File PDF

UNIVERSITAS INDONESIA
PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM
MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS
PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA
SKRIPSI
AISYA KHOIRUNNISA
0606090234
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA
PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM
MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS
PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Humaniora
AISYA KHOIRUNNISA
0606090234
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena

atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan
Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia ini dengan baik. Skripsi ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Humaniora Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia. Saya
menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa
perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit bagi saya untuk
menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih yang
sedalam-dalamnya atas segala dukungan, semangat, bantuan, dan doa yang telah
diberikan selama ini kepada:
1. Ibu Anon Mirmani, MIM. Arc./Rec. selaku dosen pembimbing skripsi
sekaligus pembimbing akademik saya, yang telah memberikan
pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan skripsi ini.
2. Ibu Nina Mayesti, M.Hum. dan Bapak Ari Nugraha, M.TI., selaku
pembaca skripsi, yang telah memberikan saran dan masukan untuk
menghasilkan karya yang lebih baik lagi.
3. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Ilmu Perpustakaan. Terimakasih atas ilmu
berharga yang telah diberikan selama ini, semoga Allah senantiasa
membalas semua ilmu bermanfaat yang Bapak dan Ibu berikan.
4. Pihak Kantor Bank Indonesia khususnya ibu Indun Nusantari selaku
manajer pelaksana arsip yang telah mengizinkan saya melakukan
penelitian di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan Mba Mawarita,
Bapak Tri Arso Purnomo serta semua staf yang telah membantu saya
dalam proses pengumpulan data penelitian.
5. Ayah H. Achmad Kosasih, Mamah Hj. Rosyidah, atas semua do’a, kasih
sayang, kepercayaan, dan dukungan materil yang tak henti-hentinya.
Semoga Ayah dan Mamah selalu diberikan yang terbaik dari Allah SWT.
6. Adik saya, Ari Alfian dan Syafrina Raudha serta kakek, nenek, dan
keluarga besar yang selalu mendoakan penulis.
v Universitas Indonesia

7. Sahabat-sahabat SMA yang sampai saat ini masih memberikan saya
motivasi serta doa yang membuat saya lebih kuat dalam menghadapi
hambatan-hambatan selama proses penulisan skripsi. Terima kasih alm
Fira, Uut, Adit, Evi, Noki, Tika, Feby, Dian, Mia, Farah, Happy, Icha serta
teman-teman SD, SMP dan SMA saya.
8. Seluruh sahabat di FIB, Adit, Erly, Thian, Rani, Irvan, Dwi, Arini, Lia,
Ade, Anggi, Ibnu, Hera, serta teman dan rekan di JIP UI 2006 atas
kebersamaan dan kenangan yang membangkitkan semangat saya dalam
setiap langkah saya, terima kasih!
9. Senior-senior dan junior-junior JIP UI yang banyak memberikan bantuan
berharga mengenai skripsi, terima kasih!
10. Keluarga besar Mapala UI, Ira, Fariska, disa, Menwa, Sheila, Fikri,
Maliyan, Ridung, yang sudah memberikan semangat dalam penulisan
skripsi, terima kasih!
11. Keluarga besar FISIP UI, Bisnis Indonesia, dan Prudential yang sudah
memberikan dukungan dan doa, terima kasih!
12. Bang Yan, teman baik sekaligus kakak yang selalu memberikan
semangatnya dalam penulisan skripsi ini, terima kasih!
13. Semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas
segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skripsi ini membawa
manfaat bagi pengembangan ilmu.
Depok, 29 Juni 2012
Aisya Khoirunnisa
vi Universitas Indonesia

ABSTRAK
Nama : Aisya Khoirunnisa

NPM : 0606090234
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Judul : Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif
Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod:
Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
Skripsi ini berfokus pada penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam
recordkeeping system berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Sentral
Khazanah Arsip Bank Indonesia. Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi
sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem
manajemen rekod. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan
metode studi kasus. Adapun penerapan sistem otomasi manajemen rekod tersebut
dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori
Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi,
persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis
rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem
otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod.
Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod belum
dikembangkan dengan optimal sesuai dengan persyaratan yang ada.
Kata kunci:
Sistem otomasi manajemen rekod, persyaratan sistem manajemen rekod,
manajemen rekod, recordkeeping system
viii Universitas Indonesia

ABSTRACT
Name : Aisya Khoirunnisa

Student Number : 0606090234
Study Programs : Library Science
Title : Implementation of Automated Inactive Records Management
System by Records Management System Requirements: Case
Study at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
This study focuses on discussion about the implementation an automated inactive

records management system in recordkeeping system by records management
system requirements at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. The purpose of
this research is to identify the implementation of automated inactive records
management system that was complied requirements of records management
system. This research applied qualitative research with case study method. The
implementation of automated inactive records management system was analyzed
based on the Kennedy’s theory of records management system requirements
which covers: functional requirements, technical requirements, integration
requirements, user/operator support requirements, requirement to manage
different record types. The result from this research is the evaluation of
implementation an inactive records management system by records management
system requirements. The result of this research shows that the development
automated inactive records management system wasn’t yet optimal in accordance
with existing standards.
Keywords:
Automated records management system, records management system
requirements, records management, recordkeeping system
ix Universitas Indonesia

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .............................................. iii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iv
KATA PENGANTAR ...................................................................................... v
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ......................... vii
ABSTRAK ........................................................................................................ viii
ABSTRACT ...................................................................................................... ix
DAFTAR ISI ..................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii
DAFTARA TABEL ........................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiv
1. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar belakang ....................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah .............................................................................. 5
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................... 5
1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................. 6
1.5 Batasan Penelitian ................................................................................. 6
1.6 Metode Penelitian .................................................................................. 6
1.7 Kerangka Pemikiran .............................................................................. 7
2. TINJAUAN LITERATUR ........................................................................ 8

2.1 Rekod .................................................................................................... 8
2.2 Pusat Rekod ........................................................................................... 11
2.3 Manajemen Rekod ................................................................................ 13
2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif ........................................................... 15
2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod ........... 18
2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod ...................................................... 20
2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod ................................................. 24
2.5.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 25
2.5.1.1 Registrasi .......................................................................... 26
2.5.1.2 Akses ................................................................................ 30
2.5.1.3 Pelacakan ......................................................................... 32
2.5.1.4 Penyusutan ....................................................................... 33
2.5.1.5 Pelaporan dan statistik ..................................................... 34
2.5.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 35
2.5.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 36
2.5.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 36
2.5.5 Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod ................... 36
3. METODE PENELITIAN .......................................................................... 38

3.1 Jenis Penelitian ...................................................................................... 38
3.2 Metode Penelitian .................................................................................. 39
x Universitas Indonesia

3.3 Subjek dan Objek Penelitian ................................................................. 39
3.4 Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................ 40
3.5 Metode Pengumpulan Data ................................................................... 40
3.6 Metode Analisis Data ............................................................................ 44
3.7 Keabsahan Data ..................................................................................... 45
4. PEMBAHASAN .......................................................................................... 47
4.1 Profil Organisasi Bank Indonesia ......................................................... 47
4.1.1 Sejarah dan Profil Organisasi Bank Indonesia ............................ 47
4.1.2 Profil Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ........................... 48
4.1.3 Struktur Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ..... 52
4.2 Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia ............................ 52
4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .............. 52
4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .......... 53
4.2.3 Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip ........... 53
4.3 Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod .................... 54
4.3.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 54
4.3.1.1 Registrasi ........................................................................... 54
4.3.1.2 Akses ................................................................................ 59
4.3.1.3 Pelacakan ......................................................................... 63
4.3.1.4 Penyusutan ....................................................................... 67
4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik ..................................................... 69
4.3.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 70
4.3.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 72
4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 74
4.3.5 Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod ...................... 74
5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 77

5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 77
5.2 Saran ...................................................................................................... 79
DAFTAR REFERENSI .................................................................................... 80
xi

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran .................................................................... 7

Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di BISASKA .. 55
Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di BISASKA ......... 56
Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA ........................................ 62
Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA ................. 63
Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA ...................................... 66
xii

DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi ................................. 56
xiii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia

Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia
Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip
Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia
Lampiran 5: Pedoman content analysis
Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)
Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK)
Lampiran 8: Form Entry DAP
Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip
Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip
Lampiran 11: Kartu Pinjam Arsip (KPA)
Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA
Lampiran 13: Halaman registrasi 1
Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi
Lampiran 16: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 1
Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod
Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod
Lampiran 20: 26 Elemen Data Deskripsi (ISAD (G)
xiv

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Pesatnya pemanfaatan teknologi informasi secara luas merupakan
kebutuhan mutlak dalam menjalankan kegiatan operasional organisasi diberbagai
bidang saat ini. Teknologi informasi mencakup perangkat keras dan perangkat
lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemprosesan data seperti
menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau
menampilkan data (Kadir, 2003:13). Keberadaan teknologi informasi dalam
organisasi bertujuan agar organisasi mampu bertahan dalam era persaingan bebas
dan meningkatkan daya saing. Teknologi informasi tidak hanya menawarkan
kemudahan dan kecepatan dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi,
tetapi juga mampu menciptakan kinerja yang efektif dan efisien disertai
ketepatan.Teknologi informasi berperan penting dalam rangka mendukung
keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Menyadari hal tersebut,
saat initelah banyak unit kearsipan yang kegiatannya ditunjang dengan teknologi
informasi. Hal tersebut merupakan solusi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh
University of California di Berkeley yang menyatakan bahwa di seluruh dunia,
lebih dari 7,5 milyar dokumen kantor diciptakan setiap tahun. Pertumbuhan
volume dokumen dan rekod yang menakjubkan sehingga sangat diperlukan
penerapan teknologi informasi untuk mendukung dan mempermudah pengelolaan
rekod tersebut.Penelitian lain yang dilakukan oleh Blaylock (2005) menunjukkan
bahwa pegawai administrasi menghabiskan kurang lebih 500 jam per tahun untuk
mencari rekod yang diperlukan (Sukoco, 2007:111).Berdasarkan hal tersebut,
tuntutan akan kecepatan arus informasi dan efektivitas aktivitas bisnis oganisasi
mendesak organisasi untuk memanfaatkan perkembangan teknologi informasi
dalam melaksanakan fungsinya secara komputerisasi.
Penerapan teknologi informasi dalam manajemen rekod
diimplementasikan dalam suatu sistem otomasi manajemen rekod. Sistem otomasi
manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk
mendukung pengimplementasian penataan rekod yang merupakan bagian integral
1 Universitas Indonesia

2
dalam pelaksanaan pengawasan rekod (Kennedy, 1994:167). Pada

perkembangannya, sistem otomasi manajemen rekod dapat sebagai bagian dari
sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan. Tujuan penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti
transaksi bisnis organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod
tersebut secara sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam
mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang
dapat mengelola seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada,
baik tekstual maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang
memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua bentuk
rekod.
Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola
aktivitas bisnisnya dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap
organisasi tersebut. Beberapa organisasi mengimplementasikan satu sistem
otomasi yang dapat mengelola semua aktivitas bisnisnya, juga membangun
hubungan dengan beragam perangkat lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-
capture dan menyimpan rekod transaksi bisnis. Organisasi lainnya
mengimplementasikan perangkat lunak manajemen rekod yang dapat melakukan
antar muka (interface) dengan sistem pencitraan (imaging) yang menyimpan
rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen rekod dapat secara substansial
mengurangi keterlibatan pegawai dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas
dalam mengelola rekod suatu organisasi.
Bidang teknologi informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem
otomasi manajemen rekod meliputi segala kegiatan registrasi, klasifikasi dan
pengindeksan, penciptaan, penyimpanan, pengelolaan, registrasi, penyusutan,
akses, temu-kembali, pelacakan penggunaan rekod-rekod tersebut dan mengontrol
siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut, pelaporan, dan lain
sebagainya. Sistem otomasi manajemen rekod hadir sebagai otomatisasi aktivitas
bisnis yang ada dalam penataan rekod, sehingga meringankan beban arsiparis atau
pengelola arsip. Oleh karena itu, teknologi informasi memegang peranan yang
penting di dalam penataan rekod karena memungkinkan pekerjaan-pekerjaan
dapat diselesaikan dengan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efisien.
Universitas Indonesia

3
Dalam melakukan pengelolaan rekod memerlukan sarana yang dikenal

dengan pusat rekod. Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang
biasanya dirancang untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif
dengan biaya rendah dan memiliki daya tampung yang besar.Penelitian ini
mengambil lokasi pada pusat rekod Bank Indonesia yang dikenal sebagai Sentral
Khazanah Arsip (SKA)Bank Indonesia.Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
mengemban tugas mulai dari menerima, menyimpan dan mengelola rekod inaktif
dan arsip statis yang berasal dari setiap satuan kerja.Hal ini selaras dengan yang
dikemukakan Penn mengenai layanan yang diberikan pusat rekod mencakup
penerimaan sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian
mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang dibutuhkan,
mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang
dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah
ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya,
menyiapkan laporan(1994: 246).
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memiliki visi menjadi pusat
pengelola arsip Bank Indonesia yang kompeten dan dapat dipercaya serta
memenuhi standar internasional. Berdasarkan hal tersebut, keberadaan teknologi
informasi dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dinilai sangat penting
dalam mencapai tujuan tersebut. Disamping itu,SKA juga mulai merasakan
kesulitan dalam penataan rekod, terutama dalam hal temu kembali rekod yang
volumenya terus meningkat seiring aktivitas bisnis yang dijalankan.Oleh
karenanya,penerapan teknologi informasi dalam penataan rekod (recordkeeping
system) diaplikasikan melalui sistem otomasi manajemen rekod.
Sentral Khazanah Arsip mulai membangun sistem otomasi manajemen
rekod yaitu BISASKA (Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah
Arsip).BISASKA pada tahun 2003 dan baru dapat dioperasikan mulai tahun
2005dalam menunjang beberapa aktivitas bisnisnya.Sistem otomasi manajemen
rekod BISASKA menyatu dengan jaringan intranet organisasi sehingga semua staf
(user) di lingkungan Bank Indonesia dapat mengakses BISASKA untuk temu
kembali rekod yang dibutuhkan. Namun demikian, BISASKA yang diterapkan
saat ini belum pernah dikembangkan lagi dan dalam waktu dekat ini akan

4
dilakukan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan

standar yang berlaku.
Berdasarkan sebuah penelitian menyebutkan bahwa organisasi
memerlukan sistem penataan rekod (recordkeeping system) agar proses penataan
rekodnya dapat menjadi suatu sistem yang teratur. Hasil dari penelitiannya
menyatakan bahwa pengimplementasian sistem otomasi manajemen rekod yang
memenuhi persyaratan sebagai suatu sistem manajemen rekod dapat
meningkatkan efisiensi kegiatan pengelolaan rekod guna memenuhi fungsi
pembuktian, informasi dan memori organisasi serta meningkatkan kecepatan dan
ketepatan penemuan kembali informasi (Mayesti, 2003:94).Sebagai sebuah
organisasi yang berorientasi international, maka sudah selayaknya penerapan
sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia pun
harus mengacu pada standar yang sudah berlaku secara internasional. Menurut
Gingrande dalam artikelnya yang berjudul Introduction to Document
managementmengemukakan bahwa sistem otomasi manajemen rekod merupakan
suatu sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat penciptaan, penyimpanan,
temu balik, pengorganisasian dan pengaturan alur rekod dalam format elektronik
(Gingrande, 2003:1).
Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan
yang harus dipenuhi. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Bearman
(1994:3) bahwa terdapat persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh suatu
sistem informasi untuk dapat dikategorikan sebagai sistem penataan rekod.
Penerapan sistem otomasi manajemen rekod harus memenuhi persyaratan sistem
manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional dan persyaratan-persyaratan
pendukung lainnya. Persyaratan fungsional dalam sistem manajemen rekod
menurut Kennedy (1998:200) mencakup persyaratan-persyaratan yang ditetapkan
pada sistem secara umum dan juga yang secara khusus untuk lingkungan tertentu.
Persyaratan fungsional rekod digunakan untuk secara konsisten dapat dijadikan
pedoman dalam sistem pengelolaan rekod agar setiap rekod yang berhubungan
dengan kegiatan dan transaksi bisnis sesuai dengan standar yang ada. Sedangkan
persyaratan pendukung selain persyaratan fungsional meliputi, persyaratan teknis,

5
persyaratan integrasi, persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod,

persyaratan kebutuhan pemakai(Kennedy, 1998:199).
Persyaratan sistem manajemen rekod dibutuhkan dalam sistem otomasi
agar sistem dapat berfungsi sebagai sistem otomasi yang memenuhi standar
sehingga mampu memenuhi tujuan organisasi. Persyaratan-persyaratan tersebut
dapat menjadi tolak ukur keberhasilan penerapan sistem otomasi manajemen
rekod sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk membantu manajer rekod
dalam melakukan proses review, pengevaluasian dan pengembangan perangkat
lunak penataan rekod. Oleh karenanya, Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA yang sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar agar dapat
berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan
memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas bisnisnya
sebagai sebuah organisasi.
1.2 Perumusan Masalah

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sudah tujuh tahun menerapkan
Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA), yaitu sejak
tahun 2005. Namun, selama ini BISASKA belum pernah dilakukan evaluasi untuk
pengembangan sistem lebih lanjut guna optimalisasi fungsi sistem otomasi
manajemen rekod.Untuk itu, peneliti ingin mengetahui apakah Bank Indonesia
Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip telah memenuhi persyaratan sistem
manajemen rekod.Berdasarkan uraian diatas, maka pertanyaan penelitian yang
harus dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimanapenerapan Bank Indonesia
Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)berdasarkan persyaratan
sistem manajemen rekod?
1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka
tujuandaripenelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kesesuaian penerapan Bank
Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) terhadap
persyaratan sistem manajemen rekod.

6
1.4 Manfaat Penelitian

Terdapat dua manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini, yaitu manfaat
akademis dan manfaat praktis.
1.4.1 Manfaat Akademis

Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan serta menambah
khazanah pengetahuan tentang ilmu kearsipan modern dengan topik sistem
otomasi manajemen rekodberdasarkan persyaratan fungsional sistem manajemen
rekod.
1.4.2 Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapatmemberikan bahan pertimbangan manajer
rekod dalam melakukan pengembangan sistem manajemen rekod khususnya
penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang tepat bagi organisasinya.
Membantu mengoptimalisasi sistem otomasi manajemen rekod yang sudah ada.
Selain itu, penelitian mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod ini
dapat dijadikan strategi atau referensi yang tepat untuk mengevaluasi kelayakan
sistem otomasi manajemen rekod dalam sistem manajemen rekod, sehingga
menjadi bahan masukan yang objektif dalam pengambilan keputusan bagi
manajemen Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia untuk meningkatkan kualitas
sistem otomasi manajemen rekodagar berfungsi lebih optimal.
1.5 Batasan Penelitian

Batasan penelitian ini terfokus pada persyaratan fungsional sistem
manajemen rekoddalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod inaktif.
Cakupan persyaratan fungsional yang disesuaikan dengan lingkup kegiatan di
Sentral Khazanah Arsip, yaitu registrasi, akses, pelacakan, penyusutan, pelaporan.
1.6 Metode Penelitian

Penelitian ini akan menggunakan metode penelitian kualitatif dengan
pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara
observasi, wawancara dan studi dokumen. Subjek dalam penelitian ini adalah
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sedangkan objek penelitian ini adalah

7
penerapan sistem otomasi manajemen rekod pada Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia.
1.7 Kerangka Pemikiran

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan pusat rekod yang
berfungsi untuk menunjang visi dan misi Bank Indonesia. Sistem otomasi
manajemen rekod hadir sebagai sarana penataan rekod secara otomasi. Sistem
tersebut dapat berfungsi dengan optimal apabila telah memenuhi persyaratan
sistem manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional, teknis, integrasi,
pendukung pemakai, dan mengelola berbagai jenis rekod. Sentral Khazanah Arsip
Bank Indonesia perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA
yang sesuai dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar
agar dapat berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian,
informasi dan memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas
bisnisnya sebagai sebuah organisasi.
Pusat Rekod
(Sentral Khazanah
Arsip Bank Indonesia)
Persyaratan Fungsional
Persyaratan Teknis
Persyaratan Sistem Otomasi Persyaratan Integrasi
Sistem Manajemen Rekod
Manajemen Persyaratan Pendukung
(BISASKA)
Rekod Pemakai
Persyaratan Mengelola
Berbagai Jenis Rekod
Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran

Sumber: Diolah oleh Peneliti

BAB 2
TINJAUAN LITERATUR
Tinjauan literatur menjadi sangat penting dalam penelitian ini karena

digunakan sebagai dasar pijakan. Dalam bab ini akan diuraikan tentang teori yang
terkait dan menjadi landasan teori untuk menjelaskan permasalahan dan analisis
data dalam penelitian ini, serta mendukung dan memperkuat kajian yang akan
dilakukan.
2.1 Rekod
Istilah rekod diambil dari kata record yang berasal dari bahasa, sedangkan,
dalam bahasa Indonesia rekod biasa dikenal sebagai arsip dinamis. Hal ini sesuai
dengan konteks Anglo-Saxon yang memisahkan antara records (arsip dinamis)
dan archives (arsip statis). Maka untuk selanjutnya penggunaan istilah rekod
dalam penelitian ini merupakan istilah lain dari arsip dinamis (arsip aktif dan
inaktif). Dalam The Australia Standard AS 4390-1996 menjelaskan bahwa rekod
sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem
komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi atau perorangan
dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan dan disimpan
sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5). Kennedy
menegaskan kembali bahwa aspek penting dari definisi tersebut mengacu kepada
penjelasan mengenai mengapa rekod diciptakan dan mengapa rekod disimpan.
Rekod diciptakan untuk menunjang aktivitas bisnis dan rekod disimpan sebagai
bukti aktivitas tersebut (Kennedy, 1998:5). Definisi diatas lebih ditekankan pada
bukti atas aktivitas bisnis dan proses transaksi yang menyebabkan rekod tersebut
tercipta.
Definisi lain menurut ISO 15489-1 (2001) bahwa rekod adalah informasi
yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti dan informasi oleh sebuah
organisasi atau perorangan, menurut obligasi legal atau di dalam transaksi bisnis
(ISO 15489-1:2001:3). Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan menyatakan bahwa rekod adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu

9
tertentu. Sulistyo-Basuki (2003:6) menambahkan bahwa rekod adalah informasi

terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk menjalankan
kegiatannya disebut rekod. Dengan demikian rekod merupakan hasil dari aktivitas
bisnis yang masih berguna untuk menunjang pelaksanaan dan sebagai bukti
aktivitas bisnis tersebut.
Agar rekod yang tercipta dari hasil aktivitas bisnis organisasi dapat
dimanfaatkan secara optimal sebagai bukti aktivitas organisasi maka rekod yang
diciptakan harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Berdasarkan ISO 15489-1
(2001:7) rekod harus mengukuti 3 hal:
a. Struktur, format rekod mempunyai hubungan antar elemen dengan
kandungannya
b. Konteks, isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam
rekod.
c. Berhubungan diantara dokumen lainnya.
Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain
seperti:
a. Kertas, mikrofilm, atau elektronik
b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto dan lain-lain.
c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, citra
digital.
d. Audio atau video.
e. Dokumen tulisan tangan
f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang
sangat berstruktur seperti formulir (Kennedy, 1998:5).
Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim
digunakan meliputi:
a. Rekod administratif merupakan rekod yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi dan manajemen organisasi sehari-hari, meliputi dokumentasi
prosedur, formulir dan korespondensi. Contoh: pedoman staf, roster, buku
log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.

10
b. Rekod akuntansi meliputi laporan, formulir dan surat menyurat yang

berkaitan dengan keuangan. Contohnya invoice, arsip rekening bank,
laporan pembayaran nasabah.
c. Rekod proyek, meliputi surat menyurat, catatan, dokumentasi
pengembangan produk dan lain-lain yang berkaitan dengan proyek
tertentu.
d. Berkas kasus, meliputi rekod klien, personalia, asuransi kontrak dan berkas
perkara hukum (Kennedy, 1998:6).
Rekod atau arsip dinamis dalam penggunaannya dibedakan menjadi dua,
yaitu:
a. Rekod aktif
Merupakan rekod yang diciptakan dan digunakan secara teratur untuk
bisnis yang sedang dilakukan suatu perusahaan serta dipelihara di tempat
asal rekod itu diciptakan atau diterima. Dengan kata lain rekod ini tingkat
penggunaannya masih tinggi dalam pelaksanaan kegiatan keseharian
organisasi.
b. Rekod inaktif
Merupakan rekod yang aktivitas penggunaannya sudah menurun dan
disimpan untuk memenuhi persyaratan retensi, karena itu rekod inaktif
pada umumnya disimpan di suatu tempat tertentu yang dikenal dengan
istilah pusat rekod (record center). Rekod inaktif merupakan rekod yang
tidak lagi diperlukan untuk kepentingan bisnis dan sudah waktunya
disusutkan. Rekod ini memiliki nilai berkesinambungan dan disimpan
untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensinya, setelah itu
berdasarkan nilai dan gunanya akan diputuskan apakah rekod tersebut
kemudian dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip (Sulistyo-
Basuki, 1999:21). Berdasarkan standar ICA, rekod inaktif adalah rekod
yang digunakan 5 atau 6 kali dalam satu tahun. Sedangkan berdasarkan
Mina John Son adalah rekod yang digunakan maksimal 15 kali dalam
setahun (Sumrahyadi, 2008).

11
Dalam penyusunan rekod yang disimpan terdapat beberapa prinsip yang

harus diperhatikan. Dua prinsip utama dalam penyusutan rekod yang telah biasa
digunakan, yaitu:
a. Prinsip provenance
Merupakan prinsip yang menyatakan bahwa suatu rekod dari badan
tertentu harus dijaga keutuhannya sebagaimana awal rekod tersebut
tercipta. Prinsip provenance mengacu pada tempat asal rekod tersebut
digunakan organisasi, kantor, individu yang membuat, menerima atau
menggunakan rekod dalam penggunaan bisnis. Dalam prinsip ini, rekod
unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai
kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan rekod sejenis dari unit
lain.
b. Prinsip Original Order
Merupakan penyusunan berkas rekod menurut susunan aslinya. Prinsip ini
melestarikan rekod dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan
yang digunakan pada kantor asal. Jadi, rekod yang diterima tetap
dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan
(Sulistyo-Basuki, 2003:335).
2.2 Pusat Rekod

Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang
untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif dengan biaya rendah
dan memiliki daya tampung yang besar. Pusat rekod dapat dibangun di
lingkugnan organisasi (inhouse/onsite facility) atau jauh dari lokasi organisasi
(offsite facility).
Secara umum layanan yang harus disediakan oleh pusat rekod tergantung
pada sumber-sumber yang tersedia. Layanan yang diberikan meliputi penerimaan
sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian
mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang dibutuhkan,
mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang
dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah
ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya,

12
menyiapkan laporan dan mengirim tagihan pada klien. Dalam pelayanan

penyimpanannya terdapat tiga tingkatan layanan, yaitu:
a. Penyimpanan minimal (minimal storage)
Pusat rekod ini dikenal dengan istilah penyimpanan sementara
(intermediate repository), secara sederhana pusat rekod ini merupakan
tempat penyimpanan rekod selama masa tunggu untuk dinilai atau
dimusnahkan. Umumnya, tipe jasa ini tidak menyediakan indeks atau
daftar rekod yang ada, untuk itu biasanya hanya menggunakan catatan
pada saat rekod tersebut aktif. Pada boks penyimpanan biasanya hanya
dituliskan isi dan tanggal pemusnahan/penilaian.
b. Penyimpanan pengawasan inventaris standar (standar inventory
control storage)
Merupakan bentuk tradisional manajemen pusat rekod. Tujuannya adalah
bertanggung jawab terhadap seluruh rekod yang terakumulasi sepanjang
tahun dan biasanya disimpan dalam boks. Pengawasan inventaris dapat
dilakukan secara manual, terotomatisasi atau kombinasi keduanya yang
terpenting tujuannya tercapai.
Rekod diterima oleh pusat rekod kemudian diperiksa dan diolah lalu
ditempatkan di boks dan dijajarkan di rak. Oleh karenanya, pembuatan
label pada boks merupakan hal penting. Kode isi, kode pemilik, kode
lokasi memerlukan pengawasan dengan cermat. Penemuan kembali
informasi akan lebih mudah jika telah menggunakan sistem otomasi.
c. Penyimpanan layanan rujukan penuh (full reference storage)
Tipe ini menyediakan penyimpanan yang komprehensif dan layanan
rujukan bagi klliennya. Terdapat persyaratan yang rinci dan detail pada
saat menerima rekod untuk disimpan, seperti menyediakan formulir dan
bukti transfer, jadwal informasi dokumen yang memungkinkan pembuatan
daftar dan indeks, pemakaian boks yang mengikuti standar, dan jadwal
pengawasan rekod yang teliti. Pusat rekod ini juga memberikan layanan
rujukan penuh, termasuk peminjaman dan pengembalian rekod serta
reproduksi. Pusat rekod tipe ini umumnya memiliki kemampuan
komputerisasi yang tinggi dan menyediakan fasilitas penyimpanan untuk

13
beragam media rekod seperti, bahan kartografi, media grafis (foto, lukisan,
gambar teknik), rekaman suara, film, dan video, bentuk mikro, disket,
media optik, dan lain-lainnya (Penn, 1994:246).
Pada dasarnya, tujuan organisasi menyediakan dan mengelola pusat rekod
adalah untuk:
a. Mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penyimpanan, temu-kembali dan
pemusnahan rekod semi-aktif dan inaktif
b. Menjamin keamanan dari akses illegal dan kerusakan rekod
c. Melindungi rekod dari kerusakan akibat bencana alam seperti kebakaran,
banjir, gempa bumi dan sebagainya.
2.3 Manajemen Rekod

The Australian Standard AS 4390-1996 mendefinisian manajemen rekod
sebagai suatu disiplin ilmu dan fungsi organisasi yang mengelola rekod untuk
memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan
komunitas. Manajemen rekod terkait untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis
organisasi telah didokumentasikan secara tepat dengan merancang dan
mengimplementasikan seluruh sistem, prosedur dan layanan yang berhubungan.
Manajemen rekod merupakan hal penting dalam organisasi karena organisasi
mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang benar, sehingga informasi
selalu tersedia ketika diperlukan (Kennedy, 1998:8). Selanjutnya Doyle
menyatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang
berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem
administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahannya
menjadi arsip (Doyle dalam Mayesti, 2003:18).
Berdasarkan ISO 15489-1(2001:3) menyatakan bahwa manajemen rekod
merupakan bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam menciptakan
sistem kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan,
pengaturan, penggunaan dan pemusnahan rekod, termasuk proses pengkapturan
(capturing), penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas
bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod. Wallace (1992) juga sependapat bahwa
manajemen rekod “as the systematic control placed over life cycle of recorded

14
from creation to ultimate disposition or permanent storage of a record”. Dapat

diartikan sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup rekod, mulai dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan secara permanen.
Selaras dengan ISO 15489-1: 2001 dan Wallace, menjelaskan bahwa manajemen
rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten mencakup
keseluruhan daur hidup rekod. Definisi lain mengatakan bahwa manajemen rekod
adalah area manajemen administratif yang berkaitan dengan biaya dan efisiensi
dalam penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod organisasi
setelah melewati siklus hidup rekod (International Council of Archives).
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen rekod
merupakan bagian penting dalam organisasi untuk memastikan aktivitas bisnis
telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod (mulai dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan atau penyimpanan secara permanen)
melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling terkait.
Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke
informasi yang tepat ketika dibutuhkan. Disamping itu, manajemen rekod
mempengaruhi efisiensi terhadap anggaran penyimpanan dan pemeliharaan rekod.
Pentingnya keberadaan manajemen rekod dalam organisasi menurut
Kennedy (1998:8-9) adalah sebagai berikut:
a. Organisasi mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang tepat untuk
membantu pengambilan keputusan, tujuan operasional umum, sebagai
bukti kebijakan dan aktivitas, serta menunjang litigasi. Manajemen rekod
memastikan bahwa informasi yang tepat dapat diakses dan tersedia ketika
dibutuhkan.
b. Organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional dan etis untuk
menciptakan rekod tertentu; organisasi juga disyaratkan mempertahankan
rekod jenis tertentu untuk masa tertentu. Manajemen rekod memastikan
bahwa organisasi melaksanakan aturan tersebut.
c. Organisasi perlu melakukan pengawasan volume informasi yang
diciptakan dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomi,
setidaknya selama rekod kertas tersebut penting bagi organisasi—
penyimpanan dan pemeliharaan rekod kertas memerlukan ruangan

15
penyimpanan yang besar—namun juga untuk efisiensi operasional.

Mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan jika informasi
tersebut tersimpan sangat banyak pada informasi yang sudah usang.
Manajemen rekod mencakup pengawasan terhadap penyusutan rekod dan
pemisahan antara rekod aktif dan inaktif.
Robek (1987, 8) menambahkan tujuan manajemen rekod adalah sebagai
berikut:
a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan
untuk menjalankan organisasi secara efisien;
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin;
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah;
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau
pengguna rekod.
2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif

Manajemen rekod inaktif merupakan elemen dari program manajemen
rekod yang komprehensif. Cakupan manajemen rekod inaktif adalah memilih
fasilitas penyimpanan, mengembangkan prosedur untuk pmindahan rekod,
menentukan prosedur pemusnahan serta menetapkan peraturan dan
tanggungjawab dalam pengelolaan rekod inaktif (Kennedy, 1998:3). Sedangkan
berdasarkan Wallace (1992:4) menyatakan manajemen rekod inaktif adalah
bagian dari keseluruhan program manajemen rekod dan menjadi kelanjutan yang
tidak bisa dipisahkan dari manajemen rekod aktif. Adapun cakupannya meliputi
kegiatan pemindahan rekod inaktif dari unit kerja penciptanya ke pusat rekod,
penyimpanan rekod inaktif di pusat rekod dan penyusutan rekod inaktif yang telah
memasuki masa retensinya.
Kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan rekod inaktif di pusat rekod
adalah sebagai berikut:
a. Pemindahan rekod
Yaitu kegiatan untuk memindahkan rekod dari unit pengolah ke pusat
rekod. Kebijakan di lingkungan organisasi akan menentukan jenis rekod
seperti apa yang akan ditransfer ke pusat rekod. Organisasi harus memiliki

16
kebijakan dan prosedur dalam rangka mengolah rekod. Tahapan ini harus
dapat dipastikan akan adanya koordinasi yang baik antara unit kerja dan
pusat arsip. Pelaksanaan pemindahan rekod harus didokumentasikan
secara jelas dan dicatat seluruh perkembangannya. Persiapan pelaksanaan
pemindahan rekod secara umum adalah tanggung jawab dari pencipta
rekod. Persiapan tersebut meliputi tahapan prosedur sebagai berikut:
Menata rekod, rekod disusun dan dimasukkan ke dalam file, bundel
atau jilid untuk memudahkan temu kembali.
Melindungi fisik arsip, dalam hal ini harus dapat dipastikan bahwa
semua komponen rekod berada dalam folder yang aman. Pembatas,
straples atau klip yang menempel pada dokumen harus dilepaskan.
Mendeskripsikan rekod yang dipindahkan. Rekod yang akan
dipindahkan ke pusat rekod harus disertai oleh datar pemindahan
rekod atau dapat juga dideskripsikan dalam formulir pengadaan
rekod.
Sedangkan menurut Martono (1990:61) prosedur pemindahan rekod
inaktif ke pusat rekod (records centre) adalah sebagai berikut:
Rekod yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan.
Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar
sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang memindahkan,
judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik rekod,
jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
Rekod yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja
Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara
pemindahan rekod.
b. Penyimpanan rekod inaktif
Yaitu kegiatan untuk mengelola penyimpanan rekod inaktif sesuai dengan
masa retensinya serta memilih media penyimpanan yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Pengambilan keputusan untuk menerima sebuah
rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang
baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses dan

17
diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod
dapat dilihat berdasarkan format fisik, kegunaan dan nilai rekod tersebut.
Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan
yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan.
Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan
penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod,
kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif,
karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu
kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan dan keperluan
akses.
Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi,
penilaian terhadap fasilitas penyimpanan meliputi:
Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di
area yang tidak beresiko.
Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur
dan tingkat kelembaban yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari
bahaya api, perlindugan dari perusakan karena air, perlindungan
dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive,
isotope, jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area
penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan,
perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh
serangga.
Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod dan
cukup kuat untuk menanggung beban berat (ISO 15489-2,
2001:18).
c. Penyusutan/pemusnahan
Merupakan rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan
penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam atau
dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik. Tahapan
penyusutan termasuk juga kegiatan penyerahan rekod bernilai guna
sekunder atau yang memiliki nilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk

18
penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik

Indonesia (Laksmi, 2007:234). Prosedur penyerahan rekod dapat
dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan rekod
dengan melampirkan daftar rekod yang akan diserahkan.
Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat
dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan rekod.
Rekod yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan
sarana pengendaliannya.
2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod

Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan.
Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini
dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (Penn,
1994:12). Dalam siklus hidup rekod terdapat beberapa fase atau tahapan dan
dalam setiap tahapan terdiri dari berbagai elemen dan aktifitas. Terdapat beragam
pendapat mengenai tahapan yang dialami rekod dalam siklusnya. Kennedy
membagi siklus hidup menjadi lima tahapan, yaitu penciptaan, distribusi,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan (Kennedy, 1998:9). Sedangkan Penn
menyatakan siklus hidup rekod secara garis besar, yaitu terdiri atas tahap
penciptaan (creation phase), tahap penggunaan dan pemeliharaan (used and
maintenance phase) dan tahap istirahat atau penyusutan (retirement/disposition
phase) (Penn,1994:12).
a. Tahap penciptaan
Pada tahap penciptaan, rekod diciptakan atau diterima oleh organisasi
dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Martono menyatakan bahwa
rekod tercipta karena organisasi melakukan suatu tindakan dalam rangka
pelaksanaan tugas dan fungsinya. Rekod yang tercipta mengandung
berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman kegiatan
yang dilakukan organisasi (Martono, 1994:15). Oleh karena itu, informasi
yang terdapat dalam rekod merupakan cerminan dari pelaksanaan tugas

19
dan fungsi oganisasi. Sehingga, rekod perlu disimpan dan dipelihara

sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan organisasi.
b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan
Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan rekod sudah mulai aktif
digunakan sebagai berkas kerja. Rekod ini disebut dengan rekod aktif
(current records), karena secara aktif digunakan secara langsung dalam
kegiatan administrasi baik dalam tahap perencanaan, pertimbangan,
sampai kepada pelaksanaan kegitatan atau transaksi. Informasi yang
terkandung dalam rekod digunakan untuk memperlancar organisasi dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar rekod dapat digunakan, rekod
yang terdiri dari berbagai macam tipe dan jenisnya itu harus
diorganisasikan, disimpan secara sistematis dengan baik dan benar. Rekod
perlu dikelola agar pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat, tepat dan
lengkap disediakan. Penyimpanan juga berarti memelihara agar rekod
tidak hilang, rusak karena berbagai faktor, khususnya untuk rekod vital
(Martono, 1994:17).
c. Tahap istirahat dan penyusutan
Pada tahap ini rekod tidak lagi digunakan secara langsung dalam
pelaksanaan kegiatan dan transaksi organisasi. Frekuensi penggunaan
rekod pada tahap ini telah menurun. Pada tahap ini rekod dikatakan
sebagai rekod inaktif (non-current records). Dalam rangka efisiensi dan
penghematan pengelolaan rekod mulai dipikirkan untuk dikurangi
jumlahnya. kegiatan pengurangan rekod ini disebut dengan kegiatan
penyusutan. Penyusutan bertujuan untuk mencegah penumpukan rekod
serta efisiensi media penyimpanan, peralatan dan tenaga sehingga proses
penemuan kembali dapat berjalan dengan baik.
Sebuah organisasi tidak bisa terus menerus menyimpan rekod yang
dimilikinya karena hal itu jelas membutuhkan media penyimpanan yang
besar yang akan terkait dengan biaya pengelolaan yang besar pula
sehingga rekod harus disusutkan. Namun, tidak semua rekod dapat
disusutkan, karena dari banyaknya rekod yang tercipta terdapat rekod yang
memiliki nilai berkelanjutan yang harus dipertahankan organsasi. Dalam

20
hal ini, organisasi harus melakukan kegiatan penilaian. Menurut Martono,

penilaian (records appraisal) merupakan tindakan menilai rekod inaktif
bila sudah selesai kegunaannya untuk ditentukan nasibnya, dimusnahkan
(karena tidak bernilai guna), atau disimpan sebagai rekod permanen atau
rekod statis. Dalam menyelenggarakan penyusutan dibutuhkan pedoman
yang dinamakan jadwal retensi.
Model kontinum rekod merupakan model manajemen rekod sebagai

sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai
disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif
aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan visualisasi dalam tahapan
berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti
mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam
sistem sebagai bukti kegiatan, sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk
menjamin rekod terkaptur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk
kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model
kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk
dokumentasi pembuktian sebagai bagian integral manajemen operasional dan
stategis (Kennedy, 1998:10).
Model kontinum rekod dianggap lebih menggambarkan pengelolaan dalam
bentuk elektronik dibandingan model siklus hidup rekod karena model ini
menawarkan pendekatan terpadu dalam mengelola rekod. Model siklus hidup
tidak dapat memberikan konsep yang jelas mengenai pengelolaan rekod. Salah
satu contoh adalah eksistensi rekod yang memiliki nilai berkesinambungan
sebagai rekod tidak terlihat, sehingga kebutuhan pelestarian dan penyediaan akses
ke rekod setelah fase penyusutan tidak dijelaskan. Pada model kontinum,
penyusutan dapat terjadi di fase manapun, rekod dapat dinilai pada waktu sistem
penataan rekod dirancang dan nilai rekod tersebut sudah dapat diidentifikasi
sebelum rekod itu tercipta (Records and recordkeeping, 1994:3).

21
2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod

Sistem otomasi manajemen rekod (automated records management
systems) adalah salah satu jenis sistem informasi yang merupakan sarana untuk
mendukung proses penataan rekod (recordkeeping). Menurut Kennedy (1994:167)
sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer
digunakan untuk mendukung pengimplementasian penataan rekod yang
merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan rekod. Tujuan
penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti transaksi bisnis
organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod tersebut secara
sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam mulai dari sistem
yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang dapat mengelola
seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada, baik tekstual
maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang memuaskan
seharusnya mencakup seluruh kegiatan penataan rekod dan mampu melakukan
pengolahan semua bentuk rekod.
Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola
aktivitas bisnis dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap
organisasi tersebut. Cakupan penerapannya meliputi kegiatan registrasi, klasifikasi
dan pengindeksan, temu kembali, penyusutan, pelacakan penggunaan rekod-rekod
dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut. Beberapa
organisasi mengimplementasikan satu sistem otomasi yang dapat mengelola
semua aktivitas bisnisnya, juga membangun hubungan dengan beragam perangkat
lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-capture dan menyimpan rekod transaksi
bisnis. Organisasi lainnya mengimplementasikan perangkat lunak manajemen
rekod yang dapat melakukan antar muka (interface) dengan sistem pencitraan
(imaging) yang menyimpan rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen
rekod dapat secara substansial mengurangi keterlibatan pegawai dan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola rekod suatu organisasi.
Pemilihan produk sistem otomasi manajemen rekod perangkat lunak dapat
mengembangkan sendiri (in-house) sesuai kebutuhan organisasi atau perangkat
lunak yang sudah jadi. Biasanya biaya yang diperlukan untuk mengembangkan
sistem sendiri akan lebih mahal dibandingkan membeli perangkat lunak yang

22
sudah jadi, namun tidak ada satu perangkat lunak pun yang benar-benar sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi sebuah organisasi. Keuntungan mengembangkan
sistem sendiri adalah sistem yang dibuat khusus sesuai pesanan sehingga lebih
tepat dan sesuai dengan kebutuhan dan terminologi informasi yang digunakan
dalam organisasi tersebut. Selain itu dukungan teknis segera tersedia bila
diperlukan karena biasanya menyatu dengan dukungan manajemen terhadap
sistem tersebut (Mayesti, 2003:24).
Strategi untuk mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod,
yaitu dengan melakukan hal berikut:
1) Merancang sistem otomasi manajemen rekod yang dibutuhkan.
2) Mendokumentasikan sistem otomasi manajemen rekod yang akan
diimplementasikan. Tujuannya agar sistem otomasi manajemen rekod
yang telah dirancang dapat dianalisa untuk mengetahui kekurangan dan
kelebihannya sehingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan optimal.
3) Pelatihan terhadap praktisi rekod dan personil lainnya yang terkait dalam
sistem rekod tersebut.
4) Mengkonversi rekod ke dalam sistem, format dan kontrol rekod elektronik
yang baru.
5) Menetapkan dan menyesuaikan standard performa rekod dengan
kebutuhan organisasi.
6) Menetapkan jadwal retensi dan membuat penilaian terhadap rekod yang
mempunyai nilai yang berkesinambungan. (ISO 15489-1, 2001:8)
Pada perkembangannya sistem otomasi manajemen rekod akan
berkembang menjadi sistem manajemen rekod elektronik. Sistem manajemen
rekod elektronik menurut International Council on Archives (2008) adalah sistem
yang secara khusus didisain untuk mengelola pemeliharaan dan disposisi rekod.
Sistem mempertahankan konten, konteks, struktur dan link antara rekod untuk
memungkinkan aksesibilitas dan mendukung nilai kebuktian rekod. National
Archives and Record Administration, United States (2003:1) mendefinisikan
sistem manajemen rekod elektronik adalah manajemen yang memiliki fungsi
untuk mendukung pengumpulan, pengorganisasian, kategorisasi, penyimpanan
rekod elektronik, metadata, dan lokasi dari fisik rekod, penemuan kembali,

23
penggunaan dan disposisi. Brown menambahkan bahwa manajemen rekod

elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup mulai dari
penciptaan sampai dengan penyusutan rekod elektronik (Budiman, 2009:4).
Sedangkan, sistem manajemen rekod elektronik menurut panduan manajemen
sistem dokumen elektronik, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik
Indonesia (2003) adalah sistem yang baik akan mendukung pertukaran informasi
yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah,
menyediakan sumber informai yang berkualitas dan otentik, prinsip-prinsip
administrasi, proteksi ataupun transparansi informasi, pertukaran, ekstraksi, dan
perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah. Oleh karenanya, secara
sederhana dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen rekod elektronik
merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam
yang dibutuhkan oleh organisasi.
Menurut Sukoco (2009:112) terdapat beberapa manfaat penggunaan sistem
pengelolaan rekod secara elektronik yang mampu mendorong sebagian besar
organisasi untuk mengimplementasikannya, diantaranya adalah:
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan penataan rekod tanpa meninggalkan
meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksible dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan
biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang
mengakibatkan berlaku hal sebaliknya.
c. Pencarian secara full-teks, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full teks dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya
dapat melihat di layar monitor atau mencetak tanpa dapat mengubahnya.
Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa
sengaja terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up file ke
dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB
akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ±7000

24
lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam formt PDF) atau ±700
lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya
atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disiman secara digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega
maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN bahkan internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas
dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka
orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke
dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan me-
recovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena
musibah baniir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod

Persyaratan sistem manajemen rekod perlu diperhatikan dalam
mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod adalah agar manajer rekod
menganalisa perangkat lunak berdasarkan lima persyaratan yaitu:
a. Persyaratan fungsional (contohnya kebutuhan akan kegiatan manajemen
rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, pemeliharaan,
penelusuran, temu-kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan
pengawasan terhadap akses).
b. Persyaratan teknis (misalnya kemampuan menerima sistem, kustomisasi,
efektivitas dalam kaptur informasi dan teknik temu-kembali, sesuai dengan
standard industri, kemutakhiran sistem, pengawasan keamanan, dan mudah
digunakan.
c. Persyaratan integrasi (misalnya dapat berintegrasi dengan aneka aplikasi
desktop atau bahkan sistem bisnis atau peralatan informasi lainnya).

25
d. Persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod (misalnya rekod kertas,

media magnetik, bentuk mikro, dst).
e. Persyaratan kebutuhan pemakai (misalnya mudah digunakan, tersedia
menu “help”, dilengkapi dokumentasi aktivitas) (Kennedy, 1998:199).
2.5.1 Persyaratan Fungsional

Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan
fungsional agar sistem tersebut dapat berfungsi sebagai sistem yang memenuhi
standard. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan utama dalam
mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod, karena persyaratan ini
bertujuan untuk menjaga kepercayaan dan keotentikan rekod. Persyaratan
fungsional ada untuk mendukung kepercayaan dan keotentikan rekod dan
sebaliknya kepercayaan dan keotentikan dari rekod merupakan subyek utama dari
persyaratan fungsional (GERA dalam Wardani, 2006:23). Oleh karena itu,
persyaratan fungsional bertujuan untuk dapat menghasilkan rekod yang sesuai
dengan karakteristik rekod yang baik dalam kegiatan bisnis organisasi.
Fokus persyaratan fungsional adalah pada hasil yang dibutuhkan untuk
memastikan rekod dikelola dengan tepat, terlepas dari jenis sistem otomasi
manajemen rekod yang digunakan. Persyaratan fungsional berfungsi memberikan
deskripsi tingkat tinggi dari kemampuan manajemen rekod bukan pada spesifikasi
rinci, teknik-teknik dan strategi untuk mencapai hasilnya yang tergantung dari
jenis sistem yang digunakan. Persyaratan fungsional sistem rekod mencakup baik
persyaratan-persyaratan yang diterapkan pada sistem secara umum dan juga yang
secara khusus untuk lingkungan tertentu. Hal ini dimaksudkan bahwa setiap
organisasi harus menyesuaikan persyaratan fungsional untuk memenuhi
kebutuhan bisnis organisasi untuk menjamin pengelolaan rekod dalam suatu
sistem telah memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk mendukung
fungsi rekod sebagai bukti aktivitas organisasi. Berdasarkan penjelasan diatas,
persyaratan fungsional dapat digunakan sebagai pedoman untuk memantau
manajer rekod dalam melakukan proses review dan pengevaluasian perangkat
lunak manajemen rekod.

26
Persyaratan fungsional dalam sistem penataan rekod berdasarkan hasil dari

proyek penelitian University of Pittsburgh mengenai identifikasi persyaratan
sistem penataan rekod selama tiga tahun menghasilkan, sebagai berikut:
a. Compliant (memenuhi ketentuan hukum dan administratif)
b. Responsible (dapat dipertanggungjawabkan)
c. Implemented (dapat diimplementasikan)
d. Reliable (dapat dipercaya)
e. Comprehensive (menyeluruh)
f. Identifiable (dapat diidentifikasi)
g. Complete (lengkap)
h. Authentic (otentik)
i. Preserved (dapat dilestarikan)
j. Removable (dapat dihapus)
k. Exportable (dapat dikirim ke sistem lain)
l. Accesible (dapat diakses)
m. Redactable (dapat dilindungi) (Bearman, 1994: 294).
Menurut Kennedy (1998:199) persyaratan fungsional sistem manajemen
rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup
registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran, temukembali,
pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol. Dalam penelitian ini,
peneliti berlandaskan teori persyaratan fungsional sistem manajmen rekod yang
dikemukakan oleh Kennedy (1998:199), karena persyaratan yang dikemukakan
ditujukan langsung terhadap fungsi-fungsi dalam penataan rekod. Sedangkan teori
yang dikemukakan Bearman (1994:294) terlalu kompleks untuk diteliti.
Persyaratan fungsional utama yang disesuaikan dengan sistem otomasi
manajemen rekod inaktif mencakup registrasi, akses, pelacakan, pemusnahan, dan
pelaporan rekod.
2.5.1.1 Registrasi
Registrasi adalah suatu kegiatan untuk memberi rekod sebuah identitas
yang unik dalam sistem rekod. Hal ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa
rekod telah diciptakan dan sudah masuk ke dalam sistem rekod. Registrasi

27
mencakup pencatatan deskripsi informasi singkat dalam konteks rekod dan

hubungannya dengan rekod lain. Proses registrasi biasanya jarang digunakan
dalam sistem berbasis tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod.
Registrasi dapat meliputi sekumpulan seri rekod maupun item dari masing-masing
rekod. Organisasi perlu mengidentifikasi rekod tersebut dalam berbagai bentuk
yang ada, baik kertas maupun elektronik (ISO 15489-1, 2001:3).
Dalam proses registrasi termasuk didalamnya kegiatan deskripsi rekod,
menurut ICA (International Council on Archives) 2000 deskripsi adalah
penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit rekod yang dideskripsikan
secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut mencerminkan
proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi guna
mengidentifikasi bahan rekod tersebut, termasuk penjelasan konteks dan sistem
kearsipan yang melahirkan rekod tersebut. Deskripsi rekod dimaksudkan untuk
dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari
berbagai kumpulan rekod, struktur pemberkasannya, hubungan dengan rekod
lain, dan cara bagaimana rekod tersebut dapat ditemukan dan digunakan. Dalam
artikel penataan dan deskripsi arsip oleh Anon Mirmani, deskripsi merupakan
usaha untuk pengawasan intelektual, sehingga dapat digunakan oleh pemakai
dengan seefektif mungkin. Tujuan deskripsi menurut ICA dalam ISAD(G)-
International standart Archival Description adalah untuk mengidentifikasi dan
menjelaskan konteks dan isi dari bahan-bahan rekod dalam rangka untuk
mempromosikan aksesibilitasnya. Hal ini dicapai dengan menciptakan
representasi akurat dan tepat dengan mengorganisir mereka sesuai dengan model
yang telah ditentukan. Uraian proses terkait bisa dimulai pada atau sebelum
penciptaan catatan dan terus berlanjut sepanjang masa aktif rekod. Proses ini
memungkinkan untuk lembaga melakukan kontrol intelektual yang diperlukan
untuk menjaga data yang dapat diandalkan, otentik, bermakna dan dapat diakses
pada masa mendatang.
Proses registrasi merupakan cara formal untuk penerimaan rekod ke dalam
sistem rekod. Dalam pengerjaan secara manual, pada sistem berbasis tekstual,
registrasi biasanya berupa rekod terpisah. Proses registrasi dapat diikuti klasifikasi
dan determinasi dari disposisi dan status akses (ISO 15489-2, 2001:15). Tujuan

28
registrasi adalah menyediakan bukti bahwa rekod telah diterima atau dibuat dalam
sebuah sistem penataan rekod. Registrasi biasanya mensyaratkan minimum dua
elemen data, yaitu pengenal yang unik serta tanggal dan waktu pencatatan.
Elemen yang digunakan meliputi nama atau judul dokumen, deskripsi teks atau
abstrak, tahun pembuatan, tanggal dan waktu pengiriman dan penerimaan,
pembuat dan pengirim dokumen. Elemen tersebut menghubungkan dokumen
dengan dokumen lain yang berkaitan sehingga dapat mencatat urutan kegiatan
organisasi (Sulistyo-Basuki, 2003).
Setiap rekod dan agregasi yang terkait harus memiliki pengenal unik dan
terus-menerus berhubungan dengan sistem. Hal ini memungkinkan pengguna
untuk mencari rekod dan membantu mereka untuk membedakan antara versi satu
dan lainnya (International Council on Archives, 2008).
Berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod, fitur dalam registrasi
harus mencakup no. rekod, tanggal registrasi, operator entri data, tanggal dan
waktu penciptaan, pengirim/unit kerja pencipta, judul, link antara dokumen kertas
dan elektronik, lokasi, bentuk fisik, abstrak/informasi deskriptif, kata kunci/nama
lain, klasifikasi keamanan, jadwal retensi, nama aplikasi rekod diciptakan (bentuk
elektronik) (Kennedy, 1998:200).
Berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), spesifikasi registrasi harus
memenuhi metadata minimum, yaitu:
a. Penanda unik yang diberikan dari sistem,
b. Tanggal dan waktu registrasi;
c. Judul atau deskripsi singkat;
d. Keterangan pengarang (perorangan atau badan korporasi),
e. Pengirim dan atau penerima.
Sedangkan berdasarkan aturan ISAD(G) disusun dalam tujuh area
deskripsi informasi, yaitu:
a. Identity statement area, berisi informasi penting yang disampaikan untuk
mengidentifikasi unit rekod.
b. Context area, berisi informasi mengenai asal dan proses penggunaan
satuan rekod.

29
c. Content and structure area, berisi informasi mengenai subjek deskripsi

dan penyusunan rekod dibawahnya-susunan hirarkis.
d. Condition of access and use area, berisi informasi mngenai aksesibilitas
dan ketersediaan mengenai rekod yang dideskripsikan.
e. Allied materials area, berisi informasi mengenai material atau bahan rekod
secara fisik.
f. Note area, berisi informasi khusus yang tidak bisa dimasukkan ke dalam
elemen data yang lain.
g. Description control area, berisi informasi tentang bagaimana, kapan dan
oleh siapa deskripsi tersebut disiapkan.
Dalam tujuh area deskripsi informasi rekod berdasarkan ISAD (G) terdiri
atas 26 elemen pendeskripsian rekod yang lebih rinci. Namun, tidak semua
elemen mutlak digunakan dalam setiap pendeskripsian rekod. Terdapat beberapa
elemen penting yang harus ada dalam kesepakatan internasional dalam menunjang
pertukaran informasi deskriptif secara internasional, berikut adalah elemen data
tersebut:
a. Reference code (dapat berupa nomor inventori)
b. Title (judul)
c. Creator (pembuat/pencipta rekod)
d. Date(s) (tanggal pembuatan, tanggal akumulasi rekod disusun)
e. Extent of the unit of description (jumlah unit rekod secara fisik)
f. Level of description (tingkat hirarkis rekod)
Data elemen yang tersebut diatas merupakan data elemen dari area
deskripsi satu Identity Statement Area pada ISAD(G) yang merupakan unsur
deskripsi terpenting. Dengan tersedianya enam elemen tersebut maka sebuah
deskripsi rekod sudah memenuhi sebuah standar deskripsi internasional yang ada
pada ISAD(G), walaupun secara detail masih sangat kurang untuk
menggambarkan isi atau informasi dari sebuah rekod. ISAD(G) merupakan
seperangkat aturan deskripsi yang merupakan bagian dari proses penataan rekod,
apabila aturan ISAD(G) dipenuhi dengan baik maka diharapkan akan muncul
beberapa kemudahan dalam pengelolaan rekod, yaitu:

30
a. Memastikan pembuatan deskripsi jelas, konsisten, tepat, dan dapat

memberikan rincian yang jelas akan isi rekod tersebut.
b. Memberikan fasilitas proses temu-kembali dan pertukaran informasi
rekod.
c. Memungkinkan untuk saling berbagi data kepada pembuat rekod yang
lain.
d. Memungkinkan untuk integrasi deskripsi dari beberapa lokasi berbeda
menjadi sebuah kesatuan informasi.
Berdasarkan pemaparan di atas, registrasi yang lebih rinci berhubungan
dengan deskripsi informasi mengenai isi, konteks, dan struktur dari rekod dan
hubungannya dengan rekod lainnya menurut Kennedy (1998:200), meliputi: tanda
pengenal unik, tanggal dan waktu registrasi; operator entri data; tanggal
penerimaan; pengarang/pengirim; alamat; judul (file dan dokumen), versi/bentuk,
hubungan antara dokumen kertas dan elektronik, lokasi, bentuk fisik,
abstrak/informasi deskriptif, kata kunci atau nama lain, klasifikasi keamanan,
periode, hubungan ke dokumen/file yang berkaitan dengan aktifitas bisnis lainnya,
aplikasi (versi) dimana dokumen diciptakan (jika dalam bentuk elektronik), status
penyusutan, rincian dari susunan dokumen yang berhubungan, standar yang
dipenuhi struktur rekod. Rincian di atas dapat ditambah atau dikurangi tergantung
kebutuhan dan jenis rekod yang sesuai bagi organisasi.
2.5.1.2 Akses
Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat mencari,
menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod (ISO 15489-1,
2001:2). Berikut merupakan pola akses dan keamanan sistem klasifikasi dalam
(ISO 15489-2, 2001:17), yaitu:
a. Identifikasi terhadap transaksi atau aktivitas bisnis yang
didokumentasikan.
b. Identifikasi terhadap unit bisnis dimana dokumen tersebut berada.
c. Memeriksa akses dan keamanan sistem klasifikasi untuk menentukan
apakah aktivitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang beresiko,

31
atau harus dipertimbangkan sistem keamanannya atau pembatasan secara

hukum.
d. Mengalokasikan tingkatan yang sesuai terhadap akses atau pembatasan
dari suatu rekod dan mengkhususkan mekanisme pengaturan yang sesuai
untuk penanganan rekod.
e. Merekam status akses atau keamanan dari suatu rekod dalam suatu sistem
untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan ukuran
pengawasan.
Organisasi harus memiliki panduan formal untuk menentukan siapa yang
memiliki akses terhadap rekod dan untuk keperluan apa. Akses terhadap rekod
hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus oleh kebutuhan bisnis atau
hukum. Penentuan hak untuk mengakses dan keamanan sistem klasifikasi
ditentukan dengan terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang
memiliki rekod tersebut. Hal ini karena rekod dapat bersifat pribadi, komersial
atau merupakan informasi yang sensitif atau rahasia. Pembatasan terhadap akses
ini dapat digunakan dalam organisasi dan untuk pengguna di luar organisasi (ISO
15489-2, 2001:17).
Dalam persyaratan sistem manajemen (Kennedy, 1998:201), fitur akses
yang harus disediakan oleh sistem otomasi manajemen rekod agar terciptanya
efisiensi akses oleh pengguna adalah:
a. Teknik pengindeksan dan penelusuran, misalnya mampu menyimpan
penelusuran yang serig digunakan, menelusur ruas tertentu atau full text
sebuah dokumen atau kombinasi keduanya, menelusur antar jenis rekod,
menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase,
menggunakan operator Boolean, menelusur tanda pengenal unik seperti
barcode atau nomor file, lokasi rekod, konteks, judul rekod,
pengarang/pencipta rekod (Kennedy, 1994:176).
b. Fungsi keamanan yang dapat menentukan hak akses dan batasan akses
terhadap rekod dan dokumen perorangan, misalnya menentukan hak akses
pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada sistem,
membatasi akses pemakai untuk modul atau fitur tertentu dari sistem,
menentukan hak akses pemakai perorangan atau kelompok,

32
memungkinkan pemakai berada dalam beberapa kelompok dan

mempunyai hak akses yang berbeda tergantung kelompoknya, membatasi
lokasi (elektronik dan fisik) dimana pemakai dapat menyimpan rekod
(Kennedy, 1994:177).
c. Rancangan basis data penyimpanan dan kapasitas serta konfigurasi
perangkat keras komputer dan jaringan.
d. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi
informassi, misalnya email, jaringan, intranet, halaman web.
e. Kemampuan untuk membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak
memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan siapa yang boleh
melihat bagian tertentu dari rekod dan kapan diperbolehkannya.
2.5.1.3 Pelacakan
Pelacakan (tracking) adalah tindakan menciptakan, menangkap, dan
mengolah informasi tentang perpindahan dan penggunaan rekod yang mengacu
kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod (ISO 15489-1, 2001:4). Tujuan
pelacakan adalah untuk mengidentifikasi izin penggunaan dalam sistem rekod
sesuai dengan posisi dan jabatan dalam organisasi; mengidentifikasi akses dan
status pengamanan rekod; mengidentifikasi hak akses untuk orang-orang yang ada
dalam organisasi; meyakinkan bahwa hanya orang yang telah ditentukan izin
penggunaan untuk keamanan yang dapat mengakses rekod tersebut, dengan
memberikan status sebelum mengakses; melacak perpindahan rekod untuk
mengidentifikasi siapa saja yang telah menggunakan rekod tersebut sesuai dengan
ketentuan siapa saja yang boleh mengakses rekod tersebut; meyakinkan semua
penggunaan rekod telah direkam dengan detail; dan me-review klasifikasi akses
rekod agar mereka tetap dapat diakses dan otentik.
Fungsi pelacakan yang utama dalam organisasi adalah mengetahui lokasi
dimana berkas atau dokumen tersebut berada dalam waktu tertentu. Selain itu,
organisasi juga ingin melacak bentuk rekod lainnya, misalnya disket. Sistem harus
mengetahui lokasi rekod tertentu atau di tempat penyimpanan atau sedang
digunakan pemakai tertentu, atau dalam penyimpanan sekunder, ataupun telah

33
musnahkan atau hilang. Hal lain yang perlu dimiliki pada sistem pelacakan seperti
berikut:
a. Sistem mampu menginformasikan rekod apa yang dimiliki pengguna
tertentu pada waktu tertentu.
b. Sistem mampu menginformasikan siapa saja pengguna yang terdaftar
dalam sistem.
c. Sistem mampu menginformasikan siapa saja pengguna yang telah melihat
atau melakukan tindakan pada tekod tertentu pada waktu yang lalu
(Kennedy, 1994:172).
Fasilitas barcode mungkin diperlukan untuk memfasilitasi pelacakan
rekod. Barcode memungkinkan perbaikan yang signifikan dalam hal kecepatan
dan akurasi dalam penemuan kembali.
Pelacakan dari pengguna rekod dalam sistem rekod adalah ukuran
keamanan untuk organisasi. Hal ini memastikan bahwa pengguna dengan izin
yang sesuai adalah pengguna yang dapat menggunakan rekod. Tindakan kontrol
terhadap akses dan pencatatan penggunaan tergantung pada sifat bisnis dan rekod
yang dihasilkan.
2.5.1.4 Penyusutan
Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan pengimplementasian
retensi rekod, pemusnahan atau keputusan pemindahan rekod yang
didokumentasikan dalam aturan pemusnahan atau alat yang lain (ISO 15489-1,
2001:2). Menurut Wursanto pemusnahan adalah tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik rekod yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak
memiliki nilai guna (Wursanto, 1991:207). Laksmi, dkk menambahkan bahwa
pemusnahan rekod yaitu menghancurleburkan fisik rekod sehingga informasi
yang terdapat didalamnya tak bisa dikenal lagi (2007:234). Berdasarkan uraian
diatas, pemusnahan rekod adalah kegiatan memusnahkan kandungan informasi
maupun fisik media penyimpanan rekod yang periode penyimpanannya sudah
habis dan sudah tidak memiliki nilai guna sehingga informasi yang terkandung
tidak dapat diakses kembali.

34
Dalam sistem manajemen rekod perlu mengelola rekod sejak diciptakan

sampai proses penyusutan. Sistem harus dapat mengidentifikasi dengan mudah
rekod yang sudah jarang digunakan, rekod yang memiliki nilai berkesinambungan
dan rekod yang sudah dapat dimusnahkan atau rekod yang memiliki waktu
pemusnahan yang sama. Sistem mencakup jadwal retensi rekod dan menandai
rekod yang sudah jatuh tempo untuk dipindahkan atau dimusnahkan. Duplikat
rekod dalam media yang berbeda juga harus dimusnahkan.
Catatan mengenai penggunaan rekod selama pemusnahan perlu ditinjau
untuk memperkuat atau mengoreksi status pemusnahan. Kegiatan lain yang
penting antara lain:
a. Memeriksa hal-hal yang memicu tindakan pemusnahan;
b. Penegasan sebagai suatu kelengkapan tindakan dimana suatu rekod
tercakup;
c. Memelihara suatu rekod yang dapat diperiksa dari tindakan pemusnahan
(ISO 15489-2, 2001:20).
Selain hal di atas, manajer rekod harus memutuskan apakah sistem akan
menghapus data registrasi rekod jika rekod tersebut dimusnahkan atau tetap
mempertahankannya sebagai dasar pembuktian total rekod organisasi.
Pemusnahan rekod dipengaruhi oleh metode yang sesuai dengan tingkatan
kerahasian rekod tersebut. Suatu organisasi dapat memelihara suatu
pendokumentasian seluruh pemusnahan rekod yang dapat diperiksa sewaktu-
waktu. Pemusnahan rekod dapat dilakukan oleh pihak ketiga yang diberikan
wewenang. Prosedur pemusnahan rekod menurut ANRI (2001:136-138) yaitu
dengan pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, penilaian,
persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan
pemusnahan. Rekod dalam bentuk elektronik juga dapat dimusnahkan dengan
cara mengubah format atau menulis ulang apabila hal tersebut dapat menjamin
bahwa mengubah format tidak dapat dikembalikan lagi ke semula (ISO 15489-2,
2001:21).

35
2.5.1.5 Pelaporan dan statistik

Sistem harus memiliki standar laporan yang tersedia langsung dalam
sistem otomasi manajemen rekod agar staf pelaksana ersip dapat mengembangkan
dan menciptakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Beberapa
sistem hanya menyediakan struktur laporan, jarang yang memenuhi semua
kebutuhan organisasi. Sistem ini juga memungkinkan untuk memenuhi produksi
manajemen informasi. Sebagai contoh dalam hal korespondensi, manajemen
mungkin menginginkan laporan statistik dari proses korespondensi yang
dilakukan oleh petugas atau pencipta (Kennedy, 1994:178).
2.5.2 Persyaratan Teknis

Persyaratan teknis diperlukan untuk mendukung persyaratan fungsional
agar dapat berfungsi secara optimal. Untuk dapat memahami persyaratan teknis,
manajer rekod dapat bekerja sama dengan bagian teknologi informasi. Beberapa
hal yang perlu diperhatikan untuk memenuhi persyaratan teknis dalam sistem
otomasi manajemen rekod adalah:
a. Platform dan sistem operasi yang mendukung. Bagaimana sistem
tertersebut beroperasi, antar platform atau berbasis client/server.
b. Lingkungan jaringan dan server.
c. Kebutuhan sumber daya sistem, seperti RAM, kapasitas disk untuk
perangkat lunak dan untuk tiap rekod.
d. Basis data pendukung. Apakah bergantung pada sistem basis data
relasional yang dimiliki organisasi?
e. Kemudahan penggunaan, dimana sistem dan antarmuka sistem (system
interface) mudah dipelajari dan dioperasikan, bagaimana mengenai
perintah dalam sistem konsisten dengan teknik standard?
f. Strategi pengambilan (capture) dan penelusuran informasi. Misalnya
keyboard, mouse, touch pad, dan lain-lain.
g. Kustomisasi. Terdapat sarana untuk kustomisasi layar, nama ruas,
menambah dan menghapus ruas, dan lain-lain.
h. Standar industri yang dipenuhi.
i. Dukungan untuk dokumen yang saling berhubungan.

36
j. Skalabilitas. Untuk pengukuran dalam penggunaan sistem (kemungkinan

sistem untuk di-upgrade, adanya kemungkinan batasan jumlah pemakai
atau jumlah rekod, jumlah basis data yang dimungkinkan?
k. Integrasi aplikasi, mencakup sarana pembuatan program in-house.
Kemungkinan sistem melakukan antarmuka (interface) dengan sistem lain,
baik internal maupun eksternal?
l. Pemindahan dokumen lama. Dapat memungkinan untuk konversi dari
sistem yang ada ke sistem baru, adakah kontrol untuk menjamin tidak ada
data yang hilang selama pemindahan atau ketika upgrade?
m. Kontrol keamanan antara sistem operasi jaringan organisasi dengan sistem
otomasi manajemen rekod.
n. Administrasi teknis dari sistem.
o. Online backup.
p. Pemulihan bencana/prosedur kelanjutan bisnis.
q. Reliabilitas dan integritas. Misalnya pemulihan otomatis setelah kerusakan
server, pelaporan rutin mengenai pelanggaran keamanan (Kennedy,
1998:206)
2.5.2.1 Persyaratan Integrasi

Persyaratan integrasi mencakup kemampuan sistem untuk berintegrasi
dengan aplikasi program lainnya, seperti aplikasi desktop (misalnya pengolah
kata, spreadsheet, email), sistem bisnis lainnya (misalnya basis data pelanggan,
sistem SDM) dan sarana informasi lainnya (misalnya tesaurus).
2.5.2.2 Persyaratan Pendukung Pemakai

Persyaratan ini termasuk perangkat pendukung sistem, antara lain layar
dan fungsi yang mudah (user friendly), layar bantuan (helpscreen), pelatihan dan
dokumentasi. Terdapat manual pengoperasian, sebagai petunjuk untuk
menjalankan sistem. Manual dibedakan berdasarkan tinkatan keahlian dalam
menjalankan sistem, yaitu:
a. Manual untuk administrator sistem;
b. Manual untuk administrator pengguna;

37
c. Manual untuk pengguna.
2.5.2.3 Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod

Sistem harus memiliki kemampuan mereferensi dan mengelola berbagai
jenis rekod, baik tekstual maupun elektronik seperti mikrofilm, cartridge, CD,
foto, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, grafis, dan lainnya. Sistem
harus cukup fleksible untuk memungkinkan perubahan nantinya. Misalnya, pada
awalnya sistem dapat mengontrol rekod kertas saja, kemudian berkembang
menjadi mampu mengontrol rekod elektronik pada tahap selanjutnya (Kennedy,
1994:170).

BAB 3
METODE PENELITIAN
Metode berasal dari kata Yunani yaitu meta yang memiliki arti “dari” atau
“sesudah” dan hodos yang berarti “perjalanan”. Istilah tersebut dapat dipahami
sebagai “perjalanan atau mengejar atau dari” suatu tujuan. Metode dapat
didefinisikan sebagai “setiap prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan
akhir”. Dalam penelitian, tujuan adalah data yang terkumpul dan metode adalah
alatnya. Metode adalah cara yang teratur dan terpikir baik untuk mencapai
maksud, cara kerja sistematis untuk memudahkan pelaksanaan sebuah kegiatan
guna mencapai tujuan yang ditentukan. Sedangkan penelitian pada dasarnya
merupakan suatu metode studi yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan
yang hati-hati dan sempurna terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh
pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut (Nazir, 1988:13). Oleh
karenanya, metode penelitian mengemukakan secara teknis tentang metode atau
sarana khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dilakukan
seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati terhadap suatu masalah, sehingga
diperoleh pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut. Dalam bab ini akan
diuraikan mengenai metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yang
meliputi: jenis pendekatan penelitian, metode penelitian studi kasus, metode
pengumpulan data, persiapan dan pelaksanaan penelitian dan metode analisis data.
3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang diterapkan oleh peneliti adalah penelitian kualitatif.
Menurut Bogdan dan Taylor (Moleong, 2007) penelitian kualitatif merupakan
prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis
maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Penelitian kualitatif
bertujuan untuk mendapatkan gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut
pandangan manusia yang diteliti (Sulistyo-Basuki, 2006:78). Dalam penelitian ini
menggunakan pendeketan kualitatif karena peneliti ingin menggambarkan,
mendeskripsikan dan menganalisis penerapan sistem otomasi manajemen rekod

39
yaitu Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)

berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Untuk mendapatkan gambaran
yang mendalam dan rinci, dibutuhkan pemahaman yang jelas mengenai proses
kerja tersebut. Pemahaman yang jelas dapat dihasilkan dengan meneliti atau
mengamati fenomena, proses kerja kegiatan, berperan serta dan persepsi
responden secara mendalam. Oleh karenanya, data deskriptif mengenai penerapan
Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) dapat
disajikan dengan seutuhnya.
3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan peneliti adalah studi kasus. Studi kasus
merupakan tipe penelitian yang penelaahannya kepada satu kasus dilakukan
secara intensif, mendalam, mendetail dan komprehensif (Faisal, 2007:22). Dalam
metode penelitian ini, studi kasus masalah tidak dirumuskan sebagai suatu
hipotesis penelitian yang akan diuji kebenarannya karena dalam metode ini fokus
utamanya adalah mendapatkan informasi yang lengkap mengenai penelitian yang
dilakukan. Penelitian ini menggunakan studi kasus deskriptif dengan tujuan agar
peneliti mendapatkan gambaran sejelas mungkin mengenai penerapan Bank
Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA). Penelitian
deskriptif merupakan penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan
masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data, jadi ia juga menyajikan data,
menganalisis dan menginterpretasi. Penelitian deskriptif bertujuan untuk
pemecahan masalah secara sistematis, faktual dan deskripsi yang tepat dan cukup
dari fakta-fakta semua aktivitas, objek, proses, dan manusia. Berdasarkan metode
studi kasus deskriptif, penelitian ini akan mengkaji dan menganalisis secara
terperinci mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang terjadi di
lapangan agar mendapatkan hasil yang komprehensif dari kasus tersebut.
3.3 Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian merupakan tempat peneliti memperoleh keterangan, atau
orang yang ingin kita ketahui perilaku dan sifat tabiatnya (Amirin, 1990:92). Yang
menjadi subjek dalam penelitian ini adalah individu-individu yang memiliki

40
wewenang terhadap Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, yaitu pihak yang
mengelola Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia tersebut. Oleh karena itu,
subjek dalam penelitian ini adalah pengelola Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia, baik penanggung jawab maupun staf yang terkait.
Sedangkan objek penelitian adalah informasi apa yang ingin kita ketahui
dari orang atau tempat penelitian tersebut (Amirin, 1990:93). Dalam hal ini, yang
menjadi objek penelitian adalah proses penerapan sistem otomasi manajemen
rekod pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia berdasarkan persyaratan
sistem manajemen rekod.
3.4 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi tempat penelitian di Sentral Khazanah Arsip Kantor Pusat Bank
Indonesia yang berlokasi di Gedung ARSEK Komplek Perkantoran Bank
Indonesia Lantai 3 s.d. 6, Jalan MH Thamrin No. 2 Jakarta Pusat. Penelitian
berlangsung pada bulan Maret hingga Mei 2012.
3.5 Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data dalam penelitian, maka peneliti
menggunakan beberapa teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi,
studi dokumen.
3.5.1 Observasi
Metode pengumpulan data melalui observasi menggunakan pengamatan
atau penginderaan langsung terhadap suatu benda, kondisi, situasi, proses, atau
perilaku (Faisal, 2007:52). Bungin (2005:18) menegaskan bahwa, hal yang perlu
ditekankan di dalam studi kasus dengan menggunakan teknik observasi adalah
kemampuan peneliti dalam menggunakan teknik observasi dalam kegiatan
penelitiannya untuk dapat menjaring keterangan-keterangan yang detail dan aktual
dari unit sosial tertentu di dalam masyarakat. Berdasarkan hal di atas,
pengumpulan data dengan observasi dilakukan dengan pengamatan langsung
terhadap subjek yang akan diteliti. Yang bertujuan untuk memperoleh gambaran
realistik yang dapat membantu untuk mengawali dalam proses membuat pedoman

41
wawancara dan memastikan kebenaran data dan informasi yang telah

dikumpulkan.
Dalam penelitian ini observasi yang dilakukan adalah observasi
berstruktur, dimana peneliti telah mengetahui aspek atau aktivitas yang akan
diamati, yang relevan dengan masalah dan tujuan penelitian karena peneliti telah
terlebih dulu mempersiapkan materi pengamatan yang akan digunakan. Observasi
jenis ini biasanya disebut juga dengan pengamatan sistematik, dimana peneliti
secara lebih leluasa dapat menentukan perilaku apa yang akan diamati pada awal
pengamatan, agar permasalahan dapat dipecahkan. Dalam penelitian ini, peneliti
melakukan observasi guna mendapatkan gambaran realistik mengenai kondisi di
lapangan yang diamati secara langsung. Observasi dilakukan terhadap Bank
Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) berdasarkan
aspek-aspek yang telah ditetapkan dalam persyaratan sistem manajemen rekod
dengan sebelumnya telah menyiapkan check list observasi. Selain melakukan
observasi berstruktur, peneliti juga melakukan observasi partisipasi dengan
mencoba mengoperasikan BISASKA, yaitu input data dan melakukan temu
kembali rekod.
Sulistyo-Basuki (2006, 151) menambahkan bahwa observasi memiliki
beberapa keuntungan, yaitu:
a. Pemanfaatan observasi memungkinkan pencatatan perilaku yang diamati
sesuai dengan kejadiannya.
b. Observasi memungkinkan peneliti membandingkan apa yang sebenarnya
perilaku seseorang dengan apa yang mereka katakan. Peserta dalam kajian
mungkin sadar atau tidak sadar melaporkan perilaku mereka yang berbeda
dengan kenyataan yang berlangsung.
c. Teknik observasi atau pengamatan dapat mengidentifikasi perilaku,
tindakan, dan sebagainya yang memungkinkan tidak dilaporkan oleh
partisipan karena dianggap tidak penting atau tidak relevan. Dengan
demikian, peneliti dapat memeriksa pengaruh relatif dari berbagai faktor.
d. Dengan teknik observasi, peneliti dapat mengkaji subjek yang tidak
mampu memberikan laporan verbal.

42
e. Pemanfaatan observasi tidak memerlukan keinginan subjek untuk ikut

dalam penelitian.
f. Observasi merupakan metode yang langsung dapat dilakukan tanpa perlu
persiapan mendalam. Pengamatan langsung seringkali memberikan
pandangan bermanfaat mengenai masalah yang tengah dikaji serta masalah
berkait lainnya.
g. Observasi menghindari bias dari responden yang acapkali dijumpai pada
metode lain.
3.5.2 Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau
pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan panduan
wawancara (Nazir, 1988:234). Menurut Faisal (2007:134) pada penelitian studi
kasus lazimnya menggunakan wawancara mendalam (indepth interview) dengan
banyak pelacakan (probing) guna mendapatkan data yang lebih dalam, utuh, dan
rinci. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara bebas terpimpin yang
merupakan kombinasi antara wawancara bebas dan terpimpin. Dengan wawancara
ini akan menciptakan suasana dan kondisi yang santai dengan perumusan dan
urutan pertanyaan dapat lebih mengalir mengikuti alur pembicaraan informan,
sehingga informan dapat lebih terbuka mengungkapkan persepsinya.
Pewawancara hanya membuat pokok-pokok masalah yang akan diteliti,
selanjutnya dalam proses wawancara berlangsung mengikuti situasi, pewawancara
harus pandai mengarahkan yang diwawancarai apabila ternyata ia menyimpang.
Pedoman wawancara berfungsi sebagai pengendali agar proses wawancara
tidak kehilangan arah. Pedoman wawancara dalam penelitian ini berpedoman
pada persyaratan sistem manajemen rekod. Jenis pertanyaannya berupa
pertanyaan terbuka dengan tujuan untuk menciptakan suasana dan kondisi yang
santai dengan perumusan dan urutan pertanyaan dapat lebih mengalir mengikuti
alur pembicaraan informan, sehingga informan dapat lebih terbuka
mengungkapkan persepsinya. Pada penelitian ini, wawancara dilakukan untuk
pemenuhan kebutuhan atas data dan informasi mengenai bagaimana penerapan

43
sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Wawancara dilakukan terhadap
pihak-pihak terkait dalam permasalahan penelitian yang disebut sebagai informan.
Informan atau narasumber penelitian adalah seseorang yang dimintai informasi
mengenai objek penelitian (Amirin, 1990). Dalam penelitian kualitatif, informan
sangat penting karena informan merupakan sumber informasi yang dapat
mendukung suatu penelitian. Informasi-informasi dari informan yang diolah
dengan baik oleh peneliti akan menghasilkan tulisan penelitian yang berkualitas.
Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana informan
dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk memperleh satuan
sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang dikehendaki dalam
pengambilan sample. Pemilihan beberapa informan disesuaikan dengan tujuan
peneliti untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini.
Kriteria yang dipakai untuk menentukan informan antara lain:
a. Informan merupakan staf Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia divisi
arsip.
b. Informan sangat mengetahui dan memahami tentang prosedur kerja di
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan penerapan sistem otomasi
manajemen rekod.
c. Informan terlibat dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod.
d. Informan memiliki wawasan yang luas terhadap penerapan sistem otomasi
manajemen rekod.
Informan dalam penelitian ini adalah tiga orang staf di Sentral Khazanah
Arsip Bank Indonesia, yaitu, manager pelaksana arsip, manager pelaksana arsip
(IT intern), dan staf pelaksana arsip (data entri). Peneliti memberikan nama
samaran untuk ketiga informan tersebut, informan pertama dengan sebutan Cut
Nyak Dien, informan kedua Teuku Umar dan informan ketiga Cut Meutia.
Sebelum melakukan wawancara, informan terlebih dahulu dimintai kesediaannya
untuk berpartisipasi dalam penelitian yang dilakukan. Wawancara dilakukan
secara langsung dengan informan, pada waktu dan juga tempat yang sebelumnya
telah ditentukan oleh informan. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan
berbagai alat bantu dalam melakukan wawancara seperti catatan dan perekam

44
(recorder) menggunakan alat rekam telepon genggam. Untuk menjaga interpretasi

peneliti sesuai dengan yang disampaikan informan maka peneliti melakukan
verifikasi data hasil wawancara. Verifikasi dilakukan dengan cara mengulang dan
menanyakan kembali pertanyaan inti penelitian dan kemudian menyampaikan
hasil interpretasi peneliti dari wawancara yang telah dilakukan kepada informan
untuk dikonfirmasi.
3.5.3 Studi Dokumen

Menurut Moleong (2007:24) dokumen merupakan sumber data yang dapat
dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan. Metode
penelitian dokumen berfungsi sebagai data pendukung untuk melengkapi data-
data yang tidak diperoleh dari hasil observasi dan wawancara. Dokumen-dokumen
tersebut dapat diperoleh dari lokasi penelitian maupun sumber lain (elektronik).
Hal ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman mengenai subyek dan obyek
yang diteliti, penulis mempelajari buku teks dan sumber-sumber informasi yang
relevan dengan topik penelitian. Dalam pendekatan studi kasus, peneliti dapat
mempergunakan data yang telah dicatat, misalnya dalam bentuk dokumen,
peneliti juga dapat melakukan telaah terhadap data yang ada saat ini untuk
kemudian dilanjutkan dengan pengamatan jauh ke depan dalam jangka waktu
tertentu (Bungin, 2005:20). Dalam penelitian ini, peneliti menelaah dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan manajemen rekod di Sentral Khazanah arsip dan
sistem otomasi manajemen rekod, seperti buku-buku, peraturan perundang-
undangan, Standard Operasional Prosedur (SOP), dan data-data penunjang lain
yang terkait dengan tema yang diangkat peneliti.
3.6 Metode Analisis Data

Setelah data terkumpul, yaitu melalui observasi, wawancara dan studi
dokumen, selanjutnya peneliti melakukan analisis data. Analisis data dapat
dilakukan dalam tiga kegiatan besar, yaitu:
a. Reduksi data
Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan data-data
yang diberoleh dari hasil observasi, wawancara dan studi dokumen

45
mengenai sistem otomasi manajemen rekod yang dikelola oleh Sentral

Khazanah Arsip Bank Indonesia berdasarkan persyaratan sistem
manajemen rekod. Kemudian hasil observasi dan wawancara yang
dikumpulkan dianalisis untuk mengetahui apakah sistem trsebut telah
memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Pemenuhan persyaratan
sistem manajemen rekod dalam sistem otomasi manajemen rekod
diketahui dengan membandingkan data hasil observasi dan wawancara
dengan landasan teori mengenai persyaratan sistem manajemen rekod.
b. Penyajian data
Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan
informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Informasi
yang terkumpul dihasilkan berdasarkan proses reduksi data.
c. Penarikan kesimpulan
Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap selanjutnya
adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang disajikan
dalam bentuk narasi. Data tersebut dievaluasi validitas, reliabilitas dan
kredibilitasnya, sehingga bisa ditarik kesimpulan seobektif mungkin
mengenai persyaratan sistem manajemen rekod mana saja yang sudah dan
belum terpenuhi dalam Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah
Arsip (BISASKA).
3.7 Keabsahan Data

Dalam penelitian kualitatif metode pengumpulan datanya cenderung
memiliki tingkat subjektivitas yang tinggi dari peneliti. Untuk menghindari
subjektivitas peneliti dan kelemahan dalam metode pengumpulan data kualitatif,
maka pemeriksaan keabsahan data penelitian penting dilakukan, baik saat
mengumpulkan data maupun saat menganalisis data. Karena hal ini dapat
mempengaruhi kualitas hasil penelitian.
Pengecekan keabsahan data dalam penelitian biasa disebut dengan
triangulasi. Triangulasi adalah pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan
sesuatu yang lain di luar data untuk keperluan pengecekkan atau sebagai
pembanding terhadap data tersebut (H.S, Iyan, 2009). Triangulasi merupakan

46
teknik pengumpulan data yang menggabungkan berbagai teknik pengumpulan

data dan sumber data yang ada untuk menguji kredibilitasnya masing-masing.
Menurut Denzin (1978) triangulasi terdiri dari empat tipe triangulasi,
anatar lain:
a. Triangulasi data, yaitu penggunaan beragam sumber data dalam suatu
penelitian.
b. Triangulasi peneliti, yaitu penggunaan beberapa peneliti yang berbeda
disiplin ilmunya dalam suatu penelitian.
c. Triangulasi teori, yaitu penggunaan sejumlah perspektif dalam menafsir
satu set data
d. Triangulasi teknik metodologis, yaitu penggunaan sejumlah teknik dalam
suatu penelitian.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan tipe triangulasi data dalam
pemeriksaan keabsahan data. Pemeriksaan keabsahan data dimulai saat
mengumpulkan data dengan menghubungkan data-data yang diperoleh dari hasil
observasi di lokasi penelitian dan wawancara dengan masing-masing informan.
Selanjutnya pemeriksaan keabsahan data dilakukan pada saat menganalisis data
dengan menghubungkan berbagai sumber data yang diperoleh dalam melakukan
penelitian. Sumber-sumber data tersebut terdiri dari check list observasi, transkrip
masing-masing informan, dan dokumen-dokumen yang terkait dengan penerapan
sistem otomasi manajemen rekod inaktif.

BAB 4
PEMBAHASAN
4.1 Sejarah dan Profil Bank Indonesia

Pada permulaannya, De Javasche Bank yang didirikan oleh Pemerintah
Hindia Belanda pada tahun 1928 diserahi tugas sebagai bank sirkulasi yang
bertugas mencetak dan mengedarkan uang. Berdasarkan undang-undang No.11
Tahun 1953 yang mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 1953, menetapkan pendirian
Bank Indonesia untuk menggantikan fungsi De Javasche Bank sebagai bank
sentral, dengan tiga tugas utama di bidang moneter, perbankan, dan sistem
pembayaran. Di samping itu, Bank Indonesia diberi tugas penting lain dalam
hubungannya dengan Pemerintah dan melanjutkan fungsi bank komersial yang
dilakukan oleh De Javasche Bank sebelumnya.
Sebagai bank sentral di negara yang sedang membangun, peranan Bank
Indonesia dapat dikatakan unik. Berbeda dengan bank sentral di negara maju,
yang tugasnya lebih terbatas pada pengendalian moneter dan bertindak sebagai the
lender of the last resort, Bank Indonesia justru harus ikut terjun dalam
memberikan kredit langsung, terutama untuk membantu golongan ekonomi
lemah, dan bertindak sebagai penyelamat pada saat-saat kritis. Dalam
kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai tujuan tungal,
yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Kestabilan nilai rupiah ini
mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap barang dan jasa,
serta kestabilan terhadap mata uang negara lain.
Untuk mencapai tujuan tersebut Bank Indonesia mengemban tiga tugas
yang dikenal sebagai Tiga Pilar Bank Indonesia, yaitu: a. menetapkan dan
melaksanakan kebijakan moneter, b. mengatur dan menjaga kelancaran sistem
pembayaran, dan c. mengatur dan mengawasi perbankan di Indonesia. Ketiganya
perlu diintegrasi agar tujuan mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah
dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan tugasnya, Bank
Indonesia memiliki 41 kantor perwakilan Bank Indonesia dalam negeri dan empat
kantor perwakilan Bank Indonesia luar negeri.

48
Sesuai dengan tujuan dan tugasnya, visi Bank Indonesia adalah menjadi
lembaga bank sentral yang dapat dipercaya (kredibel) secara nasional maupun
internasional melalui penguatan nilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian
inflasi yang rendah dan stabil. Sedangkan misinya adalah mencapai dan
memelihara kestabilan nilai rupiah melalui pemeliharaan kestabilan moneter dan
pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk pembangunan nasional jangka
panjang yang berkesinambungan. Dalam mencapai dan menjalankan visi dan misi
tersebut terdapat nilai-nilai strategis yaitu nilai-nilai yang menjadi dasar Bank
Indonesia, manajemen, dan pegawai untuk bertindak dan berprilaku dalam rangka
mencapai misi dan visinya yang terdiri atas kompetensi, integritas, transparansi,
akuntabilitas, dan kebersamaan.
4.1.1 Profil Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

SKA Kantor Pusat Bank Indonesia merupakan pusat penyimpanan rekod
inaktif dan statis Bank Indonesia. Suatu fasilitas tempat penyimpanan rekod
secara sentral yang digunakan untuk menampung seluruh rekod inaktif Bank
Indonesia yang sudah tidak diperlukan lagi oleh satuan kerja untuk mendukung
pekerjaan sehari-hari. SKA menjamin bahwa rekod inaktif Bank Indonesia akan
disimpan dalam lingkungan yang aman dan terjaga sehingga dapat digunakan
kembali apabila dibutuhkan serta dapat segera dimusnahkan apabila retensinya
telah berakhir.
Koleksi rekod SKA memberikan gambaran seluruh aspek kegiatan
administrasi Bank Indonesia sejak berdiri hingga saat ini. Koleksi dokumen
tersebut dapat menjadi petunjuk tentang evolusi Bank Indonesia (yang didirikan
tahun 1828) sebagai bank komersial hingga kini menjadi bank sentral. Selain
menyimpan rekod buku besar yang memuat tentang daftar rekening nasabah dan
catatan saham yang dimiliki pemerintah, SKA mengelola pula rekod dari 41
kantor perwakilan dalam negeri dan empat kantor perwakilan luar negeri, denah
pembangunan gedung kantor, rekod kepegawaian , dan lainnya. Koleksi rekod di
SKA meliputi koleksi rekod statis, seperti rekod De Javasche Bank periode tahun
1828 hingga Nasionalisasi tahun 1951. Dalam buku inventaris Arsip De Javasche
Bank. Tercatat volume rekod statis ini mencapai 800 m’. Besarnya volume ini

49
merupakan aset yang tak bernilai bagi sejarah perjalanan bangsa. Selain rekod De
Javasche Bank (DJB) periode tahun 1828 sampai dengan 1953 terdapat juga arsip
periode Bank Indonesia mulai tahun 1953 sampai sekarang. Disamping arsip statis
terdapat juga rekod inaktif milik satuan-satuan kerja dengan jadwal retensi di atas
3 tahun. Sedangkan, koleksi rekod elektronik meliputi, film, kaset rekaman suara,
foto berwarna dan hitam putih, negatif foto, negatif foto berbentuk kaca, poster,
media magnetic, CD, cartridge, maupun soft copy.
SKA melakasanakan penyimpanan rekod menggunakan prinsip urutan asli
(original order), sehingga rekod menjadi satu kesatuan dan tidak terlepas dari
sumber asalnya atau unit penciptanya, yaitu satuan kerjanya. Rekod yang diterima
SKA dari satuan kerja sudah dalam boks yang disertakan daftar isi kotak yang
ditempel pada permukaan boks dan 3 rangkap DAP (Daftar Arsip yang
Dipindahkan). Rekod yang dipindahkan dan diterima dalam keadaan tertutup atau
disegel dan berisikan rekod sebagaimana disebutkan dalam daftar arsip yang
dipindahkan. SKA tidak menerima rekod kacau yang dipindahkan oleh satuan
kerja.
Pedoman yang digunakan dalam pengelolaan rekod di SKA adalah
pedoman klasifikasi, tata persuratan, jadwal retensi, pedoman Manajemen
Dokumen di Bank Indonesia (MDBI) dan Sistem Manajemen Mutu (SMM).
Pedoman tersebut sebagai acuan dalam mengolah arsip di lingkungan Bank
Indonesia, baik satuan kerja di kantor perwakilan dalam negeri maupun luar
negeri.
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memberikan jasa pelayanan yang
berupa:
a. Penyimpanan asli ketentuan
Jasa pelayanan ini dimaksudkan untuk mengamankan teks asli ketentuan-
ketentuan yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Dokumen asli ketentuan
ini selain digunakan oleh seluruh satuan kerja sebagai dasar operasional
juga menjadi catatan kebijakan yang pernah ditempuh oleh Bank
Indonesia dari masa ke masa.

50
b. Penyimpanan rekod inaktif dan statis satuan kerja

Jasa penyimpanan rekod satuan kerja dimaksudkan untuk mengurangi
beban penyimpanan rekod yang ada di satuan kerja.
c. Peminjaman rekod
Jasa pelayanan ini diberikan terutama untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas Dewan Gubernur dan satuan kerja di lingkungan Bank
Indonesia. Pelayanan peminjaman rekod hanya diberikan kepada pihak
intern Bank Indonesia sesuai dengan kewenangan masing-masing,
sedangkan peminjaman arsip statis selain diberikan kepada pihak intern
Bank Indonesia juga diberikan kepada pihak ekstern.
Pelayanan informasi yang berupa peminjaman rekod bagi penggunanya
diberlakukan dengan sistem tertutup, yaitu pengguna tidak dapat
mengakses sendiri ke lokasi ruangan penyimpanan, melainkan harus
melalui bantuan personil SKA. Untuk dapat mengakses ruang
penyimpanan hingga memperoleh rekod tersebut harus melawati 7 lapisan
pengamanan. Prosedur peminjaman arsip di SKA masih dilakukan secara
manual dengan menggunakan Kartu Peminjaman Arsip (KPA) dan Bon
Peminjaman Arsip (BPA) sebagai bukti transaksinya. Bon peminjaman
tersebut rangkap 3 (tiga), dengan warna yang berbeda. Lembar berwarna
biru untuk SKA, merah muda untuk peminjam atau satuan kerja dan putih
sebagai tanda bukti bahwa rekod tersebut sedang dipinjam.
d. Alihmedia arsip tekstual ke dalam mikrofilm
Pelayanan ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan rekod vital dan
rekod yang mempunyai nilai kebijakan organisasi Bank Indonesia dan
nilai guna sejarah.
Sebagai alat bantu temu kembali informasi, SKA sudah menggunakan
sistem otomasi manajemen rekod yang biasa disebut dengan Bank Indonesia
Sistem Aplikasi SKA (BISASKA). Sistem aplikasi pengelolaan SKA ini bertujuan
untuk mendukung proses pengelolaan rekod di SKA, terutama untuk pencarian
dan pengadministrasian penerimaan rekod dari satuan-satuan kerja. BISASKA
dikembangkan sejak tahun 2003, hingga saat ini data penerimaan rekod tekstual
yang telah diinput sebanyak 1.493 data penerimaan dengan 217.042 berkas data

51
arsip tekstual. Deskripsi informasi mengenai rekod tersebut sudah dapat

dimanfaatkan oleh seluruh satuan kerja di seluruh kantor perwakilan dalam
maupun luar negeri melalui fasilitas intranet dan server Bank Indonesia. Dalam
proses temu kembali melalui BISASKA, pengguna melakukan pencarian
berdasarkan satuan kerja dan kemudian memasukkan kata kunci yang diinginkan.
Selain, alat temu kembali yang sudah otomasi, SKA juga masih menyediakan
temu kembali informasi secara manual, yaitu dengan menggunaan daftar arsip
yang dipindahkan yang disusun berdasarkan satuan kerja.
Rekod yang sudah jatuh masa retensi dan dinilai sudah tidak memiliki nilai
guna lagi sebagai rekod maka SKA akan melakukan proses pemusnahan. Tahapan
awal dalam proses pemusnahan adalah dengan membuat daftar usul musnah
kemudian diserahkan ke satuan kerja pemilik arsip tersebut. Setelah mendapat
persetujuan dari satuan kerja, yaitu pimpinan satuan kerja tersebut. Kemudian
dibuat berita acara pemusnahan rekod yang ditandatangani oleh kedua belah
pihak, yaitu pihak satuan kerja dan pihak SKA. Kegiatan pemusnahan juga harus
disaksikan oleh 3 orang saksi, yaitu satu orang personil dari SKA dan dua personil
dari satuan kerja. Pemusnahan dilakukan dengan pencacahan menggunakan mesin
pencacah (slider).
Ruang simpan arsip berlokasi di lantai 4 sampai dengan 6 Gedung ARSEK
Komplek Perkantoran Bank Indonesia, jalan MH Thamrin no. 2 Jakarta Pusat
yang diresmikan oleh Gubernur Bank Indonesia Adrianus Mooy, pada tanggal 1
April 1988. Ruang simpan arsip Kantor Pusat Bank Indonesia Jakarta + 3.200 m2
dengan kapasitas simpan + 24.500 m’.
Sesuai dengan misinya, menjadi pusat pengelola rekod Bank Indonesia
yang kompeten dan dapat dipercaya serta memenuhi standar internasional, maka
dokumen yang disimpan dikelola secara profesional sejak proses pemindahan,
penyimpanan, pemeliharaan sampai pemusnahannya. Tata cara pengelolaan rekod
diusahakan selalu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan lembaga sehingga
rekod dapat dimanfaatkan secara optimal dalam membantu proses penyelesaian
pekerjaan. Pengembangan tata cara pengelolaan rekod yang telah dilakukan,
membuahkan penghargaan bernilai international bagi Bank Indonesia dengan

52
diperolehnya Sertifikat ISO 9001-2000 pada tahun 2003 dan sudah di perbaharui
tahun 2008.
4.1.2 Struktur Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dalam struktur organisasi berada
dibawah Divisi Arsip yang masuk dalam Direktorat Manajemen Intern dengan
satuan kerja Grup Sekretariat berdasarkan SE No. 14/10/INTERN tanggal 2 April
2012. Divisi arsip dipimpin oleh Deputi kepala divisi yang memimpin tiga bagian,
yaitu kelompok pembina arsip, kelompok pelaksana arsip dan seksi administrasi.
Adapun tugas-tugas pokok Divisi arsip terdapat pada lampiran 3.
4.2 Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia

Sistem otomasi manajemen rekod yang digunakan oleh Bank Indonesia
adalah sistem aplikasi yang dibuat dan didesain oleh Sentral Khazanah Arsip
kantor pusat Bank Indonesia. Sistem otomasi manajemen rekod ini dirancang
sejak tahun 2003 sedangkan pengimplementasiannya baru dimulai pada tahun
2005. Aplikasi sistem otomasi ini bernama Bank Indonesia Sistem Aplikasi
Sentral Khazanah Arsip (BISASKA). BISASKA dikembangkan dengan
menggunakan visual basic. Sampai saat ini, sistem yang diterapkan di SKA Bank
Indonesia belum mengalami pengembangan sejak pertama kali dirancang.
Rencananya akan diadakan pengembangan BISASKA pada tahun 2012 ini.
4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia

Hal yang mendasari penerapan sistem otomasi manajemen rekod di Bank
Indonesia adalah pertumbuhan volume rekod dari tahun ke tahun, sehingga
menimbulkan berbagai permasalah dalam proses administrasi dan temu kembali.
Kurang efisiennya waktu maupun sumber daya dalam pengelolaan rekod sehingga
memungkinkan kecepatan dan ketepatan dalam pencarian rekod yang disimpan
rendah.

53
4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank

Indonesia
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem otomasi
manajemen rekod yaitu sistem yang mampu mendukung proses pengelolaan rekod
di SKA Bank Indonesia, terutama dalam hal pengadministrasian penerimaan
rekod dari satuan kerja dan temu kembali rekod yang diperlukan secara cepat,
tepat, dan akurat serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas sumber daya dalam
pengelolaan rekod secara umum.
4.2.3 Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)

Sistem aplikasi yang digunakan oleh Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia adalah Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip yang
dirancang pada tahun 2003 dan baru diimplementasikan pada tahun 2005.
BISASKA adalah sistem otomasi manajemen rekod sebagai database deskripsi
rekod yang diterima dan disimpan di SKA Bank Indonesia. Khazanah rekod yang
dikelola di SKA adalah rekod inaktif dan arsip statis Bank Indonesia baik dalam
bentuk tekstual maupun elektronik.
Secara umum dalam BISASKA terdapat tiga menu fungsi utama, yaitu:
a. Menu input
Kegiatan input yang dilakukan dalam BISASKA adalah proses registrasi
yang meliputi penerimaan dan penyelesaian rekod dengan cara
memasukkan data atau informasi yang termuat dalam daftar arsip yang
dipindahkan (DAP) dan form entri DAP ke dalam database sistem otomasi
manajemen rekod.
b. Menu proses
Kegiatan proses yang dilakukan dalam BISASKA adalah proses
pengolahan data informasi dari rekod yaitu berupa proses penelusuran dan
temu kembali informasi mengenai rekod.
c. Menu output
Merupakan menu yang menampilkan hasil proses yang dapat ditampilkan
dalam bentuk citra digital maupun print out informasi mengenai rekod.

54
4.3 Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod

Analisis penerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah
Arsip (BISASKA) dilakukan berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod
sesuai dengan teori Kennedy (1998:199), yaitu persyaratan fungsional,
persyaratan teknis, pendukung pemakai/operator, integrasi, dan kemampuan
mengelola berbagai jenis rekod. Persyaratan tersebut disesuaikan dengan cakupan
penelitian, yaitu terbatas pada aspek manajemen rekod inaktif.
4.3.1 Persyaratan Fungsional

Persyaratan fungsional bertujuan agar sistem otomasi manajemen rekod
yang diimplementasikan dalam pusat rekod dapat memenuhi standar yang
berfokus pada hasil yang diperlukan guna menjamin pengelolaan rekod dalam
suatu sistem yang memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk
mendukung fungsi rekod sebagai bukti dari kegiatan organisasi. Fungsi fitur yang
harus dimiliki dalam sistem otomasi manajemen rekod inaktif, yaitu registrasi,
akses, pelacakan, penyusutan, pelaporan dan statistik adalah sebagai berikut:
4.3.1.1 Registrasi
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia (SKA BI) merupakan sarana
penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif yang berfungsi untuk menerima
pemindahan rekod yang berasal dari unit pengolah (UP) terhadap rekod-rekod
yang telah inaktif. SKA BI menerima boks arsip yang telah ditempel Daftar Isi
Kotak (DIK) pada boks tersebut disertai dengan tiga lembar Daftar Arsip yang
Dipindahkan (DAP). Selanjutnya, SKA BI melakukan verifikasi konsep DAP dan
mengirimkan kembali kepada UP pemilik rekod. Mencocokkan rekod dengan
DAP. Mencatat pemindahan rekod pada Buku Tata Usaha Pemindahan Rekod.
Kemudian, pejabat SKA membubuhkan tanda tangan dan nama jelas pada DAP
lembar ke-3. Menyampaikan DAP lembar ke-3 kepada UP pemilik rekod. Bagian
entri data melakukan input data penerimaan DAP pada BISASKA.

55
Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di BISASKA
Setelah dilakukan pemindahan rekod, tahapan selanjutnya dalam SKA

Bank Indonesia adalah penyimpanan rekod dengan terlebih dahulu menentukan
nomor urut jenis rekod dan membubuhkan nomor identitas pada tiap rekod sesuai
dengan daftar nomor rekod. Mencantumkan lokasi penyimpanan pada DAP
lembar ke-1 dan ke-2. Menyimpan rekod di lokasi penyimpanan sesuai jenis
rekodnya. Kemudian pejabat SKA Bank Indonesia membubuhkan tanda tangan
dan nama jelas pada DAP lembar ke-1 dan ke-2. Selanjutnya mencatat rekod yang
telah selesai disimpan pada buku tata usaha pemindahan rekod. Mengirim kembali
DAP lembar ke-1 kepada UP pemilik rekod sebagai bukti pemindahan rekod ke
SKA. Bagian input data melakukan input data penyelesaian DAP pada BISASKA.
Terakhir, menatausahakan DAP lembar ke-2. Sedangkan di UP pemilik rekod
menerima DAP lembar ke-1 yang sudah dilengkapi dengan nomor register rekod
serta lokasi penyimpanan dan memusnahkan DAP lembar ke-3.
Penerapan fungsi fitur registrasi dalam BISASKA pada tahapan
penyimpanan rekod di SKA Bank Indonesia terdapat pada fitur penyelesaian.
Standar deskripsi informasi yang diterapkan SKA Bank Indonesia bersifat umum
dan terfokus pada bagian terpenting dalam deskripsi rekod. Elemen data yang
terdapat dalam BISASKA dalam tahapan penyimpanan termasuk dalam
persyaratan fungsional sistem manajemen rekod bagian registrasi.

56
Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di BISASKA
Elemen data deskripsi informasi yang termasuk persyaratan fungsional

registrasi terdapat pada fitur penerimaan dan penyelesaian dalam BISASKA.
Berikut adalah elemen data registrasi yang terdapat dalam Kennedy, BISASKA
dan ISAD (G).
Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi:

Kennedy-BISASKA-ISAD (G)
Persyaratan fungsional
No. BISASKA ISAD (G)
registrasi (Kennedy)
1. Nomor rekod ada ada
2. tanggal registrasi ada Ada
3. operator entri data ada Ada
4. tanggal dan waktu penciptaan ada ada
5. pengirim/unit kerja pencipta ada Ada
6. Judul ada ada
link antara dokumen kertas dan tidak tersedia Ada
7. elektronik
8. Lokasi Ada Ada
9. bentuk fisik Ada Ada
10. abstrak/informasi deskriptif tidak tersedia ada

57
11. kata kunci/nama lain tidak tersedia Ada

12. klasifikasi keamanan tidak tersedia tidak tersedia
13. jadwal retensi Ada Ada
nama aplikasi rekod diciptakan tidak tersedia tidak tersedia
14. (jika bentuk elektronik)
Rekod yang dideskripsikan pada BISASKA disusun berdasarkan pada

level deskripsi (series, file, dan item). Hal ini karena rekod yang disimpan di
SKA, berasal dari setiap satuan kerja yang berada di Bank Indonesia. Satuan kerja
ini, masuk ke dalam series. Untuk level deskripsi file, menyatakan kelompok
permasalahan rekod. Sedangkan untuk level item menyatakan setiap judul rekod
tersebut.
Pada tahapan penerimaan dalam SKA, fungsi sistem otomasi manajemen
rekod adalah pada menu penerimaan dan penyelesaian. Berdasarkan persyaratan
fungsional sistem manajemen rekod, tahapan tersebut termasuk persyaratan
fungsional dari sistem manajemen rekod yang masuk dalam tahapan registrasi.
Tujuan melakukan kegiatan registrasi rekod yang disimpan adalah untuk
memberikan bukti bahwa rekod telah diterima, diolah, dikelola, disimpan dan
dimiliki oleh Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. Kegiatan registrasi rekod
yang sudah diimplementasikan dalam sistem otomasi manajemen rekod dalam
BISASKA adalah dengan melakukan perpindahan data dari bentuk lembaran DAP
(Daftar Arsip yang Dipindahkan) ke dalam database BISASKA. Sehingga data
yang berasal dari DAP setelah dilakukan penyelesaian input data, maka deskripsi
informasi rekod tersebut dapat diakses oleh seluruh SDM Bank Indonesia yang
memiliki akses jaringan intranet Bank Indonesia.
Berdasarkan fungsi fitur registrasi yang terdapat dalam BISASKA yang
telah diterapkan Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia hampir sesuai dengan
deskripsi informasi yang dijabarkan dalam persyaratan sistem otomasi manajemen
rekod berdasarkan Kennedy (1998:199). Dari empat belas elemen data deskripsi
informasi delapan diantaranya telah memenuhi persyaratan deskripsi informasi
berdasarkan persyaratan fungsional pada fitur registrasi.
Fungsi fitur registrasi berdasarkan elemen data penting dalam ISAD (G):
General International Standard Archival Description yang harus ada dalam
kesepakatan internasional dan menunjang pertukaran data, adalah elemen data

58
reference code dalam BISASKA dimuat dalam kode arsip. Title termuat dalam
elemen data masalah. Creator yang merupakan pembuat atau pemilik rekod
termuat dalam elemen data kode DPA atau kode satker. Date(s) berupa tanggal
pembuatan atau tanggal akumulasi rekod disusun termuat dalam elemen data
tanggal terima DAP. Extent of the unit of description, dinyatakan dalam elemen
data jumlah arsip. Dan terakhir adalah Level of description (tingkat hirarkis rekod)
dalam BISASKA belum terdapat elemen data tersebut. Sehingga fitur registrasi
sistem otomasi manajemen rekod hampir sesuai dengan spesifikasi berdasarkan
elemen penting dalam ISAD (G).
Sedangkan fitur registrasi pada BISASKA telah sesuai dengan spesifikasi
registrasi metadata minimum berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), yaitu
terdapat penanda unik yang diberikan dari sistem, dimana diimplementasikan
dengan adanya kode arsip yang disesuaikan dengan daftar nomor urut rekod.
Tanggal dan waktu registrasi, dengan adanya tanggal terima DAP. Judul atau
deskripsi singkat, termuat dalam elemen data masalah. Keterangan pengarang
(perorangan atau badan korporasi), dinyatakan dalam elemen data kode DPA
atau kode satker. Pengirim dan atau penerima, dinyatakan dalam elemen data
nama petugas penerima.
Fungsi fitur registrasi dalam BISASKA mencakup fitur penerimaan dan
penyelesaian dalam kegiatan pemindahan dan penyimpanan rekod. Secara umum
fitur registrasi dalam BISASKA sudah memenuhi standard yang berlaku.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara proses registrasi yang meliputi
pemindahan dan penyimpanan rekod telah berjalan dengan baik, baik yang
dilakukan pihak Sentral Khazanah Arsip maupun Unit Pengolah rekod atau satuan
kerja masing-masing, sehingga Sentral Khazanah arsip berfungsi sebagai sarana
untuk melakukan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif yang dimiliki oleh
satuan kerja di Bank Indonesia.
Berdasarkan table 4.1 dapat dilihat bahwa, elemen data deskripsi dalam
fitur registrasi menurut Kennedy (1998) hampir secara keseluruhan elemen
datanya dimiliki oleh ISAD (G) (2000). Kennedy mengemukakan 20 elemen data
dalam deskripsi informasi rekod sedangkan ISAD (G) memiliki 26 elemen data.
Dianalisis berdasarkan tahun terbitnya elemen data tersebut, dapat dimungkinkan

59
bahwa ISAD (G) second edition yang mengadopsi dari the Committee on
Descriptive Standards (1999) merujuk pada teori yang dikemukakan oleh
Kennedy.
4.3.1.2 Akses
Akses adalah kunci untuk penemuan kembali yang tergantung pada desain
sistem, bagaimana mengidentifikasi dan memilih informasi untuk diindeks, dan
bagaimana memberkaskannya sehingga dapat ditemukan jika diperlukan. Indeks
adalah pengenal rekod yang digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penemuan
kembali. Pada penataan rekod biasanya setiap berkas baru diberi kode dan istilah
indeks. Istilah indeks ini berfungsi sebagai label bagi kode berkas yang
bersangkutan. Judul atau perihal atau masalah hendaknya merupakan yang
mewakili konteks rekod maupun isinya. Tujuan dalam akses adalah mengatur hak
pengguna dan kemampuan untuk menemukan kembali rekod yang dibutuhkan.
Pembahasan lebih mendalam mengenai fitur akses yang harus dimiliki
dalam sistem otomasi manajemen rekod dalam menentukan efisiensi akses oleh
pemakai adalah:
a. Mampu menyimpan penelusuran yang sering digunakan
Kemampuan penyimpanan penelusuran yang sering digunakan tidak
tersedia dalam BISASKA. Kemampuan yang tersedia dalam BISASKA
hanya dapat melakukan pencarian pada search box.
b. Menelusur ruas tertentu atau full text sebuah dokumen atau
kombinasi keduanya
Kemampuan penelusuran full text dari rekod juga belum tersedia dalam
BISASKA. Sistem yang sudah diimplementasikan dalam BISASKA baru
mencakup registrasi deskripsi informasi rekod dan belum menghubungkan
metadata rekod dengan rekodnya. Hal ini disebabkan dalam sistem
otomasi saat ini belum menerapkan kaptur rekod. Oleh karenanya,
informasi yang dapat diakses hanya berupa deskripsi informasi dari rekod
tersebut yang berguna sebagai alat temu kembali rekod yang dibutuhkan
secara cepat dan tepat.

60
c. Mampu menelusur antar jenis rekod

Penelusuran antar jenis rekod belum diimplementasikan dalam BISASKA.
Input data dalam database BISASKA baru mencakup rekod dalam bentuk
tekstual, sedangkan rekod bentuk lain seperti CD, microfilm, foto,
elektronik belum dilakukan pengolahan secara otomasi. Pengolahannya
masih secara manual dengan mencatatkan deskripsi informasi dalam
Daftar No Arsip yang sudah dikelompokkan berdasarkan jenis arsipnya,
Kotak (tekstual), CD, cartridge, bundel, foto, gambar. Kemudian lembar
DAP ditatausahakan atau disimpan. Untuk jenis rekod elektronik
(softcopy) pengelolaan dan penyimpanannya masih ditangani oleh satuan
kerja masing-masing.
d. Menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase
Teknik pengindeksan dalam BISASKA berdasarkan elemen data deskripsi
informasi yang diinput berdasarkan DAP ke dalam database. Dalam DAP
tidak dicantumkan elemen data keyword khusus yang mewakili rekod
tersebut. BISASKA hanya menyediakan elemen data masalah yang terkait
dengan rekod yang disimpan tersebut. Oleh karenanya, penelusuran dapat
dilakukan berdasarkan pemenggalan kata atau frase yang terdapat pada
elemen data masalah, selain itu pencarian berdasarkan kode rekod atau
elemen data yang terdapat dalam fitur registrasi juga dapat dilakukan.
Pengindeksan tidak memungkin dilakukan di SKA, karena petugas SKA
tidak diperkenankan melihat isi dari rekod tersebut. Meraka hanya
melakukan verifikasi rekod yang terdapat dalam boks dengan lembar DAP.
e. Menggunakan operator Boolean
Penelusuran rekod masih menggunakan simple search dalam search box
sehingga operator boolean logic belum dapat diimplementasikan dalam
BISASKA.
f. Menelusur tanda pengenal unik seperti barcode atau nomor file
Penelusuran rekod dengan BISASKA belum menerapkan penelusuran
menggunakan barcode, namun penelusuran berdasarkan kode rekod sudah
dapat diimplementasikan. Hal ini terkait dengan elemen data deskripsi
informasi yang dimasukkan dalam database BISASKA.

61
g. Mampu menentukan hak akses dan batasan akses terhadap rekod

Menentukan hak akses pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus
rekod pada sistem, membatasi akses pemakai untuk menu atau fitur
tertentu dari sistem. Dalam BISASKA semua deskripsi informasi rekod
yang sudah tuntas proses registrasinya dapat dilihat oleh pengguna yang
memiliki akses intranet di Bank Indonesia. Namun, terdapat hak akses
dalam input data mengenai pengeditan dan penghapusan data. Hak akses
dalam BISASKA dibedakan menjadi tiga, entry data (pegawai golongan
2), validasi (pegawai golongan 3) dan otorisasi (pegawai golongan 4).
Bagian entry data tidak dapat menghapus dan melakukan pengeditan
secara keseluruhan. Sedangkan bagian validasi memiliki wewenang untuk
merubah atau mengoreksi rekod dan bagian otorisasi memiliki wewenang
untuk merubah atau mengoreksi dan menghapus data registrasi rekod.
h. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi
informasi
BISASKA sudah terhubung langsung dengan jaringan intranet untuk
melakukan pencarian atau penelusuran rekod. Jaringan intranet Bank
Indonesia dinamakan BLINK (Bank Indonesia Layanan Informasi Kita).
Sejak diterapkannya BISASKA dan diintegrasikan dengan BLINK, maka
pencarian rekod dapat dilakukan oleh semua pengguna yang memiliki
akses jaringan intranet Bank Indonesia.
i. Mampu membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki
akses penuh dan mampu mendokumentasikan hak akses yang boleh
melihat bagian tertentu dari rekod.
BISASKA masih berupa sistem otomasi manajemen rekod yang berguna
sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali deskripsi informasi dari
rekod dan semua yang dapat akses jaringan intranet Bank Indonesia
memiliki akses untuk memperoleh deskripsi informasi rekod yang
dicarinya. Hal ini diakibatkan karena BISASKA belum mampu
mengkaptur rekod ke dalam sistemnya sehingga belum terdapat batasan
akses terhadap tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki akses
penuh.

62
Berdasarkan pemaparan diatas mengenai fitur akses, secara umum

BISASKA sudah mampu melakukan temu kembali secara otomasi. Wewenang
hak akses hanya dibatasi pada tahapan registrasi atau input, pengeditan dan
penghapusan data rekod. Sedangkan pada akses temu kembali dapat diakses oleh
seluruh SDM Bank Indonesia yang memiliki akses jaringan intranet Bank
Indonesia melalui PC masing-masing. Metode pencariannya menggunakan simple
search dengan penelusuran pemenggalan kata atau frase yang sesuai dengan
elemen data deskripsi informasi rekod dalam fitur registrasi. Berdasarkan
persyaratan fitur akses dalam persyaratan sistem otomasi manajemen rekod,
BISASKA baru memenuhi empat fitur dari tujuh fitur akses dalam persyaratan
sistem otomasi manajemen rekod. Tampilan halaman pencarian dan hasil
pencariannya seperti gambar berikut ini:
Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA

63
Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA
4.3.1.3 Pelacakan
Kegiatan pelacakan bertujuan untuk merekam perpindahan rekod yang
mengacu kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod serta melacak tindakan dan
penggunaan terhadap rekod. Kegiatan ini untuk mengetahui dimana lokasi rekod
pada waktu tertentu. Dalam BISASKA fungsi ini dapat ditemukan dalam fitur
peminjaman. Pengimplementasian BISASKA baru sebatas mengetahui lokasi
penyimpanan rekod tanpa mengetahui ketersedian rekod tersebut. Untuk
mengetahui ketersediaan rekod atau untuk mengetahui rekod tersebut sedang
dipinjam siapa, dapat diketahui melalui Kartu Pinjam Arsip (KPA) dan Bon
Pinjam Arsip (BPA).
Prosedur peminjaman rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
adalah dengan peminjam rekod mengisi dan menandatangani bon pinjam arsip
(BPA) rangkap tiga dan meminta persetujuan dari atasan langsung serta dari
pejabat unit pengolah pemilik rekod. Petugas SKA menerima BPA yang telah
disetujui pejabat unit pengolah. Kemudian petugas SKA menyimpan BPA lembar
ke-2 di tempat penyimpanan rekod. Mencatat peminjaman pada Kartu Peminjam
Arsip (KPA) dan menyimpan BPA lembar ke-1. Petugas SKA menyerahkan
rekod yang dipinjam dan BPA lembar ke-3. Jangka waktu peminjaman rekod
selama sepuluh hari kerja. Peminjam arsip dapat memperpanjang peminjaman
dengan membuat BPA baru dengan jangka waktu sesuai kesepakatan dan

64
dituliskan pada kolom keterangan BPA. Jika peminjam rekod sudah tidak
membutuhkan rekod tersebut, peminjam dapat mengembalikan rekod kemudian
memusnahkan BPA lembar ke-3. Petugas SKA meneliti kelengkapan rekod yang
dikembalikan dan mencocokkan dengan BPA atau mencatat BPA baru jika
diperpanjang. Kemudian petugas SKA mengembalikan rekod pada tempat semula
dan memusnahkan BPA lembar ke-2. Tahap terakhir adalah petugas SKA
mencatat tanggal pengembalian rekod pada KPA dan BPA.
Deskripsi informasi rekod dalam kartu peminjaman rekod mencantumkan
diantaranya:
a. Unit pengolah peminjam
b. Nama peminjam
c. Tanggal peminjaman
d. Tanggal kembali
e. Uraian arsip yang dipinjam
f. Keterangan
Untuk informasi yang lebih lengkap mengenai rekod yang dipinjam,
terdapat juga bon pinjam arsip, yang mencantumkan informasi sebagai berikut:
a. Perihal arsip
b. Jenis arsip
c. No. arsip
d. No. kotak
e. Lokasi simpan
f. Keterangan
g. Persetujuan pejabat unit kearsipan, pejabat pemilik arsip, atasan
peminjam, dan nama peminjam)
h. Tanggal peminjaman dan pengembalian
Pembahasan lebih mendalam mengenai fitur pelacakan yang harus dimiliki
dalam sistem otomasi manajemen rekod adalah:
a. Informasi mengenai status ketersediaan rekod dan siapa yang
meminjam
Status ketersedian rekod di SKA belum dapat diidentifikasi dengan
pelacakan melalui BISASKA. Namun, status ketersedian rekod dapat

65
diketahui secara manual dengan melakukan pencarian melalui Kartu

Pinjam Arsip (KPA) dan Bon Pinjam Arsip (BPA). Apabila permasalahan
rekod yang dicari terdapat dalam KPA atau bon pinjam arsip, artinya rekod
tersebut sedang dipinjam. Dalam KPA dan bon pinjam arsip terdapat
informasi mengenai siapa yang sedang meminjam rekod tersebut.
b. Batasan waktu peminjaman
Sama halnya dengan informasi status ketersediaan rekod melaui
BISASKA, pelacakan batasan waktu peminjaman rekod baru dapat dilacak
secara manual, yaitu melalui KPA dan bon pinjam arsip. Batas waktu
peminjaman arsip selama 10 hari atau dapat dikomunikasikan dengan
petugas SKA terlebih dahulu mengenai waktu peminjamannya.
c. History peminjam rekod
Informasi ini juga belum dapat dilacak melalui sistem otomasi BISASKA,
sehingga pelacakannya baru dapat dilakukan secara manual dengan
mencari pada KPA dan bon peminjam arsip. Dalam KPA dan bon pinjam
arsip diberikan deskripsi siapa yang meminjam baik informasi mengenai
nama pegawai yang meminjam maupun satuan kerja peminjam tersebut.
Dalam BISASKA fitur pelacakan tercakup pada fitur peminjaman rekod.

Fitur peminjaman tersebut mencakup informasi mengenai kode DPA, kode arsip,
tanggal pinjam, jenis arsip, perihal, maksud peminjaman, kode peminjaman, kode
satker peminjam, petugas SKA, jumlah arsip dan status arsip (entry, validasi,
otorisasi, dan kembali) (seperti pada gambar 4.4. halaman peminjaman dalam
BISASKA). Namun, fitur peminjaman yang telah tersedia dalam BISASKA
belum dioperasikan sehingga peminjaman rekod sekaligus sebagai fungsi
pelacakan masih dilakukan secara manual.

66
Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti penerapan

proses peminjaman yang dilakukan secara manual sudah berjalan dengan baik
dengan diimplementasikannya prosedur kerja yang sudah ditetapkan berdasarkan
Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). Hal tersebut seperti dikemukakan
oleh informan Cut Nyak Dien, yang mengatakan bahwa “peminjaman harus
diketahui oleh pemilik arsip dan atasannya dengan mengisi bon pinjam arsip yang
sudah disetujui pihak yang berwenang. Kemudian mereka menyerahkan bon
pinjam arsip tersebut ke SKA. Petugas SKA mengambilkan arsip yang dipinjam
ke ruang penyimpanan. rekod yang dipinjam dicatat ke dalam Kartu Pinjam Arsip
(KPA).” Berdasarkan pemaparan informan Cut Nyak Dien menjelaskan bahwa di
SKA telah memiliki standar operasional prosedur mengenai kegiatan peminjaman
rekod, yaitu telah adanya aturan dan formulir peminjaman.
Hal yang sangat disayangkan, BISASKA saat ini sudah terdapat fitur
peminjaman, namun kegiatannya masih dilakukan secara manual. Apabila
peminjaman sudah dilakukan secara otomasi melalui BISASKA, maka kegiatan
peminjaman akan lebih menghemat waktu dan kertas. Hal ini seperti yang
dijelaskan oleh informan Cut Nyak Dien, “disini peminjamannya memang masih

67
manual. Kita rencananya tahun ini mau mengembangkan sistemnya”.

Berdasarkan penjelasan informan tersebut bahwa, prosedur peminjamannya belum
dilakukan melaui BISASKA karena sistemnya masih mau dikembangkan lagi.
Padahal apabila kegaitan ini sudah dilakukan secara otomasi, akan sangat
memudahkan pegawai SKA itu sendiri. Terlebih lagi untuk kegiatan pelacakan
mengenai rekod apa saja yang sedang dipinjam, tanpa perlu lagi memeriksa Kartu
Pinjam Arsip ataupun Bon Pinjam Arsip. Oleh karena itu, penerapan pelacakan
yang termasuk di dalamnya kegiatan peminjaman akan meningkatkan kecepatan
dalam hal pelacakan rekod, kegiatan peminjaman, dan mengurangi penggunaan
kertas dalam mendukung paperless office.
4.3.1.4 Penyusutan
Penataan rekod dalam sistem otomasi manajemen rekod harus mampu
mengidentifikasi rekod-rekod yang memiliki nilai berkesinambungan dan rekod
yang sudah dapat dimusnahkan. Sistem harus memuat jadwal retensi setiap rekod
dan menandai rekod yang sudah jatuh tempo untuk dipindahkan atau
dimusnahkan. Rekod-rekod yang sudah jatuh tempo dapat dikelompokkan sesuai
dengan jadwal retensinya. Sehingga memudahkan dalam hal identifikasi rekod
yang sudah jatuh waktu. Pemusnahan termasuk duplikat rekod dalam
bentuk/media elektroniknya. Sayangnya, kegiatan penyusutan di SKA belum
dapat dioperasikan di dalam BISASKA, sehingga penerapannya masih dilakukan
secara manual. Namun, secara manual kegiatan penyusutan sudah berjalan dengan
baik berdasarkan pedoman Manajemen Dokumen Bank Indonesia dan pedoman
Jadwal Retensi. Penyusutan di Sentral Khazanah Arsip dimulai dengan
penyiangan rekod di SKA melalui dua cara, yaitu meneliti DAP untuk mendata
rekod yang jadwal retensinya telah berakhir atau mencocokkan data rekod yang
jadwal retensinya telah berakhir dengan rekodnya.
Kegiatan menentukan rekod yang masih memiliki nilai berkesinambungan
dengan rekod yang sudah dapat dimusnahkan dilakukan oleh Panitia Penilai Arsip
(PPA). Susunan Panitia Penilai Arsip Kantor Pusat (PPA KP) untuk pemusnahan
rekod dengan jadwal retensi sepuluh tahun atau lebih terdiri dari pejabat/staf dari
unit pngolah yang membidangi pengawasan intern sebagai anggota, pejabat unit

68
kearsipan kantor pusat sebagai ketua merangkap anggota penilaian dan

pejabat/staf dari unit pengolah yang membidangi hukum sebagai anggota.
Sedangkan susunan Panitia Penilai Arsip Unit Pengolah (PPA UP) untuk
pemusnahan rekod dengan jadwal retensi sepuluh tahun atau lebih terdiri dari
pejabat dan atau pegawai setingkat staf unit pengolah pemilik rekod sebagai
anggota, pejabat unit pengolah yang membidangi kearsipan sebagai ketua
merangkap anggota penilaian dan pejabat dan atau pegawai setingkat staf lainnya
yang ditunjuk sebagai anggota. Panitia Penilai Arsip ini akan menghasilkan Berita
Acara Penilaian Arsip (BANA).
Hasil dari penilaian yang dilakukan PPA akan menghasilkan lima
rekomendasi Panitia Penilai Arsip (PPA) di SKA kepada pimpinan unit pengolah
pemilik rekod, yaitu:
a. Menyetujui pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna. Prosedur
pemusnahannya dibedakan menjadi dua, yaitu pemusnahan rekod dengan
jadwal retensi kurang dari sepuluh tahun dan lebih dari sepuluh tahun.
b. Menangguhkan pemusnahan dan menetapkan jadwal retensi baru rekod
yang masih mempunyai nilai guna bagi Bank Indonesia
c. Menyimpan rekod sebagai inventaris rekod SKA Kantor Pusat karena
masih mempunyai nilai guna namun informasinya sudah terbuka
d. Menyerahkan kepada unit pengolah lain yang membidangi
e. Menyerahkan kepada ANRI melalui unir kearsipan Kantor Pusat untuk
rekod yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional.
Fitur penyusutan berdasarkan persyaratan sistem manajem rekod yang

harus diperhatikan dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod adalah
mencakup:
a. Informasi mengenai jadwal retensi
Karena sistem otomasi belum dapat dioperasikan, informasi ini dapat
ditemukan dalam Daftar Arsip yang dipindahkan (DAP) dengan dilakukan
pencarian secara manual.

69
b. Informasi penandaan atau pengingat rekod yang sudah jatuh tempo

Informasi ini pun belum dapat ditemukan dalam sistem, sehingga
pengingat akan rekod yang sudah jatuh tempo akan dilakukan
pengecekkan secara berkala atau Unit Pengolah pemilik arsip yang
memberikan pengusulan untuk dilakukan penyusutan terhadap rekod yang
dimilikinya.
c. Pemusnahan termasuk duplikat rekod dalam bentuk elektronik
Kegiatan pemusnahan secara manual untuk rekod berbentuk elektronik
akan dilakukan pemusnahan keduanya apabila rekod tersebuh sudah tidak
memiliki nilai guna.
d. Data registrasi rekod tetap dipertahankan atau tidak jika rekod
dimusnahkan
Apabila rekod telah dilakukan penyusutan, baik itu dimusnahkan atau
dilakukan penyerahan ke ANRI, data registrasi akan dihapus dalam
BISASKA. Untuk itu, rekod yang telah disusutkan deskripsi informasinya
sudah tidak dapat ditemukan dalam BISASKA. Namun, informasi bekas
kepemilikan rekod ini dapat dilihat berdasarkan Daftar Arsip yang di
Musnahkan (DAM) atau Daftar Arsip yang diserahl akan (DAS) dan
Berita Acaranya.
4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik

Sistem otomasi manajemen rekod harus memiliki kemampuan untuk
pembuatan laporan dan statistik untuk memenuhi kebutuhan SKA BI dalam
rangka pertanggungjawaban manajemen. Dalam BISASKA telah terdapat menu
fungsi laporan. Namun, sampai saat ini belum dapat dioperasikan. Secara manual,
pelaksanaan pelaporan dan statistik kegiatan SKA BI sudah berjalan dengan rutin.
Kegiatan tersebut dilakukan sebagai bahan pertanggungjawaban manajemen.
Pelaporannya meliputi: laporan pemindahan, laporan pemusnahan, laporan
penerimaan SK, laporan peraturan, volume peminjaman dan input data. Tersedia
juga laporan suhu dan kelembaban (temperature/humadity) tempat penyimpanan
rekod. Berdasarkan Kennedy (1998: 207) sistem otomasi manajemen rekod
seharusnya memungkinkan untuk mentransfer informasi laporan dan statistik

70
langsung ke aplikasi desktop seperti pengolah kata atau electronic mail untuk
diproses dan didistribusikan lebih lanjut. Oleh karena itu, penerapan sistem
otomasi manajemen rekod sangat membantu staf atau manajer baik dalam
pemprosesan maupun distribusi laporan dan statistik.
4.3.2 Persyaratan Teknis

Persyaratan teknis dalam sistem otomasi manajemen rekod membutuhkan
kerjasama dengan bagian IT, dalam Bank Indonesia terdapat Direktorat Pengelola
Sistem Informasi (DPSI). Hal yang perlu diperhatikan dalam persyaratan teknis
sistem otomasi manajemen rekod adalah
a. Platform dan sistem operasi yang mendukung
Sistem beroperasi melalui akses jaringan intranet dengan berbasis PC
server database blade server ± 1 Tera dengan sistem operasinya Microsoft
SQL server. Selain PC server database terdapat juga aplikasi server
windows 2000 server. Oleh karenanya, dengan didukung oleh platform
dan sistem operasi memudahkan dalam hal pengontrolan maupun
pengaksesan sistem otomasi tersebut.
b. Kemudahan penggunaan
Sistem otomasi manajemen rekod dikatakan mudah apabila sistem tersebut
mudah untuk dipelajari dan dioperasikan bagi staf bagian arsip maupun
pengguna lainnya. Informan yang memiliki tugas utama input data
registrasi mengungkapkan bahwa, “waktu saya dikenalin sistem ini
pertama kali, saya langsung ngerti, sayakan cuma mengisi bagian-bagian
yang kosong disesuaikan sama DAP dan form entri data aja.” Selain
pendapat dari informan Cut Meutia, peneliti juga melakukan observasi
partisipatif dengan mencoba memasukkan data yang berasal dari DAP ke
BISASKA. Berdasarkan wawancara dan observasi, interface BISASKA
saat ini yang berfungsi sebagai sistem temu kembali deskripsi informasi
rekod tergolong sederhana sehingga BISASKA mudah untuk dipelajari,
dan dioperasikan.

71
c. Memungkinkan kustomisasi
Kustomisasi menurut Kennedy (1998:206) adalah sistem dapat
menyesuaikan profil layar, nama ruas, menambah dan menghapus ruas.
Menurut informan Teuku Umar kustomisasi mungkin saja dilakukan,
namun tidak semua staf dapat melakukannya, hanya sistem administrator
atau dengan bantuan Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI).
d. Dapat di-upgrade, tidak membatasi jumlah rekod/basis data
BISASKA dapat di-upgrade apabila dilakukan pengembangan sistem.
Namun, untuk melakukan upgrade tidak bisa dilakukan oleh staf SKA
Bank Indonesia. Hal ini seperti yang dikatakan oleh informan Cut Nyak
Dien, “kalau kita mau mengupgrade sistem, kita tidak bisa melakukan
sendiri”. Selain itu, sistem harus memiliki kemampuan tidak membatasi
penyimpanan jumlah rekod/basis data. Menurut informan Cut Nyak Dien,
data yang diinput ke dalam BISASKA tersimpan dalam server yang
dikelola oleh Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI) yang apabila
mengalami kekurangan kapasitas penyimpanan pihak DPSI yang
berwenang untuk melakukan penambahan kapasitas penyimpanan tersebut.
Berdasarkan hal tersebut, BISASKA saat ini dapat dilakukan up-grade
baik itu up-grade sistem maupun kapasitas penyimpanannya. Namun, hal
tersebut dibawah otoritas DPSI. Dalam hal ini, pihak SKA sebagai user
yang dapat mengajukan untuk dilakukan up-grade terhadap BISASKA.
e. Memungkinkan konversi dari sistem yang ada ke sistem baru
Terdapat kontrol untuk menjamin tidak ada data yang hilang selama
pemindahan. BISASKA telah memiliki disaster recovery plan, sehingga
telah terjaminnya keberlangsungan data yang telah disimpan dalam server.
f. Memiliki kontrol keamanan
Terdapat kontrol keamanan antara sistem operasi jaringan dengan sistem
otomasi manajemen rekod. Kontrol keamanan BISASKA telah terintegrasi
dengan Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI).
g. Fasilitas back-up
Fasilitas back-up juga telah dimiliki BISASKA yang juga dikelola oleh
Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI). DPSI sudah memiliki

72
disaster recovery plan, sehingga apabila terjadi sesuatu yang tidak

diharapkan, data yang terdapat dalam server tetap tersedia sebagai back-
up.
h. Dapat melakukan pemulihan otomatis, setelah ada kerusakan server
BISASKA belum dapat melakukan pemulihan secara otomatis apabila
terjadi kerusakan pada server. Harus dilakukan tindakan yang dilakukan
Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI).
4.3.3 Persyaratan Integrasi

Sistem otomasi manajemen rekod memiliki kemampuan untuk berintegrasi
dengan sistem lainnya. Menurut Kennedy (1998:199), salah satu bentuk integrasi,
yaitu integrasi dengan aplikasi dekstop (misalnya, pengolah kata, spreadsheet, dan
document imaging system e-mail, dll.), sistem bisnis lainnya (misalnya database
pelanggan, sistem sumber daya manusia, dll), sarana informasi lainnya (misalnya
tesaurus, dll).
a. Integrasi sistem manajemen rekod dengan aplikasi desktop
Kemampuan menghubungkan sistem manajemen rekod dengan indeks
rekod dan sistem yang digunakan untuk menciptakan dan memelihara
rekod, seperti pengolah kata, spreadsheet, dan document imaging system.
Jadi, dengan mengakses system manajemen rekod, pengguna dapat
menentukan rekod elektronik apa saja yang terdapat pada topic tersebut
dan dapat melihat dan memungkinkan memanipulasi rekod juga.
Seorang penulis memprediksikan bahwa kemampuan baru sistem
manajemen rekod akan lebih berorientasi terhadap manajemen dokumen
dengan berkas teks dan gambar yang dipindai akan diindeks, dilakukan
tindakan, didistribusikan, ditemukembali, diubah atau dijelaskan yang
dilakukan secara online. Cut Nyak Dien menjelaskan bahwa, “Yang kita
data hanya permasalahannya. Karena kita belum image”.
Berdasarkan pernyataan informan Cut Nyak Dien, sistem otomasi
manajemen rekod belum terintegrasi dengan pengolahan kata maupun
document imaging system. BISASKA hanya dapat menampilkan deskripsi

73
informasi dari rekod tersebut, sehingga isi dari rekod belum dapat diakses
langsung.
b. Integrasi sistem manajemen rekod dengan sistem bisnis lainnya
(aplikasi database)
Sistem manajemen rekod harus mampu mengintegrasikan sistem dengan
sistem bisnis lainnya, seperti aplikasi database klien, database pengguna,
dll. Dalam BISASKA sudah terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya,
yaitu Bank Layanan Intranet Kita (BLINK). Namun, BISASKA belum
terintegrasi dengan aplikasi database, seperti yang dijelaskan oleh
informan Teuku Umar berikut, “BISASKA belum bisa menyimpan data
peminjam rekod, selama ini BISASKA baru terhubung dengan BLINK
untuk pencarian rekod, itu saja.” Berdasarkan penjelasan tersebut bahwa
sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem temu kembali rekod
yang sudah dapat diakses melalui jaringan intranet yaitu Bank Indonesia
Layanan Intranet Kita (BLINK).
c. Integrasi sistem manajemen rekod dengan electronic mail
Terintegrasi sistem manajemen rekod dengan e-mail berguna untuk
memindahkan dokumen di seluruh organisasi dan untuk berkomunikasi
dengan pengguna. Misalnya e-mail dapat digunakan untuk
mendistribusikan ringkasan harian dari surat masuk dan keluar pada hari
itu, statistic jumlah surat yang diterima dengan masalah tertentu atau
permintaan untuk mengembalikan berkas. Berdasarkan observasi terhadap
BISASKA, dalam system tersebut tidak terdapat fasilitas email. Fasilitas
e-mail untuk staf Bank Indonesia melalui Bank Indonesia Layanan
Intranet Kita (BLINK).
Kemampuan integrasi BISASKA yaitu sudah dapat diaksesnya BISASKA
melalui sistem bisnis Bank Indonesia, yaitu BLINK (Bank Indonesia Layanan
Intranet Kita). Kemampuan untuk document imaging belum dapat dilakukan
dalam BISASKA, karena rekod dalam bentuk elektronik (softcopy) masih dikelola
oleh satuan kerja masing-masing.

74
4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai/Operator

Persyaratan ini merupakan perangkat pendukung sistem. Hal yang harus
diperhatikan dalam persyaratan pendukung pemakai/operator dalam sistem
otomasi manajemen rekod adalah:
a. Tampilan (interface) dan fungsi yang mudah (user friendly)
Tampilan layar yang sederhana dan menggunakan bahasa Indonesia,
sehingga fitur-fitur yang terdapat dalam BISASKA mudah dioperasikan.
b. Ketersediaan layar bantuan (helpscreens)
Dalam BISASKA terdapat layar bantuan, apabila user mengalami
kebingungan dalam mengoperasikan sistem tersebut, user dapat langsung
menuju menu helpscreen.
c. Pelatihan
Kegiatan pelatihan di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan
hal wajib bagi setiap karyawannya dan tidak terbatas pelatihan mengenai
kearsipan saja. Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia menyelenggarakan
on job training untuk pegawai baru agar dapat mengerti dan memahami
prosedur dan deskripsi kerja masing-masing. Cut Nyak Dien
menginformasikan bahwa, “untuk pelatihan kearsipan dalam satu tahun
kurang lebih 15 satuan kerja kita lakukan pelatihan.”
d. Dokumentasi
Pedoman yang dibuat dalam rangka manajemen rekod di Sentral Khazanah
Bank Indonesia meliputi Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI),
Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001-2000, pedoman
klasifikasi, dan jadwal retensi.
4.3.5 Persyaratan Mengelola Berbagai Jenis Rekod

Sistem otomasi manajemen rekod harus memenuhi persyaratan
pengelolaan berbagai jenis rekod, baik tekstual maupun elektronik seperti
mikrofilm, cartridge, CD, foto, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email,
grafis, audio, video, dan lainnya (Kennedy, 1998:199). Hal tersebut selaras
dengan The Australia Standard AS 4390-1996 yang menjelaskan bahwa rekod
sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem

75
komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi atau perorangan
dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan dan
disimpan sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5). Oleh
karenanya, dapat dikatakan bahwa rekod dapat meliputi berbagai jenis media.
Informan mengungkapkan mengenai jenis rekod yang dikelola dalam BISASKA,
yaitu:
“Di sini baru arsip tekstual aja.”-Cut Meutia
“Arsip yang dalam cartridge, CD, dan lain-lain belum diinput.”-Cut Nyak
Dien
“Rekod elektronik cuma beberapa saja yang dipindahkan ke SKA,
kebanyakan masih disimpan di satuan kerja.” –Cut Nyak Dien.
Menurut pernyataan informan diatas, pengelolaan rekod dalam BISASKA

baru mencakup pengelolaan rekod jenis tekstual saja. Sedangkan pengelolaan
rekod jenis elektronik belum diintegrasikan dengan BISASKA. Selain itu, rekod
jenis elektronik belum secara keseluruhan diserahkan oleh satuan kerja ke Sentral
Khazanah Arsip untuk dilakukan penataan rekod, sehingga rekod jenis elektronik
masih tersebar di setiap satuan kerja. Pengelolaan rekod jenis elektronik di SKA
masih dilakukan secara manual, yaitu proses registrasi dilakukan dengan mengisi
deskripsi informasi rekod pada lembar daftar nomor arsip yang disesuaikan
dengan jenis rekodnya. Informasi mengenai deskripsi rekod ditemukan dalam
daftar arsip yang dipindahkan (DAP). Informan Cut Nyak Dien juga
mengungkapkan alasan belum diintegrasikannya rekod jenis elektronik bahwa “Di
SKA rekod elektroniknya masih sedikit, jadi masih mudah dilakukan pencarian.”
Berdasarkan pernyataan informan tersebut menyatakan bahwa, sistem
otomasi manajemen rekod belum diperlu diterapkan di SKA karena volume
khazanah rekod elektronik masih sedikit, sehingga temu kembali rekod masih
mudah dilakukan. Sedangkan, Read-Smith (2002:155) mengemukakan bahwa
volume rekod dalam berbagai jenis media akan terus bertambah dengan
peningkatan permintaan untuk temu kembali rekod yang lebih cepat. Berdasarkan
hal tersebut, sistem otomasi manajemen rekod mampu melakukan temu kembali

76
lebih cepat dibandingkan melakukan pencarian pada daftar no arsip secara manual
seiring bertambah terus volume rekod dalam berbagai jenis.
Pada perkembangan selanjutnya, sistem otomasi manajemen rekod akan
mampu mengkontrol rekod elektronik (Kennedy, 1994:170). Hal ini memungkin
BISASKA untuk melakukan penyimpanan rekod elektronik seperti halnya
melakukan penataan rekod inaktif dalam bentuk teksual. Selain BISASKA
mampu mengontrol secara keseluruhan bentuk rekod yang tercipta dalam aktivitas
bisnis di Bank Indonesia, sistem ini dapat mempermudah pengaksesan rekod yang
dibutuhkan dengan efektif dan efisien melalui jaringan intranet atau BLINK yang
sudah disediakan.
Analisis peneliti selaras dengan National Archives Australia (2004) bahwa
sistem dapat meng-capture yaitu suatu proses penyimpanan sebuah dokumen atau
objek digital ke dalam system rekod dan menandai metadata untuk
menggambarkan rekod dan menempatkannya dalam konteks, sehingga
memungkinkan manajemen rekod yang sesuai dari waktu ke waktu. Untuk
kegiatan bisnis tertentu fungsi ini dapat dibangun ke dalam sistem bisnis sehingga
penangkapan rekod dan metadata yang terkait bersamaan dengan penciptaan
rekod.

BAB 5
KESIMPULAN
Bab ini merupakan bab penutup dalam penelitian yang berjudul

Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod inaktif berdasarkan Persyaratan
Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia.Dalam bab ini, akan dipaparkan kesimpulan dari seluruh pembahasan
maupun pengamatan yang dilakukan peneliti. Selain itu, dipaparkan pula saran
dari peneliti terhadap hasil penelitian ini. Diharapkan saran yang akan dipaparkan
dapat berguna dan menjadi masukan bagi manajer kearsipan maupun pihak
lainnya yang akan mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod inaktif atau
Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA).
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai penerapan sistem otomasi
manajemen rekod yang telah dijalankan dalam pengelolaan rekod inaktif pada
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, yaitu sebagai berikut:
a. Sistem Otomasi Manajemen Rekod BISASKA belum dibangun secara
optimal. Hal ini dapat dilihat dengan hanya terdapat beberapa fitur
persyaratan sistem manajemen rekod yang telah diimplementasikan sesuai
dengan fungsi kegiatan dalam sistem penataan rekod, yaitu:
Registrasi melalui fitur penerimaan dan penyelesaian
Menu registrasi yang telah diimplementasikan dalam BISASKA
hampir semua elemen datanya sesuai dengan persyaratan persyaratan
sistem manajemen rekod.
Akses atau penelusuran rekod
BISASKA merupakan sebagai sistem temu kembali rekod yang sudah
terotomasi, sehingga BISASKA dapat diakses melalui jaringan
intranet. Hal ini sangat memudahkan staf Bank Indonesia dalam
menemukan rekod inaktif yang dibutuhkan. Fitur akses yang telah
diimplementasikan dalam BISASKA berdasarkan persyaratan sistem
manajemen rekod hampir semua indikator penilaiannya sudah

78
terpenuhi. Namun, metode penelusurannya masih menggunakan

simple search dan belum memanfaatkan operator boolean logic.
b. Sedangkan kegiatan pelacakan, penyusutan dan pelaporan belum dapat
dilakukan secara otomasi. Kegiatan tersebut masih dilakukan secara
manual, sehingga persyaratan tersebut masih perlu dibangun lagi dalam
BISASKA. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kegiatan yang
masih dilakukan secara manual sudah memiliki prosedur yang baik dan
sudah dijalankan secara konsisten. Hal ini dapat dilihat dari pedoman
Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI) yang merupakan tata cara
pengelolaan dokumen Bank Indonesia mulai dari dokumen diciptakan,
diterima, disimpan sampai dengan disusutkan. Tersedianya pedoman-
pedoman dalam kearsipan, meliputi pedoman klasifikasi dan jadwal
retensi. Selain sudah memiliki pedoman yang sudah dijalankan
berdasarkan standar tersebut, SKA juga sudah melakukan pelatihan untuk
staf SKA maupun di setiap satuan kerja secara konsisten.
c. Pemenuhan persyaratan pendukung lainnya seperti persyaratan teknis dan
persyaratan pendukung pemakai dalam kegiatan pengelolaan rekod saat ini
dapat dikatakan sebagian besar sudah memenuhi persyaratan sistem
manajemen rekod. Sedangkan untuk persyaratan integrasi dan persyaratan
mengelola berbagai bentuk rekod masih perlu dikembangkan lagi.
d. Pengembangan sistem otomasi manajemen rekod yang mencakup
keseluruhan kegiatan pengelolaan rekod inaktif di Sentral Khazanah Arsip
Bank Indonesia sangat memungkinkan, selain sudah hampir memenuhi
dua persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod inaktif,
pengelolaan rekod secara manual sudah dijalankan dengan baik sesuai
dengan prosedur yang berlaku. Penerapan sistem otomasi manajemen
rekod inaktif dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dengan
berdasarkan persyaratan sistem otomasi manajemen rekod mampu
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan pengelolaan rekod
inaktif, serta meningkatkan kinerja Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia.

79
e. Sistem otomasi manajemen rekod saat ini baru dapat berfungsi sebagai
sarana temu kembali deskripsi informasi rekod yang sudah terintegrasi
dengan jaringan intranet Bank Indonesia, BLINK (Bank Indonesia
Layanan Intranet Kita).
5.2 Saran
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sebaiknya dibangun dan
dikembangkan lagi dengan mengacu pada persyaratan sistem manajemen rekod.
a. Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA yang perlu dibangun, yaitu
fitur penyusutan, pelaporan dan statistik. Apabila fitur ini telah dibangun
dan diimplementasikan dalam BISASKA maka akan mempengaruhi
efektivitas dan efisiensi pengelolaan rekod di Sentral Khazanah Arsip
Bank Indonesia.
b. Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA yang perlu dikembangkan,
yaitu fitur registrasi, akses, peminjaman termasuk di dalamnya fungsi
pelacakan. Hal ini berguna untuk mengoptimalisasi kegiatan pengelolaan
rekod inaktif di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sehingga
pengelolaan rekod inaktif dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam
memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan memori bagi organisasi. Pada
persyaratan fungsional akses atau penelusuran, BISASKA sebaiknya
menerapkan penelusuran dengan advance search dengan bantuan operator
Boolean.
c. Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA sebaiknya juga
mengembangkan persyaratan integrasi dan persyaratan untuk mengelola
berbagai jenis rekod, sehingga sistem mampu meng-capture dan
mengakses rekod melalui BISASKA, tidak hanya deskripsi informasi
rekod saja. Hal ini sangat berfungsi dalam efektivitas pencarian dan
pengaksesan rekod yang nantinya dapat langsung dilakukan melalui akses
ke jaringan intranet (BLINK) pada PC pengguna masing-masing.

DAFTAR REFERENSI
Abdul Kadir & Triwahyuni. (2003). Teknologi Informasi. Yogyakarta: Kanisius.

Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern.
Jakarta: Erlangga.
Bearman, David. (1994). Electronic evidence: strategies for managing records in
contemporary organizations. Pittsburgh: Archives & Museum Informatics.
Boedi Martono. (1990). Sistem kearsipan praktis: penyusutan dan pemeliharaan
arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
--------------. (1994). Penataan berkas dalam manajemen kearsipan. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan.
Burhan Bungin. (2005). Analisis data penelitian kualitatif: pemahaman filosofis
dan metodologis ke arah penguasaan model aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Creswell, John W. (1994). Research design: qualitative & quantitative
Approaches. London: Sage Publication.
Gayatri Kusumawardani. (2006). Pra implementasi sistem kearsipan elektronik:
studi kasus di Departemen Komunikasi dan Informatika (DEPKOMINFO).
Tesis S2 Program Studi Ilmu Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas
Indonesia.
Gingrande, Arthur. (2003). Introduction to document management. 28 Maret
2011.
http://users.softlab.ntua.gr/facilities/public/AD/Text%20Categorization/Introdu
ction%20to%20Document%20Management.pdf
Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Indonesia:
Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Indonesia: Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia.
International Council of Archives. (2008). Guidelines and functional requirement
for electronic records management systems. New Zealand: International
Council of Archives.

81
International Council of Archives. (2000). ISAD(G): General International

Standard Archival Description (Second Edition). Ottawa: ICA.
ISO 15489-1. (2001). International standard information and documentation-
records management. Part 1: general.
ISO 15489-2. (2001). Technical report information and documentation-record
management. Part 2: guidelines.
Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. (2003). Panduan
manajemen sistem dokumen elektronik. Jakarta: Kementerian Komunikasi dan
Informasi Republik Indonesia.
Kennedy, Jay. (1998). Records management: a guide to corporate record keeping
(2nd ed). Melbourne: Longman.
Kennedy, Jay., & Schauder, Cherryl. (1994). Records management: a guide for
students and practioners of records and information management with
exercises and case studies. Melbourne: Longman Cheshire.
Laksmi., Gani, Fuad., & Budiantoro. (2007) Manajemen perkantoran modern.
Depok: FIB-UI.
Lexy J Moleong. (2002). Metode penelitian kualitatif. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Moh. Nazir. (1988). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
National Archives and Records Administration. (2008). NARA’s electronic
records archives glossary. 26 Mei 2012.
http://www.archives.gov/era/about/glossary.html
Nina Mayesti. (2003). Perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif
pada pusat rekod fakultas ilmu pengetahuan budaya Universitas Indonesia.
Tesis S2 Program Studi Ilmu Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas
Indonesia.
Penn, Ira. (1994). Records management handbook (2nd ed.). Aldershot: Gower.
Records Management Office-Archives Authority. (1994). Records and
recordkeeping: introducing new concepts. New South Wales.
Robek, Mary F; Gerald F. Brown; & Wilmer O. Maedke. (1987). Information and
records management. California: Glencoe.

82
Roberts, David. (1995). Documenting the future: policy & strategies for
electronic recordkeeping in the new south wales public sector. Australia.
Sanafiah Faisal. (2007). Format-format penelitian sosial. Jakarta: Rajawali Press.
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen arsip dinamis: pengantar memahami dan
mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sulistyo-Basuki. (2006). Metode penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra
Bekerja sama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas
Indonesia.
Tatang M. Amirin. (1990). Menyusun rencana penelitian. Jakarta: Rajawali Press.
Wallace, Patricia. Records management: integrated information system. (1992).
Englewood Cliff, NJ: Prentice Hall.
Wursanto Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius.

Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia

Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia
STRUKTUR ORGANISASI GRUP SEKRETARIAT
Kepala Biro
Deputi Kepala
Biro
Divisi Arsip Divisi Protokol
Deputi Kepala Divisi Kelompok Sekretaris Kelompok Deputi Kepala Divisi

Dewan Gubernur Protokoler
Kelompok Kelompok Seksi Seksi Seksi

Pembinaa Arsip Pelaksana Arsip Administrasi Pengelolaan Administrasi
Keprotokolan

Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip
TUGAS-TUGAS POKOK DIVISI ARSIP
Divisi Arsip di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia diabagi menjadi

tiga bagian, yaitu kelompok pembina arsip, kelompok pelaksana arsip dan seksi
administrasi.
1. Kelompok pembina arsip
Tugas pokok pembina arsip, meliputi:
a. Melakukan pengkajian dan penyusunan/penyempurnaan ketentuan
mengenai pengelolaan dokumen dan arsip.
b. Melakukan pemantauan dan embinaan pengelolaan dokumen dan arsip.
c. Meningkatkan pengetahuan pegawai tentang pengelolaan dokumen dan
arsip.
d. Memberikan bantuan konsultasi pengelolaan dokumen dan arsip.
e. Membina hubungan atau kerjasama dengan instansi lain dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan dokumen dan arsip.
2. Kelompok pelaksana arsip

Tugas pokok pelaksana arsip, meliputi:
a. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan kebersihan dan ketahanan
arsip.
b. Memberikan pelayanan informasi arsip Bank Indonesia.
c. Melakukan penyiangan, penilain dan pemusnahan arsip.
d. Memberikan penomoran, penggandaan dan pendistribusian keputusan
Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia.
e. Melakukan penomoran Surat Kuasa Anggota Dewan Gubernur Bank
Indonesia.
f. Melakukan penyimpanan asli PBI, PDG, SE Ekstern, SE Intern,
Keputusan Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia, Keputusan
Pejabat Bank Indonesia, Surat Kuasa Anggota Dewan Gubernur Bank
Indonesia.
g. Menyusun laporan jumlah/volume arsip Bank Indonesia secara berkala.
h. Menyerahkan arsip yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan
nasional kepada Arsip Nasional RI.

3. Seksi administrasi
Tugas pokok seksi administrasi, meliputi:
a. Mengelola Program Kerja dan Anggaran Tahunan (PKAT) Bagian
Arsip, yaitu menyusun rencana PKAT Bagian Arsip;
mengadministrasikan, memonitor, menyusun laporan realisasi PKAT
dan Progress Review.
b. Mengelola pembayaran tagihan kepada pihak ketiga.
c. Mengelola sarana/prasara kerja, ATK dan logistik divisi arsip.
d. Melakukan administrasi kepegawaian divisi arsip, meliputi:
administrasi cuti, absensi, kardeks, penilaian kinerja, mutasi pegawai,
dan kesehatan; mengurus deklarasi kesehatan dan lembur pegawai;
administrasi kepegawaian lainnya.
e. Mengadministrasikan rencana dan realisasi PMK pegawai divisi arsip.
f. Melakukan tugas-tugsa kesekretariatan, yaitu mengelola arsip dan
mendistribusikan dokumen.

Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia

Lampiran 5: Pedoman content analysis
PEDOMAN CONTENT ANALYSIS SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD
Fungsi Menu Objek Pengamatan Hasil Pengamatan

No. (Pesyaratan Sistem Kondisi dalam Sistem
Manajemen Rekod) (Fitur Pendukung) Ada Tidak Ada
A. Persyaratan Fungsional
1. Registrasi No. rekod v Dalam BISASKA disebut dengan kode
arsip, terletak pada bagian regstrasi
penyelesaian.
Tanggal registrasi v Terdapat pada bagian registrasi
penerimaan
Operator entri data v Terdapat pada bagian registrasi
penerimaan
Tanggal dan waktu penciptaan v Dalam BISASKA dikenal dengan
periode arsip.
Pengirim/unit kerja pencipta v Dinyatakan dalam kode satuan kerja.
Judul v Berupa perihal permasalahan

link antara dok kertas dan elektronik v Tidak terdapat link anatara dokumen
kertas dan elektronik. hal ini
disebabkan dalam BISASKA belum
mengolah rekod dalam bentuk
elektronik.
Lokasi v informasi lokasi simpan rekod
dinyatakan dalam lantai, blok, unit
dan kolom. Terdapat juga kode lokasi
simpan.
Bentuk fisik v Dalam BISASKA telah terdapat
agregasi bentuk fisik, seperti, tekstual,
gambar, foto dan media lainnya.
Namun, dalam penerapannya, bentuk
fisik rekod yang baru diolah melalui
sistem otomasi baru bentuk fisik
tekstual dan peraturan.
Abstrak/informasi deskriptif v tidak terdapat abstrak/informasi

deskriptif.
Kata kunci/nama lain v tidak tersedia
Klasifikasi keamanan v tidak tersedia
Jadwal retensi v tidak tersedia metadata untuk
memasukkan jadwal retensi. Namun,
secara manual tersedia dalam daftar
arsip yang dipindahkan (DAP).
Nama aplikasi rekod diciptakan (bentuk v tidak tersedia

elektronik)
2. Akses Menyimpan penelusuran yang sering v tidak tersedia, penelusuran hanya
digunakan, menelusur ruas dalam frase atau kode satuan kerja.
tertentu/seluruh
Menelusur antarruas
jenisyang ada
rekod v tidak tersedia
Menggunakan teknik penelusuran v Rekod mampu diidentifikasi dengan
pemenggalan kata, menelusur frase pemenggalan kata-kata atau frase
yang terdapat dalam permasalahan
atau perihal.
menggunakan operator Boolean v tidak menggunakan operator boolean.
Penelusuran masih menggunakan
simple search.
Menelusur tanda pengenal unik seperti v sistem otomasi BISASKA belum
barcode/nomor file menggunakan barcode. Namun,
penelusuran berdasarkan no.kotak
atau lokasi arsip sudah dapat
dilakukan penelusuran.

Mampu menentukan hak akses dan v Hak akses dalam BISASKA dibedakan
batasan akses terhadap rekod. Misalnya menjadi tiga, entry data, validasi dan
menentukan hak akses pemakai untuk otorisasi. Bagian entry data tidak
melihat, mengedit atau menghapus rekod dapat menghapus dan melakukan
pada sistem, membatasi akses pemakai pengeditan secara keseluruhan.
untuk menu/ fitur tertentu dari sistem. Sedangkan bagian validasi dan
otorisasi memiliki wewenang untuk
merubah atau mengoreksi dan
mnghapus data registrasi rekod.
Integrasi dengan sistem dan peralatan v BISASKA sudah terhubung langsung
lain untuk mengelola distribusi dengan jaringan intranet untuk
informasi. Misal: jaringan, internet. melakukan pencarian/penelusuran
rekod. Sehingga, pencarian rekod
dapat langsung dilakukan di setiap PC
satuan kerja.
Mampu membatasi tampilan rekod bagi v BISASKA masih berupa sistem otomasi
pemakai yang tidak memiliki akses manajemen rekod yang berguna
penuh dan mampu mendokumentasikan sebagai sarana penyimpanan dan
hak akses yang boleh melihat bagian temu kembali deskripsi informasi dari
tertentu dari rekod. rekod dan semua yang dapat akses
intranet Bank Indonesia memiliki
akses untuk memperoleh deskripsi
informasi rekod yang dicarinya.
3. Pelacakan (tracking) Informasi mengenai status ketersediaan v Status ketersedian rekod di SKA
rekod, siapa yang meminjam (lokasi saat belum dapat diidentifikasi melalui
ini) BISASKA. Jika secara manual, hal ini
dapat dilakukan pencarian
Batasan waktu peminjaman v
berdasarkan kartu pinjam arsip dan
History penggunaan rekod v bon pinjam arsip
History peminjam/pengguna rekod v
4. Penyusutan Informasi jadwal retensi v Menu penyusutan/pemusnahan
dalam sistem otomasi manajemen
Informasi penandaan/pengingat rekod v
rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank
yang sudah jatuh tempo
Indonesia belum diimplementasikan
(dipindahkan/dinilai secara otomasi. Pelaksanaan
kembali/dimusnahkan)
Pemusnahan termasuk duplikat rekod v penyusutannya masih manual.
dalam bentuk elektronik
Data registrasi rekod tetap dipertahankan v
atau tidak jika rekod dimusnahkan
5. Pelaporan dan Statistik Mampu membuat laporan dan statistik v Menu pelaporan dalam BISASKA
belum dapat diimplementasikan dan
harus dilakukan pengembangan
sistem terlebih dahulu.
B. Persyaratan Teknis Sistem operasi yang mendukung v BISASKA berbasis PC server database
berbasis client/server dan aplikasi server.
Kemudahan penggunaan v Interface BISASKA cukup sederhana
sehingga BISASKA mudah untuk
dipelajari, digunakan dan
dioperasikan.
Memungkinkan kustomisasi v Kustomisasi dapat dilakukan oleh
system administrator yang membuat
aplikasi tersebut atau dengan bantuan
tenaga IT atau programer komputer.
Dapat di upgrade, tidak membatasi v BISASKA dapat diupgrade sesuai

jumlah rekod/basis data dengan pengembangan sistem. Selain
itu, tidak membatasi basis data yang
dimungkinkan. Karena setiap data
yang diinput masuk dikelola dalam
server.
Memungkinkan konversi dari sistem v BISASKA telah memiliki disaster
yang ada ke sistem baru. Ada kontrol recovery plan, sehingga telah
untuk menjamin tidak ada data yang terjaminnya keberlangsungan data
hilang selama pemindahan yang telah disimpan dalam server.

Memiliki kontrol keamanan antara v Kontrol keamanan BISASKA telah
sistem operasi jaringan dengan sistem terintegrasi dengan Departemen
manajemen rekod sistem informasi Bank Indonesia
Fasilitas back-up v Fasilitas back-up juga telah dimiliki
BISASKA yang juga dikelola oleh
departemen sistem informasi Bank
Indonesia
Dapat melakukan pemulihan otomatis, v BISASKA belum dapat dilakukan
setelah ada kerusakan server pemulihan secara otomatis apabila
terjadi kerusakan pada server. Harus
dilakukan tindakan yang dilakukan
Departemen sistem informasi Bank
Indonesia.
C. Integrasi dengan aplikasi program lain v Sistem otomasi manajemen rekod
(misalnya, microsoft office, dll) Bank Indonesia belum
mengintegrasikan BISASKA dengan
aplikasi program lain seperti ms.
Office. Karena pengelolaan rekod
dalam BISASKA baru mencakup rekod
dalam bentuk tekstual. Sedangkan
Persyaratan Integrasi rekod dalam bentuk elektronik masih
dikelola oleh satuan kerja masing-
masing. Namun, terdapat juga rekod
bentuk elektronik yang dikelola SKA BI
namun pengelolaannya masih
manual.
D. Persyaratan pendukung Tampilan layar dan fungsi mudah (user v Tampilan layar dan fungsi-fungsi yang
pemakai/operator friendly ) terdapat dalam BISASKA mudah
Layar bantuan (help screens ) v dioperasikan. Terdapatjuga layar
Manual/petunjuk pelaksanaan yang jelas v bantuan, apabila user mengalami
kebingungan dalam mengoperasikan
sistem tersebut.
E. Persyaratan untuk Rekod kertas/tekstual v Pengelolaan rekod dalam BISASKA
mengelola berbagai baru mencakup pengelolaan rekod
jenis rekod tekstual saja. Sedangkan pengelolaan
rekod bentuk elektronik masih
dilakukan secara manual atau masih
dikelola oleh satuan kerja masing-
masing.
Rekod elektronik v

Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN (DAP)

Dari : Bagian Perencanaan Logistik
KODE PERIODE JADWAL NOMOR LOKASI
NO. PERIHAL KETERANGAN
KLASIFIKASI TAHUN RETENSI (Registrasi SKA) PENYIMPANAN
1 MI.05.03 Pembangunan Gedung Kantor 1999 1 thn setelah 12/0001/KT/SKA 5B10

tidak menjadi
2 MI.05.03 Pengadaan Chiller 1999 hak milik BI 12/0002/KT/SKA 5B10
3 MI.05.03 Renovasi Rumah Dinas 2000 sda 12/0003/KT/SKA 5B10
4 MI.05.03 Pengadaan MRUK 2002 sda 12/0004/KT/SKA 5B10
5 MI.05.04 Perjanjian Penghunian Rumah Dinas 2005 1 thn sth hub hkm 12/0005/KT/SKA 5B10
berakhir
Keterangan
Arsip dipindahkan dan diterima dalam keadaan tertutup Jakarta, Juni 2010 Jakarta, Juni 2010
dan dikatakan berisi arsip sebagaimana disebutkan Yang menerima Yang memindahkan
dalam daftar ini.

Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK)
DAFTAR ISI KOTAK

NO
ARSIP
URAIAN
MI 05.03
1 Pembangunan Gedung Kantor, 1999 - 2002

2 Pengadaan Chiller, 1999
3 Renovasi Rumah Dinas, 2000
4 Pengadaan Mesin Racik Uang Kertas, 2002
MI 05.04
5 Perjanjian Penghunian Rumah Dinas, 2005
UP Pemilik : DLP/PrL
Tgl. DAP :
JR. :1 thn setelah tdk menjadi hak milik BI

Lampiran 8: Form Entry DAP

Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip
BANK INDONESIA
JAKARTA
DAFTAR NOMOR ARSIP

JENIS ARSIP: KOTAK (KT)

Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip

Lampiran 11 : Kartu Pinjam Arsip (KPA)
KARTU PINJAM ARSIP

Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA



Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi



Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod
Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod

Lampiran 20: 26 Elemen Data Deskripsi (ISAD (G)
26 ELEMENTS OF DESCRIPTION
1. IDENTITY STATEMENT AREA

a. Reference code(s)
b.Title
c. Date(s)
d. Level of description
e. Extent and medium of the unit of description (quantity, bulk, or size)
2. CONTEXT AREA
a. Name of creator(s)
b.Administrative / Biographical history
c. Archival history
d. Immediate source of acquisition or transfer
3. CONTENT AND STRUCTURE AREA
a. Scope and content
b.Appraisal, destruction and scheduling information
c. Accruals
d. System of arrangement
4. CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREA
a. Conditions governing access
b.Conditions governing reproduction
c. Language/scripts of material
d. Physical characteristics and technical requirements
e. Finding aids
5. ALLIED MATERIALS AREA
a. Existence and location of originals
b.Existence and location of copies
c. Related units of description

File PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

File PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Depok, 29 Juni 2012

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Nama : Aisya Khoirunnisa

viii Universitas Indonesia

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Name : Aisya Khoirunnisa

This study focuses on discussion about the implementation an automated inactive

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

2. TINJAUAN LITERATUR ........................................................................ 8

3. METODE PENELITIAN .......................................................................... 38

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 77

DAFTAR REFERENSI .................................................................................... 80

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran .................................................................... 7

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi ................................. 56

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

1.1 Latar Belakang

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

dalam pelaksanaan pengawasan rekod (Kennedy, 1994:167). Pada

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Dalam melakukan pengelolaan rekod memerlukan sarana yang dikenal

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

dilakukan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

persyaratan integrasi, persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod,

1.2 Perumusan Masalah

1.3 Tujuan Penelitian

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Manfaat Akademis

1.5 Batasan Penelitian

1.6 Metode Penelitian

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

1.7 Kerangka Pemikiran

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Tinjauan literatur menjadi sangat penting dalam penelitian ini karena

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

tertentu. Sulistyo-Basuki (2003:6) menambahkan bahwa rekod adalah informasi

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

b. Rekod akuntansi meliputi laporan, formulir dan surat menyurat yang

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

Dalam penyusunan rekod yang disimpan terdapat beberapa prinsip yang

2.2 Pusat Rekod

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

menyiapkan laporan dan mengirim tagihan pada klien. Dalam pelayanan

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

2.3 Manajemen Rekod

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012