2

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

DINAS KESEHATAN
PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

NOMOR 60 TAHUN 2019

TENTANG

PEMBERLAKUAN PANDUAN MANAJEMEN DATA

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

Menimbang : a. bahwa untuk mendukung terwujudnya visi misi umah sakit umum
daerah sawah besar serta dalam rangka menghadapi tuntutan pelayanan
dan meningkatkan mutu rs maka perlu dilakukan pelaporan yang
baik dan terintegrasi sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

b. bahwa dalam rangka menghadapi tuntutan akan pelayanan kesehatan

secara manajemen maka perlu adanya Panduan Manajamen Data
sebagai panduan dalam pengolahan data untuk peningkatan mutu
pelayanan di Rsud Sawah Besar.

c. bahwa berdasarkan pertimbangan dalam huruf a dan huruf b, perlu

menetapkan keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sawah
Besar tentang Panduan Manajemen Data di Rumah Sakit Umum Daerah
Sawah Besar.

Mengingat : 1. Undang – Undang No 19 Tahun 2002 tentang Hak cipta

2. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit;

3. Peraturan Menteri Kesehatan RI No 129 tahun 2008 Tentang

Standar Pelayanan Kesehatan;

4. Peraturan Menteri Kesehatan RI No1171/ Menkes / PER / VI / 2011

Tentang Sistem Informasi Rumah Sakit;
 3

5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 tahun 2013 tentang

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

SAWAH BESAR TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN
MANAJEMEN DATA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH
BESAR

KESATU : Menetapkan Panduan Manajemen Data untuk melaksanakan Alur Data

sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini;

KEDUA : Menetapkan Panduan Manajemen Data untuk melaksanakan Panduan

Manajemen Data di Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar Sebagaimana
tercantum dalam keputusan Ini;

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan berlaku selama 3
tahun, dan apabila kemudian hari ditemukan kekeliruan akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 2 Februari 2019

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

SAWAH BESAR

SUZY FREUD
NIP. 196512071990112001
 BAB I
DEFINIS
A. Latar Belakang I

Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan
pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah
sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan
rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi
jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus
menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya panduan pengelolaan data rumah
sakit.
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi
dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit perlu disusun
panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya buku
panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan
dijadikan dasar dalam menentukan kebijakan selanjutnya.
B. Tujuan.
1. Tujuan Umum
a. Untuk mendukung asuhan pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu.
b. sebagai panduan dalam proses pengelolaan data dan informasi

2. Tujuan Khusus
a. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di
Rumah Sakit umum Daerah Sawah Besar
b. Menyeragamkan cara pengelolaan data di Rumah Sakit Umum Daerah
Sawah Besar
c. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.
 BAB II RUANG
LINGKUP

Ruang lingkup dari panduan ini adalah adalah semua staf yang terkait
pengelolaan data di Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar, baik pengumpulan
data, penyimpanan data, pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data,
pelaporan dan distribusi informasi.
 BAB III
TATALAKSANA

Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun
eksternal rumah sakit.
Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut:
1. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan
data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
2. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data
sdm, sarana, dan keuangan
3. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian
indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana,
pencegahan infeksi.
4. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti dinas kesehatan
kementerian kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya. Khusus untuk penggunaan data
terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak
luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data
yang dibutuhkan.

Proses pengelolaan data di Rsud Sawah Besar meliputi penetapan data dan informasi
yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atau hasil
analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan.
A. Pengumpulan dan Penyimpanan Data.
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di Rsud Sawah Besar
baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut:
1. Bank Data mengidentifikasi kebutuhan data.
2. Bank Data menentukan sumber data.
3. Bank Data meminta data.
4. Bank Data mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat
waktu setiap bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Bank Data menerima data dari sumber data.
6. Bank Data melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Bank Data mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
8. Bank Data mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
9. Bank Data memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Bank Data menyimpan data ke dalam file dan Mengupload ke google Drive
(Pelaporan RS) sesuai jenis data dan urutannya.
11. Lapor ke Kordinator Bank data
12. Kordinator Bank Data akan monitoring setiap bulannya.
 B. Pengelolaan Data

Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data
eksternal
1. Data Internal
a. Penetapan Data yang Dibutuhkan
Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar menetapkan beberapa jenis data Internal yang
dibutuhkan untuk mendukung Mutu dan Kegiatan Rs
b. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis,
baik berbasis data elektronik maupun fisik.
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu,
laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan
3) Data terkait program mutu dhimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu dan
laporan insiden
4) Data dikumpulkan setiap bulan atau sesuai periode laporan ke google drive Pelaporan
Rumah Sakit Umum daerah Sawah Besar.
c. Penyajian Data & Analisis data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun
tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu
pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Data-
data disajikan dalam bentuk sebagai berikut
1)Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data kunjungan, data
populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan
medis)
2)Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit / instalasi,
laporan keuangan, laporan capaian indikator mutu, dan Laporan Pendukung Lainnya
3)Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen,
Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit
d. Validasi Data
Data Sebelum dikirim di validasi terlebih dahulu kebenaran nya untuk menghindari
kesalahan dalam pengiriman laporan. Sebelum melakukan pemgiriman data di cek terlebih
dahulu oleh kasie dan diteruskan ke Direktur Untuk mendapat Persetujuan tanda tangan.e.
e. Penyebaran/ Diseminasi Data
Penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
 1) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh tenaga
pelayanan pasien (dokter, perawat, bidan, gizi, dan Bank Data yang telah
disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat
diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang
kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam
penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan.
2) Laporan pelayanan, Keuangan, Kepegawaian, Surveilans, dan laporan
pendukung lainnya diberikan dari masing masing Unit / Divisi di kumpul ke
bank data lalu bank data mengolah laporan yang dikirim untuk hasilnya di
sampaikan ke Manajemen dan Direktur RS untuk selanjutnya dilaporkan
kepada Dinas / Sudin / kemenkes dan hanya bisa diakses oleh Manajemen
Rsud Sawah Besar. Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau
menampilkan profil Rsud Sawah Besar data tersebut dapat ditampilkan
3) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Direktur dan
Manajemen Rs. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data
Analisa / (tabel dan grafik)

2. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat
membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara
nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif
untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat
kinerja rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja
atau membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga
yang dikelola perhimpunan profesi. Rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh
perundang-undangan atau peraturan untuk berkontribusi pada beberapa data base
eksternal.
Dalam konteks Rsud Sawah Besar, data untuk keperluan eksternal meliputi
namun tidak terbatas pada:
1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan, Sudin dihimpun dari
laporan rekam medis
2. Data Laporan Kemenkes
3. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem ina cbg sesuai
ketentuan
4. Data Untuk Instansi / Lintas Sektor/ Pihak lain yang dianggap memiliki
hubungan Korelasi
 a. Penetapan data eksternal yang dibutuhkan
Jenis Data eksternal yang dibutuhkan telah ditentukan oleh pihak luar yang
terkait sesuai dengan permintaan, Rsud Sawah Besar memfasilitasi terkait
kebutuhan permintaan data dan informasi baik yang sifatnya rutin maupun
insidentil
b. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam rekam
medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik.
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan &
Perencanaan
3) Data terkait program mutu dhimpun dari laporan rekam medik, capaian
indikator mutu dan laporan insiden
4) Data dikumpulkan setiap bulan atau sesuai periode laporan ke google drive
Pelaporan Rumah Sakit Umum daerah Sawah Besar.
c. Penyajian data
Penyajian Data Meliputi:
1. Untuk laporan ke Dinas Kesehatan, Sudin Kesehatan, Kemenkes, Lintas Sektor /
Pihak lain yang membutuhkan data, disajikan sesuai ketentuan dari Pemintaan
Data.
2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai
ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3. Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu
Rsud Sawah Besar, data ini diolah oleh tim mutu Rsud Sawah Besar.
4. Data mutu Rsud Sawah Besar juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain
yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses
akreditasi.

C. Pencarian kembali data

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
A. Permintaan Internal
1) Bank Data mengidentifikasi kebutuhan / permintaan data.
2) Bank Data mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3) Bank Data mencari data di dalam file penyimpanan.
4) Bank Data mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5) Bank Data mencatat ke buku registrasi tanda Terima.
 B. Permintaan Eksternal RS
1) Bank Data Kepegawaian & Tata Usaha menerima email atau surat dari pihak
luar terkait permintaan da laporan rs
2) Bank Data Kepegawaian & Tata Usaha melaporkan kepada Direktur Rsud
Sawah Besar
3) Direktur Rsud Sawah Besar mendisposisi surat ke Kasie terkait jenis data yang
diminta
4) Bank Data kepegawaian & Tata Usaha memberikan surat disposisi ke
Kasie
5) Kasie Memberikan kepada Kordinator Bank data terkait data yang diminta
6) Kordinator bank data meminta kepada tim bank data sesuai dengan
keperluan data yang meminta
7) Bank data menerima permintaan laporan dan mencari jenis laporan
dibuku register laporan
8) Bank data membuat laporan yang diminta
9) Bank data memberikan data kepada Kasie untuk di validasi kebenaran laporan
tersebut,
10) Bank data meminta tanda tangan kepada Kasie dan Direktur Rsud
Sawah Besar.

D. Pelaporan dan distribusi informasi.

Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan
/ Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi / lintas sector / pihak
lain yang dianggap memiliki hubungan / korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Bank Data menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2) Bank Data mencatat ke dalam buku register pelaporan dan distribusi
Informasi.
3) Bank Data membuat laporan yang diminta
4) Cetak laporan dalam bentuk hardcopy baik laporan yang diminta langsung atau
email (Printscreen)
5) Laporan sebelum di kirim harus di Validasi dan mendapat persetujuan dari
Kasie,
6) Setelah di Validasi oleh Kasie laporan di tanda tangan oleh Kasie & Direktur.
7) Setelah data mendapat persetujuan, Bank Data mencatat ke dalam buku expedisi
yang dimiliki, tanda terima ke Kordinator Bank Data
8) Jika Permintaan External, Kordinator Bank data menggabungkan Laporan
(jika laporan lebih dari satu) sesuai dengan yang diminta oleh peminta data
9) Kordinator bank data menyerahkan ke Bank Data Kepegawain & Tata usaha serah
terima laporan (buku tanda terima),
 10) Jika Laporan external (sifatnya Rutin) bank data membuat serah terima
Laporan
11) Bank Data menyerahkan laporan external diserahkan ke bagian
kepegawaian dan tata usaha untuk dibuatkan surat keluar,
12) Bank Data Kepegawaian & Tata Usaha mengirimkan laporan yang diminta dan
mencatat surat keluar
13) Bank Data Kepegawaian Umum & Tata Usaha mengirimkan laporan ke pihak yang
meminta data
14) Bukti pengiriman laporan
15) Untuk laporan online Bank Data melakukan print screen layar sebagai bukti
pelaporan yang dikirim atau sudah di kerjakan.
16) Bukti Pengiriman Laporan Online di cetak bukti laporan yang dikirimkan setiap
hari / bulan dengan meminta ttd Kasie dan Direktur RS.
17) Bukti pengiriman laporan data baik data hardcopy maupun soft copy di simpan
dan di catat ke buku register dengan format nama penerima, tanggal pengiriman,
jenis data yang dikirim, nama Bank Data yang mengirim dan menerima
18) Data di simpan ke dalam file (sebagai arsip) dan email khusus data yang ada di Rsud
Sawah Besar
19) Email Khusus Data diberikan hanya untuk Kordinator, bank data dan Kasie dan
menjadi tanggung jawab bagian Tata Usaha & Kepegawaian Rsud Sawah Besar

E. KERAHASIAAN DATA
Semua Dokumen, Data, Pelaporan dan Pelepasan Informasi tidak boleh keluar
dari RSUD Sawah Besar tanpa seizin dan Sepengetahuan Direktur dan Manajemen
RSUD Sawah Besar.
Pengiriman Laporan dan Data Rs harus melalui email kepegawaian Kecuali
Permintaan Data Insidentil yang dikirimkan oleh bank data, dan Data yang
dikirimkan di cc Ke email kepegawain dan diupload ke dalam google drive bank data
 PENGIRIMAN LAPORAN EKSTERNAL SIFATNYA MENDESAK

BANK DATA

I PENCATATAN

BUKU REGISTER
LAPORAN

[ LAPORAN DATA
)
,1,

[ HAAOCOeY 1 SOFTCOPY '

'
PENGIRIMAN PENGIRIMAN

:.·

L
KIRIM LANGSUNG
,:
,:
:..,
..
..
..

::
;INPUT

AP LIKASI/
ONL

,,
BUKTI PENGIRIMAN
I TANDA TERIMA L CC EMAIL

BANK DATA

ARSIP

UPLOAD LAPORAN
BUKTl PENGIRIMAN

GOOGLE DRIVE BANK

DATA
 BAB III
DOKUMENTAS
I

Data di simpan dalam bentuk arsip oleh bank data dan berkordinasi dengan bagian tata
usaha terkait penyusunan dokumen dan masa berlaku penyimpanan data rumah sakit. Data
laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi / bagian
/ unit di dokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke
email bank data.
Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan
dicetak sebagai laporan tahunan dan profil data rs. Data mutu dan laporan insiden
didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh
tim mutu RSUD Sawah Besar
Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi:
1. pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali data, analisis data,
pelaporan dan distribusi informasi.
2. Penyusunan Arsip Hardcopy dan Softcopy data.
3. Laporan-laporan.
4. Website Rs (tidak semua data di tampilkan ke website rs, hanya data indikator mutu
pelayanan rs)
5. Aplikasi Sismadak
6. Buku Expedisi tanda terima