Nessa primeira aula pretendo apresentar aos alunos o estudo da arquivologia com os conceitos de arquivo,
documento e as suas principais características.
Todas as nossas aulas serão divididas em duas partes: a primeira, teórica e a segunda, disponibilização de lista de
exercícios com os seus respectivos gabaritos.
A disponibilização dessa lista de exercícios tem a finalidade de contribuir com o processo de assimilação do
conteúdo ministrado e digo, funciona!
Em nossa primeira aula, estudaremos os seguintes assuntos:
01- Teoria Arquivística
02- Arquivo Documental
03- Características dos documentos arquivísticos
04- Distinção entre arquivo, biblioteca e museu
Atenção Concurseiros! Em especial, aqueles que irão prestar o concurso da ABIN, esta aula está 100% contida no
seu respectivo edital. Leiam atentamente a teoria e façam os exercícios de fixação, pelo menos duas vezes, pois
tradicionalmente o CESPE sempre cobra uma questão dos assuntos abordados nesta aula.
Abraços e Bons Estudos,
FIQUE LIGADO: os arquivos possuem valor testemunhal, administrativo e funcional. Constantemente esse
assunto tem sido objeto de questões de prova. Trata-se sempre de uma potencial questão de prova, memorizem!
Como toda a teoria está baseada em princípios, a Arquivística também possui os seus, que constituem o marco
principal da diferença entre a Arquivística e as outras "ciências". São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Por este princípio, os
arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa
legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de
produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Em nossa segunda aula voltaremos neste assunto com muito mais detalhes e exemplos de questões de concursos.
Para finalizar esse tópico, trago-vos o significado de Arquivística segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística ?disciplina também conhecida como Arquivologia ? que tem por objetivo o conhecimento da
natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização?. Sempre é bom ter em mente o significado oficial da Arquivística.
FIQUE LIGADO: o artigo 2°da Lei n° 8.159/91 sempre está sendo cobrado em concursos públicos, por todas as
bancas examinadoras. O principal ponto cobrado está relacionado com a parte do conceito em que dispõe que os
arquivos são documentos produzidos e recebidos, ou seja, os documentos são ACUMULADOS (produzidos +
recebidos = acumulados).
(2006/CLDF/CESPE) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica,
pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.
Resposta: CERTA, pois trata-se da reprodução do artigo 2°da Lei n° 8.159/91.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
• conjunto de documentos;
• móvel para guarda de documentos;
• local onde o acervo documental deverá ser conservado;
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;
• títulos de periódicos ? geralmente no plural, devido às influências inglesas e francesas.
c) arquivo privado: previsto no seu artigo 11: "Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades".
FIQUE LIGADO: Existem diferenças entre a função dos arquivos e as suas finalidades.
• Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, bem como disponibilizar as informações
mantidas sob sua guarda.
• Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História.
Com base no Fique Ligado acima, vamos resolver mais uma questão de concurso:
(CESPE/TRE/MA/2009) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto
ao número de cópias.
Naturalidade
Os documentos de arquivos são produzidos e recebidos de forma natural, ou seja, são acumulados ao
longo do tempo para satisfazer as funções dos objetivos práticos da administração.
FIQUE LIGADO: quando os registros de arquivos são coletados artificialmente, como por exemplo, um
objeto de um museu, eles não tem valor administrativo.
Interrelacionamento
Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com as
suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros documentos
produzidos pela organização, pois o seu significado depende dessas relações.
Os arquivos possuem valor de conjunto, e quando separados podem perder por completo o seu
significado.
Unicidade
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura
documental do grupo ao qual pertence.
Diferenças
Arquivo Biblioteca
quanto à:
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO:
01 - (MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir
como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas.
02 - (MPU/Técnico Administrativo/CESPE/2010) Em regra, a inclusão de documentos em um
arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas.
03- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas.
04- (2006/ CESPE ? MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é
denominado acervo.
05- (2006/CLDF/CESPE) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa
física ou jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para
fins de prova ou informação.
06- (2006/ CESPE ? TCE/AC) Arquivo é o conjunto de documentos reunidos por acumulação ao longo
das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
07- (2008/CESPE/? FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as
informações contidas no acervo documental.
08- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.
09- (2008/CESPE/MPE/AM) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à
administração, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituição a
que pertence.
10- (2005/CESPE/PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento
da historia. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às
informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.
11- (2003/CESPE/MMA) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-
se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
12- (2003/CESPE/MMA) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda.
13- (2005/CESPE/Sead) O arquivo público é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por
instituições não governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal em decorrência de suas
funções especificas administrativas, judiciárias ou legislativas.
14- (CESPE/ANVISA/2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. .
15- (ANATEL/CESPE/2010) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser
considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o
criaram.
16- (ANATEL/CESPE/2010) A proteção dos documentos de arquivo em relação a qualquer adição,
supressão, modificação, utilização ou ocultação é ação importante para garantir a autenticidade do
documento de arquivo.
17- (CESPE/SECAD/2008) Os documentos podem servir como objeto de prova de transações
realizadas.
18- (CESPE/ANVISA/2007) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria
organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços
de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.
19- (CESPE/SECAD/ 2008) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio
e fim do órgão público ou instituição.
20- (CESPE/Arquivista/2008) Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos
e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.
21- (CESPE/TRE/MG/2009) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o
fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma
instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o
caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.
22- (CESPE/TRE/MG/2009) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem
o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa
ou uma instituição.
23- (CESPE/TRE/MA/2009) O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição
exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.
GABARITO
01-C 02-E 03-C 04-C 05-C 06-C 07-C 08-C 09-C 10-C
11-C 12-C 13-E 14-C 15-C 16-C 17-C 18-E 19-C 20-C