MANAJEMEN RESIKO DI BAGIAN PENDAFTARAN PASIEN DAN

REKAM MEDIS RAWAT JALAN

RS. BMC BANGLI

Letak Rumah Sakit Bangli Medika Canti berada di perbatasan wilayah antara kabupaten
dan kota sehingga berpengaruh pada karakter masyarakat di wilayah kerja Rumah Sakit Medika
Canti yang beragam-ragam. Adanya Rumah Sakit Pemerintah dengan Tipe B di wilayah kerja
sekitar sehingga masayarakat bebas memilih tempat pelayanan kesehatan sesuai yang diinginkan.
Hal ini menyebabkan masyarakat dapat mempertimbangkan dan menilai pelayanan yang
dilakukan oleh fasilitas pelayanan kesehatan tersebut.

Oleh karena itu, Tim Mutu di Rumah Sakit Bangli Medika Canti melakukan penjaringan
aspirasi pelanggan dengan cara melakukan survey keluhan pelanggan yang dilakukan secara
periodik Berdasarkan hasil keluhan pelanggan yang dilakukan pada tahun 2018, didapatkan
kesimpulan bahwa banyak masyarakat yang mengeluhkan pelayanan di Rumah Sakit Bangli
Medika Canti, salah satunya adalah di bagian pendaftaran dan rekam medis pasien sehingga
Koordinator Pendaftaran dan Rekam Medis akan melakukan pengkajian terhadap pelayanan di
bagian pendaftaran pasien dan rekam medis rawat jalan.

Manajemen risiko adalah proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan menyusun prioritas
risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko
rumah sakit adalah kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan
kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri ( The joint
commission on Accreditation of Healthcare Organization / JCAHO).

Manajemen Risiko Terintegrasi adalah proses identifikasi, penilaian, analisis dan pengelolaan
semua risiko yang potensial dan kejadian keselamatan pasien. Manajemen risiko terintegrasi
diterapkan terhadap semua jenis pelayanan dirumah sakit pada setiap level.

jika risiko sudah dinilai dengan tepat, maka proses ini akan membantu rumah sakit, pemilik dan para
praktisi untuk menentukan prioritas dan perbaikan dalam pengambilan keputusan untuk mencapai
keseimbangan optimal antara risiko, keuntungan dan biaya.

1. Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari
proses,dan menganalisa flow chart
2. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien
3. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien dengan
metode workshop
4. Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish
bone. Dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah
5. Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan
desain baru
6. Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru
kepada petugas terkait
7. Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan
parameter sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya

Dengan dilakukannya metode FMEA ini, diharapkan dapat menyelesaikan

permasalahan yang terjadi di pelayanan bagian pendaftaran dan rekam medis rawat jalan
sehingga dapat meminimalisir keluhan masyarakat yang masuk ke puskesmas maupun ke
pihak luar lainnya.
1. Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari
proses,dan menganalisa flow chart.

MULAI

PETUGAS PENDAFTARAN MENERIMA FORMULIR PENDAFTARAN

PETUGAS PENDAFTARAN MELAKUKAN IDENTIFIKASI FORMULIR

PETUGAS PENDAFTARAN MEMBERIKAN NOMOR ANTRIAN UNIT PELAYANAN

PETUGAS PENDAFTARAN MELAKUKAN ENTRY DATA BAGI PASIEN

JAMINAN

PETUGAS PENDAFTARAN MEMBERIKAN NOMOR REKAM MEDIS

UNTUK DICARIKAN DOKUMEN REKAM MEDIS

PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING MENERIMA DAN

MELAKUKAN VALIDASI NOMOR RM

PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING MENCARIKAN

REKAM MEDIS DAN MEMBUATKAN JIKA ITU PX BARU.

PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING

MENDISTRIBUSIKAN BERKAS KE UNIT
PELAYANAN

SELESAI
2. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien Dari
diagram di atas dapat di jelaskan bahwa, diagram flowchart adalah tahapan yang memungkinkan
adanya kegagalan, seperti yang akan dijabarkan dalam tabel berikut ini :

NO. PROSES FAILURE CAUSE FAILURE EFFECT

MODE FAILURE
1. Petugas Pendaftaran Petugas tidak bisa Data pasien tidak Petugas memanggil
Melakukan Identifikasi melakukan lengkap kembali pasien
Formulir identifikasi tersebut, jika tidak
formulir pasien datang petugas
tidak melakukan
pendaftaran atas
data tersebut
2 PetugasPendaftaran Salah Petugas tidak Berkas rekam
Memberikan nomor antrian memberikan melakukan identifikasi medis salah masuk,
unit pelayanan nomor antrian umur pasien atau pasien lama
pelayanan yang dituju menunggu di
pelayanan yang
dituju
3 Petugas Pendaftaran Salah masuk Tidak bisa melakukan Salah data, salah
Melakukan entry data SIK nomor rekam identifikasi nama rekam medis
medis anggota keluarga lain
untuk memastikan
nomor rekam medis
pasien
4. Petugas Rekam Medis/Filing Tidak ada nomor Petugas pendaftaran Petugas filling
Menerima dan melakukan rekam medis tidak menuliskan nomr hasus melakukan
validasi nomor RM pada formulir, rekam medis, tulisan konfirmasi data ke
nomor rekam petugas pendaftaran petugas
medis angkanya tidak jelas pendaftaran
tidak jelas sehingga memakan
waktu lebih banyak
5 Petugas Rekam Medis/Filing Berkas tidak Berkas tidak ada di rak, Membuat berkas
Mencarikan dan ketemu tidak ada dikeranjang rekam medis baru
Membuatkan Rekam Medis rekam medis dari
pelayanan, tidak ada di
rak lain
6 Petugas Rekam Medis/Filing Petugas salah Petugas pendaftaran Pasien lama
Mendistribusikan berkas ke memasukkan salah memberikan dipanggil
unit pelayanan berkas rekam nomor antrian
medis pelayanan
7 Kebocoran informasi Pengamanan Kurangnya Rekam medik
rekam medis tidak sesuai Sosialisasi pengamanan tidak aman
standar informasi
8 Ketidaklengkapan catatan tidak ada quality Pembahasan spo informasi tidak jelas
dalam rekam medik kontrol kelengapan RM
3. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien

NO. KEGIATAN KEPARAHAN KESERINGAN DETEKSI TOTAL

1 Petugas Pendaftaran 3 5 2 10
Melakukan Identifikasi
Formulir
2 PetugasPendaftaran 5 7 4 16
Memberikan nomor
antrian unit pelayanan
3 Petugas Pendaftaran 4 6 4 14
Melakukan entry data
SIK
4 Petugas Rekam 5 5 4 14
Medis/Filing
Menerima dan
melakukan validasi
nomor RM
5 Petugas Rekam 10 10 8 28
Medis/Filing
Mencarikan dan
Membuatkan Rekam
Medis
6 Petugas Rekam 7 7 2 16
Medis/Filing
Mendistribusik an
berkas ke unit
pelayanan
7 Kebocoran 2 1 1 4
informasi rekam
medis
8 Kebocoran 1 1 1 3
informasi rekam
medis

4. Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish
bone. Dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah. (Terlampir)

5. Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan
desain baru Petugas pendaftaran menyampaikan permasalahan yang terjadi di bagian pendaftaran
dan rekam medis yang difasilitasi Tim Mutu RS.BMC Rapat tersebut dilakukan di Aula Krisna
dan di hadiri oleh Direktur RS. BMC, Ketua Tim Mutu, dan segenap karyawan yang bertugas di
pendaftraan dan rekam medis. Hasil rapat tersebut akan dilaporkan sebagai berikut :

1. Materi Penyampaian Permasalahan di Bagian Pendaftaran dan Rekam Medis

2. Hasil Rapat Tim Mutu dengan Petugas Pendaftaran Pasien

 3. Redesign Baru (Sistem pendaftaran pasien baru dan sistem penataan berkas RM)
(Terlampir)

6. Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada
petugas terkait.

Pendaftaran : Dari hasil design ulang (sistem baru) akan dilakukan On The Job Training kepada
seluruh karyawan RS. BMC, mengingat bahwa setiap shift jaga akan melakukan pendaftaran
pasien dan menggunkana rekam medis.

H. Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter
sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya.
LAMPIRAN