PEMERINTAH KABUPATEN HALAMAHERA UTARA

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD)

Jl. Landbouw, Telp (0924) 2622486, 2621556, Fax (0924)
2621665
Email : rsud.halut@gmail.com
TOBELO

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TOBELO

KABUPATEN HALMAHERA UTARA

NOMOR : 440/1079.a/SK/VI/2019

TENTANG
PEMBERLAKUAN PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TOBELO

DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TOBELO,

Menimbang : a. bahwa Rumah Sakit Umum Daerah Tobelo kabupaten

Halmahera Utara selalu berupaya untuk
meningkatkan kualitas pelayanan sesuai dengan
standar pelayanan kesehatan dan harapan masyarakat
;

b. bahwa dalam upaya memberikan pelayanan bermutu

di Rumah Sakit Umum Daerah Tobelo sangat
dibutuhkan suatu Panduan Sistem Manajemen Data;

c. bahwa sehubungan dengan pertimbangan pada huruf

a dan b di atas, dipandang perlu memberlakukan
Panduan Sistem Manajemen Data di Rumah Sakit
Umum Daerah Tobelo ;

Mengingat : 1. Undang - Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana
beberapa kali diubah terakhir dengan Undang -Undang
Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas
Undang - Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4844) ;

1
2. Undang - Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5063 ) ;

3. Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (

Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5072 ) ;

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 40 Tahun

2001 tentang Pedoman Kelembagaan dan Pengelolaan
Rumah Sakit Daerah ;

5. Undang – Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek

Kedokteran ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2004 Nomor 116 ) ;

6. Undang – Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 5063) ;

7. Undang – Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5072 ) ;

8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis ;

9. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1996 tentang

Tenaga Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1996 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 3637) ;

10. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

012 Tahun 2012 Tentang Akreditasi Rumah Sakit ;

11. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1691 / MENKES / PER / VIII / 2011 Tentang
Keselamatan Pasien Rumah Sakit

12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

290/MENKES/PER/III/2008 tentang Persetujuan
Tindakan Kedokteran ;

13. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/ Menkes/ SK/

II/ 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit ;

2
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :
KESATU : Memberlakukan Pedoman PMKP di Rumah Sakit Umum
Daerah Tobelo

KEDUA : Sistem Manajemen Data yang meliputi pengumpulan,

pelaporan, analisis, feedback dan publikasi data,
menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan
rumah sakit lain atau menggunakan database eksternal
dan menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam
berkontribusi dengan database eksternal

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Tobelo
Pada tanggal, 11 Juni 2019
Direktur Rumah Sakit Umum
Daerah Tobelo

drg. Irwanto Tandaan, MPH

NIP. 19670805199301 1 003

3
 BAB I
DEFINISI

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk

yang mempunya arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Data
merupakan fakta atau gambaran mentah (business fact) yang menunjukan
peristiwa yang tejadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Pengumpulan data merupakan
salah satu kegiatan program PMKP untuk mendung asuhan pasien dan
menjamin rumah sakit lebih baik. Keamanaan dan kerahasiaan data serta
informasi data harus dijaga kerahasiaannya. Berdasarkan hal tersebut
diatas, maka RSUD Tobelo harus mempunyai :
1. System manajemen data yang meliputi pengumpulan data, pelaporan,
analisa, feedback dan publikasi data.
2. Menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan rumah sakit
lain, atau menggunakan data base eksternal.
3. Menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam berkonstribusidengan
data base eksternal.
Manajemen Data meliputi :
1. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun
di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi.
2. Processing merupakan konversi/ pemindahan, manipulasi dan analisis
input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
3. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
Sistem Informasi Manajemen Data meliputi :
1. Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott yang
diterjemahkan oleh Budiman (2001:100) : Sistem Informasi Manajemen
adalah serangkaian sub-sistem informasi yang mnyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu dan mampu mentransformasi
data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna

4
 meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer
atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
2. Sifat Sistem Informasi Manajemen Data dapat digaris bawahi sebagai
berikut :
a. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah menyeluruh.
b. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah terkoordinasi.
c. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki sub-sistem informasi.
d. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi secara Rasional.
e. Sistem Informasi Manajemen (SIM) mentransformasikan data ke
dalam informasi dengan berbagai cara.
f. Sistem Informasi Manajemen (SIM) meningkatkan produktivitas.
g. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sesuai dengan sifat dan gaya
manajer.
h. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menggunakan kriteria mutu yang
telah ditetapkan.
3. Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond Coleman yang
diterjemahkan oleh Moekijat (1991:40) : sistem informasi yang efektif
adalah jika sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat
waktu, dan yang penting artinya bagi perncanaan, analisis, dan
pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan
pelayanan di rumah sakit.

5
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. Proses Sistem Informasi Manajemen Data

1. Perencanaan
2. Pengendalian
3. Pengambilan Keputusan
B. Sumber Daya Sistem Informasi Manajemen
1. Komponen perangkat keras (hardware) berada pada pondasi dan
menyediakan infrastruktur untuk mendukung sistem.
2. Komponen perangkat lunak (software) merupakan suatu komponen
untuk mempercepat proses penyampaian.
3. Di puncak piramida terdapat SDM (brainware) merupak hal yang
paling akhir disiapkan tetapi merupakan hal yang paling penting,
karena jika SDM tidak siap, maka sebuah SIM tidak akan dapat
berjalan.
C. Fungsi Sistem Informasi Manajemen Data
1. Mempermudah dalam perencanaan, pembagian tugas dan
pengawasan.
2. Pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien karena data yang
ditampilkan lebih akuran dan cepat.
3. Produktifitas meningkat
4. Menekan biaya-biaya yang diperlukan
5. Kualitas SDM meningkat, karena pekerjaan utama dengan dibantu
oleh sistem sehingga SDM akan berpikir lebih kreatif ke arah positif.
D. Sistem Manajemen Data
1. Rumah Sakit mempunyai sistem manajemen data yang didukung
dengan teknologi informasi, mulai dari pengumpulan,
pelaporan,analisis, validasi, serta publikasi data internal rumah
sakit dan eksternal rumah sakit, publikasi data tetap harus
memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan
perundang-undangan

6
2. Data yang dimaksud meliputi data dari indikator mutu unit dan
indikator mutu prioritas rumah sakit
3. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien
4. Data hasil monitoring kinerja staf klinis
5. Data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien
6. Integrasi seluruh data diatas baik ditingkat rumah sakit dan unit
kerja meliputi :
a. Pengumpulan data indikator
b. Pelaporan
c. Analisis data indikator
d. Validasi
e. Publikasi

7
 BAB III.
TATA LAKSANA

A. Pengumpulan Data indikator

Pengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab
pengumpul data ke dalam sensus harian atau menginputnya kedalam
sistem IT.
1. Pelaporan
a. Lakukan survei harian indikator mutu di sebuah unit kerja
b. Pastikan jumlah sampel sesuai teknik yang telah ditentukan dan
diferifikasi
c. Input data indikator mutu sesuai dengan waktu yang ditentukan
pada sistem elektronik PMKP (modul PMKP yang dilengkapi
dengan analisis, evaluasi, dan grafik) oleh petugas yang ditunjuk
d. Bandingkan data secara internal, dengan rumah sakit lain,
standar keilmuan, dan praktik yang baik bila ada
e. Analisis dan evaluasi data pada unit kerja masing-masing.
Laporkan hasil analisis dan evaluasi data unit kerja ke Tim PMKP
2 hari setelah pengumpulan data selama 15 hari sampel.
f. Analisis dan evaluasi ulang data harian yang didapat dari unit
kerja oleh Tim PMKP
g. Sampaikan hasil analisis dan evaluasi kepada direktur
h. Buat rekomendasi dan tindak lanjut (PDSA) laporan yang telah
didiskusikan dengan unit kerja dan direktur setiap 3 bulan
i. Sampaikan hasil analisis, evaluasi, dan rencana tindak lanjut
oleh direktur ke pemilik dan unit kerja untuk feedback
j. Sampaikan data indikator mutu yang dipilih ke masyarakat
melalui papan pengumuman dan webside rumah sakit
2. Validasi Data
Tujuan validasi data adalah :
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan
reproducible

8
c. Verifikasi ekspektasi tentang volume data yang dikumpulkan
d. Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator
bukan pengumpul data atau tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data (orang ke dua).
Validasi data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang
dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi
dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang kontinyu
b. Bila terjadi sesuatu perubahan terhadap indikator, cara
pengumpulan data diubah proses pengambilan data PIC (Person
In Charge) atau pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam
medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga
sumber daya data sekarang berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, defenisi operasional dimodifikasi
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-
rata pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan
pedoman praktik yang baru, atau teknologi baru dan metodologi
baru pengobatan diperkenalkan/ dilaksanakan.
Prosedur Validasi Data
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat
dalam pengumpulan data sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan
data lain
c. Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus
atau data lainnya sangat kecil jumlahnya
d. Membandingkan data asli dandata yang dikumpulkan ulang
e. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan 100.
Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik
f. Jika elemen data yang ditentukan ternyata tidak sama dengan
catatan alasanya (misalnya data tidak jelas defenisinya) dan
dilakukan tindakan koreksi.

9
 g. Koleksi sampel baru setelah sema tindakan koreksi dilakukan
untuk memastikan tindakan menghasilkan tindakan
menghasilkan tingkat akursi yang diharapkan
3. Analisis data indikator data yang dianalisis yaitu:
a. Data indikator kunci/indikator prioritas indikator area klinis,
indikator area menajemen, indikator sasaran keselamatan
indikator unit kerja, meliputi:
 Indikator Area Klinis, terdiri atas 16 indikator mutu (11
indikator mutu utama, 5 indikator Indikator International
library), yaitu:
- Asesmen pasien
- Pelayanan laboratorium
- Pelayanan radiologi dan pencitraan diagnostik
- Prosedur bedah
- Penggunaan antibiotika dan obat lainnya
- Kesalahan medikasi (Medication error) dan KNC
- Anastesi dan penggunaan sedasi
- Penggunaan darah dan produk darah
- Ketersediaan, isi dan penggunaan catatan medis
- Pencegahan, pengendalian infeksi, surveylance dan
pelaporan
- Riset klinis
- Indikator international library (angka pemberian aspirin
saat Kedatangan sampai di rumah sakit pada pasien AMI,
angka Pemberian Relievers (pelega) pada pasien ashma
anak selama dirawat, angka ulkus dekubitus pasien tirah
baring stadium dua atau lebih selama perawatan di rumah
sakit, angka pasien jatuh di pelayanan rumah sakit, angka
pasien Jatuh dengan cidera)
 Indikator Area Manajemen, terdiri atas 9 indikator mutu
utama, yaitu:
- Pengadaan rutin peralatan kesehatan dan obat penting
untuk memenuhi kebutuhan pasien

10
 - Pelaporan aktivitas yang diwajibkan oleh peraturan
perundang-undangan
- Manajemen resiko
- Manajemen penggunaan sumber daya
- Harapan dan kepuasan pasien dan keluarga
- Harapan dan kepuasan staf
- Demografi pasien dan diagnosis klinis
- Manajemen keuangan
- Pencegahan dan pengendalian dari kejadian yang dapat
menimbulkan masalah bagi keselamatan pasien, keluarga
pasien dan staf.
 Indikator Area Sasaran Keselamatan Pasien, terdiri atas 6
indikator mutu utama, yaitu:
- Ketepatan identifikasi pasien
- Peningkatan komunikasi yang efektif
- Peningkatan keamanan obat
- Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat pasien operasi
- Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan
- Pengurangan resiko jatuh
b. Data hasil evaluasi protokol klinis
c. Data surveilance PPI
d. Insiden keselamatan pasien :sentinel, KTD, KNC.

11
Formulir Laporan Insiden ke Tim KP di RS
Rumah Sakit Umum Daerah Tobelo

12
13
 e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel) analisa data melalui
grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan
apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan.
4. Analisis data dapat menggunakan alat statistik:
-Run chart bar chart control chart histogram pareto chart sasaran
dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi
rumah sakit melalui empat cara yaitu:
a. Dengan dari bdiri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan
ke bulan atau dari tahun ke tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data
base referensi
c. Dengan standar, seoerti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan
profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam
undang-undang atau peraturan
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai
pedoman praktek yang baik atau yang lebih baik.
e. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan
sifat perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus
pada upaya perbaikan
4. Publikasi data agar diketahui publik, maka data dimuat di website
rumah sakit atau dengan cara lain.

14
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam pelaksanaan manajemen data unit sebagai

bukti adanya pelaksanaan dan tindaklanjut sebagai upaya
peningkatan mutu pelayanan pada setiap unit RS.
1. Standar Prrosedur Operasional (SPO) manajemen data terintegrasi
2. Kebijakan direktur tentang sistem manajemen data rumah sakit
3. Rumah sakit mempunyai regulasi sistemmanajemen data program
PMKP yang terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator
prioritas rumah sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan
pasien, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil
pengukuran budaya keselamatan pasien
4. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan,
analisis, validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi utuk
menerapkan sistem manajemen data
5. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah
data sederhana yaitu dengan program Microsoft Excel dan atau
program SPSS
6. Publikasi indikaor melalui website RS

15