Anda di halaman 1dari 14

ANALISIS SISTEM

Direktur / Pemilik
Apotek

Kepala / Apoteker
pengelola

Bagian
Asisten Apoteker Bagian Gudang Bagian Pembelian
Penjualan / Kasir

Struktur Organisasi Apotek.


a) Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data dari
suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur
sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian obat
di Apotek Kimia Farma.
b) Analisis prosedur penjualan obat dengan resep

Prosedur penjualan obat dengan resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir.
2. Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total bayar
untuk diinformasikan kepada konsumen, jika konsumen setuju dengan harga
maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten Apoteker.
3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep. Kemudian
obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep.
4. Juru resep menyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen.
5. Kasir membuat laporan penjualan dan diserahkan kepada Apoteker atau Pimpinan
Apotek.
Flowchart penjualan obat resep yang sedang berjalan
Apoteker/
Konsumen Juru Resep Kasir Asisten Apoteker
Pimpinan Apotek

Resep Resep

Hitung
harga
resep

Resep Setuju dengan Resep


Tidak
harga

Ya

Buat
faktur jual
& resep
Menyedia
kan obat

Resep

Resep

Faktur jual Faktur jual Faktur jual

Buat
laporan
penjualan

Laporan penjualan Laporan penjualan


Gambar 3.1 Flowchart penjualan obat dengan resep yang berjalan.
c) Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep )
Prosedur penjualan obat bebas (non resep)yang sedang berjalan adalah sebagai
berikut :
1. Konsumen menyerahkan data obat bebas (non resep).
2. Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek ketersediaan
obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian diinformasikan ke
konsumen. Jika setuju dengan harga maka kasir membuat faktur jual dan
diserahkan kepada juru resep. Jika tidak, data obat bebas dikembalika ke
konsumen.
3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat dan
faktur jual diserahkan kepada konsumen.
4. Kasir membuat laporan penjualan kemudian diserahkan kepada Apoteker
atau Pimpinan apotek.

Flowchart Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang sedang berjalan


Apoteke / Pimpinan
Konsumen Juru Resep Kasir
Apoteker

Data Obat Data Obat


Bebas Bebas

Cek
Ketersediaan
Obat

Data Obat Cek


Bebas Tidak Ketersediaan
Obat

Ya

Hitung Harga
Obat

Harga Obat

Data Obat
Bebas Tidak Setuju Dengan Ya
Herga

Buat Faktur
Jual

Faktur Jual
Faktur Jual Faktur Jual

Buat Laporan
Penjualan

Laporan Laporan
Penjualan Penjualan

Gambar 3.2 Flowchart prosedur penjualan obat bebas (Non resep) yang berjalan

d) Analisis prosedur pemesanan obat


Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian mencatat data supplier kemudian mengecek dan
mencatat obat yang stoknya di bawah
3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier.
4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan
kepadaApoteker atau Pimpinan Apotek.
Flowchart Pemesanan Obat yang sedang berjalan
Apoteker/Pimpinan
Bag. Pembelian Supplier
Apotek

Data Obat Data Obat

Catat data Surat pemesanan


obat

Data Obat

Cek stok
obat

Tidak

Stok <3

Ya

Buat surat
pesanan

Surat pemesanan

Buat
laporan
pemesana
n

Faktur pemesanan

Laporan
pemesanan Laporan
pemesanan

Gambar 3.3 Flowchart prosedur pemesanan obat yang berjalan

e) Analisis prosedur pembelian obat


Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier menyerahkan faktur pembelian dan obat ke bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian menerima faktur pembelian beserta obat kemudian
mencatat faktur pembelian.
3. Bagian pembelian membuat laporan pembelian kemudian diserahkan ke
Apoteker atau Pimpinan Apotek.

Flowchart pembelian yang berjalan


Apoteker/
Bag. Pembelian Supplier
Pimpinan Apotek

Faktur pembelian Faktur pembelian

Catat
pembelian
obat dan buat
laporan
pembelian

Laporan
pembelian

Laporan
pembelian

Gambar 3.4 Flowchart prosedur pembelian yang berjalan


f) Analisis prosedur retur penjualan obat yang berjalan
Prosedur retur penjualan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pasien memberikan faktur jual dan obat ke Asisten Apoteker kemudian
dicek obat apakah obat tersebut sesuai dengan data yang ada di apotek atau
tidak kemudian obat yang di beli melebihi satu hari atau tidak, jika data benar
dan tidak melebihi satu hari, retur jual dapat diproses.
2. Kasir mencatat data retur jual kemudian uang dikembalikan kepada
konsumen.
3. Kasir membuatkan laporan retur jual dan diserahkan ke Apoteker atau
Pimpinan Apotek.
Flowchart Prosedur Penjualan Retur Obat yang sedang berjalan
Apoteker / Pimpinan
Konsumen Asisten Apoteker Kasir
Apoteker

Obat dan Faktur Obat dan Faktur

Mengecek
Obat injeksi

Obat injeksi dan


faktur

Obat dan Faktur Obat sesuai dengan yg di Mencata retur


Tidak Ya
Apotek dan Tidak >= 1 hari jual

Data retur

Membuat
Laporan retur

Laporan retur
penjualan obat Laporan retur
penjualan obat

Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur penjualan obat yang berjalan


g) Analisis prosedur retur beli yang berjalan
Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier mengirim obat dan faktur pembelian yang telah dipesan ke gudang
apotek.
2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak rusak
dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika obat rusak
atau jumlah obat tidak benar maka dibuat nota retur beli.
3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat laporan
retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan
Apotek.
Flowchart prosedur retur beli yang berjalan
Apoteker/
Supplier Bag. Pembelian Gudang
Pimpinan Apotek

Obat dan Faktur Obat dan Faktur

Mengecek
jumlah dan
keadaan
obat

Tidak Jika sesuai Ya

Membuat Mencatat
laporan retur data obat
pembelian
obat

Data obat

Laporan retur Laporan retur Laporan retur


pembelian obat pembelian obat pembelian obat

Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur beli yang berjalan


h) Analisis dokumen
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data
yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Adapun
dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma yang berkaitan dengan kegiatan
penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran. Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai
sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem.
Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–
dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti :
Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen
i) Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun
dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang termasuk kedalam
dokumen masukan adalah sebagai berikut :
1.Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _dokter,nama_obat,
jumlah_obat, dosis.
2. Nama : Kartu stok
Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database apotek.
Sumber : Bagian Pembelian
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : -
Atribut : identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat,
keluar_obat, masuk_obat
3. Nama : Faktur pembelian
Fungsi : catatan pembelian obat
Sumber : Supplier
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Bagian Pembelian
Atribut : identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.

j) Analisis dokumen keluaran


Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang termasuk
kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Faktur penjualan
Fungsi : Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total.
2. Nama : Surat pemesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat,
identitas_supplier .
k) Analisis Kebutuhan Pengguna
Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT. Kimia
Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua data obat,
data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis prosedur yang
telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah bagian administrasi.
l) Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem
penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang berjalan di Apotek Kimia
Farma yang masih terdapat masalah-masalah, yaitu :
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan

No. Permasalahan Pemecahan

1 Proses pencarian dan penyajian disaat Membangun sebuah aplikasi yang


menangani penjualan baik obat resep dapat mempermudah pencarian
maupun penjualan obat bebas terlalu obat, mengetahui harga dan
lama dikarenakan dilakukan secara langsung mengetahui jumlah stok
manual yaitu dengan melihat daftar obat tersebut dari sistem yang
harga manual dan melihat stok dibuat sehingga tidak terjadi
barang pada kartu obat. keterlambatan dalam penyajian
obat-obat yang dibutuhkan
pelanggan.

2 Proses pencatatan waktu pembayaran Membangun sebuah aplikasi yang


atas pembelian obat secara kredit dapat mempermudah
yang manual, fakturnya sering kali menginformasikan waktu
terjadi kerusakan ataupun kehilangan pembayaran pembelian yang di
arsip sehingga membingungkan saat lakukan secara tunai atau kredit,
pembayaran. sehingga pembayaran dapat di
lakukan tepat waktu.
3 Kesulitan dalam menyajikan Dengan penggunaan sistem yang
informasi tentang pencatatan baru maka kesulitan dalam
penjualan maupun pembelian. menyajikan informasi tentang
pencatatan pembelian maupun
penjualan terhadap apotek dapat
teratasi.

4 Sering terjadi data yang sama atau Membuat aplikasi yang tidak bisa
ganda. menerima data yang sama atau
ganda.

5 Pembuatan laporan yang disiapkan Membangun sebuah aplikasi yang


oleh staf menjadi lambat dan kurang dapat meminimalisir kesalahan
akurat. Pegawai lambat karena akibat adanya proses penyesuaian
adanya penyesuaian antara laporan antara laporan yang sudah
dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan rekapitulasi .
terkomputerisasi dan manual.
Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan

Pasien Administrasi

KTP pasien KTP pasien

Catat
KTP pasien
data
pasien

Buku
pendaftaran

Buat kartu
pasien dan
kartu rekam
medik

Kartu rekam
Kartu pasien Kartu pasien
medik

Gambar 4.1 Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan


Flowchart Sistem yang Berjalan

Pasien Administrasi Dokter Apotek Pimpinan

Kartu Pasien Kartu Pasien A Resep

Cocokan Kartu Rekam


Catat
No Kartu Kunjungan Medik
Pasien Pasien Hitung
Biaya Obat

Data Obat
Memeriksa
KRM

dan Mencatat
Buku Diagnosa +
Pendaftaran Resep
Stuk Obat
Kartu Rekam
Medik
Kartu Rekam
Resep
Medik (terisi)

Kartu Rekam
Medik (terisi)

Resep

Kartu Rekam Kartu Rekam Rekap


Medik (terisi) Medik (terisi) Pendaftran
Pasien

Resep

Stuk Obat

Lap. Lap.
Kunjungan Kunjungan
Pasien Pasien
AKP

Hitung Total
Pembayaran

Struk Struk
Pembayaran Pembayaran
AS

Buat Lap.
Pendapatan

Lap. Lap.
Pendapatan Pendapatan

Gambar 4.2 FlowChart pengelolaan data pasien yang berjalan

ID Pasien
Kartu berobat
Pasien
Kartu rekam medik yg terisi
Resep

ID Pasien
Resep Lap. Kunjungan pasien
Sistem Pengelolaan
Kartu rekam medik yg terisi Data Pasien Lap. Pendapatan
Struk pembayaran

Pimpinan

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 yang berjalan


Kartu pasien
Kartu rekam medik yg terisi
Struk pembayaran
Pasien ID pasien

ID pasien
Pendaftaran
Kartu pasien pasien baru Pendaftaran
1.0 pasien lama
Pembayaran 2.0
5.0
Buku
pendaftaran

Resep
Buku
Struk obat

Resep kunjungan
Kartu rekam medik yg terisi
Rekam medis
Data
pembayaran
Pemeriksaan
3.0

Hitung biaya
obat
4.0
Pembuatan Lap. Kunjungan pasien
laporan
6.0

Lap. pendapatan
Pimpinan

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 yang berjalan

Pasien ID pasien

Kartu pasien Catat data


pasien baru
1.1

Buat kartu
pasien & Buku
rekam medis pendaftaran
1.2

Rekam medis

Gambar 4.5 DFD Level 2 Untuk Proses 1.0

Cocokkan Catat kunjungan


Pasien Kartu pasien No kartu pasien Kartu pasien pasien
2.1 2.2

Rekam medis Buku kunjungan

Gambar 4.6 DFD Level 2 Untuk Proses 2.0


Buku Data
kunjungan pembayaran

Buat Lap.
Buat Lap.
Kunjungan
Pembayaran
pasien
6.1
6.1

Lap. Kunjungan pasien Pimpinan Lap. pembayaran

Gambar 4.7 DFD Level 2 Untuk Proses 6.0

Flowchart sistem informasi pengelolaan

Pasien Administrasi Dokter Apotek Pimpinan

KTP pasien KTP pasien Resep


1

Rekam medik Hitung


KTP pasien Input data
pasien biaya
obat

Mencatat Data obat


Database resep dan
pasien rekam Struk obat
Cetak kartu
pasien dan medik
rekam medik

Rekam medik 2
(terisi)
Kartu pasien Kartu pasien
Resep
Rekam medik

Kartu pasien

Kartu pasien Input


pendaftaran

ARM

Cocokkan
No kartu
pasien

Rekam medik

Resep 1
Rekam medik
(terisi)

Rekam medik Rekam medik


(terisi) (terisi)

2
Resep

Pembayaran

Struk Struk
pembayaran pembayaran

Cetak Lap.
Pembayaran Cetak Lap.
Kunjungan
pasien Lap.
Lap. Kunjungan
pembayaran pasien
Lap.
Kunjungan
pasien
Lap.
pembayaran
ALP

ALK

Gambar 4.8 FlowChart pengelolaan data pasien yang di usulkan


Kamus Data
Kamus data adalah kamus yang berfungsi untuk mendeskrifsikan data dan aliran data
informasi dari diagram hubungan entity dan dokumen–dokumen sumber input dari
perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma.
Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir,
berisi informasi tentang struktur database.
Kamus data berfungsi antara lain sebagai berikut :
1. Menjeleskan arti aliran data penyimpanan Data Flow Diagram
2. Mendeskrifsikan konfosisi paket data yang bergerak melalui aliran data
3. Mendeskrifsikan komponen penyimpanan data
Kamus data yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di
Apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut : Tabel 4.1
Tabel Kamus Data
Data Pasien
Tabel Data Pasien
Nama Field Type Data Size Keterangan
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien
No_KTP Varchar 20 KTP Pasien
Nama Varchar 25 Nama pasien
Jenis_kelamin Enum L/P Kelamin pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran
Umur Varchar 10 Umur Pasien
Alamat Varchar 30 Alamat

No_tlp Varchar 12 Telepon


Data Kartu Pasien
Tabel Data Kartu Pasien
Nama Field Type Data Size Keterangan
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien
Nama Varchar 25 Nama pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran

Alamat Varchar 30 Alamat

No_tlp Varchar 12 Telepon


Data Kartu Rekam Medik
Tabel Data Kartu Rekam
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Kartu Varchar 10 No Kartu
Nama Varchar 25 Nama pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran
Umur Varchar 10 Umur pasien

Alamat Varchar 30 Alamat

Tanggal Date - Tanggal periksa


Diagnosa Text - Diagnosa
Data Pembayaran
Tabel Data Pembayaran
Nama Field Type Data Size Keterangan
No_Bayar Integer 11 No Pembayaran
Tgl Timestamp - Tanggal pembayaran
Id_Pasien Integer 11 Identitas pasien
Tindakan Integer 11 Tindakan
Harga_resep Integer 11 Harga resep
Data Resep
Tabel Data Resep
Nama Field Type Data Size Keterangan
Tgl Date - Tanggal resep
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien

Nama_obat Varchar 100 Nama obat

Jumlah Integer 11 Jumlah obat


Aturan pakai Varchar 10 Pemsakaian obat
Id_diagnosa Integer 11 Identitas diagnosa
Data Laporan Kunjungan Pasien
Tabel Data Laporan Kunjungan Pasien
Nama Field Type Data Size Keterangan
Tgl_daftar Date - Tanggal pendaftaran
Id_pasien Varchar 10 Identitas Pasien

Nama Varchar 25 Nama pasien

Apotek Varchar 12 Apotek


Id_dokter Varchar 10 Identitas dokter
Data Laporan Pembayaran
Tabel Data Laporan Pembayaran
Nama Field Type Data Size Keterangan
Tgl Date - Tanggal pembayaran
No_bayar Varchar 10 No pembayaran
Nama Varchar 25 Nama pasien

Nama_tindakan Varchar 12 Apotek


Biaya Varchar 10 Biaya
Total_bayar Varchar 15 Total pembayaran

Bentuk normal kedua


Pembayaran Dokter
Pasien Tindakan
No_Bayar Kode_Dokter
No_Pasien Kode_Tindakan
Tanggal SIP
No_KTP Nama_Tindakan
No_Pasien Nama_Dokter
Nama Biaya
Biaya_Obat Jenis_Dokter
Tempat_Lahir
Jumlah_Tindakan
Tanggal_Lahir
Tanggal_Daftar
Umur
Apotek
Jenis_Kelamin
Kode_Dokter
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Bentuk normal ketiga


Pasien
No_Pasien Pembayaran
No_KTP
No_Bayar
Nama
Tanggal
Tempat_Lahir
Pendaftaran No_Pasien
Tanggal_Lahir
Biaya_Obat Tidakan
Umur Tanggal_Daftar Jumlah_Tindakan
Jenis_Kelamin No_Pasien Kode_Tindakan
Golongan_Darah Apotek Nama_Tindakan
Alamat Kode_Dokter Biaya
Telepon

Dokter
Detail _Bayar
Kode_Dokter
No_Bayar
SIP
Kode_Tindakan
Nama_Dokter
Jenis_Dokter
Relasi Tabel
Pasien Pembayaran
No_Pasien No_Bayar
No_Ktp Tanggal
Nama No_Pasien
Tempat_Lahir Biaya_Obat
Tanggal_Lahir Jumlah_Tindakan
Umur
Jenis_Kelamin
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Pendaftaran

Tindakan Tanggal_Daftar
No_Pasien
Kode_Tindakan Apotek
Nama_Tindakan Kode_Dokter
Biaya

Dokter

Kode_Dokter DetailBayar
SIP
Nama_Dokter No_Bayar
Jenis_Dokter Kode_Tindakan