Anda di halaman 1dari 34
PROYEK PERANGKAT LUNAK 5: MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Royana afwani, FT Unram NEXT

PROYEK PERANGKAT LUNAK 5:

MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

Royana afwani, FT Unram

NEXT
NEXT

BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)

MANAJM MANAJM MANAJM MANAJM PIRANTI CAKUPAN WAKTU BIAYA MUTU KEBU- & PROYEK PROYEK PROYEK PROYEK
MANAJM
MANAJM
MANAJM
MANAJM
PIRANTI
CAKUPAN
WAKTU
BIAYA
MUTU
KEBU-
&
PROYEK
PROYEK
PROYEK
PROYEK
TUHAN
TEKNIK
&
HARAP-
PROYEK
AN
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
BERHASIL
STAKE-
HOLDER
MANAJM
MANAJM
MANAJM
MANAJM
KOMUNI-
PEMBE-
SDM
RESIKO
KASI
LIAN
PROYEK
PROYEK
PROYEK
PROYEK

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU

PROSES-PROSES MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

1. Mengumpulkan kebutuhan

PERENCANAAN

2. Mendefinisikan cakupan

3. Membuat WBS

4. Memverifikasi cakupan MONITORING DAN PENGAWASAN 5. Mengontrol cakupan
4. Memverifikasi cakupan
MONITORING DAN
PENGAWASAN
5. Mengontrol cakupan

PROSES 1 MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dalam memenuhi sasaran proyek

PROSES 1 MENGUMPULKAN KEBUTUHAN Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dalam memenuhi sasaran proyek

MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

INPUT 1. Project charter 2. Register stakeholder
INPUT
1. Project charter
2. Register stakeholder
OUTPUT 1. Dokumentasi kebutuhan 2. Rencana manajemen cakupan 3. Matriks pelacakan kebutuhan
OUTPUT
1. Dokumentasi
kebutuhan
2. Rencana manajemen
cakupan
3. Matriks pelacakan
kebutuhan
OUTPUT 1. Dokumentasi kebutuhan 2. Rencana manajemen cakupan 3. Matriks pelacakan kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES
TOOLS & TECHNIQUES
TOOLS & TECHNIQUES
OUTPUT 1. Dokumentasi kebutuhan 2. Rencana manajemen cakupan 3. Matriks pelacakan kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES

MASUKAN PROSES : MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

Project charter memberikan kewenangan kepada proyek. Memuat kebutuhan proyek dan deskripsi produk proyek secara umum.

Register stakeholder: Memuat catatan penting tentang karakter stakeholder

KELUARAN PROSES : MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

Dokumentasi kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana masing-masing kebutuhan itu memenuhi kebutuhan bisnis pada proyek

Rencana manajemen kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan dianalisa, didokumentasikan, dan dikelola selama proyek berlangsung

Matrix kebutuhan: Tabel yang mengaitkan kebutuhan dengan sumbernya dan menelusurinya sepanjang siklus hidup proyek

PIRANTI PROSES : MENGUMPULKAN KEBUTUHAN

1. Wawancara.

2. Focus group.

3. Workshops.

4. Teknik grup kreatif (contoh: brainstorming, etc).

5. Kuisioner dan survei.

6. Observasi.

7. Prototipe, ada umpan balik pada tahap awal thd kebutuhan yg disajikan dengan model.

DEFINE SCOPE (DARI PMBOK)

INPUT 1. Project charter 2. Requirements documentation 3. Organizational process assets
INPUT
1.
Project charter
2. Requirements documentation
3.
Organizational process assets
OUTPUT 1. Project scope statements 2. Project document updates
OUTPUT
1. Project scope
statements
2. Project document
updates
1. Project scope statements 2. Project document updates TOOLS & TECHNIQUES 1. Expert judgment 2. Product
TOOLS & TECHNIQUES 1. Expert judgment 2. Product analysis 3. Alternatives identification 4. Facilitated workshops
TOOLS & TECHNIQUES
1. Expert judgment
2. Product analysis
3. Alternatives identification
4. Facilitated workshops
TOOLS & TECHNIQUES 1. Expert judgment 2. Product analysis 3. Alternatives identification 4. Facilitated workshops

PIRANTI PROSES MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK

Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement) mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek selanjutnya.

Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan pada waktu mendefinisikan rencana manajemen cakupan

Analisis produk dapat digunakan untuk mendefinisikan cakupan proyek.

Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk merumuskan cakupan proyek dengan tepat.

KELUARAN PROSES : MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK

Project scope statement mencakup:

Sasaran proyek, didalamnya antara lain memuat kriteria untuk mengukur keberhasilan proyek; target-target biaya, jadwal, dan target kualitas

Deskripsi cakupan proyek: harus memiliki keterangan rinci yang cukup lengkap untuk mendukng perencanaan cakupan awal berikutnya

Kebutuhan proyek

Batasan proyek : Menyatakan dengantegas segala sesuatu yang tidak masuk dalam proyek

Serahan proyek Kriteria penerimaan produk Kendala project Asumsi proyek

SCOPE OF WORK DOCUMENT

WHAT
WHAT

Scope of Work

An agreement on the work to be performed

Includes :

Deliverables/Products/Results

Timeline

Milestones

Reports

Template :

Glossary

Problem Statement

Goals

Objectives/Deliverables

Administration

Timeline

Must Practices

1. Be Specific

What terms means

Who does what by when

2. Use Visuals :

What will it look like in the end

What will people be able to do in the end

Picture is worth a thousand words

3. Get Sign offs :

Ensure authorized approvers sign off

Sign off on critical milestones & deliverables

Sumber : How to write a scope of work document (Project management video youtube)

PREELIMINARY PROJECT SCOPE STATEMENT

PREELIMINARY PROJECT SCOPE STATEMENT
PREELIMINARY PROJECT SCOPE STATEMENT

PRACTICE

Silahkan duduk berkelompok, buatlah Project Scope Statements .

PROSES-PROSES MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

1. Mengumpulkan kebutuhan

PERENCANAAN

2. Mendefinisikan cakupan

3. Membuat WBS

4. Memverifikasi cakupan MONITORING DAN PENGAWASAN 5. Mengontrol cakupan
4. Memverifikasi cakupan
MONITORING DAN
PENGAWASAN
5. Mengontrol cakupan

MEMBUAT WBS

WBS mrpk pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek

WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan

Dekomposisi adl proses memecah deliverables proyek mjd bagian-bagian yg lbh kecil

20

CONTOH WBS INTRANET : DIORGANISASI BERDASAR PRODUK

CONTOH WBS INTRANET : DIORGANISASI BERDASAR PRODUK 21

21

WBS INTRANET : DIORGANISASI BERDASAR FASE

WBS INTRANET : DIORGANISASI BERDASAR FASE 22

22

WBS INTRANET : BENTUK TABULAR (TABULASI)

WBS INTRANET : BENTUK TABULAR (TABULASI) 23

23

WBS DAN GANTT CHART INTRANET

WBS DAN GANTT CHART INTRANET 24

24

GANTT CHART INTRANET: PROSES MANAJEMEN PROYEK

GANTT CHART INTRANET: PROSES MANAJEMEN PROYEK 25

25

PENDEKATAN DLM PEMBUATAN WBS

Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis dan menyesuaikannya dgn proyek yg ditangani

Pendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dlm proyek dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecil

Pendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg khusus kmd menggabungkannya mjd yg lbh umum

Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd membuat struktur WBS-nya

26

CONTOH PENDEKATAN MIND-MAPPING

CONTOH PENDEKATAN MIND-MAPPING 27

27

HASIL WBS DLM BTK CHART

HASIL WBS DLM BTK CHART 28

28

KAMUS WBS DAN BASELINE LINGKUP

Banyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan scr rinci shg orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk menyelesaikan pekerjaan tsb.

Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci mengenai setiap item dalam WBS

Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek

29

MEMBUAT WBS DAN KAMUS WBS

Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat dlm WBS

Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl jumlahan item-item WBS dibawahnya

Sebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org individu meskipun bbrp org yg mengerjakannya

WBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb dikerjakan

Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg menjamin konsistensi pelaksanaannya

Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaan

WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan

30

selesai

PRACTICE

Silahkan duduk berkelompok, buatlah WBS untuk masing-masing kelompok anda di kertas, kumpulkan.

PRACTICE

Buat WBS (yang telah disempurnakan) dan Kamus WBS Install Ms. Project, Atau tools lain (Silahkan explore)

PRACTICE

Tugas berkelompok dikumpulkan minggu depan di kelas (hardcopy) : membuat Preeliminary scope statement. Gunakan format preeliminary pada www.ProjectManagementDocs.com