KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TK IV 01.07.

04 PEKANBARU

NOMOR : 003/PKPO/XII/2018

TENTANG

KEBIJAKAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI RUMAH SAKIT

RUMAH SAKIT TK IV 01.07.04 PEKANBARU

KEPALA RUMAH SAKIT TK IV 01.07.04 PEKANBARU

MENIMBANG :
a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit ,
maka diperlukan penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi tentang Pengadaan
Perbekalan Farmasi.
b. Bahwa perbekalan farmasi harus dikelola dan menjadi tanggung jawab Instalasi
Farmasi.
c. Bahwa untuk menjamin mutu pelayanan Rumah Sakit Tingkat IV 01.07.04 maka
perlu ditetapkan Surat Keputusan Direktur tentang Pengadaan Perbekalan Farmasi.

MENGINGAT :

1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentangFarmasi.
3. PeraturanMenteriKesehatan RI Nomor 58 tahun 2014
tentangStandarPelayanankefarmasian di RumahSakit.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, tentang Standar
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
MEMUTUSKAN : KEBIJAKAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH
SAKITRUMAH SAKIT TK IV 01.07.04 PEKANBARU

MENETAPKAN :

KESATU : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TENTANG KEBIJAKAN

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT .
KEDUA : Pengadaanperbekalanfarmasidilakukanpembelianlangsungke distributor resmi.
KETIGA
: SuratpesananditandatanganiolehApotekerdandiketahuiolehPanitiaPen
gadaandanDirekturRumahSakit.
KEEMPAT : PanitiaPengadaandanPenerimaanditetapkandengan SK Direktur.
KEEMPAT : Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1
tahun sekali.
KELIMA : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan
dilakukakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

Pekanbaru, Desember 2018

Kepala Rumah Sakit TK IV 01.07.04 Pekanbaru

dr. Alexander Indra Humala Sibarani,Sp.OG.M.Kes

Mayor Ckm NRP 11060000500977
SURAT PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT
NOMOR : 003/PKPO/XII/2018
TANGGAL : Desember 2018

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui,
melalui :
a. Pembelian :
i. Secara tender (olehPanitiaPembelianBarangFarmasi)
ii. Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan)
iii. Sumbangan/droping/hibah
Beberapa evaluasi yang digunakan dalam pengadaan obat adalah (Pudjaningsih, 1996):
1. Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya
a. Digolongkan menjadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24), tinggi (>24)
b. Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi → kemampuan IFRS
dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat
dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan saat itu.
c. Pengadaan obat yang berulang menunjukkan bahwa yang tersedia di IFRS
merupakan obat dengan perputaran cepat (fast moving).
d. Banyaknya obat yang masuk ke dalam jenis slow moving → kerugian bagi
rumah sakit.
2. Frekuensi kesalahan faktur
a. Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat
dalamsuatu item, atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang
bersesuaian
b. Penyebab:
i. Tidak ada stok, atau barang habis di PBF
ii. Stok barang yang tidak sesuai
iii. Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak
3. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati
a. Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya
manajemen keuangan pihak rumah sakit.
 b. Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit
sehingga potensial menyebabkan ketidaklancaran suplai obat di kemudian
hari.

Pemasok Obat Untuk Instalasi Farmasi

Pemasok adalah suatu organisasi/lembaga yang menyediakan atau memasok produk atau
pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah
Industri Farmasi atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk memperoleh obat atau sediaan obat
yang bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang
memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu komponen dari Praktek
Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan.

Kriteria Umum Pemilihan Pemasok

IFRS harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit.
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah, tetapi tidak terbatas
pada hal berikut:
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan
penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
a. Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku
b. Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat
c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiban sebagi pemasok produk obat yang
selalu tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah

Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi Yang Mungkin Untuk Rumah Sakit

IFRS harus melakukan proses untuk mengidentifikasi pemasok sediaan farmasi yang
mungkin. Proses itu mencakup, tetapi tidak terbatas hanya pada kombinasi dari berbagai
komponen berikut:
1. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok, berdasarkan evaluasi
dokumen dan evaluasi di lapangan. Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah
sakit untuk menginspeksi sistem mutu manufaktur dan pengendalian mutu.
 2. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan harus dikembangkan
ketetapan serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk mengakses kehandalan
pemasok dan menghindari subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria untuk
menetapkan pemasok yang ditolak menimbulkan keraguan pada kejujuran proses
pengadaan.
3. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel
sediaan obat, kemasan dan penandaan.
4. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji
laboratorium pihak ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium
pemasok yang telah diakreditasi.
5. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang dipublikasikan oleh
pengguna lain atau informasi dari berbagai rumah sakit lain.
6. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau yang disuplai oleh
pemasok
7. Mengkaji mutu produk, harga, dan tanggapan pemasok jika ada masalah.
8. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi kemampuan yang
mungkin untuk mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara efisien dan dalam
jadwal.
9. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan penderita).
10. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok.
11. Mengakses finansial guna memastikan kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh
periode suplai yang diharapkan.
12. Kemampuan layanan dan dukungan.
13. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber.

Hal Yang Perlu Disepakati Antara IFRS dan Pemasok

a. Kesepakatan Tentang Jaminan Mutu Pasokan
IFRS harus mengadakan suatu kesepakatan yang jelas dengan pemasok mengenai jaminan
mutu terhadap produk yang dipasok. Satu atau lebih dari metode di bawah ini dapat
digunakan dalam kesepakatan jaminan mutu terhadap produk yang dipasok:
1. Mengandalkan sistem mutu pemasok dengan mengadakan audit dokumen mutu
dan di lapangan.
2. Penyertaan data inspeksi/pengujian yang ditetapkan dan rekaman pengendalian
proses dari pemasok.
 3. Penerapan standar sistem mutu formal sesuai kontrak yang disetujui IFRS dan
pemasok (standar formal dapat ditetapkan oleh IFRS, yaitu SNI 19-9004-2001
dan SNI 19-9004-2002).
4. Evaluasi secara berkala terhadap praktek pengendalian mutu pemasok oleh IFRS
atau oleh pihak ketiga.
5. Inspeksi/pengujian penerimaan lot dengan pengambilan contoh oleh pemasok.
6. Inspeksi penerimaan dan penyortiran oleh IFRS .

b. Kesepakatan Mengenai Metode Verifikasi

Kesepakatan yang jelas harus diadakan oleh IFRS bersama pemasok mengenai metode yang
digunakan untuk memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan.
Kesepakatan tersebut, dapat mencakup pertukaran data inspeksi dan/atau pengujian, dengan
tujuan peningkatan mutu selanjutnya. Adanya kesepakatan tersebut dapat memperkecil
kesulitan dalam penafsirkan persyaratan, metode inspeksi, pengujian, atau pengambilan
contoh.

c. Kesepakatan Untuk Penyelesaian Perselisihan

Sistem dan prosedur harus ditetapkan IFRS bersama pemasok untuk penyelesaian
perselisihan yang berkaitan dengan mutu yang terjadi dikemudian hari.
Kewajiban Pemasok
Pemasok harus dapat memenuhi persyaratan dan/atau ketentuan tersebut di bawah ini:
Ketentuan Teknis
Ketentuan teknis mencakup:
a. Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:
1. Data pengendalian analitik
2. Data pengujian sterilitas
3. Data kesetaraan hayati
4. Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi
5. Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat jadi tertentu. Data
pengujian dari laboratorium independen yang telah diakreditasi harus diberikan
tanpa dibayar
b. Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi persyaratan Farmakope Indonesia
Edisi IV atau persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.
c. Sedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam kemasan unit tunggal atau dosis
unit atau kemasan selama terapi.
d. Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan pengemas atau distributor
harus tertera pada etiket sediaan.
e. Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket kemasan.
f. Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia untuk apoteker atas
permintaan.
g. Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting untuk penggunaan yang tepat
dari sediaan obat harus tersedia secara rutin.
h. Atas permintaan, pemasok harus memberikan bukti dari setiap pernyataan berkaitan
dengan kemanjuran, keamanan dan keunggulan produknya.
i. Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya, suatu kuantitas yang wajar
dari produknya yang memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik,
termasuk keelokan farmasetik (penampilan dan ketidakadaan kerusakan atau cacat
fisik) kemasan dan penandaan.