Anda di halaman 1dari 16

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA AGROINDUSTRI
PERIODE 2019-2020
DEPARTEMEN
INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


BAB I
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
DESAIN GAMBAR DAN VIDEO

A. Pendahuluan
Prosedur operasional standar multimedia disusun sebagai pedoman yang
perlu diimplementasikan oleh seluruh pengurus HIMAGRIN FPTK UPI dalam
mendesain visual suatu kegiatan untuk publikasi. Desain visual dapat berupa
poster, pamflet, spanduk, video, dan sebagainya yang terkait dengan publikasi.
Besarnya pengaruh dan dampak yang dapat ditimbulkan dari setiap desain visual
yang disebarluaskan kepada masyarakat, menuntut seluruh pengurus untuk
memahami dan mengimplementasikan dengan sebaik-baiknya prosedur yang
telah disusun. Tujuan utama penyusunan prosedur ini yaitu agar gambar dan video
yang telah didesain oleh setiap departemen dapat dipahami dengan baik dan jelas,
serta dapat dinilai rapi dan layak untuk dipublikasikan kepada masyarakat.

B. Desain Gambar dan Video


1. Desain gambar dan video dari seluruh kegiatan diserahkan kepada setiap
Departemen HIMAGRIN FPTK UPI yang bertanggungjawab atas kegiatan
tersebut.
2. Departemen INFOKOM tidak berperan sebagai pembuat visual gambar dan
video dari seluruh kegiatan yang ada di HIMAGRIN FPTK UPI.
3. Departemen INFOKOM berperan pada tahap pemeriksaan, pengoreksian dan
penerbitan dari gambar dan video yang telah dibuat.
4. Acara besar dapat memilih untuk tidak menggunakan twibbon dengan syarat
harus mengikuti ketentuan komponen yang telah ditetapkan.
5. Acara besar yang memilih untuk tidak menggunakan twibbon harus membuat
gambar dan atau video sebanyak tiga sekaligus atau kelipatannya untuk
diunggah di Instagram.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


C. Sistem Koordinasi
1. Desain gambar dan video yang telah dibuat oleh setiap Departemen
HIMAGRIN FPTK UPI harus dikirim ke HIMAGRIN Center untuk melalui
tahap pemeriksaan dan pengoreksian.
2. Pemberitahuan dan pengiriman dokumen dari gambar dan video maksimal
empat hari (H-4) dan hasil gambar dan video yang telah melalui tahap
pemeriksaan dan pengoreksian dikirim maksimal dua hari (H-2) sebelum
kegiatan acara berlangsung. Hal ini ditetapkan agar Departemen INFOKOM
HIMAGRIN FPTK UPI memiliki waktu yang cukup untuk melakukan proses
pemeriksaan dan pengoreksian.
3. Desain visual gambar dan video yang telah melalui tahap pemeriksaan dan
pengoreksian dikirim ke surel himagrinfptkupi@upi.edu dalam format jpg, png
atau mp4 untuk dipublikasikan di media sosial HIMAGRIN FPTK UPI.

D. Ukuran Desain
1. Pamflet
Ukuran desain pamflet saat dicetak minimal pada ukuran A4 harus terlihat jelas
dan tidak pecah. Rekomendasi ukuran kertas yaitu minimal sebesar 2480 x
3508 pixels dan resolusi minimal 72 pixels/inc yang mengacu pada
perbandingan dengan kertas A4.
2. Spanduk
Ukuran desain spanduk harus disesuaikan dengan kebutuhan spanduk dari
kegiatan yang akan dibuat. Contoh saat akan membuat spanduk sebesar 2 meter
x 1 meter, ukuran desain yang digunakan harus disesuaikan dengan ukuran
spanduk yang akan dicetak, yaitu sebesar 200 cm x 100 cm. Begitu pun untuk
ukuran lainnya dengan resolusi minimal 72 pixels/inc.
3. Desain Gambar Untuk Media Sosial
Kualitas gambar yang dipublikasikan di media sosial resmi HIMAGRIN harus
dipastikan cukup besar sehingga gambar terlihat jelas, tidak pecah atau blur.
Rasio gambar di halaman depan post Instagram yaitu 1:1.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


4. Desain Video Untuk Media Sosial
Kualitas video minimal 480p dengan orientasi lansekap dan format mp4.
Kualitas suara yang digunakan stereo dengan bitrate audio 128 kbps. Rasio
frame yang digunakan minimal 25 fps. Untuk bitrate video bisa menggunakan
50 Mbps dan 80 Mbps.
5. Live Report
Foto dan video live report dari kegiatan akan dipublikasikan di Instastory
Instagram. Rekomendasi rasio untuk foto dan video di Instastory Instagram
yaitu 9:16.

E. Ketentuan Konten Kegiatan


1. Konten Gambar
Desain gambar dari seluruh kegiatan dari setiap Departemen HIMAGRIN
FPTK UPI wajib mencantumkan seluruh konten kegiatannya secara
terperinci dengan redaksi yang singkat dan jelas. Konten kegiatan yang
harus dicantumkan tersebut, yaitu:
a. Nama kegiatan
b. Tema
c. Pemateri *
d. Hari, tanggal
e. Waktu
f. Tempat
g. Kutipan ajakan
h. Agenda kegiatan *
i. Logo: UPI **
HIMAGRIN **
(logo tertinggi ditempatkan pada bagian paling
kiri)
Kegiatan*
Sponsor *
j. Narahubung *
k. Media Sosial HIMAGRIN **

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


l. Sekretariat *
Lantai 2, Gedung Geugeut-Winda, Jalan Dr. Setiabudhi 229 Bandung
40154

Catatan: Konten kegiatan yang disertai tanda


* boleh dicantumkan maupun tidak dicantumkan
** sudah tercantum di twibbon yang telah disediakan oleh Departemen
INFOKOM.

2. Penggunaan Twibbon
Twibbon terbagi ke dalam beberapa kategori berikut:

Penjelasan Penggunaan Twibbon:


i) Twibbon Utama
Twibbon utama hanya diperbolehkan memuat poster dengan rasio 1:1,
jika poster berukuran lebih dari rasio 1:1, maka poster dimuat dalam
twibbon slide berikutnya sesuai dengan rasio poster.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


ii) Twibbon Non-poster
Twibbon non-poster berfungsi jika konten bukan berupa poster,
semisal berupa kata-kata atau pengingat khusus. Konten non-poster
tidak menutupi legenda pada twibbon seperti berikut:

iii) Twibbon Utama dengan Swipe Button


Digunakan apabila konten lebih dari 2 poster dan harus dimuat ke
twibbon selanjutnya.
iv) Twibbon Slide Berikutnya
Twibbon terdiri dari 3 jenis, yakni twibbon dengan rasio 1:1, rasio
lebih dari 1:1 dan non-poster. Ketiga twibbon dipergunakan sesuai
dengan ukuran konten yang akan dimuat.
v) Twibbon Background Story
Twibbon dapat digunakan untuk publikasi media melalui story pada
platform Instagram, Facebook, WhatsApp maupun platform lain yang
dapat mengunggah konten sejenis.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


Contoh Twibbon

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


3. Video
Video dari seluruh kegiatan dari setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI
wajib mencantumkan seluruh konten kegiatannya secara terperinci dengan
redaksi yang singkat dan jelas. Konten kegiatan yang harus dicantumkan
tersebut, yaitu:
a. Nama kegiatan
b. Tema
c. Pemateri *
d. Tanggal *
e. Waktu *
f. Tempat *
g. Kutipan ajakan
h. Agenda kegiatan *
i. Logo: UPI
HIMAGRIN
Kegiatan *
Sponsor *
(Logo tertinggi ditempatkan pada bagian paling kiri)
j. Mencantumkan media sosial milik HIMAGRIN FPTK UPI
• Instagram : @himagrinfptkupi
• Twitter : @himagrinfptkupi
• Facebook : HIMAGRIN FPTK UPI
• Youtube : HIMAGRIN FPTK UPI
• LINE@ : @fvv9045t
• Surel : himagrinfptkupi@upi.edu
• Wordpress: himagrin.rema.upi.edu
k. Sekretariat *
Lantai 2, Gedung Geugeut-Winda, Jalan Dr. Setiabudhi 229 Bandung
40154
Catatan: Konten kegiatan yang disertai tanda * menandakan bahwa
konten tersebut boleh dicantumkan maupun tidak dicantumkan

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


BAB II
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
PENERBITAN FOTO, GAMBAR DAN VIDEO

A. Penerbitan Foto Dokumentasi


Foto dokumentasi dari seluruh kegiatan dari setiap Departemen HIMAGRIN
FPTK UPI harus dapat diakses dengan mudah oleh seluruh peserta kegiatan.
Ketentuan penerbitan foto hasil dokumentasi, yaitu:
1. Seluruh foto diunggah di Google Drive dari surel himagrinfptkupi@upi.edu
2. Foto disimpan dalam berkas dengan nama kegiatan sebagai nama berkas
3. Berkas foto disimpan di dalam berkas departemen yang disediakan sesuai
departemen yang bertanggungjawab atas kegiatan tersebut
4. Pihak dokumentasi dan publikasi dari kegiatan tersebut harus membuat
tautan untuk akses berkas di Google Drive (Contoh
bit.ly/RiungMungpulungI2019)
5. Tautan harus segera disebarluaskan ke seluruh peserta melalui media sosial
HIMAGRIN FPTK UPI.

B. Pengunggahan di Media Sosial


Gambar dan video yang telah melalui tahap pemeriksaan dan pengoreksian
akan diterbitkan dan disebarluaskan melalui media sosial HIMAGRIN FPTK
UPI. Ketentuan penyebaran gambar dan video melalui media sosial, yaitu:
1. Tempat Pengunggahan
Semua gambar dan video harus diterbitkan pertama kali di akun media sosial
Instagram, Facebook, Twitter, LINE Official Account, dan Wordpress resmi
milik HIMAGRIN FPTK UPI.
2. Kalimat Penjelas (Caption)
a. Gambar dan video yang akan diunggah di media sosial harus disertai
dengan kalimat penjelas berupa judul (menggunakan huruf kapital dan
tanda kurung kotan “[ ]”), tema, waktu, tempat, pemateri, dan kutipan
ajakan.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


b. Kalimat diawali dengan kalimat sapaan dengan menyebut “Agriners”
sebagai sebutan bagi pengikut akun HIMAGRIN. Informasi yang
diberikan menggunakan redaksi yang baik, sopan, singkat, dan jelas
mencakup 5W+1H.
c. Kalimat diakhiri dengan tagar #BEMHIMAGRIN20192020,
#HIMAGRINKELUARGA dan #HIMAGRINPROFESIONAL. Tagar
dapat ditambahkan sesuai program kerja dari departemen yang
bersangkutan.
3. Waktu Pengunggahan
Jenjang waktu pengunggahan di media sosial yaitu pada pukul 05.00 WIB s/d
22.00 WIB.

B. Pengunggahan di Media Sosial Sebagai Media Partner


HIMAGRIN FPTK UPI terbuka untuk bekerjasama dalam publikasi dengan
ketentuan berikut:
1. Pihak yang mengajukan kerja sama mengirimkan proposal kerja sama media
partner melalui surel himagrinfptkupi@upi.edu
2. Proposal yang diterima akan dikaji terlebih dahulu oleh Departemen
INFOKOM
3. Pihak yang mengajukan kerja sama wajib mendaftarkan minimal 10 akun
untuk mengikuti media sosial HIMAGRIN FPTK UPI
4. Konten yang dipublikasikan harus mencantumkan logo HIMAGRIN di bagian
media partner
5. Pihak yang mengajukan kerja sama harus mengisi dan menyepakati MOU
6. HIMAGRIN FPTK UPI berhak menghapus konten yang dipublikasikan
maksimal tujuh hari setelah acara berlangsung.

C. Penerbitan di Majalah Dinding


Gambar (pamflet, poster dan sebagainya) dapat diterbitkan di majalah dinding
HIMAGRIN FPTK UPI dengan ketentuan berikut:
1. Desain dan konten majalah dinding harus sesuai dengan ketentuan dalam SOP
Majalah Dinding HIMAGRIN FPTK UPI.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


2. Gambar dicetak dua salinan dalam ukuran A5, A4 atau A3.
3. Gambar terlihat jelas dan tidak pecah.

D. Media Sosial HIMAGRIN


Gambar dan video yang telah melalui tahap pemeriksaan dan pengoreksian
akan disebarluaskan di seluruh media sosial HIMAGRIN FPTK UPI. Gambar
dan video harus diunggah di media sosial berikut:
1. Akun Instagram resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.instagram.com/himagrinfptkupi)
2. Akun Twitter resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.twitter.com/himagrinfptkupi)
3. Akun Facebook resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/himagrinfptkupi)
4. Facebook Page resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/HimagrinFPTKUPI2)
5. Grup Facebook resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/groups/213399915393708/)
6. LINE Official Account HIMAGRIN FPTK UPI
(http://line.me/ti/p/%40fvv9045t atau @fvv9045t)
7. Wordpress resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(himagrin.rema.upi.edu)

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


BAB III
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
ARTIKEL DAN BERITA

A. Pendahuluan
Artikel adalah karangan faktual secara lengkap dengan panjang
tertentu yang dibuat untuk dipublikasikan dan bertujuan menyampaikan
gagasan dan fakta yang dapat meyakinkan, mendidik, dan menghibur. Berita
adalah informasi baru atau informasi mengenai sesuatu yang sedang terjadi.
Besarnya pengaruh dan dampak yang dapat ditimbulkan dari setiap artikel
dan berita yang disebarluaskan kepada masyarakat, menuntut seluruh
pengurus untuk memahami dan mengimplementasikan dengan sebaik-
baiknya prosedur yang telah disusun. Tujuan utama penyusunan prosedur ini
yaitu agar artikel dan berita yang telah ditulis oleh setiap departemen dapat
dipahami dengan baik dan jelas, serta dapat dinilai rapi dan layak untuk
dipublikasikan kepada masyarakat.

B. Penulisan Artikel dan Berita


1. Penulisan artikel dan berita dari seluruh kegiatan diserahkan kepada setiap
Departemen HIMAGRIN FPTK UPI yang bertanggungjawab atas kegiatan
tersebut.
2. Departemen INFOKOM tidak berperan sebagai penulis seluruh artikel dan
berita.
3. Departemen INFOKOM berperan pada tahap pemeriksaan, pengoreksian
dan penerbitan dari artikel dan berita yang telah dibuat.

C. Konten Artikel dan Berita


1. Artikel dan berita berisi informasi terkait HIMAGRIN FPTK UPI,
agroindustri, pangan, dan hal lainnya yang dinilai bermanfaat.
2. Artikel dan berita dari seluruh kegiatan wajib mencantumkan seluruh
konten kegiatannya secara terperinci dengan redaksi yang jelas.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


3. Kalimat harus menarik, jelas dan mudah dipahami sehingga pembaca
mendapat informasi dan pengetahuan baru.
4. Artikel dan berita harus dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
5. Sumber dan penulis artikel dan berita harus dicantumkan dalam artikel dan
berita.
6. Konten tidak mengandung unsur diskriminasi suku, agama, ras, dan
antargolongan (SARA), pornografi dan pembunuhan karakter.

D. Sistem Koordinasi
1. Artikel dan berita yang dibuat oleh setiap Departemen HIMAGRIN FPTK
UPI harus diberitahukan kepada Departemen INFOKOM untuk melalui
tahap pemeriksaan dan pengoreksian.
2. Artikel dan berita yang telah melalui tahap pemeriksaan dan pengoreksian
dikirim ke surel himagrinfptkupi@upi.edu dalam bentuk dokumen dengan
format doc, docx atau pdf.
3. Pemberitahuan dan pengiriman dokumen artikel dan berita maksimal tiga
hari (H+3) setelah kegiatan berlangsung.
4. Artikel atau berita yang telah melalui tahap pemeriksaan dan pengoreksian
harus segera diterbitkan oleh Departemen INFOKOM di Wordpress dan
media sosial milik HIMAGRIN FPTK UPI.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


BAB IV
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
MAJALAH DINDING

A. Pembuatan Konten Majalah Dinding


1. Konten majalah dinding wajib diganti minimal dua kali dalam satu bulan
oleh setiap departemen sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan di awal
periode kepengurusan.
2. Departemen INFOKOM tidak berperan sebagai pembuat seluruh konten
majalah dinding.
3. Departemen INFOKOM berperan pada tahap pemeriksaan, pengoreksian
dan penerbitan konten majalah dinding.
4. Setiap departemen dapat membuat konten majalah dinding tambahan di luar
jadwal yang telah ditetapkan dengan menghubungi Departemen
INFOKOM.

B. Konten Majalah Dinding


1. Konten majalah dinding berisi informasi terkait agroindustri, pangan dan
hal lainnya yang dinilai bermanfaat.
2. Konten majalah dinding dapat berupa poster, pamflet, buletin, dan
sebagainya.
3. Konten majalah dinding tidak berupa berita acara dari program kerja
HIMAGRIN FPTK UPI.
4. Sumber dan pembuat konten harus dicantumkan dalam konten.
5. Konten tidak mengandung unsur diskriminasi suku, agama, ras, dan
antargolongan (SARA), pornografi dan pembunuhan karakter.

C. Sistem Koordinasi
1. Konten majalah dinding (pamflet, poster, buletin, dan sebagainya) yang
dibuat oleh setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI pada jadwal
maupun di luar jadwal yang telah ditetapkan harus diberitahukan kepada
pengurus Departemen INFOKOM.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM


2. Konten majalah dinding yang telah melalui tahap pemeriksaan dan
pengoreksian dikirim ke surel himagrinfptkupi@upi.edu.
3. Pihak internal maupun eksternal yang ingin memasang pamflet, poster,
buletin, dan sebagainya harus menghubungi Departemen INFOKOM
terlebih dahulu.
4. Pamflet, poster, buletin dan sebagainya yang dipasang tanpa izin dari
Departemen INFOKOM akan dilepas dari majalah dinding.
5. Pamflet, poster, buletin, dan sebagainya yang telah kedaluwarsa atau
melebihi waktu yang tertera akan dilepas dari majalah dinding maksimal
5 hari setelahnya.

Prosedur Operasional Standar (SOP) | Departemen INFOKOM