Berbagai Dokumen Penting Ekspor

• Pertemuan ke-6
BERBAGAI DOKUMEN EKSPOR
1. Invoice
2. Sales Contract
3. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang )
4. Full Set on Board Ocean Bill of Lading / Airway
bill
5. Packing / weight List
6. Certificate of Origin (COO)
7. Insurance policy
8. Shipping Agent Certificate
9. Exporter’s Certificate
DOKUMEN-2 EKSPOR (lanjutan)
10. Manufacturer’s Certificate
8. Beneficiary’s Certificate
9. Surveyor’s Certificate
10. Drafts
11. Certificate of Quality
12. Manufacturer’s Quality Certificate
13. Sanitasi Helth and Veterinary Certificate
14. Weight Note and Measurement List
15. Letter of Credit ( L/C)
2. SALES CONTRACT

• Adalah suatu kontrak dagang antara pihak penjual

dengan pihak pembeli komoditi.
• Sebelum sales contract diterbitkan, maka dokumen
pertama yg muncul adalah “Enquiry”, yaitu
permintaan pembelian dari potential buyer.
Enquiry akan dibalas dengan “Quotation” atau
penawaran harga, jika quotation tersebut disetujui,
maka tahap berikutnya adalah penerbitan “sales
contract” oleh saller.
• Sales contract tsb akan dijadikan dasar pembuatan
Leter of Credit (L/C).
URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT
• Ada 13 hal yg harus menjadi perhatian dalam
sales contract:
1. Adanya penunjukan oleh supplier kepada pihak
importir / buyer / distributor
2. Setelah penunjukan diterima oleh pihak yg
ditunjuk, kesepakatan diantara kedua belah
pihak telah terjadi yakni perihal perjanjian
pendistribusian komoditas tertentu yg diatur dlm
pasal/clausel tertentu
3. Adanya pernyataan yg jelas tentang jenis
komoditas yg akan disepakati.
4. Setelah disepakati jenis komoditasnya, lalu
dijelaskan kemana komoditi tersebut
didistribusikan serta wilayah yg ditunjuk
5. Kewajiban / target-target yang harus dicapai oleh
distributor, misal dalam satu bulan harus tercapai
berapa peti kemas, sebaliknya supplier pun wajib
mematuhi ketentuan kelancaran pencapaian target
6. Supplier & distributor wajib menjaga misalnya
harga penjualan, promosi maupun strategi
pemasaran lainnya.
7. Dalam perjanjian harus diperjelas berbagai
kemungkinan risiko di luar kemampuan manusia,
seperti gempa, banjir dll (force majeur), para pihak
tidak dapat disalahkan, baik tidak tercapainya
target maupun terlambat pengiriman
8. Perlu dijelaskan tentang penggunaan merk
dagang/trade marks, logo, disain, hak cipta
dll yang berhubungan dg hak milik
intelektual. Juga diperjelas bila salah
disain, pihak mana yang bertanggung jawab
9. Syarat pembayaran dan penerimaan barang
harus tercantum di dalam sales contract
10. Dalam kontrak perjanjian tersebut hukum
di negara mana yang berlaku, jika sampai
terjadi sengketa atau selisih pendapat
1. INVOICE
q Adalah bukti perincian tentang barang-2 yg dijual/beli, ada
tiga macam invoice:
1. Proforma Invoice: Penawaran dlm bentuk invoice
(faktur)
2. Commercial Invoice: merupakan bukti transaksi yang
memuat tentang perincian barang termasuk merek,
berat, ukuran, nama kapal, harga satuan barang, nama
kapal, nama pelabuhan dll.
3. Consular Invoice: Invoice yg dikeluarkan
Kedutaan/Konsulat Jenderal, tujuannya untuk
mengetahui adanya dumping atau tidak pada suatu
negara.
11. Kontrak tersebut akan berlaku efektif sejak kapan,
berapa jangka waktu yang dianggap ideal. Dalam
keadaan bagaimana sales contract tersebut berakhir.
Bila supplier melakukan wanprestasi / ingkar janji
tidak tepat waktu, tidak mengirim sesuai yang
diminta, spesifikasi komoditi tidak sesuai dengan
sales contract apa solusinya
12. Jika terjadi wanprestasi, maka pihak-pihak yang
merasa dirugikan dapat mengajukan gugatan / claim
13. Hal-hal lain di luar 12 poin di atas, maka perlu
dicantumkan juga misal biaya pembuatan kontrak
tanggung jawab siapa, after sales service, jika
terjadi likuidasi/kepailitan, pihak siapa yang harus
merealisasikan proses tersebut.
ISI SALES CONTRACT
Isi kontrak dagang (sales contract) meliputi:
1. Nilai, harga satuan dan total komoditi
2. Volume komoditi
3. Syarat-syarat / metode pembayaran
4. Syarat-syarat / metode penyerahan barang
5. Berbagai dokumen yg diperlukan spt : Commercial
invoice / faktur dagang, Bill of exchange, B/L dan
atau AWB, wesel, packing list, COO, Certificate of
analysis, dll
6. Cara-cara pengapalan (part shipment /
transhipment)
7. Cara pembuatan dokumen
8. Perusahaan pelayaran mana yg ditunjuk
9. Nama Bank pengirim L/C (advising bank)
10. Jenis, bentuk & cara penyampaian L/C
11. Pihak yang menanggung biaya L/C
12. Cara penyelesaian claim
13. Klausal asuransi
14. Pelabuhan muat & pelabuhan bongkar termasuk
(Place of delivery & Place of receipt )
15. Tanggal pengapalan terakhir & berlakunya L/C
16. Jangka waktu penyerahan dokumen
17. Shipping marks pada kemasan &
18. Special condition.
3. PEB (PEMBERITAHUAN EKSPOR
BARANG )
Pasal 2 Bab II SK Menkeu RI No. 557/KMK.04/2002
tentang Tata Laksana Ekspor, dinyatakan bahwa:
⑴ Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan
dan didaftarkan ke Kantor Pabean dengan
menggunakan PEB
⑵ Penyampaian PEB dapat dilakukan secara
langsung dg tulisan di atas formulir atau melalui
media elektronik
⑶ Eksportir wajib mengisi PEB dg lengkap & benar
dan bertanggung jwb atas kebenaran hal-2 yg
diberitahukan dlm PEB
4. a. FULL SET ON BOARD OCEAN BILL OF
LADING ( B/L)
q B/L adalah dokumen pengapalan yg membuktikan
bahwa barang yg tercantum di dalammnya sudah
termuat di dalam kapal.
q FUNGSI BIL OF LADING ( B / L )
1. Bukti tanda penerimaan barang oleh carrier dari
shipper
2. Bukti Kontrak pengangkutan dan penyerahan barang
antara pengangkut dan pengirim
3. Bukti pemilikan yg menyatakan bahwa orang yg
memegang B/L adalah merupakan pemilik syah dr
barang yg tercantum dlm B/L
b. Air Way Bill (AW/B)
Adalah tanda bukti pengiriman barang (komoditi)
yg dikirim via pesawat udara utk / kepada orang
dan alamat tertentu.

5. PACKING / WEIGHT LIST

q Dokumen yg berisi tentang uraian barang-2 yg
dipak, dibungkus, atau diikat dlm peti, kaleng,
kardus dsb yg fungsinya utk memudahkan
pemeriksa-an oleh Kantor Bea Cukai (KBC) dan
pembongkaran di negara tujuan
6. CERTIFICATE OF ORIGIN (COO)
Surat Keterangan Asal ( SKA)

q Surat pernyataan yg ditanda-tangani

utk membuktikan asal usul barang-2
yg diekspor dan bahwa barang-2 tsb
benar-2 hasil produksi dari negara
eksportir.
7. INSURANCE DOCUMENT

Dokumen asuransi atau polis asuransi

mencantumkan pihak yg meminta asuransi dan kpd
siapa claim harus dibayarkan jika terjadi risiko.
8. SHIPPING AGENT CERTIFICATE
Dikeluarkan oleh Shipping Agent atas perintah
beneficiary berdasarkan perintah L/C, isinya
mengenai jenis kapal beserta jalur pelayarannya.
9. EXPORTER’S CERTIFICATE
Merupakan surat keterangan dari eksportir yg
menyatakan bahwa barang-2 yg dikapalkan
merupakan hasil produksi sendiri atau produksi
dari pihak lain
10. MANUFACTURER’S CERTIFICATE
Merupakan surat keterangan dari pembuat barang
yg menyatakan bahwa barang itu merupakan
benar-2 hasil sendiri.
11. BENEFICIARY’S CERTIFICATE
Surat keterangan yang menyatakan tentang telah dikirimnya dokumen asli /
copy yang dibuat oleh eksportir.

12. SURVEYOR’S CERTIFICATE

q Merupakan sertifikat / keterangan tentang :
1) Keadaan barang yang dibuat oleh independent surveyor,
2) Juru pemeriksa barang / badan resmi yang disahkan oleh pemerintah (di
Indonesia oleh PT Sucofindo) dan dikenal oleh dunia perdagangan
internasional.
q Surat / sertifikat ini memberikan jaminan :
1) Mutu dan jumlah barang,
2) Ukuran dan berat barang,
3) Keadaan barang, pembungkus dan pengepakan,
4) Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan.
13. DRAFTS / BILL OF EXCHANGE
(WESEL)
Dalam hubungannya dengan L/C maka wesel
tersebut disebut juga sebagai documentary
draft (wesel yang disertai dengan dokumen).
q Jenis-jenis wesel : Sight draft dan Time Draft
(Usance Draft)
14. Bill of Lading (B/L)

Jenis-jenis B/L :
1. Short Form B/L : di dalam B/L tidak mencantumkan
syarat-syarat peng-angukutan
2. Long Form B/L : di dalam B/L mencantumkan syarat-2
peng-angukutan secara terperinci
3. Trought B/L : dapat digunakan terus meskipun terdapat
transhipment
4. Liner B/L : dikeluarkan oleh pelayaran yg memiliki jalur
khusus
5. Charter B/L: digunakan utk penyewaan sebagian atau
sebuah kapal
letter of credit (L/C)

• Jaminan pembayaran bersyarat, artinya surat yg

diterbitkan oleh suatu bank (bank devisa) / issuing
bank yg ditujukan kpd suatu bank di negara tujuan
/ advising / negotiating bank untuk kepentingan
suatu pihak (beneficiary), atas permintaan suatu
pihak (applicant) agar sejumlah dana disiapkan utk
dibayarkan bila syarat-2 di dlm L/C terpenuhi.
• Syarat-2 L/C seperti: tgl pengapalan, daluarsa L/C,
uraian barang, dokumen-2 yg diminta dll.