MENELISIK KORESPONDENSI BISNIS

DI ERA REVOLUSI INDUSTRI 4.0

Disusun Oleh:
Nama : Rena Tyaswati
NIM : 7211417187
Kelas : Akuntansi A 2017

PROGAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2018
 Menelisik Korespondensi Bisnis Di Era Revolusi Industri 4.0
(Rena Tyaswati, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang)

Abstrak

Surat niaga adalah surat-surat yang digunakan untuk kegiatan niaga yang
menyangkut jual beli barang maupun jasa. Surat niaga digunakan oleh perusahaan
yang bergerak di dunia usaha. Surat niaga dibuat untuk mempermudah kegiatan
perniagaan. Surat niaga tergolong dalam surat bisnis. Surat bisnis adalah surat
yang digunakan oleh seseorang, lembaga, organisasi atau institusi untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain (Purwanto,
2007). Surat bisnis berfungsi sebagai alat komunikasi, alat penyampaian sesuatu,
alat bukti tertulis, alat mengingat, sebagai bukti historis, dan sebagai pedoman
kerja. Secara umum, bentuk dan format surat bisnis hampir sama dengan surat-
surat biasa pada umumnya. Skema surat niaga berdasarkan bahan ajar
korespondensi 1 Kemendikbud terdiri atas surat promosi penjualan, surat
permintaan, surat penawaran, surat pesanan, surat pengantaran barang, surat
pemberitahuan penerimaan barang dan surat penyelesaian. Yang menjadi
pertanyaan dalam penggunaan surat bisnis adalah apakah skema surat bisnis
tersebut masih digunakan ? Tidak semua perusahaan di era 4.0 menggunakan
skema surat bisnis secara utuh dan disampaikan melalui tertulis. Dengan teknologi
informasi yang canggih mendorong manusia untuk melakukan berbagai
aktivitasnya menggunakan media digital. Dalam tulisan ini, saya menggunakan
metode penulisan deskriptif kualitatif dengan data sekunder berupa studi literatur.

Kata Kunci : Bisnis, Era Modern, Surat Niaga

1. PENDAHULUAN
A. Permasalahan
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang
berkaitan dengan suatu kegiatan. Surat bisnis adalah surat yang digunakan
oleh seseorang, lembaga, organisasi atau institusi untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain (Purwanto, 2007)
Surat bisnis mempunyai skema yang bermacam-macam tergantung
dari kebijakan atau standar yang diterapkan dalam perusahaan tersebut.
Pada dasarnya, skema surat bisnis itu hampir sama yaitu surat promosi
 penjualan, surat permintaan, surat penawaran, surat pesanan, surat
pengantaran barang, surat pemberitahuan penerimaan barang dan surat
penyelesaian.
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi semakin pesat.
Teknologi selalu dikedepankan. Berbagai aktivitas manusia dapat
digantikan oleh teknologi. Teknologi informasi yang canggih mendorong
manusia untuk terus menciptakan teknologi-teknolog terbaru untuk lebih
memudahkan manusia dalam melakukan aktivitas sehingga memunculkan
kehadiran era 4.0. Era dimana semuanya serba menggunakan teknologi.
Salah satu yang terkena dampaknya adalah dalam bidang bisnis.
Bisnis merupakan hal atau bidang utama yang terbesar dalam
mendorong perekonomian suatu negara. Negara dapat dikatakan maju jika
sebagian besar aktivitas atau warga negaranya pandai berbisnis. Untuk
menciptakan hubungan yang baik dalam bisnis, biasanya digunakan surat
bisnis. Surat bisnis di era 4.0 ini mengalami perkembangan pula dari yang
menggunakan kertas menjadi elektronik. Yang menjadi permasalahannya
adalah skema surat bisnis di era 4.0 ini tidak lagi diperhatikan. Adapula
yang tidak memperhatikan etika dalam berkorespondensi.

B. Kajian Teori
a. Surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga,
organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
secara tertulis kepada pihak lain (Purwanto, 2007)
b. Direct request, dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk
meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk
media elektronik” (Burhanudin, 2007).
c. Surat Elektronik, atau email, adalah layanan yang memudahkan
user komputer baik lokal maupun non lokal untuk saling bertukar
pesan. Tiap user email mempunyai kotak surat (mailbox) yang
digunakan untuk menyimpan email yang ditujukan ke user
 tersebut. Pesan yang dikirim melalui email dapat diterima dalam
hitungan detik (Panjaitan, 2016)
d. Fungsi surat bisnis (Fredianaika Istanti, 2016) yaitu
1. Sarana komunikasi
2. Alat menyampaikan sesuatu
3. Alat bukti tertulis
4. Alat untuk mengingat
5. Sebagai bukti sejarah/history
6. Pedoman kerja
7. Media promosi bagi pengirim surat
e. Fungsi surat bisnis (Juni Ahyar, 2015) adalah sebagai
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang
sifatnya mengikat
2. Sebagai Referensi
3. Sarana Promosi
4. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan
tenaga

2. METODE PENULISAN
Metode yang digunakan dalam penulisan karya ilmiah ini adalah dengan
metode Descriptive Kualitatif, yang mana metode tersebut bertujuan untuk
mengangkat fakta, keadaan, variabel-variabel dan fenomena yang terjadi. Penulis
menggunakan metode tersebut karena langkah-langkah dalam penulisan karya
ilmiah ini adalah :
1. Pernyataan masalah
2. Identifikasi informasi. Dalam mengidentifikasi informasi, penulis
mengidentifikasi masalah serta informasi-informasi dari berbagai sumber,
seperti jurnal dan buku.
3. Pengumpulan, yaitu penulis mengumpulkan informasi-informasi dari
berbagai sumber.
4. Pemilihan dan pengembangan data, penulis memilih data apa yang akan
digunakan sebagai bahan untuk menyusun tugas ini, setelah dipilih
 kemudian data dikembangkan dengan menggabungkannya dengan data-
data yang lain.
Data yang digunakan dalam karya kepenulisan ini adalah data sekunder. Data
sekunder adalah data yang mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari
sumber yang telah ada. Sumber data sekunder adalah catatan atau dokumentasi
perusahaan, publikasi pemerintah, analisis industri oleh media, situs web, internet
dan seterusnya.
Data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data
kepada pengumpul data. Data sekunder ini merupakan data yang sifatnya
mendukung keperluan data primer seperti buku-buku, literature dan bacaan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Surat Bisnis/Surat Niaga/Korespondensi Bisnis/Direct Request
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang
berkaitan dengan suatu kegiatan. Surat bisnis adalah surat yang digunakan
oleh seseorang, lembaga, organisasi atau institusi untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain (Purwanto, 2007)
Surat merupakan sarana penting yang digunakan dalam dunia
bisnis. Surat dapat menghubungan pihak-pihak yang terlibat dalam urusan
bisnis dalam rangka untuk menciptakan hubungan yang baik agar dapat
mempermudah jalannya suatu bisnis. Untuk mendapatkan supplai barang,
perusahaan harus mempunyai hubungan baik dengan supplier. Untuk
menyalurkan atau menjual barang dan jasa, perusahaan juga harus
mempunyai hubungan yang baik kepada pelanggan. Disinilah peran surat
bisnis dalam menghubungkan pihak-pihak yang terlibat dalam urusan
bisnis.
Surat bisnis merupakan induk dari surat niaga. Surat niaga adalah
surat-surat yang digunakan untuk kegiatan niaga yang menyangkut jual
beli barang maupun jasa. Surat niaga digunakan oleh perusahaan yang
bergerak di dunia usaha. Surat niaga dibuat untuk mempermudah kegiatan
perniagaan. Jadi, surat niaga terfokus hanya untuk kegiatan jual beli
barang maupun jasa.
Surat bisnis sering disebut dengan korespondensi bisnis. Surat-
menyurat disebut juga korespondensi. Korespondensi berasal dari kata
correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti
hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-
pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan
dengan surat. Pengertian korespondensi adalah kegiatan surat menyurat
antara satu pihak dengan pihak lain. Sementara pengertian korespondensi
bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi (surat-menyurat) antara satu
pihak dengan pihak lain baik secara perseorangan atau lembaga yang
berkaitan dengan dunia bisnis. Korespondensi merupakan salah satu
bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-
pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Jadi, korespondensi
bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data
melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara
suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat biasanya dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas
putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus
disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik. Hal tersebut
dilakukan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang
diinginkan oleh pengirimnya. Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari
pengirimnya, oleh sebab itu perusahaan perlu bersikap selektif dalam
memilih sekretaris yang akan menangani kegiatan korespondensi dalam
perusahaan. Citra perusahaan dapat tercemar jika terdapat urusan
korespondensi yang ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai etika
korespondensi.
Istilah lain yang digunakan selain surat bisnis adalah direct
request, dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai
informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai
 media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik” (Burhanudin,
2007).

B. Skema Surat Bisnis

Menurut Kemendikbud dalam Buku Korespondensi 1 Bahan Ajar SMK
Administrasi Perkantoran, skema surat niaga adalah sebagai berikut

Surat Promosi
Surat Permintaan Surat Penawaran
Penjualan

Surat
Surat Pengantaran
Pemberitahuan Surat Pesanan
Barang
Penerimaan Barang

Surat Penyelesaian

Bagan 1. Skema Surat Bisnis

Menurut Fredianaika Istanti dalam Bukunya Korespondensi Bisnis, skema surat

bisnis tergambar dalam bagan sebagai berikut :

Bagan 2. Skema Surat Bisnis

Prosedur surat bisnis digambarkan mulai dari perusahaan memperkenalkan
produknya kepada calon pembeli sampai proses terjadinya transaksi pengiriman
barang kepada calon pembeli. Prosedur di atas dapat berubah sesuai dengan kasus
yang dihadapi sebelum barang dikirim yaitu memerlukan proses pemberitahuan
penerimaan pesanan. Proses transaksi setelah terjadi penerimaan barang akan
berjalan ke proses selanjutnya, apabila terjadi kerusakan barang maka dari pihak
pembeli akan mengajukan surat klaim. Apabila dilakukan secara kredit maka dari
perusahaan harus mengirimkan surat tagihan kepada pembeli, yang berarti
pembeli harus segera melunasi utangmya. Berikut ini adalah macam-macam surat
bisnis yang ditujukan kepada pemasok dan pelanggan :
1. Surat yang ditujukan kepada supplier dari perusahaan :
2. Surat permintaan informasi
3. Surat pesanan
4. Surat klaim
5. Surat permintaan kredit
6. Surat referensi
7. Surat permintaan referensi
Surat dari perusahaan yang ditujukan kepada konsumen/calon pembeli :
1. Surat perkenalan
2. Surat penawaran
3. Surat pemberitahuan
4. Surat persetujuan klaim
5. Surat penolakan klaim
6. Surat persetujuan kredit
7. Surat penolakan kredit
8. Surat tagihan

Semua perusahaan mempunyai skema surat bisnis yang berbeda-beda sesuai

standar yang diberlakukan dalam perusahaan tersebut. Namun pada dasarnya
skema surat bisnis itu sama. Yang terpenting dalam surat bisnis itu terdapat
adanya surat penawaran dan permintaan karena dasar dari kegiatan bisnis
perniagaan itu terdapat adanya mekanisme permintaan dan penawaran.

C. Fungsi Surat Bisnis

Menurut Fredianaika Istanti dalam bukunya Korespondensi Bisnis dan Djoko
Purwanto dalam bukunya Korespondensi Bisnis, fungsi surat bisnis yaitu
1. Sarana komunikasi
Surat digunakan sebagai sarana berkomunikasi antara perusahaan
dengan pemasok maupun pelanggan
2. Alat menyampaikan sesuatu
Surat bisnis berfungsi sebagai alat untuk mengirim dan menerima
pesan dari perusahaan lain, pemasok maupun pelanggan. Alat bukti
tertulis
3. Alat bukti tertulis
Surat bisnis dapat digunakan sebagai alat bukti jika sewaktu-waktu
terjadi kesalahan dalam melakukan pengecekan aktivitas bisnis.
4. Alat untuk mengingat
Surat bisnis dapat menjadi sebagai sarana untuk mengingat kegiatan
yang dilakukan berkaitan dengan surat tersebut.
5. Sebagai bukti sejarah/history
Bukti sejarah dalam dunia bisnis bisa berkaitan dengan surat ijin
usaha, proses pendirian perusahaan, kepemilikan dan status
perusahaan. Surat bisnis dapa menjadi catatan sejarah yang berharga
sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
6. Pedoman kerja
Surat bisnis yang berkaitan surat keputusan dan perintah
kerja/instruksi dari perusahaan, yang berfungsi sebagai pedoman
dalam menjalankan dunia bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat
Selain sebagai perantara pengirim berita, surat bisa sebagai sarana
promosi bagi pengirim surat. Perusahaan dapat memanfaatkan ini
sebagai sarana promosi yang efektif ke perusahaan lain baik
 perusahaan untuk memperkenalkan produk baru yang dihasilkan
perusahaan.
Menurut Juni Ahyar dalam Buku Korespondensi Bisnis Indonesia tahun
2015 fungsi surat bisnis adalah sebagai
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya
mengikat, misalnya: Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima,
Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu
aktivitas tertentu. Misalnya: Kumpulan surat yang didokumentasikan
dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan
diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan
sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, misalnya : Surat Jalan, Sertifikat
dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak
jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan
sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga.

D. Contoh Surat Bisnis

Contoh surat bisnis berupa surat permintaan penawaran menurut Juni Ahyar
dalam Buku Korespondensi Bisnis Indonesia
Contoh surat bisnis berupa surat permintaan permintaan menurut
Kemendikbud dalam Buku Korespondensi 1 Bahan Ajar SMK Administrasi
Perkantoran :
E. Surat Bisnis Di Era Revolusi Industri 4.0
Era Revolusi Industri sering disebut era digital atau era disrupsi.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat mendorong kehadiran era
4.0. Era dimana aktivitas manusia dapat dilakukan melalui dunia digital.
Pemikiran-pemikiran cerdas manusia untuk menciptakan teknologi yang semakin
canggih dalam rangka untuk membantu manusia dalam menghadapi permaslahan
dalam peradaban dunia. Dalam kaitannya dengan bisnis, dewasa ini bisnis
merupakan kegiatan utama yang menopang perekonomian dunia. Era 4.0
membuat para pebisnis untuk berpikir lebih maju dan memiliki kemampuan yang
tinggi untuk mengikuti perubahan yang berlangsung dengan cepat. Kegiatan
bisnis dapat dilakukan jika terdapat hubungan yang baik antara rekan-rekan
bisnis. Untuk menciptakan hubungan yang baik dalam menunjang aktivitas di
dunia bisnis, surat menjadi sarana komunikasi yang sangat awam digunakan.
Surat bisnis memiliki beberapa alur yang terangkai dalam skema surat bisnis
mulai dari surat promosi penjualan, surat permintaan, surat penawaran, surat
pesanan, surat pengantaran barang, surat pemberitahuan penerimaan barang
hingga surat penyelesaian. Skema surat bisnis dalam perusahaan-perusahaan di
era 4.0 mungkin tidak berlaku seutuhnya. Misalnya surat bisnis yang terdapat
dalam perusahaan e-commerce. Perusahaan e-commerce seperti Lazada Indonesia
yang menerapkan sistem surat bisnis melalui media digital yaitu e-mail. Surat
Elektronik, atau email, adalah layanan yang memudahkan user komputer baik
lokal maupun non lokal untuk saling bertukar pesan. Tiap user email mempunyai
kotak surat (mailbox) yang digunakan untuk menyimpan email yang ditujukan ke
user tersebut. Pesan yang dikirim melalui email dapat diterima dalam hitungan
detik (Panjaitan, 2016) .Lazada Indonesia mengirimkan surat penawaran berupa
pemberitahuan e-mail berlangganan jika terdapat promosi. Surat promosipun tidak
memperhatikan struktur pembuatan surat seperti yang tertera dalam buku-buku
cetak seperti kop surat, nomor surat dan lain-lain. Lazada Indonesia juga
mengirimkan surat konfirmasi pesanan, surat konfirmasi penerimaan barang dan
surat pemberitahuan penilaian produk.
Berikut contoh surat konfirmasi pesanan

Sedikit berbeda dengan perusahaan e-commerce Shopee Indonesia yang

menggunakan e-mail dan surat asli dalam bentuk cetak dalam menjalankan
bisnisnya. Shopee Indonesia mengirimkan surat digital berupa surat promosi,
surat konfirmasi pesanan, surat konfirmasi penerimaan barang dan surat penilaian
barang. Shopee Indonesia juga mengirimkan bukti transaksi cetak dan surat
pengaduan klaim jika terjadi kesalahan kepada pelanggan bersamaan dengan
barang yang dikirim.
Surat bisnis yang tercetak dianggap lebih sah dan terbukti otentiknya
dibanding surat bisnis yang dikirim melalui media elektronik. Namun melihat
perkembangan teknologi informasi yang pesat, surat bisnis secara cetak lama
kelamaan mulai perlahan menghilang karena lebih banyak ketidakefektifannya
dibanding surat bisnis yang dikirim melalui e-mail.
Surat bisnis cetak dinilai kurang efektif dan efisien karena menghabiskan
biaya untuk pengiriman pos dan cetak. Selain itu, waktu untuk pengirimannya
juga lebih lama dibanding surat bisnis elektronik yang hanya beberapa detik saja
sudah terkirim.

4. PENUTUP
A. Simpulan
Surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga,
organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara
tertulis kepada pihak lain. Fungsi surat bisnis adalah sebagai sarana
komunikasi, alat menyampaikan sesuatu, alat bukti tertulis, alat untuk
mengingat, sebagai bukti sejarah/history, pedoman kerja dan media
promosi bagi pengirim surat. Skema surat bisnis yang asli adalah surat
promosi penjualan, surat permintaan, surat penawaran, surat pesanan, surat
pengantaran barang, surat pemberitahuan penerimaan barang, surat
penyelesaian.
Skema surat bisnis di era revolusi 4.0 tidak sepenuhnya secara utuh
dilakukan. Surat skema surat yang sering digunakan adalah surat
permintaan dan penawaran serta konfirmasi pesanan dan pengiriman
barang. Surat bisnis pada era 4.0 menggunakan media elektronik yang
dinilai lebih efektif dan efisien. Namun, selain itu ada juga yang
menggunakan surat bisnis secara cetak agar lebih absah.
 B. Saran
Sebaiknya perusahan-perusahaan lebih mengikuti perkembangan teknologi
informasi dalam melakukan kegiatan atau aktivitas bisnis termasuk dalam
surat menyurat. Penggunaan teknologi informasi dalam surat bisnis dapat
lebih menguntungkan dari pihak perusahaan dan pihak-pihak lain yang
terlibat bisnis. Skema bisnis mungkin tidak terlalu perhatikan, namun etika
dalam penulisan surat tetap dikemas dengan bahasa yang baik sehingga
tercipta hubungan baik antar pihak-pihak yang terlibat bisnis.

DAFTAR PUSTAKA

Burhanuddin. 2015. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Pustaka Pelajar

Istanti, Fredianika. 2016. Korespondensi Bisnis. Politeknik NSC Surabaya

Juni Ahyar. 2015. Korespondensi Bisnis Indonesia. Aceh : CV Sefa Bumi Persada

Kuswantoro, Agung. 2018. Menemukan Komunikasi Bisnis (Diri) Cara

Melejitkan Potensi untuk Menggapai Kesuksesan. Semarang : Penerbit
Fastindo.

Kemendikbud, 2013. Korespondensi 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013 SMK Progam

Keahlian Administrasi Perkantoran.

Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta : Erlangga.