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Excel Edición

Mini-Curso: Analizando Datos 2015


con Microsoft Excel 2013

Clase 05: Analizando Datos con Tablas Dinámicas


www.excelfree.weebly.com

Miguel Caballero
Autor del Canal: Excel Free Blog

Fabian Torres
Co-Autor del Libro: Tablas
Dinámicas, La Quinta Dimensión

Excel Free Blog: Es una Canal de YouTube y Blog dedicado a impartir conocimiento de Excel para
aumentar la competitividad en cualquier persona que desee diferenciarse en el mundo empresarial
Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas 51

Introducción

Si vas a analizar datos, entonces necesitas saber tablas dinámicas,


independiente si haces análisis diarios o esporádicamente, sin
duda alguna, dominar esta funcionalidad de Excel proporciona
una ventaja competitiva gigantesca.

En el artículo anterior hicimos una breve introducción enfocados


en un ejemplo sencillo, posteriormente referenciamos a vídeo
tutoriales para consultar los fundamentos. Y es que adquirir un
nivel avanzado requiere tiempo mientras se exploran todas las
posibilidades que nos brinda. Mediante ejemplos y caso prácticos
es la manera óptima de comprender el tema y ver la aplicabilidad
de cada aspecto.

El día de hoy queremos finalizar este mini curso con un par de


ejemplos, no muy complejos, para visualizar todo el potencial que
tiene las tablas dinámicas, así mismo se dejan la referencia claras
de las temáticas necesarias para realizar el ejemplo ilustrativo.

El mensaje es claro, en análisis de datos es el dominio completo


y veraz de tablas dinámicas el cual brinda todas las herramientas
para realizar cualquier tipo de tareas e incluso cualquier tipo de
actividad que no sea necesariamente el análisis, por ejemplo, con
tablas dinámicas podemos normalizar una tabla, crear tablas
comparativas, etc., etc.
52 Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas

Ejemplo Telefonía Datos

Considere que tiene la tabla de datos presentada en la figura 5.1. La Tabla cuenta
con los siguientes campos:

 País: Donde se realizó la llamada.

 Ciudad: Desde que ciudad se realizó la llamada.

 Año: Fecha completa en el momento de la llamada.


 Ciudad de destino: A qué lugar se hizo la llamada.

 Duración: Duración en minutos de la llamada.


 Tipo de Cliente: a que categoría de cliente corresponde.

 Ingreso: Ingreso que produjo la llamada.

 Costos: Costo que produjo la llamada.

 Utilidad: Utilidad generada por la llamada.

 Calidad: Como Fue la señala de la llamada.


 Quejas: Existió queja respecto a esa llamada.

Se necesita observar por cada ciudad para un país y año en específico, los
ingresos, costos y utilidad, además cada uno de ellos debe contar con
representación visual indicando como está el valor de cada uno respecto a la
media, es decir, por encima o por debajo. También es importante contar con
filtros bien definidos de acuerdo al tipo de cliente y calidad de llamada,
adicionalmente se debe poder ver esta información en un gráfico de línea.

Se sabe que este reporte es para distribuir a distintos analistas, por ello la tabla
dinámica debe permitir filtrar, ordenar y realizar cálculos pero no debe permitir
cambiar su estructura básica, Es decir no permite cambiar los campos en las áreas
de colocación.

Continúa….
Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas 53

Continuación

País Ciudad Año Mes Ciudad de Destino Duración Tipo de Cliente Ingreso Costo Utilidad
Chile La Serena viernes, 29 de julio de 2005 Julio Puerto Montt 5 Poco Frecuente $ 925,000.00 $ 225,000.00 $ 700,000.00
Colombia Medellín sábado, 18 de agosto de 2007 Agosto Manaus 5 Poco Frecuente $ 925,000.00 $ 225,000.00 $ 700,000.00
Colombia Cartagena viernes, 15 de junio de 2012 Junio Bucaramanga 5 Muy Frecuente $ 925.00 $ 225.00 $ 700.00
Brasil Belo Horizonte jueves, 7 de septiembre de 2006 Septiembre Brasil 88 Poco Frecuente $ 16,280.00 $ 3,960.00 $ 12,320.00
Colombia Ibagué miércoles, 6 de octubre de 2010 Octubre Cali 9 Poco Frecuente $ 1,665.00 $ 405.00 $ 1,260.00
Brasil Fortaleza martes, 9 de mayo de 2006 Mayo Valparaíso 3 Promedio $ 555.00 $ 135.00 $ 420.00
Brasil Río de Janeiro miércoles, 5 de agosto de 2009 Agosto Brasil 2 Poco Frecuente $ 370.00 $ 90.00 $ 280.00
Colombia Cartagena sábado, 20 de septiembre de 2008 Septiembre Cartagena 7 Muy Frecuente $ 1,295.00 $ 315.00 $ 980.00
Chile Concepción viernes, 22 de julio de 2011 Julio Puerto Montt 9 Poco Frecuente $ 1,665.00 $ 405.00 $ 1,260.00
Chile La Serena viernes, 3 de diciembre de 2010 Diciembre Bogotá 2 Frecuente $ 370.00 $ 90.00 $ 280.00
Brasil Salvador miércoles, 14 de marzo de 2012 Marzo Pereira 33 Frecuente $ 6,105.00 $ 1,485.00 $ 4,620.00
Brasil Manaus lunes, 14 de agosto de 2006 Agosto Bogotá 2 Muy Poco Frecuente $ 370.00 $ 90.00 $ 280.00
Colombia Santa Marta domingo, 24 de junio de 2012 Junio Brasil 82 Promedio $ 15,170.00 $ 3,690.00 $ 11,480.00
Colombia Medellín jueves, 5 de octubre de 2006 Octubre Santa Marta 16 Poco Frecuente $ 2,960.00 $ 720.00 $ 2,240.00

Figura 5. 1 – Telefonía Datos. La tabla solo presenta una pequeñísima fracción de la totalidad de datos

Solución

La figura 5.2 y 5.3 muestra una solución


Con este
Filtro por País
cuadro
combinado
Filtro por Año
cambiamos de
manera
interactiva la
tabla dinámica
al gráfico Indica si está por
dinámic
Filtro que encima o por
señala de debajo de la
manera gráfica media.
Buena, regular
y mala Muestra el valor.
Esta atenuado
para mejor lectura.

Filtro por tipo


de cliente

Figura 5. 2 – Solución, Parte 1


Continúa….
54 Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas

Continuación

La figura 5.2 y 5.3 muestra una solución

Con tan solo


un clic cambia
el gráfico
dinámico sin
necesidad de
desplazarnos a
otra áre4a de la
hoja de Excel.

Figura 5. 3 Solución, Parte 2

¿Cómo lograr este resultado?


 Es necesario tener un conocimiento pleno en áreas de colocación, pude
consultar aquí: https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=Yp1NNSMcx_U

 Es necesario tener conocimiento sobre Slicers, puede consultar aquí:


https://youtu.be/bFUnMX8n6Ag

 Es necesario dominar campos calculados, puede consultar aquí:


https://youtu.be/irWab8maOmE

 Es necesario conocer trucos para mostrar iconos en Slicer y área de valores,


así como crear vistas interactivas, esto lo puede consultar en libro tablas
dinámicas, al quita dimensión que puedes adquirir aquí:
http://excelfree.weebly.com/libros.html
Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas 55

Ejemplo Tienda de Electrodomésticos

Nuestro deber es crear un reporte para analizar las unidades vendidas de los
productos insignia de una tienda de electrodomésticos en diferentes ciudades y
países.

Solución
Para crear el reporte solo se cuenta con una tabla estructurada con datos sobre
las unidades vendidas, a continuación se muestra una pequeña sección debido
a que la tabla cuenta con aproximadamente 5000 filas o registros:

Figura 5. 34 Tabla de Datos

Configuración de la Tabla:

 Producto: Tipo de producto.

 Mes: Hace referencia al mes.

 Año: Hace referencia al año.

 País: Hace referencia al país donde se vendieron productos.

 Ciudad: Muestra en que ciudad se vendió ese tipo de producto.

 Unidades vendidas: Las unidades vendidas de ese producto.

Según la información suministrada se puede crear una tabla dinámica del


siguiente estilo para satisfacer las necesidades, sobre las unidades vendidas:
56 Clase 05 • Analizando Datos Con Tablas Dinámicas

Continuación
Según la información suministrada se puede crear una tabla dinámica del
siguiente estilo para satisfacer las necesidades, sobre las unidades vendidas:

Figura 5. 35 Tabla Dinámica

Unidades vendidas: Las unidades vendidas de ese producto.

Ubicando en el Área de Filas los campos, País y Ciudad, y en el Área de Valores


el campo Unidades Vendidas.

Sin embargo, utilizando Tablas dinámicas podemos crear un completo


Dashboard para manejo de la información:

Continúa….
Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas 57

Continuación

Figura 5. 36 Cuadro de Mando

Como se puede observar este dashboard creado principalmente con tablas


dinámicas cuenta con una sección de Slicers Vinculados a las Tablas de cada país
para filtrar información como se desee, ya sea por producto, mes o año,
cualquier opción que se elija se modificara en las cuatro tablas.

Figura 5. 37 Análisis por Ciudad

Los iconos en forma de flecha que se observan en las tablas, indican como varían
las unidades vendidas según un histórico, además, se indica en color rojo la
ciudad en la que menos se ha vendido y en verde en la que más unidades se
han vendido, la funcionalidad de Excel que permite hacer esto, es Formato
Condicional. Como bien sabemos, una forma útil para analizar información es
utilizando gráficos, pero combinado con tablas dinámicas obtenemos un gráfico
dinámico:
Continúa….
58 Clase 05 • Analizando Datos Con Tablas Dinámicas

Continuación

Figura 5. 38 Gráfico Dinámico

Que al presionar cualquier filtro traerá la información relacionada a


ese país (Unidades vendidas por ciudad), pero este es solo un
ejemplo, se pueden hacer infinidad de combinaciones de gráficos y
de información que se desee analizar.

Figura 5. 39 Cuadro de Mando


Clase 05 • Analizando Datos con Tablas Dinámicas 59

Continuación
Todo en conjunto, es una poderosa herramienta de análisis, ahora imaginemos
la variedad de cuadros de mando o de otro tipo de herramientas que se pueden
crear.

¿Cómo lograr este resultado?

 Áreas de Colocación:
https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=Yp1NNSMcx_U

 Slicers , puede consultar aquí: https://youtu.be/bFUnMX8n6Ag

 Gráficos Dinámicos - mostrar iconos en el área de colocación: libro tablas


dinámicas, al quinta dimensión que puedes adquirir aquí:
http://excelfree.weebly.com/libros.html