Pelatihan Pdca

PELATIHAN PDCA DAN TOOLS
IMPROVEMENT
EXPERT CLUB INDONESIA
Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 1

TUJUAN PELATIHAN
• Peserta memahami siklus PDCA

untuk kegiatan improvement
• Peserta memahami tools support
dalam improvement
• Peserta mengenal Minitab untuk
software improvement

AGENDA
• 08:00Pengenalan PDCA
• 09:00Tahapan Plan & Tools-1
• 10:00Break
• 10:15Tahapan Plan & Tools-2
• 12:00Ishoma & Networking
• 13:00Tahapan Do-Check
• 15:00Break
• 15:15Tahapan Act
• 16:00Closing

FASILITATOR ANDA
Bambang Eko Cahyono
Graduate it from Electrical Engineering Degree. 17 Years working
experience.
Working Experience:
Senior Quality Improvement Expert
OSM Manager
Continuous Improvement Manager
Performance & Rewards Management Manager
Training Manager
Human Capital Specialist
Organization Dynamic Specialist
TQM Coordinator
Email : bambang.ecahyono@gmail.
Quality Assurance Engineer com
Production Supervisor HP. 08126431913

DAUR PDCA (PDCA CYCLE)
ACT PLAN
PERENCANAAN
TINDAKA
N
A P
C D
CHEC DO
PELAKSANAA
K N
PERIKSA

PROSES PEMECAHAN MASALAH : P-D-C-A
Salah satu bentuk Proses Pemecahan Masalah

adalah menggunakan daur PDCA (PDCA Cycle)
Daur PDCA adalah suatu rangkaian langkah-

langkah pemecahan masalah, yang terdiri dari:
P : Plan (membuat perencanaan)

D : Do (melaksanakan apa yang direncanakan)
C : Check (periksa apakah hasilnya sesuai yang
diinginkan )
A : Act (tindak lanjut langkah untuk mencegah
berulangnya masalah yang sama/mencari
peluang perbaikan berikutnya )

PROSES PEMECAHAN MASALAH : P-D-C-A
Daur PDCA ini dikenal juga sebagai Daur Deming (nama

pakar mutu yang memperkenalkan konsep tersebut)
Memecahkan masalah dengan menggunakan Daur PDCA

menghasilkan perbaikan / improvement
Untuk memastikan Improvement yang sudah dicapai

dapat dipertahankan dan pencegahan berulangnya
masalah harus dilakukan upaya pemeliharaan

CONTOH: P-D-C-A (1)
• PLAN :
– Masalah : Mencari file lama (rata-rata 3 menit per file)
– Rencana perbaikan: Memberi kode pada setiap file
sesuai Daftar Code File
• DO :
– Melakukan Pemberian kode pada setiap file
• CHECK :
– Waktu mencari file menjadi lebih cepat (1 menit per
file)
• ACT :
– Setiap ada file baru harus diberi kode sesuai Daftar
Code
Bambang Eko Cahyono File
– Expert Club Indonesia Halaman 8
CONTOH: P-D-C-A (2)
• PLAN :
– Masalah : Tingginya konsumsi penggunaan garam
(melebihi 1680 T/T NaOH). Target : menurunkan hingga
1620 T/T NaOH
– Action Plan:
• Mengoptimalkan Recovery brine
• Mengoptimalkan back washing filter
• Mengganti plastic piping acc. sesuai life time nya
• Mencegah kebocoran atap di gudang garam
• DO :
– Melaksanakan langkah demi langkah Action Plan

CONTOH : P-D-C-A (2)
• CHECK :
– Konsumsi penggunaan garam turun menjadi 1613 T/T
NaOH (target 1620 T/ T NaOH)
• ACT :
– Merevisi Prosedur kerja WI-CA02-A001 (Revisi 3.1)

PDCA CYCLE
Penggunaan Daur PDCA dalam memecahkan masalah/improvement dapat
dijabarkan ke dalam 6, 7, 8, 9, atau 12 langkah-langkah lebih rinci.
Pada umumnya dijabarkan ke 8 langkah sebagai berikut:
AC PLA Plan:
T N
1. Identifikasi Masalah
1
8 2 2. Analisa Data
3. Analisa Sebab
3 4. Rencana Penanggulangan
7 DO:
4
5. Penanggulangan
CHECK
6 5
6. Memeriksa Hasil
ACT
CHEC D
O 7. Standarisasi
K 8. Masalah Berikutnya

Tujuh Alat Pemecahan Masalah
(7 QC Tools)
Dalam melaksanakan langkah-langkah pemecahan

masalah, tidak cukup hanya dengan menggunakan
Daur P-D-C-A saja, namun perlu dilengkapi dengan
alat / tehnik-tehnik statistik yang sesuai di setiap
langkahnya sebagai panduan.
Alat-alat/tehnik statistik yang digunakan

pemecahan masalah dikenal dengan 7 QC Tools
(Tujuh Alat Quality Control).

Tujuh Alat Pemecahan Masalah
(7 QC Tools)
1. Stratifikasi
2. Lembar Data
3. Grafik
4. Diagram Pareto
5. Histogram
6. Diagram Tulang Ikan/ Ishikawa
7. Diagram Tebar/ Scatter Diagram

HUBUNGAN PDCA DAN 7QC TOOLS

HUBUNGAN PDCA DAN 7QC TOOLS

PLAN: 1. PROJECT IDENTIFICATION
A P
1
C D

Selecting Project
Tool : Matrix Diagram

TOOL: MATRIX DIAGRAM
DEFINISI
• Matrix yang digunakan untuk melihat
hubungan antara dua atau lebih faktor
• CONTOH :
– Usulan Project vs. Project Criteria
– Project Deliverable vs Business Objectives
– Customer Requirement vs Internal Process
Objective
• Digunakan dalam QFD House of Quality
– Facilitator Candidate vs. Candidate Rating Criteria

PROJECT
CRITERIA
Dalam memilih project, harus ditentukan kriteria pemilihannya
CONTOH Project Criteria :

1. Business Benefits Criteria
• Impact bagi external customer
• Impact bagi business strategy, competitive position
• Impact bagi “core competencies”
• Financial impact (cost reduction, improved efficiency, peningkatan sales,
peningkatan market share)
2. Feasibility Criteria
• Resource yang dibutuhkan
• Ketersediaan Expertise
• Kompleksitas
• Kemungkinan sukses

CONTOH : MATRIX DIAGRAM
score 9 : sangat memenuhi kriteria ;

score 1 : tidak memenuhi kriteria;
score 3 : ada kemungkinan memenuhi kriteria ;
Project dengan score tertinggi , prioritas untuk diimplementasikan
Dalam contoh di atas score tertinggi (36) (yang diprioritaskan) adalah : Keterlambatan pengadaan
stock consumable (Min Max item)

LATIHAN : MATRIX DIAGRAM
Buat list beberapa project potential, tetapkan kriteria pemilihan project
kemudian prioritaskan dengan menggunakan Matrix Diagram
Project terpilih :
………………………………
p
A
PROJECT DEFINITION
C D
• Didokumentasikan dalam Project Charter

• Project Charter merupakan dokumen
kontrak antara project team dengan
Sponsor
• Sebagai alat untuk mengelola project
secara aktif dan agar fokus terhadap
project
•
Merupakan “Living Document”
(dokumen yang hidup)
• Memastikan adanya persetujuan dari
Sponsor jika terjadi perubahan terhadap
Project Charter
Mengapa memerlukan Project
Charter?
Menghindari project yang :
• Membahas issue-issue yang tidak penting
• Overlap atau bertentangan dengan
sasaran project lain
• Target sudah tidak relevan dengan kondisi
proses atau produk saat ini
• Scopenya tidak didefinisikan dengan jelas
atau terlalu luas/besar
• Hanya mengatasi gejala, bukan akar
masalah
• Deliverable-nya (output / hasil) tidak
didefinisikan dengan jelas
Elemen Project Charter
1. Project Team
2. Name of Project
3. Problem Statement
4. Stakeholders
5. Constraints
6. Goal Statement
7. Team Guidelines
8. Project Timeframe

1. NAME OF PROJECT
DEFINISI
• Suatu pernyataan singkat mengenai
issue dari project
CONTOH :
• Contract Management
• Employee Involvement
• Save Energy

2. PROBLEM STATEMENT
DEFINISI
Problem : perbedaan antara harapan dengan kenyataan
Problem Statement : Suatu pernyataan singkat dan fokus mengenai “
apa yang salah (what’s wrong)” atau gejala masalah (symptom) yang
perlu dipecahkan
MANFAAT
1. Mem-validasi bahwa alasan dipilihnya project dimengerti oleh
improvement team
2. Menyatukan konsensus dan menggalang rasa memiliki terhadap
project yang dipilih
3. Memastikan bahwa scope problem yang dipilih team tidak terlalu
sempit maupun terlalu luas
4. Mereview kejelasan data penunjang dalam mendefinisikan masalah
5. Sebagai suatu baseline measure (data dasar) untuk memonitor
kemajuan project dan membandingkan data sesudah perbaikan
CONTOH:
• Penjualan Produk XYZ turun sebesar X% sejak tahun
lalu mengakibatkan cash flow perusahaan kurang
lancar
• Note :
• Ukuran seberapa besar problem pada saat awal project
mungkin tidak diketahui, team dapat segera melengkapi
dengan melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan
baseline
• Oleh karena itu dalam problem statement di atas ditulis “X%”
penurunan Sales , dengan maksud mereka akan melengkapi
datanya kemudian

2. PROBLEM STATEMENT STRUCTURE
Problem Statement biasanya menjawab pertanyaan berikut:
• What (Apa):
• Proses apa yang terkait ?
• Apa yang salah?
• Gap apa yang terjadi atau Peluang perbaikan apa yang bisa dilakukan?
• Where /Scope (dimana / scope): Dimana terjadi problem /gap ?
Aspek apa yang terkait dengan problem tersebut
• Department, area kerja
• Category, dll.
• When (kapan): kapan terjadi problem/gap?
• Waktu : Tgl / Bulan / tahun
• Sebelum / Sejak X, dll
• How Big (seberapa besar):
• Seberapa besar problem / gap / peluang perbaikan ?
• Bagaimana mengukurnya?
• Impact (dampak):
• Apa dampak dari masalah ?
• Apa manfaat dari tindakan / konskuensi dari tidak adanya tindakan?
Menentukan Scope
• Kebanyakan project pada awalnya memiliki
scope yang terlalu luas, sehingga:
– Tidak bisa selesai dalam batas waktu yang
ditetapkan
– Terlalu besar dampaknya
– Terlalu banyak stakeholder (pihak-pihak yang
terkait)
• Dampak Project yang terlalu lama:
– Meningkatkan biaya tangible (tenaga kerja ,
material)
– Meningkatkan biaya intangible seperti: frustrasi
dan beralihnya perhatian karyawan
Project Scope
• Scope, menentukan batasan dari project
– mencegah pertentangan di kemudian hari
• Menyelaraskan antara target yang akan
dicapai dengan waktu penyelesaian
– jabarkan project ke dalam scope yang bisa
ditangani (Tool: Work Break Down Structure)
• Rekomendasi
– Lama Project : 3-4 bulan
– Cost Saving: Rata-rata $? per project

Work Breakdown Structure (WBS)
PROSES : PENYEDIAAN BARANG DI MILL
STORE
Stock di Mill
Store
Spare part Mill Consumable Raw material
Insurance spare Min - Max (pass moving ) Raw mat chemical

-Hydraulic -Hydraulic Energy material
-Dcs/Telcom/Otomation -Dcs/Telcom/Otomation Packing material
-Electrical -Electrical
-Instrument -Instrument
-Mechanical -Mechanical
-civil -Civil
-Safety item
-General Item
Capital Spare
-Hydraulic
-Dcs/Telcom/Otomation
-Electrical
-Instrument
-Mechanical
-civil PROJECT
SCOPE
Dead Stock
-Hydraulic
-Dcs/Telcom/Otomation
-Electrical
-Instrument
-Mechanical
-civil
LATIHAN : WBS
Buatlah WBS untuk project anda kemudian tentukan Scope-
nya

DON’TS
• Pernyataan tentang opini mengenai masalah yang terjadi
• Problem Statement harus fokus pada gejala atau symptom yang
dapat diamati atau diukur secara obyektif
• “Sistem database yang baru sulit digunakan” adalah
contoh Problem Statement yang tidak baik karena berdasar
penilaian mengenai “sulit digunakan “
• Bisa jadi sulit digunakan (tetapi bisa juga tidak) , sebaiknya
menggunakan pertanyaan berikut: Permasalahan apa yang anda
lihat atau rasakan?
• Problem Statement yang lebih baik adalah : Penggunaan
database baru hanya 50% dari yang ditargetkan, berdasar jumlah
karyawan yang memasukkan password ke sistem tersebut

DON’TS
• Menyebutkan penyebab masalah
• Problem Statement hendaknya menyatakan effect (akibat)
atau symptom(gejala) dari problem dimana penyebabnya
tidak diketahui
• Berdasar contoh sebelumnya, maka Problem Statement berikut menjadi
SALAH : “Penggunaan database baru hanya 50% dari yang ditargetkan
karena, berdasar interview awal kepada user bahwa sistem baru
sulit dimengerti dan digunakan. Sekali lagi ini salah karena kalimat
terakhir merupakan penilaian / judgment
• Contoh lain yang salah : Tingkat hunian hotel turun karena pelayanan
yang buruk Statement yang benar : “ Tingkat hunian hotel turun…%
• Menyalahkan orang lain

DON’TS
• Menyatakan Solusi
• Jika ditunjang dengan data yang akurat mengenai penyebab
masalah, laksanakan langsung solusinya , tanpa perlu
mengikuti PDCA, laksanakan sebagaimana kebiasaan
Project Manager
• Hati-hati dengan Problem Statement berikut: Kita harus men-
setup website untuk meningkatkan Sales produk kita.
Pernyataan website merupakan solusi, seharusnya
dikemukakan apa masalahnya
• Menggabungkan beberapa masalah ke dalam satu
Problem Statement
• Menemukan penyebab dari satu masalah saja sudah cukup rumit

3. PROJECT STAKE HOLDER
Project Charter dapat mencantumkan daftar nama orang-orang yang
terkait /terlibat dengan project , seperti:
1. Project Sponsor”
• Sponsor adalah Process Owner atau Line Management dimana :
• Dapat mengalokasikan/menyediakan sumber daya yang diperlukan
project
• Meyakinkan management untuk memberikan dukungan terhadap project
• Mengatasi hambatan dalam pelaksanaan project
• Jika stakeholder berasal dari beberapa bagian, maka seorang Sponsor

dipilih dari mereka yang levelnya di atas functional manager untuk
menjamin pengalokasian/penyediaan sumberdaya yang diperlukan dan
adanya komitmen dari departemen di bawahnya
2. Team Member : tuliskan nama setiap anggota team beserta no contact
yang bisa dihubungi
3. Stakeholder: tuliskan nama beserta no contact dari orang-orang yang
memiliki keterkaitan langsung dengan hasil dari project
Bambang Eko Contoh : Customer,
Cahyono – Expert Club Indonesia supplier, functional area manager, supervisor,
Halaman 36
CONTOH: PROJECT STAKE HOLDER

TIP DALAM MEMILIH TEAM
MEMBER
Ada beberapa kriteria dalam memilih project team :
1. Memahami process, produk, dan pelanggan
2. Memiliki akses untuk mendapatkan data mengenai
masalah / proses
3. Memiliki keinginan bekerjasama secara kooperatif dengan
anggota project
4. Mampu menyediakan waktunya 3-4 jam per minggu untuk
mengumpulkan data dan/atau team meeting
5. Keberanian untuk merubah status quo

Identifikasi Stakeholder
Tool : Process Map

Tool: Process Map
DEFINISI :
Suatu peta yang digunakan untuk memvisualkan
langkah-langkah dalam proses dengan mencantumkan
stakeholder yang terkait dengan proses
STEP:
• Identifikasikan urutan tahapan proses
• Identifikasi departemen, fungsi, kelompok atau individu yang
terkait dengan proses tulis pada kolom sebelah kiri atau
baris atas dari process map
• Tuliskan setiap tahapan proses dan tempatkan pada kolom /
baris yang sesuai pada map
• Analisa kembali map, jika perlu dapat ditambahkan anggota
stakeholder lain

Process Map: CONTOH

LATIHAN : Process Map
Buatlah process map dari project anda, kemudian definisikan
Project
Stakeholder

4. CONSTRAINT
CONSTRAINT (KENDALA)
Biasanya berkaitan dengan keterbatasan
sumberdaya untuk menjalankan project
CONTOH
1. Keterbatasan waktu untuk mengimplementasikan
project dan resistensi oleh para stakeholders.
2. Transport untuk team dalam mengimplementasikan
project.

5. GOAL STATEMENT
Problem Statement dan Goal Statement merupakan
merupakan suatu hal yang saling terkait. Problem Statement
menjabarkan symptom masalah, Goal statement menggambarkan hasil
yang ingin dicapai dari apa yang dikemukakan dalam problem statement.
Goal Statement biasanya mengandung tiga elemen:
1. Pernyataan mengenai apa yang akan dicapai
1. Goal Statement biasanya dimulai dengan kata kerja:
“Mengurangi”, “meningkatkan”, atau “Mengeliminasi”
diikuti dengan nama sesuatu
• CONTOH: “Mengurangi defect pada proses Customer
application”

5. GOAL STATEMENT
2. Target hasil yang diinginkan, yang terukur
(measurable)
• Target harus mencantumkan angka kuantitatif , misalnya besarnya
cost saving yang diharapkan, defect yang dapat dieliminir, atau
pengurangan cycle time, dll.
• Ukuran target tersebut menjadi ukuran keberhasilan dari
kesuksesan team
• Menyambung contoh sebelumnya: “Mengurangi defect pada
Customer Application sebesar 50% (atau X%)
• Dimungkinkan bahwa team belum dapat mencantumkan angka
goal jika belum mendefinisikan dan melakukan pengukuran
terhadap problem yang dipilih
• Daripada menduga, sebaiknya disediakan tempatnya dan
dibiarkan kosong terlebih dahulu angkanya, untuk menunjukkan
bahwa anda akan melengkapinya kemudian
5. GOAL STATEMENT
3. Mencantumkan batas waktu pencapaian Goal
• Tanggal ini bisa saja berubah, tetapi dengan
menetapkan tanggal di awal akan membantu team
segera menyelesaikan dan mempercepat
improvement team cycle time dimana seringkali
menjadi tidak jelas kapan selesainya jika tidak
ditetapkan batas waktunya
• Sehingga contohnya menjadi : “Mengurangi defect
pada Customer Application sebesar 50% sebelum
April 30, 2006”
• Saran: Untuk lebih jelasnya : anda dapat
menggunakan dua deadline dalam Goal Statement
– yang pertama adalah tanggal untuk
implementasi Solusi, yang kedua adalah kapan
Bambang Eko Cahyono anda
– Expert Clubberharap
Indonesia dapat melihat hasil yang terukur
Halaman 46
5. GOAL STATEMENT
• Goal Statement seharusnya tidak berisi bagaimana goal
akan dicapai. Jika demikian akan banyak solusi dari
problem tersebut.
• CONTOH: Mengurangi defect pada Customer Application
sebesar 50% sebelum April 30, 2006” dengan meng-
install suatu Web Site”
• Tulisan dengan tanda italic di atas merupakan solusi. Kita
harus menggali dahulu penyebab-penyebab defect
sebelum install solusi, jika tidak, kita bisa gagal
menyelesaikan masalah (sementara kita telah
mengeluarkan banyak waktu dan biaya untuk Web site)

TO
Problem Statement N
CO
Inaccuracy and incompleteness of employee
H
database at PT. ABC (Inaccuracy 91,6 % and
Incompleteness 92,3 %) since re operational
resulting employee dissatisfaction and
inefficient HR services
Goal Statement
To reduce inaccuracy and incompleteness of
employee database at PT. ABC (Inaccuracy 1%
and Incompleteness 1 %) di Mill by 30 June
2006

TO
PROBLEM STATEMENT : N
CO
Kinerja Kontraktor belum memenuhi persyaratan kuantitas
H
maupun kualitas (khususnya iso 14001 & smk3) sejak pt PT.
ABC re- start 2003 , mengakibatkan biaya operasional tinggi,
kegiatan operasional terlambat, mutu kerja rendah,
pertumbuhan tanaman tidak optimum dan tingginya tekanan
sosial
GOAL STATEMENT :
“Meningkatkan kinerja Kontraktor dengan membangun
dan menerapkan sistem penilaian dan evaluasi
Kontraktor secara transparan untuk mendapatkan
Kontraktor yang bekerja secara profesional
(kuantitatif maupun kualitatif) mulai tahun 2006

Project Name :
TO
Solid fuel Conveyor Breakdown N
CO
• Problem Statement : H
• Solid Fuel Conveyor (No 223& 224) at Multi Fuel Boiler
always breakdown since last 2 month, resulting
additional cost for fuel oil : Rp1,580,814,000 ($ 175,646
US) in two month & have disturbance process supply
energy to all plants.
• Goal Statement:
• To reduce 75 % frequency breakdown of solid fuel
conveyor (No 223 & 224)at Multi Fuel Boiler by end of
May 2006

6. TEAM GUIDELINE
DEFINISI
• Berisi harapan-harapan terhadap bagaimana
anggota team bekerjasama
• Dapat berupa: team ground rule untuk
kehadiran; seberapa besar waktu yang
didedikasikan untuk project, dimana meeting,
bagaimana keputusan diambil; peran dalam
meeting

CONTOH TEAM GUIDELINE

7. PROJECT TIMEFRAME
• Setiap sub tahapan langkah penyelesaian PDCA
ditentukan batas waktunya. Deadline Final tidak
cukup menjamin konsistensi team dalam
penyelesaian project
• Dengan mengidentifikasi dan menentukan
tanggal untuk setiap sub tahapan langkah akan
membantu mempertahankan semangat anggota
team dan mendorong adanya sense of urgency
• Sebaiknya anggota team sendiri yang komit
menentukan batas waktu tersebut, tidak
ditentukan oleh orang lain. Namun adakalanya
sedikit paksaan diperlukan, terutama jika team
member kembali bekerja dengan kebiasaan lama
LATIHAN : PROJECT CHARTER

LATIHAN : PROJECT CHARTER

Memanajemeni Project

Memanajemeni Project
• Mengupdate Project Charter

– Jika scope berubah
– Jika jadwal berubah
– Jika deliverable direvisi

• Perubahan tersebut diinformasikan
kepada stakeholder
• Disetujui oleh Sponsor

Pelaporan Project
• Project Team membuat laporan kepada

Sponsor
• Laporan berkala pada umumnya berisi:
• Kemajuan project (menjelaskan secara
rinci pencapaian tahapan PDCA)
• Action Item (Tindakan selanjutnya)
• Outstanding Item (Hal-hal yang tertunda)
•
Roadblock (kendala)
• Pastikan Stakeholder ter-up date dengan
informasi terbaru mengenai kemajuan project
CONTOH PELAPORAN PROJECT
Coach 12 : Black Ant Team
• Progress :
Check :
▪ Analyze the attendance & contribution of 1 st meeting vs 2 nd meeting at Tele and Fiberline
Standardization:
▪ Review progress status of Action Plan for extended scope
• Outstanding Items : NA
• Roadblocks :
▪ The socialization for implementation in all dept , especially in Mill only attended by 50% Dept Head
then should be re run
• Action Items
▪ Socialization to +/- 50% Dept Head Mill which had not attended in the previous socialization
▪ Lito , 8/2 will send email to dept head regarding Socialization &PIC for implementation in all
department
▪ Next Agenda Meeting:

▪ Review the implementation in all department
• Comment :
▪ not all team members were updated with the last previous meeting results. Internal
communication should be improved, minutes taker should email the MOM and relevant
documents which have been discussed to all team members and update the team members which
is absent
▪ Team performance is good, all team members contribute in the discussion, but it seems the team
members tend not to follow the meeting ground-rule (one speaker at the time)
▪ The meeting chairman rotated to Jandres, and minutes taker by Ray.
59
▪
Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman
Not attend : Firman (Jakarta)
Pentingnya Laporan
• Sponsor dapat membantu menyelesaikan

kendala/ hambatan project
• Stakeholder dapat memonitor kemajuan
project dan implementasi solusi terhadap
masalah yang dipilih
• Jika scope atau deliverable tidak lagi
memberikan manfaat yang memadai,
maka project dapat ditinjau ulang apakah
masih merupakan prioritas atau tidak

Menyelesaikan Kendala / Hambatan/
Roadblocks
• Gunakan ketrampilan “Change Agent” dalam
hal :
– Mendengarkan persoalan
– Membahas persoalan
– Menggalang konsensus
• Gunakan data dalam membuat keputusan
• Sponsor memiliki kewenangan tertinggi dan
bertanggungjawab dalam mengatasi kendala
project
Penyelesaian Project
• Keuntungan Financial (jika ada)

harus dikonfirmasikan dengan
bagian Accounting Project
Sponsor menyetujui hasil yang
dicapai, standarisasi
• Dokumentasikan Lessons Learned

LATIHAN: MEMANAJEMENI PROJECT
• Lakukan Brainstorm mengenai problem yang pernah dialami dalam
menjalankan project di masa lalu. Hasil brainstorming disusun dalam
bentuk Affinity Diagram
– Diskusikan bagaimana Project Charter dapat membantu mengatasi masalah
di atas

A P
C D
MAPPING EXISTING
PROCESS: SIPOC

MAPPING EXISTING PROCESS:
SIPOC
Latar Belakang
Setiap anggota team perlu memahami batasan dari project
SIPOC MODEL merupakan tool sederhana yang dapat
digunakan untuk membantu team memfokuskan /
menentukan batasan project
INPU OUTPU
s T PROCESS T c
SIPOC
MODEL
SIPOC
SUPPLIER – orang atau organisasi yang
menyediakan informasi, material, dan sumber daya
lain yang dibutuhkan dalam proses
INPUT – informasi / material yang disediakan
supplier yang dikonsumsi atau ditransformasikan
dalam proses
PROCESS – serangkaian langkah yang merubah
atau memberi nilai tambah input menjadi output
Output – Hasil akhir process
CUSTOMER – orang, organisasi, atau proses
berikutnya yang menerima output dari proses
TUJUAN: SIPOC
• Mendokumentasikan proses, transaksi & stakeholder-nya
• Menunjukkan sekilas perspektif dari high level process steps
dan kaitannya dengan key supplier, input, output, dan
customer
• Mengidentifikasi batasan (start/stop point) suatu proses atau
kegiatan process improvement
• Memahami scope (besarnya) dari suatu proses atau kegiatan
process improvement
• Mengidentifikasi hubungan antara supplier, input, dan proses
• Menentukan key customer (internal dan external)
• Jika digabungkan dengan SIPOC lain dapat digunakan untuk
memahami proses-proses sebelum (upstream) dan
sesudahnya (downstream)
SIPO
STEP:
C
1. Identifikasikan proses yang akan di-map dan beri nama
• Contoh: Penyelesaian Customer Application Form
2. Tentukan scope dari proses
• Dimana map akan dimulai? Siapa saja supplier-nya? Dimana akhir batas
SIPOC? Siapa saja customer-nya?
• Tujuannya adalah mencegah team bekerja dengan scope yang terlalu luas,
juga untuk menghindari pengurangan scope, menghindari terlampau jauh ke
proses terkait berikutnya atau sebelumnya agar tetap fokus pada proses
yang dicurigai menimbulkan defect
• Dalam menyusun SIPOC , digunakan block diagram, dimana setiap blok
mencerminkan suatu major activity atau sub step di dalam proses
• Tentukan 5 – 7 step proses utama untuk mendapatkan gambaran process
yang saat ini terjadi
3. Tuliskan nama Output (value-added product atau services, payments,
documentation, input untuk proses berikutnya) dan juga Customernya
4. Tuliskan nama Supplier dan Input yang dibutuhkan

SIPOC Do’s dan Don’ts
DO
1. Jelas menyebutkan proses awal dan akhir
2. Libatkan seluruh anggota team dalam menyusun SIPOC
map. Setiap orang harus menyetujui batasan project
DON’TS
1. Terlalu ambisius dalam menetapkan batasan proses dari
project.
2. Mencoba mengatasi semua masalah dalam suatu waktu
adalah cara yang efisien untuk mengalokasikan
sumberdaya namun dapat kehilangan perhatian mengenai
customer requirements yang penting
3. Terlalu detail dalam tahap ini. Tetap konsisten pada high
level process map

SIPOC DIAGRAM
Proses Pengadaan Stock Consumable (Min – Max)
SUPPLIER INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMER

End user, Mill Request; turn over Seleksi Min – Max
Store goods data
Catalouging Consumable Min End user

Financial Authorizes chart
Controller max item
Purchasing Material Controller

Inventory Report
Pengiriman Financial Controller

Barang
Receiving
issuing
End User / Stock

LATIHAN : SIPOC Diagram
Process: …………………………………………….
Supplier(s) Inputs Proses Output(s) Customer(s)

PLAN: 2.ANALISA DATA DAN ANALISA PROSES
p
A 2
C D

p
A 2
ANALISA
C D
DATA
Langkah kedua ini ditujukan untuk
menyajikan semua fakta dan data yang
diperlukan untuk mendukung beberapa
hal, misalnya :
a. Menyajikan data sebagai dasar
pemilihan
tema (masalah).
b. Menyajikan data yang
menggambarkan
masalah yang dihadapi (yang akan
p
A 2
ANALISA DATA
C D
• Rencana Pengumpulan Data

7 QC Tools untuk pengumpulan data
1. Stratifikasi
2. Lembar Data
• 7 QC Tools untuk Analisa Data:

1. Grafik
2. Diagram Pareto
TOOLS: STRATIFIKASI
DEFINISI
Stratifikasi / pengelompokan data berdasarkan faktor tertentu
untuk analisa yang lebih rinci
Contoh : Faktor Stratifikasi Umum

Mengelompokkan data berdasarkan ….
• Siapa : Departemen, individu, jenis pelanggan
• Apa : Jenis Komplain, kategori cacat/kesalahan
, alasan menelpon
• Kapan: bulanan, triwulan, hari , waktu
• Dimana : Bagian, Kota, Lokasi spesifik dari produk (sudut kanan
atas, tombol on/off , dsb)
MANFAAT
Untuk mengumpulkan informasi mengenai pola dan penyebab
masalah

STRATIFIKAS
I
LANGKAH
1. Identifikasi pertanyaan yang akan anda kemukakan jika anda telah

mendapatkan data
2. Tentukan faktor stratifikasi yang paling penting menurut tim anda

(yang paling relevan dan dapat mengindikasikan jawaban dari
masalah yang akan dipecahkan )
3. Masukkan faktor stratifikasi tersebut ke dalam formulir

pengumpulan data

CONTOH :
STRATIFIKASI
TANPA STRATIFIKASI DENGAN STRATIFIKASI
1
5 REJECT
1
0 REJECT
REJECT
7
5 REJECT
Amati kedua gambar di atas, Apa kesimpulan anda?

CONTOH :
STRATIFIKASI
Amati kedua gambar di atas, Apa kesimpulan anda?

Agriculture Dept. Announcement)
How to identify a mad cow disease
Normal with mad cow disease
Double click on sound button

PERENCANAAN PENGUMPULAN DATA
1. Menentukan parameter yang akan diukur

2. Menyusun Data Collection Plan

1. Menentukan parameter yang akan diukur
LANGKAH
1. Identifikasi parameter penting (CTQ) yang sering bermasalah / cacat /
terjadi ketidaksesuaian. Tuliskan pada kolom yang sesuai.
2. Identifikasi faktor stratifikasi yang relevan dari setiap parameter yang
bermasalah. Tuliskan pada kolom yang sesuai.
3. Identifikasi apakah stratifikasi berpengaruh /relevan tidak terhadap
output
4. Tinjau setiap parameter, apakah data tersedia
5. Gunakan analisa ini untuk memutuskan parameter apa yang paling
bermanfaat untuk proyek anda, dan apakah perlu mengumpulkan
data baru.

CONTOH:
MENENTUKAN PARAMETER YANG AKAN DIUKUR
No Parameter Sering Stratifikasi Stratifikasi Data DECISION
bermasalah? relevan dg tersedia?
Y/T output? Y/T
Y/T
FREKWEN WAKTU: PAGI / Y Kumpulkan
1 SI SIANG/MLM T data BARU
PENCURIA
N KAYU Y
HARI: SENIN/ Kumpulkan
SELASA/ Y data LAMA
RABU…
SIAPA YG Kumpulkan
JAGA: A/B/C Y data LAMA
ASAL Y Kumpulkan
DAERAH T data BARU
PENCURI: X/Y/
Z
2 PELAKSAN T - - - Tdk usah
A PATROLI dianalisa dlm
project

LATIHAN :
MENENTUKAN PARAMETER YANG AKAN DIUKUR
No Parameter Sering Stratifikasi Stratifikasi Data DECISION

bermasalah? relevan dg tersedia?
Y/T output? Y/T
Y/T

Komponen Data Collection Plan antara lain :

1. Project measurements
2. Definisi Operasional
3. Data Sources
4. Sample Size
5. Sampling Scheme
6. PIC (person in charge)
7. Form
8. Procedure
9. Analysis

1. Project measurements :
Adalah parameter yang akan diukur , yang
diperoleh dari analisa sebelumnya (identifikasi
parameter yang akan diukur)
2. Definisi Operasional :
Suatu penjelasan mengenai apa yang harus
diobservasi dan diukur dan bagaimana cara
mengukurnya, sehingga siapapun dapat
memiliki pemahaman yang sama mengenai
bagaimana melakukan pengukuran dan
menginterpretasikan data
Menetapkan Definisi Operasional
Element dari DEFINISI Operasional
1. Apa yang akan diukur ?
• Jumlah defect permukaan pada panel depan
2. Kondisi seperti apa yang menunjukkan bahwa ada data yang “tidak
termasuk”
• Apakah “defect permukaan” termasuk goresan atau noda?
3. Definisi Dasar suatu pengukuran
• defect permukaan = semua noda atau goresan
4. Bagaimana melakukan pengukuran (prosedur)
• defect permukaan = semua noda atau goresan yang kelihatan dari jarak 3 kaki
pada cahaya normal
CONTOH:
Parameter : KETEPATAN WAKTU
Definisi Operasional :
Semua jenis laporan dari Sector (softcopy) diterima di
Porsea paling lambat tgl 4 jam 17:00 WIB pada bulan
berikutnya
3. Data Sources :
Sumber data dimana data itu bisa diperoleh
4. Sampling Size:
Jumlah data yang dibutuhkan untuk menganalisa permasalahan
Contoh :
- Sample Size : 10% data transaksi dari laporan Jan & Feb 06 per sektor
- Sample size : 100% (jika semua data diambil)
5. Sampling Scheme:
- Random Sampling (Sampling Acak)
– Stratified Sampling : misalnya membagi 1000 pelanggan menjadi 4 (empat) kelompok :
besar, sedang, kecil dan jarang membeli
– Systematic Sampling : misalnya setiap setengah jam atau setiap item ke 20)
7. PIC (person in charge) :

Petugas yang bertanggung jawab mengumpulkan data

7. Form (Check Sheet):
Form yang digunakan untuk mengumpulkan data (bisa
menggunakan form yang ada atau perlu membuat baru)
8. Procedure:
- Tuliskan tatacara rinci pengumpulan data dan cara
analisanya
9. Analysis:
– Tentukan teknik statistik yang sesuai (dapat berupa grafik,
perhitungan dll) untuk menganalisa data yang telah dikumpulkan

CONTOH : DATA COLLECTION
PLAN

3. PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA
1. Review dan finalisasi rencana pengumpulan

data (Data Collection Plan)
2. Kumpulkan data sesuai form/checksheet
3. Monitor akurasi prosedur dan perbaiki
seperlunya

TOOLS : CHECKSHEET
DEFINISI
Sebuah formulir untuk mencatat data yang menjelaskan berapa kali
sesuatu hal terjadi
MANFAAT
1. Menjaga konsistensi pengumpulan data
2. Dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah
LANGKAH
1. Tentukan data yang akan dikumpulkan (stratifikasi jika perlu)
Contoh :
Jenis defect : black spots, goresan, bolong, gelombang, jalur putih
Informasi tambahan : tanggal, waktu, total jumlah defect, part number,
Nama inspektor
2. Siapkan formulir checksheet individual dan bagikan kepada setiap personel
yang akan melakukan pengumpula data
3. Ujicoba checksheet dengan meminta seseorang yang tidak membantu
merancang checksheet tersebut untuk menggunakannya
4. Buatlah rekapitulasi data dari checksheet / form-form individual
5. Buatlah grafik dan/atau lakukan analisa data dengan statistik yang sesuai

CHECK SHEET :
PENCURIAN KAYU DI AEK NAULI , THN 2005
Tgl Hari Jam (pagi/ Area Volume Petugas Asal

siang/ pencurian (ton) penjaga Daerah
mlm) Pencuri
1/1/06 SELASA PAGI AEK NAULI 100 TON bERNARD sIPIROK

REKAPITULASI DATA :
PENCURIAN KAYU DI AEK NAULI , THN 2005
NO AREA FREKWENSI VOLUME
1 TANAH JAWA 8 100 TON
TOTAL

LATIHAN: CHECK SHEET
Buatlah Check Sheet untuk mengumpulkan data yang telah diidentifikasi

dan kemudian buat Rekapitulasi Data yang telah anda kumpulkan

BAR CHART/GRAFIK
BALOK
Definisi
Grafik untuk membandingkan beberapa ukuran
dari kategori data
MANFAAT
Membandingkan dua atau lebih faktor/ item pada
periode tertentu

BAR CHART
LANGKAH
1. Kumpulkan data berbentuk kategori

• Tetapkan periode waktu
• Jenis data : dapat berupa data continuous (hasil
pengukuran) atau data atribut (hasil penghitungan)
2. Gambar sumbu horizontal dan vertikal dan buat skalanya
• Sumbu Horizontal : kategori
• Sumbu Vertical : hasil pengukuran atau penghitungan
3. Gambar dan beri label balok dari tiap kategori
dimana setiap balok dapat mencerminkan perhitungan suatu
kategori, suatu fungsi (rumus) dari kategori (seperti rata-
rata, jumlah, atau standard deviasi ) atau jumlahan nilai
dari suatu tabel
4. Analisa Bar Chart / Grafik Balok

CONTOH : BAR CHART
Anda adalah quality engineer dari sebuah perusahaan yang membuat panel pintu untuk mobil. Setiap
minggu, beberapa panel ditolak karena kerusakan cat. Buat BAR CHART untuk mengetahui berapa
besar jumlah panel yang ditolak untuk setiap jenis kerusakan cat dalam setiap minggu
BAR CHART - Kerusakan

Jumla Cat
h
Terkelupas Tergores Lain-lain Noda

Kerusakan
Interpretasi hasil
Bar Chart di atas menunjukkan bahwa kerusakan cat terbesar adalah
terkelupas (15), diikuti dengan tergores (13). Jumlah dari kerusakan lnoda dan
lain-lain sama (6).

TOOLS: GRAFIK GARIS
DEFINISI :
Grafik yang menghubungkan data yang diplot dalam kurun waktu tertentu
Grafik garis dikenal juga dengan nama grafik trend atau grafik Time Series
MANFAAT
Digunakan untuk mengevaluasi pola data dalam kurun waktu tertentu
LANGKAH
1. Kumpulkan data dalam kurun waktu tertentu
• Data yang diplot bisa berupa data continuous (hasil pengukuran) atau data
atribut (hasil penghitungan)
• Contoh : suhu, berat jenis, # defect, Rp Sales

• Sumbu Horizontal : interval waktu
• Sumbu Vertical : hasil pengukuran atau penghitungan

3. Plot data secara kronologis ke dalam grafik dan hubungkan dengan garis
CONTOH: GRAFIK GARIS
Anda adalah seorang manajer penjualan dan anda ingin melihat
penjualan triwulanan perusahaan anda untuk tahun 2001sampai dengan
2003. Buatlah sebuah grafk garis / time series plot
Interpretasi hasil
Keseluruhan Sales meningkat selama tiga tahun. Sales menunjukkan siklus dimana Sales
terndah terjadi pada triwulan 1 di setiap tahunnya

TOOLS: GRAFIK LINGKARAN / PIE CHART
DEFINISI :
Suatu grafik lingkaran yang menggambarkan proporsi dua atau
lebih data kategori dengan pengukuran yang sama pada periode
waktu tertentu
Contoh: kg, Rp, newton, unit
MANFAAT
Berguna untuk menunjukkan proporsi dari setiap kategori data
relatif terhadap keseluruhan data
LANGKAH:
1. Data disusun dalam tiga kolom : kolom pertama berisi kategori data dan 2
(dua) kolom berikutnya adalah rekapitulasi data (Hitungan & %)
2. Hasil dari grafik lingkaran / pie chart berupa potongan -potongan untuk
setiap kategori yang diurutkan dari yang paling besar proporsinya hingga
yang paling kecil. Kategori pertama dimulai dari puncak pie chart dan
semua kategori diatur searah putaran jarum jam.

CONTOH : GRAFIK LINGKARAN /PIE CHART
Sebagai seorang insinyur pada perusahaan ban, anda ingin mengidentifikasi penyebab
umum berkurangnya tekanan angin dalam ban. Anda mengumpulkan data di suatu
tempat penambalan ban selama tiga bulan. Dari data yang terangkum, buatlah grafik
lingkaran/ pie chart penyebab berkurangnya tekanan angin dalam ban
Interpretasi hasil
Pie chart menunjukkan frekuensi relatif dari penyebab berkurangnya tekanan angin dalam ban,
diurutkan dari yang paling sering hingga yang paling jarang. Kategori pertama dimulai dari
puncak pie chart dan semua kategori diatur searah putaran jarum jam.
Penyebab paling tinggi dari berkurangnya tekanan angin adalah bolong, diikuti dengan
kebocoran pentil. Penyebab paling jarang adalah kebocoran dari seating

TOOLS: DIAGRAM PARETO
DEFINISI
Diagram Pareto adalah suatu Grafik Balok berbentuk
vertikal yang mengurutkan hasil pengukuran dari yang
tertinggi ke yang terendah
• Diagram Pareto merupakan salah satu bentuk Bar Chart ,
dimana setiap balok dapat merupakan mencerminkan
perhitungan suatu kategori, suatu fungsi (rumus) dari
kategori (seperti rata-rata, jumlah, atau standard deviasi )
atau jumlahan nilai dari suatu tabel
• Pada umumnya digunakan untuk menunjukkan masalah
yang disusun dari prioritas tertinggi ke yang terendah
untuk menentukan masalah yang harus ditangani terlebih
dahulu
• Pertama kali ditemukan oleh Vilfredo Pareto , ahli ekonomi Italia

MANFAAT
• Merupakan pedoman memilih peluang perbaikan
berdasarkan prinsip ‘vital few’ dari ’trivial many’
• Memfokuskan sumber daya pada area/ defect/ penyebab
yang menghasilkan keuntungan yang terbesar
• Membandingkan frekuensi dan/atau dampak dari
berbagai penyebab masalah

LANGKAH
1. Tetapkan kategori yang relevan dengan topik yang akan dianalisis
untuk menjabarkan masalah menjadi komponen yang lebih kecil
▪ Pareto umumnya terdiri dari 5 kategori atau kurang
▪ Kategori yang dibuat harus saling eksklusif sesuai jenis kelompok
masalah
▪Urutkan balok berdasarkan jumlahan atau biaya
2. Tetapkan periode waktu
3. Kumpulkan data
Jenis data
• Berdasarkan jumlahan atau biaya
• Membutuhkan data tambahan (Total/jumlahan)
• Data tidak dapat berupa : hal-hal yang tidak bisa ditambahkan
(mis: Yields, Rates , tingkat kecelakaan , tingkat komplain , dsb.)
LANGKAH
4. Buat tabel frekuensi (item, jumlah , jumlah kumulatif , % , %
kumulatif)

• Sumbu Horizontal : interval waktu
• Sumbu Vertical kiri : hasil pengukuran
• Sumbu Vertical kanan : persentase
6. Gambarkan grafik baloknya dan beri keterangan untuk setiap

kategori
• Setiap balok vertikal menunjukkan besarnya kontribusi terhadap total
masalah
• Balok disusun berdasarkan urutan nilai, yang paling tinggi diletakkan
sebelah kiri. Balok paling kiri memberikan kontribusi tertinggi dalam
jumlah kejadian maupun biaya.
7. Gambarkan garis persentase kumulatif
8. Analysis Diagram Pareto yang dihasilkan
CONTOH : DIAGRAM PARETO
Misalnya anda bekerja di pabrik pembuat sepeda motor. Anda ingin mengurangi biaya mutu akibat speedometer
yang rusak. Selama inspeksi, sejumlah speedometer ditolak, dan jenis defect dicatat . Anda menuliskan nama
defect ke dalam suatu kolom pada worksheet dengan judul defect, dan masukkan jumlahnya dalam kolom
Jumlah . Anda tahu bahwa anda dapat menghemat biaya sangat besar dengan memfokuskan pada defect yang
menyebabkan penolakan terbesar. Sebuah diagram Pareto akan membantu anda mengidentifikasi defect mana
yang menyebabkan problem terbesar
TABEL
FREKUENSI
Interpretasi hasil
Fokuskan upaya peningkatan untuk mengatasi masalah kehilangan sekrup/
missing screws , karena separo lebih dari speedometer anda ditolak karena
defect ini

TOOLS: HISTOGRAM
DEFINISI
Suatu Grafik Balok dari data hasil pengukuran untuk menunjukkan range,
jumlah , dan pola variasi dari sekelompok data
Histogram menunjukkan informasi dasar mengenai suatu data seperti titik

pusat (rata-rata, median dan modus) , sebaran data (range atau standard
deviasi dan bentuk data)
MANFAAT
Berguna untuk menguji bentuk dan penyebaran sample data :
• Untuk melihat range dan distribusi dari data continuous (misalnya: berat
barang yang dikirim, dolar yang dibelanjakan dalam setiap PO , dsb)
• Untuk melihat variasi dan tingkat pemenuhan spesifikasi/persyaratan
pelanggan (size, cycle time, suhu, dsb). Hanya berlaku untuk data
continuous saja
• Untuk melihat berapa banyak defect per unit yang muncul pada kelompok
item yang defective (bila ada beberapa peluang kesalahan / error dalam
setiap unit)

HISTOGRAM
LANGKAH
1. Kumpulkan dan tabulasikan data continuous (data hasil pengukuran) : n
data
2. Urutkan data dari data yang terendah nilainya (min) sampai nilai yang
tertinggi (max)
3. Kurangi nilai tertinggi dengan nilai terendah untuk menghitung range

dari data yang diobservasi
• range = max - min
4. Hitung jumlah balok (sel) sebagai berikut : akar pangkat dua dari jumlah
nilai data
• k = sqrt ( n)
5. Hitung lebar tiap balok dengan membagi range dari data (max-min)
dengan jumlah balok
• h = Range / k
HISTOGRAM
LANGKAH
6. Beri label di sumbu X dengan nilai dari tiap balok (dari balok
pertama s/d balok ke k)
• balok pertama : min + h
• balok kedua : min + 2h

• …..
• balok ke -k : min + (kxh)

7. Hitung jumlah data dari tiap balok
8. Sumbu vertikal (Y) menunjukkan jumlah data pada tiap balok
9. Sumbu horizontal (X) menunjukkan nilai data dari setiap balok
10. Pelajari bentuk/ pola histogram, dan interpretasikan

POLA HISTOGRAM
S
e
3 r
5
S
3
0 e
r
2
5 S
2 e
0 r
1 S
5
e
1 r
0
5
Norm
Distribusi
al Normal (Simetris)
Anda bisa memberi tanda spesifikasi pelanggan pada

histogram sehingga secara visual dapat diketahui
seberapa baik kemampuan proses memenuhi (tidak
memenuhi) persyaratan pelanggan
Anda juga dapat memunculkan nilai rata-rata dan
Standard Deviasi pada histogram ini sebagai angka yang
mewakili proses

POLA HISTOGRAM
2 3 3
5 0 0
2 2
2
5 5
0 2 2
1 0 0
5 1 1
1 5 5
1 1
0
0 0
5 5 5
0 0 0
Skewed Distribution Distribusi Bimodal Nilai data tersebar rata
(kelompok data mendekati (data memiliki dua puncak) (jarang sekali terjadi)
salah satu ekor histogram)
Pola ini muncul bila sesuatu Model ini muncul di pabrik bila
Contoh : waktu proses, cycle yang anda perkirakan sebagai sebuah gauge atau TOOLS
time, biaya sebuah proses ternyata adalah pengukuran sudah tidak lagi sensitif
dua proses dalam mendeteksi perbedaan antara
Analisa kondisi apa yang unit (seperti sebuah penggaris yang
terjadi di area ekor yang Jika anda melakukan stratifikasi, seluruhnya hanya memiliki tanda
membedakan dengan area anda bisa mengidentifikasi inci)
lain nya, jika kondisi tersebut sumber data dari setiap puncak
tidak diinginkan lakukan
perbaikan, eliminir
kejadiannya, tetapi jika
merupakan kondisi yang
diinginkan maka
pertahankan dan dapat
diterapkan di area lain

CONTOH : HISTOGRAM
DATA UNTUK
HISTOGRAM
(TINGGI - BERAT CHECK SHEET UNTUK HISTOGRAM
(KG)KARYAWAN)
|||
|||| |
|||| |||| ||||
|||| |||
|||| |||| ||||
|||| ||||
|||| |||| ||||
|||| |||| |||
|||| |||| ||||
|||| ||
||||
|||
|||
Jumlah data = n = 100 k = sqrt (100)

= 10
Range = max – min = 124 – 77 = 47
H = Range / k = 47 / 10 = 4,7
CONTOH : HISTOGRAM
10 11
0 0

CONTOH : HISTOGRAM
KASUS:
Anda bekerja di pabrik shampoo dan ingin
memastikan bahwa tutup botol
dikencangkan secara baik. Jika terlalu
longgar, maka ada kemungkinan bocor
selama pengiriman.
Jika terlalu keras, maka akan sulit untuk
dibuka pelanggan (terutama bila sedang
mandi)
Anda mengumpulkan sampel secara acak
dari botol yang ada dan membuka tutup
botol.
Buat histogram untuk mengevaluasi data
dan seberapa dekat data sampel terhadap
nilai target 18.

CONTOH : HISTOGRAM
Interpretasi Hasil
Sebagian besar tutup dikencangkan dengan kekuatan antara 13 dan 25. Hanya ada
satu tutup yang sangat longgar, dengan kekuatan kurang dari 11. Nampak distribusi
skewed /miring ke arah positif; yang menunjukkan beberapa tutup terlalu kencang
dari yang seharusnya. Banyak tutup yang membutuhkan kekuatan lebih dari 24
untuk dibuka dan lima tutup membutuhkan kekuatan lebih dari 33, sekitar dua kali
dari nilai target

LATIHAN : ANALISA DATA
Analisa data proyek anda menggunakan TOOLS yang sesuai
(Grafik, atau Diagram Pareto , atau Histogram)

HUBUNGAN PDCA DAN 7QC
TOOLS

ANALISA PROSES
TOOLS :
1. FLOWCHART
p
A 2
C D

TOOLS : FLOWCHART
DEFINISI
• Grafik yang menggambarkan langkah/ tugas,
urutan, hubungan antar proses atau sistem
MANFAAT
• Identifikasi masalah/ peluang perbaikan
• Menetapkan scope proses
• Menetapkan dan mendokumentasikan suatu
proses
• Menganalisis proses untuk tujuan peningkatan
dan penyederhanaan

FLOWCHART
LANGKAH
1. Elemen utama dari flowchart sederhana adalah :
Kotak : Kegiatan atau Ellips : titik mulai atau

tugas akhir
Wajik : keputusan atau alternatif Panah : Arah dari aliran

aliran proses proses
2. Kumpulkan sekelompok orang yang mewakili suatu proses

3. Tentukan awal dan akhir proses sesuai dengan SIPOC yang telah disusun. Jika
anda belum mengidentifikasi elemen SIPOC , lakukan terlebih dahulu
4. Kegiatan proses utama dari SIPOC dijabarkan menjadi kegiatan yang lebih rinci
termasuk keputusan apa saja yang diambil
– Dari enam langkah proses dari SIPOC biasanya dapat dijabarkan menjadi 20 sub-
langkah
5. Susun kegiatan-kegiatan dan titik keputusan dalam urutan yang sesuai, dan
hubungkan dengan tanda panah untuk menunjukkan arah aliran
6. Bila diperlukan, kumpulkan data lebih lanjut untuk mengkonfirmasi aliran proses
7. Lakukan Tindak Lanjut, sbb:
– Validasi peta proses yang ada dengan orang lain yang ada di dalam proses tetapi
bukan dari anggota tim
– Dokumentasikan proses dan ‘share’ hasilnya dengan semua orang yang bekerja di
dalam proses
– Uji dan analisa peta proses/ flowchart untuk mencari peluang perbaikan
Flow chart Proses pengadaan material consumable ( Min – Max )
Max – Max Catalogui Procureme Receivi Issuin
Komite
Permintaan ng Min-max
Setting nt Terima Buy RO ng g
& Belawan W..house User request
min max oleh Data entry ke
Dari Cataloguing
Material &
user Terima material
MIMS
Dari supplier Entry
Distribusi Buy RO
Material
Ke Buyer
Proces Store RO Request
Kirim material
Seleksi , Over night Run * Review Buy RO di Ke
system (MSR241A)
Approved Mims System
Reor Porsea W. House
Oleh der
komite Min Max <3 bln >3 NO Sto
Print Laporan Bula Proses ck
Store RO n penerimaan ada
Ata
u<
&
JE
NO Inspeksi Material
NIS 3 >3Bl
Check listing Bula n
Re-conform n OK
OK N
Permintaan penawaran NO
O
YES Stop & Harga ke Supplier
O
RTS
infrm ke Print Picking
user N K
NO QTY O
NO Cancel Terima Penawaran
OK Slip
& RO Store Harga dari supplier
O
SPE K Data entry ke
C
OK Mims system
OK Bid evaluation Penyerahan
(MSO150)
OK Stop & Material ke
Proces Buy RO
Over night Run N inform User
NO
suplier
system (MSR242a) O
O Penyerahan material
Kirim ke bagian NO
k Ke bagian Posting
cataloguing Print Buy RO OK Issuing untuk stock Picking slip ke
&
Approved Buat PO Mims System
N Approve PO
O No Di Mims system
Cancel
O Buy RO
K
Print PO & Kirim
*
OK Ke Supplier Proces Store RO
Dokument Kirim Over night Run
ke system (MSR241A)
Supplier kirim Material
Procurement
PLAN : 3. CAUSE
ANALYZE
A p
C D

TOOLS : CAUSE–AND–EFFECT DIAGRAM
(DIAGRAM SEBAB DAN AKIBAT)
Penyeb
ab
Akibat
Sub-Penyebab 1 (masalah)
Sub-
Penyeba Sub-
b Sub- Penyebab
Penyebab 3
Penyeb 2 Sub-Penyebab ke 4, dsb
ab

TOOLS : DIAGRAM SEBAB DAN AKIBAT
DEFINISI
Suatu diagram yang terstruktur untuk mengidentifikasi
penyebab dari masalah dan hubungan sebab-akibat
berdasarkan pengalaman dan keahlian dari sekelompok
orang dengan melakukan brainstorming secara terstruktur.
• Juga dapat digunakan untuk brainstorming cara-cara yang
perlu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan
• Diagram Sebab dan Akibat ini dikembangkan tahun 1943
oleh Prof Kaoru Ishikawa. Sehingga juga disebut dengan
Diagram Ishikawa atau diagram Tulang Ikan karena
bentuknya mirip gambar tulang ikan
MANFAAT
• Mengidentifikasi sebab-sebab utama masalah
• Mengidentifikasi akar masalah
• Mengidentifikasi beberapa alternative cara penyelesaian
masalah
LANGKAH
1. Tuliskan secara singkat Masalah atau Akibat yang
akan dianalisa pada “kepala” Diagram Tulang Ikan
2. Tetapkan kategori penyebab yang sesuai dengan
permasalahan yang dianalisa
Umumnya menggunakan kategori sbb:
• 5M & 1 E: Manusia, Mesin, Metoda, Material,
Measurement (Pengukuran), Environment (Lingkungan)
• 4 P : Policy, Prosedur, Plant (Pabrik), People
Jika permasalahannya cukup kompleks dapat dibuat tulang
ikan untuk setiap sub proses baru kemudian di setiap sub
proses dianalisa 5M + 1E
3. Lakukan brainstorming sebab-sebab yang mungkin
di setiap kategori

LANGKAH
4. Identifikasi hubungan sebab-akibat di antara faktor
di dalam setiap kategori dan sub kategori
5. Buat Diagram Tulang Ikan
• Kategori utama menjadi tulang terbesar dari diagram
tulang ikan
• Susun setiap penyebab dan sub penyebab di tulang yang
lebih rendah (penyebab paling spesifik dituliskan di
tulang terkecil)
6. Gunakan data atau lakukan konsensus untuk
memilih akar penyebab yang paling mungkin atau
paling penting untuk dianalisa lebih lanjut
• Pilih 3-5 penyebab dari tulang terkecil
• Penyebab tersebut ditandai tanda bintang atau lingkaran

CONTOH: DIAGRAM SEBAB DAN AKIBAT

LATIHAN: DIAGRAM SEBAB DAN AKIBAT
Identifikasi akar penyebab dari masalah yang anda identifikasi dari analisa sebelumnya
menggunakan Diagram Sebab dan Akibat

CAUSES VERIFICATION
DEFINISI
Suatu kegiatan untuk memverifikasi / mengkonfirmasikan / membuktikan
terjadinya penyebab masalah
MANFAAT
Mendapatkan data / bukti / evidence yang menunjukkan bahwa
penyebab masalah tersebut memang ada dan dapat
dipertanggungjawabkan, bukan berdasar opini, dan berkorelasi dengan
akibat masalah
LANGKAH
1. Dari setiap sebab dominan yang diperoleh pada analisa sebab akibat ,
kumpulkan data kuantitatif atau bukti-bukti lainnya
2. Analisa data / evidence yang telah dikumpulkan. Tools yang dapat
digunakan antara lain : Grafik, Scatter Diagram, tabel atau dengan
menampilkan nilai kuantitatifnya
3. Buat kesimpulan apakah sebab dominan tersebut valid atau tidak
▪ Sebab dominan yang valid ditindaklanjuti dengan menyusun Action
Plan
CONTOH : CAUSES VERIFICATION
Note : Data No 3 & 4

dilampirkan
TOOLS: DIAGRAM TEBAR
(SCATTER DIAGRAM)
DEFINISI
Diagram yang menggambarkan hubungan
atau (korelasi) antara dua variabel (faktor )
MANFAAT
• Menyajikan data untuk mengkonfirmasikan
hipotesa apakah dua variable (faktor) saling
berhubungan /berkorelasi
• Mengetahui seberapa erat hubungan antara
faktor tersebut
• Sebagai tools untuk memverifikasi akar
penyebab yang diperoleh dari analisa sebab
dan akibat
JENIS KORELASI ANTARA DUA VARIABEL
CONTOH:
• # Kunjungan pelanggan vs sales

• # Komplain vs Pendapatan
• Lama bekerja vs Kinerja
• Frekuensi Pemeliharaan vs frekuensi breakdown
• Jam pelatihan vs # kecelakaan di tempat kerja
• ………..
• ……….
• ……….
• dsb

JENIS KORELASI ANTARA DUA VARIABEL
y y y
x x x
Korelasi Korelasi Positif Tidak ada
Positif Mungkin Korelasi
Terjadi
y y y
x x x
Korelasi Korelasi Pola
Negatif Negatif Kurvalinear
Mungkin Terjadi

DIAGRAM TEBAR (SCATTER DIAGRAM)
LANGKAH
1. MANUAL
1. Buat lembar data dan kumpulkan pasangan data

• Anda harus mengukur dua faktor untuk suatu permasalahan
2. Gambarkan sumbunya
• Gambarkan garis horizontal (sumbu X atau variabel independen)
dan vertikal (sumbu Y atau variabel dependen); Beri Label pada
setiap titik skala dalam diagram
3. Plot data pada diagram
4. Interpretasikan data
• Untuk mengetahui ada tidaknya hubungan antara dua faktor
gunakan regresi linear dan kemudian hitung Koefisien Korelasi ( r
)
• Korelasi dua variabel adalah kuat, bila |r| > 0.75

DIAGRAM TEBAR (SCATTER DIAGRAM)
2. Menggunakan Excel -
Spreadsheet
HASIL : Diagram Tebar
LANGKAH
1. Buka File Excell
2. Blok Range yang terdiri dari : Data X & Y (berisi faktor yang akan
dianalisa hubungannya)
3. Klik : Chart Wizard
4. Pilih: XY (Scatter)
5. Klik : Chart Subtype, pilih paling atas
6. Klik Next
7. Ketik Judul
8. Klik : Finish
9. Klik value (X) axis
10. Klik Kanan: Format axis
11. Klik Scale
12. Minimum : tulis sesuai dengan data minimum
13. Scatter Diagram selesai
KOEFISIEN KORELASI ( r
)
DEFINISI
Koefisien yang menunjukkan korelasi antara dua faktor atau variabel
Koefisien Korelasi r : -1 < r < 1
• r = 0, tidak ada korelasi

• r > 0 , korelasi positif, bila X meningkat , maka Y juga meningkat
• r < 0 , korelasi negatif, bila X meningkat, Y menurun

1. Perhitungan
)
Manual
-1 ≤ r ≤
1
- 0 1
1
Korelasi Negatif Korelasi Positif

Kuat Kuat

2. Menggunakan Excel -
)
Spreadsheet
HASIL : Garis Trend pada Diagram Tebar & r
LANGKAH
1. Klik salah satu titik pada Diagram Tebar
2. Klik kanan : Format Trend line
3. Klik : Add trend line, Klik: OK
4. Klik : Linier Correlation , Klik : OK
5. Klik kanan pada trend line
6. Klik : Format trend line
7. Klik: Option
8. Klik: Display squared value on chart
9. OK nilai R 2 muncul
10. Hitung r = sqrt(R 2)

CONTOH : DIAGRAM TEBAR
Anda ingin mengetahui seberapa baik baterai

kamera di perusahaan anda dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan. Survey pasar
menunjukkan bahwa pelanggan merasa
terganggu bila mereka harus menunggu lebih
dari 5.25 detik sebelum lampu berkilat
Anda mengumpulkan sampel dari baterai yang

digunakan dan mengukur voltase yang tersisa
dari tiap baterai sesaat setelah lampunya berkilat
(VoltsAfter), dan waktu yang dibutuhkan baterai
untuk berkilat kembali (flash recovery time,
FlashRecov).
Buat diagram tebar / scatter plot untuk menguji

hasilnya. Buat juga garis regresi, dan garis
referensi dimana waktu kritis menunggu untuk
lampu berkilat kembali adalah 5.25 detik.

CONTOH : DIAGRAM TEBAR
Interpretasi hasil
Sesuai yang diduga, semakin rendah voltase setelah lampu berkilat mengakibatkan waktu
flash recovery semakin lama. Garis regresi menunjukkan bahwa , pada umumnya voltase di
bawah 1.23 mengakibatkan waktu recovery lebih dari 5.25 detik, walaupun ada banyak
variabilitas

LATIHAN: DIAGRAM TEBAR
Dari Sebab Dominan yang dipilih pada Diagram Sebab dan Akibat, verifikasikan bahwa dua
variabel berkorelasi dengan menggunakan Diagram Tebar

LATIHAN : CAUSES VERIFICATION
Dari Sebab Dominan yang dipilih pada Diagram Sebab dan Akibat, lakukan
Verifikasi untuk setiap Sebab Dominan
NO SEBAB DOMINAN EVIDENCE KESIMPULAN

(Valid/Invalid)

PLAN : 4. ACTION PLAN
A p
C D

ACTION PLAN
DEFINISI
Suatu form panduan menyusun rencana kerja yang berisi
faktor-faktor : siapa, kapan, dan dengan cara bagaimana
yang digunakan untuk memastikan tidak ada hal yang
ketinggalan dalam menerapkan cara baru dalam
melaksanakan sesuatu hal
MANFAAT
• Merupakan perencanaan untuk menjalankan suatu solusi

ACTION PLAN
LANGKAH
Buat Tabel yang yang berisi rencana implementasi ,

Pastikan pertanyaan berikut terjawab:
1. Apa hal-hal/ solusi (tugas spesifik) yang harus dilakukan?
1. Solusi yang dibuat adalah untuk menyelesaikan akar penyebab
masalah dan sasaran yang ditetapkan team dalam Project Charter
2. Munculkan ide-ide solusi yang kreatif
3. Pilih solusi
Kriteria umum memilih solusi : biaya yang dibutuhkan, kemampuan
memenuhi persyaratan pelanggan, dampak terhadap proses lain, waktu
penerapan, kompleksitas, keahlian yang dibutuhkan (makin sedikit
semakin baik)
4. Solusi yang dipilih harus diuji untuk membuktikan efektifitasnya
sebelum benar-benar dijalankan secara luas
5. Sebelum diuji , buat rencana cadangan untuk mengantisipasi jika
muncul masalah ( menggunakan PDPC Chart)
ACTION PLAN
LANGKAH
2. Sumberdaya apa yang dibutuhkan (material, alat, Saran

ahli, dsb)?
3. Siapa yang akan melakukan setiap tugas?
4. Kapan setiap tugas akan dilaksanakan (apakah ada tugas
–tugas yang harus dijalankan sebelum yang lainnya:
kapan setiap tugas harus diselesaikan)?

LATIHAN : ACTION PLAN

LATIHAN : ACTION PLAN

PROCESS DECISION PROGRAM CHART(PDPC)
DEFINISI
Process Decision Program Chart (PDPC) adalah Diagram
yang memetakan kemungkinan-kemungkinan yang akan
terjadi dalam menjalankan suatu keputusan dan
mengidentifikasi langkah-langkah antisipasinya
Alat ini digunakan sebagai langkah-langkah antisipasi

penanggulangan masalah, sehingga jika kejadian tersebut
benar-benar terjadi, kita lebih siap menghadapinya.

PROCESS DECISION PROGRAM CHART (PDPC)
Kapan menggunakan PDPC ?:
1. Tugas yang dilakukan merupakan tugas baru atau unik.

Tugas rutin biasanya tidak membutuhkan PDPC kecuali
bila ada faktor baru, misalnya terjadi perubahan pasar
atau orang
2. Melaksanakan proyek yang cukup kompleks
3. Proyek dengan potensi kegagalan tinggi
4. Proyek yang menuntut tingkat efisiensi tinggi
5. Rencana antisipasi harus masuk akal. Kita harus kreatif ,
tetapi hati-hati jangan sampai menciptakan masalah baru

PROCESS DECISION PROGRAM CHART (PDPC)
Merencanakan Liburan Keluarga Eksotis
Merencanak
an Liburan Goa
Keluarga
yang Eksotis
l
* * * Implementatio
Putuskan Putuskan Putuskan
Dsb bagaimana kapan Kemana n
perginya perginya mau pergi Options
Tanya Kontak Implementation

Teman agen
perjalanan
Steps
X : Tidak Mungkin
/sulit Teman tidak
Tidak tahu
pernah Selalu
0 : Dipilih ‘travelling’
sistemnya menyarankan What if
jalur perjalanan
* : dieksplorasi lama problem
lebih lanjut,
tidak dijabarkan Cari teman Countermeasure
Baca buku Baca buku
disini baru
rencana rencana s
perjalanan perjalanan
Yang Mungkin
X 0
0
DO : 5. IMPLEMENTING ACTION PLANS
A p
C D

DEFINISI
Menerapkan Action Plan untuk memecahkan masalah dan mencapai
sasaran
MANFAAT
Memastikan semua tugas dalam Action Plan telah diselesaikan dan
diterapkan
LANGKAH
1. Gunakan formulir Action Plan sebagai pedoman anda
2. Komunikasikan action plan kepada bagian yang terkait
3. Jalankan action plan
4. Catat kejadian, masukan-masukan atau perubahan terhadap
rencana anda serta hasil yang yang dicapai


CHECK : 6. EVALUATING IMPLEMENTATION RESULT
A p
C D

CHEC
DEFINISI K
Mengevaluasi dampak dari penerapan solusi
MANFAAT
Untuk memastikan bahwa kegiatan peningkatan telah dilakukan secara
efektif
LANGKAH
1. Identifikasi item yang akan dimonitor,
• yaitu item yang sama dengan yang dianalisa pada langkah Analisa data
sebelumnya
2. Putuskan siapa yang akan melakukan pengukuran
3. Rencanakan kapan akan dilaksanakan.
• Periode pengumpulan data sebaiknya dimulai setelah semua Action
Plan terimplementasi

CHEC
LANGKAH K
3. Rencanakan kapan akan dilaksanakan.
• Periode pengumpulan data sebaiknya dimulai setelah semua
Action Plan terimplementasi
• Periode pengumpulan data sebaiknya sama dengan periode
pengumpulan data pada langkah Analisa data sebelumnya,
jika sebelumnya 2 bulan, maka sesudah perbaikan perlu
dikumpulkan data 2 bulan , dst
• Pastikan bahwa periode pengumpulan data sebelum dan
sesudah tidak ada perubahan kondisi yang spesifik
4. Putuskan bagaimana cara mencatat dan mempresentasikan

hasilnya
• Analisa data setelah perbaikan, bandingkan dengan kondisi
sebelum perbaikan dan target
• Gunakan alat yang sama untuk membandingkan sebelum dan
setelah perbaikan. Jika data sebelum perbaikan dianalisa
dengan Diagaram Pareto maka data setelah perbaikan juga
menggunakan Diagram Pareto, jika sebelumnya Histogram,
maka sesudahnya juga dibandingkan dengan Histogram,
Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia
dst
Halaman
CHEC
LANGKAH K
5. Analisa apakah target/ sasaran perbaikan telah dicapai?

• Bila YA, lanjutkan ke langkah selanjutnya (Standarisasi) dan
tetapkan kegiatan monitoring pengukuran kinerja selanjutnya
• Bila TIDAK, kemungkinannya adalah:
• Salah akar penyebab masalah Kembali ke langkah ke-tiga
dan lakukan analisa penyebab dari perspektif yang lain
• Salah solusi Kembali ke langkah ke empat dan
kembangkan solusi lainnya
6. Untuk proyek yang target telah tercapai, dapat dilakukan Analisa
Benefit setelah perbaikan
• Tangible benefit : (Contoh : Saving $ .. Per tahun, dll)
• Intangible benefit (contoh : Kepuasan pelanggan, motivasi

CONTOH CHECK
KESIMPULAN:
• SEBELUM TQM ZERO STOCK &
Reduced of un necessary min-max item with figure of
BELOW STOCK ADALAH 30%
140 item & reduce value of USD 145,345 • TARGET ADALAH UNTUK
MENURUNKAN ZERO STOCK &
BELOW STOCK MENJADI 15%
• PENCAPAIAN YANG
SEBENARNYA (AS PER 16 MAY
06) ADALAH 15, 76%
– PELAKSANAAN ACTION
PLAN : APR – 31 MAY,
– HASIL NYATA PENCAPAIAN
DAPAT TERLIHAT SETELAH
1 JUNE
– HASIL PENCAPAIAN AKAN
DIPANTAU TERUS
MENERUS OLEH PEMILIK
PROSES

CONTOH : CHECK
Data Hold Sebelum Perbaikan : 1-13 Oct 01 / Data Hold Setelah Perbaikan : 15 -31 January 02
N Masala Jumla N Masala Jumla

o h h( box o h h( box
) ) (%
1 Produk Rusak 4.099 (%) 8,6 1 Produk Rusak 928 ) 1,9
2 Box Not 1.756 2
3,6 2 Box Not 356 5
0,7
3 OK
Print Box Not 276 9
0,5 3 OK
Print Box Not 150 5
0,3
OK
Total 6.131 8
12,89 OK
Total 1.43 2
3,0
Production Quantity 47.575 Production Quantity 4
34.55 1
5
% %
DATA HOLD PROBLEM (SEBELUM) DATA HOLD PROBLEM(SESUDAH)
10,0 10,00
0 9,0 9,00
0
8,0 8,00
0
7,0 7,00
0
6,0 6,00
0
5,0 5,00
0
4,0 TARGET. 4,00 TARGE
0
3,0
T
3,00
0
2,0 2,00
0
1,0 1,00
0-
-
1 2 3 1 2 3
Kesimpulan : Setelah perbaikan , produk rusak menurun menjadi 8,62% dari

1,95% 2 % )
(target
tercapai.
LATIHAN: CHECK
SEBELUM Perbaikan SETELAH Perbaikan
Periode: …./…/...- …./…./ Periode: …./…/...- …./…./
…. ….
CHECK SHEET CHECK SHEET
Target
…%
GRAPHIC GRAPHIC
Kesimpulan : ………………………………………

ACT: 7. STANDARISASI
A p
C D

IMPROVEMENT CYCLE
PLAN
ACTION
h DO
CHECK
ent
STA
N
ve m
D m pro
DA R I sI
ISAS uo u
o n tin
C

STANDARISASI
DEFINISI
Mendokumentasikan proses yang telah diperbaiki dari hasil
pemecahan masalah untuk mencegah berulangnya masalah
MANFAAT
• Untuk mencegah berulangnya masalah
• Sebagai dasar untuk peningkatan lebih lanjut
STANDARISASI dilakukan jika hasil implementasi pada langkah CHECK

telah mencapai target

STANDARISASI
LANGKAH :
1. Dokumentasikan proses yang telah diperbaiki, terdiri dari :

• Sasaran dari standar baru
• Langkah dari proses
• Indikator kinerja (Hasil yang diinginkan)
2. Tulis secara jelas dan gunakan gambar – flowchart, foto, grafik, dan video
– bila memungkinkan
3. Hindari jargon dan istilah teknis
4. Tunjukkan kepada karyawan yang bekerja dalam proses sehari-hari dan
minta masukan
5. Disahkan oleh personil yang berwenang
6. Ide yang dihasilkan dari perbaikan proses dapat diintegrasikan ke dalam
sistem yang ada (merevisi prosedur / SOP yang ada)
7. Sosialisasikan sistem baru kepada bagian yang terkait
8. Untuk memastikan bahwa kinerja yang telah dicapai dalam proyek
improvement dapat terus dipertahankan, maka harus dibuat rencana
monitoring (Monitoring Plan) dari parameter /indikator yang diukur selama
proyek improvement . Item di dalam Monitoring Plan, adalah serupa
dengan Data Collection Plan

MONITORING PLAN
Komponen Monitoring Plan antara lain :
1. Project measurements
2. Operational Definition
3. Target / Specification : sesuai dengan angka yang
dicapai dalam tahap Check
4. Monitoring Period : kapan monitoring akan dilakukan
5. Process Owner : penanggungjawab proses
6. Data Sources
7. Sampling Scheme
8. Form
9. Procedure
10. Analysis

CONTOH : STANDARISASI
TUJUAN : Memperkecil keterlambatan pengadaan stock consumable (min - max item )
Standard Proses: Reference

Memastikan pengorderan barang Min -Max sesuai dengan standard
1 SOP Catalouging
perhitungan baru
2 Distribusi RO dilakukan secara sistematis (MIMS)
3 Review RO dan PO menggunakan Crystal Report
4 Setiap Personel procurement harus mampu mengoperasikan Crystal Report
Koordinator Min Max memastikan Komite Min Max melakukan review

5 SOP Catalouging
meeting pergerakan stock Min Max 6 bulan
Setiap perubahan Spec & Min max Quantity harus dengan persetujuan
6 SOP Catalouging
Komite Min Max
7 Monitor Optimalitas item min max & zero stock , bellow stock Monitoring Plan
Standard
Hasil:Maximum keterlambatan pengadaan stock consumable (min - max item ) 15,76 %

CONTOH : MONITORING PLAN
Zero stock dan below stock dari consumable goods (min
Project measurements optimalitas min max item
max item )
Zero stock : Barang dalam kategori min max item, tetapi
hasil evaluasi performance 6 bln : jika terlalu cepat
saat dibutuhkan barang = 0 , Below stock : barang katagori
Operational Definition bergerak, minimum hrs ditambah, jika terlalu lambat, maka
min - max item,tetapi saat di butuhkan barang < minimum
maximum hrs dikurangi & reorder of quantity diturunkan
stock
Target / Spec 15, 76% 15, 76%
Monitoring Period 6 bulan sekali : June & Dec 6 bulan sekali : June & Dec
Process Koordinator Min-Max Koordinator Min-Max

Owner
Data Sources MIMS MIMS
Sampling scheme 100% 100%
Form NA NA
1. Extraxt data MIMS ke Excell, sesuai dengan field yang diperlukan
2. Analisa mana yang bellow stock & zero stock; mana yang terlalu cepat/lambat
3. Stratifikasi berdasar stock type
Procedure 4. Bandingkan data quartar sebelumnya pada tahun berjakan
5. Visualisasi dengan Grafik Balok
6. Hasil analisa diinformasikan ke Material Controller, Maintenance Mgr,
7. Jika terjadi penyimpangan, dibahas dalam meeting Komite Min Max
Analysis Grafik Balok

LATIHAN : STANDARISASI
Sasaran : …………………………………….
STANDARD PROSES:
STANDARD HASIL / KEY PERFORMANCE INDICATOR :

LATIHAN : MONITORING PLAN
Project measurements
Operational Definition
Target / Spec
Monitoring Period
Process
Owner
Data Sources
Sampling scheme
Form
Procedure
Analysis

ACT: 8. IDENTIFY NEXT PROJECT
A p
C D

IDENTIFY NEXT
DEFINISI
PROJECT
Mengidentifikasi proyek lain untuk diselesaikan
MANFAAT
• Menyelesaikan Masalah yang masih ada
• Identifikasi kemungkinan peningkatan selanjutnya
• Memastikan kegiatan peningkatan dilakukan secara terus
menerus di perusahaan
LANGKAH
1. Dari data sebelumnya identifikasi masalah-masalah yang masih
ada
2. Rencanakan apa yang akan dilakukan terhadap masalah
tersebut kemudian prioritaskan 1 masalah sebagai proyek
berikutnya
3. Siapkan Check Sheet dan Grafik bila diperlukan
CONTOH : IDENTIFY NEXT PROJECT:
MENGURANGI STOCK YANG

TIDAK DIGUNAKAN LAGI DI
INVENTORY MILL STORE
ATAU
MENURUNKAN 20% TOTAL

INVENTORY DARI 18 JUTA
USD

LATIHAN : IDENTIFY NEXT PROJECT
NEXT PROJECT : ……………………………..
CHECK GRAFI
SHEET K

TERIMAKASIH
w
un nu
ur
at
M

Pelatihan Pdca

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pelatihan Pdca

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PELATIHAN PDCA DAN TOOLS

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 1

• Peserta memahami siklus PDCA

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 2

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 3

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 4

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 5

Salah satu bentuk Proses Pemecahan Masalah

Daur PDCA adalah suatu rangkaian langkah-

P : Plan (membuat perencanaan)

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 6

Daur PDCA ini dikenal juga sebagai Daur Deming (nama

Memecahkan masalah dengan menggunakan Daur PDCA

Untuk memastikan Improvement yang sudah dicapai

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 7

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 9

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 10

Pada umumnya dijabarkan ke 8 langkah sebagai berikut:

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 11

Dalam melaksanakan langkah-langkah pemecahan

Alat-alat/tehnik statistik yang digunakan

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 12

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 13

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 14

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 15

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 16

Tool : Matrix Diagram

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 17

– Facilitator Candidate vs. Candidate Rating Criteria

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 18

CONTOH Project Criteria :

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 19

score 9 : sangat memenuhi kriteria ;

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 20

• Didokumentasikan dalam Project Charter

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 24

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 25

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 27

– Cost Saving: Rata-rata $? per project

Spare part Mill Consumable Raw material

Insurance spare Min - Max (pass moving ) Raw mat chemical

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 32

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 33

• Menyalahkan orang lain

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 35

• Mengatasi hambatan dalam pelaksanaan project

• Jika stakeholder berasal dari beberapa bagian, maka seorang Sponsor

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 37

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 38

Tool : Process Map

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 39

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 40

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 41

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 42

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 43

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 44

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 47

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 48

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 49

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 50

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 51

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 52

Bambang Eko Cahyono – Expert Club Indonesia Halaman 54