Anda di halaman 1dari 6

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. :
Dokumen
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 9 Januari 2018
Terbit
Halaman :1/6
Dr. Hj. Hidayati
PUSKESMAS Jasri
PEMATANG NIP.197403282
DUKU 006042007

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah


semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen
mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-
date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN
adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan
tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen
mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-
persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan
sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen
mutu yang mengatur/mengkoordinasikan
kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu
dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana
aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.
2. Tujuan Sebagai acuan Pengendalian dokumen dan Rekaman.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas

4. Referensi Pedoman penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Direktur


Jenderal Pelayanan Kesehatan Direktorat Mutu dan
Akreditasi Pelayanan Kesehatan Tahun 2017
5. Prosedur 1. Alat dan Bahan
a. ATK
b. Rekam medic
c. Materi
2. Petugas
a. Penanggung jawab UKM
b. Kepala Puskesmas
c. Kepala Ka. TU
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program /
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan
rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur
Kerja / SOP dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram
Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi,
Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header
yang merupakan identitas dokumen yang berisi :
Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan (
duadigit ), Revisi ( duadigit ), Tanggalmulaiberlaku,
Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 3 bagian:
a. Penomoran SK
Menggunakan Kode Klasifikasi No: SK.Kode/Kode
Pembukuan di TU/bulan penerbitan/Tahun
Penerbitan/No Agenda
Contoh:
NO: SK.445/TU.PKM-Mn/I/2018/No. Agenda
b. Penomoran SOP
Menggunakan Kode klasifikasi SOP/Kode
Pokja/Kecamatan/Tahun Terbit/Nomor
Jenis Upaya (Menggunakan singkatan ADM untuk
Administrasi, UKM untuk Upaya Kesehatan
Masyarakat, UKP untuk Upaya Kesehatan
Perorangan )
Contoh :
SOP ADM : SOP/ADM/Mn/2018/....
SOP UKM : SOP/UKM/Mn/2018/....
SOP UKP : SOP/UKP/Mn/2018/....
c. Penomoran Surat-surat Dinas
Susunan penomoran surat adalah berikut :
1. Nomor Kode Surat : (sesuai buku pedoman)
contoh : 445 (kesehatan)
2. Tulis “PkmMn-TU”
3. Bulan Terbit : huruf romawi : contoh : I
4. Tahun terbit : sudah jelas, contoh : 2018
5. Nomor urut surat (nomor urut dalam satu tahun
berjalan)
Contoh : 445/PkmMn-TU/I/2018/001
6.MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN
DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut
terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan
persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatudokumendapatdirevisidengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi
kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahan
pada tiapdokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang
sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan
disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi
dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal
dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu
dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR
menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal

6. Diagram
Alir Membuat
Menetapkan Dokumen
Jenis
Dokumen

Memberikan Mengesahka
Identitas n isi
dokumen

Memberikan Menerbitkan
Penomoran &
Mendistribus
i

Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen

Melakukan Melakukan
Penarikan & Peninjauan Ulang
Pemusnahan

Melakukan
Pengendali
an
Dokumen
eksternal
7. Hal- hal
yang perlu
diperhatika
n
8. Unit Terkait a. Kepala Puskesmas Minas
b. Kepala Tata Usaha
9. Dokumen Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Terkait Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal

10.Rekaman No Yang di ubah Isi perubahan Tanggal mulai


historis perubahan diberlakukan