KANBAN

Las metodologías agiles se encuentran cada vez más presentes en nuestra

vida, desde su aplicación en grandes corporaciones como herramienta de
mejora continua, hasta su uso en pequeñas empresas que buscan optimizar y
mantener en orden sus proyectos.
Kanban se posiciona como una de las mejores, debido a su flexibilidad y fácil
aplicación, esta herramienta viene siendo usada y mejorada desde hace
algunos años.

En el siguiente informe desglosaremos Kanban, para ver su origen,

características y aplicaciones, no solo en empresas, sino en nuestra vida diaria.

¿Qué es Kanban?
Kanban usa un mecanismo de control visual para hacer seguimiento del trabajo
conforme este viaja a través del flujo de valor. Típicamente, se usa un panel o
pizarra con notas adhesivas o un panel electrónico de tarjetas. Las mejores
prácticas apuntan probablemente al uso de ambos. La transparencia que esto
genera contribuye también al cambio cultural. (Kniberg & Skarin, 2010)

Kanban (tarjeta visual) es una metodología ágil, para la optimización de tareas,

basada en la filosofía Kaizen ("Mejoramiento y aún más significa mejoramiento
continuo que involucra a todos, gerente y trabajadores por igual".) (Imai, 1997)

Características.

Las características que Kanban posee son:

a. Visualización del flujo de trabajo:

Kanban divide los trabajos en bloques, usa tarjetas de cada elemento que
se coloca sobre el proceso correspondiente.

b. Limita el trabajo en curso:

Kanban establece límites concretos a la cantidad de elementos en
progreso.
c. Mide el tiempo del proyecto:
Optimiza los procesos para que sus tiempos sean predecibles.
¿Cómo Funciona?

Funciona como una herramienta de control de trabajo, muy similar a un sistema

de producción con entradas, procesos y salidas. Kanban divide el trabajo y lo
presenta mediante técnicas visuales, ya sean con post its pegados a una
pizarra o a través de aplicaciones digitales.

Creada originalmente por la empresa Toyota para optimizar y evitar la

acumulación de materiales, se fue reinterpretando y mejorando con el tiempo,
llegando a establecerse como una herramienta para la gestión de proyectos.

Kanban se aplica para mejorar el flujo de trabajo, maximizando la productividad

y la comunicación, una de las grandes ventajas de Kanban es su manera de
presentar las tareas, dividiéndolas en pequeñas partes, que se trabajan de
forma consecutiva, con el fin de no acumular actividades.

Kanban se aplica a través de un tablero, donde se visualiza el flujo de trabajo

con la ayuda de tarjetas o post its. Las labores se encuentran a la vista de
todos los miembros del equipo, clasificadas por colores y presentadas de forma
clara y ordenada.

Se puede dividir el tablero en tantas partes sean necesarias para el proyecto

(usualmente tres). Comenzamos con las tareas pendientes, las cuales
situamos a la izquierda del tablero, en estas se listan las tareas que se
encuentran pendientes o por realizar, la siguiente columna tiene el nombre de
“en proceso”. Para esta columna, si las tareas cuentan con más fases,
podemos dividirla en otras columnas mas, con procesos como “revisión” o
“prueba. La columna final es la de tareas concluidas, donde situamos todas
aquellas tareas que estén terminadas. Iremos moviendo las tarjetas de
izquierda a derecha a medida que vayamos concluyendo con cada una de las
fases. Kanban nos permite una mejor visualización de las tareas pendientes,
permitiendo que todos los miembros del equipo puedan ver, revisar y consultar
en qué fase del proyecto se encuentran. Kanban también evita el
embotellamiento de tareas, al implementar un sistema por fases, cuida que no
se vayan sobre agregando, hasta que no se acaben con las tareas pendientes.
Debido a la claridad que nos presenta de las fases del proyecto, permite la fácil
resolución de problemas, permitiéndonos hallar y corregir errores que se
presenten o cambios que se puedan solicitar.

Aplicación en la empresa

La empresa Ice Bull, se dedica a la elaboración de aplicaciones móviles,

desarrollo de páginas web entre otros proyectos. Para la realización de estas
tareas aplican Kanban como metodología de trabajo; debido a las cualidades
que describimos previamente, esta calza perfectamente en el desarrollo de sus
actividades. Para delinear como se aplica Kanban en la empresa Ice Bull de
manera más concisa, voy a exponer un ejemplo.

Pongamos que una empresa “x” contrata a Ice Bull para la realización de una
página web. Situaríamos las tareas de la siguiente manera.

Las tarjetas se concentran dentro de cada columna indicándonos que es lo que

se debe hacer, delegamos a uno o más trabajadores para su realización, y a
medida que se vayan completando (no podemos pasar a otra tarea sin haber
terminado las que están en la columna proceso), las desplazamos de izquierda
a derecha. Esto no solo nos permite la optimización de tareas, sino que facilita
la comunicación de los miembros del equipo, indicando que es lo que se tiene y
que es lo que falta por hacer.

Ice Bull utiliza Trello, una aplicación que digitaliza el método Kanban y nos
permite usarlo tanto en celulares como en computadoras, además incorpora
nuevas funciones, como la de subir fotos, adjuntar archivos, delegar miembros
y poner fechas de vencimiento, facilitando de esta forma la comunicación y el
trabajo dentro de la empresa.

El uso de Kanban en Ice Bull es continuo, cada proyecto se pone sobre el

tablero digital de Trello, y desde ahí se delegan las tareas correspondientes a
cada miembro del equipo, una vez finalizadas las tareas individuales, la
aplicación envía las notificaciones de tarea terminada a los miembros
asignados

Su uso en la vida diaria.

Pero Kanban no solo se limita a las empresas, es totalmente factible dentro de

la vida cotidiana, tanto por su flujo de procesos, fechas de entrega y su sistema
de organización; Kanban nos puede ayudar en la realización de nuestras
actividades, tanto si queremos aprender algo (un nuevo idioma, tocar un
instrumento) o simplemente ordenar nuestra vida con un horario, Kanban
puede servir como una herramienta de consulta o guía para alcanzar nuestras
metas, a través de fases con pequeños objetivos.

Apreciación personal

Desde mi perspectiva personal Kanban es una herramienta elástica, fácil de

ajustar a nuestra empresa o a nuestra vida diaria, facilitando a través de sus
características el cumplimiento de nuestras metas o proyectos, a la vez que
rompe el paradigma tradicional de llevar a cabo un proyecto, Kanban pone de
manera transparente las tareas que cada miembro de una organización debe
llevar a cabo, lo que sin duda agiliza los procesos productivos de una empresa.
Con respecto a su uso personal, Kanban se ajusta perfectamente a nuestras
tareas diarias, desde tareas complejas, como ordenar la bibliografía de una
tesis, hasta procesos simples, como organizar un horario de lectura y ocio.

Conclusión

Las aplicaciones de Kanban parecen ser ilimitadas, debido a su flexibilidad y

fácil aplicación. Creada por Toyota a mediados del siglo pasado como una
herramienta de mejora continua, que los ayudara en la optimización de sus
procesos industriales, se ha convertido en nuestros días en un gran aliado al
momento de organizarnos, tanto en nuestra vida diaria, como en nuestros
trabajos. Su utilización no solo ha servido para agilizar procesos sino también
para comunicarlos, permitiendo así mayor transparencia y eficacia dentro de
las organizaciones, dando resultados de optimización de tiempo y recursos. Por
ultimo quizá su mayor ventaja, su gran simpleza al momento de ser aplicada,
puede utilizarlo cualquier persona, basta unas hojas de papel, un bolígrafo y ya
se tiene Kanban.

Bibliografía
Imai, M. (1997). Gemba Kaizen. New York: Mc Graw Hill.

Kniberg, H., & Skarin, M. (2010). Kanban y Scrum, obteniendo lo mejor de ambos. New York:
C4Media.