PERENCANAAN SISTEM

Oleh:
Kelompok 4
Arlif Nursalam (11751101948)
Aldo Afriandi (11750115146)
Abdussalam Al-Masykur (11750115166)

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2019/2020
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah Swt. atas rahmat-Nya sehingga

dapat menyelesaikan makalah ini. Penulisan makalah ini masih terdapat
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik dari
pembaca. Semoga makalah ini dapat dipahami oleh pembaca. Penulis memohon
maaf bila ada kesalahan dalam penulisan makalah ini serta jika terdapat kata atau
kalimat yang kurang berkenan dihati pembaca.

Pekanbaru, 10 Oktober 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1
A. Latar Belakang ..............................................................................................1
B. Rumusan Masalah .........................................................................................2
C. Tujuan Penulisan ...........................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................3
A. Alasan Mengapa Sistem Harus Direncanakan ..............................................3
B. Yang Merencanakan Sistem ..........................................................................4
C. Faktor Kelayakan dan Faktor Strategik dalam Perencanaan Sistem .............5
D. Gantt Chart dan CPM (Pert) ..........................................................................6
BAB III PENUTUP ................................................................................................8
A. Kesimpulan ...................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................9
LAMPIRAN ..........................................................................................................10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada saat ini dunia sedang memasuki era informasi, dimana informasi dan
teknologi tumbuh, berkembang dan mempengaruhi kehidupan manusia.
Organisasi-organisasi yang besar menggunakan sistem informasi untuk
mendukung unit-unit usaha mereka dan memanfaatkan kemajuan perkembangan
teknologi dan sistem informasi. Organisasi yang menggunakan sistem informasi
konvensional, dan belum memiliki suatu perencanaan sistem informasi bisa
dipastikan akan tertinggal dengan organisasi pesaingnya yang telah memakai
sistem informasi sebagai pendukung kegiatan usaha mereka. Perencanaan strategis
sistem dan teknologi informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi
dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk
organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak
langkah organisasi dengan sistem informasi yang efektif dan efesien dengan
perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem
informasi organisasi di masa datang.
Perencanaan strategis pada sistem dan teknologi informasi yang tepat amat
diperlukan untuk menjamin keberhasilan suatu organisasi dalam memenuhi
kebutuhan akan sistem dan teknologi informasi yang paling tepat untuk saat ini
dan masa yang akan datang.
Pembangunan sistem informasi yang tidak terencana dengan baik, akan
menimbulkan dampak berupa penurunan performansi dari sistem informasi itu
sendiri. Jika informasi yang dihasilkan dari pengolahan data yang ada tidak dapat
dipercaya, berarti sistem yang bersangkutan tidak dapat dipergunakan dalam
organisasi, karena dapat membahayakan dalam proses pengambilan keputusan
bagi manajemen.

1
 Akibat yang fatal bila seorang direksi/pimpinan salah mengambil
keputusan karena tidak akuratnya informasi yang disajikan oleh sistem informasi
(menyimpang dari data sesungguhnya). Selain itu kelemahan penerapan sistem
informasi yang kurang pas adalah terjadinya kelebihan informasi yang tidak
diperlukan dalam organisasi, seperti dalam hal data entry. Sehingga bila dilihat
dari kacamata manajemen hal ini tidak efisien dan membuang – buang biaya
karena harus menggaji beberapa karyawan untuk memasukkan data yang sama.

B. Rumusan Masalah
1. Mengapa sistem harus direncanakan?
2. Siapa yang harus merencanakan sistem?
3. Apa saja yang menjadi faktor kelayakan dan faktor strategik dari
perencanaan sistem?
4. Bagaimana penjelasan mengenai Gantt Chart dan CPM dalam perencanaan
sistem?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui alasan mengapa suatu sistem harus direncanakan.
2. Mengetahui siapa yang harus merencanakan sistem.
3. Mengetahui apa saja saja yang menjadi faktor kelayakan dan faktor
strategik dari perencanaan sistem.
4. Mengetahui penjelasan mengenai Gantt Chart dan CPM dalam
perencanaan sistem.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Alasan Mengapa Sistem Harus Direncanakan

Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan. Perencanaan
sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategisdalam
organisasi. Tujuannya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi
informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencanaan

sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan
mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan sistem berhubungan
dengan perencanaan bisnis.

Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/hukuman yang diderita jika tidak
sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :

a) Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM.

b) Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan
telekomunikasi yang terlambat dipesan.
c) Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak
menyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas,
seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi.
d) Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi
memuncak karena salah penjadwalan.
e) Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat
terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya
tidak hati-hati).
Pada tahap perencanaan sistem ini, ada tiga pendekatan yang harus kita
ketahui, antara lain:
(1) Mengubah suatu permasalahan menjadi suatu kesempatan.
(2) Menggunakan sasaran perencanaan bisnis.
(3) Memakai teknologi informasi, seperti :

3
  Telekomunikasi, komputer, paket software.
 Transmisi gabungan antara suara, teks, angka dan grafik.
 Aplikasi inovatif seperti e-mail, teleconferencing,dll.
 Menerapkan EDI.
 Hasilnya akan memungkinkan perusahaan untuk:
 Memasuki pasar yang baru.
 Menawarkan produk dan pelayanan yang baru.
 Mengirim produk dan pelayanan yg lama dengan
cara baru.
 Menunjang operasi manufaktur lebih efisien dan
efektif.
 Memberikan informasi yang lebih tepat waktu
kepada para manajer.
 Mengkoordinasikan operasi keseluruhan perusahaan
tersebut.

B. Yang Merencanakan Sistem

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya dimulai dengan
adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen
puncak.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak atau yang biasa disebut dengan Steering Committee (SC)
yang merangkap CIO, CEO, CFO dan Eksekutif Senior. Tugas dari SC ini
adalah penghubung antara tujuan bisnis dan sistem informasi yang membantu
untuk mencapai tujuan project tersebut, karena manajemen menginginkan
untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan-kelemahan
yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan
pelayanan).

4
C. Faktor Kelayakan dan Faktor Strategik dalam Perencanaan Sistem
Pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkan harus layak dan
mendukung faktor strategik. Untuk menilai kedua kemungkinan tersebut maka
harus diadakan evaluasi terhadap faktor kelayakan TELOS dan faktor strategi
PDM, yaitu:
Faktor Kelayakan
(1) Technical
Menunjukkan apakah sistem yg diusulkan dapat dikembangkan dan
diterapkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika
membutuhkan teknologi baru.
(2) Economic
Menunjukkan apakah dana yg memadai tersedia untuk mendukung
biaya dari sistem yang diusulkan.
(3) Legal
Menunjukkan apakah ada konflik antara sistem yang sedang
dipertimbangkan dan kemampuan perusahaan untuk menunaikan
kewajibannya.
(4) Operational
Menunjukkan apakan prosedur dan ketrampilan personalia yg ada
cukup untuk mengoperasikan sistem yg diusulkan atau apakah
prosedur dan ketrampilan tambahan akan diberikan.
(5) Schedule
Sistem yang diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu
yang logis.

Faktor Startegik
(1) Produktivitas
Mengukur jumlah output yang dihasilkan dari input. Tujuan untuk
mengurangi atau menghapus biaya yang tidak menambah nilai. Diukur
dengan RATIO, misal total biaya tenaga kerja mingguan dibandingkan

5
 dengan jumlah unit yang dihasilkan selama seminggu atau jumlah
bahan mentah yang masuk selama seminggu dibandingkan dengan
jumlah barang jadi yang dihasilkan selama seminggu.
(2) Diferensiasi
Mengukur seberapa baik suatu perusahaan dapat menawarkan
produknya atau pelayananan yang secara nyata tidak serupa dengan
jenis dan sifat dari produk dan pelayanan para pesaingnya. Dicapai
melalui peningkatan kualitas, keanekaragaman, penanganan khusus,
pelayanan cepat, biaya rendah dan sebagainya.
(3) Manajemen
Menunjukkan seberapa baik sistem informasi menyediakan informasi
untuk membantu para manajer dalam perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan.

D. Gantt Chart dan CPM (Pert)

Gant Chart
Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek
dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan
beberapa kendala proyek.
Karakteristik Gantt Chart
a) Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah
diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang
melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan
sub- sub tugas dari proyek.
b) Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan
antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan
untuk memodifikasi gantt chart.
c) Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat
melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih
dahulu terhadap kebutuhan.

6
CPM/Pert
CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang
menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Merupakan jalur
tercepat untuk mengerjakan suatu proyek, dimana setiap proyek yang
termasuk pada jalur ini tidak diberikan waktu jeda/istirahat untuk
pengerjaannya. Dengan asumsi bahwa estimasi waktu tahapan kegiatan
proyek dan ketergantungannya secara logis sudah benar.
Pengertian PERT (menurut Jay Heizer & Barry Render, 2005)
adalah Untuk membagi keseluruhan proyek ke dalam kejadian dan aktivitas.
Suatu kejadian menandai mulainya atau selesainya tugas atau aktivitas
tertentu. Suatu aktivitas di sisi lain adalah suatu tugas atau subproyek yang
terjadi antara dua kejadian.
Menurut (Jay Heizer & Barry Render, 2005), dalam jaringan PERT
kita menetapkan tiga perkiraan waktu (three times estimates) untuk masing-
masing jaringan aktivitas. Three times estimates meliputi:
 Waktu optimis (optimistic time) (a) : adalah waktu terpendek
kejadian yang Mungkin terjadi. Waktu yang dibutuhkan oleh sebuah
kegiatan jika semua hal berlangsung sesuai rencana. Dalam
memperkirakan nilai ii, biasanya terdapat peluang kecil
(katakanlah,1/100) bahwa waktu kegiatan akan < a.
 Waktu pesimis ( pessimistic time) (b) : waktu terpanjang kejadian
yang dibutuhkan. Waktu yang dibutuhkan sebuah kegiatan dengan
asumsi kondis yang ada sangat tidakdiharapkan. Dalam
memperkirakan nilai ini, biasanya terdapat peluang yang juga kecil
(juga, 1/100) bahwa waktu kegiatan akan > b
 Waktu realistis (most likely time) (m) : waktu yang paling tepat
untuk penyelesaian aktivitas dalam jaringan PERT, merupakan
waktu yang paling sering terjadi jika suatu aktivitas diulang
beberapa kali.

7
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Perencanaan strategis
sistem dan teknologi informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi
dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk
organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak
langkah organisasi dengan sistem informasi yang efektif dan efesien dengan
perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem
informasi organisasi di masa datang.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak atau yang biasa disebut dengan Steering Committee (SC) yang
merangkap CIO, CEO, CFO dan Eksekutif Senior.
Pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkan harus layak dan
mendukung faktor strategik. Untuk menilai kedua kemungkinan tersebut maka
harus diadakan evaluasi terhadap faktor kelayakan TELOS dan faktor strategi
PDM

8
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/31072557/Tugas_Makalah_Perencanaan_Strategis_Sis
tem_Informasi

Perencanaan Sistem (pdf)

https://ipqi.org/pengertian-cpm-dan-pert/

https://www.slideshare.net/malasy/bab-9cpmpert

http://abdnizami.blogspot.com/2017/11/makalah-mini-perencanaan-sistem.html

https://www.academia.edu/31072557/Tugas_Makalah_Perencanaan_Strategis_Sis
tem_Informasi

9
LAMPIRAN

10