Perihal : SK surat Tugas Direktur

Lampiran : 1 berkas

Kepada Yth :
Direktur Rumah Sakit Islam Kendal

Assalamualaikum wr.wb
Merujuk surat tugas direktur RSI Kendal Nomor 076/TGS/III.6.AU/D/III/2018 tanggal 20 April
2018 tentang Tim Pengembang Billing Sistem RSI Kendal,bersama ini kami laporkan hal-hal
yang berkaitan dengan permasalahan dan penyelesaiannya.
Bab I : Permasalahan
Bab II : Analisa Sistem Berjalan
Bab III : Perbaikan dan Dokumentasi
Bab IV : Tahapan Uji Coba atau Trial Error Sistem
Bab V : Penutupan Kasus
Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak
terima kasih.

Kendal, 20 Juli 2018

Ka.Sie IT

Hendra Setyawan
Tembusan:
1. Wadir Pelayanan
2. Manajer Pelayanan
3. Manajer Perencanaan Anggaran

1
Lampiran :
Bab I : Permasalahan Billing Sistem Keuangan dan Akuntansi
Berikut kami sampaikan beberapa permasalahan yang muncul terkait dengan billing sistem
keuangan RSI Kendal.
1. Pada Ikhtisar Jurnal Harian
a. Terdapat informasi nilai NULL pada ikhtisar jurnal harian
b. Piutang pasien perorangan masih campur jadi satu dengan asuransi dan BPJS.
c. Seharusnya pelunasan Piutang RJ dan RI langsung mengurangi piutang yang
bersangkutan.
d. Selisih plafon BPJS di pendapatan lain-lain seharusya mengurangi piutang
yang bersangkutan.
e. Persediaan Obat dan HPP dari tiap tanggal selalu berubah-ubah.
2. Pada Buku Besar
a. Informasi mengenai piutang karyawan di dalam Buku Besar, masih ada di
informasi piutang perorangan, yang seharusnya terpisah salah satunya saja.
Berlaku sebaliknya.

Bab II : Analisa Sistem Berjalan

Dari berbagai permasalahan yang ada di Billing Sistem Keuangan tersebut, dapat kami
gambarkan persoalan-persoalan yang terjadi di dalam aplikasi Sistem sebagai berikut :
1. Unit Keuangan melakukan tindakan KLIK atau CHEKLIST dari kuitansi yang
masuk Rawat Jalan dan Rawat Inap, baik itu berupa kuitansi piutang maupun Cash,
dengan kelompok pasien baik Umum,BPJS,ataupun asuransi lain,Pelunasan piutang
Rawat Jalan ataupun Rawat Inap.
2. Cheklist ini dimaksudkan untuk mengontrol sistem keuangan yang masuk setiap
harinya, note : sistem yang sekarang, semua transaksi yang sudah masuk di kasir dan
menjadi kuitansi, di input kembali pada sistem aplikasi apkuntasi terpisah dari Billing
yaitu ABSS (Asian Bussiness Software Solutions) yang dulu bernama MYOB (My
Your Own Businnes). Pembahasan mengenai ABSS akan diterangkan pada lain bab,
baik mengenai kekurangan maupun kelebihannya.

2
 3. Dari proses di keuangan tersebut maka akan diperoleh informasi mengenai ikhtisar
jurnal harian, Buku Besar, Jurnal Harian, Neraca dll

Dari beberapa prosesi tersebut maka muncul beberapa permasalahan sebagaimana

disebutkan pada Bab I diatas. Untuk itulah, kami dari IT mencoba menguraikan Bab
Permasalahan tersebut, sehingga bisa timbul langkah-langkah yang mesti dilakukan agar
informasi keuangan sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak keuangan, yang
dalam hal ini diwakili oleh Manajer Keuangan, dan Manajer Perencanaan Keuangan.
Uraian mengenai langkah-langkah perbaikan akan dijabarkan dalam Bab selanjutnya.

Bab III : Perbaikan dan Dokumentasi

A. Perbaikan
Langkah-langkah perbaikan berdasarkan pada Analisa Sistem Berjalan saat ini. Yaitu
sumber data dan informasi pada saat di klik atau dilakukan cheklist di aplikasi Keuangan.
Adapun yang dapat kami simpulkan yaitu diantaranya sebagai berikut :
1. Update Aplikasi di Billing Kasir baik Rawat Jalan dan Rawat Inap
Adapun update pada aplikasi dilakukan pada form sebagai berikut
a. Form bayar3, textrekmed pada event keypress
b. Form faktur2, txtregrs dan text12 pada event keypress
c. Data environment untuk tabel kelompok
2. Update Aplikasi di Farmasi, modul Retur Obat.
a. Form jual, text9 dan text20 event keypress
b. Form retur, txtrekmed event keypress dan perintah simpan
3. Update Aplikasi Keuangan, modul penerimaan kuitansi (Transaksi-Biling RSIK-dst)
a. Pada form bilkuiranap
4. Membuat modul baru di Kasir, yaitu aplikasi pelunasan piutang
a. Aplikasi baru
5. Update database,
a. Menambah tabel baru, menambah field atau kolom baru
i. Menambah field rekening_inap pada tabel kelompok
ii. Menambah field rek_bayar dan pusat pada tabel bayar

3
 iii. Menambah field rek_bayar dan pusat pada tabel retur
iv. Menambah field piutang dan flag_lunas pada tabel biaya
b. Update store prosedur database
i. Up_bilkuiranap
ii. Gl_bilkuirajal
iii. Gl_bilkuiranap
iv. Isi_biaya
v. Sel_rgs
vi. Fak_retur_rajal
c. Update akun perkiraan pada database keuangan
i. Perubahan akun pendapatan untuk rawat inap dan rawat jalan
ii. Perubahan akun untuk piutang rawat inap dan rawat jalan

B. Dokumentasi (perubahan dijelaskan dengan warna)

1. Kasir Rawat Jalan  bayar3.scx
sqlexec(nregis ,"{call fak_retur_rajal (?thisform.txtrekmed.value)}","coRET")
if reccount() <> 0
select kd_rekmed,sum(total) as tin,KD_RETUR;
from coRET group by kd_RETUR into cursor conRET
sele conRET
go top
do while ! eof()
sele tarif
append blank
repl tarif.nama_medik with "Retur OBAT Rawat Jalan"
*repl tarif.hrg_RETUR with conRET.tin
repl tarif.hrg_DOKTER with 0
repl tarif.hrg_TINDAK with conRET.tin
*repl tarif.rekening with conret.rekening
*repl tarif.pusat with conret.pusat
repl tarif.rekening with '415.01.001'

4
 repl tarif.pusat with '2.2.03.100'
sele conret
skip
enddo
sele conret
use
endif

2. Kasir Rawat Inap  faktur2.scx

sqlexec(nregis,"{call pasien_inap (?txt4)}","conrgs")
if reccount()<>0
if out = "T"
= messagebox("Pasien sudah pulang",16,"Perhatian...")
thisform.text12.value=""
thisform.txtnama.value=""
thisform.txtalamat.value=""
thisform.txtrekmed.value =""
return 0
else
thisform.txtregrs.visible = .t.
thisform.txtregrs.enabled = .f.
thisform.txtregrs.value = txt4
thisform.text9.visible = .f.
thisform.text11.visible = .f.
thisform.text12.visible = .f.
thisform.txtnama.value = conrgs.nama
thisform.txtalamat.value = conrgs.alamat
thisform.txtrekmed.value = conrgs.kd_rekmed
thisform.text1.value = conrgs.nama_kelpk
thisform.text8.value=conrgs.nama_ruang
thisform.text10.value = conrgs.kd_kelpk

5
 kelo = conrgs.kd_kelpk
rua = conrgs.kd_ruang
rekru = conrgs.rekening
pusru = conrgs.pusat
rekelp = conrgs.rekkel
endif
else
= messagebox("No.Registrasi tidak ada",16,"Perhatian...")
thisform.text12.value=""
thisform.txtnama.value=""
thisform.txtalamat.value=""
thisform.txtrekmed.value =""
return 0
endif
endif

3. Data Environtment tabel kelompok labor.scx

4. Form jual.scx aplikasi farmasi Penjualan Farmasi distribusi

if left(thisform.text2.value,2)='RI'
id5 = '415.01.002'

6
 else
if left(thisform.text2.value,2)='RJ'
id5 = '415.01.001'
else
if left(thisform.text2.value,2)='IF'
id5 = '415.01.002'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='JF'
id5 = '415.01.001'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='LN'
id5 = '415.01.001'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='JG'
id5 = '415.01.001'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='IG'
id5 = '415.01.002'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='LK'
id5 = '415.01.001'
ELSE
if left(thisform.text2.value,2)='OK'
id5 = '415.01.002'

5. form retur.scx aplikasi farmasi retur farmasi distribusi

if left(thisform.tkode.value,2)='IB' then
id5 = '415.01.002'
id55='2.2.03.100'
else
if left(thisform.tkode.value,2)='JB' then

7
id5 = '415.01.001'
id55='2.2.03.100'
else
if left(thisform.tkode.value,2)='RF' then
id5 = '415.01.002'
id55='2.2.03.100'
ELSE
if left(thisform.tkode.value,2)='RN' then
id5 = '415.01.001'
id55='2.2.03.100'
ELSE
If left(thisform.tkode.value,2)='RL' then
id5 = '415.01.001'
id55='2.2.03.100'
ELSE
if left(thisform.tkode.value,2)='RB' then
id5 = '415.01.001'
id55='2.2.03.100'
ELSE
if left(thisform.tkode.value,2)='RG' then
id5 = '415.01.002'
id55='2.2.03.100'
ELSE
if left(thisform.tkode.value,2)='OK' then
id5 = '415.01.002'
id55='2.2.03.100'
endif
Endif
endif
Endif
Endif

8
 endf
endif
endif

6. Billing keuangan
do kode_ir.prg
sele setor
go top
do while ! eof()
if setor.no <> 1 and setor.cek = 1
wait window "Sedang dalam proses..." nowait
s1 = setor.tanggal
s2 = setor.kd_perk
s3 = setor.nilai
s4 = thisform.text1.value
s5 = setor.asis1
s6 = setor.bulan
*tambahan
s7=setor.rekening
sqlexec(ir,"{call up_bilkuiranap(?s1,?s2,?s3,?s4,?s5,?s6,?s7)}")
sqlexec(ir,"{call up_bilkuiranap2018(?s3,?s4,?s1,?s2)}")
endif
sele setor
skip
enddo
sele setor
set dele on
delete all
thisform.text1.setfocus
thisform.refresh

9
7. Aplikasi Baru Piutang
a. Login

b. Menu

c. Pelunasan Piutang Rawat Inap atau Rawat Jalan

10
 d. Pembayaran

8. Store procedure
a. Bil_kuiranap
select a.tg_kwi,a.kd_kwi,b.nama,a.kd_kwicetak,a.kd_regrs,
isnull(sum(a.jumlah+ a.adm+ a.meterai- a.disc1- a.u_muka- a.b_askes-
a.jumkredit),0) as jumlah,a.setor ,a.rek_bayar
from rskendal.dbo.biaya as a
inner join rskendal.dbo.rgs as b on b.kd_rekmed=a.kd_rekmed
where a.tg_kwi >=@tg1 and a.tg_kwi <=@tg2
group by a.tg_kwi
,a.kd_kwi,b.nama,a.kd_kwicetak,a.setor,a.kd_regrs,a.rek_bayar
order by a.tg_kwi

11
b. Gl_bilkuirajal
select
tgl_setor,kd_kwi,nm_pasien,kd_tindakan,isnull(sum(hrg_dokter+hrg_rs),0) +
isnull(sum(c.total),0) as jumlah,setor,
rekening,a.rek_bayar,b.nm_perk,a.pusat
from rskendal.dbo.bayarpoli as a
left join perkiraan as b on b.kd_perk=a.rekening
left join rskendal.dbo.retur as c on c.rek_bayar=a.rekening
where tgl_setor >=@tg1 and tgl_setor <=@tg2 and setor='Ya'
group by tgl_setor,kd_kwi,nm_pasien,kd_tindakan,setor,rekening,a.rek_bayar,
b.nm_perk,a.pusat,c.total
order by tgl_setor

c. Gl_bilkuirajal2018
select a.tgl_setor,a.kd_kwi,isnull(sum(a.hrg_tindak),0) as
jumlah,a.rek_bayar,b.nm_perk
from rskendal.dbo.bayar as a
left join perkiraan as b on b.kd_perk=a.rek_bayar
where tgl_setor >='2018-06-13' and tgl_setor <='2018-06-14' and
nm_perk<>'' and kd_kwicetak<>'Cash'
group by tgl_setor,kd_kwi,rek_bayar,nm_perk
order by tgl_setor

d. Gl_bilkuirajal2018
update rskendal.dbo.biaya
set setor = @s3,tgl_setor=@s4
where tg_kwi=@s1 and kd_kwi=@s2

if @s6 = 'Cash'
begin
update rskendal.dbo.labor set dibayarkan = @s3,tgl_dibayarkan=@s4 where
kd_regrs=@s5
update rskendal.dbo.radio set dibayarkan = @s3,tgl_dibayarkan=@s4 where
kd_regrs=@s5
update rskendal.dbo.ok set dibayarkan = @s3,tgl_dibayarkan=@s4 where
kd_regrs=@s5
update rskendal.dbo.inap set dibayarkan = @s3,tgl_dibayarkan=@s4 where
kd_regrs=@s5

12
 update rskendal.dbo.poli set dibayarkan = @s3,tgl_dibayarkan=@s4 where
kd_regrs=@s5
end

update rskendal.dbo.bayar
set setor = @s3,Tgl_setor=@s4
where tg_tindak=@s1 and kd_kwi=@s2

e. Fak_retur_rajal
select * from retur
where tg_tindak>='2018-01-01' AND kd_rekmed = @kd and bayar='B' and
left(kd_retur,2) not IN('IB','RF','RG')
order by tg_tindak

9. Perubahan nama Akun

a. Pelunasan piutang rawat jalan, 114.01
b. Pelunasan piutang rawat inap, 114.02
c. Pendapatan poliklinik rawat jalan umum, 414.01
d. Pendapatan poliklinik rawat jalan spesialis, 414.02
e. Pendapatan farmasi rawat jalan, 415.01.001
f. Pendapatan farmasi rawat inap, 415.01.002

Bab IV: Tahapan Uji Coba

Time Table Prototype, dilakukan pihak IT dan Manajer Keuangan

Waktu Pengerjaan : 20 April 2018 s/d 20 Juli 2018
Waktu Selesai : 9 Juni 2018
Instalasi : 10 Juni 2018 – 14 Juni 2018
Trial and Error : 14 Juni 2018 – 20 Juli 2018

13
Bab V : Penutupan Kasus

Berdasarkan pada tahap proses ujicoba, maka kami simpulkan bahwa perbaikan sistem keuangan
telah selesai dilakukan tanggal sampai batas waktu 3 bulan, 20 Juli 2018.

Demikian laporan perbaikan sistem ini kami sampaikan, semoga bermanfaat bagi Rumah Sakit
Islam Kendal. Adapun dalam pelaksanaannya timbul biaya pengembangan sebagaimana yang
tertuang dalam surat tugas adalah sebagai berikut
1. Biaya Analisa dan Konsultasi Sistem, Rp. 1.500.000, -
2. Biaya perancangan dan coding programer, Rp. 1.500.000, -
3. Biaya lembur, Rp. 1.500.000, -
4. Biaya Instalasi dan pelatihan, Rp. 1.500.000, -
5. Biaya akomodasi selama pengerjaan, Rp. 1.500.000, -
Sehingga total biaya yang harus dikeluarkan selama pengerjaan sistem adalah sebesar Rp.
7.500.000,- (Tujuh Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)

Disetujui oleh Tim Perbaikan Sistem Informasi Keuangan :

Kendal, 20 Juli 2018

Manajer Pengembangan,
Manajer Keuangan Kepala Seksi IT
Perencanaan dan Anggaran

Anang Wicaksono, SE Sutanti Murti H, S.Sos,M.Kes Hendra Setyawan,S.Kom

14