GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS DI

RUMAH SAKIT HERMINA DAAN MOGOT

JAKARTA BARAT

DI

OLEH

AYU A.Md,RMIK

NURUL REZKI AWALIAH A.Md,RMIK

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

2017-2018
 1

BAB I
PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Pelayanan kesehatan merupakan sebuah konsep yang digunakan

dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Pelayanan

kesehatan merupakan setiap upaya yang diselenggarakan sendiri atau secara

bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan

kesehatan, mencegah, dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan

kesehatan perorangan, kelompok dan ataupun masyarakat di suatu instansi

pelayanan kesehatan seperti rumah sakit (Menurut Depkes RI 2009).

Rumah sakit juga merupakan tempat menyelenggarakan upaya

kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan

serta bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi

masyarakat. Sehingga hal ini menjadi dorongan bagi Hermina Hospital Group

untuk mengadakan penambahan Rumah Sakit baru yang akan dibangun di Kota

Samarinda (jl.Teuku Umar, Karang Asam Ilir, Sungai Kunjang Kota

Samarinda Kalimantan Timur 75126).

Sebagai institusi pelayanan kesehatan maka rumah sakit dituntut untuk

dapat memberikan pelayanan yang bermutu dan profesional, sehingga untuk

dapat mewujudkan hal tersebut Hermina Hospital Group memberikan pelatihan

dan pendidikan kepada para karyawannya. Termasuk pada bagian Rekam

Medis.

1
 2

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan, maka perlu adanya

peningkatan mutu pelayanan kesehatan, termasuk penyelenggaraan rekam

medis yang baik disetiap sarana pelayanan kesehatan, dimana setiap Rumah

Sakit wajib menyelenggrakan Rekam Medis (UUD RI NO.44 Tahun 2009)

tentang Rumah Sakit.

II. Tujuan

Mengetahui gambaran dan uraian tugas tentang bagaimana

melaksanakan tugas dan fungsi bagian Instalasi Rekam Medis di RS Hermina.

III. Sasaran

A. Pengenalan Instalasi Rekam Medis

1. Mengerti dan memahami pengertian, tujuan, dan kegunaan rekam

medis

2. Mengetahui struktur organisasi RS dan Instalasi Rekam Medis

3. Mengetahui wewenang, tanggung jawab, dan uraian tugas di Instalasi

Rekam Medis

4. Mengetahui Etika bekerja, komunikasi langsung / telepon, dan

prosedur penanganan masalah

5. Mengetahui ketenagaan Instalasi Rekam Medis

6. Mengetahui denah ruang Instalasi Rekam Medis

B. SPO Instalasi Rekam Medis

1. Mengetahui SPO yang ada di Instalasi Rekam Medis.

C. Sistem Rekam Medis

 3

1. Mampu melakukan sistem penamaan Rekam Medis

2. Mampu melakukan sistem penomoran Rekam Medis

3. Mampu melakukan sistem penyimpanan Rekam Medis

D. Alur pasien

1. Mengerti dan memahami alur pasien rawat jalan

2. Mengerti dan memahami alur pasien rawat inap

E. Alur berkas

1. Mengerti dan memahami alur berkas rekam medis rawat jalan

2. Mengerti dan memahami alur berkas rekam medis rawat inap

F. Pengelolahan data Rekam Medis

1. Sistem pencatatan

a. Mengetahui dan memahami cara sistem pencatatan seperti buku

ekspedisi, cara assembling, cara pencatatan statistik Rekam

Medis, koding, analisa BRM, indeks, dan retrieval.

b. Mengerti dan memahami sistem pengarsipan.

2. Sistem Penjajaran

Mengerti dan memahami sistem penjajaran.

3. Berkas rekam medis yang kembali

Mengerti dan memahami cara BRM kembali.

4. Pengurusan surket

Mengerti dan memahami cara pengurusan surket.

5. Pengurusan SKK

Mengerti dan memahami cara pengurusan SKK.

 4

6. Pengurusan klaim resume medis dan asuransi

Mengerti dan memahami cara pengurusan klaim resume medis dan

asuransi.

7. Pemusnahan BRM

Mengerti dan memahami cara pemusnahan BRM.

G. Pelaporan Rekam Medis

1. Mengetahui cara pengelolahan data Rekam Medis

2. Mengetahui dan memahami cara pengelolahan data Rawat Jalan

dan Rawat Inap

3. Mengetahui cara pengelolahan data penunjang.

4. Mengetahui cara penginputan laporan harian menjadi laporan

bulanan

5. Mengetahui cara menyusun dan membuat laporan internal seperti :

a. Laporan bulanan

b. Laporan eksekutif

c. Laporan kinerja

d. Laporan kematian

e. Laporan 10 penyakit terbesar

f. Laporan SMP (Standar Mutu Pelayanan)

g. Laporan tahunan

h. Laporan personalia

6. Mengetahui cara menyusun dan membuat laporan eksternal SIRS

online
 5

BAB II
PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

A. Agenda Kegiatan

Mulai tanggal 23 Desember 2017 s/d selesai di RS Hermina Daan

Mogot. Materi On The Job Training (OJT) didasarkan pada Silabus Diklat

Orientasi Tenaga Rekam Medis dari bagian Diklat Hermina Hospital Group.

Metode yang dilakukan pada pelaksanaan OJT yaitu Observasi & Diskusi.

Waktu pelaksanaan kegiatan terbagi menjadi 2 shift, yaitu :

1. Shift Pagi = 07:00 – 15:00 WIB

2. Shift Siang = 14:00 – 22:00 WIB

B. Hasil Kegiatan

A. Pengenalan Instalasi Rekam Medis

1. Mengerti dan memahami pengertian, tujuan, dan kegunaan rekam

medis

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Rekam Medis dilaksanakan dengan tujuan tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di

sarana pelayanan kesehatan.

5
 6

Kegunaan Rekam Medis diantaranya adalah sebagai Aspek

Administrasi, Aspek Legal (hukum), Aspek Financial (keuangan),

Aspek Penelitian, Aspek Edukasi (pelajaran), dan Aspek Dokumentasi.

2. Mengetahui struktur organisasi RS dan Instalasi Rekam Medis

STRUKTUR ORGANISASI
INSTALASI REKAM MEDIS RS HERMINA DAAN MOGOT

DIREKTUR
RS HERMINA DAAN MOGOT

MANAGER
PENUNJANG MEDIS

KEPALA INSTALASI
REKAM MEDIS

PJ PELAPORAN PJ RAWAT JALAN PJ RAWAT INAP

(RETRIEVAL) (PENGOLAHAN)
& &
PENYIMPANAN ADMINISTRASI

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

 7

3. Mengetahui wewenang, tanggung jawab, dan uraian tugas di

Instalasi Rekam Medis
a. PJ Pelayanan Pasien Rawat Jalan (Retrieval)
1) Wewenang
a) Mengatur ketenagaan per shift
b) Memberi pembinaan dan teguran kepada pelaksana
c) Memonitoring jumlah berkas rekam medis yang
keluar dan yang masuk dari instalasi rekam medis
dan poliklinik
2) Tanggung Jawab
a) Bertanggung jawab terhadap pengambilan berkas
rekam medis pasien berobat rawat jalan maupun
pasien IGD
b) Bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas
rekam medis
c) Membuat absensi bagi petugas yang tidak masuk
kerja
d) Membuat permintaan BHP sesuai jadwal
permintaan gudang
e) Membuat laporan mutu instalasi rekam medis
f) Mencari berkas rekam medis yang tidak ketemu
saat dibutuhkan
g) Menjaga kerapihan dan kebersihan instalasi rekam
medis
3) Uraian Tugas
a) Mengecek berkas rekam medis pasien rawat jalan
datang langsung maupun pasien perjanjian sebelum
didistribusikan ke poliklinik
b) Mengecek pendaftaran perdokter di modul
pendaftaran dan disesuaikan dengan berkas rekam
medis yang didistribusikan ke poliklinik
 8

c) Memonitoring jumlah berkas rekam medis yang ke

luar dan masuk dari dan ke instalasi rekam medis
d) Memeriksa, mengecek, menghitung jumlah berkas
rekam medis rawat jalan yang telah kembali dari
poliklinik
e) Memonitoring berkas rekam medis yang belum
kembali dari poliklinik
f) Membuat laporan pershift
g) Menyelesaikan masalah yang ada ke bagian terkait
h) Menemui DPJP apabila menemukan salah
pemberian berkas rekam medis pasien untuk
menuliskan kembali ke berkas rekam medis yang
benar
i) Menjaga kerapihan, keamanan dan kerahasiaan
berkas rekam medis.
b. Pelaksana Retrieval Rekam Medis
1) Wewenang
a) Mencari berkas rekam medis pasien berobat maupun
yang dipinjam
b) Melarang petugas selain petugas rekam medis untuk
masuk kedalam ruang penyimpanan berkas rekam
medis
c) Memeriksa kelengkapan berkas dan ketersediaan
berkas rekam medis
2) Tanggung Jawab
a) Bertanggung jawab terhadap kelengkapan pengisian
identitas pasien
b) Bertanggung jawab terhadap retrieval berkas rekam
medis
3) Uraian Tugas
a) Mencari berkas rekam medis sesuai dengan nomor
 9

rekam medis pasien berobat rawat jalan maupun

pasien IGD
b) Bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas
rekam medis
c) Mendistribusikan berkas rekam medis yang telah
ditemukan ke poliklinik maupun ke IGD
d) Mengambil berkas rekam medis rawat jalan pasien
yang selesai berobat dari poliklinik
e) Mengganti sampul berkas yang tidak layak pakai
f) Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis
g) Mengambil formulir yang tidak terpakai agar dapat
dipergunakan lagi
h) Menjaga kerahasiaan rekam medis
i) Memisahkan berkas rekam medis dari aktif ke
inaktif
j) Mencocokan berkas rekam medis yang telah selesai
berobat pada buku ekspedisi in-out berkas rekam
medis pasien rawat jalan.
c. PJ Penyimpanan Berkas Rekam Medis
1) Wewenang
a) Melarang petugas selain petugas rekam medis
untuk masuk kedalam ruang penyimpanan berkas
rekam medis
b) Melarang petugas rekam medis, selain petugas
failing dilarang memasukkan berkas rekam medis
c) Menegur petugas penyimpanan jika bekerja tidak
sesuai prosedur
d) Melaporkan kepada Ka.Instalasi rekam medis
tentang kinerja petugas penyimpanan
2) Tanggung Jawab
a) Bertanggung jawab terhadap penyimpanan berkas
 10

rekam medis pasien

b) Bertanggung jawab atas kehilangan, keamanan dan
kerahasian berkas rekam medis
c) Menjaga kerapihan dan kebersihan instalasi rekam
medis
3) Uraian Tugas
a) Menyimpan berkas rekam medis kedalam rak
penyimpanan sesuai dengan nomor yang telah
ditentukan oleh Ka. Instalasi rekam medis
b) Memberikan stiker nomor rekam medis sesuai
nomor rekam medis sebelum memasukkan ke rak
penyimpanan
c) Merapihkan kembali berkas rekam medis yang
tercecer sesuai dengan nomor rekam medis
d) Mengawasi keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis
e) Melayani peminjaman berkas rekam medis
f) Memonitoring berkas rekam medis yang salah letak
dan yang belum disimpan dirak penyimpanan
g) Memfollow up laporan berkas rekam medis yang
tidak ketemu dan mencarinya sesuai dengan nomor
masing-masing petugas
h) Mencari berkas rekam medis yang tidak ketemu saat
dibutuhkan
i) Mengecek permintaan BHP
j) Mengganti map yang rusak
k) Membuat laporan mutu instalasi rekam medis.
d. Pelaksana Penyimpanan Rekam Medis
1) Wewenang
a) Melarang petugas selain petugas rekam medis untuk
masuk kedalam ruang penyimpanan berkas rekam
 11

medis
b) Melarang petugas rekam medis, selain petugas
failing dilarang memasukkan berkas rekam medis
2) Tanggung Jawab
Bertanggung jawab terhadap penyimpanan
berkas rekam medis.
3) Uraian Tugas
a) Menyimpan berkas rekam medis kedalam rak
penyimpanan sesuai dengan nomor yang telah
ditentukan oleh Ka. Instalasi rekam medis
b) Memberikan stiker nomor rekam medis sesuai
nomor rekam medis sebelum memasukkan ke rak
penyimpanan
c) Merapihkan kembali berkas rekam medis yang
tercecer sesuai dengan nomor rekam medis
d) Mengawasi keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis
e) Melayani peminjaman berkas rekam medis
f) Memonitoring berkas rekam medis yang salah
letak dan yang belum disimpan di rak
penyimpanan
g) Memfollow up laporan berkas rekam medis yang
tidak ketemu dan mencarinya sesuai dengan nomor
masing-masing petugas
h) Mengganti map yang rusak
i) Merapihkan rak penyimpanan sesuai dengan
nomor masing-masing petugas.
e. Penanggung Jawab Pelaporan Rekam Medis
1) Wewenang
a) Meminta laporan mutu instalasi rekam medis dari
PJ pengolahan berkas rekam medis rawat inap, PJ
 12

penyimpanan, PJ pelayanan pasien rawat jalan

b) Memberikan usulan terhadap program kegiatan
pelaporan mutu instalasi rekam medis dan RS baik
internal maupun eksternal
2) Tanggung Jawab
a) Bertanggungjawab atas kegiatan pelaporan rumah
sakit baik internal dan eksternal
b) Mengatasi dan menyelesaikan serta memecahkan
masalah yang timbul dalam kegiatan pengolahan
data dan pelaporan
c) Menjaga kerapihan dan kebersihan instalasi rekam
medis
3) Uraian Tugas
a) Menghitung dan menginput laporan pasien rawat
inap dari sensus harian dan memasukkan ke
dalam formulir rekapitulasi pasien rawat inap
(RP1) setiap hari
b) Menghitung dan menginput jumlah kunjungan
pasien rawat jalan menurut jenis kunjungan di
computer
c) Membuat laporan rawat inap, rawat jalan dan
penunjang periode bulanan, triwulan dan tahunan
d) Membuat laporan 10 penyakit terbesar RJ dan RI
e) Membuat laporan margajaya
f) Koding pasien Rawat jalan
g) Mengirimkan laporan internal
h) Membuat dan mengirimkan laporan eksternal
SIRS online sesuai periode pengiriman.
f. Pelaksana Pelaporan Rekam Medis
1) Wewenang
a) Memberikan usulan terhadap program kegiatan
 13

pelaporan rekam medis baik internal maupun

eksternal
b) Meminta data kegiatan rawat jalan, rawat inap dan
data penunjang dari kegiatan rumah sakit
2) Tanggung Jawab
Bertanggungjawab atas pembuatan
pelaporan rumah sakit baik internal maupun
eksternal.
3) Uraian Tugas
a) Membuat laporan harian kegiatan rumah
sakit, yaitu kumpulan laporan dari polikinik,
IGD, Laboratorium, Apotik, Radiologi dan
Fisioterapi serta data kamar VK, OK, KT
b) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien
rawat menurut jenis kunjungan
c) Merekapitulasi sensus harian dari ruangan
perawatan yang telah diambil dan
memasukkannya ke dalam formulir
rekapitulasi pasien rawat inap (RP 1)
d) Membuat laporan intern kegiatan rumah
sakit untuk Direktur dan manajemen rumah
sakit
e) Membuat laporan bulanan untuk Dinas
Kesehatan dan Puskesmas
f) Membuat laporan STPRS periode bulanan,
triwulan dan tahunan
g) Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap
triwulan)
h) Membuat laporan RL 3 (tahunan)
i) Membuat laporan RL 4 (tiap semester)
j) Membuat laporan RL 5
 14

k) Membuat indikator penilaian pelayanan

rumah sakit (BOR, ALOS, BTO, TOI, NDR,
GDR)
l) Menerima laporan kegiatan bulanan dari
semua unit penunjang
m) Mengatasi dan menyelesaikan serta
memecahkan masalah yang timbul dalam
kegiatan pengolahan data
n) Menyediakan informasi kesehatan yang
dibutuhkan untuk manajemen rumah sakit
sebagai bahan peningkatan mutu rumah sakit
o) Menyerahkan/mengirim laporan-laporan ke
Puskesmas, Dinas Kesehatan dan
Departemen Kesehatan
p) Mengarsipkan setiap laporan yang sudah
selesai
q) Mendistribusikan ke unit pelayanan terkait
sebagai umpan balik.
g. Pelaksana Pengelolaan Berkas Rekam Medis rawat inap
1) Wewenang
a) Menemui DPJP, Ka. Instalasi perawatan
(dokter pelayanan medis) untuk melengkapi
formulir pengisian diagnose dan tanda
tangan SKK
b) Memberikan usulan terhadap program
kegiatan pelaporan mutu instalasi rekam
medis dan RS baik internal maupun
eksternal
2) Tanggung Jawab
a) Bertanggung jawab atas kegiatan
pengolahan berkas rekam medis rawat inap
 15

b) Mengatasi dan menyelesaikan serta

memecahkan masalah yang timbul dalam
kegiatan pengolahan berkas rekam medis
dan pelayanan administrasi
c) Menjaga kerapihan dan kebersihan instalasi
rekam medis
3) Uraian Tugas
a) Mengambil berkas rekam medis pasien
pulang dari ruang perawatan
b) Melaksanakan kegiatan assembling, koding,
dan analisa kuantitatif berkas rekam medis
rawat inap
c) Mencari berkas rekam medis pasien pulang
rawat yang telah lewat dari 1x24 jam dari
semua ruang perawatan
d) Memonitoring kelengkapan isi berkas rekam
medis dan melengkapinya
e) Menganalisa berkas rekam medis pasien
pulang rawat yang belum lengkap
f) Memberikan berkas rekam medis yang
belum lengkap kepada DPJP atau Ka.
Instalasi perawatan (dokter pelayanan
medis) untuk dilengkapi
g) Memonitor semua berkas rekam medis yang
telah dilengkapi oleh DPJP atau Ka. Instalasi
perawatan (dokter pelayanan medis)
h) Membuat Surat Keterangan Kelahiran
(SKK)
i) Melayani pasien yang mengurus pengisian
diagnosa
j) Mengajukan formulir pengisian diagnosa ke
 16

DPJP atau ke Ka. Instalasi perawatan

(dokter pelayanan medis)
k) Memasukkan data pasien rawat inap yang
pulang ke computer
l) Melayani peminjaman berkas rekam medis
m) Memperbaiki rekam medis yang rusak
n) Melayani pinjaman berkas rekam medis dan
memberikan tracer dan bon pinjam pada rak
penyimpanan sesuai dengan berkas rekam
medis yang akan dipinjam
o) Membuat laporan mutu instalasi rekam
medis tentang kelengkapan berkas rekam
medis rawat inap
p) Membuat laporan pasien campak dan W2 ke
Dinas Kesehatan setiap bulan
q) Bertanggung jawab atas kerahasiaan berkas
rekam medis pasien.

h. Pelaksana Pengurusan Pelayanan Administrasi Instalasi

Rekam Medis
1) Wewenang
a) Melarang petugas selain petugas rekam
medis untuk masuk kedalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis
b) Melarang selain petugas rekam medis untuk
melayani atau mengurus pelayanan
administrasi di instalasi rekam medis
2) Tanggung Jawab
Bertanggung jawab terhadap pengurusan pelayanan
administrasi instalasi rekam medis berupa pengurusan klaim
asuransi pasien/bagian keuangan, pengajuan resume medis,
 17

pelayanan permintaan resume medis dan hasil penunjang,

pengurusan surat keterangan sakit, pembuatan surat
keterangan kelahiran.
3) Uraian Tugas
a) Menerima pasien / orangtua / keluarga / agent asuransi
untuk pengurusan pelayanan administrasi yang ada di
instalasi rekam medis
b) Memberikan informasi kepada
pasien/orangtua/keluarga/agent asuransi tentang alur dan
proses pengurusan administrasi yang ada di RS Hermina
Daan Mogot
c) Melakukan pencatatan pada buku permintaan data dan buku
ekspedisi pengurusan pelayanan administrasi
d) Menyelesaikan pengurusan pelayanan administrasi pasien
ke bagian terkait
e) Mencari berkas rekam medis pasien yang mengajukan
pengurusan pelayanan administrasi di instalasi rekam medis
f) Mengantar dan menurunkan berkas rekam medis pasien
rawat inap yang belum lengkap dari instalasi rekam medis
ke lunch meeting dan sebaliknya
g) Mengajukan resume medis ke DPJP pada saat DPJP praktek
di poliklinik
h) Membuat surat keterangan kelahiran
i) Merapihkan arsip surat keterangan kelahiran setiap
bulannya baik yang belum di proses atau yang sudah di
proses
j) Berkordinasi dengan bagian terkait untuk menyelesaikan
pengurusan pelayanan administrasi pasien
k) Menempatkan formulir klaim asuransi pasien, surat
keterangan rawat, surat keterangan kelahiran pada tempat
yang sudah ditetapkan
 18

l) Melakukan pemantauan stok formulir tanda terima,

pengajuan resume medis untuk pasien, dokter dan bagian
terkait
m) Menjaga kebersihan dan kerapihan instalasi rekam medis.
4. Mengetahui Etika bekerja, komunikasi langsung / telepon, dan
prosedur penanganan masalah
Etika bekerja dapat diartikan sebagai sebuah adat, sikap,
kebiasaan atau perilaku yang ada pada individual dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Adapun etika bekerja yang baik, seperti :
a. Datang tepat waktu atau 15 menit sebelum jam kerjanya
kemudian melakukan absensi
b. Segera melaksanakan tugasnya pada saat jam dinas dimulai
c. Menyelesaikan tugasnya dalam jam dinas yang sudah
ditetapkan
d. Melaksanakan tugas sesuai SPO dengan penuh rasa
tanggung jawab
e. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan
dengan sabar, sopan, ramah, cepat dan tepat tanpa
membeda – bedakan.
f. Menjaga atau memegang rahasia yang berkaitan dengan
fungsi jabatan
g. Tidak tidur pada saat jam dinas
h. Tidak menggunkan HP, mengobrol dengan karyawan lain,
makan, minum atau mengunyah sesuatu seperti permen saat
bertugas melayani pasien.

Etika komunikasi langsung / telepon merupakan sikap /

cara kita dalam berkomunikasi baik sesama karyawan maupun
kepada costumer, agar pesan yang disampaikan akan sama artinya
dengan pesan yang diterima.
 19

Adapun etika komunikasi langsung, seperti :

a. Bicara menatap lawan bicara
b. Suara harus jelas terdengar tapi tidak dengan nada suara
yang tinggi
c. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
d. Menggunakan bahasa yang efektif dan efisien sehingga
mudah dimengerti
e. Jujur tidak berbohong
f. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik
g. Tidak mudah emosi / emosional
Adapun etika komunikasi telepon, seperti :
a. Ucapkan salam, sebutkan nama dan dari bagian / instalasi
mana bekerja
b. Jangan sungkan menanyakan berbicara dengan siapa
c. Jangan sungkan untuk mengatakan “Ada yang bisa
dibantu” untuk mengetahui keperluan lawan bicara
d. Gunakan bahasa yang efektif dan efisien sehingga mudah
dimengerti
e. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
f. Suara harus jelas tapi tidak dengan menggunakan nada
intonasi yang tinggi
g. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik
h. Tidak emosional
i. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih sebelum
menutup telepon

Prosedur penanganan masalah merupakan alur atau tahap

yang harus dilaksanakan secara berurutan dalam menyelesaikan
masalah yang terjadi di Instalasi Rekam Medis.
Adapun prosedurnya, seperti :
 20

a. Penyelesaian pertama dilakukan oleh para staf pelaksana

b. Bila staf pelaksana tidak bisa menyelesaikan, maka
penanggung jawab masing – masing bagian yang ikut
membantu
c. Bila penanggung jawab masih belum bisa menyelesaikan
masalah tersebut, maka masalah disampaikan kepada
kepala instalasi untuk membantu menyelesaikan
d. Setelah kepala instalasi turut membantu namun belum juga
dapat diselesaikan, maka kepala instalasi menyampaikan
masalah tersebut kepada manajer penunjang medis
e. Bila manajer penunjang medis juga tidak mampu
menyelesaikan masalah, misalnya terjadi banding maka
manajer penunjang medis baru boleh melaporkan masalah
tersebut kepada direktur Rumah Sakit untuk penyelesaian
masalah.
5. Mengetahui ketenagaan Instalasi Rekam Medis
Ketenagaan Instalasi rekam medis jumlahnya disesuaikan
dengan kebutuhan, berlatar belakang pendidikan minimal SMA /
sederajat dan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
6. Mengetahui denah ruang Instalasi Rekam Medis
Ruang Instalasi Rekam Medis RS Hermina Daan Mogot
berada di lantai dasar, satu lantai dengan Poli Eksekutif, Tempat
Pendaftaran, IGD, Ruang Lab, Ruang Radiologi, Ruang CT-Scan,
Tempat Pendaftaran Pasien BPJS, Koperasi Karyawan dan Ruang
Jenazah.
B. SPO Instalasi Rekam Medis
1. Mengetahui SPO yang ada di Instalasi Rekam Medis
Berdasarkan Keputusan Direktur tentang Pemberlakuan Standar
Prosedur Operasional Rekam Medis di RS Hermina Daan Mogot, maka
dibuatlah SPO tersebut untuk dijadikan standar pelaksanaan kegiatan di
Rekam Medis dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit,
 21

maka dari itu SPO tersebut harus bisa dimengerti dan dipahami,
dilaksanakan dengan sebaik – baiknya dan dievaluasi sesuai kebutuhan di
bidangnya masing- masing.
Daftar SPO Instalasi Rekam Medis RS Hermina Daan Mogot :
1. Pemberian Nomor Rekam Medis
2. Pemberian Nomor Rekam Medis Bayi Baru Lahir
3. Pengisian Identitas Pasien Pada Berkas Rekam Medis
4. Pengamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis
5. Pemusnahan Berkas Rekam Medis
6. Pengisian Formulir Catatan Medis Pasien Rawat Jalan
7. Rahasia Informasi Medis
8. Pengelolahan Data Rekam Medis
9. Pengisian Ringkasan Perawatan Pasien Pulang (Resume Medis)
10. Penanganan Rekam Medis Nomor Ganda
11. Pencatatan Dokumen Berkas Rekam Medis
12. Pemberian Data Rumah Sakit
13. Pelaporan dan Informasi Pelayanan Rumah Sakit
14. Pengamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis
15. Pelepasan Informasi Pasien
16. Pengisian Lembar Masuk dan Keluar Serta Lembar Hak Kuasa
17. Penyimpanan Berkas Rekam Medis
18. Pengembalian Berkas Rekam Medis
19. Peminjaman Berkas Rekam Medis
20. Penyusutan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi In Aktif
21. Pengkodean Diagnosa Penyakit
22. Perakitan/Penyusunan (Assembling) Berkas Rekam Medis
23. Penyampaian Informed Consent
24. Pengisian Formulir Asuransi Pasien Rawat Inap
25. Transfer Pasien dari Instalasi Rawat Jalan ke Instalasi Rawat Inap
26. Transfer Pasien Antar Rumah Sakit
27. Pemberian Pendidikan Pasien dan Keluarga
 22

C. Sistem Rekam Medis

1. Mampu melakukan sistem penamaan Rekam Medis
Sistem penamaan Rekam Medis digunakan dengan tujuan
untuk mengetahui identitas pasien yang berobat di Rumah Sakit
Hermina dan menghindari tertukarnya identitas pasien. Sesuai SPO
Pengisian Identitas Pasien, pengisian nama pasien dilakukan oleh
petugas admission dengan sistem penamaan langsung.
Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemberian
nama pasien :
a. Penulisan nama pasien harus lengkap, untuk pasien anak –
anak baik anak laki – laki maupun anak perempuan
ditambahkan (An) di belakang nama lengkapnya
b. Untuk pasien wanita yang belum menikah ditambahkan
(Nn) di belakang nama lengkapnya, sedangkan untuk yang
telah menikah ditambahkan (Ny) di belakang nama
lengkapnya
c. Untuk pasien pria baik yang belum menikah maupun yang
telah menikah ditambahkan (Tn) di belakang nama
lengkapnya
d. Sedangkan untuk Bayi Baru Lahir menggunakan nama
ibunya dengan ditambahi (By Ny) di depan nama lengkap
ibunya yang merupakan singkatan dari bayi nyonya.
2. Mampu melakukan sistem penomoran Rekam Medis
Sistem penomoran Rekam Medis adalah memberikan
nomor rekam medis kepada pasien saat kunjungan pertama ke
Rumah Sakit, degan tujuan setiap pasien mendapatkan 1 (satu)
nomor rekam medis untuk digunakan selama berobat di Rumah
Sakit Hermina dan memudahkan dalam pencarian kembali rekam
medis pasien saat berobat. Di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit
Hermina Daan Mogot menggunakan sistem penomoran Unit
Numbering Sistem (UNS) atau biasa disebut sistem penomoran
 23

unit, sistem ini memberikan satu unit nomor rekam medis kepada
setiap pasien baik rawat jalan maupun rawat inap pada waktu
pertama kali berkunjung ke Rumah Sakit yang berlaku untuk
selamanya dan digunakan setiap melakukan kunjungan ke Rumah
Sakit. Nomor ini juga tidak akan diserahkan kepada orang lain jika
pasien yang bersangkutan tidak pernah berobat lagi atau sudah
meninggal. Sesuai SPO Pemberian Nomor Rekam Medis, untuk
pemberian nomor rekam medis dilakukan oleh petugas admission.
3. Mampu melakukan sistem penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan berkas rekam medis adalah sistem
yang mengatur dimana rekam medis disimpan, baik rekam medis
pasien rawat jalan maupun rawat inap. Dengan tujuan untuk
menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis pasien. Di Instalasi
Rekam Medis Rumah Sakit Hermina Daan Mogot menggunakan
sistem penyimpanan sentralisasi yaitu sistem penyimpanan rekam
medis pasien rawat jalan maupun rawat inap disatukan dalam satu
tempat penyimpanan.
 24

D. Alur pasien
1. Mengerti dan memahami alur pasien rawat jalan dan rawat inap

ALUR PASIEN RAWAT JALAN

RS HERMINA DAAN MOGOT
BAGIAN INFORMASI
PASIEN DATANG SENDIRI (Tempat Penerimaan
BAGIAN
DOKTER PRAKTEK Pasien)
INFORMASI
RUJUKAN PUSKESMAS
RUMAH SAKIT LAIN BAGIAN INFORMASI
(TEMPAT PENERIMAAN
PASIEN
BARU/ADMISSION)
PERNAH
TIDAK  Pasien mengisis data
BEROBAT
social
 Pasien dibuatkan
Y buku Catatan
Kesehatan Ibu &
A
Anak Kartu Berobat
dan Nomor Tunggu
FOLLOW UP NS. POLIKLINIK/IGD

Dilakukan timbang BB , ukur TD, suhu

DI RAWAT KE DOKTER YANG DITUJU

(Lab., Rontgen, Farmasi)

KASIR

PASIEN
PULANG
 25

a. Pasien datang sendiri ke Rumah Sakit atau dengan rujukan

dari dokter praktik, puskesmas atau Rumah Sakit lain.
b. Pasien ke bagian informasi, untuk pasien yang pernah
berobat akan diregistrasi sesuai dokter tujuan dan diberi
nomor tunggu, sedangkan yang belum pernah berobat ke
bagian tempat penerimaan pasien baru, bagi pasien baru
BPJS ke bagian tempat penerimaan pasien BPJS kemudian
mengisi data sosial setelah itu diberikan nomor tunggu,
kartu berobat / buku catatan kesehatan Ibu & Anak
c. Setelah didaftarkan pasien diarahkan ke Ns. Poliklinik
tujuan masing – masing / ke IGD, kemudian dilakukan
timbang BB, ukur TD, suhu dan usia lalu diarahkan ke
dokter tujuan
d. Dari dokter tujuan kemudian pasien akan diarahkan ke
bagian pemeriksaan penunjang bila diperlukan misalnya ke
bagian Radiologi atau ke Laboratorium
e. Setelah pemeriksaan penunjang dilakukan dan hasilnya
telah keluar pasien kembali ke dokter tujuan lalu dari
dokter tujuan akan diarahkan ke bagian Farmasi atau ke
Perawatan bila pasien membutuhkan penanganan lebih
lanjut
f. Setelah semua pemberian pelayanan, pasien diarahkan ke
Kasir untuk membayar lalu diperbolehkan pulang.
 26

ALUR PASIEN RAWAT INAP

RS HERMINA DAAN MOGOT

Rujukan luar Rumah Sakit, pasien BAGIAN INFORMASI

poliklinik / VK, dan pasien yang (ADMISSION RAWAT
INAP)
langsung datang ke IGD

Pernah No. Rekam

berobat/di TIDAK Medis Registrasi
rawat

Y
A

Ruang Perawatan Di rujuk RS lain

KASIR

Pasien
Pulang

a. Pasien rawat inap dapat berasal dari rujukan luar Rumah

Sakit, pasien poliklinik / VK, dan pasien yang langsung
datang ke IGD
b. Untuk pasien rujukan dari luar rumah sakit akan dilakukan
screening awal terlebih dahulu kemudian ke bagian Triage
 27

IGD, di IGD pasien akan diberikan penatalaksanaan IGD

serta pemeriksaan penunjang (Laboratorium / Radiologi)
lalu pasien akan diberikan surat pengantar untuk registrasi
di Admission
c. Untuk pasien yang langsung datang ke IGD diarahkan ke
bagian Triage IGD dan diberikan penatalaksanaan IGD
serta pemeriksaan penunjang (Laboratorium / Radiologi)
lalu pasien akan diberikan surat pengantar untuk registrasi
di Admission
d. Sedangkan untuk pasien yang berasal dari Poliklinik / VK
akan langsung diberikan surat pengantar untuk registrasi di
Admission
e. Dari admission pasien akan ditempatkan ke ruangan sesuai
kebutuhan perawatan lebih lanjutnya.
f. Pasien yang ditempatkan di ruang perawatan setelah
menjalani perawatan tindak lanjutnya dan dinyatakan sehat
dapat diperbolehkan pulang oleh DPJP, atau dari ruang
perawatan akan diarahkan ke Kamar operasi lalu kembali
ke ruang perawatan, atau dapat pula dari kamar operasi
pasien akan diarahkan ke ruang intensive bila
membutuhkan kemudian dari ruang intensive di pindahkan
kembali ke ruang perawatan baru dapat diperboleh pulang
oleh DPJP
g. Dapat pula pasien dari Admission akan langsung diarahkan
ke Kamar Operasi untuk diberikan tindakan lanjutan setelah
itu pasien dapat diperbolehkan pulang oleh DPJP untuk
jenis tindakan pembedahan ringan, dan ke ruang intensive
bila pasien membutuhkan lalu ke ruang perawatan, atau
dari kamar operasi pasien akan diarahkan ke ruang
perawatan baru bisa diperbolehkan pulang oleh DPJP
 28

h. Setelah pasien diperbolehkan pulang oleh DPJP, pasien

akan diarahkan ke bagian Administrasi keuangan untuk
proses pembayaran lalu pasien diperbolehkan pulang.

E. Alur berkas rawat jalan dan rawat inap

ALUR BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN

RS HERMMINA DAAN MOGOT

BAGIAN INFORMASI
(TPP RWJ-ADMISSION)
BAGIAN INFORMASI (TPP RWJ-
RUANG
ADMISSION)
PERAWATAN
 Pasien mengisi data social
 Pasien dibuatkan buku catatan SUDAH ADA
kesehatan ibu & anak, kartu TIDAK NOMOR
berobat dan nomor tunggu RM

Y RAWAT
A ULANG
INSTALASI REKAM MEDIS
 Pembuatan BRM Baru PENDIDIKAN
 Pengambilan BRM Lama POLIKLINIK
 Print Bukti Layanan, Label,
Barcode dan Barcode RWJ PENELITIAN

INSTALASI REKAM
MEDIS KEPERLUAN
LAIN
2. TDK LENGKAP
1 3 4 5 6
KELENGK PINJAM
APAN ASSEMBLING STATISTIK ANALISA KODING FILLING

BRM LENGKAP
 29

a. Setelah lembar bukti pelayanan dan barcode keluar dari

printer, untuk pasien baru maka akan dibuatkan berkas
rekam medis dan data sosial sesuai lembar bukti
pelayanannya, dan untuk pasien lama maka akan dilakukan
pencarian berkas rekam medisnya pada rak penyimpanan
b. Lalu berkas rekam medis yang telah dibuatkan dan diambil
kembali dari raknya, akan dipisah sesuai tempat Poliklinik
tujuan / IGD
c. Setelah itu berkas rekam medis yang telah dipisah sesuai
tempat Poliklinik tujuan dicatat pada lembar Daftar
Pengiriman BRM Ke Poliklinik / IGD
d. Kemudian Berkas Rekam Medis diberikan pada tiap
Poliklinik / IGD sesuai tujuannya menggunakan tubing atau
diberikan secara langsung.
e. Berkas Rekam Medis juga dapat keluar ke Poliklinik
dengan cara persiapan, dimana petugas shift sebelumnya
menyiapkan persiapan untuk pelayanan Poliklinik
selanjutnya.
f. Dari poliklinik berkas rekam medis akan diambil kembali
setelah pelayanan diberikan, kemudian dilakukan proses
pengolahan (Morbid / Koding dan Analisis) lalu di sortir
sesuai angka akhirnya kemudian dikembalikan pada rak
penyimpanan masing – masing.
 30

ALUR BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

RS HERMINA DAAN MOGOT
1.
BAGIAN INFORMASI
(TPP RWI-ADMISSION)

BAGIAN INFORMASI (TPP RWJ-

2. SUDAH ADA
ADMISSION) TIDAK NOMOR
 Pasien mengisi data social3. RM


Y RAWAT
4. A ULANG
INSTALASI REKAM MEDIS
 Pembuatan BRM Baru 5. PENDIDIKAN
 Pengambilan BRM Lama RUANG PERAWATAN,
6.
VK/OK, DAN IGD
 Print Bukti Layanan, Barcode
7.
Tetap dan Barcode RWI PENELITIAN

INSTALASI REKAM
MEDIS KEPERLUAN
LAIN
2. TDK LENGKAP
1 3 4 5 6
KELENGK PINJAM
8. FILLING
APAN ASSEMBLING ANALISIS STATISTIK KODING

BRM LENGKAP

a. Berkas rekam medis untuk rawat inap dapat berasal dari

Poliklinik / VK & OK juga dapat berasal dari IGD, sesuai
dari asal rujukan pasien
b. Setelah pasien pulang, petugas rekam medis akan
mengambil berkas rekam medis di tiap ruang perawatan
 31

c. Pada saat pengambilan petugas rekam medis melakukan

pengecekan jumlah pasien keluar dengan jumlah berkas
rekam medis yang dipulangkan dari ruang perawatan
d. Kemudian berkas rekam medis yang pulang akan dilakukan
proses pengolahan (Assembling, Morbid / Koding, Statistik
dan Analisis) lalu di sortir untuk di simpan kembali ke
raknya dan untuk dipinjamkan ke BPJS.
F. Pengelolahan data Rekam Medis
1. Sistem pencatatan
a. Mengetahui dan memahami cara sistem pencatatan seperti buku
ekspedisi, cara assembling, cara pencatatan statistik Rekam
Medis, koding, analisa BRM, indeks, dan retrieval
Ekspedisi merupakan salah satu kegiatan pencatatan untuk
mengawasi keluar masuknya berkas rekam medis maupun surat
atau dokumen yang ada di Instlasi rekam medis. Berikut adalah
jenis – jenis Ekspedisi yang ada :
1) Buku Ekspedisi Peminjaman BRM
Format pengisian :
a) Tanggal peminjaman
b) No. RM yang akan dipinjam
c) Nama pasien yang BRMnya akan dipinjam
d) Nama peminjam dan asal peminjam
e) Paraf / TTD peminjam
f) Tanggal pengembalian
2) Buku Ekspedisi Peminjaman BPJS
Format pengisian :
a) Tanggal peminjaman
b) No. RM yang akan dipinjam
c) Nama pasien yang BRMnya akan dipinjam
d) Tanggal pengembalian
 32

e) Paraf petugas rekam medis yang menerima

pengembalian
3) Buku Ekspedisi Pengajuan
Format pengisian :
a) Tanggal pengajuan
b) No. RM yang akan diajukan
c) Nama pasien yang BRM atau surat keterangannya
akan diajukan
d) Nama dokter tujuan pengajuan
e) Jenis pengajuan (Resume, SKK, Surat Keterangan,
dan Klaim Assuransi)
4) Buku Ekspedisi Resume Medis
a) Tanggal pengambilan resume medis
b) TTD dan Nama Jelas pengambil resume
c) FC KTP dan Surat Kuasa jika yang mengambil
bukan pasiennya sendiri
5) Buku Ekspedisi Hasil Lab
a) Tanggal pengambilan hasil lab
b) TTD dan Nama Jelas pengambil hasil lab
c) FC KTP dan Surat Kuasa jika yang mengambil
bukan pasiennya sendiri
6) Buku Ekspedisi Klaim Assuransi
a) Tanggal pengambilan Form Assuransi
b) TTD dan Nama Jelas pengambil
c) FC KTP dan Surat Kuasa jika yang mengambil
bukan pasiennya sendiri
7) Buku Ekspedisi Surat Keterangan Kelahiran
a) Tanggal pengambilan SKK
b) TTD dan Nama Jelas pengambil SKK
c) FC KTP dan Surat Kuasa jika yang mengambil
bukan orang tua bayi
 33

8) Buku Ekspedisi Surat Keterangan

a) Tanggal pengambilan Surat Keterangan
b) TTD dan Nama Jelas pengambil Surat Keterangan
c) FC KTP dan Surat Kuasa jika yang mengambil
bukan pasiennya sendiri
Assembling adalah penyusunan berkas rekam medis
sesuai aturan yang berlaku di Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Hermina Daan Mogot, baik berkas rekam
medis rawat jalan maupun rawat inap. Dengan tujuan untuk
memudahkan dokter / pemberi pelayanan kesehatan lainnya
apabila ingin melihat bagian dari berkas rekam medis,
memudahkan apabila pemberi pelayanan kesehatan dalam
pencatatan tentang kondisi pasien, dan untuk menjaga
kerapihan serta keamanan isi berkas rekam medis.
Prosedur assembling :
a. Assembling dilakukan oleh petugas rekam medis
dan dilakukan di Instalasi Rekam Medis setiap
harinya setelah pasien selesai berobat atau pulang
dari perawatan
b. Assembling berkas rekam medis rawat jalan
meliputi :
1) Data identitas pasien
2) Catatan medis pasien rawat jalan
3) Data dasar bayi dan imunisasi
4) Formulir kosultasi / rujukan pasien
c. Assembling berkas rekam medis rawat inap dapat
dilakukan dengan melihat kode nomor formulir
berkas rekam medis yang tertera pada masing –
masing formulir berkas rekam medis rawat inap,
untuk formulir hasil penunjang diledtakkan pada
bagian hasil penunjang
 34

d. Tempelkan label pasien pada sampul / map berkas

rekam medis
e. Berikan sticker nomor sesuai kolom nomor rekam
medis berdasarkan warna masing – masing nomor
f. Periksa kembali kelengkapan dan kerapihan
penyusunan berkas rekam medis pasien rawat inap.
Pencatatan statistik rekam medis pasien dilakukan
pada saat proses pengolahan berkas rekam medis. Statistik
rekam medis dilakukan setelah berkas rekam medis
dikoding / morbid kemudian diinput setiap harinya.
Berikut adalah urutan pencatatan statistik :
a. Nomor RM pasien
b. Nama pasien
c. Tanggal masuk dan keluar
d. Jenis kelamin
e. Umur
f. Diagnosa akhir
g. ICD-10
h. Diagnosis keluar tambahan
i. Tindakan
j. Kode tindakan ICD-9 CM
k. Berat BBL (untuk pasien bayi)
l. Nama Dokter
m. Kelas perawatan
n. Jaminan
o. Alamat
p. Rawat ke
q. Jenis Anastesi
Koding adalah kegiatan pemberian kode penyakit
berdasarkan diagnosis yang telah ditetapkan oleh dokter
pada berkas rekam medis dan mengacu pada ICD-10 &
 35

ICD-9 CM. Dengan tujuan agar dapat mempermudah dalam

pengelompokkan penyakit dan memberikan informasi
diagnosa dengan cepat, tepat dan benar.
Berikut prosedur dalam pemberian kode diagnosa :
a. Pengkodean dilakukan setelah berkas rekam medis
di assembling
b. Penetapan kode diagnosa harus sesuai dengan
diagnosa yang telah ditetapkan oleh dokter pada
lembar catatan integrasi untuk rawat jalan dan
resume medis untuk rawat inap
c. Buka menu VB Rekam Medis lalu Morbiditas RJ
untuk koding rawat jalan dan Morbiditas RI untuk
koding rawat inap
d. Input berdasarkan tanggal kunjungan pasien,
kemudian ketik nomor rekam medis pasien yang
ingin dikoding
e. Setelah menemukan nama pasien tekan F5 untuk
meginput diagnose dan secara otomatis kode
diagnosa juga akan muncul
f. Untuk pasien rawat inap setelah dikoding pada
menu VB, juga pada lembar masuk dan keluar
untuk berkas rekam medisnya.
Analisa berkas rekam medis dilakukan agar berkas
rekam medis dapat memiliki mutu informasi, dengan cara
melakukan penilaian pada beberapa komponen isi dalam
berkas rekam medis. Di Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Hermina Daan Mogot hanya melakukan kegiatan
analisa kuantitatif saja, dengan cara memberikan nilai 1 bila
komponen penilaiannya ada dan nilai 0 bila tidak ada.
Retrieval adalah sistem pengendalian rekam medis
mulai dari pengambilan berkas rekam medis hingga
 36

pengembalian berkas rekam medis pada raknya kembali.

Sistem retrieval ditunjang dengan adanya sistem pencatatan
pada lembar pengirimian berkas rekam medis ke poliklinik
serta pada buku ekspedisi peminjaman dan pengajuan.
2. Sistem Penjajaran
Mengerti dan memahami sistem penjajaran
Sistem penjajaran yaitu sistem penyimpanan berkas rekam
medis dengan menjajarkannya berdasarkan urutan angka pada
nomor rekam medis. Di Rumah Sakit Hermina Daan Mogot
menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) atau
biasa disebut angka akhir, yaitu berkas rekam medis
dikelompokkan berdasarkan urutan 2 (dua) angka kelompok
terakhir pada nomor rekam medis yang tertera pada berkas rekam
medis.
3. Berkas rekam medis yang kembali
Mengerti dan memahami cara BRM kembali
Pengembalian berkas rekam medis adalah proses
pengembalian berkas rekam medis ke Instalasi Rekam Medis dari
poliklinik, IGD, perawatan maupun pelayanan penunjang lainnya,
dimana jumlah berkas yang kembali harus sesuai dengan jumlah
berkas rekam medis yang keluar / dipinjam dari Instalasi Rekam
Medis. Dengan tujuan agar terciptanya kinerja efektif dan efisien
dalam penyimpanan berkas rekam medis, memudahkan pencarian
berkas rekam medis apabila diperlukan, dan menjaga keamanan
serta kerahasiaan berkas rekam medis.
Prosedur pengembalian berkas rekam medis :
a. Pengembalian berkas rekam medis dilakukan oleh pihak
peminjam kepada Instalasi Rekam Medis
b. Pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik atau berkas
rekam medis yang telah dipinjam oleh pihak – pihak tertentu
harus di cek terlebih dahulu oleh petugas rekam medis
 37

c. Untuk BRM yang berobat rawat jalan, dilakukan :

1) Sebelum berkas rekam medis rawat jalan keluar dari
Instalasi Rekam Medis untuk keperluan berobat ulang,
sesuaikan identitas berkas rekam medis yang dikeluarkan
dengan bukti pelayanan yang keluar dari printer dan
sesuaikan berapa jumlah berkas rekam medis yang yang
keluar dari instalasi berdasarkan nama dokter yang praktek
pada saat itu
2) Apabila berkas rekam medis telah diambil dari poliklinik,
periksa dan hitung kembali jumlah berkas rekam medis
yang dikembalikan
3) Untuk berkas rekam medis rawat jalan yang dipinjam cabut
tracer pada rak penyimpanan sesuai dengan berkas rekam
medis yang dipinjam.
d. Untuk BRM rawat inap, dilakukan :
1) Pengolahan berkas rekam medis dilakukan setelah
pasien pulang dari ruang perawatan
2) Petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis
rawat inap dan sensus harian di masing – masing ruang
perawatan untuk dibawa ke Instalasi Rekam Medis
3) Lakukan pengecekan berkas rekam medis rawat inap
pulang
4) Langkah pertama setelah berkas rekam medis kembali,
petugas melakukan assembling, kemudian pengkodean,
setelah itu statistik berkas rekam medis rawat inap yang
di explore dari VB ke Microsoft exel, lalu analisa
kuantitatif
5) Untuk berkas rekam medis yang tidak diisi lengkap oleh
DPJP, ajukan berkas rekam medis tersebut pada saat
dokter praktek di poliklinik
 38

6) Untuk pasien jaminan copy resume medis dipisahkan

untuk klaim ke perusahaan penjamin oleh bagian
keuangan
7) Lakukan sortir berkas rekam medis rawat inap sebelum
melakukan penyimpanan
8) Lakukan penyimpanan sesuai dengan prosedurnya
e. Apabila ada pihak – pihak lain yang mengembalikan berkas
rekam medis rawat inap selain dari ruang perawatan pasien, cek
kembali berkas rekam medis yang dipinjam pada buku
ekspedisi peminjaman, kemudian tulis tanggal pengembalian
pada buku ekspedisi peminjaman maupun pengembalian berkas
rekam medis rawat inap berdasarkan tanggal peminjaman yang
tertera.
4. Pengurusan surket
Mengerti dan memahami cara pengurusan surket
Prosedur pembuatan surat keterangan :
a. Pasien mengisi formulir pengajuan pembuatan surat keterangan
dan memberikan FC KTP di ruang perawatan tempat pasien
dirawat maupun di Instalasi Rekam Medis
b. Setelah pasien mengisi diberikan tanda terima dengan
ketentuan proses dilakukan selama 3 hari kerja
c. Setelah itu formulir diajukan bersama dengan berkas rekam
medis pasien kepada sekertaris pelayanan medis untuk
dibuatkan dan ditandatangani oleh direktur Yanmed
d. Untuk pengambilan surat keterangan dapat dilakukan dengan
memperlihatkan bukti tanda terima yang diberikan sebelumnya,
apabila yang mengambil bukan yang bersangkutan maka harus
disertai dengan surat kuasa dari pemberi kuada dan FC KTP
yang diberikan kuasa pengambilan.
5. Pengurusan SKK
Mengerti dan memahami cara pengurusan SKK
 39

Prosedur pengurusan SKK :

a. Pasien yang dibuatkan SKK harus memenuhi persyaratan
yaitu menyerahkan FC KTP suami dan istri, setelah itu
diberikan tanda terima untuk menuliskan nama anaknya
dan juga sebagai bukti untuk pengambilan
b. Sumber data SKK di dapat dari lembar data kelahiran yang
tiap harinya dikirimkan oleh VK / OK
c. Data kelahiran tersebut diinput ke dalam menu VB
kemudian pilih SKK
d. Masukkan nomor rekam medis ibu kemudian pilih, input
data kelahiran sesuai data yang ada lalu simpan, kemudian
pilih kembali untuk cetak SKK
e. SKK yang tiap hari diinput dan di cetak kemudian diajukan
pada dokter penolong persalinan pada saat jam praktik di
poliklinik
f. SKK yang telah ditandatangi dokter penolong persalinan
kemudial diberikan stempel rumah sakit
g. Pengambilan SKK harus diambil oleh yang bersangkutan,
bila diwakili harus menggunakan surat kuasa.
6. Pengurusan klaim resume medis dan asuransi
Mengerti dan memahami cara pengurusan klaim resume medis dan
asuransi
Prosedur pengurusan klaim Assuransi :
a. Pastikan pasien tidak menggunakan BPJS pada saat dirawat
bila ingin mengklaim
b. Baik rawat inap maupun rawat jalan minta form
pengklaiman dari perusahaan asuransi yang digunakan
pasien
c. Bila tidak ada untuk rawat jalan berikan lembar klaim
assuransi rawat jalan yang telah disediakan
d. Minta copy kwitansi pembayaran yang ingin diklaim
 40

e. Beri tanda terima, untuk pengambilan selain yang

bersangkutan harus dengan surat kuasa
G. Pelaporan Rekam Medis
1. Mengetahui dan memahami cara pengelolahan data Rawat Jalan
dan Rawat Inap
2. Mengetahui cara pengelolahan data penunjang
Untuk pengelolahan data penunjang sumber datanya di
dapatkan dari Farmasi, Laboratorium, Radiologi, Fisio dan KTK
pada tiap awal bulan sesudahnya.
3. Mengetahui cara penginputan laporan harian menjadi laporan
bulanan
4. Mengetahui cara menyusun dan membuat laporan internal seperti :
a. Laporan bulanan
Untuk laporan bulanan sumber datanya berasal dari :
1) Sensus harian rawat jalan dan rawat inap
2) Laporan dari penunjang medis
3) Kasir rawat jalan untuk data EEG, EKG, dan USG
4) Marketing untuk MCU
b. Laporan eksekutif
c. Laporan kinerja
d. Laporan kematian
e. Laporan 10 penyakit terbesar
f. Laporan SMP (Standar Mutu Pelayanan)
g. Laporan tahunan
h. Laporan personalia
5. Mengetahui cara menyusun dan membuat laporan eksternal SIRS
online
 41

BAB III
PENUTUP

1. Saran
a. Melakukan Penambahan SDM
Sebaiknya melakukan perhitungan penambahan sumber daya dan
melakukan penambahan sesuai dengan beban kerja agar meningkatkan
efektivitas dan efisiensi dalam instalasi rekam medis sehingga semua SDM
yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan
kemampuannya. Jika hal tersebut tercapai maka akan mampu memberikan
konstribusi maksimal dalam pencapaian visi dan misi instalasi rekam
medis dan rumah sakit.
b. Setiap orang mempunyai job disk masing-masing
Dalam sebuah instansi, setiap karyawan dengan kemampuan yang
dimilikinya melakukan tugas masing-masing sesuai kompetensi yang
dimiliki. Hal tersebut dilakukan agar setiap divisi bisa fokus dan
memberikan hasil yang maksimal. Manfaat apabila setiap orang
mempunyai job disk masing-masing yaitu:
1) mengoptimalkan tanggung jawab karyawan
2) Sebagai motivasi karyawan, yaitu karyawan akan merasa tertantang
dalam memberikan kontribusi yang baik bagi instansi.
3) Membantu dalam evaluasi, yaitu karyawan dapat dinilai dengan
kecakapannya dalam berbagai hal, termasuk bagaimana iya
menyelesaikan pekerjaan sesuai job disk masing-masing
c. Ruang penyimpanan (filling) dipisahkan dengan pengolahan data
Tujuan dalam pemisahan agar petugas yang melakukan pengolahan data
tidak terganggu dengan petugas filling, yang mana kegiatan dalam filling
lebih aktif sedangkan pengolahan data harus konsentrasi.