MEMULAI DAN MENGELOLA EVALUASI

Disusun oleh:

Faisal Fuad 15102241054

Alfika Rizki 17102241003

Wahid Fitriani S. 17102241041

Fauziyyah Khoirun A. 17102244010

Pendidikan Luar Sekolah

Fakultas Ilmu Pendidikan

Universitas Negeri Yogyakarta

2019
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Evaluasi program adalah suatu unit atau kesatuan kegiatan yang bertujuan
mengumpulkan informasi tentang realisasi atau implementasi dari sutau kebijakan,
berlangsung dalam proses yang berkesinambungan, dan terjadi dalam suatu organisasi
yang melibatkan sekelompok orang guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatan
penelitian, peneliti ingin mengetahui gambaran tentang sesuatu, kemudian
dideskripsikan, sedangkan dalam evaluasi program, pelaksana (evaluator) ingin
mengetahui seberapa tinggi mutu atau kondisi sesuatu sebagai hasil pelaksanaan
program, setelah data terkumpul dibandingkan dengan kriteria atas standar tertentu.

Ciri dan persyaratan evaluasi program mengacu pada kaidah yang berlaku,
dilakukan secara sistematis, teridentifikasi penentu keberhasilan dan
kebelumberhasilan program, menggunakan tolak ukur baku, dan hasil evaluasi dapat
digunakan sebagai tindak lanjut atau pengambilan keputusan. Program merupakan satu
kesatuan dari beberapa bagian atau komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
tujuan yang ditentukan oleh system tersebut. Komponen tersebut merupakan satu
kesatuan yang tidak terpisahkan. Masing-masing komponen terdiri atas beberapa sub
komponen dan masing-masing sub komponen terdapat beberapa indikator.

Evaluasi program bertujuan untuk mengetahui pencapaian tujuan program yang

telah dilaksanakan. Selanjutnya, hasil evaluasi program digunakan sebagai dasar untuk
melaksanakan kegiatan tindak lanjut atau untuk melakukan pengambilan keputusan
berikutnya.

B. Rumusan Masalah

1. Apa peran dan keterlibatan stakeholder dan mitra dalam pengelolaan evaluasi?
2. Bagaimana langkah-langkah dalam evaluasi desentralisasi?
 3. Apa elemen-elemen dalam proses evaluasi bersama?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui peran keterlibatan stakeholders dan mitra dalam

pengelolaan evaluasi
2. Untuk mengetahui langkah-langkah dalam evaluasi desentralisasi
3. Untuk mengetahui elemen-elemen dalam proses evaluasi bersama
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Peran dan Keterlibatan Stakeholder dan Mitra dalam Pengelolaan Evaluasi.

Proses evaluasi harus melibatkan mitra utama yaitu pemerintah, donatur, dan
LSM, serta pihak-pihak yang tidak terlibat secara langsung dalam program. Seperti
keterlibatan pemerintah nasional akan meningkatkan akuntabilitas untuk hasil,
kredibilitas dan transparansi kegiatan evaluasi. Setiap pihak yang terlibat dalam
pelaksanaan program harus terlibat pula dalam setiap pengambilan keputusan. Pihak-
pihak tersebut dalam proses evaluasi program pertama-tama menilai, mengembangkan
dan bila perlu dengan transparan meningkatkan kapasitas evaluasi yang ada.

Program pemerintah menekankan sentralitas kepemilikan nasional dalam

mengevaluasi hasil program. Pencapaian hasil tergantung pada kontribusi dari berbagai
mitra. Dampak keterlibatan stakeholder dan mitra dalam perencanaan dan mengelola
evaluasi sangatlah penting. Derajat dan modalitas dari keterlibatan stakeholder dan
mitra akan bervariasi pada berbagai tahapan dalam proses evaluasi. Dalam setiap
evaluasi, evaluasi menyeluruh harus dilakukan untuk menentukan siapa stakeholder
dan bagaimana mereka harus terlibat dalam proses evaluasi.

B. Langkah – Langkah Dalam Evaluasi Desentralisasi

1. Langkah pra evaluasi

Sebelum memulai proses evaluasi harus menilai apakah evaluasi yang
diusulkan masih relevan dan layak sesuai rencana yang di rancang untuk
melengkapi analasis sebelumnya dan cenderung menambah nilai informasi
yang ada.
2. Langkah persiapan
 Menyapakati struktur manajemen evaluasi, peran dan tanggung jawab
harus ada sebuah organisasi yang jelas dan struktur manajemen untuk
 evaluasi dan peran yang bertanggung jawab. dalam struktur harus
ditunjuk manager evaluasi sebagai pengelola dan penghubung antara
pihak yang terkait. Pada situasi kritis struktur formal biasanya tidak
memungkinkan, untuk itu penting adanya penanggung jawab dengan
perwakilan seimbang antar kelompok yang ikut berpartisipasi. Setiap
evaluasi juga harus ada mekanisme untuk menjamin kualitas proses dan
output evaluasi seperti pemetaan ToR dan laporan evaluasi.
 Penyusunan kerangka acuan (ToR)
ToR merupakan ruang lingkup persyaratan dan harapan evaluasi yang
berfungsi sebagai panduan dan acuan seluruh evaluasi. Kualitas ToR
harus eksplisit, terfokus dan memberikan petunjuk penanggung jawab
yang jelas untuk setiap evaluator tentang apa yang sedang dievaluasi
dan mengapa, siapa yang harus terlibat dalam proses evaluasi, dan
output yang diharapkan. Setiap ToR harus sesuai dengan tujuan evaluasi
karena ToR memainkan peran penting dalam membangun kriteria
kualitas dan penggunaan laporan evaluasi. Waktu yang cukup harus
dialokasikan untuk latihan ini.
 Mengorganisir dokumentasi yang relevan
Mengumpulkan dokumen dasar untuk mengumpulkan informasi
tentang kegiatan dan output dari mitra dan mengumpulkan sumber
informasi yang berguna.
 Memilih evaluator atau tim evaluasi
Pemilihan evaluator penting untuk kualitas evaluasi. Stakeholder, mitra
dan lembaga evaluasi independent, termasuk lembaga – lembaga non
pemerintah harus terlibat dalam evaluasi dan monitoring evaluasi
dengan system nasional yang ada. Dalam pemilihan evaluator harus
melalui proses yang kompetitif dan transparan sesuai dengan aturan dan
peraturan untuk pengadaan organisasi.
Orang atau Peran dan Tanggung Jawab
Organisasi
UNDP -Menentukan hasil-hasil dan proyek yang akan
dievaluasi

-Memberikan saran yang jelas kepada manajer

evaluasi bagaimana temuan saran tersebut digunakan

-Menanggapi evaluasi dengan menyiapkan respon

manajemen dan menggunakan temuan yang sesuai

-Mengambil tanggung jawab untuk belajar macam –

macam evaluasi

-Mengalokasikan dana dan sumber daya manusia

Co-komisaris Sama seperti komisaris

Evaluasi (
stakeholder, mitra dan
pihak yang terlibat)
Manajer evaluasi -Memimpin pengembangan evaluasi ToR
ditunjuk oleh
-Mengelola seleksi dan rekrutmen evaluator
komisaris dan mitra;
sering UNDP eksternal
Program Officer atau -Mengelola pengaturan kontrak, anggaran, dan
spesialis M & E, bila personil yang terlibat dalam evaluasi
tersedia
-Memberikan dukungan eksekutif dan koordinasi
untuk kelompok referensi
-Memberikan evaluator dukungan administratif dan
data yang diperlukan
-Sebagai penghubung antara komisaris dan co-
 komisaris
-Penghubung antara tim evaluasi dengan unit program
yang lebih luas, manajemen senior dan stakeholder
-Memastikan sepenuhnya pendekatan inklusif dan
transparan untuk evaluasi Tinjau laporan awal dan
draft laporan evaluasi
-Memastikan draft akhir memenuhi standar kualitas

Perwakilan dari -Mendefinisikan atau mengkonfirmasi profil,

stakeholder kompetensi dan peran dan tanggung responsi dari
termasuk penerima
manajer evaluasi dan manajer co-evaluasi (untuk
manfaat yang
evaluasi bersama); jika berlaku, terutama dalam
membentuk
evaluasi bersama, untuk evaluasi dan review dan, calon
Kelompok
Referensi yang jelas diajukan untuk peran ini

-Berpartisipasi dalam penyusunan dan pengelolaan

rancangan TOR

-Membantu dalam mengumpulkan data yang

dibutuhkan

-Mengawasi kemajuan dan pelaksanaan Review

evaluasi, rancangan laporan evaluasi dan memastikan

draft akhir memenuhi standar kualitas

Tim evaluasi Memenuhi pengaturan kontrak agar sejalan dengan

(Konsultan) norma-norma dan standar dan pedoman etika. Ini
termasuk mengembangkan matriks evaluasi sebagai
bagian dari laporan awal, penyusunan laporan, dan
pengarahan komisaris dan stakeholder tentang
 kemajuan dan kunci temuan dan rekomendasi, yang
diperlukan

Quality Meninjau dokumen yang diperlukan dan memberikan

Assurance saran pada kualitas evaluasi dan pilihan untuk perbaikan,
Panel Anggota, meskipun untuk evaluasi lain
eksternal untuk
latihan evaluasi dan
dapat menjadi
penasihat M & E di
pusat-pusat regional,
biro atau evaluasi
nasional ahli (lihat
Lampiran 4 untuk
daftar asosiasi
evaluasi nasional)

3. Mengelola penyelenggaraan evaluasi

 Pengarahan dan mendukung tim evaluasi
Keberhasilan evaluasi tergantung pada tingkat kerjasama dan dukungan
yang diberikan oleh unit komisaris untuk tim evaluasi. Tim komisaris
harus memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan harus
tersampaikan kepada tim evaluasi. Jika tim evaluasi mengalami
kesulitan, pastikan untuk memberi dukungan dan konsultasi kepada tim
evaluasi.
 Meninjau laporan awal yang disiapkan oleh tim evaluasi
Berdasarkan kerangka acuan, pertemuan awal dengan unit UNDP
program atau manajer evaluasi dan evaluator harus mengembangkan
laporan awal. Deskripsi tentang apa yang sedang dievaluasi
 menggambarkan bagaimana seharusnya evaluasi dilaksanakan,
termasuk strategi, kegiatan, keluaran dan hasil yang diharapkan.
Laporan awal harus mencakup :
 Tujuan evaluasi dan ruang lingkup, berisi pernyataan yang jelas
tentang tujuan dan aspek – aspek utama evaluasi.
 Kriteria evaluasi dan pertanyaan, digunakan untuk menilai
kinerja dan alasan
 Metodologi evaluasi yaitu pengumpulan data yang akan
digunakan.
 Matriks evaluasi berisi identifikasi pertanyaan evaluasi kunci
dan bagaimana mereka akan dijawab dengan metode yang
dipilih
 Meninjau laporan evaluasi rancangan
Setelah laporan awal evaluasi di sampaikan stakeholder, mitra dan
evaluator harus menjamin kualitas laporan dan memberikan masukan.
Laporan evaluasi harus terstruktur, logis dan mudah dipahami.
Kriteria laporan evaluasi:
 Berisi penjelasan apa yang di evaluasi dan mengapa di evaluasi
 Berisi langkah-langkah dan prosedur yang digunakan untuk
menjawab pertanyaan – pertanyaan
 Berisi kesimpulan
 Berisi rekomendasi yang dapat digunakan berdasar dari
kesimpulan

4. Menggunkan evaluasi – manajemen respon, sharing pengetahuan dan

diseminasi
 Mempersiapkan respon manajemen untuk evaluasi disentralisasi.
Sebagai salah satu cara agar evaluasi dapat efektif, UNDP membentuk
 system respon manajemen, yang bertanggung jawab untuk
mempersiapkan respon terhadap isu – isu dan rekomendasi dan
mengidentifikasi tindak lanjut dalam evaluasi. Dalam hal ini, UNDP
harus melibatkan semua stakeholder, mitra dan evaluator.
 Berbagi pengetahuan dan diseminasi
Proses evaluasi tidak berakhir ketika laporan evaluasi selesai. Bahkan,
belajar yang aktif menggunakan pengetahuan yang dihasilkan dari
evaluasi adalah yang paling penting.
 Meninjau evaluasi sebelum proses perencanaan baru.
Pelajaran dan pengetahuan yang dihasilkan dari evaluasi harus ditinjau
bersama-sama untuk memastikan agar mereka tergabung dalam desain
program dan proyek baru.

C. Elemen – Elemen Dalam Proses Evaluasi Bersama

1. memilih struktur manajemen dan divisi tenaga kerja
Struktur manajemen yang efektif dan komunikatif sangat penting dalam evaluasi
bersama agar berjalan secara efektif.
 Menyepakati struktur manajemen
Struktur yang disarankan ada 2 yaitu kelompok pengarah yang bertugas
mengawasi proses evaluasi dan kelompok manajemen yang bertugas
memastikan pelaksanaan evaluasi berjalan lancer.
 Menyetujui pembagian kerja dalam manajemen kelompok
UNDP harus menyepakati pengaturan pengambilan keputusan dan
pembagian kerja dengan mitra dan stakeholder pada awal proses
evaluasi. Dalam tahap ini menentukan siapa yang terlibat dalam
kelompok manajemen dan yang akan mengambil peran utama dalam
setiap langkah – langkah evaluasi.

2. menyetujui ruang lingkup pekerjaan

 Secara umum akan lebih efektif apabila mitra, stakeholder dan evaluator
membahas dan menyepakati ruang lingkup evaluasi.

 Penyusunan ToR
Lebih efektif apabila penyusunan ToR dipimpin oleh satu pihak, setelah
itu dibahas dan di sepakati oleh semua pihak.
 Menentukan prosedur yang akan di gunakan.
Ada 2 pendekatan yaitu setuju bahan evaluasi akan dikelola
menggunakan system dan prosedur dari satu lembaga atau membagi
evaluasi menjadi komponen – komponen dan memilih salah satu dari
komponen tersebut.

3. Memilih pendanaan modalitas

Modalitas dapat diturunkan oleh UNDP melalui mitra yang nantinya dikelola
oleh lembaga yang mencakup semua biaya evaluasi dan latihan. Modalitas pendanaan
ini harus dinegosiasikan pada saat proyek atau program dengan pemerintah dan harus
disetujui untuk anggaran evaluasi bersama. Jika ada donator lain yang berkontribus
dalam pendanaan, diskusi tersebut harus dilakukan ketika pengembangan program.
4. pemilihan evaluator
Ada beberapa cara untuk memilih ahli evaluator. Salah satunya adalah tugas
mitra untuk membentuk tim evaluasi dan konsultasi dengan mitra lainnya.
5. setuju pada laporan dan penyebaran strategi
Untuk evaluasi bersama, biasanya paling mudah jika mitra setuju bahwa
mereka memiliki kesempatan untuk memperbaiki kesalahan dalam laporan. Didalam
laporan, kesimpulan dan rekomendasi menjadi tanggung jawab evaluator.
6. manajemen penanggulangan, tindak lanjut, dan pelaksanaan rekomendasi
Semua pihak yang terlibat dala evaluasi harus menindaklanjuti temuan dan
rekomendasi dari setiap laporan UNDP. Namun, ini bisa menjadi sangat menantang
untuk evaluasi bersama mengingat bahwa internalisasi temuan dan pelaksanaan
rekomendasi perlu dilakukan di tingkat lembaga dan pada tingkat kemitraan. Oleh
karena itu, mitra perlu menyepakati apa yang harus dilaksanakan dan memantau
status perubahannya. Sejalan dengan persyaratan kebijakan evaluasi, UNDP dapat
memilih rekomendasi dan mempersiapkan respon manajemen yang berfokus pada
rekomendasi ini.
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Memulai dan mengelola evaluasi memiliki langkah-langkah yang menjadi

penting untuk dilakukan dalam proses mempersiapkan dan mengelola evaluasi untuk
unit program. Lembaga yang bertanggung jawab untuk melaksanakan evaluasi yang
direncanakan dalam rencana evaluasi masing-masing. Adapun dalam mempersiapkan
dan mengelola evaluasi penting untuk dipahami bagaimana keterlibatan pemangku
kepentingan dan mitra dalam evaluasi sebagai salah satu prinsip-prinsip dalam
evaluasi. Hal ini dalam mempersiapkan dan mengelola evaluasi penting karena untuk
mengetahui peran penting dalam memastikan kepemilikan dan kualitas tinggi dari
evaluasi, dan membahas bagaimana lembaga dapat memastikan keterlibatan mereka
bermakna dan optimal dalam proses evaluasi bersama. Selain pembentukan struktur
formal untuk pembagian peran, kerangka acuan (ToR),laporan evaluasi template, dan
standar kualitas, dipahami juga penting dalam mempersiapkan dan mengelola evaluasi
untuk membantu tim melaksanakan tugas-tugas mereka secara efektif.
 DAFTAR PUSTAKA

United Nations Development Programme (2009), “Handbook on Planning, Monitoring

and Evaluating for Development Results”. UNDP:2009.