TUGAS ONLINE 8

IMPLEMENTASI STRATEGI
PT. CAHAYA SARASWATI (NGOPI PINTAR)

OLEH
DESAK GEDE EKA TIRTAWATI
20180103215

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2019
 IMPLEMENTASI STRATEGI
PT. CAHAYA SARASWATI (NGOPI PINTAR)

Dalam mencapai tujuan perusasahaan, harus memiliki strategi bisnis yang efektif
dengan mengamati faktor-faktor yang berpengaruh terhadap perusahaan baik tekanan
dalam lingkungan eksternal maupun tekanan lingkungan internal. Pada bagian ini akan
dibahas mengenai implementasi dari strategi yang telah ditentukan pada bagian
sebelumnya. Dalam penerapan strategi tersebut Ngopi Pintar tentu perlu
memperhatikan kultur atau budaya organisasi.
Menurut Schein (2004) budaya sebagai suatu perangkat asumsi dasar yang akan
membantu anggota kelompok dalam memecahkan masalah pokok dalam menghadapi
kelangsungan hidup sehingga membantu anggota kelompok dalam mencegah
ketidakpastian situasi. Ahli strategi budaya harus berusaha untuk melestarikan,
menegaskan dan membangun aspek budaya saat ini untuk mendukung strategi baru
yang diusulkan. Aspek budaya yang ada yang bertentangan dengan strategi yang
diusulkan harus diidentifikasi dan diubah. David (2011) berpendapat bahwa mengubah
budaya perusahaan lebih efektif daripada mengubah strategi agar sesuai dengan budaya
yang ada. Keterkaitan yang lemah antara manajemen strategis dan budaya organisasi
dapat membahayakan kinerja dan kesuksesan perusahaan. Berikut adalah uraian
elemen-elemen yang menghubungan antara strategi dengan budaya organisasi di Ngopi
Pintar.

1. Formal statements of organizational philosophy, charters, creeds, materials

used for recruitment and selection, and socialization
PT. Cahaya Saraswati dengan nama brand “Ngopi Pintar” merupakan sebuah
perusahaan yang bergerak di bidang kursus bahasa asing. Ngopi Pintar hadir sebagai
solusi tingginya persaingan di dunia kerja yang mengharuskan setiap individu untuk
mampu berbahasa asing. Selain itu, permasalahan yang sering terjadi adalah kesulitan
berbicara dalam bahasa asing karena kekurangan kosa kata dan khawatir susunan
kalimatnya belum tepat. Melihat permasalahan tersebut, Ngopi Pintar menghadirkan
terobosan baru dengan sistem belajar yang mudah, santai dan menyenangkan. Kami
percaya bahwa lingkungan belajar yang nyaman dan santai juga berpengaruh terhadap
kualitas belajar. Oleh karena itu, Ngopi Pintar menawarkan di setiap sesi pertemuan
akan diadakan di coffee shop, jadwal belajar yang flexible dan tentunya akan dibimbing
oleh tutor yang sudah tersertifikasi. Disamping itu, di Ngopi Pintar anda akan dituntun

2
untuk lebih berani berbicara dan secara tidak langsung akan menambah kosa kata
bahasa anda. Adapun beberapa program unggulan yang kami tawarkan yaitu bahasa
inggris, bahasa jepang dan bahasa mandarin.

Pernyataan formal dari sebuah filosofi perusahaan merupakan suatu deklarasi yang
menyatakan tentang alasan keberadaan sebuah perusahaan. Pernyataan formal ini
meliputi visi dan misi perusahaan.Visi menyatakan tujuan jangka panjang perusahaan.
Visi dapat menyatukan pandangan yang berbeda-beda terutama dari pihak internal
sehingga bisa meredam konflik yang terjadi akibat perbedaan pandangan sehingga
mengacu pada visi yang sudah ada. Sedangkan misi atau sering disebut dengan kredo,
creed, pernyataan folosofi merupakan sebuah pernyataan yang menunjukkan apa yang
dilakukan atau tujuan jangka pendek untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan.

Visi Ngopi Pintar yaitu menjadi tempat kursus Bahasa Asing terbaik di Indonesia dan
menghasilkan individu yang siap bersaing secara internasional.

Misi Ngopi Pintar yaitu :

1. Mengembangkan metode belajar bahasa asing yang mudah dan menyenangkan
2. Meningkatkan kualitas sistem pembelajaran dan pelayanan
3. Mengembangkan jaringan bisnis secara nasional di bidang kursus bahasa asing

Visi dan misi merupakan bagian penting dari budaya organisasi Ngopi Pintar. Seluruh
karyawan yang bekerja di Ngopi Pintar wajib memahami visi dan misi perusahaan agar
terbentuk budaya kerja yang baik.

2. Designing of physical spaces, facades, building

Salah satu elemen yang menghubungkan antara budaya organisasi dengan strategi
adalah bangunan perusahaan. Bangunan perusahaan meliputi semua fitur yang
digunakan karyawan, customer, supplier, serta pengunjung. Bangunan pada Ngopi
Pintar terdiri dari :

a. Kantor (Office)
Bangunan pertama yang dimiliki oleh Ngopi Pintar adalah kantor untuk seluruh
karyawan. Kantor memiliki fungsi yang sangat penting sebagai pusat administrasi
perusahaan, pendaftaran calon siswa baru, perekrutan karyawan, meeting dan segala
kegiatan yang berhubungan dengan perkembangan perusahaan.

3
Kantor Ngopi Pintar berada di ITS Office Tower, Jakarta Selatan. Status bangunan
kantor sewa dengan luas kantor 100m2. Kantor Ngopi Pintar dilengkapi dengan pantry,
ruang meeting, playing area serta Ngopi Talk. Area kerja Ngopi Pintar di desain
sedemikian rupa agar karyawan merasa nyaman untuk bekerja dan lebih produktif.

Gambar 1. Area Kerja Gambar 2. Ngopi Talk

b. Tempat Kursus
Kegiatan operasional dalam hal ini kegiatan belajar mengajar diadakan di coffee shop
yang telah menjalin kerjasama dengan Ngopi Pintar. Luas area belajar disesuaikan
dengan area yang disediakan oleh mitra coffee shop namun diberi sentuhan design khas
Ngopi Pintar dan peralatan mengajar seperti papan tulis, bean bag, dan lainnya yang
bertujuan untuk memberikan kualitas pelayanan yang terbaik serta menciptakan
suasana belajar mengajar yang nyaman dan efektif.

Gambar 3. Suasana belajar Ngopi Pintar

4
3. Deliberate role modeling, teaching, and coaching by leader
Para pendiri dan pemimpin baru organisasi pada umumnya tahu bahawa apa yang
mereka lakukan memiliki nilai yang baik menyampaikan asumsi dan nilai untuk
anggota lain, terutama pendatang baru (Schein, 2004). Hal ini sejalan dengan metode
yang dilakukan di Ngopi Pintar, dimana manajemen perusahaan harus bisa memberikan
pembinaan kepada karyawan (teaching) dan memberikan pelatihan bagaimana menjadi
seorang pemimpin (coaching). Teaching dan coaching yang diberikan diharapkan
mampu membantu setiap karyawan untuk lebih maju dan melangkah ke depan.

a. Teaching
Teaching yang dilakukan di Ngopi Pintar yaitu dengan memberikan pelatihan internal
maupun pelatihan eksternal. Pelatihan yang diberikan kepada masing-masing karyawan
berbeda-beda sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Training yang diberikan
diharapkan dapat meningkatkan kemampuan karyawan sehingga karyawan dapat
berkembang. Training atau pelatihan di Ngopi Pintar dibagi kedalam 2 bagian yaitu
training untuk karyawan baru dan training pengembangan kemampuan untuk karyawan
yang sudah bekerja lebih dari 3 bulan.

Adapun training yang diberikan kepada karyawan baru yaitu training mengenai
pengenalan perusahaan dan lingkungan perusahaan yang mencakup sejarah berdirinya
perusahaan, visi misi, peraturan serta budaya perusahaan. Kedua, training mengenai
jangkauan tugas dan tanggung jawabnya dan Ketiga, pelatihan pengembangan
kemampuan teknis.

Pelatihan yang diberikan kepada karyawan yang masa kerjanya lebih dari 3 bulan
disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab karyawan tersebut di perusahaan. Ngopi
Pintar membagi katagori karyawan menjadi 2 bagian yaitu Tenaga pengajar yang
meliputi tutor dan Non Tenaga Pengajar yang meliputi marketing, finance, HR dan
admin. Adapun pelatihan yang diberikan yaitu sebagai berikut :

5
Tabel 1. Jenis Pelatihan
Jabatan
Tenaga Pengajar (Tutor)
Seluruh karyawan
Pelatihan
Pelatihan public speaking for teacher
Pelatihan pembuatan media pembelajaran
Pelatihan pemanfaatan teknologi dan internet sebagai
media pembelajaran
Pelatihan Leadership dan problem solving
Pelatihan pemanfaatan teknologi dan internet

b. Coaching
Coaching merupakan sebuah proses dalam memfasilitasi seseorang untuk mencapai
tujuannya. Di Ngopi Pintar coaching dilakukan oleh manajemen untuk memfasilitasi
karyawan untuk mencapai tujuannya dalam bekerja. Coaching yang dilakukan
cenderung bersifat lebih santai dan berbicara dua arah. Coach (manajer) akan
mendengarkan apa yang menjadi permasalahan karyawan sehingga lebih mudah untuk
menemukan solusi yang tepat untuk permasalahan tersebut.

4. Explicit reward and status system, promotion criteria

Dalam sebuah perusahaan, karyawan dengan masing-masing tugas dan
tanggungjawabnya menyelesaikan pekerjaan dengan baik sehingga pemimpin akan
memberikan penilaian terhadap kinerjanya, hasil penilaian dapat berupa penghargaan
(reward) atau hukuman (punishment) kepada karyawan tersebut (Schein, 2004). Ngopi
Pintar menerapkan reward dan punishment, pengangkatan karyawan tetap dan promosi
jabatan untuk meningkatkan kinerja karyawan.

a. Sistem Penilaian dan Rewards

Penilaian kinerja atau appraisal dibagi menjadi 2 bagian yaitu penilaian quarter dan
penilaian tahunan. Penilaian quarter didasarkan pada pencapaian target per quarter oleh
masing-masing divisi. Pencapaian yang melebihi target akan diberikan reward berupa
bonus atau outing sesuai dengan besaran yang dicapai. Namun apabila pencapaian
kurang dari target maka akan dilakukan evaluasi dan menentukan planning baru untuk
quarter berikutnya.

Penilaian tahunan merupakan penilaian kinerja wajib yang harus dilakukan oleh
manajer Ngopi Pintar terhadap bawahannya. Karyawan yang berhak melakukan dan

6
mendapatkan penilaian tahunan adalah karyawan yang telah melewati masa probation.
Penilaian tahunan mengacu pada 2 faktor utama yaitu pencapaian target pendapatan
Ngopi Pintar dengan bobot 50% dan pencapaian personal attribute (KPI) dengan bobot
50%. Pada saat penilaian, masing-masing manajer akan diberikan lembar penilaian
sebagai acuan aspek-aspek yang dinilai beserta jumlah nilai yang akan diberikan. Skala
nilai yang diberikan yaitu skala 1-4. Besaran kenaikan gaji yang diterima oleh karyawan
disesuaikan dengan hasil penilaian.

b. Promotion Criteria
Dalam memenuhi kebutuhan struktur organisasi khususnya posisi manajerial, Ngopi
Pintar mengutamakan sumber internal daripada mencari sumebr eksternal. Promosi
jabatan akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja bagus atau berhasil
dalam proyek tertentu. Hal ini akan membuat karyawan menjadi antusias dalam bekerja
dan memiliki tantangan untuk selalu menjadi dan memberikan yang terbaik dalam
setiap kesempatan yang ada. Adapun kriteria promosi yang ditetapkan oleh Ngopi
Pintar yaitu sebagai berikut :

1. Menguasai apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab

Hal pertama yang menjadi kriteria untuk mendapatkan promosi jabatan yaitu
menguasai apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya saat ini. Serta tidak
berhenti untuk belajar dan mengembangkan pengatahuan baik yang sesuai
dengan keahlian maupun yang tidak sesuai.
2. Loyal dan Berintegritas
Kriteria yang kedua yaitu karyawan harus memiliki sifat loyal dan berintegritas.
Loyal dan berintegritas yang dimaksud adalah selalu berusaha menyelesaikan
pekerjaan dengan sebaik mungkin meskipun tugas yang diberikan tergolong
cukup berat.
3. Inisiatif
Inisiatif merupakan semua salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh karyawan
uang ingin mendapatkan kesempatan untuk promosi jabatan. Karyawan yang
memiliki inisiatif tinggi akan lebih cepat dalam beradaptasi dan lebih cepat
menangkap hal-hal baru. Selain itu, sisi kreatifnya juga harus tinggi agar
terbiasa berpikir out of the box dan menyelesaikan permasalahan dengan baik.
4. Lulus dalam serangkaian tes promosi jabatan

7
 Setelah memenuhi ketiga kriteria diatas, maka manajer akan mengusulkan
kepada HR dan pimpinan Ngopi Pintar dan selanjutnya harus mengikuti
psikotes. Psikotes bertujuan untuk mengetahui gambaran secara utuh aspek-
aspek karyawan yang akan diberikan promosi jabatan.

Karyawan dinyatakan mendapatkan promosi jabatan atau kenaikan jabatan apabila

telah sesuai dengan 4 kriteria yang diwajibkan oleh manajemen Ngopi Pintar.

5. Stories, legends, myths, and parables about key people and events
Ketika suatu kelompok mengembangkan dan mengakumulasi sejarah, sebagian dari
sejarah ini menjadi terkandung dalam cerita tentang peristiwa dan perilaku
kepemimpinan. Baik dalam bentuk perumpamaan, legenda atau bahkan mitos
memperkuat asumsi dan mengajarkan asumsi kepada pendatang baru sehingga
seringkali menjadi ambigu dan tidak bisa diandalkan. Seseorang tidak selalu dapat
dengan tepat menyimpulkan inti dari sebuah cerita mengenai pemimpin mereka.

Ngopi pintar menerapkan beberapa hal untuk mencegah hal-hal tersebut terjadi yaitu
dengan membangun budaya selalu berpikir positif terhadap apapun khususnya anggota
Ngopi Pintar. Dalam membangun budaya tersebut ada beberapa hal yang dilakukan
yaitu sebagai berikut :

1. Sharing dengan karyawan mengenai saran-saran yang baik untuk perusahaan

2. Lebih banyak mendengarkan apa yang dibutuhkan oleh karyawan
3. Membiasakan untuk transparan dalam bekerja
4. Langsung meluruskan apabila terjadi kesalahtafsiran terhadap sesama karyawan
maupun atasan
5. Membiasakan produktif dalam bekerja dan memunculkan ide-ide baru.

Kelima cara tersebut diharapkan mampu untuk menghilangkan mindset buruk pada
karyawan dan karyawan akan menjadi lebih produktif dalam bekerja.

6. What leaders pay attention to, measure and control

Beberapa sinyal terpenting dari apa yang dipedulikan oleh para pendiri dan pimpinan
perushaan dapat dilihat melalui apa yang sering menjadi focus utama ketika rapat
perusahaan. Dalam Ngopi Pintar, yang menjadi perhatian para pimpinan yaitu kualitas
pelayanan. Kualitas pelayanan merupakan poin utama yang harus selalu prima setiap
saat agar customer merasa puas dan secara otomatis akan meningkatkan revenue

8
perusahaan. Terdapat beberapa hal yang berkaitan dengan kualitas pelayanan Ngopi
Pintar yaitu kualitas pengajaran, customer care, dan controlling.

a. Kualitas Pengajaran
Poin utama yang menajdi tolak ukur kualitas pelayanan Ngopi Pintar secara
menyeluruh adalah kualitas pengajaran. Untuk memastikan kualitas pengajaran
dapat berjalan dengan baik maka ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh
bagian operasional Ngopi Pintar yaitu menyusun modul belajar yang sesuai
dengan kebutuhan siswa, menggunakan metode sesuai dengan SOP yang telah
ditetapkan dan selalu melakukan evaluasi belajar diakhir kursus agar siswa
menyerap dengan baik pembelajaran pada hari tersebut.
b. Customer Care
Sukses atau tidaknya penerapan kualitas pengajaran dapat dilihat dari feedback
yang masuk melalui customer care Ngopi Pintar. Komplain-komplain yang
masuk harus dijadikan bahan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
Customer care merupakan garda terdepan Ngopi Pintar karena setiap
pertanyaan yang masuk harus dijawab dengan baik dan benar serta mampu
menjawan seluruh pertanyaan yang diajukan oleh customer. Dalam hal ini
kualitas pelayanan harus selalu ditingkatkan.
c. Controlling
Pengawasan sangat penting dilakukan oleh pemimpin untuk memantau
perkembangan perusahaan. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung
maupun tidak langsung oleh pimpinan Ngopi Pintar. Pengawasan langsung
yaitu pimpinan atau pendiri Ngopi Pintar turun langsung untuk melakukan
kontrol kegiatan yang berkaitan dengan kualitas pelayanan.
Pengawasan tidak langsung pada Ngopi Pintar dilakukan dengan cara
menyediakan form control serta log book yang wajib diisi oleh seluruh tim
terkait. Dari form tersebut kemudian para manajer akan memberikan laporan
kepada pimpinan mengenai kondisi perusahaan saat ini sehingga pimpinan
dapat menentukan langkah apa yang harus dilakukan.

Setelah keempat poin tersebut berjalan dengan baik maka kualitas pelayanan Ngopi
Pintar juga akan semakin baik dan secara otomatis akan meningkatkan revenue
perusahaan.

9
7. Leader reactions to critical incidents and organizational crises
Krisis cukup signifikan dalam penciptaan dan transmisi budaya organisasi karena
keterlibatan emosional yang meningkat selama periode tersebut. Krisis meningkatkan
kecemasan, dan untuk mengurangi kecemasan membutuhkan motivator yang kuat
untuk pembelajaran baru (Schein, 2004).

Krisis dan insiden kritis merupakan sesuatu hal yang buruk dan bisa terjadi kapan saja
di Ngopi Pintar. Keputusan-keputusan yang diambil oleh karyawan bisa saja
menyebabkan kerugian perusahaan yang sangat besar secara financial. Hal yang
dilakukan manajemen Ngopi Pintar untuk menyikapi hal tersebut adalah sebagai
berikut :

1) Identifikasi
Reaksi pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi permasalahan yang
terjadi. Hal ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar dampaknya
terhadap kelangsungan Ngopi Pintar
2) Komunikasi
Setelah permasalahan teridentifikasi, langkah selanjutnya yang harus dilakukan
yaitu melakukan komunikasi antar manajemen. Apabila permasalahan berupa
insiden kritis perusahaan maka pimpinan akan memanggil karyawan terkait
untuk penjelasan lebih lanjut.
3) Evaluasi
Ketika permasalahan sudah teridentifikasi dan sudah dilakukan rapat antar
manajemen, maka selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap
permasalahan yang terjadi. Evaluasi dilakukan secara menyeluruh mulai dari
perencanaan hingga kegiatan operasional di lapangan.
Setelah ketiga tahap tersebut dilakukan, maka reaksi yang dilakukan oleh pimpinan
perusahaan adalah memberikan kesempatan untuk karyawan tersebut untuk
memperbaiki dan menjadikan insiden tersebut sebagai pembelajaran sehingga
kedepannya tidak akan terjadi permasalahan yang lebih fatal dan mempengaruhi
kelangsungan usaha Ngopi Pintar.
8. How the organization is designed and structured
Sebuah pengamatan mengenai sekelompok eksekutif beraksi, khususnya kelompok
generasi pertama yang dipimpin oleh pendiri perusahaan tersebut bahwa design
organisasi yang mencakup lini produk, area pasar, tanggung jawab fungsional dan

10
sebagainya memunculkan hasrat tingkat tinggi tetapi tidak terlalu banyak logika yang
jelas. Persyaratan utama dalam membangun sebuah perusahaan yaitu bagaimana
mengatur agar perusahaan dapat bertahan di lingkungan eksternal dan digabungkan
dengan asumsi-asumsi yang kuat tentang hubungan internal dan sebagian besar berasal
dari latar belakang pendiri tersebut (Schein, 2004).

Ngopi Pintar didirikan dengan tujuan untuk menghasilkan sumberdaya yang mampu
berbahasa asing dan mampu bersaing secara internasional. Namun, dalam mencapai
tujuan tersebut Ngopi Pintar membutuhkan beberapa ahli bahasa asing dan beberapa
orang untuk bagian administrasi dan manajerial. Adapun struktur organisasi Ngopi
Pintar adalah sebagai berikut :

Gambar 4. Struktur Organisasi Ngopi Pintar

Masing-masing departemen dalam struktur organisasi memegang peranan penting

dalam keberhasilan Ngopi Pintar. Antar departemen mempunyai keterkaitan satu sama
lain untuk menunjang kegiatan yang ada di Ngopi Pintar baik kegiatan operasional
maupun administrasi. Masing-masing perannya adalah sebagai berikut :

a) Direktur Utama (Chief Executive Officer)

Direktur utama (CEO) di kursus bahasa asing Ngopi Pintar bertanggung
jawab atas keseluruhan kegiatan yang terjadi di Ngopi Pintar termasuk
kegiatan pemasaran,laporan keuangan dan operasional. Direktur utama
memiliki tanggung jawab untuk membuat prosedur ketetapan untuk manajer
operasional dalam mencapai tujuan dan sasaran perubahan.

11
b) Manajer Operasional
Manajer operasional memiliki tanggung jawab penuh terhadap kegiatan
operasional yang terjadi di Ngopi Pintar. Kegiatan operasional yang
dimaksud meliputi keseluruhan kegiatan kursus, mulai dari pendaftaran,
penentuan jadwal tutor, jadwal belajar siswa hingga kegiatan belajar
mengajar dilaksanakan, termasuk didalamnya menjalin kerjasama yang baik
dengan mitra coffee shop.
c) Administrasi dan Pendaftaran
Bagian administrasi memiliki tanggung jawab untuk keseluruhan
administrasi yang terjadi di perusahaan seperti arsip dokumen, rekapitulasi
data siswa dan membantu manajer operasional mengatur jadwal tutor dan
jadwal belajar siswa. Sedangkan bagian pendaftaran memiliki tanggung
jawab untuk menjawab seluruh pertanyaan yang masuk dari calon client
melalui whatsapp, email, maupun telepon hingga calon customer tersebut
melakukan pendaftaran.
d) Tutor
Tutor bahasa asing memiliki tanggung jawab untuk memberikan materi
belajar kepada siswa sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Selain itu,
tutor harus membuat modul belajar yang sesuai dengan kebutuhan setiap
program dan memberikan konsultasi terkait permasalahan yang dihadapi
siswa.
e) Human Resources dan General Affairs (HRGA)
Secara umum, tugas dan kewajiban HRGA adalah melaksanakan proses
rekrutmen dan menyediakan perlengkapan yang berkaitan dengan
kebutuhan kantor. HRGA akan melakukan seleksi kandidat tahap pertama
sebelum dilanjutkan ke user dan menjadi screening persyaratan dokumen
yang harus dipenuhi oleh calon karyawan. Selain itu, HRGA juga
bertanggung jawab terhadap pengadaan perlengkapan yang berkaitan
dengan kebutuhan kantor seperti pengadaan alat tulis, pemeliharaan Gedung
dan melakukan kordinasi dengan cleaning service gedung untuk
pengelolaan kebersihan.
f) Marketing
Segala kegiatan pemasaran dan kerjasama menjadi tanggung jawab
marketing. Pemasaran yang dilakukan baik melalui social media maupun

12
 mengikuti event untuk meningkatkan brand awareness Ngopi Pintar.
Tanggung jawab lain dari marketing adalah menjalin kerjasama dengan
instansi atau perusahaan lain untuk memberikan kursus bahasa asing bagi
karyawan di perusahaan tersebut.
g) Keuangan
Staff keuangan memiliki tanggung jawab terhadap laporan keuangan di
perusahaan, termasuk di dalamnya pengurusan pajak dan reporting ke
direktur utama.
Setelah penyusunan struktur organisasi, selanjutnya yang dilakukan adalah
membangun budaya kerja untuk menunjang kepuasan karyawan sehingga karyawan
akan bekerja secara maksimal dan memuaskan. Budaya kerja Ngopi Pintar ada 4 yaitu
Transparan, Budaya kerja timbal balik dari bawah ke atas, budaya kerja tim dan budaya
senyum dan salam. Dengan adanya budaya kerja diharapkan seluruh karyawan Ngopi
Pintar dapat saling bersinergi untuk menunjang keberhasilan Ngopi Pintar.

9. Organizational systems and procedures

Sebuah organisasi diatur berdasarkan aturan-aturan yang telah di tetapkan bersama dan
tentu harus dengan penuh komitmen dalam menjalankannya. Implementasi dari sistem
dan prosedur ini ialah adanya ketetapan mengenai tata cara, sistem dan birokrasi. Pada
suatu sistem dalam organisasi, kedudukan prosedur yang satu dengan prosedur yang
lainnya bisa saling terkait dan saling berurutan satu sama lain.

Sistem dan prosedur Ngopi Pintar dibuat berdasarkan prinsip-prinsip kemudahan dan
kejelasan, efisiensi dan efektifitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada
pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum dan kepastian hukum. Adapun cara-
cara yang digunakan untuk membuat SOP yaitu :

1) Membuat susunan kerja

Langkah pertama yang dilakukan yaitu membuat susunan kerja. Para manajer
akan melakukan rapat dengan bawahannya mengenai flow kerja mereka dan
hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
2) Merencanakan alur proses
Setelah mendapat gambaran mengenai susunan kerja, selanjutnya tim
pembentukan SOP akan mulai membuat format, membuat template alur,

13
 menetapkan alur proses dan menentukan bagaimana SOP tersebut akan di akses
oleh tim yang bersangkutan
3) Melakukan wawancara
Setelah membuat alur proses, tim pembentukan SOP akan melakukan
wawancara terhadap divisi terkait untuk mengetahui secara riil aktifitas harian
mereka dan bagaimana mereka bekerja.
4) Mencatat dan Mensosialisasikan
Setelah melakukan wawancara dan memerika dokumen tata laksana kerja, tim
pembentukan SOP mulai bisa merancang dan menulis SOP, membahaskembali
dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan
peraturan antara karyawan dengan perusahaan. Apabila semuanya telah
disepakati maka selanjutnya sudah bisa di sosialisasikan kepada seluruh
karyawan.
5) Pelatihan
Setelah disosialisasikan, langkah selanjutnya yaitu mengadakan pelatihan agar
SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan oleh
perusahaan.
6) Evaluasi
Evaluasi terhadap SOP perusahaan dilakukan oleh tim pembentukan SOP satu
tahun sekali. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah harus ada yang
ditambahkan dalam SOP atau harus direvisi kembali.

Beberapa prosedur yang terdapat di Ngopi Pintar yang telah sesuai dengan standar
pembentukan SOP yaitu sebagai berikut :

1) Divisi Operasional
Kegiatan operasional Ngopi Pintar yaitu kegiatan belajar mengajar mulai dari
penentuan modul belajar, mekanisme pengajaran dan jadwal belajar mengajar.
Dalam divisi operasional Ngopi Pintar terdapat beberapa prosedur yang harus
diiikuti oleh seluruh karyawan yaitu SOP Penentuan Modul, SOP Belajar Siswa,
dan SOP Mengajar Tutor.
2) Divisi Keuangan
Divisi Finance merupakan keseluruhan aktifitas yang berkaitan dengan kegiatan
keuangan. Dalam kegiatan keuangan terdapat beberapa prosedur yang ditetapkan
yaitu SOP Pengajuan Budget dan Expense dan SOP Reporting.

14
3) Divisi HRGA
Kegiatan pada divisis HRGA meliputi perekrutan karyawan baru, pengadaan
barang serta hal-hal yang berkaitan dengan karyawan. Pada divisi ini terdapat
sebuah sistem informasi yang digunakan untuk memudahkan absensi dan segala
sesuatu yang berkaitan dengan karyawan yang disebut dengan HRIS.
Dalam divisi ini terdapat beberapa prosedur yang telah ditetapkan yaitu SOP
Perekrutan Karyawan Baru, SOP Pengadaan Barang dan SOP Penggunakan HRIS.
Selain prosedur pada masing-masing divisi, Ngopi Pintar juga memiliki prosedur yang
berlaku untuk seluruh karyawan tanpa terkecuali, prosedur yang dimaksud adalah
Prosedur Kerja. Prosedur kerja ini disusun dalam bentuk buku saku yang diberikan
kepada masing-masing karyawan agar masing-masing karyawan memahami seluruh
prosedur yang ada di Ngopi Pintar.

10. Criteria used for recruitment, selection, promotion, leveling off, retirement
and ‘excommunication” of people
Salah satu cara paling halus dimana asumsi pemimpin tertanam dan diabadikan adalah
proses memilih anggota baru. Pada bagian ini terdapat beberapa poin yang akan
diuraikan yaitu kriteria rekrutmen, seleksi, promos, leveling off, pension dan
pengucilan karyawan.

a. Rekrutmen
Rekrutmen merupakan serangkaian kegiatan untuk mengambil keputusan perencanaan
sumberdaya manusia mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan,
serta kriteria apa saja yang diperlukan dalam suatu organisasi. Rekrutmen pada
dasarnya merupakan usaha untuk mengisi jabatan yang kosong di perusahaan. Pada
Ngopi Pintar sumber tenaga kerja atau rekrutmen dibagi menjadi 2 yaitu sumber dari
dalam (internal) organisasi dan sumber dari luar (eksternal) organisasi.

Kriteria merupakan salah satu hal dasar yang harus ada dalam sebuah proses rekrutmen.
Kriteria sangat mempengaruhi susah atau mudahnya mendapatkan calon karyawan baru.
Ngopi Pintar memiliki beberapa kriteria dasar dalam proses rekrutmen karyawan yaitu
capability, capacity, creativity, character, credibility, commitment dan compatibility.
Dengan adanya kriteria tersebut manajemen Ngopi Pintar berharap menemukan banyak
karyawan-karyawan terbaik yang memenuhi dengan kriteria tersebut.

15
b. Seleksi
Seleksi merupakan proses pemilihan dari sekelompok pelamar atau orang-orang yang
paling memenuhi kriteria yang tersedia berdasarkan posisi yang tersedia di Ngopi Pintar.
Kriteria yang digunakan oleh manajemen dalam proses seleksi calon karyawan
tergantung pada posisi yang tersedia. Secara garis besar kriteria seleksi yaitu :
pendidikan, pengalaman kerja, kondisi fisik dan karakteristik kepribadian.

1) Pendidikan
Pendidikan merupakan salah satu kriteria seleksi Ngopi Pintar. Jurusan pada
saat pendidikan tidak harus berhubungan dengan posisi yang tersedia (kecuali
tutor) namun yang dilihat adalah tingkat pendidikannya. Berikut adalah syarat
tingkat pendidikan sesuai dengan posisi yang tersedia :

Tabel 2. Tingkat Pendidikan

Deskripsi Pekerjaan Tingkat Pendidikan

Tutor Bahasa Inggris S1 Pendidikan Bahasa Inggris

Tutor Bahasa Mandarin S1 Pendidikan Bahasa Mandarin

Tutor Bahasa Jepang S1 Pendidikan Bahasa Jepang

Administrasi dan Pendaftaram SMA/SMK Administrasi

Staff Keuangan S1 Finance/Bisnis/Akuntansi/Manajemen

Staff Marketing S1 Ekonomi Bisnis/Manajemen/Pemasaran

HRGA S1 Psikologi/Manajemen

CEO S2 Manajemen Marketing

Manager Operasional S1 Ekonomi Bisnis/Manajemen

2) Pengalaman Kerja
Selain pendidikan, pengalaman kerja merupakan salah satu kriteria dalam
seleksi karyawan. Pengalaman kerja penting untuk mengetahui track record
calon karyawan serta apa yang sudah dicapai pada pengalaman sebelumnya.
Namun tidak menutup kemungkinan untuk para lulusan baru untuk melamar.

16
 Tingkat pengalaman kerja diatas 5 tahun wajib dipersyaratkan untuk pelamar
pada posisi manajemen keatas. Sedangkan untuk posisi admin dan tutor tidak
membutuhkan tingkat pengalaman kerja yang lama atau fresh graduate.
3) Karakteristik Kepribadian
Karakteristik kepribadian calon karyawan diperlukan untuk mengetahui
apakah calon karyawan tersebut memiliki kepribadian yang cocok dengan
posisi yang tersedia serta budaya perusahaan. Untuk mengetahui karakteristik
calon karyawan tersebut maka akan dilakukan Psikotes yang terdiri dari tes
logika aritmatika, tes wartegg, tes analogi verbal, tes DAM (draw a man), tes
EPPS, tes kraeplien/pauli dan tes army alpha intelligence. Dengan melakukan
tes ini diharapkan mendapatkan calon karyawan yang sesuai dengan budaya
perusahaan serta cocok dengan posisi yang tersedia.
4) Kondisi Fisik
Kondisik fisik merupakan salah satu kriteria yang tidak kalah pentingnya.
Kondisi fisik yang dimaksud adalah kesehatan calon karyawan. Setelah
melewati 3 tahap diatas, maka calon karyawan wajib mengikut Medical Check
Up yang disediakan oleh Ngopi Pintar. Hasil dari MCU akan memberikan
pengaruh terhadap benefit serta besaran gaji yang diterima.

Kriteria-kriteria seleksi diatas merupakan kriteria wajib yang harus dipenuhi oleh calon
karyawan pada saat mengikuti proses seleksi di Ngopi Pintar. Dalam tahapan seleksi
ini, Ngopi Pintar menggunakan sistem gugur, dimana jika calon karyawan belum
memenuhi salah satu kriteria maka belum bisa melanjutkan proses seleksi.

c. Promosi
Dalam meningkatkan semangat karyawan dalam bekerja, manajemen Ngopi Pintar
memberikan promosi jabatan kepada karyawan internal yang telah memenuhi kriteria.
Adapun kriteria promosi yang ditetapkan oleh Ngopi Pintar yaitu sebagai berikut :

1. Menguasai apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab

Hal pertama yang menjadi kriteria untuk mendapatkan promosi jabatan yaitu
menguasai apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya saat ini. Serta tidak
berhenti untuk belajar dan mengembangkan pengatahuan baik yang sesuai
dengan keahlian maupun yang tidak sesuai.

17
 2. Loyal dan Berintegritas
Kriteria yang kedua yaitu karyawan harus memiliki sifat loyal dan berintegritas.
Loyal dan berintegritas yang dimaksud adalah selalu berusaha menyelesaikan
pekerjaan dengan sebaik mungkin meskipun tugas yang diberikan tergolong
cukup berat.
3. Inisiatif
Inisiatif merupakan semua salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh karyawan
uang ingin mendapatkan kesempatan untuk promosi jabatan. Karyawan yang
memiliki inisiatif tinggi akan lebih cepat dalam beradaptasi dan lebih cepat
menangkap hal-hal baru. Selain itu, sisi kreatifnya juga harus tinggi agar
terbiasa berpikir out of the box dan menyelesaikan permasalahan dengan baik.
4. Lulus dalam serangkaian tes promosi jabatan
Setelah memenuhi ketiga kriteria diatas, maka manajer akan mengusulkan
kepada HR dan pimpinan Ngopi Pintar dan selanjutnya harus mengikuti
psikotes. Psikotes bertujuan untuk mengetahui gambaran secara utuh aspek-
aspek karyawan yang akan diberikan promosi jabatan.

Karyawan dinyatakan mendapatkan promosi jabatan atau kenaikan jabatan apabila

telah sesuai dengan 4 kriteria yang diwajibkan oleh manajemen Ngopi Pintar.

d. Pensiun
Ketika memeasuki usia pension, karyawan berhak mendapat uang uang pension dari
tempatnya bekerja. Dana pensiun atau jaminan hari tua yang diberikan oleh Ngopi
Pintar kepada karyawannya merujuk pada UU Ketenagakerjaan pasal 167 UU No.
13/2003. Uang iuran dana pensiun tidak sepenuhnya dibayarkan oleh karyawan namun
perusahaan juga ikut membayar iuran pensiun ini. Perhitungan iuran dana pensiun di
Ngopi Pintar dipotongkan 3% dari gaji setiap bulan, 1% dibayarkan karyawan dan 2%
dibayarkan oleh perusahaan sesuai dengan upah yang diterima karyawan tersebut setiap
bulannya.

e. Pemberhentian Sepihak
Selain memberikan rewards berupa promosi maupun bonus, manajemen Ngopi Pintar
juga menerapkan punishment berupa pemberhentian sepihak (PHK) kepada karyawan
yang tidak mengikuti peraturan atau SOP yang telah dibuat oleh perusahaan. Biasanya
PHK ini dilakukan karena karyawan melakukan kesalahan-kesalahan fatal atau

18
melanggar norma-norma yang bertentangan dengan norma yang berlaku di Ngopi
Pintar. Adapun kriteria-kriteria yang menyebabkan terjadinya pemberhentian sepihak
dari pihak perusahaan yaitu sebagai berikut :

1) Berakhirnya kontrak kerja

Setelah masa probation (3 bulan) maka manajer Ngopi Pintar akan melakukan
review atau penilaian terhadap karyawan. Hasil penilaian tersebut akan
menentukan apakah karyawan tersebut akan melanjutkan ke tahap berikutnya
sebagai tenaga kontrak/tetap atau akan diberhentikan. Apabila hasil penilaian
kurang bagus, dinilai dari kinerja selama 3 bulan, maka karyawan akan diputus
hubungan kerja oleh perusahaan atau dalam hal ini tidak lolos masa percobaan.

2) Karyawan melakukan kesalahan berat

Pemutusan hubungan kerja secara sepihak juga terjadi karena karyawan melakukan
kesalahan-kesalahan berat yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku di
Ngopi Pintar dan melanggar perjanjian kerja bersama (PKB). Adapun kesalahan-
kesalahan yang termasuk kedalam kategori kesalahan berat adalah sebagai berikut :

Karyawan melakukan penipuan,pencurian, penggelapan barang atau

uang milik perusahaan
Karyawan memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan
sehingga merugikan perusahaan
Karyawan memakai, menyimpan atau mengedarkan narkotika,
psikotropika dan zat aktif lainnya di lingkungan kerja
Melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja
Menyerang, menganiaya, mengancam atau mengintimidasi teman kerja
atau lingkungan kerja
Membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan yang seharusnya
dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara
Melakukan perbuatan lainnya dilingkungan perusahaan yang diancam
hukuman pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih

Apabila dalam lingkungan kerja Ngopi Pintar yang melakukan hal-hal diatas yang
dilarang oleh perusahaan maka perusahaan berhak melakukan pemberhentian
sepihak terhadap karyawan tersebut.

19
3) Karyawan mangkir dalam jangka waktu yang lama
Karyawan yang meninggalkan tugas dan tanggung jawabnya dalam jangka waktu
7 hari berturut-turut tanpa pemberitahuan maka perusahaan berhak melakukan
pemberhentian sepihak terhadap karyawan yang bersangkutan. Manajemen Ngopi
Pintar tidak bisa mentolerir apabila terdapat karyawan yang mangkir dari tugas dan
tanggung jawab tanpa pemberitahuan karena dapat merugikan perusahaan dari segi
material maupun non material.

20