Job Description Panitia Kegiatan Reuni SMAN 1 LEMAHABANG 2013

DESKRIPSI KERJA PANITIA

Ketua Panitia

1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Meminta laporan kepada coordinator sie;
5. Bersama sekretaris membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Wakil ketua panitia

1. Membantu ketua dalam mengkoordinasikan panitia

2. Membantu ketua dalam pengambilan keputusan
3. Menggantikan tugas ketua ketika ketua berhalangan

Sekretaris

1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;

2. Membuat LPJ kegiatan;
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan
kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama
kepanitiaan;
4. Membuat undangan kepada perwakilan kelas
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
6. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan dana,
Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;
7. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
8. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
9. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);

Bendahara

1. Berkoordinasi dengan ketua kelas atau perwakilan kelas dalam pengumpulan dana
2. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
3. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Sie Acara

1. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge,
perlengkapan dan tempat)
2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Sie Publikasi dan Dokumentasi

1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho,
poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
3. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam
kegiatan
Sie Perlengkapan dan Transportasi

1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;

2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
4. Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi

Sie Konsumsi

1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta,
dan pengisi acara;
3. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
4. Mengurus biaya konsumsi

Sie Keamanan

1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;

2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat

Sie Humas (Pusat Informasi)

1. Menjadi kontak person

2. Menyebarkan informasi pada perwakilan kelas tentang info terbaru mengenai acara
3. Berkoordinasi dengan sie dokumentasi dan sekretaris tentang penyebaran informasi
4. Berkoordinasi dengan pihak sekolah dan atau pihak keamanan