10.

Sistem Informasi Dan Ketatausahaan

2.1 . Konsep Dasar Informasi

Dalam kehidupan masyarakat luas, kata informasi pada umumnya sudah tidak dipandang sebagai istilah yang
asing. Di kalangan aparat kependidikan pun bahkan telah dipakai dalam pembicaraan keseharian, terutama pada
kegiatan-kegiatan resmi. Pada saat saat berupacara, rapat-rapat, dan juga dalam kegiatan belajar mengajar tidak jarang
berulang kali kata informasi disebut-sebut. Dalam pembicaraan umum tersebut para pembicara sering memaksudkannya
sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di identikan dengan data. Data memang mempunyai kaitan erat dengan
informasi dan bisa pula terjadi untuk suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Namun
demikian pengertian keduanya sangatlah berbeda, maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan dalam hal
data tidak terkait oleh kedua hal tersebut.
Jadi bila catatan mingguan seseorang guru tentang kehadiran siswa selama satu semester yang belum atau tidak
dikaitkan dengan kepentingan suatu tindakan, seperti apa yang harus diambilnya terhadap siswa tertentu yang absen
sebanyak sekian kali, hanyalah merupakan data belaka.
Akan tetapi dikala keputusan harus dibuatnya, manakala seseorang siswa absen melebihi batas toleransi yang
ditentukan, maka dari data tersebut guru akan memperoleh informasi setelah terlebih dahulu melakukan pemeriksaan,
pemilihan dan penghitungan. Artinya ada langkah-langkah atau proses yang ditempuh sehingga data ini digunakan
memberi arti bagi pengambilan keputusan. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah
dip roses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai kepentingannya. Atau dengan kata lain informasi adalah data terpilih
yang telah diproses dalam suatu sistem untuk menjadikannya dapat memberi arti. Batasan informasi tersebut memberi
gambaran adanya transfer dari data melalui suatu prosedur dengan menggunakan teknik, dan cara tertentu.

2.2 Alasan Kebutuhan Informasi Bermutu Dalam Pendidikan

Tidak disangka lagi bahwa setiap lapangan kehidupan dan kegiatan manusia memerlukan informasi. Sanders
(1973) bahkan mengemukakan terdapat tiga elemen dasar kegiatan kemanusiaan, yakni : informasi, energy, dan
material. Informasi adalah juga substansi dari seluruh aktivitas intelektual manusia. Maka berkaitan dengan itu pula
informasi bukan hanya dibutuhkan bagi penyelenggara pendidikan tetapi sebagai bagian esensial dari pendidikan itu
sendiri.
Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa pendidikan dalam arrti luas berkaitan dengan dinamika
kehidupan manusia dan bersangkutan dengan pertumbuhkembangan aspek-aspek insani yang hendaknya berlangsung
semenjak dalam kandungan sampai ke liang lahat. Namun dalam arti teknis, dikemukakan Oteng Sutisna (1991)
“Pendidikan menunjuk kepada suatu proses yang disengaja dengan mana orang-orang dijadikan sasaran pengaruh suatu
lingkungan yang dipilih dan dikontrol sedemikian rupa hingga mereka dapat memperoleh kemampuan social dan
perkembangan individual yang optimum”. Dalam arti teknis tersebut jelas berindikasikan upaya yang dalam praktek
umumnya melibatkan berbagai pihak, sumber-sumber, dan jaringan kerja yang dibuat untuk itu. Upaya tersebut
terbentuk dalam suatu sistem kerjasama yang berusaha agar berlangsungnya proses yang dimaksud. Artinya berusaha

1
 menciptakan lingkungan yang memungkinkan terjadinya peristiwa kegiatan belajar mengajar ke arah tercapainya suatu
tujuan. Secara singkat dikatakan terwujudnya dalam institutionalized schooling.
Dalam perkembangan upaya perlembagaan pendidikan tersebut ternyata makin membentuk jaringan yang sangat
kompleks. Hal itu terjadi pula pada sistem nasional pendidikan di Indonesia yang meibatkan hampir semua departemen
atau instansi pemerintahan serta upaya-upaya swasta yang dikelola langsung oleh masyarakat. Lebih jauh lagi bahkan
telah terjadi kerjasama antar Negara bilateral maupun multinasional. Dalam keadaan demikian sudah tentu tekanan
terdapat pertimbangan-pertimbangan dalam mengambil keputusan menjadi semakin besar. Maka konsekuensinya
adalah tersedianya informasi yang komprehensif dan memadai. Ini artinya informasi kependidikan harus ditingkatkan
agar menjadi bermutu.
Ada lima hal yang oleh Sanders (1973) dikatakan yang dapat memberikan tekanan terhadap tuntutan
pengembangan informasi bagi organisasi-organisasi social seperti halnya organisasi kependidikan.
1. Peningkatan volume pekerjaan tulis menulis. Dalam hal ini penanganan kesanggupan pada kebanyakan organisasi
makin membebani dikarenakan oleh semakin besar da rumitnya organisasi, bertambahnya tuntutan terhadap data yang
bersumber dari luar, dan permintaan para administrator terhadap informasi yang banyak.
2. Permintaan ketepatan waktu. Dalam pertambahan volume informasi sering terjadi pengurangan kecepatan dalam
pemerosesan. Para manajer meminta informasi yang tepat waktu. Sebab sekalipun mereka menerima informasi tentang
suatu hal yang sesungguhnya pasti dalam waktu singkat, informasi yang mengurangi unsure ketidakpastian malah
sering terlambat.
3. Permintaan kualitas. Banyak administrator pendidikan bertanggung jawab dalam mengawasi kegiatan tehadap
sejumlah besar sekolah yang terpancar pada suatu wilayah. Mereka mesti memiliki informasi yang akurat jika
melakukan control terhadap yang semestinya. Akan tetapi manakala sutu operasi pengelolaan data tertahan dan
melampaui kemampuan rencana semula, maka ketidakakuratan mulai menampakan diri. Kekurangan memadai kontrol
mengakibatkan kekurangan memadai unjuk kerja. Maka dari itu sewajarnyalah akan menuntut kualitas yang lebih baik
terhadap informasi yang diterima.
4. Tekanan dari perubahan lingkungan luar. Perubahan yang cepat telah terjadi di bidang sosial, ekonomi, dan teknik.
Bagaimana hal tersebut mempunyai pengaruh yang berarti bagi lingkungan di mana suatu organisasi berada, bagi
perencanaan yang para manajer harus melakukannnya, dan bagi informasi yang harus mereka miliki.
5. Biaya. Peningkatan biaya pekerjaan, material, dan ongkos-ongkos lain berkaitan dengan operasi pengelolaan data
akhirnya menuntut perhatian manajerial.
Kegagalan suatu keputusan bisa berawal dari akibat informasi yang tersedia kurang. Kasus keputusan yang tidak
efektif baik dalam lingkungan makro, meso maupun makro dalam penyelengaraan pendidikan, jika ditelusuri sangat
mungkin diakibatkan oleh informasi kependidikan itu sendiri. Fenomenanya dapat dilihat mulai dari data kependidikan
yang mungkin masih kabur atau objektivitasnya semu. Lalu pemerosesan data kependidikan tersebut pada umumnya
masih controversial sehingga tingkat keapikan, kecepatan, keringkasan, dan kesesuaiannya rendah. Maka dalam situasi
yang cendrung selalu makin kritis para pembuat keputusan sangat mungkin melakukannya asal saja. Pertimbangan-
pertimbangan yang dilakukan tidak memiliki pijakan yang memadai, terutama bagi mereka yang tidak memiliki

2
 kemampuan untuk melakukan rational judgement yang mantap. Karena itu pengembangan dan pembinaan sistem
informasi untuk manajemen merupakan hal yang tidak dapat ditawar lagi.
Jadi objektivitas data yang benar belum dijamin memperoleh informasi bermutu, sebab karakteristik mutu
informasi seperti ketepatan, waktu, ringkas dan sesuai sangatlah mungkin berkadar rendah jika data tersebut diolah oleh
sistem yang tidak memadai untuk memenuhi karakteristik tersebut seperti yang diharapkan. Maka dari itu pemenuhan
terhadap informasi bermutu dalam pendidikan memerlukan pembanahan yang mencakup keseluruhan sistem
penyelenggaraan pendidikan yang bersangkutan.
Dapat disimpulkan Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi
penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu
informasi == input - proses – output.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung
pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi
data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya
Kualitas informasi;
Tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
• Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti
informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang
satu dengan yang lainnya berbeda.
Metode pengumpulan data / Informasi
1. Pengamatan langsung
2. Wawancara
3. Perkiraan koserponden
4. Daftar pertanyaan

2.3 . Jenis dan lingkup laporan kependidikan

Dalam praktik sistem administrasi pendidikan nasional , pelaporan telah menjadi bagian yang terlembagakan dalam arti
segala sesuatunyaditetapkan dengan ketentuan yang diberlakukan untuk satuan-satuan organisasi yang ada. Sejalan
dengan itu menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tanggal 19 Januari 1983 Nomor/050/0/1983,
laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.

Sebagai suatu proses penyampaian informasi seseorang kepada suatu kelompok atau orang yang menerima
laporan. Dengan demikian ada empat unsure terkait yang harus ada yaitu ; subjek pelapor, isi laporan atau informasi,
tujuan laporan dan penerima laporan.

3
 Adapun klasisfikasi laporan atau informasi yang diterapkan dalam organisasi nasional pendidikan dapat dilihat
pada jenis laporan kependidikan\. Dalam hal ini jenis yang dikenal terbagi dalam laporan incidental. Laporan berkala
yaitu :

a. Laporan tengah tahunan dan laporan tahunan.

 Laporan tengah tahunan harus berisi informasi tentang hal-hal sebagai berikut :
1) Memberikan data dan fakta, baik kuantitatif maupun kualitatif
2) Kekurangan dan kegagalan pencapaian target dengan menjelaskan permasalahan yang dihadapi dan upaya
mengatasinya.
3) Penyimpangan yang mungkin terjadi terpaksa dilakukan berdasarkan rasionalitas yang kuat.
Dengan ketiga hal diatas berfungsi sebagai sarana Concurrent Controlyaitu pengawasan dan pengendalian pelaksanaan
rencana dan program yang sedang berjalan.
 Laporan tahunan harus berisi informasi sebagai berikut :
1) Pelaksanaan program selama tahun anggaran yang sedang berjalan, baik rutin maupun pembangunan.
2) Usulan rencana dan program rutin dan pembangunan tahun berikut.
3) Usulan kebijaksanaan pembangunan tahun berikut.
Dengan demikian laporan tahunan berfungsi sebagai sarana post control, yaitu pengawasan dan penilaian akhir.
Pemimpin dapat membandingkan hasil dengan rncana yang sudah ditentukan sebelumnya. Atas dasar laporan tahunan,
pemimpin Departemen dapat menentukan kebijaksanaan dan keputusan pada setiap rakerrnas dalam rangka pelakanaan
program pembangunan nasional di bidang pendidikan dan kebudayaan.
b. Laporan data statistic.
Laporan data statistic dibuat oleh lembaga pendidikan atau persekolahan pada setiap tahun. Penanganan data
statistic dilakukan oleh unit-unit kerja sebagai berikut :
1) Urusan data dan statistic Kandep Dikbud Kecamatan bertugas mengumpulkan data dan menyusun statistic tingkat
kecamatan.
2) Sub-bagian Penyusunan Rencana dan Program Kandep Dikbud Kabupaten/Kota mengumpulkan dan mengolah
data epndidikan dan kebudayaan di wilayahkerjanya.
3) Bagian perencanaan Kanwil Depdikbud berfungsi sebagai BANK DATA DAERAH .
4) Pusat informatika untuk Pengelolan Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Penelitian dan Pengembangan
Pendidiakn dan kebudayaan berperan sebagai BANK DATA NASIONAL.
c. Laporan supervise pendidikan,merupakan suatu usaha untuk melakukan pembinaan dan pengewasan terhadap
pihak-pihak yag berkepentingan didalam sekolah agar terciptanya pembelajaran yang efektif dan efisien
sebagaimana yang diharapkan.
d. Laporan berkala lainnya.
Laporan incidental adalah laporan yang perlu disampaikan berhubungan dengan adanya kasus atau permasalahan
tertentu.

2.4 .Ruang Lingkup Laporan Pendidikan

4
 Adapun ruang lingkup laporan pendidikan, khususnya untuk persekolahan meliputi tugas pokok lembaga
pendidikan sekolah, yaitu :
a. Program pengajaran;
b. Kesiswaan;
c. Kepegawaian;
d. Keuangan;
e. Peralatan pengajaran;
f. Gedung dan perlengkapan sekolah;
g. Surat-menyurat;
h. Perpustakaan;
i. Pembina kesiswaan; dan
j. Hubungan sekolah dan masyarakat.

5. Pengertian dan Fungsi Tata Usaha Sekolah

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu
Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau
menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok
yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2)
menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Istilah tata usaha telah cukup lama dikenal dikalangan umum masyarakat Indonesia. Dalam era kini yang
dikenal sebagai abad informatika istilah tata usaha bahkan masih tetap digunakan. Demikian pula dalam dunia
persekolahan hingga dewasa ini. Karena itu perlu di kaji beberapa hal pokok yang berkaitan dengan ini sehingga
memudahkan untuk memahami kedudukan dan kecendrungan pemakaian dalam sistem informasi pendidikan.
Ada dua hal pokok yang dikupas yaitu pengertian dan fungsi. Pada kebanyakan literatur yang ada hampir
senada, mengemukakan tentang istilah Tata Usaha sebagai maksud dari administrasi yang berasal dari bahasa Belanda,
“administratie” (Liang Gie, 1977), Paul Mahieu dalam bukunya “De Administratie Organisatie der Onderneming”,
merumuskan dalam administrative sebagai pendidikan catatan keterangn-keterangan secara tertulis agar kelak dapat
dipergunakan. (Priata dkk, 1977). Tata usaha tidak hanya dalam hal tulis-menulis tetapi juga dalam hal keuangan,
kepagawaian, dan bahkan perlengkapan.
Fungsi utama tata usaha sekolah adalah memberikan layanan administratif bagi beroperasinya sistem
persekolahan. Layanan administratif yang dimaksud identik dengan istilah “administrative managemen” yang mulai
dipakai di Amerika Serikat pada tahun tiga puluhan yaitu istilah dengan menggunakan untuk mencakup semua proses
penyelenggaraan yang melancarkan pelaksanaan tugas puncak pimpinan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
(Priata dkk, 1977).
Salah satu tugas pokok pimpinan adalah menentukan kebijaksanaan (policy) organisasi dan untuk itu harus
membuat putusan-putusan berkenaan dengan fungsi organisasi yang dipimpinnya.Kegiatan ketatausahaan sekolah

5
 adalah tugas yang menyangkut pengurus surat dan penyusunan data/statistik sekolah. Pengurus surat adalah tata kerja
atau prosedur surat menyurat yang mencakup kegiatan-kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-
surat. (Dpdikbud RI, 1988). Sedangakan penyusunan data/statistik sekolah dapat dikatakan sebagai kegiatan membuat
daftar, grafik, dan atau data dari tabel data terkumpul sehingga tersajikan dalam gambar atau bagan yang
memperlihatkan nilai.
2.6. Tugas Tata Usaha Sekolah
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekerja pada
disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya
harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU.
Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja
sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah,
urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber:
hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).

2.7. Klasifikasi Pekerjaan Petugas Tata Usaha Sekolah

Jumlah petugas tata usaha di suatu sekolah dan sekolah lain tidaklah sama. Namun demikian berdasar pada
deskripsi pekerjaan yang berhubungan dengan yang terjadi dalam pengurusan surat, maka petugas tata usaha sekolah
yang pokok dapat diklasifikasikan dalam pengurusan surat masuk penting yang melibatkan :
1) Pencatat surat yang bertugas :
 Menerima surat penting dari penerima surat.
 Meneliti kelengkapan lampiran, jika ada.
 Membubuhkan stempel tanggal dan jam penerima pada surat.
 Mencatat surat-surat penting pada kartu kendali.
 Menyampaikan surat dan tiga rangkap kartu kendali yang telah diisi kepada pengarah surat.
2) Pengarah surat yang bertugas :
 Menerima dan meneliti surat-surat serta beserta kartu kendali (tiga rangkap dari Pencatat Surat)
 Menentukan kemana surat tersebut harus diarahkan dengan menuliskan pada kolom “pengolah” yang tercantum
dalam kartu kendali.
 Menyampaikan surat beserta kartu kendali (rangkap tiga) kepada petugas tata usaha pengolah.
 Menerima kartu kendalo ke I (putih) dan ke II (biru) dari petugas tata usaha pengolah.
 Menyimpan kartu kendali ke II kepada piñata arsip.
3) Piñata Arsip (Arsiparis) yang bertugas menerima kartu kendali ke II dari Pengarah dan menyimpan di dalam file kartu
kendali.
4) Petugas Tata Usaha Pengolah bertugas :
 Menerima surat dan tiga rangkap kartu kendali dari Pengarah.
 Memaraf kartu kendali rangkap tiga pada kolom “paraf”.
 Mengembalikan karu kendali ke I dank e II kepada Pengarah.

6
 Menyimpan kartu kendali ke III (merah) di dalam file kartu kendali.
 Menyampaikan surat kepada Pengolah dengan dilampiri lembaran disposisi rangkap dua.
 Menerima kembali surat dari Pengolah dan meneruskannya kepada Pelaksana yang ditunjuk.
) Pengolah/Pemimpin Pengolah yang bertugas :
 Menerima, membaca dan mempelajari surat yang diterima dari petugas tata usaha pengolah.
 Memberikan disposisi pada lembar disposisi.
 Menyampaikan surat dan satu lembar disposisi pengolah kepada petugas tata usaha pengolah untuk diteruskan
kepada pelaksana yang ditunjuk untuk mengolahsurat tersebut.
 Menyimpan satu lembar disposisi sebagai alat kontrol (hal ini dilaksanakan oleh petugas tata usaha pengolah).
) Pelaksana (sebagai pengolah) yang ditunjuk oleh pemimpin pengolah yang bertugas :
 Menerima surat yang telah dilampiri disposisi pengolah dari petugas tat usaha pengolah.
 Mempelajari dan memperoses surat selanjutnya sesuai dengan disposisi pimpinan pengolah.
 Menyampaikan hasil pengolahan kepada pimpinan pengolah dengan melalui petugas tata usaha pengolah.
Disamping surat masuk penting ada pula jenis surat masuk biasa (rutin) dan surat masuk rahasia/tertutup.
Pengurusan kedua jenis surat masuk tersebut tidak menggunakan kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pencatatan
yang untuk masing-masing disebut “lembar pengantar surat rutin” dan lembar “pengantar surat rahasia”.
Dalam halnya pengurusan surat keluar bermula dari konsep surat yang dibuat oleh pelaksana pengolah yang
kemudian diteliti oleh pimpinan unit pengolah guna perbaikan dan sebagainya. Apabila telah memenuhi syarat maka
diketik oleh tat usaha untuk pengolah dan ditandatangani oleh pimpinan unit dekolah. Untuk selanjutnya diproses
melalui tahap sebagai berikut :
) Sekretaris pengolah/tata usaha unit pengolah mengisi catatan mengenai surat pada kolom di kartu kendali dalam
rangkap tiga, lalu surat asli dan tebusannya serta kartu kendali disampaikan kepada pencatat surat di kearsipan.
) Pencatat surat mengisi nomor surat dan membubuhkan cap dinas pada surat dan pertinggal aslinya. Menyempurnakan
kolom-kolom nomor durat dan sebagainya pada kartu kendali, membubuhkan stempel tanggal dan jam pengiriman pada
bagian bawah pertinggal sebelah kiri dan menyerahkan kepada tatusaha pengolah disertai kartu kendali ke III.
Sedangkan kartu kendali ke II diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dalam file sebagai pengganti arsip dan
kartu kendali I disimpan pencatat pada file kartu kendali. Lalu pencatat menyampaikan surat asli dan tembusannya
kepada si pengirim surat.
) Pengirim surat meneliti, member sampul dan diberi alamat lalu dikirimkan ke alamat tujuan surat
Di antara tugas-tugas yang terklasifikasikan di atas adakalanya dipegang rangkap oleh seseorang disesuaikan
oleh kondisi petugas yang ada di sekolah masing-masing. Jadi petugas tata usaha sekolah tidak selalu lengkap sesuai
dengan deskripsi pekerjaan yang ada. Namun demikian fungsi ketatausahaan sekolah hendaknya tetap berjalan
sebagaimana mestinya.

8. Mekanisme Pengumpulan Data Persekolahan

Membangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data
persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data harus dikirimkan dan untuk

7
 itu telah disisapkan format yang khusus. Demikian pula agar terkendalinya arus data, prosedur, dan waktu
pengumpulannya pun telah ditetapkan. Ketetapan-ketetapan tersebut dubuat secara tersentralisasi. Untuk sekolah dasar,
jenis data yang harus dicatat meliputi :
) Nomor Statiskit Sekolah
) Identitas yang mencakup nama, alamat status, tahun pendirian, dan waktu penyelenggaraan sekolah.
) Murid dan kelas yang mengikuti EBTA/UAS taun ajaran yang lalu, pengiriman murid tingkat satu, murid baru tingkat
satu menurut umur, tingkat, dan jenis kelamin, murid menurut agama, murid mengulang, dan kelas menurut tingkat.
) Kepala Sekolah, guru, dan pegawai lainnya menurut status kepegawaian, jenis kelamin, ijizah tertinggi,
jabatan/penugasan.
Untuk sekolah menengah, jenis data harus dicatat meliputi :
) Nomor Statistik Sekolah
) Identitas sekolah, SK status sekolah, kurikulum, waktu penyelenggaraan, dan tempat penyelenggaraan praktek.
) Identitas penyelenggaraan sekolah swasta mencakup nama yayasan/penyelenggara, alamat, dan akte pendirian.
) Kelas dan murid yang mencakup penerimaan murid baru tingkat I menurut asal sekolah, banyak kelas dan murid
menurut program studi/jurusan/tingkat, murid mengulang menrut tingkat, murid agama dan tingkat, murid menurut
tingkat dan tahun kelahiran, murid putus sekolah selama tahun ajaran.
) EBTA/UAS than ….. : kewenangan menyelenggarakan EBTA/UAS, SK Kanwil untuk kewenangan. Lulusan
menurut jenis kelamin, dan rata-rata NEM/SKHUN tiap lulusan menurut jurusan.
) Pegawai yang meliputi guru termasuk kepala sekolah, tenaga bukan guru yang tidak merangkap sebagai guru tetap
dan tidak tetap.
) Fasilitas meliputi banyak ruang menrut status kepemilikan, keadaan dan luasnya, luas tanah/persil yang dikuasai
sekolah menurut status kepemilikan dan pengurusan, rata-rat biaya pemakaian tiap bulan dari listrik, telepon, PDAM
dan gas, banyak perlengkapan sekolah

2.9. pengembangan sistem informasi dalam pendidikan nasional

Sistem informasi dalam kebanyakan informasi biasanya terdiri dari berbagai metode teknologis dan manual. Metode itu
antara lain:

1. Metode manual dimana semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas,
dan mistar hitung.
2. Metode elektro mechanical merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan
menggunakan metode catat kolom(posting mechine).
3. Metode punched card equipment mengandung penggunaan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang
disebut sebagai suatu sistem warkat unit (unit record system)
4. Metode elektronik komputer yang berati suatu susunan dari aat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat (central precesing
unit) dan alat-alat keluaran.
Yang dimaksud dengan sistem disini adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, bagian yang
saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain utuk mencapai tujuan bersama. Jika suatu sistem
8
 tertentu dididentifikasi, maka sering terdapat sejumlah sistem yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem
bila terus dianalisis akan sampai pada komponen, dimensi sampai dengan variabel terkecil.

Terdapat prinsip umum dalam sistem informasi manajemen yaitu sebagai berikut:

1. Mempunyai tujuan
2. Berdasarkan kepada perencanaan yang matang
3. Berorientasi pada kepentingan manajemen
4. Menganut sistem tebuka
5. Menguatamakan kualitas informasi
6. Menganut prinsip sentralisasi dan desentralisasi

2.10. Proses Pengembangan Sistem Informasi Untuk Manajemen Nasional Pendidikan

Fungsi analisis sistem yang intinya merancang sistem informasi untuk mengoptimalkan keterhubungan orang-orang material,
mesin dan uang tampak seperti layaknya menajer. Maka dalam hal ini seorang manjer dapat dipandangsebagai operator sitem yang
menetukan perincian kritis sistem informasi yang dibutuhkan dan karenanya ia pun dapat sebagai analisis sistem.

Adapun langkah-langkah dasar yang dpaat ditempuh dalam mengembangkan sistem informasi meliputi:

1) Studi fisabilitas
2) Menentukan persyaratan sistem
3) Merancang dan menerapakan sistem yang perangkatnya terdiri atas: basis data (data base) persiapan fisik., langkah-
langkah kerja dan solusi program
4) Perubahan organisai
5) Pengetan solusi
6) Konservasi
7) Manajenmen proyek

3.1. Kesimpulan

a. Konsep Dasar Informasi.

kata informasi pada umumnya sudah tidak dipandang sebagai istilah yang asing. Di kalangan aparat kependidikan pun bahkan
telah dipakai dalam pembicaraan keseharian, terutama pada kegiatan-kegiatan resmi.
b. Alasan Kebutuhan Informasi Bermutu Dalam Pendidikan
Ada lima hal yang oleh Sanders (1973) dikatakan yang dapat memberikan tekanan terhadap tuntutan pengembangan informasi
bagi organisasi-organisasi social seperti halnya organisasi kependidikan.
1. Peningkatan volume pekerjaan tulis menulis.2. Permintaan ketepatan waktu. 3. Permintaan kualitas. 4. Tekanan dari
perubahan lingkungan luar. 5. Biaya.
c. Jenis dan lingkup laporan kependidikan
Sebagai suatu proses penyampaian informasi seseorang kepada suatu kelompok atau orang yang menerima laporan. Dengan
demikian ada empat unsure terkait yang harus ada yaitu ; subjek pelapor, isi laporan atau informasi, tujuan laporan dan
penerima laporan.

9
d. Ruang Lingkup Laporan Pendidikan
Adapun ruang lingkup laporan pendidikan, khususnya untuk persekolahan meliputi tugas pokok lembaga pendidikan sekolah,
yaitu :
Program pengajaran,Kesiswaan, Kepegawaian,Keuangan, Peralatan pengajaran, Gedung dan perlengkapan sekolah, Surat-
menyurat, Perpustakaan, Pembina kesiswaan, dan Hubungan sekolah dan masyarakat.
e. Pengertian dan Fungsi Tata Usaha Sekolah
Pada kebanyakan literatur yang ada hampir senada, mengemukakan tentang istilah Tata Usaha sebagai maksud dari
administrasi yang berasal dari bahasa Belanda, “administratie” (Liang Gie, 1977), Paul Mahieu dalam bukunya “De
Administratie Organisatie der Onderneming”, merumuskan dalam administrative sebagai pendidikan catatan keterangn-
keterangan secara tertulis agar kelak dapat dipergunakan. (Priata dkk, 1977). Tata usaha tidak hanya dalam hal tulis-menulis
tetapi juga dalam hal keuangan, kepagawaian, dan bahkan perlengkapan.Fungsi utama tata usaha sekolah adalah memberikan
layanan administratif bagi beroperasinya sistem persekolahan.
f. Tugas tata usaha sekolah
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan lima tugas tenaga administrasi yaitu: Menulis surat, menyalin(menggandakan),
menghitung, memeriksa
g. Klasifikasi Pekerjaan Petugas Tata Usaha Sekolah
petugas tata usaha sekolah yang pokok dapat diklasifikasikan dalam pengurusan surat masuk penting yang melibatkan :1)
Pencatat surat , 2) Pengarah surat 3) Piñata Arsip (Arsiparis), 4) Petugas Tata Usaha Pengolah 5)
Pengolah/Pemimpin Pengolah,6) Pelaksana (sebagai pengolah) yang ditunjuk oleh pemimpin pengolah
h. Mekanisme Pengumpulan Data Persekolahan.
Membangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data persekolahan.
Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data harus dikirimkan dan untuk itu telah disisapkan
format yang khusus. Demikian pula agar terkendalinya arus data, prosedur, dan waktu pengumpulannya pun telah ditetapkan.
Ketetapan-ketetapan tersebut dubuat secara tersentralisasi
i. Pengembangan Sistem Informasi Dalam Pendidikan Nasional,
Yang dimaksud dengan sistem disini adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, bagian yang saling
berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain utuk mencapai tujuan bersama. Jika suatu sistem tertentu
dididentifikasi, maka sering terdapat sejumlah sistem yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem bila terus dianalisis
akan sampai pada komponen, dimensi sampai dengan variabel terkecil.
j. Proses Pengembangan Sistem Informasi Untuk Manajemen Nasional Pendidikan
langkah-langkah dasar yang dpaat ditempuh dalam mengembangkan sistem informasi meliputi:
1) Studi fisabilitas
2) Menentukan persyaratan sistem
3) Merancang dan menerapakan sistem yang perangkatnya terdiri atas: basis data (data base) persiapan fisik., langkah-langkah
kerja dan solusi program
4) Perubahan organisai
5) Pengetan solusi
6) Konservasi
7) Manajenmen proyek

10