PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMK NEGERI 1 SEKOTONG
Jl. Raya Sekotong, Desa cendi Manik, Kec. Sekotong – Lobar. KP. 83365

POS
No. Dok POS/WMM/08
PROSEDUR
Revisi 00
PENGADAAN BARANG
Prosedur Tgl Berlaku 3 Januari 2016
Operasi Standar DAN JASA Halaman 1 dari 4

Distribusi :
NO. UNIT KERJA KODE UK.
1 Kepala Sekolah KS
2 Wakil Manajemen Mutu WMM
3 Kepala Tata Usaha TU
4 Waka Kurikulum KUR
5 Waka Humas dan Kerjasama Industri HUM
6 Waka Kesiswaan SIS
7 Waka Sarana SAR
8 Kepala Program Keahlian TKJ TKJ
9 Kepala Program Keahlian TBSM TBSM
10 Kepala Program Keahlian NKPI NKPI
11 Koord .BP/BK BK
12 Koord. Perpustakaan PUS

PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA

1. Tujuan

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

Kepala Sekolah Ketua TPMPS

Drs. H. Mukhtar, M.Pd Sukirno, S.Pd

NIP. 19631231 198403 1 155 NIP. 19690306 199802 1 002
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 1 SEKOTONG
Jl. Raya Sekotong, Desa cendi Manik, Kec. Sekotong – Lobar. KP. 83365
Prosedur ini disusun untuk Mengatur proses pembelian barang dan jasa berjalan efektif
dan dipastikan mendapatkan barang dan jasa sesuai persyaratan pengguna.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam
kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa diterima.

3. Acuan

3.1. SMM ISO 9001 : 2008 pasal 6.1

3.2. Standar ISO 9001 : 2008 pasal 6.1

4. Definisi
4.1. Rekanan terseleksi adalah daftar rekanan yang telah dievaluasi dan memenuhi
kriteria Sekolah sebagai suplier.
4.2. Stok aman adalah stok minimal yang harus dimiliki yang tersimpan di Gudang.

5. Prosedur

5.1 Tanggung jawab dan wewenang

Tim Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan pembelian bahan

baku maupun pendukung di sekolah.

5.2 Pengendalian

5.2.1. Proses Pembelian

5.2.1.a. Tim Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

dari User.

5.2.1.b. Tim Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat

memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan
Pembelian.

5.2.1.c. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan

permintaan pembelian belum ada, maka Tim Pembelian melakukan
seleksi rekanan sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

Kepala Sekolah Ketua TPMPS

Drs. H. Mukhtar, M.Pd Sukirno, S.Pd

NIP. 19631231 198403 1 155 NIP. 19690306 199802 1 002
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 1 SEKOTONG
Jl. Raya Sekotong, Desa cendi Manik, Kec. Sekotong – Lobar. KP. 83365
5.2.1.d. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan
permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point
5.2.1.e.

5.2.1.e. Tim Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa

sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke
Suplier terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

5.2.1.f. Tim Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang

dan Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas
waktu pemasukan penawaran.

5.2.1.g. Tim Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan melakukan
evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi
mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran
terhadap suplier yang dianggap mampu.

5.2.1.h. Tim Pembelian membuat Order Pembelian (PO) sesuai dengan hasil
negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.

5.2.1.i. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Tim Pembelian

menyerahkan PO kepada suplier.

5.2.2. Penerimaan Barang.

5.2.2.a. Sesuai dengan PO, Tim Pembelian memonitor kedatangan Barang

dan Jasa dari suplier.

5.2.2.b. Penanganan terhadap penerimaan Barang dan Jasa dari suplier diatur
pada Prosedur masing-masing User/Bagian.

5.2.2.c. Setelah menerima barang, Bagian Gudang membuat Laporan

Penerimaan Barang (FM-GDG-04) dan menyerahkan ke Tim
Pembelian.

5.2.2.d. Tim Pembelian verifikasi antara Laporan Penerimaan Barang dan Jasa
dengan PO.

5.2.2.d.1. Apabila sesuai, maka Laporan Penerimaan Barang dan

Jasa ditandatangani dan diserahkan pada Direktur untuk
disetujui, selanjutnya ke point 6.2.5

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

Kepala Sekolah Ketua TPMPS

Drs. H. Mukhtar, M.Pd Sukirno, S.Pd

NIP. 19631231 198403 1 155 NIP. 19690306 199802 1 002
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 1 SEKOTONG
Jl. Raya Sekotong, Desa cendi Manik, Kec. Sekotong – Lobar. KP. 83365
5.2.2.d.2. Apabila tidak sesuai maka Tim Pembelian melakukan
konfirmasi kepada suplier untuk pengembalian /
penukaran barang.

5.2.2.e. Tim Pembelian menyerahkan Laporan Penerimaan Barang dan Jasa

yang sudah ditandatangani oleh Direktur, PO, Surat Jalan kepada
Bagian Keuangan untuk proses pembayaran.

5.2.2.f. Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan Prosedur Penagihan dan

Pembayaran kepada supplier.

Lampiran
LAMPIRAN A : ORDER PEMBELIAN
LAMPIRAN B : DAFTAR PEMASOK YANG DISETUJUI
LAMPIRAN C : KRITERIA PENILAIAN.
LAMPIRAN D : PERMINTAAN PEMBELIAN
LAMPIRAN E : BUKTI PENERIMAAN BARANG
LAMPIRAN F : KARTU STOK BARANG.
LAMPIRAN G : DOKUMEN KONTRAK PEMBELIAN BARANG DAN JASA.

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

Kepala Sekolah Ketua TPMPS

Drs. H. Mukhtar, M.Pd Sukirno, S.Pd

NIP. 19631231 198403 1 155 NIP. 19690306 199802 1 002