Agsua

PEDOMAN PELAKSANAAN
(PROJECT IMPLEMENTATION MANUAL)

PROGRAM MALARIA PERDHAKI
DI KAWASAN TIMUR INDONESIA
GFATM – NFM
PERDHAKI
Jl Kramat VI/7, Jakarta 10430
Telp : 021-3909245
Email : perdhaki@cbn.net.id
Website : perdhaki.org
1
PEDOMAN PELAKSANAAN
PROGRAM MALARIA PERDHAKI
DI KAWASAN TIMUR INDONESIA GFATM - NFM
1. Pendahuluan 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................. 4
1.2 Profil Perdhaki ...................................................................................................................5
1.2.1 Visi, Misi dan Nilai Dasar Perdhaki ....................................................................................... 5-6
1.3 Keterlibatan Perdhaki Dalam Program Akselerasi Malaria ............................................7
1.3.1 Pengalaman Perdhaki ............................................................................................................. 7
1.4 Maksud dan Tujuan Pedoman Pelaksanaan Program .................................................... 8
2. Program Malaria Perdhaki di Kawasan Timur Indonesia GFATM-NFM 8

2.1 Desain Program ................................................................................................................ 8
2.1.1 Tujuan....................................................................................................................................... 8
2.1.2 Strategi .................................................................................................................................... 8
2.1.3 Rencana Kegiatan ................................................................................................................... 9
2.1.4 Kelompok Sasaran/Penerima Manfaat Program ................................................................... 9
2.2 Daerah Kerja ..................................................................................................................... 9
3. Manajemen Program 10
3.1 Kebijakan .......................................................................................................................... 10
3.2 Organisasi Pengelola & Pelaksana ................................................................................. 10
3.2.1 PR, SR dan SSR .......................................................................................................................10
3.2.2 Badan Pengawas ...................................................................................................................10
3.2.2 Prosedur Seleksi SR ............................................................................................................... 11
3.2.3 Prosedur Seleksi SSR ............................................................................................................. 12
3.3 Struktur Organisasi ..................................................................................................... 12-13
3.4 Ketenagaan dan Deskripsi Pekerjaan............................................................................. 14
3.4.1 Tingkat PR (Principal Recipient) ........................................................................................... 14
3.4.2 Tingkat SR (Sub Recipient) .................................................................................................. 20
3.4.3 Tingkat SSR (Sub Sub Recipient) ..........................................................................................22
3.5 Perekrutan Tenaga Pelaksana ....................................................................................... 24
3.5.1 Tim Seleksi dan Perekrutan Tenaga Pelaksana ................................................................... 24
3.5.2 Proses Perekrutan ................................................................................................................ 24
3.6 Remunerasi Tenaga Pelaksana .......................................................................................25
3.7 Skala Gaji ..........................................................................................................................25
3.8 Konflik Kepentingan dan Tindakan Anti Korupsi ......................................................... 26
2
4. Pelaksanaan Program 27
4.1 Monitoring Pelaksanaan Program .................................................................................27
4.2 Manajemen Keuangan ....................................................................................................27
4.2.1 Kebijakan Umum ................................................................................................................... 27
4.2.2 Kebijakan Strategi ............................................................................................................... 27
4.3 Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa ..................................................................... 29
4.3.1 Kebijakan Umum .................................................................................................................. 29
4.3.2 Strategi ................................................................................................................................. 29
4.3.3 Pengadaan Barang dan Jasa ................................................................................................ 30
4.3.4 Pengelolaan Barang dan Jasa .............................................................................................. 34
4.4 Manajemen Monitoring dan Evaluasi ........................................................................... 34
4.4.1 Kegiatan Kontrol .................................................................................................................. 34
4.4.2 Proses Monitoring dan Evaluasi .......................................................................................... 34
4.4.3 Dokumentasi ........................................................................................................................ 35
4.4.4 Pencatatan dan Pelaporan .................................................................................................. 35
4.5 Koordinasi dengan Pemerintah ..................................................................................... 36
4.5.1 Pelaporan .............................................................................................................................. 36
4.5.2 Pertemuan Koordinasi ......................................................................................................... 36
3
1. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG

Malaria adalah penyakit endemis di Indonesia, yang menyebabkan banyak kematian dan
kecacatan , terutama pada ibu hamil dan anak-anak. Malaria banyak diketemukan di daerah
pedesaan, daerah perbatasan, daerah terpencil, daerah hutan dan daerah penebangan
pohon yang liar (“illegal logging”) serta daerah bekas pertambangan yang liar (”illegal
mining”).
Program Malaria yang telah dilaksanakan oleh Kementerian Kesehatan dan Organisasi Non
pemerintah sejauh ini, tidak mampu menjangkau daerah endemis Malaria yang sulit seperti
disebutkan diatas, karena adanya keterbatasan-keterbatasan. Geografi yang sulit,
langkanya transportasi dan komunikasi, langkanya tenaga kesehatan yang mau bekerja
didaerah tersebut, merupakan hambatan terbesar bagi terjangkaunya layanan kesehatan
oleh masyarakat yang membutuhkan. Keluarga-keluarga dengan pendidikan yang rendah,
kemiskinan dan kebiasaan serta prilaku masyarakat, menghambat masyarakat untuk dapat
menjangkau layanan kesehatan yang profesional. Karena itu, untuk dapat menjangkau
daerah sulit tersebut, sangat diperlukan kerjasama antara pelbagai lembaga kesehatan
(pemerintah maupun non pemerintah), kerjasama lintas sektoral (kesehatan dengan sosial-
ekonomi, pertanian, kehutanan, pertambangan, dll) , pemberdayaan lembaga lokal dan
masyarakat, sehingga pengendalian penyakit Malaria akan lebih efektif dan bisa mencapai
tujuan yang di-cita-citakan.
Program Malaria di Indonesia berada dalam fase kontrol dengan sekitar 5% dari populasi
(10,8 juta orang) yang tinggal di daerah dengan risiko tinggi dimana 70% kasus malaria
terjadi. Pada tahun 2012, sekitar 55% dari total kasus disebabkan oleh Plasmodium.
falciparum, dan sekitar 45% disebabkan oleh Plasmodium vivax. Menurut stratifikasi terbaru,
mengacu kepada data risiko malaria yang rutin, ada tiga daerah strategi yaitu “daerah
eliminasi”, “daerah intensifikasi” dan “daerah akselerasi”. Pembagian daerah tersebut
sesuai dengan tahapan yang ditetapkan WHO yaitu “ tahap eliminasi”, tahap “pre-
eliminasi” dan “tahap kontrol”.
National Strategy Planning dari Kementrian Kesehatan RI (2015-2019) menjelaskan

intervensi program yang disesuaikan dengan daerah strategis yang berbeda.
Pada tahun 2009, Pemerintah Indonesia dengan resmi meluncurkan rencana untuk
menghapus penyakit malaria pada tahun 2030 dengan 3 tahap eliminasi:
1. Elimininasi meliputi daerah Jawa dan Bali;
2. Pre-eliminasi yang meliputi Sumatera, Kalimantan dan Sulawesi; dan
3. Kontrol meliputi Indonesia Timur, Nusa Tenggara, Maluku, dan Papua.
Program NFM Malaria 2015-2017, berfokus terutama pada mengurangi morbiditas dan
mortalitas malaria di daerah prevalensi tinggi di Kawasan Timur Indonesia di mana Program
malaria masih dalam tahap kontrol. Lima propinsi dari 33 propinsi di Indonesia - Papua,
Papua Barat, Nusa Tenggara Timur, Maluku dan Maluku Utara – yang hanya merupakan 8%
dari jumlah penduduk Indonesia, tetapi menyandang 70% kasus malaria di Indonesia
Penularan kasus Malaria di- sebagian besar kabupaten-kabupaten tersebut, terus berlanjut.
4
Kementerian Kesehatan melaporkan bahwa angka kesakitan malaria pada tahun 2013
adalah 1,37 per 1.000 populasi. Terdapat 5 provinsi menjadi penyumbang tertinggi angka
Annual Parasite Incidence (API) dan angka kesakitan malaria secara nasional, yaitu Maluku,
Maluku Utara, Papua Barat, Papua dan Nusa Tenggara Timur (NTT).
WHO merekomendasikan beberapa strategi dalam menanggulangi malaria termasuk

pencegahan dengan kelambu anti nyamuk dan penyemprotan di dalam ruangan;
pemeriksaan diagnostik dan pengobatan dengan Obat Anti Malaria (OAM) yang kualitasnya
telah terjamin; pemberian terapi pencegahan untuk bayi, anak-anak dan wanita hamil;
menemukan kasus malaria dengan sistem yang terpantau; meningkatkan penanggulangan
terhadap resistensi obat dan insektisida.
Kementerian Kesehatan merumuskan rencana strategis dalam 5 tahun. Salah satu rencana
strategis tersebut adalah 5 provinsi (Maluku, Maluku Utara, Papua Barat, Papua, dan NTT)
dimasukkan ke area akselerasi program malaria. Kegiatan yang termasuk dalam area
akselerasi adalah penemuan dan tata laksana penderita; pencegahan dan penanggulangan
faktor risiko; surveilans epidemiologi dan penanggulangan wabah; peningkatan Komunikasi
Informasi dan Edukasi (KIE).
Program malaria di Indonesia tidak terlepas dari isu dan tantangan yang dihadapi, yaitu
terbatasnya sumber daya dari Pemerintah, terbatasnya akses ke fasilitas kesehatan, daerah
terpencil yang masih belum terjangkau, dan kelemahan sistem pengawasan terhadap
program malaria.
PERDHAKI sebagai organisasi sosial yang berbasis pada komunitas dan pelayanan
kesehatan, memiliki kemampuan untuk terlibat dalam program pengendalian malaria sesuai
dengan kebijakan Kementerian Kesehatan (pemeriksaan diagnostik dan pengobatan
dengan OAM yang kualitasnya terjamin, pencegahan dan pengawasan dari faktor risiko
yang terintegrasi, pemberdayaan masyarakat dengan Pos Malaria dan Unit Kesehatan
Berbasis Masyarakat (UKBM)).
1.2 PROFIL PERDHAKI
PERDHAKI adalah asosiasi unit pelayanan kesehatan nirlaba (non profit) yang berlatar belakang
agama Katolik serta tersebar di seluruh Indonesia. Sekarang ini terdapat 450 Unit Pelayanan
Kesehatan (UPK) yang tergabung dalam organisasi PERDHAKI, terdiri dari 91 Rumah Sakit dan 359
klinik (Balai Pengobatan, Balkesmas, Rumah Bersalin).
Ada 33 Perdhaki Wilayah yang merupakan koordinator UPK di tingkat wilayah, yang luas wilayah
kerjanya dapat terdiri dari satu atau lebih propinsi atau satu atau lebih keuskupan, tergantung
populasi UPK yang ada di wilayah tersebut.
Pada tingkat Provinsi, Kabupaten, dan Kecamatan yang terdapat UPK yang tergabung sebagai
anggota PERDHAKI memiliki jalinan kerjasama dalam kegiatan program kesehatan bagi masyarakat
dengan lembaga-lembaga Keuskupan dan Paroki serta Stasi-stasi.
5
1.2.1 VISI, MISI dan NILAI DASAR PERDHAKI
Visi:
Terwujudnya persatuan dalam karya pelayanan kesehatan yang didasari oleh nilai-nilai
Kristiani bagi kelangsungan karya penyelamatan dan pengutusan penyembuhan dari
Kristus.
Misi:
a. Mempertahankan dan memperjuangkan nilai-nilai martabat manusia dan keluhuran
hidup dalam pelayanan kesehatan.
b. Mengupayakan agar nilai-nilai kristiani senantiasa menjiwai pelaksanaan karya
kesehatan anggota.
c. Memberikan pelayanan kepada karya kesehatan dalam upaya meningkatkan mutu
layanan yang menghargai martabat manusia.
d. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama berlandaskan communio antar anggota dan
wilayah untuk mengembangkan sistem yang mampu menjawab tantangan zaman.
e. Meningkatkan daya tanggap anggota terhadap perubahan sosial politik dan teknologi
yang berdampak kepada sektor kesehatan.
f. Mengupayakan agar anggota berperan serta aktif dalam upaya pembangunan
kesehatan masyarakat.
g. Mengembangkan jalinan kerjasama dengan pihak lain yang terkait.
Nilai Dasar:
a. Hormat kepada kehidupan dan martabat manusia.
b. Setia kepada nilai-nilai Kristiani.
c. Berpihak kepada orang kecil dan menderita.
d. Kerjasama dalam jaringan karya kesehatan.
e. Bersikap dan bertindak secara profesional.
Posisi PERDHAKI:
PERDHAKI adalah organisasi yang menghormati kehidupan dan memperjuangkan
pelayanan kesehatan yang berkualitas, berbela rasa dan terjangkau.
Prinsip Tata Kelola:

Dalam pelaksanaan di setiap program, baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah,
PERDHAKI menganut prinsip-prinsip tata kelola yang baik dan sehat. Kelima prinsip yang
mendasari tata kelola tersebut diawali dengan inisial TARIF.
Transparency – Keterbukaan
Accountability – Pertanggung jawaban atau tanggung gugat kepada masyarakat
Responsibility – Pertanggung jawaban kepada pemberi tugas
Integrity – Kejujuran dan Integritas yang berpegang teguh pada prinsip
moral, keterandalan, komitmen.
Fairness – Keadilan.
6
1.3 KETERLIBATAN PERDHAKI DALAM PROGRAM AKSELERASI MALARIA
1.3.1 PENGALAMAN PERDHAKI

Pengalaman dari Round 8 menunjukkan bahwa organisasi berbasis keagamaan
terbukti efektif dalam menjangkau populasi di pedalaman yang jarang
mendapatkan akses pelayanan kesehatan rutin. PERDHAKI telah membuat
kemajuan yang luar biasa dalam menjangkau populasi tersebut serta menjadi
jembatan dengan pelayanan kesehatan dari Kementerian Kesehatan di
Kalimantan dan Sulawesi. Untuk program yang lalu, PERDHAKI telah meminta
dukungan keberlanjutan program dari Kementerian Kesehatan di Kalimantan
dan Sulawesi.
Country Coordinator Mechamism (CCM) memberikan kesempatan kembali kepada kedua

Principial Recipient (PR): Kementerian Kesehatan dan Organisasi berbasis keagamaan PERDHAKI
untuk melanjutkan program penanggulangan malaria dengan dana dari Global Fund - AIDS
Tuberculosis Malaria (GFATM). Kedua PR ini terbukti telah berhasil mengkoordinasikan berbagai
kegiatan selama empat tahun terakhir di Kalimantan dan Sulawesi. Kunjungan Team Working
Group (TWG) dan CCM selama dua tahun terakhir di Kalimantan Barat dan Sulawesi Tengah,
menunjukkan bahwa koordinasi diantara dua PR ini terjalin dengan sangat baik. Saat ini,
PERDHAKI akan memfokuskan upaya penjangkauannya di Kawasan Timur Indonesia (KTI).
Usaha yang intensif akan dilakukan untuk memastikan bahwa pelayanan PERDHAKI di KTI
dikoordinasikan dengan baik dengan Kementerian Kesehatan, seperti yang telah dilakukan di
Kalimantan dan Sulawesi.
PERDHAKI dipanggil untuk terlibat secara aktif dalam upaya pengendalian malaria di Indonesia,
Hal ini dikarenakan PERDHAKI memiliki jaringan kerja yang luas di seluruh daerah Indonesia,
termasuk KTI serta dapat mencapai area terpencil melalui pastor dan katekis yang memiliki
wilayah kerja hingga pedalaman. Pemberdayaan pastor dan katekis sebagai fokus utama dalam
program ini, dengan harapan bahwa tujuan penjangkauan pada daerah pedalaman dan
terpencil tercapai. Pemberdayaan UPK menjadi fokus utama juga, yaitu untuk menguatkan
pelayanan rujukan, baik rujukan dari internal PERDHAKI maupun eksternal PERDHAKI. Misalnya
Puskesmas dan pelayanan kesehatan non pemerintahan lainnya. Keterlibatan PERDHAKI dalam
program Malaria ini sejalan dengan Visi, Misi dan Nilai Dasar PERDHAKI.
Dalam pelaksanaan program di lapangan, PERDHAKI juga bekerja sama dengan organisasi
nirlaba (non profit) lain yang mempunyai kapasitas dalam pelaksanaan program kesehatan dan
pemberdayaan, baik itu organisasi berbasis keagamaan seperti PELKESI dan organisasi sosial
seperti WVI, Yaspem, Primari, Yapkema, IMCF, dsb. Organisasi tersebut akan direkrut sebagai
Sub Recipient (SR) , Sub-Sub Recipient (SSR) atau sebagai unit pelaksana (jika mereka memiliki
Rumah Sakit/Klinik atau organisasi berbasis komunitas) berdasarkan dengan kapasitas yang
dimiliki.
Dengan adanya kerjasama yang luas ini, dapat dipastikan bahwa program tersebut dapat
menjangkau populasi berisiko yang sulit terjangkau. Berbagai pelayanan kesehatan akan lebih
mudah di akses oleh masyarakat terpinggir, miskin dan yang hidup di daerah pedalaman. Hal ini
sesuai dengan hak asasi manusia, yaitu hak untuk mendapatkan kesehatan.
7
1.4 MAKSUD DAN TUJUAN PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM
Pedoman Pelaksanaan Program Malaria ini sebagai pedoman terhadap pelaksanaan
program malaria di KTI yang didukung oleh dana GFATM, untuk PERDHAKI dan jaringan
kerjanya, PERDHAKI Pusat sebagai PR, PERDHAKI Wilayah (PW), UPK PERDHAKI, serta SR,
SSR, dan unit pelaksana lainnya. Organisasi atau institusi lain yang direkrut sebagai Sub
Recipient, Sub Sub Recipient atau unit-unit pelaksana harus mematuhi panduan
pelaksanaan program ini.
Pedoman ini terdiri dari Pedoman Manajemen Program, Pedoman Manajemen Keuangan,
Panduan Pengadaan Barang dan Jasa dan Manajemen Monitoring dan Evaluasi. Pedoman
akan digunakan oleh Auditor, baik auditor eksternal atau Local Fund Agency (LFA) dalam
proses audit yang mereka lakukan.
2. PROGRAM MALARIA PERDHAKI DI KTI GFATM–NFM
CCM untuk perwakilan Indonesia memilih PERDHAKI sebagai PR dalam pertemuan yang diadakan
pada tanggal 29 April 2014 untuk Program Pengendalian Malaria di Indonesia, khususnya di 5
provinsi di KTI.
2.1 DESAIN PROGRAM
2.1.1 TUJUAN
Menurunkan angka kesakitan dan angka kematian karena malaria dengan cara mengurangi
penularan malaria melalui intervensi epidemis yang memadai.
2.1.2 STRATEGI
Selama 3 tahun ke depan, upaya ganda yang diajukan harus memiliki potensi untuk
mengurangi penularan, kesakitan dan kematian karena malaria secara signifikan di daerah-
daerah yang termasuk ‘fase kontrol’ dengan kasus prevalensi tinggi, serta tetap mendukung
pemeliharaan daerah eliminasi agar terbebas dari penularan setempat dengan cara
penanganan investigasi wabah dan kasus-kasus impor secara seksama. Beberapa strategi dari
program ini yaitu:
a. Meningkatkan pencegahan malaria dengan cara menyebarkan Kelambu Anti
Nyamuk pada daerah paling rentan yang termasuk ‘fase control’ di tingkat
kecamatan;
b. Melakukan aktivitas kolaborasi dengan sektor lain, seperti Sub-Direktorat
Pelayanan Kesehatan Ibu Hamil dan Imunisasi terhadap integrasi antara Program
Pemeriksaan Ibu Hamil dan Program Imunisasi Lengkap;
c. Meningkatkan kualitas pemeriksaan malaria dan menyediakan pengobatan Obat
Anti Malaria (OAM) yang mencukupi;
d. Meningkatkan kapasitas dari sistem pelaporan rutin pada daerah rentan dalam
mendeteksi dan tata laksana pengobatan malaria, sehingga dapat termonitor
dampak dari intervensi yang dilakukan.
e. Memperkuat sistem kesehatan.
f. Meningkatkan dukungan terhadap pengendalian malaria pada daerah terpencil,
melalui advokasi kepada Organisasi yang Berbasis Masyarakat, Organisasi Berbasis
Agama atau Lembaga Swadaya Masyarakat.
g. Mengadakan advokasi pada setiap tingkatan agar program malaria mendapat
perhatian dan adanya dukungan pendanaan, sehingga keberlanjutan program
malaria tetap berlangsung.
8
2.1.3 RENCANA KEGIATAN
a. Menjaga akses terhadap diagnosis awal dan penegakan diagnosis melalui
pemeriksaan mikroskopis dan/atau Rapid Diagnostic Test (RDT) serta pengobatan
menggunakan Obat Anti Malaria (OAM) pada daerah endemis malaria. Hal ini akan
dilakukan melalui:
· Menyediakan mikroskop dan/atau RDT untuk UPK dan UKBM
· Pelatihan penegakan diagnosis menggunakan mikroskopis di Unit Pelayanan
Kesehatan.
· Pelatihan bagi staf UPK seperti dokter, perawat, laboran, bidan dan tenaga
kesehatan lainnya.
· Menciptakan kualitas (Quality Assurance) dalam penegakan diagnosis melalui
pemeriksaan mikroskopis dan/atau RDT.
· Melakukan pendampingan dan monitoring;
b. Membentuk dan mendukung pengelola Program Malaria di tingkat daerah (Sub
Recipient dan Sub Sub Recipient) yang mengacu pada Pedoman Pelaksanaan
Program ini.
c. Pembelian barang dan perlengkapan, seperti Kelambu Anti Nyamuk (LLIN) dan
peralatan laboratorium.
d. Pembagian Kelambu Anti Nyamuk (LLIN) secara rutin dan masif.
e. Advokasi terhadap dukungan Program Malaria di tingkat masyarakat dan daerah.
2.1.4 KELOMPOK SASARAN

a. Penduduk pada daerah endemis malaria di KTI.
b. Pekerja migran.
c. Ibu hamil.
d. Anak-anak dibawah usia 5 tahun (BALITA).
2.2 DAERAH KERJA

Program Malaria PERDHAKI akan menjangkau 51 Kabupaten/Kota yang tersebar di 5
Propinsi di KTI. PERDHAKI dan akan menjangkau daerah endemis.
Daerah yang akan dijangkau PERDHAKI adalah sebagai berikut :
Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah

Propinsi SR
Kabupaten/ Kota SSR UKBM UPK
Maluku dan Maluku Utara 9 Perdhaki Wilayah Ambon, Maluku 3 12 14
Perdhaki Wilayah Manokwari
Papua Barat 8 4 18 10
Sorong , Papua-Barat
Papua 6 Yayasan Caritas, Timika, Papua 5 18 6
World Vision Indonesia Papua,
Papua 8 7 27 15
Jayapura, Papua
NTT 10 Perdhaki Wilyah Kupang - NTT 4 15 35
Perdhaki Wilayah Ende, Flores,
NTT 10 5 22 41
NTT
Total 51 kabupaten 6 SR 28 SSR 112 UKBM 121 UPK
9
3. MANAJEMEN PROGRAM
3.1 KEBIJAKAN
Kebijakan dalam pelaksanaan Program Malaria PERDHAKI adalah sebagai berikut:
a. Program Malaria yang didanai oleh GFATM merupakan bagian yang terintegrasi dari
program kesehatan yang dilakukan oleh PERDHAKI, dimana program ini didanai secara
mandiri dan/atau mendapat dukungan dari donor.
b. Program Malaria PERDHAKI merupakan sebuah program yang bermitra erat dengan Sub-
Direktorat Malaria Kementerian Kesehatan Indonesia dan Dinas-Dinas Kesehatan di
Propinsi dan Kabupaten serta Puskesmas setempat.
c. Program Malaria PERDHAKI merupakan aktivitas kemitraan di tingkat masyarakat, yang
berbasis Katolik dan pemeluk agama lain serta kegiatan lintas sektoral antara lain
kegiatan Kesehatan Ibu dan Anak, pengembangan sosial-ekonomi, dll.
d. Program Malaria PERDHAKI menguatkan dan memperlengkapi Institusi Lokal, yang
mengarah pada keberlanjutan program.
3.2 ORGANISASI PENGELOLA DAN PELAKSANA
3.2.1 Principal Recipient (PR), Sub Recipient (SR) dan Sub Sub Recipient (SSR)
Program Malaria PERDHAKI dengan dana GFATM memiliki perjanjian untuk membentuk
organisasi pengelola Program Malaria antara GF dan PERDHAKI Pusat. Dalam
pelaksanaannya, PERDHAKI Pusat mengembangkan struktur organisasi pengelola
program di tingkat daerah, yaitu:
• PR di Tingkat Pusat
Akan mengelola keseluruhan Program Malaria di KTI GFATM – NFM, khususnya pada
daerah endemis malaria atau area dengan angka API >= 5% (Kementerian Kesehatan,
2013).
• SR di Tingkat Propinsi atau Regional
SR akan mengelola program di tingkat regional/Propinsi (satu atau dua atau setengah
daerah Propinsi berdasarkan besarnya wilayah, daerah endemis malaria, keterpencilan
daerah, sarana transportasi dan komunikasi serta kekuatan infrastruktur Perdhaki dan
jaringan kerjanya).
• SSR di Tingkat Kabupaten
SSR akan mengelola progam di daerah yang lebih kecil, mencakup satu-dua-atau tiga
Kabupaten/Kota (berdasarkan pada angka endemisitas, keterpencilan daerah, sarana
transportasi dan komunikasi). Karena tingginya biaya transportasi pada daerah ini,
perkiraan biaya transportasi akan menjadi pengeluaran paling besar dalam total
pembiayaan program.
3.2.2 BADAN PENGAWAS

a. Pada tingkat PR, Badan Pengurus PERDHAKI berfungsi sebagai Badan Pengawas
yang mengawasi pelaksanaan program. Sedangkan Direktur Eksekutif PERDHAKI,
jabatan tertinggi pengurus eksekutif PERDHAKI, ditunjuk sebagai Authorized PR
yang mewakili Badan Pengawas untuk mengawasi pelaksanaan program secara
rutin berdasarkan dengan rencana kerja dan rencana anggaran yang telah
ditetapkan GF. Authorized PR yang ditunjuk juga menjaga kerjasama dengan
organisasi/ institusi yang terkait, yaitu Global Fund, Kementerian Kesehatan, CCM,
TWG, maupun dengan organisasi/institusi di tingkat pusat.
10
b. Pada tingkat SR, Badan Pengawas dibentuk oleh Organisasi yang akan diseleksi dan
direkrut untuk mengelola SR. Badan Pengawas dapat dibentuk oleh PERDHAKI
Wilayah, Keuskupan atau Lembaga Swadaya Masyarakat lokal atau Lembaga
Swadaya berbasis kegamaan, yang akan mengelola program berdasarkan rencana
kerja dan rencana anggaran yang telah ditetapkan oleh PR untuk dilaksanakan di
tingkat SR. Badan Pengawas SR terdiri dari Lembaga Swadaya yang memiliki
jaringan ke unit pelaksana, baik UPK atau Organisasi berbasis Masyarakat/UKBM.
Badan Pengawas SR terdiri dari 3 orang anggota. Badan Pengawas SR berwenang
untuk menunjuk staf, baik dari PERDHAKI Wilayah, Keuskupan atau Lembaga
Swadaya lokal sebagai Kepala SR, yang berfungsi sebagai perwakilan Badan
Pengawas untuk mengawasi pelaksanaan program dan berkoordinasi dengan staf
SR, Dinas Kesehatan setempat, Pemerintah Daerah dan Lembaga Swadaya Lokal
lain di wilayah kerjanya.
c. Pada tingkat SSR, Badan Pengawas dibentuk oleh Dekenat, Kevikepan, Kepala UPK
dan Lembaga Swadaya lokal/berbasis keagamaan. Badan Pengawas berfungsi
melakukan pengawasan dalam pelaksanaan program berdasarkan dengan rencana
kerja dan rencana anggaran yang sudah ditetapkan oleh SR untuk dilaksanakan di
tingkat SSR. Badan Pengawas SSR terdiri dari 3 orang anggota. Badan Pengawas
SSR akan menunjuk staf, baik dari Paroki atau Kepala UPK atau Lembaga Swadaya
lokal sebagai Kepala SSR, yang berfungsi sebagai perwakilan Badan Pengawas.
Kepala SSR bertugas untuk mengawasi pelaksanaan program dan berkoordinasi
dengan SR, Dinas Kesehatan setempat, Kepala Puskesmas setempat ,
Lembaga/Organisasi non Pemerintah dan Lembaga Swadaya Masyarakat di wilayah
kerjanya.
3.2.3 PROSEDUR SELEKSI SR

a. PR membentuk Tim untuk proses seleksi SR.
b. PR mengeluarkan pemberitahuan Program Malaria PERDHAKI di KTI GFATM–NFM
untuk mengisi posisi di SR/SSR melalui website PERDHAKI dan mengirimkan email
ke Keuskupan, PERDHAKI Wilayah, dan Lembaga Swadaya Masyarakat lokal atau
Lembaga Swadaya berbasis keagamaan.
c. PR membuat daftar kandidat berdasarkan kriteria seleksi.
d. Tim Seleksi membuat penilaian kapasitas Lembaga kandidat SR berdasarkan
persyaratan/kriteria minimal yang harus dimiliki sebagai SR (berpengalaman dalam
managemen program kesehatan/ komunitas, kemampuan mengelola keuangan,
logistik serta monitoring dan evaluasi)
e. PR mengirimkan hasil dari proses seleksi kepada Lembaga kandidat SR melalui
email dan surat
f. PR mengirimkan dokumen proses seleksi Lembaga kandidat SR ke Global Fund
untuk meminta persetujuan penetapan SR.
g. LFA akan memeriksa dokumen dari proses seleksi Lembaga kandidat SR.
h. Hasil pemeriksaan LFA akan dilaporkan kepada GF untuk mendapatkan
persetujuan penetapan SR.
11
3.2.4 PROSEDUR SELEKSI SSR
a. SR dapat memilih dan menunjuk organisasi pengelola program yang lebih rendah
yaitu SSR yang berfungsi untuk memudahkan pengorganisasian unit-unit
pelaksana.
b. SR harus memiliki kemampuan untuk menilai kapasitas dan memantau kinerja SSR
serta memastikan sistem pelaporan sesuai dengan standar yang berlaku.
c. SSR yang ditunjuk harus berdasarkan persyarakat/kriteria minimal yang telah
ditetapkan oleh PR (berpengalaman dalam managemen program
kesehatan/komunitas, kemampuan mengelola keuangan, logistik serta monitoring
dan evaluasi)
d. Kandidat SSR yang terpilih harus diajukan kepada PR untuk mendapatkan
persetujuan, dengan melampirkan data-data lembaga yang bersangkutan, proses
seleksi dan alasan (justifikasi) pemilihannya
e. Setelah mendapat persetujuan PR, SR akan memberi-tahukan persetujuan
tersebut kepada kandidat SSR
3.3 STRUKTUR ORGANISASI
a. Stuktur Organisasi PR
BADAN TWG/ CCM/ Global

PENGAWAS Fund
AUTHORIZED PR
AUDIT INTERNAL
PROGRAM
MANAJER
ADMINISTRATOR KEUANGAN
PSM/ LOGISTIK M&E
SR SR
SSR SSR
12
b. Strukur Organisasi SR
PM PR
c. Struktur Organisasi SSR
BADAN PENGAWAS PM SR
KEPALA SSR
KEPALA PROGRAM
KEUANGAN &
ADMINISTRATON
UPK UKBM
13
3.4 KETENAGAAN DAN DESKRIPSI PEKERJAAN
Pengelola program disetiap tingkatan mempunyai komposisi ketenagaan sebagai berikut :

a. Wakil dari Lembaga (yang menjadi PR, SR atau SSR), yang merupakan tenaga paruh
waktu dan berfungsi mewakili lembaga dalam menetapkan kebijakan dan melakukan
pengawasan. Wakil Lembaga ini di sebut Authorized PR (ditingkat PR), Kepala SR
(ditingkat SR) dan Kepala SSR (ditingkat SSR).
b. Tenaga pelaksana, yang merupakan tenaga penuh waktu, yang di angkat oleh wakil
lembaga, dan berfungsi mengelola program dan melaksanakan kegiatan sehari-hari.
Deskripsi pekerjaan dari ketenagaan tersebut adalah sebagai berikut :
3.4.1 Tingkat PR (PRINCIPAL RECIPIENT)

1. Wakil Lembaga (Paruh waktu) :
Authorized PR
Posisi:
a. Bertanggung jawab kepada Badan Pengurus PERDHAKI dan Global Fund.
b. Berkoordinasi dengan TWG dan CCM untuk memastikan bahwa pelaksanaan
program berkualitas dan sesuai dengan perencanaan.
c. Berkoordinasi dengan Internal Audit dalam melakukan pengawasan kegiatan dan
keuangan program.
Tugas:
a. Mengawasi pelaksanaan program yang dilakukan oleh Manajer Program dan staf
PR berdasarkan dengan rencana kerja dan rencana anggaran yang sudah
ditetapkan oleh Global Fund.
b. Melakukan teguran dan koreksi jika ditemukan penyimpangan terhadap
pelaksanaan program, baik kegiatan maupun keuangan.
c. Berkoordinasi dengan Global Fund, TWG/CCM, Kementerian Kesehatan, PERDHAKI
Wilayah, Keuskupan dan Lembaga/Organisasi lainnya dalam pelaksanaan Program
Malaria PERDHAKI.
Kualifikasi:
a. Direktur Eksekutif PERDHAKI atau Anggota Badan Pengurus Harian PERDHAKI
Pusat.
b. Memahami Program Malaria dari aspek manajemen dan klinis.
2. Tenaga Pelaksana (Penuh waktu):
2.1. Manajer Program

Posisi :
Atasan langsung : APR dan Global Fund
Bawahan langsung : Koordinator M&E dan koordinator PSM.
Rekan kerja : Financial Manager
14
Tugas:
a. Bertanggung jawab kepada Authorized PR dan GF dalam pelaksanaan kegiatan
program sesuai dengan rencana kegiatan yang sudah ditetapkan GF.
b. Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan koordinator M&E,
koordinator PSM, staf M&E PR, staf PSM PR, serta staf M&E dan PSM di SR dan
SSR, dalam pelaksanaan kegiatan program, serta meminta pertanggungjawaban
dan laporan pelaksanaan kegiatan program sesuai dengan rencana kegiatan yang
sudah disetujui GF dan pencapaian target yang sudah ditetapkan oleh GF dalam
Performance Framework.
Fungsi :
a. Mengelola kegiatan program sesuai dengan rencana kerja , serta target-target
pencapaian sesuai dengan yang telah ditetapkan GF dalam Performance
Framework.
b. Melakukan pengawasan dan mengkaji pelaksanaan kegiatan program yang
dilakukan oleh divisi M&E dan divisi PSM PR, sesuai dengan rencana kegiatan yang
sudah ditetepkan oleh GF.
c. Melakukan pengawasan dan mengkaji pelaksanaan kegiatan program yang
dilakukan oleh PM dan staf terkait ditingkat SR, SSR, dan UPK/UKBM
d. Melakukan teguran dan koreksi jika ditemukan penyimpangan terhadap
pelaksanaan kegiatan program baik ditingkat PR maupun SR.
e. Memberikan laporan pencapaian target dan realisasi kegiatan serta pencapaian
target per triwulanan, semesteran dan tahunan kepada Authorized PR dan GF.
Kualifikasi:
a. S2/S1 kesehatan.
b. Memiliki pengalaman dalam program kesehatan minimal 5 tahun.
c. Memahami organisasi PERDHAKI dan Keuskupan
d. Memahami program kesehatan yang didanai oleh donor, terutama GF
e. Memiliki kemampuan berbahasa Inggris dan mampu menyusun laporan dalam
Bahasa Inggris sesuai dengan format yang telah ditetapkan oleh GF.
2.2. Manager Keuangan dan Akuntansi

Posisi :
a. Bertanggung jawab kepada Authorized PR dan GF dalam perencanaan dan
pelaksanaan pembiayaan kegiatan dari program berdasarkan dengan rencana
anggaran yang sudah ditetapkan GF.
b. Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan staf keuangan di PR dan
staf keuangan SR serta SSR dalam pelaksanaan pembiayaan kegiatan program
sesuai dengan anggaran yg sudah ditetapkan oleh PR, serta meminta
pertanggungjawaban dan laporan keuangan, sesuai dengan pedoman yang
berlaku (PIM, GF Grant Regulation dan ketentuan-2 GF lain) dalam pencatatan
maupun pelaporan sesuai dengan format dan jadwal yang sudah ditetapkan oleh
GF.
c. Bertanggung jawab dalam memeriksa rencana anggaran kegiatan yang akan
dilaksanakan baik di tingkat PR, SR dan SSR, kesesuaian dengan rencana anggaran
15
yang sudah disetujui oleh GF serta sesuai dengan ketentuan-ketentuan GF (PIM,
Grant Regulation dan ketentuan-ketentuan lain)
d. Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap realisasi penggunaan
dana oleh SR berdasarkan dengan rencana keuangan yang sudah ditetapkan oleh
PR
e. Menyampaikan laporan keuangan program secara keseluruhan kepada APR,
termasuk realisasi pembiayaan, deviasi yang terjadi, penjelasan tentang deviasi,
tindakan koreksi yang sudah dilakukan terhadap hal tersebut
f. Menyampaikan perencanaan keuangan per bulanan dan triwulanan sesuai dengan
anggaran yang sudah ditetapkan oleh GF.
Tugas:
1. Change Management
a. Berkoordinasi yang dengan team Spesialis Keuangan dan pengembangan
Keuangan Global Fund untuk menilai kapasitas dari tim Keuangan di Perdhaki,
untuk merancang dan menerapkan perbaikan struktur (bagan organisasi) dalam
rangka memaksimalkan sumber daya manusia yang ada.
b. Mengevaluasi struktur keuangan pada SR / SSR termasuk kapasitas staf keuangan
dan menyiapkan rencana untuk perbaikan termasuk perubahan organisasi jika
diperlukan.
c. Mengkaji kebijakan dan prosedur yang terkait dengan alur dokumentasi yang saat
ini dijalankan di Perdhaki dan melakukan pengembangan secara menyeluruh,
dengan menjelaskan adanya celah-celah dengan rinci dan langkah-langkah yang
diperlukan untuk memaksimalkan sistem secara efisien dan sesuai dengan
persyaratan dan pedoman Global Fund, serta melakukan pengawasan atas
penerapan tersebut secara bertahap atas prosedur yang disepakati.
d. Melakukan Update keuangan dan pembukuan manual berkaitan dengan praktek
yang dijalankan saat ini di Perdhaki dan termasuk kebijakan dan prosedur, yang
sesuai dengan standar dan praktik Internasional.
e. Bekerja sama dengan Internal Audit untuk meyusun kembali peran audit dari
transaksi pra-audit hingga pasca audit dan menyetujui batas waktu untuk masa
transisi yang ada.
f. Melakukan pengawasan dan memastikan bahwa program akuntansi dijalankan
dengan benar sesuai dengan persyaratan ToR dan pelatihan serta pedoman
tertulis termasuk migrasi data yang dilakukan oleh vendor.
g. Memastikan bahwa semua Rekomendasi dari Global Fund yang berasal dari
penilaian manajemen keuangan yang dilakukan pada tahun 2015 dilaksanakan.
2. Rutinitas
a. Memberikan dukungan dan bimbingan profesional dan teknis kepada SR dan SSR
untuk pencatatan tentang masalah laporan keuangan, memastikan bahwa sistem
keuangan dan prosedur terkonfirmasi sesuai dengan persyaratan dan ketentuan
PR / TGF.
b. Bersama dengan staf keuangan, membantu SR dan SSR untuk
mengkonsolidasikan rencana anggaran mereka sesuai dengan anggaran yang
disetujui.
16
c. Mengevaluasi bulanan yaitu perbedaan antara Anggaran dengan Aktual (BvA) dan
memberikan saran kepada Tim Proyek untuk membahas perbedaan penggunaan
anggaran jika ada, selama periode pelaporan berlangsung.
d. Mengembangkan dan memastikan struktur pengkodean pembebanan dengan
tepat dalam pendanaan Global Fund.
e. Membuat laporan keuangan (laporan PUDR, AFR, Quarterly Cash dll) untuk
diserahkan ke LFA dan Global Fund sesuai format dan jadwal yang telah
ditetapkan.
f. Menerima dan memeriksa semua laporan keuangan bulanan dan kuartalan dari SR,
dan berdasarkan data yang diberikan, bekerja sama dengan staf Keuangan untuk
menyiapkan laporan keuangan konsolidasi dengan standar yang tinggi untuk LFA
dan Global Fund.
g. Memastikan semua tagihan-tagihan program dan pembayaran penggantian
lainnya dibayar tepat waktu, dengan menggunakan prosedur yang telah
ditentukan untuk meningkatkan kapasitas penyerapan.
h. Menyediakan pengembangan kapasitas dan dukungan teknis kepada SR dan SSR
agar memungkinkan mereka dapat lebih efektif dalam hal perencanaan,
pengelolaan dan pencatatan pengeluaran mereka dan dalam rangka memastikan
pencatatan dengan standar tinggi yang sudah ditetapkan dan dikelola oleh setiap
SR dan SSR. Ini mencakup semua aspek akuntansi, penganggaran, perencanaan
dan peramalan keuangan dan juga memastikan bahwa praktik keuangan yang
benar dan tingkatan wewenang dapat diterapkan.
i. Melakukan pengembangan rencana pengawasan berbasis risiko untuk SR dan SSR
untuk memastikan kepatuhan akuntansi yang disepakati, prosedur keuangan,
verifikasi dan bukti pengeluaran yang dilaporkan.
j. Bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan keuangan konsolidasi tahunan
sesuai dengan pedoman Global Fund dan profesional lainnya dengan standar
peraturan yang berlaku di Indonesia dengan tepat waktu.
k. Mengatur dan mengawasi audit internal dan eksternal untuk PR dan SR.
l. Berkoordinasi dengan Global Fund untuk pengembangan dari Resiko dan Jaminan
perencanaan terhadap pemberian hibah tersebut dan memastikan dalam
pelaksanaannya tercapai dan tepat sasaran.
m. Menjaga dan mengawasi, buku besar dan pembelian, mempersiapkan rekonsiliasi
bulanan (termasuk rekonsiliasi bank) untuk memastikan bahwa catatan dan
informasi akurat dan juga proses jurnal entri, informasi neraca percobaan. Dan
menyiapkan laporan keuangan per tiga bulanan.
n. Melakukan penilaian terhadap rekan kerja atas pekerjaan dimasing masing
bidangnya sebagai mana mestinya.
o. Melakukan manajemen proses persyaratan terhadap staf internal termasuk
penilaian kinerja, rapat pengawasan, dll.
p. Pekerjaan lain yang diminta oleh Global Fund atau Authorized PR
Kualifikasi
a. S1 Akuntansi
b. Memiliki pengalaman dalam pengelolaan manajemen keuangan program minimal
5 tahun.
17
2.3. Staf Akuntansi
Atasan langsung : Financial Manager
Bawahan langsung : tidak ada, tetapi secara tidak langsung adalah staf keuangan di
SR dan SSR
Rekan kerja : koordinator dan staf M&E serta koordinator dan staf PSM.
Posisi :
a. Bertanggung jawab kepada Manajer Keuangan dalam mengverifikasi
pencatatan,membuat jurnal memorial dan melaksanakan pelaporan dengan
menggunakan software ABIPRO yang menggunakan format sesuai dengan yang
ditetapkan oleh GF.
b. Bertanggung jawab dalam memverifikasi laporan realisasi pembayaran baik dari
divisi M&E dan divisi PSM di PR, serta dari SR dan SSR, sesuai dengan format dan
jadwal yang sudah ditetapkan.
Tugas:
a. Melakukan pencatatan enrty jurnal non Kas dan Bank ke program abipro,
melakukan pengawasan dan verifikasi terhadap pencatatan semua transaksi
keuangan program, baik dari tingkat PR maupun SR dan SSR, melalui sistim
akuntansi dan software yang ditetapkan oleh Global Fund, sesuai dengan bukti
yang sah, dari PR , SR dan SSR, serta pihak ketiga (supplier, kontraktor, dll).
b. Membuat laporan realisasi pembiayaan program sesuai dengan format pelaporan

yang ditetapkan oleh Global Fund, yang valid, akurat dan on time. Laporan
disampaikan kepada Financial Manager untuk diperiksa tentang validitas dan
keakuratannya.
c. Menyampaikan laporan cash flow keuangan program setiap bulan kepada Financial
Manager, untuk diperiksa dan disahkan.
d. Melakukan pembinaan dan bimbingan kepada staf SR dan SSR dalam pencatatan
dan pelaporan transaksi keuangan program, dengan menggunakan sistim
akuntansi dan software yang ditetapkan oleh Global Fund, serta pelaporannya
yang valid dan akurat
Kualifikasi:
a. S1/D3 Akuntansi
b. Memiliki pengalaman dalam bidang akuntansi minimal 3 tahun.
2.4. Staf Kasir

Posisi :
a. Bertanggung jawab kepada Financial Manager dalam melakukan pembayaran dan
pencatatan kegiatan program sesuai dengan pedoman yang berlaku di GF dan
sudah disetujui oleh Financial Manager.
18
b. Bertanggung jawab dalam mengumpulkan bukti-bukti pembayaran yang dilakukan
oleh PR, SR maupun SSR, sesuai dengan ketentuan GF dan sesuai dengan jadwal
dan foemat yang ditentukan GF.
Tugas:
a. Melakukan pembayaran kepada staf PR, SR dan pihak ke 3 (supplier barang & jasa,
kontraktor, dll) sesuai dengan bukti-bukti transaksi yang sah, valid dan akurat,
sesuai dengan PIM, dan setelah mendapat persetujuan dari Financial Manager.
b. Melakukan entry transaksi voucher kas dan bank ke program Abipro sesuai dengan
bukti-bukti transaksi yang sah, valid dan akurat, sesuai dengan PIM, dan setelah
mendapat persetujuan dari Financial Manager
c. Menyusun laporan realisasi transaksi yang dilampiri dengan bukti-bukti yang sah
dari PR dan SR /SSR serta pihak ke 3, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam
PIM.
d. Membuat laporan KAS dan laporan BANK program setiap hari kerja dan
disampaikan kepada Financial Manager.
Kualifikasi:
a. S1/D3 Akuntansi.
b. Memiliki pengalaman kerja dalam bidang akuntansi minimal 1 tahun.
2.5. SEKRETARIAT PR
Administrasi PR
Posisi
Atasan langsung : APR, Program Manager dan Financial Manager
Bawahan Langsung: ==
Rekan kerja : Rumah Tangga PR, Staf Divisi Program dan Staf Divisi Finance
Fungsi.
1. Mengelola administrasi Proyek.
2. Agenda & Filing surat-surat proyek
Tugas
1. Membuat surat menyurat via pos, fax, e-mail, dan telepon untuk internal PR
maupun dengan SR dan SSR, serta pihak luar berdasarkan permintaan APR,
Program Manager dan Financial Manager.
2. Membuat agenda dan filling dari korespondensi proyek.
3. Menyelesaikan perjanjian/kontrak dengan pihak SR dan pihak ke-tiga
4. Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan program berdasarkan dengan
Pedoman Manajemen Administrasi Program Malaria PERDHAKI/regulasi internal
PERDHAKI dan berdasarkan ketentuan GF.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diminta oleh APR, Program Manager dan
Financial Manager.
19
Kualifikasi:
a. S1 dari segala bidang/D3 Sekretaris
b. Memiliki pengalaman kerja dalam bidang administrasi minimal 3 tahun.
Rumah Tangga PR
Posisi
Atasan langsung : APR, Program Manager dan Financial Manager
Bawahan Langsung: Office Boy dan Sopir
Rekan kerja : Administrasi PR, Staf Divisi Program dan Staf Divisi Finance
Fungsi.
1. Menjamin Kantor Proyek agar dapat dipergunakan untuk bekerja oleh para
manajer dan staf proyek secara efektif dan aman.
2. Menjamin transportasi dinas para manajer dan staf proyek secara efektif dan
aman
c. Tugas
1. Mengelola kantor proyek supaya dapat dipergunakan bekerja oleh para
manajer dan staf proyek, secara efektif dan efisien
2. Mengelola kendaraan proyek supaya dapat dipergunakan perjalanan dinas oleh
para manajer dan staf proyek, secara efektif dan efisien.
3. Mengurus keamanan kantor proyek dan kendaraan proyek, supaya aman dan
berfungsi baik.
4. Melaksanakan pemeliharaan gedung/ruang kantor, peralatan & perlengkapan
kantor dan pemeliharaan kendaraan kantor sesuai dengan aturan yang berlaku.
5. Melaksanakan tugas-2 lain sesuai dengan yang diminta oleh APR, Program
Manager dan Financial Manager.
Kualifikasi
a. S1 dari segala bidang/D3 Sekretaris.
b. Memiliki pengalaman kerja dalam bidang administrasi minimal 3 tahun.
2.7. Koordinator Procurement Supply Management (PSM)/LOGISTIK

Posisi: Bertanggung jawab kepada Manajer Program
Tugas:
a. Melakukan pembelian barang/obat/bahan berdasarkan dengan ketentuan dan
prosedur yang ditetapkan dalam Pedoman PSM yang sudah ditetapkan oleh
Authorized PR.
b. Memproses, menerima, menyimpan dan mendistribusikan barang untuk keperluan
program berdasarkan dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan
dalam Pedoman PSM.
c. Memberikan laporan kepada Manajer Program terkait pembelian, proses
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian meliputi jenis, jumlah,
asal, diberikan kepada siapa, kapan dan stok akhir bulan.
20
Kualifikasi:
a. Akademi segala jurusan.
b. Memiliki pengalaman dalam bidang pembelian, penyimpanan, dan pendistribusian
barang/obat/bahan minimal 5 tahun.
2.8. Staf PSM/LOGISTIK

Posisi: Bertanggung jawab kepada Koordinator PSM
Tugas:
a. Membantu PSM Koordinator dalam pembelian barang dan jasa.
b. Membantu PSM Koordinator dalam membuat laporan PSM.
Kualifikasi :
a. S1 atau Akademi.
b. Memiliki pengalaman dalam bidang PSM minimal 1 tahun.
2.9. Koordinator Monitoring dan Evaluasi

Posisi: Bertanggung jawab kepada Manajer Program
Tugas:
a. Mengumpulkan laporan dari SR, SSR, UPK/UKBM berdasarkan dengan format
pelaporan standar dan mengolah menjadi laporan yang dapat dianalisis.
b. Mengawasi sistem pelaporan dari unit pelaksana (UPK/UKBM/SSR/SR)
berdasarkan dengan format pelaporan standar.
c. Membuat analisa dari laporan yang sudah diolah.
d. Membuat laporan pelaksanaan program berdasarkan analisa yang diberikan
kepada Manajer Program per triwulanl, semesteran dan tahunan berdasarkan
dengan format yang sudah ditetapkan.
e. Melakukan pengawasan terhadap realisasi pelaksanaan program, terkait kegiatan
dan keuangan berdasarkan dengan rencana kerja dan rencana anggaran yang
sudah ditetapkan di SR, SSR, UPK/UKBM.
f. Melakukan usulan kepada Manajer Program untuk teguran dan tindakan koreksi
jika ditemukan penyimpangan dalam pelaksanaan program.
Kualifikasi:
a. S1/Akademi segala jurusan.
b. Memiliki pengalaman dalam monitoring dan evaluasi program kesehatan minimal
5 tahun.
2.10. Asisten Koordinator Monitoring dan Evaluasi (Pengawasan Pelaksanaan Aktivitas

Program)
Posisi: Bertanggung jawab kepada Koordinator M&E
Tugas:
a. Membantu dan mengawasi dalam pengumpulan laporan SR, SSR, dan UPK/UKBM
b. Membantu koordinator M&E dalam melakukan pengawasan terhadap realisasi
pelaksanaan program, terkait kegiatan dan keuangan berdasarkan dengan
rencana kerja dan rencana anggaran yang sudah ditetapkan di SR, SSR,
UPK/UKBM.
21
c. Membantu Koordinator M&E dalam membuat usulan kepada Manajer Program
untuk teguran dan tindakan koreksi jika ditemukan penyimpangan dalam
pelaksanaan program.
d. Berkoordinasi dengan Koordinator M&E dan divisi lain untuk laporan M&E kepada
Manajer Program
Kualifikasi :
a. S1 Kesehatan
b. Memiliki pengalaman dalam bidang monitoring dan evaluasi program kesehatan
minimal 3 tahun.
2.11. Asisten Koordinator Monitoring dan Evaluasi (Pengolahan Data dan Pelaporan Data)
Tugas:
a. Membantu dan mengawasi dalam pengumpulan laporan dari SR, SSR, UPK/UKBM
b. Membantu Koordinator M&E dalam menganalisa data yang terkonsolidasi, sebagai
informasi reguler untuk manajemen.
c. Membantu Koordinator M&E dalam membuat laporan konsilidasi bulanan sebagai
laporan hasil kerja M&E setiap bulan (dilaporkan kepada Manajer Program).
d. Berkoordinasi dengan Koordinator M&E dan divisi lain dalam penyusunan laporan
berdasarkan dengan standar pelaporan oleh GF dalam bahasa Inggris setiap
triwulan sebagai laporan ke GF melalui Authorized PR.
Kualifikasi :
a. S1 Kesehatan.
minimal 2 tahun.
2.12. Staf Monitoring & Evaluasi

Tugas:
a. Membantu Koordinator M&E dalam pengumpulan laporan dari SR, SSR, dan
UPK/UKBM
b. Membantu dan mengawasi dalam pengumpulan laporan dari SR, SSR, dan
UPK/UKBM berdasarkan dengan format pelaporan standar.
c. Membantu Koordinator M&E dalam laporan pencapaian hasil program per bulan.
d. Membantu Koordinator M&E dalam pengawasan realisasi kegiatan sesuai dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan.
Kualifikasi :
a. S1 Kesehatan.
minimal 1 tahun.
22
2.13. Internal Audit
Posisi: Bertanggung jawab kepada Authorized PR
Tugas:
a. Melakukan pengawasan terhadap pembiayaan program yang dilaksanakan oleh
PR, SR, SSR, UPK dan UKBM berdasarkan dengan rencana keuangan yang sudah
ditetapkan oleh Authorized PR sesuai dengan Pedoman Manajemen Keuangan
yang sesuai dengan ketentuan GF dan standar akuntansi yang berlaku.
Pengawasan ini akan dilakukan dengan membuat rencana audit secara rutin,
termasuk kunjungan rutin ke SR/SSR terpilih dan daerah berisiko tinggi untuk
mencegah terjadinya penyimpangan. Respon yang cepat juga diambil ketika ada
laporan yang berisiko tinggi dari divisi di PR dan/atau dari sumber lain (SR, SSR,
UPK/UKBM) serta melakukan kunjungan insidental pada SR/SSR yang terkena
dampaknya untuk menyelesaikan dan menjernihkan masalah yang ditemukan.
b. Melakukan teguran dan tindakan koreksi jika ditetemukan penyimpangan dari
pembiayaan program di PR, SR, SSR, UPK, dan UKBM.
c. Melaporkan penyimpangan dari pembiayaan program yang ditetemukan kepada
Authorized PR, Badan Pengawas dan LFA (termasuk teguran dan koreksi yang
sudah dilakukan, hasil teguran dan koreksi yang dilakukan).
d. Mengusulkan kepada Authorized PR untuk perbaikan sistem dan prosedur atau
ketentuan baru sebagai upaya pencegahan terhadap terjadinya penyelewengan
dari pembiayaan program di masa mendatang. Hal ini diterapkan di PR, SR, SSR,
UPK, dan UKBM.
Kualifikasi :
a. S1 Akuntansi dengan Profesi Akuntan/S1 Akuntansi
b. Memiliki pengalaman dalam bidang keuangan minimal 5 tahun.
3.4.2 Tingkat SR (SUB RECIPIENT)

1. Wakil Lembaga (paruh waktu)
Kepala SR
Posisi: Mewakili Badan Pengawas SR secara paruh waktu dan mengawasi pelaksanaan
program.
Tugas:
a. Berkoordinasi dengan Manajer Program di PR dalam perekrutan staf SR.
b. Berkoordinasi dengan Manajer Program di PR, Keuskupan, PERDHAKI Wilayah,
Dinas Kesehatan setempat dan Lembaga/Organisasi terkait dalam pelaksanaan
program malaria yang dilakukan oleh SR.
Kualifikasi:
a. Pejabat PERDHAKI Wilayah atau Keuskupan atau perwakilan dari Lembaga
Swadaya lokal/berbasis keagamaan setempat.
b. Kandidat harus mendapat persetujuan dari Manajer Program PR dan diketahui oleh
Authorized PR.
23
2. Tenaga Pelaksana (Penuh Waktu)
2.1. Manajer Program SR
Posisi: Bertanggung jawab kepada Kepala SR dan Manajer Program PR
Tugas:
a. Memberikan arahkan kepada staf di SR dan Kepala SSR dalam pelaksanaan
program sesuai dengan rencana kerja dan target yang harus dicapai serta rencana
keuangan yang sudah disetujui PR.
b. Melakukan pengawasan dan pengkajian pelaksanaan program yang dilakukan oleh
staf di SR dan SSR.
c. Melakukan tindakan koreksi apabila ditemukan penyimpangan di SR dan SSR
d. Memberikan laporan logistik, keuangan dan kegiatan setiap bulannya kepada PR
dan Kepala SR.
e. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran dan mengajukan kepada PR untuk
mendapatkan persetujuan.
f. Mengembangkan jejaring kerjasama dengan pemangku kepentingan setempat,
seperti Gereja, Pemerintah daerah dan Dinas Kesehatan serta Lembaga Swadaya
Masyarakat lokal.
Kualifikasi :
a. S1 dari semua disiplin ilmu/D3
b. Memiliki pengalaman dalam bidang manajemen program minimal 3 tahun.
2.2. Administrator Keuangan SR

Posisi: Bertanggung jawab kepada Manajer Program SR
Tugas:
a. Melakukan pembayaran kepada staf SR, SSR dan pihak luar berdasarkan dengan
Pedoman Manajemen Keuangan.
b. Mengumpulkan laporan realisasi pembiayaan program serta dengan bukti yang
sah dari staf SR, SSR serta pihak luar.
c. Mencatat penerimaan uang dan pembiayaan program berdasarkan dengan
ketentuan akuntansi yang sudah ditetapkan.
d. Membuat laporan keuangan per triwulan, semesteran dan tahunan berdasarkan
dengan ketentuan dan format yang telah ditetapkan dan melaporkannya kepada
Manajer Program SR.
e. Membuat laporan Kas harian dan laporan Bank harian setiap hari kerja dan
menyampaikannya kepada Program Manager SR .
Kualifikasi :
a. D3 Akuntansi/ D1 Akuntasi
b. Memiliki pengalaman dalam bidang keuangan minimal 1 tahun.
2.3. Administrasi/Logistik SR
Posisi: Tenaga Purna Waktu yang bertanggung jawab kepada Manajer Program SR
Tugas:
a. Membuat surat menyurat melalui pos, fax, e-mail ataupun telepon untuk internal
SR maupun dengan PR, SSR dan UPK/UKBM serta pihak luar.
24
b. Membuat agenda dan filling berdasarkan surat menyurat yang telah dilakukan.
c. Mengelola Logistik dan Membuat laporan logistik bulanan untuk disampaikan
kepada Manajer Program SR.
Kualifikasi:
a. D3 segala jurusan/SMA.
b. Memiliki pengalaman dalam bidang administrasi minimal 3 tahun.
2.4. Monitoring dan Evaluasi SR

Posisi: Tenaga Purna Waktu yang bertanggung jawab kepada Manajer Program SR
Tugas:
a. Melakukan pengawasan terhadap realisasi pelaksanaan program di SSR, UPK dan
UKBM, dari segi kegiatan maupun keuangan berdasarkan dengan rencana
kegiatan dan rencana anggaran yang sudah ditetapkan.
b. Mengumpulkan laporan dari SSR, UPK/UKBM sesuai dengan format pelaporan
yang sudah ditetapkan.
c. Membuat laporan kegiatan pelaksanaan program setiap triwulan, semesteran, dan
tahunan sesuai dengan format yang sudah ditetapkan dan melaporkan kepada
Manajer Program SR.
d. Melakukan usulan kepada Manajer Program SR untuk teguran dan tindakan
koreksi jika ditemukan penyimpangan dalam pelaksanaan program.
Kualifikasi:
a. D3 kesehatan.
b. Memiliki pengalaman dalam program minimal 1 tahun.
3.4.3 TINGKAT SSR (SUB SUB RECIPIENT)

1. Wakil Lembaga (Paruh Waktu) :
Kepala SSR
Posisi :
Tenaga paruh waktu yang mewakili Badan Pengawas SSR dan mengawasi pelaksanaan
program.
Tugas:
a. Berkoordinasi dengan Dekenat, Kevikepan, UPK, Dinas Kesehatan, Puskesmas
setempat dan Lembaga/Organisasi Swadaya lokal lain yang terkait dalam
pelaksanaan Program Malaria di SSR.
b. Berkoordinasi dengan Manajer Program SR dalam perekrutan staf SSR.
Kualifikasi:
a. Pejabat dari Dekenat, Kevikepan atau Lembaga Swadaya lokal.
b. Kandidat harus disetujui oleh SR.
2. Tenaga Pelaksana (Penuh Waktu)

2.1. Kepala Program SSR
Posisi:
Tenaga Purna Waktu yang bertanggung jawab kepada Kepala SSR dan Manajer
Program SR.
25
Tugas:
a. Membuat rencana kerja dan rencana anggaran serta mengajukannya ke SR
b. Melaksanakan program sesuai dengan rencana kerja dan rencana anggaran yang
telah disetujui SR.
c. Bertanggung jawab untuk mengkoordinir serta mengarahkan pelaksanaan program.
d. Melakukan pengawasan dan pengkajian dalam pelaksanaan program yang
dilakukan oleh staf di SSR maupun UPK dan UKBM di desa-desa.
e. Membuat laporan logistik dan kegiatan per bulan dan diberikan kepada Manajer
Program SR.
f. Memberikan laporan keuangan kepada Manajer Program SR
g. Mengembangkan jaringan dengan pemangku kepentingan setempat, seperti
Gereja, Pemerintah Daerah dan Dinas Kesehatan.
h. Melakukan tindakan koreksi jika ditemukan penyimpangan yang dilakukan oleh
staf di SSR maupun UPK/UKBM.
Kualifikasi :
a. D3 Ilmu Kesehatan.
b. Memiliki pengalaman dalam progam minimal 1 tahun.
2.2. Administrator/Keuangan SSR

Posisi: Tenaga Purna Waktu yang bertanggung jawab kepada Kepala Program SSR.
Tugas:
a. Membuat surat menyurat melalui pos, email, ataupun telepon untuk internal SSR
maupun dengan PR, SR, dan UPK/UKBM serta pihak luar.
b. Membuat agenda serta filing terhadap surat masuk dan keluar.
c. Melakukan pembayaran kepada staf SSR, UPK, dan UKBM serta pihak lain sesuai
dengan Pedoman Manajemen Keuangan.
d. Mengumpulkan dan membuat laporan dari UPK dan UKBM serta menyusunnya
untuk diberikan kepada Kepala Program SSR.
e. Membuat laporan keuangan bulanan dan diberikan kepada Kepala Program SSR.
f. Membantu Kepala Program SSR dalam pelaksanaan program.
Kualifikasi:
a. SMA.
b. Memiliki pengalaman dalam administrasi minimal 1 tahun.
3.5 PEREKRUTAN TENAGA PELAKSANA
3.5.1 TIM SELEKSI DAN PEREKRUTAN TENAGA PELAKSANA

Pemilihan karyawan potensial merupakan rangkaian dari proses pengumpulan
informasi hingga keputusan yang akan menjadi tenaga pelaksana di tingkat
PR/SR/SSR. Oleh karena itu, semua aspek dalam perekrutan tenaga pelaksana harus
dilakukan secara efektif, profesional dan setara. Untuk seleksi dan perekrutan tenaga
pelaksana program, maka Authorized PR (di tingkat PR)/Kepala SR (di tingkat SR)/
26
Kepala SSR (di tingkat SSR) akan membentuk tim seleksi untuk memilih dan merekrut
kandidat tenaga pelaksana yang potensial.
3.5.2 PROSES PEREKRUTAN
Proses perekrutan yang dilakukan secara terbuka baik dari dalam maupun luar
organisasi merupakan kebijakan umum. Kebijakan Program menekankan bahwa harus
ada upaya khusus dalam memastikan bahwa proses perekrutan dapat mendukung
diperolehnya kandidat tenaga pelaksana potensial dengan kualifikasi baik
Kandidat tenaga pelaksana harus memenuhi kriteria kualifikasi yang telah ditetapkan,
Sehingga kelak mereka mampu untuk melakukan tugas dan kewajibannya.
Sebelum wawancara, tim seleksi akan meminta kepada kandidat tenaga pelaksana
untuk melengkapi formulir yang berisikan informasi tambahan yang diperlukan saat
wawancara. Hal ini bertujuan untuk memperoleh informasi penting yang biasanya
tidak tercantum dalam surat lamaran ataupun daftar riwayat hidup. Beberapa
informasi yang ingin didapat seperti apakah pelamar memiliki saudara yang bekerja di
PR/SR/SSR dan apa hubungannya, apakah pelamar pernah melakukan tindakan
kriminal, riwayat gaji dll.
Wawancara merupakan komponen penting dalam proses seleksi ini. Tim seleksi dapat
mengevaluasi keterampilan, pengetahuan dan kemampuan kandidat tenaga
pelaksana. Tim seleksi akan melakukan wawancara dan memberikan rekomendasi
kepada Authorized PR (di tingkat PR)/Kepala SR (di tingkat SR)/Kepala SSR (di tingkat
SSR).
Authorized PR/Kepala SR/Kepala SSR akan memberikan keputusan untuk menerima
rekomendasi atau meminta tim seleksi untuk kembali mencari kandidat tenaga
pelaksana. Apabila Authorized PR/Kepala SR/Kepala SSR menerima rekomendasi
tersebut, maka kandidat tenaga pelaksana yang terpilih harus dihubungi dan diberikan
penawaran kerja.
Kepala SSR harus menyampaikan kepada Manajer Program SR mengenai proses dan
hasil seleksi terhadap staf SSR dengan melampirkan daftar kandidat tenaga
pelaksana, daftar riwayat hidup, kesesuaian terhadap kemampuan, pengalaman kerja
serta kesediaan bekerja penuh waktu dari setiap kandidat tenaga pelaksana. Hal ini
dilakukan agar kandidat tenaga pelaksana tersebut kelak mampu untuk menjalankan
tugas dan tanggung jawabnya. Kepala SR dapat menolak kandidat tenaga pelaksana,
apabila tidak sesuai dengan kemampuan, pengalaman dan kesediaan bekerja penuh
waktu dari kandidat tenaga pelaksana. Apabila kandidat terpilih, maka Kepala SSR
harus memberikan penawaran kerja dan syarat perekrutan secara tertulis.
Kepala SR harus menyampaikan kepada Manajer Program PR mengenai proses dan
hasil seleksi terhadap tenaga pelaksana SR dengan melampirkan daftar kandidat
tenaga pelaksana, daftar riwayat hidup, kesesuaian terhadap kemampuan,
pengalaman kerja serta kesediaan bekerja penuh waktu dari setiap kandidat tenaga
pelaksana. Hal ini dilakukan agar kandidat tenaga pelaksana tersebut kelak mampu
untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Manajer Program PR dapat
menolak kandidat staf, apabila tidak sesuai dengan kemampuan, pengalaman dan
kesediaan bekerja penuh waktu dari kandidat tenaga pelaksana. Apabila kandidat
disetujui oleh Manajer Program PR, maka Kepala SSR harus memberikan penawaran
kerja dan syarat perekrutan secara tertulis.
27
3.6 REMUNERASI TENAGA PELAKSANA
Pembayaran gaji dan tunjangan kepada tenaga pelaksana di tingkat PR, SR dan SSR
mengacu pada kebijakan Kementrian Tenaga Kerja, panduan staf PERDHAKI dan skala
penggajian yang ditentukan oleh PR dengan persetujuan oleh GF. Skala gaji staf
disesuaikan dengan lingkup pekerjaan, target yang harus dicapai dan tanggung
jawabnya. Tenaga Pelaksana PR/SR/SSR akan dikontrak dengan periode maksimal 1
tahun dan dapat diperpanjang apabila kinerja staf tersebut baik yang dinilai oleh
Authorized PR (di tingkat PR)/Kepala SR (di tingkat SR)/Kepala SSR (di tingkat SSR).
Kontrak dapat diperpanjang dengan kondisi bahwa GF memberikan pendanaan
program di periode berikutnya.
Penilaian kinerja dilakukan setiap 3 bulan sekali. Hal ini dilakukan untuk memastikan
bahwa tenaga pelaksana tersebut mampu atau tidak dalam mengerjakan tugas yang
diberikan. Hari kerja adalah hari Senin – Jumat (5 hari kerja) dan Jam kerja dimulai
pukul 08.00 – 17.00 (dengan jam istirahat pukul 12.00 – 13.00) untuk tenaga pelaksana
. Hari libur mengikuti hari libur nasional dan hari libur lain yang ditentukan oleh
PERDHAKI. Ketentuan lain yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, mengikuti
Panduan PERDHAKI Pusat.
3.7. SKALA GAJI

a. Skala Gaji Tenaga Pelaksana di tingkat PR, SR dan SSR disertakan pada lampiran
yang bisa dipilih berdasarkan dengan kondisi lapangan di masing-masing tingkat
PR, SR dan SSR.
b. Ketentuan total gaji maksimal tidak boleh melebihi total gaji standar yang telah
ditentukan oleh Global Fund.
b. Yang dimaksud kondisi lapangan adalah besar atau kecilnya beban kerja (jumlah
target sasaran, keterpencilan area kerja, kesulitan transportasi dan komunikasi dll).
c. Skala gaji/insentif dapat juga ditentukan berdasarkan ini:
1. Tanggung jawab, kompetensi, ruang lingkup yang diminta oleh pekerjaan.
2. Manajemen risiko.
3. Wilayah cakupan.
4. Beban kerja untuk mencapai target.
5. Jumlah dana yang dikelola.
6. Asas Kepatuhan (Compliance Base).
7. Perbandingan skala gaji dengan lembaga-lembaga Unit Kesehatan Katolik dan
Keuskupan setempat.
8. Perhitungan tidak hanya didasarkan pada tingkat pendidikan, tetapi juga dengan
mempertimbangkan kompetensi.
d. Pengaturan gaji ditetapkan sebagai berikut:
1. Tenaga Pelaksana Program Malaria PERDHAKI GFATM - NFM yang bekerja penuh
waktu (non-pegawai negeri) akan menerima 100% dari jumlah yang sudah
ditentukan sesuai dengan skala gaji yang telah ditetapkan oleh Global Fund.
2. Pegawai Lembaga lain (Pegawai Negeri, Pegawai UPK, Pegawai Keuskupan, dan
Lembaga lain) yang bekerja penuh waktu untuk Program Malaria PERDHAKI
GFATM – NFM, harus mendapatkan surat pembebasan tugas sementara atau
28
cuti diluar tanggungan dari lembaga tersebut. Sehingga jumlah gaji yang
diperoleh sesuai dengan skala gaji yang telah ditetapkan oleh Global Fund.
3. Tenaga Pelaksana yang masih berstatus sebagai Pegawai Lembaga lain (Pegawai
Negeri, Pegawai UPK, Pegawai Keuskupan, dan lembaga lain) yang hanya bisa
bekerja paruh waktu untuk Program Malaria PERDHAKI GFATM - NFM
diperhitungkan besaran gaji sesuai dengan prosentase waktu yang bisa
diberikan untuk pelaksanaan Program Malaria. Jumlah gaji yang diperoleh harus
dikaji oleh Tim Seleksi serta diajukan kepada Authorized PR (ditingkat PR)/Kepala
SR (ditingkat SR)/Kepala SSR (ditingkat SSR) dan harus diajukan dan disetujui
oleh Manajer Program di tingkat atasnya (untuk SSR ke tingkat SR, untuk SR ke
tingkat PR dan untuk PR ke Global Fund).
3.8 KONFLIK KEPENTINGAN DAN TINDAKAN ANTI KORUPSI
a. Siapapun yang memiliki hubungan dengan PR/SR/SSR, baik anggota keluarga langsung
atau teman bisnis atau organisasi bisnis yang dikontrol oleh atau banyak melibatkan orang
semacam ini demi kepentingan financial, tidak diperkenankan untuk berpartisipasi dalam
seleksi, pemberian dana, administrasi kontrak, hibah, keuntungan atau transaksi lain yang
didanai oleh dana GF. Siapapun yang terkait dengan PR/SR/SSR tidak boleh berpartisipasi
dalam transaksi yang melibatkan organisasi atau entitas dengan siapa orang tersebut
bernegosiasi atau memiliki pengaturan mengenai perekrutan karyawan di masa datang.
Siapapun yang terkait dengan PR/SR/SSR tidak boleh menerima tanda terima kasih,
pertolongan atau hadiah dari kontraktor atau calon kontraktor.
b. Jika pejabat atau anggota staf PR/SR/SSR mengalami konflik kepentingan termasuk
hubungan keluarga dengan pejabat atau anggota staf PR/SR/SSR atau pemasok, individu
tersebut harus membuat pernyataan tertulis mengenai kemungkinan adanya konflik
kepentingan.
c. Jika Badan Pengawas memiliki hubungan keluarga dengan Tenaga Pelaksana PR/SR/SSR,
mereka tidak dapat menerima dana dari Global Fund baik sebagai PR, SR atau SSR.
d. Jika ada potensi konflik kepentingan di tingkat PR/SR/SSR, Authorized PR (di tingkat
PR)/Kepala SR (di tingkat SR)/Kepala SSR (di tingkat SSR) harus membuat rencana tertulis
sebelum menandatangani Nota Kesepakatan ataupun apabila setelah penandatanganan
terjadi konflik kepentingan, maka harus dijelaskan bagaimana konflik kepentingan tersebut
dapat dihindari.
e. Authorized PR harus melapor langsung kepada CCM jika terjadi konflik kepentingan. Kepala
SR/Kepala SSR harus melapor kepada Authorized PR jika terdapat potensi konflik
kepentingan.
4. PELAKSANAAN PROGRAM
Pelaksanaan Program harus mengikuti aturan-aturan pokok yang ditetapkan oleh Global Fund,
seperti Grant Regulation, Framework Agreement, Grant Confirmation dan aturan-aturan lainnya
seperti anti terorisme, anti pencucian uang, dan lain-lain.
29
4.1 MONITORING PELAKSANAAN PROGRAM
1. PR harus memonitor dan mengevaluasi hasil pelaksanaan program dan manajemen
keuangan SR. Sementara SR, harus memonitor dan mengevaluasi hasil pelaksanaan
program dan manajemen keuangan SSR.
2. Jika SR/SSR melakukan penyimpangan atau ketidakpatuhan terhadap kontrak dan
rencana kerja tidak dapat diselesaikan oleh SR/SSR, maka PR/SR akan
mengeluarkan surat peringatan kepada yang bersangkutan untuk menyatakan
dengan rinci masalah yang harus diperbaiki dan diselesaikan oleh SR/SSR dalam
waktu 30 hari setelah surat peringatan diterima.
3. Jika SR/SSR tidak dapat menyeselesaikan masalah, PR/SR berhak untuk
menangguhkan kontrak secara keseluruhan atau sementara.
4. PR/SR berhak meminta SR/SSR untuk mengembalikan dana yang tidak terpakai ke
rekening PR/SR dan menyerahkan rencana penutupan, daftar inventaris dan
dokumen lain yang diminta PR/SR.
5. PR/SR berhak menghentikan seluruh kontrak SR/SSR.
6. SR harus menjaga dan menyimpan semua dokumen keuangan paling tidak selama 5
tahun, berdasarkan peraturan keuangan yang telah ditetapkan.
7. Poin 1 sampai 6 diatas harus tertulis di dalam kontrak SR/SSR dan harus dimengerti
dengan jelas oleh SR/SSR.
4.2 MANAJEMEN KEUANGAN
4.2.1 KEBIJAKAN UMUM

Kebijakan keuangan program Malaria mengacu kepada Pedoman Manajemen Keuangan
Malaria PERDHAKI dan Panduan Manajemen Keuangan yang sudah ditetapkan Global Fund.
Ketentuan-ketentuan khusus Global Fund tentang Keuangan dan Akuntansi harus diterapkan
dalam pelaksanaan program sehari-hari baik di PR/SR/SSR.
4.2.2 KEBIJAKAN STRATEGI

1. Perbankan
a. PR/SR/SSR harus membuka rekening khusus untuk Program Malaria PERDHAKI.
b. Rekening Bank diharuskan atas nama Proyek Malaria Global Fund. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Global Fund. Pembukaan rekening Bank atas nama perorangan tidak
diperbolehkan dan dilarang keras.
c. Pemilihan dan pembukaan rekening Bank di tingkat PR/SR/SSR harus dengan persetujuan
Authorized PR. Selain itu, di tingkat SR harus juga dengan persetujuan Kepala SR dan di
tingkat SSR harus dengan persetujuan Kepala SSR.
d. Pengeluaran uang dari Bank harus dengan tanda tangan minimal 2 orang yang diberi kuasa
(di tingkat PR adalah Badan Pengurus; di tingkat SR/SSR adalah Badan Pengawas) oleh
pihak yang berwenang (di tingkat PR, pihak yang berwenang adalah Direktur Eksekutif
PERDHAKI; di tingkat SR, pihak yang berwenang adalah Badan Pengawas SR dan disetujui
serta ditetapkan oleh Authorized PR; di tingkat SSR, pihak yang berwenang adalah Badan
Pengawas SSR dan disetuji serta ditetapkan oleh Authorized PR)
30
2. Akuntansi
a. Metode akuntansi yang digunakan adalah metode accrual. Metode ini digunakan
untuk mencatat nota-nota dan biaya transaksi Program Malaria PERDHAKI kecuali
untuk pembeliaan aset tetap.
b. Formulir laporan keuangan yang dikirimkan kepada GF, harus menggunakan
format yang telah ditetapkan oleh GF.
3. Laporan per Triwulan, Semester dan Tahunan

a. Laporan keuangan dikirimkan SR kepada PR paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya.
Sementara laporan keuangan dikirimkan SSR kepada SR paling lambat tanggal 10 dari
bulan berikutnya.
b. Laporan keuangan oleh SR/SSR harus menggunakan format laporan yang sudah
ditetapkan oleh PR. Laporan keuangan oleh PR menggunakan format laporan yang sudah
ditetapkan GF.
c. Laporan keuangan harus ditandatangani oleh Administrator Keuangan dan Manajer
Program pada tingkat SR atau Kepala Program pada tingkat SSR.
4. Audit Keuangan
a. Audit Keuangan dilakukan oleh Audit internal dan Audit eksternal.
b. Audit internal dilaksanakan di tingkat PR, SR maupun SSR. Audit internal dilakukan oleh
Audit Internal dari PR.
c. Audit Internal dilakukan sesuai dengan Panduan Manajemen Keuangan yang sudah
ditetapkan oleh GF.
d. Audit eksternal di tingkat PR/SR.SSR dilakukan oleh Kantor Audit Publik (KAP) yang
ditetapkan oleh GF.
5. Nota Kesepakatan
a. Nota kesepakatan di tingkat PR ditandatangani oleh Authorized PR dan pejabat GF.
b. Nota kesepakatan di tingkat SR ditandatangani oleh Kepala SR dan Authorized PR
c. Nota kesepakatan di tingkat SSR dilakukan oleh Kepala SSR dan Kepala SR.
6. Terminasi
a. Terminasi nota kesepakatan dengan SR dapat dilakukan oleh Authorized PR. Hal ini
dilakukan apabila SR tidak dapat melaksanakan kewajiban sesuai dengan rencana kerja
dan rencana anggaran yang sudah disepakati bersama atau jika ditemukan indikasi
penyimpangan.
b. Terminasi nota kesepakatan dengan SSR dapat dilakukan oleh Kepala SR. Hal ini dilakukan
apabila SSR tidak dapat melaksanakan kewajiban sesuai dengan rencana kerja dan
rencana anggaran yang sudah disepakati bersama atau jika ditemukan indikasi
penyimpangan.
c. Jika pada waktu terminasi masih terdapat dana yang belum dipertanggungjawabkan,
maka dana tersebut harus segera dikembalikan kepada tingkat yang lebih tinggi paling
lambat 1 bulan sesudah terminasi. Jika dana tersebut tidak dikembalikan dan terdapat
indikasi penyelewengan dana, maka tingkat yang lebih tinggi berhak untuk mengajukan
perkara penyelewengan tersebut kepada Kepolisian setempat untuk urusan pengadilan.
31
Prosedur Keuangan yang lebih rinci diuraikan dalam Panduan Manajemen Keuangan yang
merupakan kesatuan dengan pedoman ini.
4.3 MANAJEMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA
4.3.1 KEBIJAKAN PENGELOLAAN BARANG DAN JASA

Agar pengadaan maupun pengelolaan barang dan jasa dapat terkendali maka
dibutuhkan kebijakan dan strategi sebagai berikut :
1. Pengadaan dan penatalaksanaan barang dengan menggunakan dana hibah dari GF
ATM harus tercakup dalam rencana kerja atau POA dan diajukan oleh penanggung
jawab Program ke PR untuk dapat diadakan
2. Pengadaan dan penatalaksanaan barang dan jasa dengan menggunakan dana
hibah merupakan tanggung jawab PR termasuk pengadaan yang dilakukan oleh SR
maupun SSR
3. Barang dan jasa yang diperlukan tetapi tidak tercantum dalam rencana kerja/ POA
harus diajukan dan disetujui oleh GF melalui PR
4. Pengadaan barang dan jasa dari Global Fund harus menguntungkan pencapaian
program AIDS, TB dan Malaria
5. Semua barang yang diperoleh dengan menggunakan dana hibah GF merupakan
milik Global Fund, digunakan dan diatur oleh proyek untuk keuntungan program
AIDS, TB dan Malaria
6. Sistem distribusi barang akan menggunakan sistem yang ada sesuai dengan jenis
dan atribut barang atau dalam keadaan khusus dapat didistribusikan dengan cara
lain
7. Pengadaan barang dan jasa yang diperoleh secara lokal oleh SR harus diajukan dan
disetujui secara tertulis oleh PR
4.3.2 STRATEGI
Disamping kebijakan, ditetapkan pula strategi dalam pengelolaan barang dan jasa
sebagai berikut :
1. Pengadaan barang yang tesedia secara lokal, pengadaannya diserahkan kepada
daerah
2. Pengadaan peralatan kesehatan : jenis barang akan diputuskan berdasarkan
referensi WHO dan POM
3. Barang dan jasa yang akan diadakan oleh panitia diputuskan oleh Authorized PR
4. Pemenang tender akan ditentukan oleh APR berdasarkan input dari panitia
5. Semua barang dan jasa yang diperlukan diajukan oleh PM (Project Manajer)/
Koordinator PSM.
6. Pisahkan pengadaan barang dan pengadaan jasa. Khusus untuk pengadaan jasa
perlu diikutsertakan para pakar sesuai dengan bidangnya
7. Untuk produk import menggunakan fasilitas bebas bea masuk dengan basis harga CIF/ CIP Jakarta.
4.3.3 PROSES PENGADAAN BARANG/ JASA

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan :
32
1. Spesifikasi teknis logistik yang akan diadakan
2. Persyaratan pemasok sesuai dengan jenis barang yang akan diadakan
3. Penentuan jadwal pelaksanaan pengadaan sesuai dengan lead time proses yang
dibutuhkan
4. Pemantauan status pesanan
Dalam pembahasan proses pengadaan barang dan jasa akan dibahas 4 hal sebagai
berikut :
A. Metode
B. Panitia pengadaan
C. Pembuatan kontrak
D. Penyerahan, Pemeriksaan dan Pembayaran
A. Metode
Metode pengadaan barang dan jasa bergantung pada pada harga/ nilai, kondisi pasar dan
kebijakan donor. Pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan melalui 4 (empat )
metode yaitu :
1. Penunjukan Langsung
2. Pengadaan Langsung
3. Pelelangan Sederhana
4. Pelelangan Terbatas
5. Pelelangan Umum
A.1 Penunjukan langsung

Adalah metode pemilihan penyedia barang/ jasa dengan cara menunjuk langsung
1 (satu) penyedia barang/ jasa.
Penunjukan langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/ jasa dapat dilakukan

dalam keadaan tertentu atau pengadaan barang khusus/ pekerjaan konstruksi
khusus/ pekerjaan lain yang bersifat khusus :
a. Penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu
penyelesaiannya harus segera/ tidak dapat ditunda
b. Barang spesifik yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) penyedia barang/
jasa karena 1 pabrikan, 1 pemegang hak paten atau pihak yang telah
mendapat izin dari pemegang hak paten
Pemilihan penyedia barang.jasa dilakukan dengan cara melakukan negosiasi,
baik secara teknis maupun biaya, sehingga diperoleh harga yang wajar dan
secara teknis dapat dipertanggung jawabkan
A.2 Pengadaan langsung

Adalah pemilihan penyedia barang/ jasa yang dilakukan dengan membandingkan
sebanyak–banyaknya penawaran sekurang–kurangnya 3 (tiga) penawaran dari
penyedia barang/ jasa dan dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya.
Pengadaan langsung dapat dilaksanakan manakala :
a. Metoda pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari
33
segi biaya pelelangan
b. Terhadap pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/ jasa lainnya yang bernilai
paling rendah Rp 10.000.000,- (sepuluh juta) dan yang paling tinggi Rp
500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) dengan ketentuan :
1. Kebutuhan operasional
2. Teknologi sederhana
3. Resiko kecil
c. Pengadaan barang dengan nilai paling rendah Rp 1.000.000,- dan paling tinggi
Rp 9.999.999,- cukup dengan melakukan survey pasar saja dan mendapat
persetujuan pembelian dari Program Manager
A.3 Pelelangan Sederhana

Adalah metode pemilihan penyedia barang/ jasa untuk pekerjaan yang bernilai
paling tinggi Rp 5.000.000.000,- (lima miliar rupiah) yang dilakukan secara
terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan
pengumuman resmi untuk penyedia barang/ jasa yang berminat dan memenuhi
kualifikasi dapat mengikutinya
A.4 Pelelangan Terbatas

Adalah pemilihan penyedia barang.jasa yang mampu melaksanakan dan diyakini
terbatas, yaitu untuk pekerjaan yang kompleks
Caranya dengan mengumumkan secara luas melalui media massa dan papan
pengumuman resmi dengan mencantum penyedia barang atau jasa yang telah
diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/ jasa
lainnya yang memenuhi kualifikasi
A.5 Pelelangan Umum

adalah metode pemilihan penyedia barang/ jasa yang dilakukan secara terbuka
dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman
resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang
berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya
B Panitia Pengadaan
Pengadaan dapat dilakukan sendiri oleh proyek (in – house) atau oleh pihak
ketiga yang dipilih oleh proyek (out sourcing)
1. In - house
Pengadaan in house dari proyek dilakukan oleh Unit PSM/ Panitia Pengadaan.
Panitia Pengadaan akan ditunjuk Pihak Penanggung jawab
Panitia Pengadan Barang :
Þ Panitia Pengadaan Barang dan Jasa untuk dana hibah GF ATM secara
spesifik dibentuk dan diputuskan melalui SK dari Authorized PR
Þ Panitia pengadaan barang dan jasa yang ditunjuk akan bertanggung jawab
untuk pelaksanaan pengadaan barang
34
2. Out Sourcing
Pengadaan barang dan jasa yang dibiayai melalui GF ATM yang akan
dilaksanakan oleh badan international (VPP, WHO,UNICEF,UNDP,KNCV)
sesuai kesepahaman, barang diterima dipelabuhan atau sesuai dengan
kesepakatan. Biaya pabean dan transport ke lokasi penerima dibayar badan
internasional
C. Pembuatan Kontrak
Pihak penanggung jawab pengadaan barang dan jasa akan menetukan pemenang
lelang berdasarkan panitia pangadaan. Kontrak/ perjanjian antara penanggung
jawab dengan pemenang lelang akan dibuat dalam bentuk tertulis berdasarkan
syarat administrasi dan teknis yang berlaku.
Kontrak/ perjanjian kerja sekurang kurangnya memuat ketentuan sebagai berikut :

✓ Para pihak yang menandatangani kontrak yang meliputi nama, jabatan dan
alamat
✓ Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis
dan jumlah barang dan jasa yang diperjanjikan
✓ Hak dan kewajiban para pihak yang terikat didalam perjanjian
✓ Nilai atau harga kontrak pekerjaan serta syarat-syarat pembayaran
✓ Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci. Tempat dan jangka
waktu penyelesaian/ penyerahan dengan disertai jadwal waktu penyelesaian/
penyerahan yang pasti serta syarat-syarat penyerahannya
✓ Jaminan teknis/ hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/ atau ketentuan mengenai
kelaikan
✓ Ketentuan mengenai cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi
kewajibannya
✓ Ketentuan mengenai pemutusan kontrak secara sepihak
✓ Ketentuan mengenai keadaan memaksa
✓ Ketentuan mengenai kewajiban para pihak dalam hal terjadikegagalan dalam
pelaksanaan pekerjaan
✓ Ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan
Hal–hal yang perlu diperhatikan dalam kontrak :

Penyedia barang dan jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab sebagian atau
seluruh pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain, terkecuali
atas persetujuan penanggung jawab pengadaan barang dan jasa
D. Penerimaan dan Pemeliharaan
Barang dan jasa harus diperiksa dan diterima oleh Unit PSM pada tanggal yang
ditetapkan (tanggal penyerahan). Pihak penanggung jawab pangadaan akan
menuntut panggantian semua kerusakan atau kekurangan dan pembayaran denda
untuk penyerahan barang dan jasa yang terlambat
Penerimaan barang :
35
Penerimaan barang dan jasa dilaksdanakan sebagai berikut :
➢ Memeriksa kebenaran dan kesesuaian barang dan jumlahnya
➢ Membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan (BAP) barang sesuai
dengan tanggal terima barang
➢ Memberikan salinan BAP barang kepada pihak yang menyerahkan barang.
Menyerahkan BAP barang kepada penanggung jawab pengadaan barang
(untuk pembuktian pelaksanaan SPK)
Penyimpanan :
Langkah–langkah yang perlu diperhatikan dalam penyimpaanan barang :
➢ Menentukan gudang atau tempat yang sesuai
➢ Mengatur komoditas dirak penyimpanan dengan mempertimbangkan
karakter barang sesuai dengan metode “FEFO” dan “FIFO”
➢ Semua barang harus memiliki kartu stock yang dipasang didekat barang
tersebut
➢ Memperbaharui kartu stock setiap saat ketika ada barang yang masuk dan
keluar dari gudang
Pemeliharaan barang :
➢ Pengaturan kelembaban dan temperatur diruang penyimpanan dilakukan
secara teratur
➢ Memastikan bahwa semua barang berada ditempatnya dalam urutan yang
benar (rak atau pallet)
➢ Pastikan bahwa kamar penyimpanan/ gudang bersih dari sisa makanan atau
sampah
➢ Jaga ruangan tetap bersih. Gunakan pallet dan rak. Cek fasilitas penyimpanan
secara teratur untuk memastikan tidak adanya tikus atau binatang lain
➢ Mengatur ventilasi
E. Inventarisasi/ Pencatatan Barang
Inventrisasi adalah proses untuk :

1. Menghitung jumlah jenis barang (obat dll) dikamar penyimpanan/ gudang pada
waktu tertentu. Menghitung barang dapat dilakukan secara terarur pada waktu
(bulanan dan triwulanan)
Dalam menghitung barang, harus diperhitungkan setiap jenis barang sesuai
spesifikasinya dari bentuk kemasan, nama generik, jenis dosis, kekuatan dan
jumlah per kemasan. Penting pula untuk mencatat semua barang yang telah
kadaluwarsa/ rusak serta tidak dapat dipergunakan. Barang yang sudah
kadaluwarsa harus dipisahkan dan dipindahkan ke tempat lain untuk dihapuskan
atau dimusnahkan
2. Fixed Assets
Fixed assets adalah barang/ alat yang mempunyai jangka waktu beberapa tahun
ke depan/ tidak habis dalam waktu 5 tahun
36
Inventarisasi fixed assets yang ada dilokasi dan mencatat fixed assets tambahan,
rusak dan hilang. Inventarisasi dapat dilakukan secara teratur pada waktu
(bulanan dan triwulanan)
F. Distribusi barang
✓ Barang didistribusikan setelah mendapat persetujuan dari pemegang program.
Persetujuan dilakukan setelah adanya surat permintaan dari unit pemakai atau
berdasarkan Pengiriman barang harus disertai dengan Surat Pengiriman
Barang
✓ Harus dipastikan bahwa semua pemakai akhir (yang menerima obat yamg
didistribusikan dibawah kontrak ini) menggunakan obat dengan mengikuti
prosedur secara ketat. Penting sekali untuk memantau efek samping seperti
yang ditentukan dalam panduan standard nasional
✓ Barang yang didistribusikan harus menggunakan alat transportasi yang sesuai
dengan karakteristik barang dan persyaratan
G. Pemusnahan/ likwidasi barang
Pemusnahan barang dalam proyek ini merujuk pada panduan Prosedur Pemindahan
/ Pemusnahan Barang negara, sesuai dengan SK Menkes Indonesia no :1539/ MENKES/
SK/ XI/ 2003, tanggal 3 November 2003, mengenai PROSEDUR PEMUSNAHAN DAN
PEMAKAIAN BARANG NEGARA DIDALAM DEPARTEMEN KESEHATAN REPPUBLIK
INDONESIA.
H. Pengawasan Barang dan Jasa
Pengadaan barang dan jasa harus dipantau mulai dari awal pengadaan sampai barang
tersebut diterima digudang. Pemantauan harus dilakukan berdasarkan siklus (Alur)
dan harus dilaporkan ke pihak yang bertanggung jawab untuk pengadaan
Barang dan jasa yang diadakan dengan mengunakan dana hibah dari GF ATM harus
digunakan secara optimum untuk mendukung program ATM. Dengan demikian,
barang dan jasa harus dicatat dengan baik, diiventarisasi dan dimonitor dan dievaluasi
secara teratur
Aktifitas monitoring dan evaluasi :
✓ Dilakukan melalui tahap rapat rutin
✓ Pengawasan logistik khusus
✓ Pencatatan laporan
Setiap pemantauan dan evaluasi harus menggunakan draft/ formulir monitoring dan
evaluasi.
Draft/ formulir distandardisasi dengan masing–masing program dengan
memperhitungkan program dan persyaratan GF ATM.
Setelah menyelesaikan setiap aktifitas monitoring dan evaluasi, laporan harus disusun
dan diserahkan pada penanggung jawab program
I. Pelanggaran Pengadaan dan Masalah Pasokan
37
Merupakan pelanggaran jika barang atau pasokan barang tidak mengikuti prosedur,
kwalitas, kuantitas, hak milik dan hak paten yang baik. Panitia pengadaan/ pemasok
disemua tingkat akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku
diIndonesia.
4.3.4 PENGELOLAAN BARANG DAN JASA

a. Barang yang dibeli disimpan di gudang PERDHAKI Pusat dengan memperhatikan
aspek keamanan (baik fisik maupun kualitas), pencatatan yang teratur mengenai
data penerimaan, pengeluaran dan persediaan akhir.
b. Barang yang disimpan di gudang PERDHAKI Pusat harus segera didistribusikan ke
SR dan/atau SSR paling lambat satu bulan setelah barang diterima.
c. Penyimpanan barang di tingkat SR dan SSR harus memperhatikan aspek keamanan
(baik fisik maupun kualitas), pencatatan yang teratur mengenai data penerimaan,
data pengeluaran dan persediaan akhir. Barang yang disimpan di gudang SR dan
SSR harus segera didistribusikan ke SSR dan Unit Pelaksana (UPK, UKBM) paling
lambat satu bulan setelah barang diterima. Barang yang terima oleh Unit Pelaksana
(UPK dan UKBM) harus dicatat dengan rapi, terkait penerimaan (tanggal, jumlah,
jenis, kondisi barang), penyimpanan maupun penyerahannya kepada kelompok
sasaran serta ada atau tidaknya catatan persediaan akhir bulan.
d. Harus ada laporan tertulis kepada tingkatan pengelola Program Malaria PERDHAKI
yang lebih tinggi paling lambat setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya dari SSR ke
SR. Sementara laporan dari SR ke PR paling lambat setiap tanggal 15 pada bulan
berikutnya. Hal yang harus dilaporkan mengenai penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, penyerahan kepada kelompok sasaran, kondisi dan persediaan
barang pada akhir bulan.
Prosedur PSM/LOGISTIK yang lebih rinci diuraikan dalam Pedoman PSM/LOGISTIK, yang
merupakan kesatuan dengan pedoman ini.
4.4 MANAJEMEN MONITORING DAN EVALUASI
4.4.1 KEGIATAN KONTROL

a. Kegiatan ini ditujukan untuk mengontrol Program Malaria PERDHAKI yang sudah
ditetapkan, sehingga dapat terlaksana dengan baik dan tercapainya target.
b. Kegiatan kontrol dilakukan di setiap tingkatan oleh tingkatan yang lebih tinggi
maupun supervisor pada tingkatan yang sama.
4.4.2 PROSES MONITORING DAN EVALUASI

a. Monitoring dilakukan melalui kunjungan oleh tingkatan yang lebih tinggi ataupun
melalui laporan yang diterima oleh tingkatan yang lebih tinggi.
b. Monitoring merupakan pemeriksaan berkelanjutan mengenai kegiatan dan
pembiayaan yang telah ditetapkan dilaksanakan secara benar dan tepat waktu.
c. Monitoring meliputi pemeriksaan atas realisasi pelaksanaan rencana kerja dan
rencana anggaran yang sudah dibuat oleh setiap tingkatan.
d. Pelaporan hasil monitoring menggunakan formulir yang sudah ditetapkan untuk
setiap tingkatan dan harus sudah disampaikan kepada tingkat yang lebih tinggi,
paling lambat 14 hari kerja setelah selesainya kegiatan monitoring tersebut.
38
Penyimpangan terhadap rencana kerja maupun rencana anggaran harus segera
dilaporkan ke tingkatan yang lebih tinggi paling lambat 7 hari kerja setelah
ditemukan penyimpangan tersebut.
e. Evaluasi akan dilakukan untuk menilai apakah pencapaian target sesuai dengan
yang direncanakan dan jika tidak, apa sebab penyebabnya.
f. Evaluasi merupakan kajian pencapaian program yang dilakukan secara periodik.
4.4.3 DOKUMENTASI
Setiap kunjungan supervisi oleh tingkatan yang lebih tinggi ke tingkatan yang lebih
rendah harus membuat dokumentasi, baik surat bukti kunjungan maupun foto hasil
kunjungan. Dokumentasi ini harus disimpan dengan baik, sehingga dapat digunakan
untuk pemeriksaan oleh auditor.
4.4.4 PENCATATAN DAN PELAPORAN

a. Pencatatan harus dibuat di setiap tingkatan dengan menggunakan formulir yang
sudah ditetapkan.
b. Pencatatan harus disimpan dengan baik. Sehingga dapat digunakan untuk
pemeriksaan oleh auditor.
c. Pelaporan dari UPK/UKBM ke SSR paling lambat tanggal 5 pada bulan berikutnya.
Laporan dari SSR ke SR paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya. Laporan
dari SR ke PR paling lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya.
Prosedur Monitoring dan Evaluasi yang lebih rinci diuraikan dalam Pedoman Perencanaan,
Monitoring dan Evaluasi, yang merupakan kesatuan dengan pedoman ini.
4.5 KOORDINASI DENGAN PEMERINTAH
4.5.1 PELAPORAN
Skema Pelaporan Program Malaria PERDHAKI:
Sub Direktorat
PR semesteran/ tahunan Malaria
bulanan
Kementrian Kesehatan
triwulan
SR Dinas Kesehatan Provinsi
bulanan
SSR triwulan Dinas Kesehatan

Kabupaten
bulanan
UPK/ UKBM triwulan PUSKESMAS

39
4.5.2 PERTEMUAN KOORDINASI
Pertemuan koordinasi akan dilakukan di setiap tingkat seperti yang tergambar pada skema di
atas. Pertemuan koordinasi akan dihadiri oleh staf dari PR/SR/SSR PERDHAKI dan staf mulai
dari Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten sampai
tingkat Puskesmas Kecamatan.
Tujuan pertemuan koordinasi adalah untuk menyamakan persepsi tentang pelaksanaan

Program Malaria baik diantara PR PERDHAKI/SR/SSR dan jajaran Kementerian Kesehatan.
Kegiatan dari pertemuan koordinasi antara lain:
1. Melakukan klarifikasi/konfirmasi wilayah kerja (pemetaan wilayah kerja) yang dilakukan
oleh pelaksana Program Malaria baik PERDHAKI, Puskesmas/Dinas. Pemetaaan wilayah
kerja ini akan dilakukan mulai dari tingkat Kecamatan sampai Kabupaten hingga Provinsi.
2. Menjaga sistem pencatatan dan pelaporan dari tingkat SR/SSR sampai ke PR, dapat
dilaksanakan dengan ketepatan waktu dan data yang diterima valid.
3. Menjamin pencatatan dan pelaporan di PR/SR/SSR memberikan kontribusi yang benar
terhadap indikator (intended result) maupun dampak/hasil akhir program.
4. Mengenali masalah dan penyelesaiannya melalui diskusi serta melibatkan semua pelaksana
program di setiap tingkatan.
================= 0000 ==================
Disahkan oleh
PR MALARIA PERDHAKI
April 2016
Dr Felix Gunawan/Authorized PR
40

Agsua

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Agsua

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN PELAKSANAAN

(PROJECT IMPLEMENTATION MANUAL)

2. Program Malaria Perdhaki di Kawasan Timur Indonesia GFATM-NFM 8

1.1 LATAR BELAKANG

National Strategy Planning dari Kementrian Kesehatan RI (2015-2019) menjelaskan

WHO merekomendasikan beberapa strategi dalam menanggulangi malaria termasuk

1.2 PROFIL PERDHAKI

Prinsip Tata Kelola:

1.3.1 PENGALAMAN PERDHAKI

Country Coordinator Mechamism (CCM) memberikan kesempatan kembali kepada kedua

2. PROGRAM MALARIA PERDHAKI DI KTI GFATM–NFM

2.1.4 KELOMPOK SASARAN

2.2 DAERAH KERJA

Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah

3.2 ORGANISASI PENGELOLA DAN PELAKSANA

3.2.2 BADAN PENGAWAS

3.2.3 PROSEDUR SELEKSI SR

3.3 STRUKTUR ORGANISASI

BADAN TWG/ CCM/ Global

PSM/ LOGISTIK M&E

c. Struktur Organisasi SSR

Pengelola program disetiap tingkatan mempunyai komposisi ketenagaan sebagai berikut :

Deskripsi pekerjaan dari ketenagaan tersebut adalah sebagai berikut :

3.4.1 Tingkat PR (PRINCIPAL RECIPIENT)

2. Tenaga Pelaksana (Penuh waktu):

2.1. Manajer Program

2.2. Manager Keuangan dan Akuntansi

b. Membuat laporan realisasi pembiayaan program sesuai dengan format pelaporan

2.4. Staf Kasir

2.7. Koordinator Procurement Supply Management (PSM)/LOGISTIK

2.8. Staf PSM/LOGISTIK

2.9. Koordinator Monitoring dan Evaluasi

2.10. Asisten Koordinator Monitoring dan Evaluasi (Pengawasan Pelaksanaan Aktivitas

2.12. Staf Monitoring & Evaluasi

3.4.2 Tingkat SR (SUB RECIPIENT)

2.2. Administrator Keuangan SR

2.4. Monitoring dan Evaluasi SR

3.4.3 TINGKAT SSR (SUB SUB RECIPIENT)

2. Tenaga Pelaksana (Penuh Waktu)

2.2. Administrator/Keuangan SSR

3.5 PEREKRUTAN TENAGA PELAKSANA

3.5.1 TIM SELEKSI DAN PEREKRUTAN TENAGA PELAKSANA

3.5.2 PROSES PEREKRUTAN

3.7. SKALA GAJI

3.8 KONFLIK KEPENTINGAN DAN TINDAKAN ANTI KORUPSI

4.2 MANAJEMEN KEUANGAN

4.2.1 KEBIJAKAN UMUM

4.2.2 KEBIJAKAN STRATEGI

3. Laporan per Triwulan, Semester dan Tahunan

4.3 MANAJEMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA

4.3.1 KEBIJAKAN PENGELOLAAN BARANG DAN JASA

4.3.3 PROSES PENGADAAN BARANG/ JASA

A.1 Penunjukan langsung

Penunjukan langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/ jasa dapat dilakukan

A.2 Pengadaan langsung

A.3 Pelelangan Sederhana

A.4 Pelelangan Terbatas

A.5 Pelelangan Umum

Kontrak/ perjanjian kerja sekurang kurangnya memuat ketentuan sebagai berikut :

Hal–hal yang perlu diperhatikan dalam kontrak :

D. Penerimaan dan Pemeliharaan

E. Inventarisasi/ Pencatatan Barang