yang membutuhkan sarana dan prasarana dan juga pemanfaatannya baik
dari segi intensitas maupun kreatifitas dalam penggunaannya oleh guru maupun oleh
siswa dalam kegiatan belajar mengajar.
Dalam mengelola sarana dan prasarana disekolah dibutuhkan proses
penyimpanan, penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan, baik berasal
dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.Penggudangan
merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan
mendukung kontinuitas kerja unit usaha, sekaligus mendukung efektivitas dan
efesiensi organisasi secara keseluruhan.
Dalam hal ini peneliti memilih SMKN 26 Jakarta sebagai objek penelitian
mengenai penyimpanan sarana dan prasarana karena sarana dan prasarana di sekolah
tersebut sudah dapat dikatakan baik dan memadai dalam menunjang proses belajar
peserta didik. Di SMKN 26 Jakarta pun mempunyai prosedur tersendiri dalam
mengelola penyimpanan gudang sekolah dan mempunyai kompetensi terhadap
barang atau bahan yang terdapat di dalam penyimpanan gudang.
3

B. Rumusan Masalah
1. Apa Hakikat Penyimpanan Sarana dan Prasaran Pendidikan?
2. Apa Tujuan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan?
3. Apa Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan?
4. Apa yang harus dilakukan sebelum Penyimpanan Sarana dan Prasarana
Pendidikan?
5. Bagaimana Struktur Organisasi Penyimpanan Sarana dan Prasarana
Pendidikan?
6. Bagaimana Prosedur atau Tata Cara Penyimpanan Sarana dan Prasarana
Pendidikan?
7. Bagaimana Cara Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan yang Baik
dan Benar?
8. Dimana Tempat Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan?
9. Apa saja Sarana dan Prasarana Pendidikan yang harus di simpan ?
10. Bagaimana Prinsip-prinsip Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan?
11. Bagaimana Tugas dan Tanggung jawab dalam Penyimpanan Sarana dan
Prasarana Pendidikan?

C. Tujuan Penulisan
1. UntukMengetahuiHakikat Penyimpanan Sarana dan Prasaran Pendidikan
2. Untuk MengetahuiTujuan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan
3. UntukMengetahuiFungsiPenyimpananSaranadanPrgSaranadanPrasarana
Pendidikan
4. Untuk Mengetahui Cara Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan yang
Baik dan Benar
5. Untuk Mengetahui Tempat Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan
6. Untuk Mengetahui Sarana dan Prasarana Pendidikan apa saja yang harus di
simpan
4

7. Untuk Mengetahui Prinsip-prinsip Penyimpanan Sarana dan Prasarana


Pendidikan
8. Untuk Mengetahui Tugas dan Tanggung jawab dalam Penyimpanan Sarana
dan Prasarana Pendidikan

D. Manfaat Penulisan
Dengan adanya makalah ini kami selaku penulis berharap informasi yang
tertulis dalam makalah ini dapat menambah wawasan dan bermanfaat untuk para
pembaca dalam memahami materi Manajemen Penyimpanan Sarana danPrasana
Pendidikan.
25

BAB II

PEMBAHASAN

A. Hakikat Penyimpanan Sarana Pendidikan


Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil
pengadaan dan umumnya barang tersebut adalah milik negara (baik pembelian,
hibah, hadiah) pada wadah/tempat yang telah disediakan. Penyimpanan sarana
pendidikan adalah kegiatan simpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot,
alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru,
maupun rusak yang dapat dilakukan oleh seorang atau beberapa orang yang
ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan. Aspek yang perlu
diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan aspek administratif.
Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk
menampung barang milik negara berasal dari pengadaan. Aspek ini biasa disebut
gudang. Sebagai tempat penyimpanan, gudang dapat dibedakan menjadi beberapa
hal yaitu:
1. Gudang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung barang hasil
pengadaan, yang terletak pada unit biasanya gudang pusat juga digunakan
untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok atau persediaan.
2. Gudang penyalur yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
3. Gudang transit yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum disalurkan ke unit satuan kerja yang membutuhkan.
4. Gudang khusus yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang-
barang yang mempunyai spesifikasi khusus seperti barang yang mudah pecah,
meledak atau terbakar.
5. Gudang pemakai yaitu gudang yang diperlukan untuk menyimpan barang-
barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
26

Aspek administratif yaitu hal-hal yang diperlukan untuk mendukung


pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala gudang,
urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan dan pemeliharaan,
urusan pengeluaran. Struktur organisasi penyimpanan menggambarkan personalia
yang diperlukan dalam penyimpanan.
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik
berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam
penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan,
penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan
pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang
(pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit
usaha, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara
keseluruhan (Dwiantara, 2004:82).
Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang dilakukan oleh
satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau
bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari
bantuan.

B. Tujuan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan


1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan menemukan barang yang dicari
tersebut
4. Dapat memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam menganalisis
27

C. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana


1. Memudahkan dalam analisis barang
2. Memudahkan dalam pengawasan
3. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

D. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:


1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi persyaratan yang ditentukan
3. Sifat barang yang diminta
4. Sarana penyimpanan dan Pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan

E. Struktur Organisasi Penyimpanan

Bendaharawan
Kepala

Urusan
Tata Usaha

Urusan Urusan
Urusan Penyimpanan dan
Penerima Pengeluaran
Pemeliharaan
28

Tugas pokok dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi


penyimpanan sebagai berikut:
1. Bendaharawan/kepala gudang bertugas dan berwenang menyelenggarakan
pengurusan kebendaharaan materil yang mmeliputi penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran atau penyerahan barang.
Bendaharawan/kepala gudang secara administratif diangkat dan
diberhentikan oleh Menteri atas usul pimpinan unit utama, bedanya
bendaharawan secara administratif mempertanggungjawabkan tugasnya
kepada Badan Pemeriksa Keuangan, sedangkan Kepala Gudang
mempertanggungjawabkan tugasnya kepada atasan langsung dalam
organisasi.
2. Urusan tata usaha dalam struktur organisasi penyimpanan bertugas dan
bertanggungjawab terhadap:
a. Penata usahaan, penerimaan yaitu menyiapkan instrumen administratif
dan penyimpanan dokumen penerimaan.
b. Menata usahakan penyimpanan
c. Menata usahakan pengeluaran
d. Menerima dan mengeluarkan surat-surat tang diperlukan dalam/untuk
penyimpanan
e. Perencanaan dan mengeluarkan dana sesuai dengan kebutuhan
f. Menginventasikan barang perlengkapan gudang.
3. Urusan penerimaan, mempunyai tugas antara lain:
a. Menerima surat pengiriman barang
b. Mengusulkan kepada bendaharawan/kepala gudang untuk membentuk
panitia penerimaan/pemeriksaan barang
c. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan barang yang akan di simpan
d. Membuat berita acara penerimaan dan pemeriksaan barang
e. Melaporkan hasil penerimaan/pemeriksaan barang kepada bendaharawan/
kepala gudang.
29

f. Menyerahkan barang dan dokumen penerimaan/pemeriksaan barang


kepada urusan tata usaha untuk disimpan.
g. Mencatat barang yang diterima ke dalam buku penerimaan barang yang
telah disediakan.
4. Urusan penyimpanan, mempunyai tugas antara lain:
a. Menerima barang yang akan disimpan
b. Mengatur dan mengurus tata letak barang pada penyimpanan
c. Mencatat data barang ke dalam kartu barang
d. Memelihara dan merawat barang yang disimpan dalam gudang
5. Urusan pengeluaran, mempunyai tigas antara lain, kecuali:
a. Menerima pengaduan permintaan barang
b. Memeriksa stok barang berdasarkan permintaan
c. Mencatat barang ke dalam buku pengeluaran barang
d. Pengemasan barang yang akan di kirim
e. Menyerahkan barang disertai bon pengeluaran barang.

F. Prosedur dan Tata Cara Penyimpanan Barang


1. Penerimaan:
a. Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak yang menerima
barang
b. Mempersiapkan segala sesuatu yang di perlukan dalam penerimaan dan
pemeriksaan barang.
c. Memeriksa atau mengecek barang yang di terima baik fisik seperti jumlah,
kualitas, tipe maupun kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
d. Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang
2. Penyimpanan:
a. Meneliti barang barang yang akan disimpan
b. Menyiapkan barang barang tersebut berdasarkan pengelompokan
pengelompokan tertentu.
c. Mencatat barang ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
d. Membuat denah lokasi, barang barang yang disimpan agar dapat
dikeluarkan secara cepat saat dibutuhkan.
30

e. Barang barang yang sudah ada: diterima, dicatat, digudangkan, diatut,


dirawat dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
f. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaaan atas
semua barang yang ada dalam ruang atau gedung.
g. Mengontrol dan menghitung barang secara berkala.
h. Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan barang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
i. Mengeluarkan barang berdasarkan surat perintah pengeluaran barang yang
meliputi :
1) Meneliti kualitas, kuantitas dan spesifikasi barang yang akan
dikeluarkan
2) Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk dikeluarkan sesuai
dengan permintaan pengeluaran barang
3) Mempersiapkan dan melaksanakan pengemasan sesuai dengan
spesifikasi barang.
4) Membuat berita acara, surat jalan, laporan, dan hal hal yang
menyangkut dengan pengeluaran barang.
j. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan
suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat surat maupun barang
elektronik dalam keadaan baru, maupun rusak yang dapat dilakukan oleh
seorang atau beberapa orang yang di tunjuk atau ditugaskan pada suatu
sekolah. Dari segi pendidikan soal penyimpanan alat alat kurang mendapat
perhatian. Alat alat yang langsung dipergunakan dalam pelajaran
memerlukan fasilitas penyimpanan yang memadai dan praktis sehingga
apabila sewaktu waktu di perlukan dapat segera di sediakan serta
keamananannya cukup terpelihara
k. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan kegiatan sebagai berikut:
1) Barang barang yang sudah di terima, dicatat, digudangkan, diatur di
rawat dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaan atas
semua barang yang ada dalam ruang atau gudang.
3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan perhitungan
barang persediaan agar diketahui apakah memenuhi kebutuhan.
l. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan dan mengeluarkan
barang diguadang. Gudang impian hasrus di tata dengan baik. Pertama
mengenai letaknya, sehingga barang yang di simpan dapat diambil dengan
mudah dan dikembalikan dengan mudah pula.
31

m. Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikan sifat sifat


barang sehingga nilai guna barang tidak susut sebelum barang itu dipakai.
Sifat sofat barang tersebut misalnya :
1) Barang barang berat
2) Barang barang mewah

G. Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:


1. Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga
secara tertib, rapi, dan aman.
2. Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah ditemukan.
3. Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
4. Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah wadah
yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5. Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan nyaman.
6. Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih aman seperti
besi teralis.
7. Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat basah, lembab,
dan air.
8. Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka untuk
menghindari penjamuran bila lembab.
9. Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas dari
faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
10. Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11. Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa
persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
12. Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13. Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang tertentu
agar tidak mudah rusak.
14. Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
32

H. Tempat Penyimpanan Sarana Pendidikan


Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk
menampung barang milik negara berasal dari pengadaan. Aspek ini biasa di sebut
gudang. Sebagai tempat penyimpanan, gudang dapat dibedakan menjadi beberapa
yaitu:
1. Gudang pusat, yaitu gudang yang di perlukan untuk menampung barang hasil
pengadaan, yang terletak pada unit. Biasanya gudang pusat juga di gunakan
untuk menyimpan barang yang akan di jadikan stok atau persediaan.
2. Gudang penyalur yaitu gudang yang di gunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
3. Gudang Khusus yaitu gudang yang di gunakan untuk meyimpan barang
barang yang mempunyai spesifikasi khusus seperti barang yang mudah pecah,
meleda atau terbakar.
4. Gudang Pemakai yaitu gudang yang diperlukan untuk menyimpan barang
barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
5. Gudang Terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan tidak beratap,
tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai dengan berat barang barangyanh
akan disimpan.
6. Gudang Tertutup adalah gudang berdinding dan beratap yang konstruksinya
di sesuaikan dengan fungsi gudang itu.

I. Beberapa contoh penyimpanan barang di sekolah


Barang-barang yang harus ada di ruang kepala sekolah sebagai berikut:
1. Grafik kegiatan sekolah
33

2. Struktur Organisasi

3. Uraian rencana kerja tahunan

4. Daftar pelajaran
34

5. Daftar guru dan pegawai

6. Gambar Presiden dan Wakil Presiden RI dan Pancasila

7. Sang Saka Merah Putih


35

8. Papan pengelolaan SPP/DPP

9. Pembukaan UUD

Gambaran ruangan kepala sekolah


36

Barang-barang yang harus disimpan di ruang guru adalah sebagai berikut:


1. Papan pengumuman
2. Papan jadwal pelajaran
3. Kalender Pendidikan
4. Struktur Organisasi Sekolah
5. Daftar pembagian tugas guru
6. Denah Sekolah
7. Lambang Tut Wuri Handayani
8. 5 K

Barang-barang yang harus disimpan di ruang kelas:


1. Papan absen kelas
2. Daftar pembagian tugas piket
3. Daftar mata pelajaran
4. Organisasi kelas
5. Peraturan tata tertib kelas
6. Hiasan dinding
7. Peta jam dinding
8. Kipas angin/AC
37

9. Papan Tulis

J. Prinsip-prinsip penyimpanan
Berbicara tentang penyimpanan berang erat kaitannya dengan
pemeliharaan barang, karena salah satu tujuan penyimpanan barang adalah untuk
memelihara agar barang-barang tersebut tidak cepat rusak. Disamping untuk
menjaga kebersihan barang, dan dilihat dari apa segi keamanan, penyimpanan
barang sangatlah diperlukan. Apabila penyimpanan terhadap barang dilakukan
dengan sebaik-baiknya dengan memperhatikan kondisi barang maupun tempat
atau gudang yang akan digunakan, serta hal-hal yang berkenan dengan barang,
maka penyimpanan barang dapat menghasilakan sesuatu yang efektif dan efisien,
bagi kelancaran proses belajar mengajar.
Dalam kenyataannya penyimpanan dan pemeliharaan barang di sekolah
masih kurang maksimal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
penyimpanan barang dengan mengunakan prinsip 5 W (What, Why, Where,
When dan Who) serta 1 H (How) yaitu :
1. Apa saja barang yang disimpan? (What)
Jenis barang yang disimpan adalah barang-barang yang terbuat dari :
a. Kertas: barang yang termasuk dari kertas contohnya adalah buku tulis,
buku besar, kertas tik atau kertas printer, kertas folio, dll.
38

b. Kayu: barang-barang yang terbuat dari kayu antara lain bangku, meja,
papan tulis, lemari, bupet dll.
c. Plastik: barang-barang yang terbuat dari plastik adalah alat-alat kebersihan
seperti bak sampah dan serokan sampah, sapu, kemonceng, rak sepatu dll.
d. Besi: barang-barang yang terbuat dari besi biasanya adalah barang
elektronik seperti mesin tik dan komputer dll.
e. Lain-lain, dapat dikategorikan barang-barang yang termasuk kedalam alat
tulis kantor diantaranya alat tulis seperti pensil, pulpen, spidol, penghapus,
penggaris dan jenis alat peraga seperti globe dan tool kit IPA dan alat
peraga matematika.

2. Mengapa barang-barang perlu disimpan? (Why)


Mengapa jenis-jenis barang telah disebutkan tadi perlu disimpan, hal
ini berkaitan dengan tujuan dari penyimpanan itu sendiri yaitu :
a. Memelihara agar barang-barang yang disimpan tidak cepat rusak, karena
seringkali selesai menggunakan barang kemudian tidak menyimpan
ditempat yang baik dan aman sehingga barang-barang akan cepat rusak
terkena pengaruh cuaca atau terkena tumpahan air, namun jika disimpan di
tempat yang baik maka kemungkinan barang akan awet dan tidak cepat
rusak.
b. Dapat digunakan dengan cepat jika diperlukan, jika memiliki tempat
penyimpana barang dan mengembalikan barang di tempat penyimpanan
semula, maka akan dengan mudah menemukan barang yang kita
perlukan, dengan demikian dapat efisien waktu dalam mencari barang,
namun sebaliknya jika barang tidak dikembalikan di tempat penyimpanan
semula kemudian pada akhirnya lupa menaruh barang tersebut, maka akan
kesulitan dan akan memakan waktu yang cukup lama untuk menemukan
barang tersebut.
39

c. Menjaga kebersihan barang dari debu dan kotoran, penyimpana juga


bertujuan menjaga barang agar tetap bersih dari kotoran debu. Contoh:
buku-buku yang mudah rusak apabila terkena air, dan barang-barang yang
sudah dibersihkan dar debu dan kotoran. Dengan menjaga kebersihan
barang,maka barang akan terlihat bersih dan nyaman untuk digunakan,
selain itu jika barang akan tahan lama.
d. Menjaga keamanan barang dari kehilangan dengan menyimpan barang
ditempat penyimpanan atau gudang, maka kecil kemungkinan barang akan
hilang, karena disamping ada yang mengurusny, barang tersimpan rapih
ditempatnya, tidak berserakan di sembarang tempat.

3. Dimana barang-barang harus disimpan? (Where)


Hal ini berkaitan dengan tempat penyimpanan barang. Biasanya
barang-barang disimpan di tempat yang bernama gudang, namun lebih
jelasnya tempat penyimpanan barang dibagi menjadi ;
a. Gudang terbuka, yaitu ruangan tidak berdinding tetapi berlantai,
disesuaikan dengan jenis barang yang akan disimpan biasanya barang-
barang yang sudah tidak layak digunakan tidak terpakai lagi dan barang-
barang yang sudah waktunya masuk dalam penghapusan.
b. Gudang tertutup, yaitu ruangan yang berdinding,beratap, berlantai yang
memiliki kunci penggunaanyang baik, untuk menyimpan barang-barang
yang masih digunakan yang direncanakn dalam pengadaan barang setiap
awal tahun.
c. Selain barang-barang tersebut, barang-barang yang digunakan di kelas
biasa disimpan dalam kelas, kemudian barang-barang yang berhubungan
dengan kepala sekolah disimpan di ruang kepala sekolah dan seterusnyya
disesuaikan dengan fungsi ruangannya.

4. Kapan waktunya barang-barang harus disimpan? (When)


40

Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan barang jika


sudah terealisir sebaiknya langsung disimpan ke bagian penyimpanan barang,
selanjutnya diterima dan diinventarisir dan dicatat ketika barang tersebut akan
dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapih.
Untuk barang-barang yang sudah tidak terpakai lagi atau rusak,
apabila sudah tidak dapat diperbaiki lagi, sebaiknya langsung dimasukan
dalam gudang penyimpanan, dan apabila biaya perbaikan melebihi anggaran
pembelian barang tersebut lebih baik dimasukan dalam buku penghapusan
agar barang yang rusak dan tidak layak pakai tersebut tidak menumpuk dalam
gudang penyimpanan.

5. Siapa yang bertugas menyimpan barang? (Who)


Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang ditunjuk
sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik barang yang baru
direncanakan dalam pengadaan barang maupun barang yang sudah tidak
dipakai atau rusak. Namun di sekolah yang sedang saja biasanya pekerjaan ini
dilakukan oleh beberapa warga sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.
Petugas harus memiliki tanggung jawab dan kejujuran dalam menjalankan
tugasnya agar dapat dipertanggung jawabkan. Kriteria petugas penyimpanan
barang yang baik antara lain ;
a. Memiliki tanggungjawab dalam pekerjaan
b. Meiliki sifat jujur dalam mempertanggungjawabkan pekerjaannnya
c. Memiliki sifat kreatif dan inisiatif dalam bekerja
d. Seorang pekerja yang ulet dan rajin, bukan orang yang malas
e. Cepat dan tanggap dalam menghadapi hal penyimpanan
f. Bekerja dengan teliti dan cermat
g. Dll

6. Bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar? (How)


41

Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:


a. Barang-barang yang sudah ada diterima, dicatat, digudangkan, diatur,
dirawat dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
b. Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah
ditemukan.
c. Barang-barang yang mudah rusak dimasukkan dalam sebuah pelindung
(lemari)
d. Barang-barang yang kecil seperti barang-barang ATK disimpan dalam
sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan
e. Barang-barang yang besar tidak perlu dimasukan ke dalam lemari, tetapi
tempatnya cukup nyaman dan aman.
f. Barang-barang elektronik seperti mesin tik dan komputer sebaiknya
diimpan di ruangan yang lebih aan sepert besi teralis.
g. Barang-barang yang terbuat dari kertas uasahakan jauh dari tempat basah,
lembab, dan lapuk.
h. Barang-barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka
untuk menghindarkan terjadinya proses penjamuran apabila ruangan
lembab.
i. Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas
dari faktor-faktor perusak seperti; panas, lembab dan lapuk.
j. Mudah didapat atau ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan.
k. Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa
persediaan lama harus lebih dulu dipergunakan.
l. Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
m. Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang
tertentuagar tidak mudah rusak.
n. Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
42

K. Tugas dan tanggung jawab dalam penyimpanan dan pendistribusian


Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat untuk penyimpanan harus
dirumuskan secara terperinci dan dipahami dengan jelas oleh semua pihak yang
berkepentingan. Pendistribusian peralatan dan perlengkapan pengajaran arus
berada dalam tanggung jawab salah atu anggota staf yang ditunjuk, karena
pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat ketatausahaan maka kurang tepat
jika kepala sekolah atau guru sendiri yang langsung melaksanakannya. Yang
paling tepat pegawai tata usaha. Kebijakan pendistribuan hendaklah ditekankan
kepada prinsip efisien dan fleksibilitas, maksudnya bila diperlukan sewaktu-
waktu segera setelah dapat disediakan.
Penyimpanan sarana dan prasarana yang efektif merupakan penunjang
tercapainya tujuan pendidikan. Untuk merealisasikan hal tersebut diperlukan
ketelitian, kerjasama antar personel yang terlibat dalam administrasi sarana dan
meningkatkan pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana yang ada dengan
sebaik-baiknya dan secara maksimal. Walaupun pelaksanaan manajemen sarana
pendidikan sudah merupakan pekerjaan rutin dan banyak yang dihadapkan pada
kesukaran yang kurang berarti, namun untuk penyempurnaan pekerjaan tersebut
kepala sekolah tidak perlu terlalu menyibukan diri secara langsung dengan urusan
pelaksanaan urusan pelaksanaan administrasi peralatan dan pengajaran.
Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa
ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program
pengajaran. Kondisi diatas akan terpenuhi jika administrator mengikutsertakan
semua guru dalam perencanaan seleksi distribusi dan penggunaan, penyimpanan
serta pengawasan peralatan an perlengkapan pengajaran yang semuanya
mendorong mereka untuk memikirkan proses paling tepat dalam melayani
kebutuhab-kebutuhan mereka.
43

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian dilakukan di SMKN26, Jalan Balai Pustaka Baru I, RT.2/RW.7,


Rawamangun, Pulo Gadung, Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta
pada hari Jumat, 13 September 2019 dengan seorang wakasek bidang sarana dan
prasarana sebagai narasumber. Pendekatan penelitian yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan
teknik pengumpulan data berupa wawancara. Wawancara ini dilakukan dengan cara
komunikasi langsung. Dalam pelaksanaannya, pewawancara membawa pedoman
yang merupakan garis besar mengenai hal-hal yang akan ditanyakan.
Selain menggunakan metode wawancara, penelitian ini juga menggunakan
metode kajian pustaka dimana peneliti menjadikan buku dan sumber internet sebagai
sumber data sekunder. Sementara itu, sumber data primer dalam penelitian ini adalah
wakasek bidang sarana dan prasarana di SMKN26 Jakarta. Teknik analisis data dalam
penelitian ini meliputi: 1.) Pengumpulan data, diperoleh dari hasil wawancara, 2.)
Penyajian data, penyajian data dalam laporan penelitian ini menggunakan analisis
secara deskriptif dan disajikan dalam bab hasil penelitian, 3.) Penarikan kesimpulan.
44

BAB IV
HASIL PENELITIAN
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Penyimpanan sarana pendidikan adalah kegiatan simpan menyimpan suatu
barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat surat maupun barang
elektronik dalam keadaan baru, maupun rusak yang dapat dilakukan oleh seorang
atau beberapa orang yang di tunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan.
Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan tidak dapat dilakukan
sembarangan, dibutuhkan banyak perhitungan, pertimbangan, serta syarat-syarat
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana agar
tidakterjadipemborosan. Dalam penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan
pun harus melewati prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu,
penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan sekolah merupakan kegiatan yang
perlu dipelajari lebih dalam.

B. Saran
Penulis berharap makalah ini dapat meningkatkan wawasan pembaca
dalam penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan sehingga perencanaan
sarana dan prasarana pendidikan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Selain
itu, penulis juga berharap agar makalah ini dapat memberikan solusi serta
menjawab permasalahan-permasalahan dalam penyimpanan sarana dan prasarana
pendidikan. Adapun penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini
masih banyak terdapat kekurangan serta kekeliruan. Oleh sebab itu, kami
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan
makalah ini. Akhir kata, penulis berharap makalah ini bermanfaat bagi semua
pihak khususnya civitas akademika Universitas Negeri Jakarta.

26
DAFTAR PUSTAKA

Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA


PENDIDIKAN. Jakarta: CV Multi Karya Mulia.
Matin & Nurhattati Fuad. 2016. Manajemen Sarana dan Prasarana
Pendidikan: Konsep dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali Pers.

27
Lampiran 1: Pedoman Wawancara

A. Narasumber:
Drs. Arnol Manutuh, M.M.Pd (Selaku Wakil Kepala Bidang Sarana dan
Prasarana SMKN 26 Jakarta).

B. Pertanyaan:
1. Apa saja barang-barang yang di simpan?
2. Hal apa saja yang harus di perhatikan sebelum menyimpan barang-barang
tersebut?
3. Dimana barang-barang tersebut di simpan?
4. Mengapa barang-barang tersebut di simpan?
5. Kapan barang-barang tersebut di simpan?
6. Apakah barang-barang tersebut memiliki jangka waktu penyimpanan?
7. Siapa yang betugas menyimpan barang-barang tersebut?
8. Apakah ada pengawasan terhadap barang-barang yang di simpan?
9. Bagaimana prosedur dan tata cara penyimpanan barang yang dilakukan?
10. Bagaimana proses perawatan barang-barang yang telah di simpan?

28
Lampiran 2: Foto Kegiatan

29
30
31
32
Lampiran 3: Surat Izin Observasi

33

Anda mungkin juga menyukai