Anda di halaman 1dari 17

PERTEMUAN KE 5:

TEKNIK PENEMUAN FAKTA DAN PENEMUAN


PERSYARATAN

TUJUAN PEMBELAJARAN TEKNIK PENEMUAN FAKTA DAN


PENEMUAN PERSYARATAN
1. Menentukan persyaratan sistem dan membedakan persyaratan fungsional dan
nonfungsional.
2. Memahami proses penemuan persyaratan dan membuat diagram Ishikawa
(fishbone) untuk membantu pemecahan masalah.
3. Mengidentifikasikan tujuh teknik penemuan fakta.
4. Menyebutkan partisipan tipikal pada JRP dan menjelaskan peran-peran mereka.
5. Menyelesaikan proses perencanaan satu sesi JRP
6. Menjelaskan manfaat menggunakan JRP sebagai teknik penemuan fakta.
7. Menjelaskan strategi penemuan fakta

 Pengantar ke Penemuan Persyaratan


Requirement discovery adalah proses dan teknik yang digunakan analis
sistem untuk mengidentifikasi atau mengekstraksi masalah sistem persyaratan
solusi dari komunitas pengguna.
Apa itu persyaratan sistem? System requirement/persyaratan sistem
menentukan sesuatu yang harus dilakukan oleh sistem informasi atau
perlengkapan yang harus dimiliki disebut juga persyaratan bisnis.
Persyaratan sistem yang menetapkan apa yang harusnya dilakukan oleh sistem
informasi sering disebut persyaratan fungsional, persyaratan sistem yang
menetapkan properti atau kualitas yang harus dimiliki oleh sistem sering disebut
persyaratan nonfungsional.
Pada dasarnya, tujuan penemuan dan manajemen persyaratan adalah
mengidentifikasi secara tepat persyaratan PENGETAHUAN, PROSES, dan
KOMUNIKASI bagi pengguna sistem baru. Jika persyaratan sistem tidak
dilakukan dengan tepat, maka akibatnya adalah satu atau lebih dari hal berikut :
1. Sistem mengeluarkan banyak biaya yang dianggarkan
2. Sistem dikirim lebih lambat dari yang dijanjikan
3. Sistem tidak dapat memuaskan ekspektasi pengguna, ketidakpuasan itu
menyebabkan mereka tidak menggunakannya.
4. Biaya pemeliharaan dan peningkatan sistem dapat sangat tinggi
5. Sistem tidak dapat diandalkan dan terbukti error dan downtime
6. Reputasi para staf IT dalam tim ternodai karena semua kegagalan, tidak
peduli siapa yang melakukan, akan dinilai sebagai satu kesalahan tim.

Oleh sebab itu, dalam penentuan persyaratan sistem sangatlah penting untuk
mengetahui Kriteria berikut ini :
1. Konsisten – persyaratan tidak konflik atau ambiguous
2. Komplet – persyaratan mengambarkan semua input dan respon sistem
yang mungkin muncul
3. Kelayakan – persyaratan dapat dipenuhi berdasarkan sumberdaya dan
batasan yang tersedia
4. Dibutuhkan – persyaratan yang benar – benar dibutuhkan dan memenuhi
tujuan sistem
5. Akurat – persyaratan secara benar
6. Dapat dilacak – persyaratan secara langsung menuju fungsi dan fitur –
fitur sistem
7. Dapat diuji – persyaratan ditentukan sehingga dapat didemonstrasikan
selama pengujian berlangsung.
 Proses penemuan persyaratan
Proses penemuan persyaratan terdiri dari aktivitas berikut :
 Menemukan dan analisis masalah
 Menemukan persyaratan
 Mendokumentasikan dan menganalisis masalah
 Manajemen persyaratan

Pembahasan secara detail :

1. Menemukan dan analisis masalah

Cara popular yang sering digunakan untuk menganalisis, mengidentikasi


dan menyelesaikan masalah sering disebut Ishikawa diagram/diagram
fishbone adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengidentifikasi,
mengeksplorasi, dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari
masalah itu. Sering disebut diagram sebab akibat atau diagram tulang ikan
(fishbone diagram) karena menyerupai tulang ikan.
Secara khusus tulang – tulang ini mendeskripsikan empat kategori dasar :
material, mesin, kekuatan manusia, dan metode (empat M : material, machine,
manpower, method) nama lain dapat digunakan untuk menyatakan masalah.
Kategori alternative atau tambahan meliputi tempat, prosedur, kebijakan, dan
orang (empat P : place, procedure, policy, people) atau lingkungan sekeliling,
pemasok, sistem, dan keterampilan (empat S : surrounding, supplier, system,
skill).
Teknik brainstorming biasa dilakukan untuk menambahkan penyebab
pada tulang utama.

2. Menemukan persyaratan
Fact finding adalah proses resmi yang menggunakan penelitian,
pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan tehnik lain untuk
mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan dan preferensi
sistem. Disebut juga pengumpulan informasi atau pengumpulan data.
Sekali penemuan fakta dapat dilengkapi, maka berbagai cara seperti use
case, model data, model proses, dan model objek akan digunakan untuk
mendokumentasikan fakta – fakta dan akan ditarik kesimpulan dari fakta –
fakta.

 Etika penemuan fakta


Selama penemuan fakta , analis sistem sering menghadapi atau
menganalisis informasi yang bersifat sensitif. Informasi tersebut dapat
berupa file structure penetapan harga sebuah perusahaan penerbangan
untuk kontrak atau bahkan profile karyawan.

 Teknik penemuan fakta


7 teknik penemuan fakta yang umum dipakai, yaitu :
1. Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada
2. Meneliti dan menguji situs
3. Observasi lingkungan kerja
4. Kuisioner
5. Wawancara
6. Prototyping
7. Joint requirement planning.

3. Mendokumentasikan dan Menganalisis Persyaratan


Dokumen awal ini akan memberi arah bagi teknik – teknik permodelan
yang akan digunakan oleh analis sistem untuk menganalisis persyaratan untuk
menentukan persyaratan yang benar bagi proyek..
 Mendokumentasikan draf persyaratan
Analisis sistem menggunakan berbagai alat untuk mendokumentasikan
penemuan awal mereka dalam bentuk draf.
 Menganalisis persyaratan
Aktivitas penemuan fakta lebih sering menghasilkan persyaratan yang
konflik satu dengan yang lain. Draf persyaratan berisi banyak masalah
seperti :
1. Persyaratan kehilangan (missing requirement)
2. Persyaratan konflik (conflicting requirement)
3. Persyaratan ketidaklayakan (infeasible requirement)
4. Persyaratan overlapping (overlapping requirement)
5. Persyaratan ambiguous (ambiguous requirement)

Stakeholder seharusnya menyetujui persyaratan sistem – jadi, selama


analisis, ada proses negosiasi yang tidak dapat dihindarkan yang terjadi
diantara para stakeholder.

 Merumuskan persyaratan
Persyaratan sistem biasanya didokumentasikan dalam suatu cara yang
resmi untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada stakeholder sistem.
Dokumen pernyataan persyaratan harus terdiri dari hal – hal berikut :
1. Fungsi dan layanan yang harus disediakan oleh sistem
2. Persyaratan fungsional, meliputi fitur sistem, karakteristik, dan atribut
3. Batasan yang membatasi pengembangan sistem atau batasan dimana
sistem harus beroperasi
4. Informasi mengenai sistem lain yang dengannya sistem baru harus
berantarmuka.

 Manajemen persyaratan
. Manajemen persyaratan menetapkan bagaimana sebuah perubahan
yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimana perubahan dianalisis dalam
hal impaknya terhadap lingkup, jadwal, dan biaya, bagaimana perubahan
diterima atau ditolak dan bagaimana perubahan diimplementasikan jika ia
disetujui.

 Teknik Penemuan Fakta


 Sampling dokumen, Laporan, dan File
 Mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada
Dokumen pertama yang perlu dicari oleh analis adalah bagan perusahaan.
Untuk melakukannya, analis harus mengumpulkan dan meninjau kembali
dokumen – dokumen yang mengambarkan masalah, meliputi :
1. Memo antar bagian, studi, waktu, kotak saran, komplain pelanggan, dan
laporan – laporan yang mendokumentasikan area masalah.
2. Catatan keuangan, penilaian prestasi kerja, peninjauan ukuran kerja, dan
laporan pengoperasian terjadwal lainnya.
3. Permintaan proyek sistem informasi dulu saat ini.
Selain dokumen tersebut, dokumen lain yang biasanya ditinjau adalah
dokumen yang mengambarkan fungsi bisnis yang sedang dipelajari atau
desain. Dokumen ini meliputi :
1. Pernyataan misi perusahaan dan rencana strategis
2. Sasaran resmi untuk subunit perusahaan yang sedang dipelajari
3. Manual kebijakan yang menempatkan batasan pada semua sistem yang
diajukan
4. Prosedur pengoperasian standar, outline kerja, atau instruksi pekerjaan /
tugas untuk operasi harian yang spesifik
5. Form lengkap yang merepresentasikan transaksi actual di berbagai poin
dalam siklus pemrosesan
6. Contoh database manual dan yang terkomputerisasi
7. Contoh manual dan screen serta report / laporan yang terkomputerisasi

Analisis juga sering memeriksa dokumentasi terhadap studi serta desain


sistem sebelumnya yang dilakukan oleh analis sistem dan konsultan
sebelumnya. Dokumen tersebut dapat berupa :

1. Berbagai tipe flowchart dan diagram


2. Kamus dan repository proyek
3. Dokumentasi desain, seperti input, output, dan database
4. Dokumentasi program
5. Manual operasi computer dan manual pelatihan

 Teknik sampling dokumen dan file


Tidaklah praktis untuk mempelajari setiap kejadian dari setiap form atau
record pada sebuah file atau database, karena itu analis sistem biasanya
mengunakan tehnik sampling untuk mendapatkan informasi yang lebih luas
untuk menentukan apa yang terjadi dalam sistem.
Sampling merupakan proses mengumpulkan sample dokumen, form,
dan record yang representatif.
Satu rumusan sederhana dan reliable untuk menentukan ukuran sample
adalah :

Ukuran sample = 0,25 X (certainty factor / kesalahan yang dapat


diterima)2

Randomization adalah tehnik sampling yang ditandai dengan tidak


adanya pola atau rencana yang ditentukan sebelumnya untuk memilih data
contoh.
Stratification adalah tehnik sampling sistematis yang berusaha
mengurangi varian estimasi dengan menyebarkan sampling – sebagai
contoh, memilih dokumen atau record dengan rumus dan dengan
menghindari estimasi yang sangat tinggi atau sangat rendah.

Penelitian dan mengunjungi situs

 Observasi lingkungan kerja


Observation tehnik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi
atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk
mempelajari sistem.
 Keuntungan dan kelemahan observasi
Keunggulan
1. Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi dapat sangat reliable.
2. Analisis sistem dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi. Melalui
observasi, analis sistem dapat mengidentifikasi tugas yang hilang atau
tidak digambarkan dengan akurat oleh tehnik penemuan fakta yang lain.
3. Observasi relatif tidak mahal dibanding tehnik penemuan fakta yang lain.
Tehnik yang lain biasanya membutuhkan waktu khusus dari pekerja dan
mengeluarkan banyak biaya.

Kelemahan

1. Orang biasanya merasa tidak nyaman pada saat diawasi, mereka mungkin
akan berlaku secara berbeda saat diobservasi
2. Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukan tingkat
kesulitan atau volume yang biasanya dialami selama periode waktu
tersebut.
3. Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi disaat tidak wajar, membuat
penjadwalan menjadi tidak nyaman bagi analis sistem.
 Petunjuk observasi
Petunjuk berikut adalah kunci untuk mengasah keterampilan observasi :
1. Tentukan siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana observasi
itu.
2. Dapatkan izin mengobservasi dari supervisior yang berkepentingan atau
manager
3. Infornasikan siapa saja yang akan diobservasi
4. Tetaplah rendah hati
5. Buatlah catatan selama atau segera setelah observasi
6. Tinjaulah kembali catatan observasi dengan individu yang
berkepentingan
7. Jangan mengganggu individu saat bekerja
8. Jangan fokus pada hal-hal kecil/sepele
9. Jangan membuat anggapan sendiri/asumsi

 Menjalankan Sendiri
Sistem dalam observasi tipe ini, analis sistem secara aktif melakukan
peran para pengguna untuk satu periode waktu yang pendek. Ini merupakan
salah satu cara efektif untuk mempelajari masalah dan persyaratan sistem.
Dengan memperhatikan “kepentingan” para pengguna, analis sistem secara
cepat mendapatkan pemahaman tentang apa yang dialami para pengguna dan
apa yang harus ia kerjakan untuk melakukan tugas.

 Kuisioner
. Questionnaire adalah dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis
untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden. Dengan
kuisioner, analis dapat mengumpulkan fakta dari sejumlah besar orang
sementara menjaga respons yang sama.
 Mengumpulkan Fakta Menggunakan Kuisioner
Kuisioner dapat menjadi alat efektif untuk mengumpulkan fakta, dann
banyak dari kritik tersebut dapat ditandai untuk tidak tepatnya atau tidak
efektifnya penggunaan kuisioner. Sebelum menggunakan kuisioner, analis
harus memahami kelemahan dan keuntungan penggunaan kuisioner:

Keunggulan
1. Kuisioner dapat dijawab secara cepat.
2. Kuisioner adalah alat yang secara relatif tidak terlalu mahal untuk
mengumpulkan data.
3. Kuisioner membolehkan individu untuk tidak mencantumkan namanya.
Oleh sebab itu, individu kemungkinan besar memberikan fakta riil.
4. Jawaban dapat segera ditabulasikan dan dianalisa.

Kelemahan

1. Jumlah responden sering tidak terlalu banyak.


2. Tidak ada jaminan bahwa responden akan menjawab ataupun
memperhatikan semua pertanyaan.
3. Kuisioner cenderung tidak fleksibel.
4. Tidak mungkin bagi analis sistem untuk mengobservasi dan menganalisis
bahsa tubuh responden.
5. Sulit menyiapkan kuisioner yang bagus.

 Tipe-Tipe Kuisioner
Ada dua format kuisioner, format bebas dan format tetap. Free-format
questionaire/kuisioner format bebas adalah kuisioner yang didesain untuk
memberikan keleluasaan kepada responden alam memberikan jawaban.
Sebuah pertanyaan diajukan, dan responden memberikan jawaban di tempat
yang disediakan sesudah pertanyaan.
Kuisioner tipe kedua adalah format tetap. Fixed-format
questionnaire/kuisioner format tetap. Kuisioner ini terdiri dari pertanyaan
yang mengharuskan responden memilih satu jawaban dari beberapa jawaban
yang telah ditentukan. Ada tiga tipe pertanyaan format yaitu pertanyaan
pilihan ganda (multiple choice), pertanyaan rating (rating questions), dan
pertanyaan ranking (ranking questions).

 Mengembangkan Kuisioner
Prosedur yang dapat membantu mengembangkan kuisioner yang efektif:
1. Tentukan fakta dan opini apa yang harus dikumpulkan dan darimana
seharusnya Anda mendapatkannya.
2. Berdasarkan opini dan fakta yang dicari, tentukan apakah pertanyaan
berformat bebas atau terikat akan menghasilkan jawaban yang bagus.
3. Tuliskan pertanyaan-pertanyaan. Periksalah apakah ada kesalahan susunan
dan kemungkinan kesalahpahaman.
4. Ujilah pertanyaan dengan menggunakan sampel responden kecil. Jika
responden Anda punya masalah dengan pertanyaan tersebut atau jika
jawaban tidak bermanfaat, lakukan editing pada pertanyaan tersebut.
5. Duplikasikan dan distribusikan kuisioner.
 Wawancara
Wawancara/interview adalah teknik penelusuran fakta dimana analis
sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face
to face.
Wawancara dapat digunakan untuk mencapai beberapa atau semua
tujuan berikut: menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme,
mendapatkan pengguna yang terlibat, mengidentifikasi persyaratan,
menyatukan berbagai ide dan opini.

 Mengumpulkan Fakta dengan Mewawancarai Pengguna


Keunggulan:
1. Wawancara memberi kesempatan kepada analis untuk memotivasi orang
yang diwawancarai untuk merespons secara bebas dan terbuka terhadap
setiap pertanyaan yang diajukan.
2. Wawancara memperbolehkan analis sistem memeriksa umpan balik yang
masuk dari orang yang diwawancarai.
3. Wawancara memperbolehkan analis sistem untuk menyesuaikan atau
mengulangi pertanyaan yang sudah diajukan.
4. Wawancara memberi kesempatan kepada analis untuk mengobservasi
orang yang diwawancarai dengan komunikasi nonverbal.

Kelemahan:

1. Wawancara membutuhkan banyak waktu.


2. Kesuksesan wawancara tergantung pada keterampilan human relation si
analis sistem.
3. Wawancara tidak praktis mengingat lokasi orang yang diwawancarai.

 Teknik dan Tipe Wawancara


Ada dua tipe wawancara, terstruktur dan tidak terstruktur.
Structured interview/wawancara terstruktur, pewawancara mengajukan
pertanyaan-pertanyaan khusus yang didesain untuk mendapatkan jawaban
khusus dari orang yang diwawancarai.
Pada wawancara tidak terstruktur cenderung mengajukan open-ended
question/pertanyaan terbuka. Pertanyaan seperti ini memberi kebebasan
kepada orang yang diwawancarai untuk menjawabnya. Sedangkan wawancara
terstruktur cenderung mengarahkan closed-ended question/pertanyaan tertutup
yang dirancang untuk memperoleh respons langsung dari orang yang
diwawancarai.
 Bagaimana Melakukan Wawancara
 Memilih Orang yang Diwawancarai
 Menyiapkan Wawancara
 Mengadakan/Melaksanakan Wawancara
 Tindak Lanjut Wawancara
 Mendengarkan
 Bahasa Tubuh dan Proksemiks
Bahasa tubuh adalah sebuah bentuk komunikasi nonverbal yang kita
semua gunakan dan biasanya kita tidak menyadarinya.
Ada tiga aspek bahasa tubuh: penyingkapan ekspresi wajah, kontak
mata, dan sikap.

 Prototiping Penemuan
Teknik penemuan fakta yang lain adalah prototiping. Proses
membangun sebuah prototipe untuk maksud mengidentifikasi persyaratan
sering disebut discovery prototyping/prototiping penemuan.
Prototiping penemuan sering diaplikasikan pada proyek
pengembangan sistem, terutama dalam kasus di mana tim pengembangan
memiliki masalah untuk mendefinisikan persyaratan sistem.

Keunggulan prototyping:
1. Memungkinkan para pengguna dan pengembang untuk bereksperimen
dengan perangkat lunak dan mengembangkan pemahaman bagaimana
sistem bekerja.
2. Membantu menentukan kelayakan dan kegunaan sistem sebelum biaya
pengembangan yang tinggi terjadi.
3. Berfungsi sebagai mekanisme pelatihan bagi para pengguna.
4. Membantu membangun rencana pengujian sistem dan skenario untuk
digunakan pada akhir proses pengujian sistem.
5. Dapat meminimalisir waktu yang digunakan untuk penemuan fakta dan
membantu menentukan persyaratan yang lebih stabil dan reliabel/andal.

Kelemahan prototyping:

1. Para pengembang mungkin perlu dilatih dalam hal pendekatan


prototiping.
2. Pengguna dapat mengembangkan harapan-harapan yang tidak realistis
berdasarkan performa, realibilitas, dan fitur-fitur prototipe.
3. Melakukan prototiping kemungkinan mengulur jadwal pengembangan dan
menaikkan biaya pengembangan.

 Joint Requirements Planning


Beberapa perusahaan menggunakan sesi kerja kelompok sebagai
pengganti untuk berbagai hal dan untuk wawancara terpisah. Contoh
pendekatan sesi kerja kelompok adalah joint requirements planning
(JRP)/perencanaan persyaratan bersama, di mana pertemuan kelompok yang
sangat terstruktur dilakukan untuk maksud mengidentifikasi dan menganalisa
masalah dan menentukan persyaratan sistem. JRP menjadi semakin umum
digunakan dalam perencanaan sistem dan analisis sistem untuk mendapatkan
kesepakatan kelompok mengenai masalah, sasaran, dan persyaratan.
 Partisipan JRP
Berbagai tipe individu yang terlibat dalam satu sesi JRP tipikal dan peran-
peran mereka:
1. Sponsor – Semua sesi JRP yang sukses mengharuskan adanya satu orang
yang disebut sponsor, untuk berfungsi sebagai jawara/champion.
2. Fasilitator – Sesi JRP melibatkan seorang individu tunggal yang
memainkan peran sebagai pemimpin atau fasilitator. Fasilitator JRP
biasanya bertanggungjawab untuk memimpin semua sesi yang diadakan
untuk satu proyek sistem. Peran fasilitator JRP adalah merencanakan sesi
JRP, memandu sesi, dan terus mengikuti hasilnya.
3. Pengguna dan Manajer –. Peranan para pengguna selama sesi JRP adalah
secara efektif mengkomunikasikan aturan-aturan bisnis beserta
persyaratanny, meninjau prototipe desain, dan menerima keputusan.
Peranan manajer selama sesi JRP adalah menetapkan sasaran proyek,
menetapkan prioritas proyek, menetapkan jadwal kerja dan biaya,
menetapkan kebutuhan pelatihan, dan rencana-rencana implementasi.
4. Scribe (Pencatat) – Sesi JRP melibatkan satu atau lebih scribe, yang
bertanggungjawab mencatat semua yang didiskusikan di dalam
pertemuan.
5. Staf TI – Satu sesi JRP dapat juga mengikutsertakan sejumlah personel TI
yang terutama mendengarkan dan mencatat segala isu dan persyaratan
yang dikemukakan oleh pengguna dan manajer. Staf TI dalam sesi JRP
biasanya terdiri dari para anggota tim proyek.
 Bagaimana Merencanakan Sesi JRP
Perencanaan sesi JRP mencakup tiga langkah:
1. Memilih lokasi untuk sesi-sesi JRP – Jika memungkinkan, sesi JRP harus
diselenggarakan tidak jauh dari lokasi perusahaan.
2. Memilih partisipan JRP – Partisipan yang dipilih meliputi fasilitator JRP,
scribe, dan wakil dari komunitas pengguna. Pengguna harus merupakan
individu kunci yang memahami seluk-beluk area bisnis mereka.
3. Menyiapkan agenda sesi JRP – Agenda untuk setiap sesi JRP harus
disiapkan dan didistribusikan sebelum sesi berlangsung. Agenda harus
terdiri dari tiga bagian: Pembukaan, isi, dan kesimpulan

 Bagaimana Memandu Sesi JRP


Sesi JRP dimulai dengan sambutan, pengenalan, tinjauan singkat
terhadap agenda dan sasaran sesi. Fasilitator JRP akan memimpin sesi ini
dengan mengikuti skrip yang sudah disiapkan. Salah satu tujuan sesi JRP
adalah menghasilkan ide-ide untuk memecahkan sebuah masalah. Pendekatan
untuk hal ini adalah brainstorming. Brainstorming adalah sebuah teknik untuk
menghasilkan ide dengan cara mendorong para partisipan untuk memberikan
sebanyak mungkin ide dalam waktu yang pendek tanpa analisis apapun
sampai semua ide disampaikan.

Keuntungan JRP
1. JRP secara aktif melibatkan pengguna dan manajemen dalam
proyek pengembangan.
2. JRP mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
mengembangkan sistem.
3. Keuntungan prototiping dapat disadari saat JRP menjadikan
prototiping sebagai alat untuk mengkonfirmasikan persyaratan dan
mencapai kesepakatan desain.
 Strategi Penemuan Fakta
Analis tidak boleh langsung menuju wawancara. Analis harus mengumpulkan
terlebih dahulu semua fakta yang dapat mereka kumpulkan dengan
menggunakan metode lain.
Perhatikan strategi langkah demi langkah berikut ini:
1. Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file.
2. Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja.
3. Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner
untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan baik.
4. Lakukan wawancara.
5. Tindak lanjut.