TUGAS OPERASIONAL HOTEL DAN RESTORAN

PEMBELIAN MATERIAL DI DALAM HOTEL

Nama Kelompok:

Ni Luh Ayu Feby Handayani (1715834006/02)

Gede Aditya Gunawan (1715834016/07)

Anak Agung Ngurah Wira Kusuma (1715834076/23)

Kelas:

5B MBP

JURUSAN PARIWISATA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS PARIWISATA

POLITEKNIK NEGERI BALI

2019

1
 Kata Pengantar

Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
anugrahnya penulisan paper ini dapat terselesaikan dengan baik. Tidak lupa kami
ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya
penulisan paper ini hingga bisa tersusun dengan baik.

Paper ini kami susun berdasarkan pengetahuan yang kami peroleh dari beberapa
buku dan media elektronik dengan harapan orang yang membaca dapat memahami
tentang paper yang kami buat yang berjudul “Pembelian Material di Dalam Hotel”.
Yaitu mengenai keseimbangan persdiaan, dan kebuthan pasar, pemilihan vendor, serta
biaya penyimpanan dan pembeliannya.

Akhirnya, kami menyadari bahwa penulisan paper ini masih jauh dari sempurna.
Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi
perbaikan penerbitan paper ini di masa mendatang.

Jimbaran, 29 September 2019

Penyusun

i
 Daftar Isi

Kata Pengantar ............................................................................................................................................... i

Daftar Isi........................................................................................................................................................ ii
Persediaan dan Kebutuhan Pasar................................................................................................................... 1
Sistem Akuntansi Pembelian ......................................................................................................................... 5
Sistem Pembelian (Purchasing) ..................................................................................................................... 7
Prosedur dalam Proses Pembelian Barang (Purchasing) ............................................................................. 11
Metode EOQ ............................................................................................................................................... 14
Simpulan ..................................................................................................................................................... 20
Daftar Pustaka

ii
 Persediaan dan Kebutuhan Pasar

Persediaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, persediaan yang berasal dari kata
dasar sedia, dapat diartikan sebagai cadangan. Persediaan juga memiliki beberapa arti
lain yang didefinisikan oleh beberapa ahli. Menurut Hendrix Sagit Martinus, persediaan
adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis
normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang
akan dijual. Hampir mirip dengan definisi pertama, Raymond McLeod Jr juga
mendefinisikan persediaan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam periode usaha yang normal.

Sementara itu, persediaan menurut Agus Ristono dapat diartikan sebagai barang-
barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan
datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi,
dan persediaan barang jadi.

Sedikit berbeda dengan definisi persediaan menurut para ahli, definisi

persediaan menurut Ikatan Akuntansi Indonesia adalah aset:

1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal

2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau,
3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa.

Manajemen persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan
digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya digunakan dalam proses produksi
atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau
mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan baku, barang dalam proses,
barang jadi ataupun suku cadang

Macam – Macam Persediaan:

1. Bahan Baku.
Bahan baku merupakan persediaan yang dimilki perusahaan untuk
diproses menjadi barang jadi. Jumlah bahan baku yang harus dikelola
perusahaan akan tergantung kepada :
- Jumlah pemakaian.
- Jumlah investasi dalam (nilai) persediaan.
- Karakteristik fisik bahan baku.

1
 - Lead time ( tenggang waktu antara saat pemesanan dengan penerimaan
barang).

2. Barang Dalam Proses.

Merupakan seluruh bahan yang telah mengalami proses produksi tetapi
masih membutuhkan proses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi.
Karakteristik dari barang dalam proses adalah :
- Suatu bentuk “peningkatan nilai”.
- Nilainya tergantung kepada nilai bahan baku, biaya tenaga kerja,
lamanya dan tingkat kerumitan proses produksi.
- Merupakan komponen jenis persediaan yang paling tidak likuid.

3. Barang Jadi
Merupakan persediaan barang yang telah selesai diproses perusahaan tapi
tetapi masih belum terjual. Keberadaan dari barang jadi dipengaruhi oleh :
- Sales Forecast.
- Likuiditasnya.
- Karakteristik fisiknya.

Kebutuhan Pasar

Kebutuhan atau Permintaan pasar adalah sejumlah barang dan yg diinginkan

untuk dibeli/dimiliki pada berbagai tingkat harga yg berlaku di pasar dan waktu tertentu.
penawaran pasar adalah jumlah barang /komoditi yg akan di produksi dan di tawarkan
untuk dijual dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat sosial dalam suatu pasar
ekonomi.

Langkah awal dalam kegiatan pemasaran adalah memahami pasar dan mengetahui
kebutuhan dan keinginan para pelanggan. Pada aspek ini perlu dilakukan untuk
menentukan penawaran produk apakah tepat dan memberikan nilai kepada pasar. Perlu
dipahami beberapa konsep dasar dalam pemasaran, yaitu : kebutuhan, keinginan,
permintaan, penawaran, nilai, kepuasan, perukaran dan hubungan, dan pasar, yaitu:

 Kebutuhan adalah keadaan akan rasa kekurangan, yang muncul oleh karena
belum dipenuhinya sesuatu pada diri manusia. Kebutuhan ini mencangkup
kebutuhan fisik seperti makan atau minum, kebutuhan akan rasa aman dari
berbagai ancaman atau ketidak pastian, kebutuhan untuk bersosialisasi,
kebutuhan lain-lainnya. Kebutuhan adalah sesuatu yang muncul pada setiap
pelanggan secara otomatis oleh karena kebutuhan itu melekat dengan pribadi
manusia.

2
 Setiap manusia memiliki keinginan, keinginan tersebut adalah bentuk
pemenuhan kebutuhan yang dipengaruhi oleh budaya dan karakteristik
seseorang. Seperti saat kita lapar akan membutuhkan makanan. Untuk
menutukan makanan yang ingin dimakan akan dipengaruhi oleh budaya dan
kepribadian. Contoh, manusia yang membutuhkan makanan bias nasi campur
atau bakso atau mi instan atau yang lainnya. Mengapa mereka memilih
makanan tersebut? Dikarnakan penyesuaian dengan budaya dan kepribadian
mereka.

 Permintaan ialah suatu kegiatan pemasaran akan menjadi pentng, karna akan
menentukan beberapa potensi penjualan yang bisa dicapai. Daya beli
merupakan kemampuan konsumen untuk membayar dengan sejumlah
pengorbanan, baik tenaga, waktu maupun dengan uang.

 Permintaan konsumen akan dipenuhi dengan penawaran dari

pemasar.Penawaran adalah kombinasi dari produk, jasa, informasi dan
pengalaman yang ditawarkan ke pasar untuk memenuhi kebutuuhan dan
keinginan.

 Nilai pelanggan adalah perbandingan antara apa yang mereka daptkan dari
produk dengan apa yang mereka korbankan untuk mendapatkannya. Konsumen
akan mengukur apa saja dari produk atau jasa yang mereka beli, baik dari segi
kualitas, segi kuantitas atau manfaat lainnya, selanjutnya mengukur untuk
mendapatkannya berapa besar pengorbanan baik tenaga, waktu dan uang yang
akan dikeluarkan.

 Kepuasan adalah syarat yang sangat penting yang harus diusahakan pemasar
agar konsumen menjadi loyal. Kepuasan dalah perbandingan antara apa yang
diharapkan oleh konsumen dengan kenyataan yang mereka terima dari
pembelian produk atau jasa

 Pertukaran adalah sebuah aktivitas untuk mendapatkan barang yang

diinginkan dari orang lain dengan menawarkan sesuatu yang lain sebagai
penggantinya. Pertukaran menjadi konsep inti dalam pemasaran, oleh karena
itu pemasaran muncul karena orang ingin memenuhi kebutuhannya dengan
cara pertukaran.

 Pemasaran bukan saja teknik mengatur jalannya transaksi penawaran dan

permintaan saja, namun juga menjalin hubungan jaka panjang dengan
pelanggan. Pemasaran kerelasian adalah proses menciptakan, memelihara, dan
mengembangkan kerelasian yang kuat dan bernilai dengan pelanggan dan
pemangku kepentingan yang lain.

3
 Pasar adalah tempat atau wadah dimana terdapat aktivitas para konsumen dan
penjual bertemu dan melakukan kegiatan jual beli produk atau jasa. Pembeli
actual adalah pembeli yang telah melakukan pembelian, pembeli potensial
adalah orang yang berpotensi membeli produk, sekali pun belum pernah
melakukan pembelian. Memahami kebutuhan dan keinginan pasar berarti
mengetahui apa yang sebenarnya akan dicari oleh konsumen. Usaha untuk ini
bisa dilakukan dengan mengamati perilaku konsumen, mengamati perubahan
lingkungan, atau memikirkan sesuatu yang baru sama sekali.

4
 Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem Akuntansi Pembelian digunakan oleh perusahaan untuk pengadaan barang

yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem akuntansi pembelian menggunakan tenaga
manusia sebagai pengatur jalannya pembelian suatu barang di perusahaan, modal
sebagai tolak ukur dalam pembelian barang, dan mesin yang terpadu untuk menyajikan
informasi pembelian, pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang digunakan
untuk mendukung operasional manajemen pembelian dan pengambilan keputusan
pembelian barang dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Sistem akuntansi pembelian dapat dibedakan menjadi 2 golongan, yakni

pembelian local dan pembelian import. Pembelian lokal adalah proses pembelian barang
pemasok oleh perusahaan yang dibeli dari dalam negeri, sedangkan pembelian import
adalah pembelian barang pemasok dari luar negeri.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2001) yakni :

1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang dalam system akuntansi pembelian yakni bertanggungjawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan barang
yang ada di gudang dan bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian dalam system akuntansi pembelian yakni bertanggungjawab
untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, bertanggungjawab untuk
menentukan pemasok yang dipilih dari pengadaan barang, serta bertanggungjawab
untuk mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih dalam
pengadaan barang.

3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan dalam system akuntansi pembelian yakni bertanggungjawab
dalam pemeriksaan jenis barang, mutu barang serta kualitas barang guna untuk
memutuskan layak atau tidaknya barang tersebut untuk diterima oleh perusahaaan
atau organisasi. Selain itu, fungsi penerimaan juga bertanggungjawab menerima
darang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi
Transaksi yang terkait dalam fungsi akuntansi pada system akuntansi pembelian
ada 2 yaitu : Fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi
pencatatan utang bertanggungjawab dalam mencatat transaksi pembelian kedalam

5
 registrasi buku kas keluar yang dimana dalam perusahaan digunakan sebagai
catatan utang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar, transaksi pembelian barang dalam system akuntansi pembelian
mencakup prosedur berikut ini :

1. Fungsi Gudang
 Mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian
 Meminta penawaran harga dari pemasok
 Menerima penawaran harga dari pemasok dan melakukan pemilihan pemasok
 Membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih

3. Fungsi Penerimaan
 Memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok
 Menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
 Melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi

4. Fungsi Akuntansi
 Menerima faktur dari pemasok
 Mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

6
 Sistem Pembelian (Purchasing)

Purchasing department merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi

pembelian segala jenis barang keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian
ini sering dikatakan sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau hotel yang
bersangkutan. Bagian pembelian sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang
bertugas membeli semua jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang untuk
disimpan digudang sebagai barang persediaan, maupun barang yang langsung dipakai
oleh bagian yang meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan digudang disebut
dengan stock items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian langsung
diambil dan dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut
disebut dengan direct use items atau direct used purchased.

Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai salah satu bagian yang
berperan sangat penting dalam ikut menentukan kelangsungan hidup hotel itu sendiri,
karena dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf
bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan
diperoleh oleh perusahaan atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian mereka
saat membeli barang dengan harga paling murah dan dengan kualitas bahan yang
standar, sehingga setelah diolah oleh bagian dapur akan bisa dijual dengan harga yang
sesuai atau standar menurut perhitungan standard cost percent kepada tamu hotel,
sehingga keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan
kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya.

Prinsip dari purchasing yaitu:

1. The Right Price

The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang
yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

2. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar
diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat tertentu.

3. The Right Time

The right time artinya bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini
persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang
tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

7
4. The Right Place
The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau
diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

5. The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai
dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

Tugas Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian):

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda -

beda dari setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan tersebut. Tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi

dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang
perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan -
bahan baru yang dapat mengguntungkan dalam proses produksi, perkembangan
dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi produk
perusahaan, harga dan desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran
(turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam perusahaan
dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan
perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran (supply) dan
memeriksa produk supplier untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian bertanggung jawab atas pemeliharaan
bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan
persediaan.

Ada beberapa system pembelian barang yang umum pada suatu hotel menurut Suarsana
(2007):

1. Sistem kontrak
Sistem ini mengutamakan untuk pembelian bahan makanan terutama jenis
“Perishable” Seperti : Sayur-sayuran, buah-buahan dan juga makanan musiman
atau (Seasonal food), yaitu dengan menggunakan system perjanjian kontrak.
Kontrak dilakukan dengan satu rekanan atau lebih, dan ditekankan dalam surat
kontrak terutama adalah mengenai kualitas, kuantitas dan harga barang. Sebelum
diterbitkannya surat kontrak, tentu oleh bagian pembelian sudah dilakukan proses

8
 seleksi yang ketat dan sudah medapat otoritas dari atasan yang berwenang. Juga
atas kesepakatan dari kedua pihak, yakni, pihak hotel dengan rekanan itu sendiri.

Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan jenis perishable cukup
bervariasi. Misalnya, selama tiga bulan atau bisa juga selama enam bulan. Akan
tetapi, kondisi pembayaran tetap dilakukan setiap bulan (one month credit).

Jika pada suatu saat, terjadi kenaikan harga di pasar dan salah satu rekanan hotel
tidak bisa memenuhi pesanan pihak hotel dan kejadian tersebut berlangsung dalam
beberapa hari atau minggu, maka barulah pada saat itu pihak hotel mengambil
tindakan tegas untuk mencari pengganti rekanan (supplier) yang sudah dianggap
mengunduran diri dan tidak konsisten sebagai rekanan.

2. Sistem harian atau bulanan

Dengan sistem ini pihak hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang –
barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa toko serba ada.
Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan analisis yang terlalu ketat
terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih. Cukup berbelanja pada toko
terdekat, toko swalayan atau bahkan di pasar tradisional yang harganya dianggap
lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Akan tetapi, sistem
prosedurnya harus tetap sama, yaitu dengan mencari informasi tempat toko atau
supermarket dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah.

Cara seperti ini masih terdapat beberapa kekurangan atau resiko yaitu apabila
terjadi fluktasi kenaikan harga terlalu tinggi dan terjadi secara tiba – tiba, ,maka
sering pihak supplier atau toko langganan dimana kita berbelanja dengan sengaja
tidak memenuhi pesanan pohak hotel, karena tidak ingin menanggung kerugian.

3. Pembelian secara Kontan ( Cash and Carry)

Di bagian pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang
jumlahnya tidak terlalu banyak, yang disebut dengan istilah kas kecil (petty cash).
Kas kecil biasanya digunakan untuk membeli barang keperluan operasional,
terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta secara mendadak
atau sewaktu – waktu atau yang tidak dipenuhi oleh supplier.

Pembelian dengan cara kontan dengan menggunakan kas kecil biasanya

dilakukan untuk membeli makanan atau minuman dalam jumlah tidak banyak. Hal
seperti ini sering dlakukan pada saar Gudang atau bagian dapur kehabisan bahan
makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga. Pembelian secara kontan bisa

9
 dilakukan di supermarket atau toko yang paling dekat dengan lokasi hotel, karena
barang yang akan dibeli tersebut akan segera dipakai atau diolah.

4. Pesanan Tetap (Standing Order)

Order tetap atau standing order adalah suatu cara pembelian barang atau bahan
makanan yang pada umumnya digunakan untuk memesan jenis makanan tertentu
saja yang dipasok oleh supplier tertentu pula. Jenis – jenis makanan tertentu yang
dimaksud adalah jenis makanan yang disebut dengan istilah dairy product, antara
lain : susu segar(fresh milk), produk pastry, yoghurt, ice cream, termasuk telur dan
jenis lainnya.
Order tetap atau standing order akan terus berlaku sampai kapanpun, apabila
tidak tidak ada pemberitahuan tertulis atau resmi menganai perubahan order dari
pihak hotel, dalam hal ini perubahan akan dilakukan oleh Executive Chef, karena
dialah yang paling mengetahui bahan – bahan makanan yang harus menggunakan
pesanan tetap.

10
 Prosedur dalam Proses Pembelian Barang (Purchasing)

Beberapa prosedur yang harus dilaksanakan dalam proses pembelian barang, antara
lain:

1. Memahami kebutuhan dan menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan.

Langkah pertama dalam purchasing adalah mengerti dan memahami

kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau
bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau
pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requistion Form (Formulir
Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh kepala bagian atau manajer terkait.
Dalam formulit permintaan pembelian harus tertera jelas mengenai barang yang
diinginkan, seperti; spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal
diperlukan, dan pemasok yang disarankan.

2. Pemilihan Pemasok

Proses pemilihan pemasok atau supplier biasanya terdiri dari dua aspek
dasar, yaitu; melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial dan
membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Selain harga, beberapa
poin penting yang harus dipertimbangkan, seperti; kemampuan dalam
menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan,
kemampuan financial perusahaan pemasok dan lain sebagainya

11
3. Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan pemasok/supplier yang dipilih, langkah selanjutnya

adalah melakukan pemesanan atau dalam industry biasanya disebut dengan
Purchase Order atau PO. Purchase order pada dasarnya adalah sebuah dokumen
yang dikirimkan ke pemasok untuk memasokkan barang yang dibutuhkan. Pada
umumnya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salin, masing
– masing salin tersebut ditukukan; kepada pemasok, pihak pemohon, petugas
Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salin lagi untuk bagian
purchasing sendiri sebagai arsip.

4. Menindaklanjuti dan memantau perkembangan pesanan

Setelah melakukan pemesanan dan pemasok telak mengetahui yang

dibutuhkan, prosedur purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan
perkembangan pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan follow-up di
industry. Prosedur ini diperlukan agar pemasok dapat menyediakan serta
mengirimkan barang yang dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah
yang dijanjikan. Petugas purchasing biasanya akan menanyakan ke pemasok
mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui e-
mail,telepon, atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok/supplier.

5. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh pemasok dan
mencocokkan jumlah barang dengan dokumen Purchase Order. Bagian
purchasing akan diberitahukan tentang kedatangan barang tersebut dan juga
hasil dari pemeriksaannya.

12
6. Pembayaran Faktur Tagihan

Setelah barang yang dipesan tersebut diteriima dengan kondisi yang

memuaskan dan sesuai dengan permintaan, faktur tagihan akan diperiksa
sebelum disetujui. Setelah faktur diperiksa dan disetujui, pembayaran pun
dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan

7. Pemeliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan pembelian yang berulang atau

Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen – dokumen penting pada pembelian
sebelumnya merupakan panduan pembelian selanjutnya.

8. Memelihara dan Menjaga Hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara perusahaan dan pemasok harus dipelihara dan dijaga

dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad
baik untuk saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat
dan menguntungkan kedua belah pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.

13
 Metode EOQ

Masalah dalam metode persedian kaitannya dengan pengadaan adalah jumlah

yang harus dipesan dan lama waktu selang antara pesanan pertama dan pesanan
berikutnya yang mendatangkan biaya yang paling minimal. Dalam penentuan jumlah
pembelian yang paling optimal dikenal dengan metode Economic Order Quantity
(EOQ).

Economic Order Quantity adalah tingkat persediaan yang meminimalkan total

biaya menyimpan persediaan dan biaya pemesanan. EOQ adalah jumlah pembelian
bahan setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah.

Beberapa asumsi yang dibuat untuk medukung model ini adalah:

1. Demand atau kebutuhan diketahui dan konstan

2. Lead time yaitu waktu tunggu yang diperluka sejak saat pemesanan dilakukan
sampai dengan barang tiba juga diketahui dengan konstan
3. Pemesanan diterima sekaligus
4. Stock out / shortage dapat dihindari jika pesanan datang tepat waktu

Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out).
Adanya kebutuhan persediaan pengaman adalah karena ketidakpastian mengenai
keterlambatan (delay) dalam pengisian kembali persediaan. Adanya kebutuhan
persediaan pengaman adalah karena ketidakpastian yaitu ketidakpastian penjualan yang
melibihi ramalan selama periode pengisian kembali persediaan dan ketidakpastian
mengenai keterlambatan (delay) dalam pengisian kembali persediaan. Tujuan
mengetahui besarnya jumlah pemesanan adalah untuk memaksimalkan perbedaan antara
pendapatan dengan biaya yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan.

Ada 3 unsur biaya yang harus dipertimbangkan yaitu:

a. Sewa Biaya

Sewa biaya yang berkaitan dengan penyimpanan adalah biaya-biaya yang

diperlukan berkenan dengan adanya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran
yang dikeluarkan perusahaan akibat adanya sejumlah persediaan. Singkatnya
adalah biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan menyimpan persediaan. Biaya
penyimpanan ini terdiri atas biaya bervariasi secara lagsung dengan kuantitas
persediaan . biaya penyimpanan per periodeakan semakin besar apabila kuantitas
barang yang dipesan semakin banyak , atau rata-rata persediaan semakin tinggi.
Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :

14
 1. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk, penerangan, pemanasan atau
pendinginan)
2. Biaya modal (opportunity cost pf capital), yaitu alternative pendapatan atas
dana yang diinvestasikan dalam persediaan
3. Biaya keuangan
4. Biaya perhitungan fisik
5. Biaya asuransi persediaan
6. Biaya pajak persediaan
7. Biaya pencurian, pengerusakan atau perampokan
8. Biaya penanganan persediaan
9. Biaya penyimpanan persediaan ditentukan sebagai suatu pesentase dari biaya
atau harga perunitnya dalam 1 tahun.

b. Semua biaya yang berkaitan dengan pemesanan barang

Semua biaya yang berkaitan dengan pemesanan barang adalah biaya yang
terjadi karena memesan atau mengadakan barang. Artinya, biaya-biaya yang
dikeluarkan berkenan dengan pemesana barang-barang atau bahan-bahan penjual
sejak dari pemesanan (order) dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang-barang
atau bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau
daerah pengolahan biaya ini berhubungan dengan pemesanan. Akan tetapi ,
sifatnya konstan yang besar-besarnya biaya yang dikeluarkan tidak tergantung
pada besarnya atau banyaknya barang yang dipesan. Yang termasuk kedalam
biaya pemesanan ini adalah semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka
mengadakan pemesanan bahan tersebut meliputi:

1. Biaya proses pemesanan dan ekspedisi

2. Upah
3. Biaya telepon
4. Biaya pengeluaran surat menyurat
5. Biaya pengepakan dan penimbangan
6. Biaya pemeriksaan penerimaan
7. Biaya pengiriman ke gudang

c. Semua biaya yang berkaitan dengan kehilangan barang

Semua biaya yang berkaitan dengan kehilangan barang adalah biaya yang
terjadi karena perusahaan kehabisan dan semua biaya-biaya yang berhubungan
dengan tingkat persediaan. Biaya kekurangan barang adalah yang paling sulit
diperkirakan. Biaya ini timbul bila mana persediaan tidak mencukupi adanya
permintaan barang. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekuranga barang adalah
sebagai berikut:

15
 1. Kehilangan penjual
2. Kehilangan pelanggan
3. Biaya pemesanan khusus
4. Biaya ekspedisi
5. Selisih harga
6. Terganggunya operasi

Besarnya jumlah pemesanan yang optimal (optimum order point) merupakan

fungsi dari ketiga unsur diatas , ditambah dengan tingkat penggunaannya.

Dalam menghitung jumlah pembelian yang optimal tedapat kondisi-kondisi sebagai

berikut:

1. EOQ model dengan adanya kebutuhan tetap

Model ini dapat dilaksanakan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan dimasa
yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relative memiliki
fluktuasi perubahan yang sangat kecil.

2. EOQ model dengan adanya stock out

Apabila jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan
yang ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan atau biasa disebut dengan
Stock Out.

3. EOQ model dengan adanya kapasitas lebih

Kapasitas lebih dalam persediaan merupakan stok atau persediaan yang
tersimpan akibat tidak seluruhnya dapat terserap oleh pasar.

4. EOQ model dengan adanya masa tenggang

Masa tenggang diartikan sebagai waktu penundaan antara saat pemesanan
dengan saat penerimaan. Dengan demikian ada dua kemungkinan masa
tenggang:
1. Masa tenggang < waktu pesanan
2. Masa tenggang > waktu pesanan

5. EOQ model dengan adanya kebutuhan tidak tetap

Kondisi ini terjadi bila permintaan mengikuti pola musiman, atau permintaan
ditentukan kontrakan atau kerusakan mesin. Tiga pendekatan untuk mengatasi
masalah tersebut yaitu:
a. Menggunakan pendekatan EOQ yang didasarkan atas permintaan
rata-rata, tetapi solusi yang dihasilkan dapat sangat mahal.
b. Menggunakan algoritma Wagner Whitin, tetapi perhitungannya
agak sukar

16
 c. Menggunakan metode heuristik Silver-Meal yang berkurang
akurat tetapi agak mudah.

6. EOQ model dengan adanya potongan harga

Potongan harga merupakan suatu kebijakan dimana harga beli per unit akan
lebih murah dibandingkan dengan harga beli per unit rata-rata. Hal ini sangat
dimungkinkan karena jumlah produk yang dibeli telah mencapai batasan
pembelian minimum tertentu.

7. EOQ model dengan adanya asumsi aliran countinue

Selain menerima order pada saat yang bersamaan, perusahaan juga dapat
menghasilkan produk secara kontinu. Dengan demikian produk yang
dihasilkan dapat dikirim ke persediaan dalam kelompok sebesar Q.

Dalam perhitungan sederhana, pengadaan barang dengan menggunakan metode EOQ

dapat menggunakan rumus

2 𝑆𝐷
𝐸𝑂𝑄 = √
𝐻
S = biaya pemesanan tiap kali pesan
D = jumlah kebutuhan periode tertentu
H = biaya penyimpanan periode tertentu.

Adapun beberapa rumus lain yang digunakan untuk menghitung :

1. Biaya Pemesanan (TC)
𝐻.𝑄 𝑆.𝐷
TC : +
2 𝑄
2. Frekuensi pemesanan per-tahun (F)
𝐷
F=𝑄
3. Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)
𝐿.𝐷
R = 𝐻𝑎𝑟𝑖 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑆𝑒𝑡𝑎ℎ𝑢𝑛

Contoh Soal Perhitungan Economic Order Quantity (EOQ) :

FWA Hotel yang berada di daerah NUSA DUA memerlukan bahan baku yang
berupa Kertas HVS A4 sebanyak 20.000 rim per tahun. Biaya pemesanan untuk
mendapatkan Kertas A4 tersebut adalah sebesar Rp. 1.000,- per order. Sedangkan biaya
penyimpanannya adalah sebesar Rp.1,5 /rim/tahun. Hari kerja pertahun adalah sebanyak
300 hari. Lead Time atau Waktu tunggu untuk pengiriman Kertas tersebut adalah
selama 10 hari.

17
Hitunglah :

1. EOQ atau Jumlah Pemesanan Ekonomisnya.

2. Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang
tersebut.
3. Frekuensi terbaik untuk menempatkan pesanan tersebut dalam 1 tahun.
4. Durasi EOQ akan habis dikonsumsi oleh hotel
5. Titik pemesanan kembali atau Reorder Point.

Diketahui :

S = Rp. 1.000,- per pesanan

D = 20.000 rim per tahun
H = Rp. 1,5,- per rim/tahun
L = 10 hari

Penyelesaian :

1. Jumlah Pemesanan Ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) :

2 𝑆𝐷
𝐸𝑂𝑄 = √
𝐻

2𝑥1.000𝑥20.000
𝐸𝑂𝑄 = √
1,5

40.000.000
𝐸𝑂𝑄 = √
1,5
𝐸𝑂𝑄 = √26.666.666

EOQ = 5.163 rim

2. Cara Menghitung Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk

mendapatkan barang tersebut.
𝐻.𝑄 𝑆.𝐷
TC = +
2 𝑄
1,5𝑥5.163 1.000𝑥20.000
TC = +
2 5.163
7.744 20.000.000
TC = +
2 5.163
TC = 3.872 + 3.873
TC = Rp. 7.745

18
3. Cara Menghitung Frekuensi terbaik untuk menempatkan pesanan tersebut
dalam 1 tahun.

Frekuensi Pemesanan per Tahun = D/Q

Frekuensi Pemesanan per Tahun = 20.000/5.163

Frekuensi Pemesanan per Tahun = 3,87 atau dibulatkan menjadi sekitar 4 kali

4. Cara Menghitung durasi habisnya EOQ.

Durasi habis EOQ = 300/4

Durasi habis EOQ = 75 hari.

5. Cara Menghitung Reorder Point atau Titik pemesanan kembali

Reorder Point = L x D / Hari kerja setahun

Reorder Point = 10 x 20.000 / 300

Reorder Point = 667

19
 Simpulan

Kegiatan pembelian adalah salah satu fungsi dari perusahaan. Pembelian

(Purchasing) adalah suatu proses dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang
diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas barang yang
dikirim, serta jasa dan waktu pengiriman yang tepat. Guna mendukung kegiatan
pembelian ini terdapat sistem akuntansi pembelian yang memiliki beberapa fungsi
diantaranya fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.
Sistem pembelian disini juga memiliki beberapa sistem yang diantaranya Sistem
Kontrak yaitu sistem atau cara pembelian untuk bahan makanan terutama jenis
perishable serta bahan makanan musiman dengan menggunakan surat perjanjian
kontrak, Sistem harian dan bulanan yakni sistem pihak perusahaan bisa dengan bebas
dan leluasa membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier, Sistem Cash
and Carry yakni sistem pembelian kontan dengan menggunakan kas kecil, dan Sistem
Pesanan Tetap yakni sistem pembelian barang atau bahan makanan yang pada
umumnya digunakan untuk memesan jenis makanan tertentu yang dipasok oleh supplier
tertentu.

Dalam proses pembelian barang terdapat bebrapa prosedur yang harus dilakukan yakni:

1. Memahami kebutuhan dan menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan

2. Pemilihan pemasok
3. Melakukan pemesanan
4. Menindaklanjuti dan memantau perkembangan pesanan
5. Penerimaan barang dan pemeriksaan
6. Pembayaran faktur tagihan
7. Pemeliharaan dokumen pembelian
8. Memelihara dan menjaga hubungan dengan pemasok

Dalam penentuan jumlah pembelian yang paling optimal dikenal dengan metode EOQ
(Economic Order Quantity). EOQ adalah metode yang digunakan untuk menentukan
kuantitas pengadaan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan
persediaan dan biaya pemesanan persediaan. Beberapa asumsi yang dibuat untuk
mendukung model ini yakni Demand (kebutuhan diketahui dan konstan), Lead Time
(waktu tunggu), Pemesanan diterima sekaligus, dan Stock Out/Shortage dapat dihindari
jika pesanan datang tepat waktu. Untuk kasus stock out dapat ditangani dengan
Persediaan pengaman yakni persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau
menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out).

20
 Daftar Pustaka

Astawa, I Putu, 2017, Operasional Hotel & Restoran, Denpasar Swasta Nulus

https://www.jurnal.id/id/blog/2018-mengenal-sistem-inventory-dan-cara-mudah-
pengelolaannya/

https://www.tentorku.com/ekuilibrium-keseimbangan-permintaan-penawaran/

https://www.maxmanroe.com/vid/marketing/arti-vendor.html

https://www.maxmanroe.com/4-faktor-penting-dalam-memilih-vendor-bisnis-yang-
tepat.html