Anda di halaman 1dari 34

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PERINGATAN HARI BESAR ISLAM 1 MUHARRAM 1441 H


PEKAN RAYA SEBANUSA DESA MARGAASIH

DISUSUN OLEH :

PANITIA PERINGATAN HARI BESAR ISLAM 1441 H

DESA MARGAASIH KECAMATAN MARGAASIH

KABUPATEN BANDUNG

2019
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa, atas berkah
dan rahmatnya Rangkaian Kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H Pekan Raya Sebanusa
Desa Margaasih Kecamatan Margaasih Kab Bandung, yang berlangsung tanggal 01
September 2019 dan 07 September 2019. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan
tersebut dapat dilaksanakan dan dibuat dengan baik.

Laporan Pertanggungjawaban ini merupakan bukti bahwa kegiatan yang kami


selenggarakan telah terlaksana dengan baik. Laporan Pertanggungjawaban ini
diharapkan dapat menjadi acuan bagi panitia kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H
Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih selanjutnya.

Pelaksanaan rangkaian PHBI 1 Muharram 1441 H Pekan Raya Sebanusa Desa


Margaasih dan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban kegiatan ini dapat
dikerjakan dengan cukup baik, oleh sebab itu kami mengucapkan terimakasih kepada
semua pihak yang telah terlibat dalam seluruh prosesnya.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam pelaksanaan


rangkaian PHBI 1 Muharram 1441 H Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih dan
Laporan Pertanggungjawaban tersebut. Oleh karena itu, kritik dan saran dari semua
pihak akan sangat berharga bagi kami.

Semoga Laporan Pertanggungjawaban ini bermanfaat bagi kami sendiri


selaku panitia pelaksana kegiatan dan juga bagi masyarakat pada umumnya, serta
anggota Karang Taruna Desa Margaasih secara khusus.

Margaasih, 17 September 2019

Panitia Pelaksana PHBI 1 Muharram 1441 H


BAB I
PENDAHULUAN

Laporan Pertanggungjawaban ini merupakan laporan rangkaian kegitan PHBI


1 Muharram 1441 H Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih. Laporan ini berisi semua
laporan terkait rangkaian kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H yaitu rangkaian
kegiatan Hari Besar Islam atau Tahun Baru Islam yang ke 1441 H , kegiatan ini
merupakan salah satu program kerja Desa Margaasih yang bekerjasama dengan
Karang Taruna Sebanusa Desa Margaasih dan MUI Margaasih dengan tujuan
memperingati hari Besar Islam 1 Muharram 1441 H. Rangkaian Kegiatan ini dimulai
dengan kegiatan Pawai Ta’aruf yang diikuti warga masyarakat Desa Margaasih,
selanjutnya diakhir rangkaian kegiatan ini diadakan Tabligh Akbar sebagai penutup.

Laporan Pertanggungjawaban ini dibuat sesuai dengan pelaksanaan pada


waktunya. Meskipun tidak semuanya pelaksanaan berjalan sesuai dengan apa yang
direncanakan sebelumnya, tetapi Laporan Pertanggungjawaban ini berisi kebenaran
seluruh laporan bentuk kerja nyata Panitia PHBI 1 Muharram 1441 H dilapangan
selama kegiatan berlangsung. Semua panitia ikut berperan dalam proses pembuatan
Laporan Pertanggungjawaban ini sehingga kebenarannya dapat
dipertanggungjawabkan. Laporan Pertanggungjawaban ini kemudian akan
ditunjukkan ke Desa Margaasih sebagai bentuk berakhirnya kegiatan Pekan Raya
Sebanusa Desa Margaasih 1 Muharram 1441 H dan sebagai bukti berlangsungnya
kegiatan tersebut, serta akan menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan PHBI 1
Muharram di kemudian hari.

Oleh karena itu, Laporan Pertanggungjawaban ini dibuat secara nyata dan
terperinci, agar terjadi transparansi dan kejelasan terkait berlangsungnya rangkaian
kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H yang berlangsung pada tanggal 01 September
2019 dan tanggal 07 september 2019.
1.1. Latar Belakang
Latar belakang diadakannya kegiatan ini adalah Ukhuwah islamiyah
harus terus menerus dibangun dan dipelihara dimuka bumi ini sebagai
penjabaran dari aplikasi aktif seluruh umat muslim dalam menjaga
kemaslahatan di dunia dan di akhirat. Melalui peringatan hari besar islam
yang rutin setiap tahun dilaksanakan diharapkan dapat meningkatkan
ukkhuwah islamiyah dan tali silaturahmi serta prilaku yang sesuai dengan
syariat islam diawali dari lingkungan terkecil yaitu lingkungan keluarga,
masyarakat dan yang lebih luas lagi. Peringatan penyambutan Tahun Baru
Islam 1441 H merupakan salah satu pengapresiasian dari kita selaku umat
muslim.
Maka dari itu, kami selaku panitia akan mengadakan Peringatan Hari
Besar Islam 1 Muharam 1441 H di Lingkungan Desa Margaasih, Kecamatan
Margaasih, Kabupaten Bandung. Kegiatan ini dalam rangka memperingati
hari Besar Islam, kami bermaksud menyelenggarakan Pekan Raya Sebanusa.
Acara ini kami tunjukan kepada warga Desa Margaasih Kecamatan Margaasih
Kab. Bandung.

1.2. Tujuan Kegiatan


1. Menumbuhkan rasa persatuan, kesatuan, dan kekeluargaan warga Desa
Margaasih
2. Membentuk pemuda dan umumnya masyarakat yang kreatif, kompak
berlandaskan iman dan takwa
3. Menjalin silaturahmi masyarakat Desa Margaash
4. Menumbuhkan budaya cinta ilmu, lingkungan, dan seni dimasyarakat
Desa Margaasih

1.3. Sasaran Kegiatan


Adapun sasaran kegiatan ini adalah semua masyarakat Desa Margaasih.
BAB II
NAMA DAN BENTUK KEGIATAN

2.1. Nama dan Tema Kegiatan


Nama Kegiatan :
“Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih”

Tema Kegiatan :
“Mari Berhijrah Menuju Pribadi Bertakwa dan Berakhlaqul Karimah”

2.2. Deskripsi Kegiatan

Pawai Ta’aruf
Pawai ta’aruf merupakan kegiatan budaya masyarakat di Indonesia
dalam merayakan tahun baru islam bentuk kegiatan ini bertujuan untuk
syiar Islam dan sebagai refleksi peristiwa hijrah Nabi Muhammad SAW
dari Makkah ke Madinah. " Tahun baru Islam merupakan hari yang
bersejarah bagi umat Islam di seluruh dunia sehingga perlu kita rayakan
dengan gembira dan berdoa kepada Allah swt semoga tahun yang baru
membuat kesatuan umat islam di Indonesia menjadi lebih baik lagi,
mempererat tali silahturahmi warga Desa Margaasih dan semoga apa yang
kita lakukan hari ini dapat bernilai ibadah
Selain mengenakan busana muslim, ribuan warga yang mengikuti
pawai taaruf ini juga mengenakan pakaian muslim dan tak henti
mengumandangkan takbir dan sholawat di sepanjang rute yang dilalui.
Pawai taaruf juga dimeriahkan dengan iring-iringan music islami dan
tradisional, dari titik start hingga garis finis. Setelah berkeliling wilayah
Desa Margaasih.

Tabligh Akbar
Sebuah Pengajian Akbar yang diikuti oleh partisipan umum jama’ah
Desa Margaasih dan sekitarnya. Acara dimulai dengan pembacaan
Tilawatil Quran dan dilanjutkan dengan penyampaian materi oleh para
mubaligh dengan tema “Mari Berhijrah Menuju Pribadi Bertakwa dan
Berakhlaqul Karimah”
BAB III
PELAKSANAAN

3.1. Waktu dan Tempat


Waktu dan Tempat Peringatan Hari Besar Islam 1441 H Pekan Raya
Sebanusa Desa Margaasih :

Lomba Pawai Taaruf


Hari/Tanggal : Minggu, 01 September 2019
Tempat : Desa Margaasih
Waktu : 07.00 WIB – Selesai

Tabligh Akbar
Hari/Tanggal : Sabtu, 07 September 2019
Tempat : Sepanjang Ruko Margaasih sampai Polsek Margaasih
Waktu : 15.30 – 02.00 WIB

3.2. Susunan Kepanitiaan

Ketua Pelaksana : Disan Alvin Nur Fadillah


Sekretaris : Lisnawati, S.I.Pus
Bendahara : Rose Jamilah

Koordinator Bidang Humas : Sani Nuriana


Anggota Bidang Humas : M. Daffa Yogassara

Koordinator Bidang Logistik : Muhammad Rifqi Nurrahman


Anggota Bidang Logistik : M. Firmansyah Yogassara

Koordinator Bidang Acara : Feri Oktapriadi Anggara


Anggota Bidang Acara : Yoga Novan Yasin, S.Kep
Irvan Briliant Rachmad
Putty Nur

Koordinator Bidang PubDekDok : Netha Meisphira


Anggota Bidang PubDekDok : Erie Sekarwati Harun
Imma Amalia
Koordinator Bidang Konsumsi : Vira Kania Banan, S.E
Anggota Bidang Konsumsi : Anissa Zahra
Ajeng Miftah
Dinda Setiawati

3.3. Rundown Pelaksanaan Acara

RUNDOWN PAWAI TAARUF


Peringatan Hari Besar Islam 1 MUHARRAM 1441 H

Hari/Tanggal : Minggu, 01 September 2019


Tempat : Desa Margaasih

URAIAN
NO Waktu KETERANGAN
KEGIATAN
Persiapan Berkumpulnya Warga
Mempersiapkan Barisan
1 07.00 – 08.00 Peserta Pawai Ta’aruf di RW nya
Pawai Ta’aruf
masing- masing.

Peserta Pawai Ta’aruf Berjalan


Melalui Rute Yang telah di tentukan
2 08.00 – 10.00 Melaksanakan Pawai Ta’aruf dan meyatukan barisan panjang di
RW 13 Desa Margaasih , tepatnya di
Jalan Rancamalang

Setelah Melalui titik finish di depan


kantor Desa Margaasih Sambil
berkumpul dan mengumandangkan
3 10.00 – 10.10 Penutupan
Sholawat dengan musik rebana
peserta pawai Ta’aruf membubarkan
diri dengan tertib
RUNDOWN TABLIGH AKBAR
Peringatan Hari Besar Islam 1 MUHARRAM 1441 H

Hari/Tanggal : Sabtu, 07 September 2019


Tempat : Sepanjang Ruko Margaasih sampai Polsek Margaasih
NO. WAKTU URAIAN KEGIATAN PENGISI ACARA KET.
KEGIATAN PRA- MALAM PUNCAK
1. 16.00 – 16.10 Pembukaan Pra-Malam Puncak MC
2. 16.10 – 16.40 Kesenian Tradisional Pencak Silat
Hadroh Al.Wasilin
3. 16.40 – 17.30 Kesenian Musik Islami
dr Cigondewah
KEGIATAN MALAM PUNCAK
1. 19.15 – 20.15 Pembacaan Maulid & Tawasul Parade 50 Hadroh
2. 20.15 – 20.20 Pembukaan MC
Pembacaan Ayat Suci Al-
3. 20.20 – 20.35 Kang Ujang Farid
Qur’an
1. Ketua Pelaksana
(Disan Alvin Nur F.)

2. Ketua MUI Margaasih


4. 20.35 – 20.50 Sambutan (Kh.Dadang
Abdurochman)

3. PJS Kades Margaasih


(Ade Muhyi, S.Sos)
5. 20.50 – 21.00 Potong Tumpeng PJS Kades, Ketua MUI
Pembacaan Juara :
Ketua Karang Taruna
(Yoga Novan Yasin)
Pengumuman Juara Pawai
7. 21.00 – 21.15
Ta’aruf Desa Margaasih
Pemberian Hadiah :
Ketua Pelaksana
(Disan Alvin Nur F.)
8. 21.15 – 22.00 Tabligh Akbar Ustadz Solmed Muda
9. 22.00 – 23.00 Tabligh Akbar Ustadz Fajar Ahmad S.
Habib Umar Rofiq Bin Ali
10. 23.00 – 24.00 Tabligh Akbar
Bin Hamid
11. 24.00 – 01.00 Tabligh Akbar, Do’a Penutup Kh. MD Ubaidillah AB.
12. 01.00 – 01.05 Penutup MC

3.4 Laporan Keuangan


(Terlampir)
BAB IV
EVALUASI

4.1 Evaluasi Acara


Dalam Pelaksanaan suatu acara, semua komponen yang diperlukan haruslah
baik dalam persiapan maupun pelaksanaan, tetapi dalam kegiatan kali ini
terdapat beberapa Kendala dalam persiapan dan pelaksanaannya seperti panitia
yang kurang mengerti tugasnya. Hal ini disebabkan kurang tepatnya pemilihan
beberapa koordinator bidang beberapa divisi dan anggota kepanitiaan. selain itu,
kendala yang dialami juga disebabkan kurangnya pengarahan dan pengawasan
dari anggota yang lebih berpengalaman, sehingga konsep rangkaian PHBI 1
Muharram 1441 H kurang matang. Tetapi semua panitia sudah bekerja sesuai
dengan divisinya masing-masing dengan baik karena kendala-kendala yang ada
dapat ditangani dengan segera.

4.2 Evaluasi Kepanitiaan

A. KETUA PELAKSANA

[1] DESKRIPSI KERJA :


Membentuk Kepanitiaan PHBI 1 Muharram 1441 H.
Menentukan kegiatan rapat panitia baik rapat akbar atau rapat panitia inti.
Melakukan pertemuan breafing sebelum acara dimulai.
Menghimpun semua aspirasi.
Memantau kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H berjalan dengan sesuai
rencana.
Memimpin kegiatan evaluasi pada setiap kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H.

[2] PERSIAPAN :
Membentuk Kepanitian PHBI 1 Muharram 1441 H.
Memonitoring secara berkala seluruh divisi dapat menjalankan jobdesknya
masing2 secara baik dan terarah.
Membuat time line yang harus dijalankan oleh masing-masing divisi.
[3] PELAKSANAAN :
Proses mengontrol juga mengawasi seluruh bidang yang ada pada kepanitiaan
dengan sebaik mungkin, walapun mengalami beberapa kendala, tetapi semua
dapat diatasi dengan konsultasi juga tidak memutus tali koordinasi dengan
seluruh perangkat desa juga pihak-pihak yang terkait.

[4] HAMBATAN :
Hambatan Internal
1. Kurangnya koordinasi Ketua Pelaksana dengan bidang dalam kegiatan
PHBI 1 Muharram 2019, serta kurangnya terjalin keharmonisan
sesama anggota bidang dengan Ketua Pelaksana , dikarenakan Ketua
Bidang dan anggota yang ada pada kepanitiaan belum menguasai akan
struktur ataupun jalur koordinasi terhadap Ketua Pelaksana tersebut.
2. Kurangnya koordinasi dari bidang kepanitiaan dengan jajaran Ketua
Pelaksana.
3. Banyaknya terjadi miskomunikasi sesama kepanitiaan.
4. Kurangnya menguasai tugas pokok fungsi Ketua Pelaksana dan
menjadikan ketua dengan anggota bidang kepanitiaan kurang
maksimal dalam menjalankan tugas pokok fungsi yang ditentukan.
5. Kebiasaan jobdesk dilaksanakan sendiri oleh Bidang tanpa
sepengetahuan atau arahan dari Ketua Pelaksana tersebut.
6. Bidang dalam kepanitiaan tersendiri mengakui bahwasannya
mengganggap mudah terhadap TUPOKSI yang ditentukan, sehingga
lebih banyak diam dan kurang mengerti tehadap jobdesk yang
ditentukan.

Hambatan external
1. Minimnya koordinasi RT/RW dan Tokoh Masyarakat di Desa
Margaasih.
2. Kurangnya jalur koordinasi antara Panitia Pelaksana PHBI 1441 H
dengan Aparatur Pemerintahan Desa Margaasih. Juga Kurangnya
perhatian khusus dari Aparatur Desa Margaasih terhadap kegiatan
PHBI 1441 H yang sedang berlangsung.
[5] SOLUSI :
• Internal Kepanitiaan
1. Perbanyak koordinasi terhadap anggota Kepanitiaan PHBI sendiri
baik dalam rapat ataupun diluar rapat tentang jobdesk yang telah
ditentukan.
2. Setiap rapat Kepanitiaan baik internal ataupun external, selalu
libatkan Ketua Pelaksana, Ketua Karang Taruna dan Aparatur Desa
Margaasih. Agar terjalinnya koordinasi yang baik dan sejalan dengan
TUPOKSI yang telah ditentukan.
3. Keharmonisan dalam Kepanitiaan PHBI itu sangat penting. Maka
perbanyak kumpulan ataupun koordinasi dalam Kepanitiaan PHBI.
Sehingga terjalinnya komunikasi yang baik.
4. Sebaiknya ketika diberikan TUPOKSI yang telah ditentukan, dari
bidang yang ada pada PHBI tersebut mempelajari dan
mengaplikasikan apa yang sudah ditentukan. Agar terjalinnya jalur
ketentuan tugas pokok fungsi yang baik.
5. Koordinasi itu sangat penting dalam internal Kepanitiaan PHBI,
terutama untuk memulai sesuatu tentang tugas yang ada pada
kepanitiaan. Diharapkan dapat selalu konfirmasi dengan ketua
bidang, juga Ketua Pelaksana, sehingga terjalinnya komunikasi yang
baik, juga tidak ada tumpang tindih atau melangkahi tugas pokok
fungsi dari Ketua Pelaksana tersebut.
6. Harus ada gambaran dan deadline dalam setiap kegiatan. Supaya
berjalan dalam koridor yang semestinya.
• External Kepanitiaan
1. Sebaiknya ketika pengambilan suatu informasi, bukan hanya dalam
satu tempat yang telah ditentukan, namun menjalin koordinasi ke
berbagai tempat terkait untuk keberlangsungan acara PHBI tersebut.
2. Ketika berkoordinasi dengan Aparatur Desa Margaasih seharusnya ada
konseppan yang sudah terbuat, supaya Aparatur Desa Margaasih
menjalankan bersama dengan kepanitiaan PHBI dengan menjalankan
konsep yang sudah terbuat. Dikarenakan kepanitiaan memahami
banyak tugas yang lebih penting dan lebih intensif dari Aparatur Desa
untuk mengurus pemerintahan yang ada pada desa tersebut. Juga
terkadang kepanitiaan banyak keluh kesah akan PHBI, karena
terbatasnya komunikasi terhadap Aparatur Desa Margaasih,
batasannya berupa kami seperti berjalan sendiri mensukseskan acara
PHBI tersebut.
[6] SARAN :
1. Terjalinnya jalur koordinasi dengan baik dengan Ketua Pelaksana, Ketua
Karang Taruna Desa Margaasih, dan Aparatur Desa Margaasih. Supaya
Terjalinnya tujuan yang sama dalam mensukseskan acara PHBI tersebut.
2, Keberlangsungan acara akan baik apabila acara yang sudah terbuat itu
terkonsep dan terplanning dengan baik. Planning acara itu baiknya membuat
beberapa planning, Misal dari Plan A, Plan B, dan Plan C. Supaya acara
tersebut berjalan dengan lancar dan dapat mengantisipasi berbagai kendala.

B. SEKRETARIS

[1] DESKRIPSI KERJA :


Membuat Proposal Kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H.
Membuat Surat-surat yang dubutuhkan selama kegiatan PHBI 1 Muharram
1441 H.
Memberitahukan setiap divisi mengenai apa saja yang harus dicantumkan
dalam surat yang dibutuhkan.
Berdiskusi dengan divisi lain, terutama koordinator bidang divisi yang
membutuhkan surat mengenai surat yang akan dibuat.
Hadir di setiap rapat, briefing, dan evaluasi untuk mencatat laporan dari
masing-masing divisi (rapat), persiapan pelaksanaan kegiatan (briefing), dan
laporan pelaksanaan kegiatan (evaluasi).
Membuat Laporan Pertanggungjawaban setelah kegiatan PHBI 1 Muharram
1441 H selesai dilaksanakan.
Mengumpulkan data yang diperlukan dalam pembuatan proposal, surat dan
Laporan Pertanggungjawaban.

[2] PERSIAPAN :
Meminta semua data Sekretaris PHBI 1 Muharram 1441 H sebelumnya untuk
dijadikan contoh.
Berdiskusi dengan Anggota lainnya mengenai tata cara pembuatan proposal,
surat dan Laporan Pertanggungjawaban.

[3] PELAKSANAAN :
Proses dan hasil pembuatan proposal, surat dan laporan pertanggung jawaban
cukup baik, walapun mengalami beberapa kendala, tetapi semua bisa diatasi.
[4] HAMBATAN :
Sekretaris sebelumnya tidak memberikan arahan mengenai cara pembuatan
surat menyurat.
Adanya kekeliruan dalam membuat format surat dan tata letak penulisan
dalam surat.
Adanya kekeliruan dalam tata letak men Cap Surat.
Selalu mendadak divisi meminta surat perizinan atau surat undangan.

[5] SOLUSI :
Dikarenakan Sekretaris sebelumnya tidak memberikan arahan kepada
sekretaris baru, maka sekretaris belajar tatacara membuat surat kepada
anggota lain.
Sekretaris memperbaiki format surat dan tata letak penulisan surat setelah
adanya revisi dari PJS Ketua Desa Margaasih dan ketua MUI Margaasih.
Sekretaris segera memperbaiki tata letak men Cap Surat selanjutnya yang
belum disebarluaskan kepada orang yang bersangkutan.
Sekretaris mengerjakan surat dengan terburu-buru dan mendadak di Print.

[6] SARAN :
Sebaiknya sekretaris sebelumnya memberikan arahan mengenai tata cara
membuat surat kegitan PHBI 1 Muharram 1441 H, sehingga sekretaris yang
baru menjabat mengetahui tata cara pembuatan surat.
Sebaiknya divisi yang memerlukan perihal persyuratan tidak mendadak
meminta surat, dan sebaiknya divisi yang bersangkutan sudah mengetahui
siapa saja yang akan dikirim surat, sehingga tidak banyak surat keluar yang
tidak terpakai.

C. BENDAHARA

[1] DESKRIPSI KERJA :


Membuat anggaran dana dan cashflow keuangan.
Mencatat setiap transaksi keuangan yang masuk dan keluar.
Membuat laporan keuangan dari awal sampai akhir kegiatan PHBI 1
Muharram 1441 H.

[2] PERSIAPAN :
Penggalangan dana
Menjual gantungan kunci,sticker dan kalender
Mendatangi donator untuk berpartisipasi

[3] PELAKSANAAN :
Pendanaan cukup baik meski ada beberapa yg minus dan banyak uang kecil
yg tidak tertulis karena kurang nya komunikasi. Tetapi acara berjalan dengan
baik dan lancar.

[4] HAMBATAN :
Kurang nya komunikasi antara divisi dan bendahara
Susah untuk menemukan nota hasil pembelian yg berjumlah kecil.
Banyaknya pengeluaran atau pembelian yg tanpa nota

[5] SOLUSI :
Membuat nota dan meminta ke toko untuk setiap pembelian harus memakai
nota agar lebih jelas.banyaknya pendataan yg kurang nota sehingga susahnya
untuk mendata ulang semua

[6] SARAN :
Lebih banyak koordinasi di setiap divisi yg membutuhkan dana, kemudian
menyiapkan usaha untuk menambah lagi pemasukkan uang.

D. DIVISI ACARA

[1] DESKRIPSI KERJA :


Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, personil in charge,perlengkapan dan tempat) ;
Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya;
Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di
lapangan;
Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi
lain dan pihak-pihak lain yang terkait ;
Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana.

[2] PERSIAPAN :
Diskusi penanganan masalah tak terduga dilapangan dengan koordinator dan
anggota divisi acara agar acara dapat terus berjalan kondusif sesuai yang
direncanakan.
Koordinasi/briefing dengan seluruh panitia pelaksana PHBI 1441 H.
Konfirmasi ulang kehadiran kepada seluruh pengisi acara PHBI 1441 H.

[3] PELAKSANAAN :
Acara berjalan kondusif sesuai yang direncanakan walaupun terdapat
beberapa miskomunikasi dan kendala tak terduga baik dengan panitia lain atau
pengisi acara, tetapi semua bisa diatasi dengan cepat dan tepat.

[4] HAMBATAN :
Terlalu banyak pembuat keputusan pada saat di lapangan.
Rundown yang selalu mengalami perubahan dikarenakan penuhnya kegiatan
masing-masing pengisi acara.
LO pengisi acara sepenuhnya tidak dikelola oleh divisi acara.

[5] SOLUSI :
Melakukan koordinasi ulang secara cepat dan tepat kepada masing-masing
suksesor kegiatan PHBI 1441 H, baik dengan panitia, keamanan setempat dan
kepolisian agar tetap pada satu komando.
Melakukan koordinasi dengan ketua pelaksana, agar LO pengisi acara
seluruhnya dipercayakan kepada divisi acara.

[6] SARAN :
Sebaiknya seluruh keputusan di lapangan dan segala yang berhubungan
dengan pengkondisian pengisi acara di kondisikan oleh divisi acara sebelum
akhirnya didiskusikan kepada ketua pelaksana agar tetap pada satu arahan dan
dapat termonitoring dengan baik dan efektif.

E. DIVISI LOGISTIK

[1] DEKSRIPSI KERJA :


Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang
dibutuhkan kegiatan;
Menjadi penanggung jawab peralatan ketika kegiatan berlangsung;
Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi
[2] PERSIAPAN :
Mendata segala kebutuhan masing-masing divisi yang terlibat.
Membuat list data peminjaman barang atau kendaraan.
Melakukan pencarian tempat yang akan dituju sebagai sumber peminjaman
dengan harga yang paling murah dan berkualitas memuaskan.

[3] PELAKSANAAN :
Mendistribusikan dan mengamanahkan segala kebutuhan masing-masing
divisi.
Melakukan pengecekan ulang terhadap keberadaan barang-barang yang
dipinjam.

[4] HAMBATAN :
Alokasi dana tidak maksimal dikarenakan sumber keuangan yang tidak turun
sepenuhnya berakibat menghambat mobilitas divisi logistik untuk memenuhi
kebutuhan masing2 divisi lainnya dan pengisi acara.
Keterbatasan anggota membuat kinerja tidak dapat dilakukan dengan
maksimal.
Peminjaman barang terkadang tidak sistematis/ tidak satu pintu, berakibat
membuat divisi logistik kebingungan dengan barang yang tiba-tiba ada di
lapangan dan tidak tau siapa pemiliknya.

[5] SOLUSI :
Mencari peralatan yang sekiranya masih bisa dipinjam untuk menekan biaya
sewa.
Melakukan koordinasi dengan divisi lain untuk membantu memaksimalkan
kinerja divisi logistik secara masif.
Menanyakan kepada divisi lain terkait barang yang tidak masuk list divisi
logistik untuk dapat di pertanggungjawabkan kepada pemiliknya.

[6] SARAN :
Sebaiknya segala bentuk peminjaman barang ataupun kendaraan
dikoordinasikan terlebih dahulu dengan divisi logistik, agar barang/kendaraan
yang dipinjam atau sewa dapat dipertanggungjawabkan dengan baik oleh
divisi logistik secara penuh.
F. DIVISI PUBLIKASI DOKUMENTASI

[1] DESKRIPSI KERJA :


Mendokumentasikan momen-momen penting yang nantinya akan dijadikan
arsip untuk keperluan Laporan Pertanggung Jawaban
Menentukan media publikasi yang diperlukan seperti poster, leaflet dll
Menentukan lokasi publikasi
Berkoordinasi dengan humas mengenai ijin pemasangan spanduk, leaflet dll

[2] PERSIAPAN :
Membuat desain spanduk, leaflet 2 minggu sebelum acara diadakan
Mencetak hasil desain spanduk
Menempelkan leaflet yg sudah di cetak
Menyiapkan kamera untuk dokumentasi

[3] PELAKSANAAN :
Proses persiapan, pencarian kamera nya lancar dan tidak ada kendala. Begitu
pula di hari H, semua anggota tidak berkumpul di satu titik untuk mengambil
momen-momen penting. Serta koordinasi yang baik untuk para anggotanya.

[4] HAMBATAN :
Desain spanduk yang terus berubah dan belum di pastikan
Peminjaman kamera karena tidak ada di inventaris yang harus mengeluarkan
biaya lagi untuk uang sewa
Baterai yang cepat habis karena merekam video

[5] SOLUSI :
Desain yg sudah di pastikan oleh ketua tanpa mempertimbangkan hal yg lain
Meminjam kamera ke keluarga agar tidak dikenakan biaya
Mengisi ulang daya baterai sambil acara berjalan karena kamera terdiri dari
beberapa tidak hanya satu

[6] SARAN :
Pastikan desain spanduk dari jauh-jauh hari
Membeli kamera untuk inventaris atau meminjam kamera dari orang yang
dikenal
Mempunyai baterai cadangan jikalau suatu waktu baterai habis di tempat
G. DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT

[1] DESKRIPSI KERJA :


Menginformasikan tentang akan diadakannya pawai ta’aruf dan acara puncak
PHBI 1 Muharram kepada seluruh ketua RW,masyarakat,perangkat
desa,aparatur keamanan se-desa margaasih
Mengundang pejabat kecamatan margaasih,perangkat desa margaasih,aparatur
keamana se-desa margaasih,pengurus RW se-desa margaasih,masyarakat desa
margaasih untuk hadir dan berpartisipasi dalam memeriahkan kegiatan pawai
ta’aruf dan acara puncak PHBI yang diadakan oelh karangtaruna desa
margaasih
Mengurus perizinan tempat acara puncak acaa PHBI dan Pawai Ta’aruf
Mengurus prosedur keamanan dan lalulintas kepada BINMAS POLSEK
MARGAASIH
Menentukan jalur pawai ta’aruf
Pengamanan pawai ta’aruf dan acara puncak PHBI
Memastikan keamanan dan kelancaran seluruh acara pawai ta’aruf dan acara
puncak PHBI
Membantu team logistic pada saat acara berlangsung
Memberikan dan mengambil formulir pawai ta’aruf
Mencari tempat-tempat alternative untuk venue acara

[2] PERSIAPAN :
Berkordinasi dengan ketua pelaksna tentang undangan,perizinan
tempat,prosedur keamanan.

[3] PELAKSANAAN :
Melaporkan seluruh perizinan,tempat,lalulintas,dan keamana kepada ketua
pelaksana
Memantau keamanan pada saat pelaksanaan pawai ta’aruf dan acara puncak
PHBI
Memberikan informasi yang benar kepada seluruh warga desa margaasih

[4] HAMBATAN :
Kekurangan tenaga pada saat pengiriman surat-surat sehingga hasil dari
HUMAS kurang maksimal
Banyak keterlambatan dalam segi persuratan
Kurang koordinasi kepada perangkat desa
Kurang dalam perekrutan anggota
Susah mencari amggota lain untuk mengbackup HUMAS bila sedang tidak
bisa mengurusi pekerjaan HUMAS

[5] SOLUSI :
Memaksimalkan anggota HUMAS yang ada
Meminta maaf kepada org atau intansi bersangkutan atas keterlambatan
pengiriman surat
Meminta bantuan kepada ketua pelaksana dan ketua karangtaruna untuk
kordinasi kepada aparat desa

[6] SARAN :
Etika dan bahasa harus lebih diperhatikan
Konsentrasi harus lebih dijaga

H. DIVISI KONSUMSI

[1] DESKRIPSI KERJA :


Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) pada saat rapat
persiapan pawai ta’aruf, acara pawai ta’aruf dan acara puncak PHBI termasuk
penjadwalannya.
Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, pengisi acara, serta semua orang
yang terkait di acara pawai ta’aruf dan acara puncak PHBI.
Mengurus biaya konsumsi untuk acara pawai ta’aruf dan acara puncak PHBI.

[2] PERSIAPAN :
Berkoodinasi dengan bendahara terkait anggaran konsumsi untuk acara pawai
ta’aruf dan acara puncak PHBI.
Berjordinasi dengan pihak lain perihal konsumsi untuk acara puncak PHBI.
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

[3] PELAKSANAAN :
Memastikan seluruh panitia, peserta, serta pihak pihak pendukung di acara
pawai ta’aruf dan acara puncak PHBI menerima konsumsi.
Memastikan anggaran yang diberikan oleh bendahara acara tercukupi selama
acara berlangsung.
Memastikan jumlah konsumsi tercukupi selama acara berlangsung.
[4] HAMBATAN :
Kurangnya data pasti berapa banyak pihak-pihak yang pendukung acara pawai
taáruf dan acara puncak PHBI yang harus menrima konsumsi
Adanya miskomunikasi perihal pihak mana saja yang mendapat konsumsi
Campur tangan banyak pihak yang menyarankan jika pihak ini diberi apa dan
pihak ini diberi apa. Tidak adanya konsistensi dari awal kesepakatan, tetapi
hal tersebut dikarenakan kurangnya data yang pasti dari awal.

[5] SOLUSI :
Pihak konsumsi sangat membutuhkan data yang pasti berapa orang yang akan
diberikan snack atau pun makanan berat, jika dari awal pihak konsumsi dapat
data yang dibutuhkan tidak akan adanya miskomunikasi dan tidak akan ada
pihak yang meminta konsumsi tetapi karena konsumsi kurang jadi tidak
diberikan.

[6] SARAN :
Diharapkan jauh jauh hari sebelum terlaksanakannnya acara pihak konsumsi
d[mendapatkan data minimum siapa saja yang akan datang, pihak-pihak mana
saja yang akan datang, sehingga persiapan konsumsi akan lebih matang
kedepannya. Lebih baik ada konsumsi yang lebih dibandingkan kurang. Jika
data cukup, pihak konsumsi juga akan meminta anggaran yang cukup kepada
bendahara

4.3 Evaluasi Tujuan

Dalam melaksanakan kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H Pekan Raya


Sebanusa Desa Margaasih semua tujuan sudah terlaksana, karena acara ini
memiliki tujuan Menumbuhkan rasa persatuan, kesatuan, dan kekeluargaan warga
Desa Margaasih, Membentuk pemuda dan umumnya masyarakat yang kreatif,
kompak berlandaskan iman dan takwa, Menjalin silaturahmi pemuda dan juga
masyarakat Desa Margaash , Menumbuhkan budaya cinta ilmu, lingkungan, dan
seni dimasyarakat Desa Margaasih.
4.4 Pengeluaran Dana
Lampiran 1

4.5 Rekap Surat Keluar


Lampiran 2

4.6 Dokumentasi Kegiatan


Lampiran 3

4.7 Peta Lokasi Pawai Taaruf


Lampiran 4
BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kegiatan PHBI 1 Muharram 1441 H Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih


dapat terlaksana dengan cukup baik, walaupun mengalami beberapa hambatan dan
masih perlu perbaikan dalam banyak hal. Hambatan yang dihadapi oleh kepanitiaan
dapat diatasi dengan adanya solusi yang diputuskan secara musyawarah. Perbaikan
mengenai kegiatan ini secara rinci dijelaskan dalam Evaluasi Kepanitiaan.

5.2 Saran

Tujuan kegiatan telah tercapai. Hasil positif pun telah didapatkan setelah acara
ini berlangsung. Kegiatan yang sudah terlaksana ini mendapat respon positif dari
berbagai pihak meskipun belum sempurna. Berbagai rintangan yang dihadapi dalam
acara ini tidak lantas menyurutkan semangat panitia dan para relawan. Kesuksesan
kegiatan ini hanya bisa dicapai dengan semangat dan keinginan yang kuat.

Semoga untuk Peringatan Hari Besar Islam yang akan dating dapat menambah
rasa kekompakan, kekeluargaan dan rasa saling peduli satu sama lain bagi warga
masyarakat Desa Margaasih pada khususnya dan Jama’ah muslim se-Indonesia pada
umumnya. Terus jadikan Peringatan Hari Besar Islam ini menjadi salah satu ajang
pemersatu masyarakat se-Desa Margaasih.
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan Pertanggungjawaban PHBI 1 Muharram 1441 H
Pekan Raya Sebanusa Desa Margaasih

Margaasih, 14 Oktober 2019

Ketua Pelaksana, Sekretaris,

Disan Alvin Nur Fadhilah Lisnawati, S.I.Pus

PJS Kepala Desa Margaasih,

Ade Muhyi, S.Sos


Lampiran 1 ( Laporan Keuangan PHBI )
Laporan Keuangan
• PEMASUKAN

No Tanggal Sumber Jumlah


(Rp)
1 7/9/2019 Donatur Rp. 2.741.000
2 1/5/2019 Dana desa Rp. 35.000.000
TOTAL Rp. 37.741.000

• PENGELUARAN

Rincian Jumlah Saldo


No Tanggal Keperluan Banyaknya Harga Ket
(Rp) (Rp)
(Rp)
1 2/5/2019 Stempel 1 Buah 75.000 75.000 34.925.000
2 2/5/2019 Gantungan 200 Buah 2.000 400.000 34.525.000
Kunci
3 2/5/2019 Pajak 2 1.500.000 3.000.000 31.525.000
4 2/5/2019 Logistik 1 Paket 3.500.000 3.500.000 28.025.000
Desa
5 3/5/2019 Ritrama 2 Buah 52.800 105.600 27.919.400
1,2*018
Lamglosy 2 Buah 14.400 28.800 27.890.600
1,2*018
6 5/5/2019 Buku Quarto 1 Buah 15.000 15.000 27.875.600
Buku 1 Buah 2.500 2.500 27.873.100
Kwintasi
Nota 1 Buah 3.000 3.000 27.870.100
Penggaris 1 Buah 3.000 3.000 27.867.100
30cm
Bolpen 2 Buah 2.000 4.000 27.863.100
Standart
7 5/5/2019 Jasa Design 1 Orang 50.000 50.000 27.813.100
8 7/5/2029 Cetak 200 Buah 1.900 380.000 27.433.100
Kalender
9 13/5/2019 Cetak 2 Buah 50.000 100.000 27.333.100
Proposal
10 15/5/2019 HVS f4 1 Rim 50.000 50.000 27.283.100
11 20/6/2019 Amplop 2 Paket 13.500 27.000 27.256.100
Coklat
Label Fax 1 Buah 5.500 5.500 27.250.600
BDA Fc 1 Buah 51.500 51.500 27.199.100
Paper 2 Buah 35.000 70.000 27.129.100
Dataprint
Double Slide
12 6/8/2019 Stempel 2 Buah 30.000 60.000 27.069.100
13 8/8/1019 Jilid 8 Buah 6.875 55.000 27.014.100
Map 1 Buah 6.000 6.000 27.008.100
Joyko 1 Buah 5.000 5.000 27.003.100
14 17/8/2019 Materai 3 Buah 7.000 21.000 26.982.100
15 17/8/2019 Jus 3 Buah 6.333 19.000 26.963.100
16 17/8/2019 Snack 4 Buah 2.500 10.000 26.953.100
17 21/8/2019 Jilid 7 Buah 4.000 28.000 26.925.100
HVS sidu 1 Buah 44.000 44.000 26.881.100
18 21/8/2019 jilid 2 Buah 4.000 8.000 26.873.100
19 21/8/2019 Mosron 1 Buah 38.000 38.000 26.835.100
20 30/8/2019 Minyak 4 Liter 20.000 80.000 26.755.100
tanah
21 31/8/2019 Micrope ½ 1 Buah 11.500 11.500 26.743.100
Mkp cap 1 Buah 6.000 6.000 26.737.600
lang 15ml
Rivanol 2 Buah 3.500 7.000 26.730.600
100ml
Kasa verban 3 Buah 2.700 8.100 26.722.500
10.cm
22 31/8/2019 Double tip 1 Buah 9.000 9.000 26.713.500
Spidol 1 Buah 2.000 2.000 26.711.500
Map 5 Buah 2. 000 10.000 26.701.500
bensin 3 Liter 20.000 60.000 26.641.500
23 4/9/2019 Banner 3 Buah 45.000 135.000 26.506.500
Spanduk 1 Buah 180.000 180.000 26.326.500
24 7/9/2019 Trush Bag 10 Buah 1.500 15.000 26.311.500
25 7/9/2019 Name Tag 10 Paket 4.000 40.000 26.271.500
dan Tali
26 7/9/2019 Photocopy 25 Lembar 200 5.000 26.266.500
Gunting 1 Buah 5.000 26.261.500
Print Poster 4 Lembar 500 2.000 26.259.500
Double Tip 1 Buah 6.000 26.253.500
27 7/9/2019 Laminating 3 Buah 3.000 9.000 26.244.500
28 7/9/2019 Sewa kamera 1 Buah 130.000 130.000 26.114.500
29 7/9/2019 Mubalig 4 Orang 2.000.000 8.000.000 18.114.500
Hadroh 9 Grup 166.666 1.500.000 16.614.500
Sound 1 Paket 6.750.000 6.750.000 9.864.500
System +
lighting +
genset
Qori 1 Orang 300.000 300.000 9.564.500
Panggung 1 Paket 2.000.000 2.000.000 7.564.500
7/9/2019 Uang 1 Paket 2.250.000 2.250.000 5.314.500
Pembinaan
Mc 1 Orang 300.000 300.000 5.014.500
Pencak Silat 1 Orang 250.000 250.000 4.764.500
Umbul- 1 Paket 1.000.000 1.000.000 3.764.500
Umbul
Piala 1 Paket 465.000 465.000 3.299.500
Juri 2 Orang 100.000 200.000 3.099.500
Konsumsi 100 Dus + 2 2.500.000 2.500.000 599.500
Tamu Paket
Undangan Tumpeng
Petasan 1 Paket 500.000 500.000 99.500
Donatur Rupiah + 2.741.000 2.840.500
Konsumsi 1 Paket 1.783.100 1.783.100 1.057.400
Puncak Makan
Acara Minum
Transportasi 1 Paket 740.000 740.000 317.400
Kadedeuh Rupiah 317.400 317.400 0
Panitia
TOTAL Pengeluaran 37.741.000
Lampiran 2. Rekap Surat Keluar

DAFTAR SURAT KELUAR


A. INTERNAL

Tanggal di
No. Surat Perihal Tujuan
Keluarkan
Ketua Majelis
009/PPDM/VIII/2019 Udangan 7 Agustus 2019 Rabithah Alawiyah
Bandung
Ketua Majelis Ar-
010/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Rauhah
DKM dan Remaja
011/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019 Masjid dari Rw 01
s/d RW 22
012/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019 Karang Taruna Unit
013/PPDM/VIII/2019
Ketua RW 1 – RW
s/d Undangan 7 Agustus 2019
22
034/PPDM/VIII/2019
Habib. Novel Bin
035/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019 Muhammad
Alaydrus
UPTQ UIN SGD
036/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Bandung
Ketua Majelis
037/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019 Jalsatul Itsnain
Baa’alawy
Ketua Pemuda
038/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Pancasila Margaasih
Ketua Sundawani
039/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Desa Margaasih
Ketua FPI
040/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Margaasih
Ketua BANSER
041/PPDM/VIII/2019 Undangan 7 Agustus 2019
Margaasih
Ketua RW 01 – RW
045/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
22
DKM, Remaja
046/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019 Masjid dan Majelis
Ta’lim Setempat
047/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019 Karta Unit
049/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019 MUI Margaasih
PJS Kepala Desa
050/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih
Kepala Camat
059/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih
Aparatur Pemerintahan
060/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Kecamatan Margaasih
SATPOL PP
061/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih
MUI Kecamatan
063/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih
BABINSA
064/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih
BINMAS POLSEK
065/PPDM/VIII/2019 Undangan 21 Agustus 2019
Margaasih

B. PERMOHONAN

Tanggal
No. Surat Perihal Tujuan
Dikeluarkan
Surat Izin
042/PPDM/VIII/2019 21 Agustus 2019 Kapolsek Margaasih
Keramaian
043/PPDM/VIII/2019 Surat Izin Tempat 21 Agustus 2019 Ketua RW 20
SATPOL PP
062/PPDM/VIII/2019 Surat Izin 21 Agustus 2019
Margaasih
Surat Izin Ketua RW 01 – RW
068/PPDM/VIII/2019 21 Agustus 2019
Peminjaman HT 22

C. PEMBERITAHUAN

Tanggal
No. Surat Perihal Tujuan
dikeluarkan
Pemberitahuan Mayarakat
044/PPDM/VIII/2019 21 Agustus 2019
Acara Setempat
Lampiran 3. Dokumentasi Kegiatan
PAWAI TAARUF
TABLIGH AKBAR 1 MUHARRAM 1441 H DESA MARGAASIH
Lampiran 4. Peta Lokasi Pawai Taaruf

Anda mungkin juga menyukai