Unidad N°2.

El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: LINA MARCELA MONTERO SALAZAR

Email: linamontero10@hotmail.com
Fecha: 30/05/16

Descripción:

La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el método Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.
Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parámetros:

Plan Kaizen
Empresa: Laboratorio clínico salud total Fecha de planeación: 15 de mayo 2016
Proceso a mejorar: SERVICIO AL CLIENTE
Fecha de inicio:30- de mayo Fecha de finalización: 30 de Julio
Planteamiento del problema: En el laboratorio clínico Salud Total, el cliente llega con su orden de exámenes de
laboratorio dados en su EPS y es atendido por una recepcionista quien le da un turno para ser atendido por las
cajeras, cuando sea su turno este se dirigirá a la caja con su documento de identidad y su orden de exámenes
médicos, la persona encargada de la caja le hará una factura para recibir su dinero correspondiente al pago de la
prestación de servicios y recibirá junto a la factura un estiker con código de barras marcado con su número de
identificación, y procederá a ingresar a la parte de la toma de muestras del laboratorio. Donde será atendido por un
profesional en el cargo el cual le hará una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales
datos, que serán utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados además rectificara
nuevamente los exámenes ordenados para proceder con el proceso de la toma de muestras y posterior análisis de la
misma, finalmente se le brindara al cliente todas las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad
pertinente para cada procedimiento, los resultados serán entregados en un plazo máximo de 48 horas dependiendo
de la urgencia de los mismos.

Objetivo del plan Kaizen: Lograr reducir el número de quejas por razones de demora en la prestación de servicios,
aumentando la eficiencia en la atención de los usuarios. Disminuyendo la probabilidad de errores en la emisión de
resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad de cada uno de los procedimientos.

Líder del equipo Kaizen: Lina Marcela Montero Salazar

Lista de miembros del equipo Kaizen:
María Montero: recepcionista
José Castañeda: Cajero
Natalia Blum: Enfermera
Lina Marcela Montero Salazar: Cálida y mejoramiento continuo
 Cronograma para la ejecución del plan Kaizen
Actividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecución
Recepción del paciente 1.000.000 Recepcionista 31 de Mayo
Pago de exámenes 4000.000 Auxiliar Adm o contable 31 de Mayo
Toma de muestra y análisis 10.000.000 Enfermera 02 de Junio
Entrega de resultados 2.000.000 Recepcionista 04 de junio

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen está sin lugar a dudas poder aumentar la productividad de la
empresa manteniendo altos estándares de calidad en la presentación de cada uno de los servicios, disminuyendo
reprocesos y tiempos en la ejecución de procedimientos que ocasionan gastos adicionales. A su vez mantener el
orden de los clientes y garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecución del método de Kaizen a
reuniones periódicas cada 15 días a partir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar
cada proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de
gestión de calidad.

Fecha de presentación final del plan: La presentación final de los resultados, análisis y conclusiones finales
del proceso serán presentadas a todo el personal encargado en 04 de julio del 2016.

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:

Proceso: Atención al usuario en el laboratorio clínico kaizen

Líder del proceso: Director del laboratorio clinico
Indicador de Responsable del
Actividad Descripción Meta
gestión reporte
Recepción del Tiempo promedio de Encuestas a todos Lina Marcela Montero Lograr promediar el
paciente y proceso de atención al usuario. los usuarios sobre Salazar: Calidad y tiempo normal de
pago. la atención recibida. mejoramiento continuo atención a usuarios.

Disminuir tiempos en
la atención de
usuarios identificando
posible falla, tiempos
muertos o reproceso.

Atención oportuna y
efectiva brindando al
 cliente calidad y
satisfacción por el
servicio prestado.
Toma de muestras Tiempo promedio de Medir los tiempos Natalia Blum: Mejorar tiempos de
atención al usuario. de atención de Enfermera. atención oportuna sin
acuerdo al Lina Marcela Montero desmejorar la calidad
procedimiento Salazar: Calidad y de la misma.
adecuado. mejoramiento
continuo.
Entrega de Resultados Tiempo promedio de Serán evaluados María Montero: Disminuir el tiempo en
entrega de por parte del Recepcionista la entrega de
resultado de personal el tiempo Natalia Blum: resultados
acuerdo al que tardan los Enfermera manteniendo los
procedimiento. responsables en la Lina Marcela Montero estándares de calidad
emisión de los Salazar: Cálida y exigidos.
resultados y evaluar mejoramiento
la conformidad por continuo.
parte de los
pacientes de la
clalida y claridad en
los resultados.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
El diseño estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicación de Kaizen, permite evidenciar los errores
de los procedimientos, procesos y actividades de una operación. Con esta identificación podemos lograr o rectificar
los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecución de todos ellos y de igual forma disminuir los tiempos
de la operación.

La implementación del método Kaizen debe ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy de cerca
las metas, objetivos, misión, visión, y política de la compañía, lo que pueda garantizar el éxito de la mejora continua
de los procesos de una compañía.

Criterios de evaluación
Conoce la metodología de implementación del método kaizen.
Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.