BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berkaitan tentang perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat terutama

ilmu IPTEK ,agar kita tidak tertinggal dengan dunia barat kita harus giat belajar dan
mempelajari tentang ilmu IPTEK tersebut.Ilmu ini mempunyai manfaat yang sangat
berguna bagi kita terlebih orang banyak.
Maka dari itu dengan tersusunnya makalah ini setidaknya kita bisa mengetahui
tentang Dasar-dasar ilmu IPTEK.Walaupun belum mencakup segala aspek ilmu
teknologi tesebut.
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode tertentu, sebelum
mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan
agar suatu sistem informasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam
pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir dan sampai pada informasi
yang utuh, dalam proses itu perlu diperhatikan unsur pengolahan data dan juga
besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsur-unsur itu di lakukan secara keseluruhan
atau diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di
dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan.tentu masing-masing
metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian Pengelolahan Data Elektronik?

2. Apa fungsi dan tujuan Pengelolahan Data Elektronik ?
3.Apa saja sistem pengolahan data elekronik ?
1.3. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari Pengelolahan Data Elektronik
2. Untuk mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam Pengelolahan Data Elektronik
3. Untuk mengetahui fungsi dari Pengelolahan Data Elektronik
4. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Aplikasi Komputer
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Pengolahan Data Elektronik.

Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan

nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data
adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa
angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data
mentah masih beium bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (data processittg) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi (information)
adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti
dari suatu kejadian.
Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP)
adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi
dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

2.2. Fungsi Dan Tujuan Pengolahan Data Elektronik.

Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam
bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :

Mengambil program dan data (masukan / input)
Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan.
Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan.
Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
2.3. Macam-macam Sistem pengolahan data elektronik

1. Sistem Input Berbasis Kertas

Input kedalam sistem akuntansi disebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen
sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut
dikumpulkan dan dikirimkan keoperasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan
dan untuk diproses. Bagian ini akan mendiskusikan setiap fase pemrosesan input.

a. Persiapan Dan Penngisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara
periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukan
kedalam sistem komputer.

b. Pengiriman Dokumen Sumber Ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian
dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan
dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengidentifikasikan
adanya kelemahan yang cukup segnifikan. Kelemahan ini merupakan peluang
diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang kedalam sistem pengolahan.
Pengguna batch control di keseluruhan pengolahandata input-proses-output
merupakansatu hal yang mendasar bagi independensi organisasional. Fungsi
pengecekan dan pengendalian harus dijalankan diluar departemen data entry. Dokumen
sumber yang asli harus disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama untuk
memfasilitasi koreksi kesalahan. Prosedur harus didesain untuk memastikan bahwa
dokumen sumber tidak diproses lebih dari satu kali. praktik pengendalian seperti
formulir bernomor urut tercetak, supervisi, dan pemberian otorisasi harus diterapkan
dalam aplikasi pengolahan data elektronik dan juga aplikasi lainnya.
Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian
dokumen input. perhitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian
batch yang poaling sederhana. Selain perhitungan dokumen atau record, batch total
juga dapat dihitung untuk setiap field numerik yang ada didalam file data orisinil. Total
ini dapat digunakan si sepanjang siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan
pengolahan data.
Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut
disertai dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi
penyerahan data. Formulir pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam,
dan batch harus dicek untuk memastikan bahwa batch tersebut lengkap dan sesuai
dengan prosedur pengendalian. Informasi didalam formulir pengendalian dokumen
input biasanya direkam kedalam log transfer data (register) sebagai wujud
pengendalian disposisi dan penggunaan data. Batch control total merupakan dasar dari
proses tersebut. Departemen pengguna membuat pengendalian total atas sekelompok
input dan mengirim sekelompok dokumen beserta formulir pengendalian dokumen
input kedepartemen pengolahan data. Formulir pengendalian dokumen input diarsip
didepartemen pengolahan data dan kemudian dibandingkan dengan output total kontrol
yang dihasilkan dari pengolahan sekelompok dokumen input. Output dikembaliakn
kedepartemen pengguna, output tersebut memuat informasi bahwa total dokumen
didalam output sama dengan batch total yang tertulis dalam formulir pengendalian
dokumen input.
Data entry setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen
Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikan menggunakan terminal
data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk,. Berikutnya, file input akan dicek.
Key verivication merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk
mendeteksi kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi anatara lain,
salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau
karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber. Dalam
pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data. Perangkat lunak
pengecekan akan membandingkan data pada saat data tersebut diinputkan kedalam
sistem, tombol demi tombol, dengan dat input yang telah terekam didalam disk file.jika
data tersebut sama dengan rekaman data, maka tidak terjadi apapun, dan karyawan
dapat terus mengetikan karakter berikutnya. Jika terjadi perbedaan karakter, operator
akan diberi tahu dan operator dapat membetulkan kesalahan yang terjadi. Dalam
rangka mengurangi biaya yang terkait dengan penginputan data dalam proses
pengecekan tersebut, field yang tidak penting, seperti nama pelanggan dan alamat
berupa jalan (bukan nomor rekening atau kode pos), sering tidak dicek. Cara kedua,
tetapi cara yang lebih efektif, adalah dengan verifikasi visual. Dengan pengecekan ini,
seseorang harus membandingkan dokumen sumber dengan file data tercetak.
Program Editing Data Pengecekan tidak mencangkup editing data. Oleh karena
itu, penting untuk memastikan bahwa semua data benar-benar telah diedit guna
menjamin validitas nilai data. Program editing data merupakan sebuah teknik
perangkat lunak untuk melihat kesalahan data sebelum data tersebut diproses. Ada
beberapa alasan yang mendasari mengapa program ini perlu digunakan sebagai
pelengkap pengecekan data. Pertama, kesalahan input bisa terjadi karena pengecekan
tombol tidak dilakukan. Salah satu penyebanya adalah kesalahan membaca dokumen
sumber. Penyebab berikutnya adalah individu yang
bertanggung jawab menyiapkan dokumen sumber lupa mengisi salah satu field
input. Terakhir, banyaknya data yang mesti diolah didepartemen pengolahan data,
ditambah dengan fakta bahwa sekali data direkam ke dalam sistem, data tersebut akan
digunakan dalam banyak proses pengolahan. Oleh karena itu, harus ada satu
metodologi untuk melihat ulang semua data input.

Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data karakter, field,
record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan
bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Sebagai contoh, data
numerik mestinya hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan
dat numerik.
 Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan
membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel
semacam ini disebut tabel lookup. Sebagai contoh, nilai aktual field rekening
pelanggan diabndingkan dengan daftar nomor rekening pelanggan di dalam file master,
yang berupa tabel.
Nilai data numerik, selain kode numerik, biasanya berkisar pada rentang
tertentu, pengecekan data numerik untuk memastikan apakah data tersebut berkisar
pada batasan tertentu dilakukan dengan mengecek nilai eksterm di dalam rentang
tersebut. Tes semacam ini disebut limit-test. Sebagai contoh, field jam kerja karyawan
tidak mungkin lebih rendah dari nol atau lebih dari, katakanlah, 100 jam untuk rentang
waktu penggajian dua minggu. Penjualan dalam satu departemen biasanya berkisar
antara nol sampai batas maksimal tertentu sesuai dengan data historis yang ada.
Ada kemungkinan data numerik melampaui rentang yang disyaratkan. Dalam
kasus seperti ini, data tersebut akan ditolak. Barangkali diperlukan juga untuk
mengelompokan lebih jauh data yang telah lolos limit test. Sebagai contoh, field
penggajian mungkin berisi nilai yang tidak melanggar rentang yang wajar, tetapi nilai
tersebut sangat rendah atau sangat tinggi sehingga memerlukan investigasi lebih lanjut.
Item diterima oleh sistem untuk diproses, tetapi ditandai untuk kepentingan audit.
Alternatif lain, item semacam ini ditampung didalam suspense, menunggu data
diverifikasi ulang. Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang
lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas
kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokan data untuk dapat diaudit
setelah proses pengolahan selesai, disebut audit operasi berkesinambungan.
Kode numerik dapat dicek dengan menggunakan check digit. Check digit
merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit
parity kedalam sebuah byte. Check digit dihitung pada saat sebuah kode dimasukan
kedalam salah satu elemen data. Check digit dihitung dengan menerapkan rumus
matematika terhadap digit-digit sebuah kode sedemikian rupa sehingga dihasilkan satu
digit tambahan. Digit ini menjadi check digitdan ditambahkan kedalam kode semula.
Dalam pemrosesan selanjutnya, operasi matematika yang sama akan dijalankan untuk
memastikan bahwa kode yang diinputkan kedalam sistem adalah kode yang benar.
Ada berbagai variasi rumus yang digunakan untuk menghasilkan check digit.
Ilustrasi berikut ini merupakan salah satu versi dari teknik yang dikenal dengan nama
Modulus 11.
Check digit sering digunakan karena tingginya reabilitas prosedur ini dalam
pengecekan validitas data. Paket check digit komersial dapat menangkap 100 %
kesalahan transposisi, dan persentase yang cukup tinggi untuk menangkap kesalahan
rondom. Hanya saja, check digit tidak dapat mencegah semua kesalahan input yang
mungkin terjadi.

Nomor kode rekening 1 2 4 0

Kalikan setiap digit dengan angka 5,4,3,2 x x x x
5 4 3 2
Jumlahkan seluruh digit hasil perkalian digit 5 + 8 + (1 + 2) + 0 = 16
Hasil penjumlahan dikurangkan dari hasil kali 22 – 16 = 6
dengan bilangan 11 yang lebih besar dari hasil
penjumlahan
Check digit diperoleh = 6

Nomor rekening yang dilengkapi dengan check 1 2 0 4 6

TABEL Ilustrasi Editing Data

Editing Data Deskripsi Contoh

Completeness Pengecekan untuk memastikan Setiap filed didalam sebuah
check bahwa field yang harus di isi record dicek untuk memastikan
tidak ada data yang kosong.
 memang telah di isi, jika tidak di isi
tidak dapat diperoses
Filed format Pengecekan bahwa setiap karakter
check didalam sebuah filed memiliki
tipe data yang benar (alphabet atau
numerik.
Field length Pengecekan dalam sebuah filed
check bahwa yang di inputkan memiliki
jumlah karakter tertentu.
Field sign Pengecekan tanda (positif atau
check negatif) suatu field numerik untuk
memastikan data tersebut diisi
dengan nilai yang benar.
Limit check Nilai suatu field numerik
dibandingkan dengan batas atas dan
batas bawah nilai data yang telah
ditentukan dimuka.
Reasonable Nilai suatu field numerik
check dibandingkan dengan filed numerik
yang lain didalam record yang
sama.
Setiap karakter dari filed nomor
vendor dicek untuk memastikan
bahwa data yang diinput
memang data numerik
Field tanggal didalam format
tanggal-bulan-tahun dicek untuk
memastikan bahwa data yang di
inputkan mencangkup enam digit
karakter.
Field jumlah tagihan yang jatuh
tempo disuatu tagihan dicek
untuk memastikan field tersebut
diisi dengan angka yang bernilai
positif.
Nilai field jam kerja didalam
kartu waktu dicek untuk
memastikan nilai jam kerja
tersebut tidak lebih besar dari
nilai yang ditetapkan, dalam hal
ini 60 jam.
Biaya overhead didalam catatan
produk dalam proses dicek untuk
memastikan angka biaya
overhead tersebut tidak lebih
besar dari 200% filed biaya
tenaga kerja.
Valid code Mencocokan nilai suatu kode
check dengan filed tabel yang memuat
nilai kode yang legal.
Check digit Validasi kode numerik dengan
penggunaan algoritma check digit
Combination Nilai sebuah filed dibandingkan
check filed dengan filed lain untuk memastikan
adanya validitas.
Internal label Label file internal dibaca untuk
check memvalidasi karakteristik sebuah
file.
Sequence check Sebuah file didalam serangkaian
record dicek urutannya
(ascendingmaupun discending)
Record count Jumlah record didalam sebuah file
check dihitung selama
pemrosesan data dan dicocokan
dengan pengendalian input.
financial totall Financial total suatu field dalam
check suatu file dihitung selama
Filed kode vendor divalidasi
dengan mencocokan kode
vendor ke file tabel yang
memuat kode pemasok yang
valid.
Sistem POS memvalidasi kartu
kridit dengan menghitung ulang
kebenaran check digit didalam
nomor rekening pelanggan.
Filed kode transaksi
dibandingkan dengan filed kode
departemen kode transaksi
tertentu hanya valid untuk
departemen tertentu.
Kode file didalam label internal
dicek oleh program penggajian
untuk memastikan bahwa file
tersebut memang file penggajian.
Urutan nomor faktur diverifikasi
pada saat file faktur diproses.
Hash total dari nomor kode
karyawan dihitung selama
pengolahan data dan
dibandingakan dengan
pengendalian input dari
departemen penggajian.
Total jumlah dollar dari faktur
yang diproses dihitung dan
 pemrosesan dan dicocokan dengan dicocokan dengan total yang
pengendalian input diterima dari pepartemen
penagihan.

2.Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk
melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi dua :

a. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan
transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan
sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).
Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya
diproses melalui dua fase :
Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem
input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali
transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu
nanti.Jika transaksi tersebut menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data
dapat dijalankan.
Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.
Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja
dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer
lain untuk diproses.
b. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.
Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai
akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan
teknologi ini adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa
bahan bakar POS.
Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah
electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

3. Sistem Pemrosesan

a. Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Secara virtual, semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan
transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara
perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu
diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik.
Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan
tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan
memperbarui file yang diakses secara :

1) Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan

a. Pemrosesan didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup beberapa tahap :

b. Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi,
kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master
file.
c. Memperbarui master file. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu
demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan
pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
d. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencermminkan perubahan
didalam master file.
e. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain

2. Pemrosesan Batch Dengan Memperbarui File Akses Acak

Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukan melalui terminal data dan
diposting dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang.
Pemrosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapt dilakukan dengan cara :

a. Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik kedalam file piutang dagang. File pengndalian merupakan
ringkasan file piutang dangang bedasrkan jenis rekening (penjualan angsuran atau
penjualan kridit dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat , dikaji
ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti
penerimaan kas harian.

b. Pemrosesan bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek

dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani
cek pada saat cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan
rekonsilasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap
kelompok.

4. Sistem pemrosesan tanpa kertas

Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-
time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.

Dilakukan dengan dua cara :

A. Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batchdalam
sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen
elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch
dijalankan secara periodik.

B. Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput
kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi
tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung
digunakan untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file
akses-acak.

Sistem Penjualan Realtime

Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan

dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level
persediaan secara berekala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau
mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan
real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem
pemesanan EDI (electronic data interchange).
Diperlukan tingkat kerjasama yang tinggi antar mitra dagang untuk mengimp
lementasikan sistem penjualan real time. Perusahaan pemasok dan pembeli sering
terlibat dalam kesepakatan kerja sama dengan tanpa persaingan. Dalam beberapa
kasus, pelanggan dan pemasok mengoordinasikan jadwal produksi mereka sehingga
produk dapat diproduksi just in time. Sebelum system real time, mitra dagang biasanya
bekerja sama secara objektif,saling berbagisedikit informasi yang dibutuhkan untuk
membuat kesepakatan. Pengingkapan informasi yang lebih banyak dapat menjadi
pekuang bagi mitra dagang untuk mengambil manfaat dari kita . pengembangan sikap
saling percaya antar mitra dagang penting demi terciptanya system penjualan eceran
yang real time. Perusahaan eceran harus percaya kepada pemasok karena perusahaan
akan memberikan data kepada pemasok melalui terminal POS. perusahaan eceran
percaya bahwa pemasok akan menggunakan data ini untuk mengirim produkyang
benar pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat. Pemasok sebaliknya, harus percaya
bahwa perusahaan eceran memberikan data yang akurat dan bahwa perusahaan eceran
akan menerima barangyangmereka kirimkan. Semua mitra dagang harus percaya
bahwa data mereka hanya akan digunakan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati
dan tidak untuk diperjual belikan atau diserahkan kepada peasaing lain.

Komponen Sistem Penjualan Real Time

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya system penjualan real time:
system POS (point-of-sales), barcode untuk identifikasi otomatis, dan system
pemesanan EDI (electronic data interchange). Setiap teknologi tersebut akan
didiskusikan dalam ulasan berikut ini.
Sistem POS UPC (uniform prduct code) barcode yang discan oleh teknologi POS di
counter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian
yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke
dalam persediaan sehingga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.
Jenis informasi yang berguna bagi pengelolaan toko eceran mencangkup berbagai
ringkasan data transaksi penjualan seperti total penjualan, tital penjualan tunai, total
penjualan kredit, retur penjualan,total pembelian, status persediaan ini. Dalam toko
eceran tampak bahwa persentase terbesar transaksi terjadi di cash register- titik
penjualan dalam siklus barang dagangan. Mengembanbkan csh register tradisional
yang memungkinkan register tersebut berfungsi sebagai perangkat untuk
menginputkan data transaksi penjulan, merupakan esensi dari system POS.
Sebuah system yang mengumpulkan data pnjualan eceran dengan cara semacam
itu disebut system point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat
penjualan tersebut selesai (gambar 6.11). cash register yang dirancang khusus disebut
terminal point of sales. Data dapat dimasukan manual dengan cara pengetikan oleh
pramuniaga atau secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand
dan scanner yang dapat mengenali UPC barcode.
Terminal POS mencatat baik ks maupun penjualan. Data terkait dengan brbagai
tipe penjualan ini ditransmisikan ke dalam jaringan computer, untuk segera diproses.
Dalam penjualan tunai,pelanggan membayar ks dan menerima barang dagangan.
Tambahan lagi, slip penjualan dicetak melalui terminal. Data terkait dengan penjualan-
direkam melalui terminal dan trsedia bagi jaringan computer untuk segera diproses.
Catatan persediaan dapat segera diperbarui pada waktu itu sehingga catatan persediaan
dapat merefleksikan arang yang dibeli pelanggan. Setiap hari, pajak penjualan,harga
beli item terjual, dan total nilai penjualan akan diposting ke dalam catatan penjualan.

Penjualan kredit memerlukan pengecekan informasi nomor rekening pelanggan dan

saldo kredit yang ada sebelum barang tersebut diserahkan ke pelanggan. Nomor
rekening pelanggan diinputkan ke dalam terminal POS sehingga memungkinkan sitem
computer mengakses catatan pelanggan, mengevealuasi, dan menentukan status
rekening pelanggan. Jika penjualan tersebut diotorisasi oleh system, maka system
secara otomatis akan menyelesaikan transaksi. Penjualan kredit akan diposting secara
otomatis ke record yang sesuai sama seperti dalam kasus penjualan tunai. Status
rekening pelanggan juga akan diperbarui dan catatan atas item yang dibeli juga dibuat.
Internet telah meningkatkan kemampuan system penjualan real time dengan
memperluas jangkuan system bagi pelanggan yang berlokasi jauh dari perusahaan.
Pelanggan, dengan menggunakan web browser, dapat menginputkan data transaksi
penjualan ke calam system untuj membeli barang. Desain antarmuka browser
memandu pelanggan selama meraka menginput data. Informasi yang direkam
dalampenjualan eceran lewat internet itu serupa dengan informasi yang direkam
seandainya pelanggan secara fisik hadir ditoko cran dan membeli lewat terminal POS.
penjualan internet dapat dijalankan 24/7 dalam arti 24 jam dalam satu hari, tujuh hari
dalam satu minggu.
System POS berdampak besar terhadap pengelolaan perusahaan eceran; ia memiliki
kemampuan untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan detail mengeni operasi
perusahaan. Berbagai laporan dapat menunjukkan are tanggung jawab dan
akuntabilitas. Laporan yang dihasilkan dari system POS mencangjup orgnisasi
pembayaran, deposit dan penerimaan, organisasi rincian kas, penjualan
departemen,dollar disimpan, aktivitas per jam, fil untuk mengecek harga dan file
otorisasi cek.
Laporan aktivitas perjam menyediakan statistic detail mengenai ajtivitas pelanggan,
rata rata penjualan per pelanggan, rata rata jumlah item yang terjuak per pelanggan,
dan total item terjual dalam satu kurun waktu tertentu yang berguna bagi manajemen.
Laporan semacam ini meringkas data penjualan per jamdan memampukan manajemen
toko untuk memonitor pola trafik pelanggan diseluruh toko. System POS menyediakan
informasi detail mengenai perputaran persediaan yang berguna bagi manajemen untuk
menaksir tingkat profitabilitas.
Teknologi Barcoding Identifikasi input penjualan scara otomatis merupkan satu hal
yang esensial bagi sitem real time oleh karena itu, barcode yang dpat dibaca oleh mesin
dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari system penjulan real time.
Penggunaan system UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapat manfaat
maksimum dati system penjualan real time. Semula, kode UPC banyak digunakan oleh
grosir, tetapi sekarang UPC juga banyak digunakan oleh grosir, tetapi sekarang UPC
juga banyak diaplikasikan pada produk konsumen. Jika UPC digunakan semua
partisipan yang terlibat didalam rantai system real time akan berbagi dan memproses
data yang sama. Tanpa standarisasi kode, setiap agen di dalam rantai akan membuat
kode sendiri, dan kemudian kode tersebut mesti direferensikan dengan pihak lain. Kode
referensi silang memang bias dilakukn tetapi memakan waktu dan rentan terhadap
kesalahan. Kedua atribut ini tidak mendukung proses yang real time.
Dengan mendasarkan diri pada UPC semua agen akan menggunakan kode produk
yang sama sehingga mengeliminasi masalah referensi silang. Manfaat ini masih belum
apa apa jika dibandingkan dengan manfaat lain menggunakan standarisasi UPC. Kode
identifikasi produk UPC dapat di scan dan di gunakan untuk identifikasi otomatis
diseluruh rantai peristiwa real time.karton atau container lain yang sedang dipindahkan
atau disimpan dapat dikode dan di scan, samasepertiscan yang dilakukan di counter
POS. karton diberi kode UPC pada saat barang tersebut diterima, dan data trkm ke
dalam system informasi perusahaan eceran. Karton dpt discan pada saat disimpan
digudang untuk menentukan item yang ada didalam karton . kode UPC juga
memungkinkan pemasok membeti kode pada setiap produk yang akan dijual di toko
eceran. Pengecer tidak perlu menuliskan sendiri kode produk di dalam persediaan
mereka. Produk yang mereka terima dari pemasok sudah memiliki kode UPC.
Sistem Pemesanan EDI EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari
computer melalui jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan system computer
pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian
secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pemasok juga
dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melalui EDI . dalam beberapa kasus, pengecer
dapat membyar ke rekening pemasok dengan system EFT. Semua peristiwa ini
termasuk pengambilan pesanan dati gudang pemasok, terjadi tanpa campur tangan
manusia.
Standar EDI public, kuhusnya ANSI X.12 juga memberikan manfaat yang
maksimum jika digabungkan dengan system realtime. Tanpa standarisasi setiap agen
didalam rantai harus melakukan referensi silang. Standar EDI public menyediakan
arsitektur untuk pertukaran data dan mengeleminasi proses referensi silang yang mahal
dan rentan terhadap kesalahan. Banuak pengguna pemula EDI mengawali penerapan
EDI dengan mengguhakan kode pribadi dan kemudian beralih ke standar ANSI X.12.
EDI selain dapat digunakan untuk menangani order pembelian dan pengiriman
faktur juga dapat digunakan untuk mentransmisi dta penjualan yang direjam dlam toko
eceran ke pemasok. Data ini dapat dianalisis oleh pemasok dan menjadi input bagi
aplikasi pembelian dan produksi pemasokuntuk memaksimumkan perencanaan dan
pengendalian persediaan diperusahaan pemasok. Hal ini bias terjadi karena baik
pemasok maupun pengecer mnggunakan kode produk UPC.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real Time

urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu system ke system yang lain, namun
pemrosesan pesanan biasanya akan mencangkup tujuh langkah: mengirim catalog
elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan , menerima dan
menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan
telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi (mana
yang relevan), membuat dan mengirimkan pemberitahuan bahwa barang telah dikirim,
dan mengirim barang.

Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan pelanggan secara berkala dikirimi

katalog elektronik (melalui EDI) yang memut produk yang ditawarkan pemasok. Bagi
masing pelanggan dapat dibut catalog versi khusus sehingga catalog itu dapat
merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang
bersangkutan sebagai hasik tender.
Pengiriman katalog secara elektronik memiliki 3 manfaat utama dibandingkan
pengiriman catalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi didalam catalog dapat
digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Hal ini dapat
meminimalkan kesalahan yang mungkin muncul akibat pengetikan data secara manual.
Kedua, catalog tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru
yang up to date dan informasi jangka wajtu pesanan secara instan. Ketiga, catalog
elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh
kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.

Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan dalam banyak kasusperudahaan

akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksiskan kebutuhan dimasa
yang akan dating bahkan dalam system JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk
perencanaan produksi

Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang diterima Pemrosesan

pesanan EDI yang diterima dari pelanggan meilibatkan beberapa fase, seperti
penerimaan secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan deskripsi dan
penerjemahan. Setiap fase itu akan didiskusikan lebih lanjut.

Mengirim Surat Pemberitahuan berikutnya perusahaan mengirim sebuah surat

pemberitahuan kepada pengirim pesan.adatiga jenis surat pemberitahuan. Surat
pemberitahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima. Surt
pemberitahuan fungsional tidak hanya memuat pembritahuan bahwa pesan telah
diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanana yang diterima oleh
pemasok. Terakhir, surat pembetitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh
mengenai semua data pesanan yang adadi dalam order yang diterima pemasok.

Mengirim Informssi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi Informasi barang

yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut.

Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim

pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedanh dikirim berguna untuk
agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan
ini akan memuat juga nomor order pmbelian pelanggan, kuantitas barang yang dikirim,
dn barcode untuk identifikasi otomatis. Dalam banyak perusahaan surat pemberitahuan
ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.
Mengirim Barang departemen pengiriman barang akan menscan item persediaan saat
persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, system akan secara otomatis mengecek
kesesuian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercntum dalam surat
pemeritahuan pengiriman barang. Skip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan system penjualan real time.
Pertama order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia.
Akibatnya, pelnggan dapat membut sendiri order penjualan karena order penjualan
dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI yang valid diterima oleh
system. Kedua, pemisahan tugas ala tradisional benar tidak dapat diterapkan. Computer
menangani transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir banyk dokumen tradisional
dieliminasi dalam system berbasis EDI.

Sistem Output
System output dapat berbasis kertas , tanpa kertas, atau kombinasi dari keduannya.
System yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan
biasanya menghasilkan banyak output. Karenasistem semacam itu tidak menyedikan
query yang dapat diakses secara acak olh pengguna, maka sistm menghasilkan hasil
cetakan atau microficheopy semua file untuk referensi.
Disis lain, system tanpa kertas yang online dan real time cenderung menghasilkan
hanya sedikit output. System semcam ini penting diperusahaan besar karena akan
sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetk ratusan bahkan ribuan record
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan
output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus
dikaji ulang oleh supervisor di dalam departemenpengguna untuk mengecek kewajaran
dan kualitas laporan jika dibandingan secara independen oleh operasi pemrosesan data.
Kelompok pengendalian EDP ynag terpisah sering dibentuk untuk memonitor
operasi EDP.kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi
audit internal. Harus dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan
dakam system dilaporkan ke kelompok tersebut. Prosedur ini harus memastikan bahwa
kesalahan dibetulkan dan direkamkan kembali ke dalam system untuk diproses lebih
lanjut.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Tingkat komputerisasi system pengolahan data sangat bervariasi. Sebagian system

sekalipun telah dikomputerisasi, masih mengandalkan dokumen kertas. System yang
lain bias jadi memproses transaksi dari awal sampai akhir tanpa bantuan kertas.
Sejumlahan pengendalian aplikasi harus diterapkan di dalam system pemrosesan,
termasuk pengendlian batch, program edit data, dan log transsksi.
Pemrosesan transaksi batch merupakan pendekatan yang lazim pada pemrosesan
data. Pada pemrosesan batch berbasis kertas, sekelompok transaksi dari setiap system
aplikasi diproses ke file aplikasi yang relevan dengan menjalankan program computer
yang relevan.
Banyak system EDP menyimpan indeks untuk file buku pembantu maupun file
buku besar. dengan cepat mengakses rekening tertentu. Jika ada indeks maka indeks
dapat digunakan untuk memperbarui file dengan akses acak.
Sistem pemrosesan Real time online merupakan system yang berorientasi pada
transaksi, bukan pada file. Setiap transaksi diinputkan untuk diproseskan oleh
pengguna melalui terminal jaringan dan tidak dikelompokan sebagai satu kelompok
dokumen sumber untuk dikirim ke pusat pengolahan data.
 DAFTAR PUSTAKA

· http://itunnisa.blogspot.co.id/2013/05/pengolahan-data-dalam-sistem-
informasi.html
· http://nuzrir.blogspot.co.id/2015/05/makalah-sistem-pengolahan-data.html
· http://bambanghermawan.ilearning.me/2016/03/15/quiz-pengolahan-data-sistem-
informasi-manajemen-sim/