Lingkup Pelatihan

Banyak karyawan baru yang dilengkapi dengan sebagian besar Pengetahuan, Keterampilan,
dan Kemampuan yang diperlukan untuk mulai bekerja, Yang lain membutuhkan pelatihan
ekstensif sebelum mereka siap memberikan kontribusi yang besar bagi organisasi.

Investasi dalam Pelatihan

Penelitian menunjukkan bahwa pendapatan organisasi dan profitabilitas keseluruhan
berkorelasi positif dengan jumlah pelatihan yang diberikan kepada karyawannya.. Namun,
jumlah uang yang dihabiskan untuk pengembangan dan pelatihan manajer telah meningkat,
mungkin karena lebih banyak perusahaan mencoba merekrut dan mempertahankan pemimpin
yang kuat di tengah masa ekonomi yang sulit.1 Industri teknologi, transportasi, komunikasi,
dan utilitas cenderung menghabiskan paling banyak untuk pelatihan.

Pendekatan Strategis untuk Pelatihan

Dari perspektif terluas, tujuan pelatihan adalah untuk berkontribusi pada tujuan keseluruhan
organisasi. Program pelatihan harus dikembangkan dengan mempertimbangkan hal ini.
Manajer harus mengawasi dengan cermat tujuan dan strategi perusahaan mereka dan
mengarahkan pelatihan mereka sesuai dengan itu. Sebagai contoh, apakah itu tujuan
perusahaan untuk mengembangkan lini produk baru? Jika demikian, bagaimana seharusnya
tujuan ini memengaruhi inisiatif pelatihannya? Apakah perusahaan berusaha menurunkan
biaya produksinya sehingga dapat menggunakan strategi berbiaya rendah untuk menangkap
bisnis baru? Jika demikian, adakah inisiatif pelatihan yang dapat dilakukan untuk
mewujudkan strategi ini?
Untuk memastikan bahwa pelatihan dan pengembangan investasi perusahaan memiliki
dampak semaksimal mungkin, pendekatan strategis dan sistematis harus digunakan yang
melibatkan empat fase: (1) penilaian kebutuhan berdasarkan tujuan kompetitif perusahaan,
(2) desain program, (3) implementasi , dan (4) evaluasi.

Fase 1: Melakukan Penilaian Kebutuhan

Analisis Organisasi
Analisis organisasi adalah pemeriksaan lingkungan, strategi, dan sumber daya yang dihadapi
perusahaan untuk menentukan pelatihan apa yang harus ditekankan. Seperti yang telah kami
jelaskan, pelatihan perusahaan harus berputar di sekitar inisiatif strategis organisasi. Merger
dan akuisisi, misalnya, seringkali mengharuskan karyawan mengambil peran dan tanggung
jawab baru dan menyesuaikan diri dengan budaya dan cara baru dalam menjalankan bisnis.
Melakukan analisis organisasi juga melibatkan memeriksa perusahaan secara cermat
sumber daya — teknologi, keuangan, dan manusia — tersedia untuk memenuhi tujuan
pelatihan perusahaan. Personel SDM biasanya mengumpulkan data seperti informasi tentang
biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung perusahaan mereka, kualitas barang atau jasa,
ketidakhadiran, pergantian, dan jumlah kecelakaan. Ketersediaan pengganti potensial dan
waktu yang diperlukan untuk melatihnya adalah faktor penting lainnya dalam analisis
organisasi.

Analisis Tugas
Analisis tugas melibatkan peninjauan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi untuk
mengidentifikasi kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaan tertentu dan KSA(Knowledge,
Skills, and Abilities) yang diperlukan untuk melaksanakannya. Langkah pertama dalam
analisis tugas adalah membuat daftar semua tugas atau tugas yang termasuk dalam pekerjaan.
Langkah kedua adalah mendaftar langkah-langkah yang dilakukan oleh karyawan untuk
menyelesaikan setiap tugas. Jenis kinerja untuk setiap tugas (seperti manipulasi, ucapan, dan
diskriminasi), bersama dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk
melakukannya, kemudian dapat diidentifikasi.Jenis keterampilan dan pengetahuan yang
dibutuhkan peserta pelatihan dapat ditentukan dengan mengamati dan mempertanyakan
pemegang jabatan yang terampil dan / atau dengan meninjau uraian pekerjaan. Informasi ini
membantu pelatih memilih konten program dan memilih metode pelatihan yang paling
efektif.
Alih-alih berfokus pada urutan tugas yang tetap, lebih banyak perusahaan menemukan bahwa
karyawan mereka membutuhkan serangkaian kompetensi yang lebih fleksibel agar dapat
bekerja dengan cara yang lebih unggul.Penilaian kompetensi berfokus pada serangkaian
keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan karyawan untuk berhasil, terutama untuk
pekerjaan yang berorientasi pada keputusan dan pengetahuan. Tetapi penilaian kompetensi
lebih dari sekadar menggambarkan sifat-sifat yang harus dimiliki seorang karyawan untuk
berhasil melakukan pekerjaan. Itu juga menangkap unsur-unsur tentang bagaimana sifat-sifat
itu harus digunakan dalam konteks dan budaya organisasi. Itu mungkin termasuk tingkat
motivasi karyawan, sifat-sifat kepribadian, keterampilan interpersonal, dan sebagainya.
Analisis Orang
Seiring dengan analisis organisasi dan tugas, perlu untuk melakukan analisis orang.
Analisis seseorang melibatkan penentuan karyawan mana yang membutuhkan pelatihan dan,
yang sama pentingnya, yang tidak. Dalam hal ini, melakukan analisis seseorang adalah
penting karena beberapa alasan. Pertama, analisis menyeluruh membantu organisasi
menghindari kesalahan mengirim semua karyawan ke pelatihan ketika beberapa tidak
membutuhkannya. Selain itu, analisis orang membantu manajer menentukan apa yang dapat
dilakukan calon peserta pelatihan ketika mereka memasuki pelatihan sehingga program dapat
dirancang untuk menekankan bidang-bidang di mana mereka kekurangan.
Informasi penilaian kinerja dapat digunakan untuk keperluan melakukan analisis orang.
Perusahaan seperti Teradyne dan HP adalah di antara banyak perusahaan yang
melakukannya. Namun, meskipun penilaian kinerja dapat mengungkapkan karyawan mana
yang tidak memenuhi harapan perusahaan, mereka biasanya tidak mengungkapkan alasannya.
Jika kekurangan kinerja disebabkan oleh masalah kemampuan, pelatihan cenderung menjadi
solusi yang baik. Namun, jika kekurangan kinerja disebabkan oleh motivasi yang buruk atau
faktor-faktor di luar kendali karyawan, pelatihan mungkin bukan jawabannya.

Fase 2: Merancang Program Pelatihan

Setelah kebutuhan pelatihan telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah merancang program
pelatihan. Para ahli percaya bahwa desain program pelatihan harus fokus pada setidaknya
empat masalah terkait: (1) tujuan pengajaran pelatihan, (2) "kesiapan" peserta pelatihan dan
motivasi mereka, (3) prinsip-prinsip pembelajaran, dan (4) karakteristik dari instruktur.

Tujuan Instruksional
Setelah melakukan analisis organisasi, tugas, dan orang, manajer harus memiliki gambaran
yang lebih lengkap tentang kebutuhan pelatihan perusahaan mereka. Atas dasar informasi ini,
mereka dapat secara lebih formal menyatakan hasil pelatihan yang diinginkan melalui tujuan
instruksional tertulis. Secara umum, tujuan instruksional menggambarkan keterampilan atau
pengetahuan yang harus diperoleh dan / atau sikap yang harus diubah. Salah satu jenis tujuan
pembelajaran, tujuan yang berpusat pada kinerja, banyak digunakan karena cocok untuk
evaluasi yang tidak bias dari hasil. Misalnya, tujuan yang dinyatakan untuk satu program
pelatihan mungkin adalah: “Karyawan yang dilatih dalam metode tim akan dapat melakukan
pekerjaan yang berbeda dari anggota tim mereka dalam waktu enam bulan.” Tujuan yang
dipusatkan secara khusus biasanya mencakup istilah yang tepat, seperti “menghitung, ""
Untuk memperbaiki, "" untuk menyesuaikan, "" untuk membangun, "" untuk berkumpul,
"dan" untuk mengklasifikasikan. "

Kesiapan dan Motivasi Peserta Latihan

Dua prasyarat untuk belajar memengaruhi keberhasilan mereka yang akan menerima
pelatihan: kesiapan dan motivasi. Kesiapan peserta pelatihan mengacu pada apakah
pengalaman peserta pelatihan telah membuat mereka menerima pelatihan yang akan mereka
terima. Calon peserta harus disaring untuk memastikan bahwa mereka memiliki latar
belakang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyerap apa yang akan
disajikan kepada mereka. Mengenali perbedaan individu peserta pelatihan dalam hal kesiapan
mereka sama pentingnya dalam pelatihan organisasi seperti halnya dalam situasi pengajaran
lainnya. Akibatnya, sering diinginkan untuk mengelompokkan individu sesuai dengan
kapasitas mereka untuk belajar, sebagaimana ditentukan oleh skor tes atau informasi
penilaian lainnya, dan untuk memberikan jenis pengajaran alternatif bagi mereka yang
membutuhkannya.
Reseptif dan kesiapan peserta dalam program pelatihan dapat ditingkatkan dengan meminta
mereka mengisi kuesioner tentang mengapa mereka menghadiri pelatihan dan apa yang ingin
mereka capai sebagai hasilnya. Peserta juga dapat diminta untuk memberikan salinan
kuesioner yang telah diisi kepada manajer mereka.
Prasyarat lain untuk belajar adalah motivasi peserta pelatihan. Organisasi perlu membantu
karyawan memahami hubungan antara upaya yang mereka lakukan dalam pelatihan dan
imbalannya. Mengapa pelatihan itu penting? Apa yang akan terjadi jika itu tidak terjadi?
Selain itu, apa untungnya bagi individu karyawan? Dengan berfokus pada peserta pelatihan
itu sendiri, manajer dapat menciptakan lingkungan pelatihan yang kondusif untuk belajar.

Prinsip Pembelajaran
Ketika kami beralih dari menilai kebutuhan dan tujuan pengajaran organisasi ke kesiapan dan
motivasi karyawan, kami jelas mengalihkan fokus kami dari organisasi ke karyawan. Namun,
pada akhirnya, pelatihan harus membangun jembatan antara karyawan dan organisasi. Salah
satu langkah penting dalam transisi ini adalah memberikan pertimbangan penuh pada prinsip-
prinsip pembelajaran psikologis — yaitu, karakteristik program pelatihan yang membantu
karyawan memahami materi baru, memahami materi itu dalam kehidupan mereka sendiri,
dan memindahkannya kembali ke pekerjaan mereka.

Penetapan tujuan
Nilai penetapan tujuan untuk memusatkan dan memotivasi perilaku meluas ke pelatihan.
Ketika pelatih meluangkan waktu untuk menjelaskan tujuan dan sasaran pelatihan kepada
peserta pelatihan — atau ketika peserta pelatihan didorong untuk menetapkan tujuan mereka
sendiri — tingkat minat, pemahaman, dan upaya yang diarahkan pada pelatihan cenderung
meningkat.

Makna Presentasi
Salah satu prinsip pembelajaran adalah bahwa materi yang akan dipelajari harus disajikan
dalam cara yang bermakna mungkin. Sederhananya, peserta pelatihan akan lebih mampu
mempelajari informasi baru jika disajikan dengan menggunakan terminologi yang dapat
mereka pahami, dan pelatihan ini terhubung dengan hal-hal yang sudah akrab bagi mereka.
Inilah alasan mengapa pelatih sering menggunakan contoh-contoh penuh warna yang dapat
diceritakan oleh peserta pelatihan. Contoh-contoh membuat materi bermakna. Selain itu,
materi harus diatur sehingga setiap pengalaman dibangun berdasarkan pengalaman
sebelumnya. Dengan cara ini, peserta pelatihan dapat mengintegrasikan pengalaman ke dalam
pola pengetahuan dan keterampilan yang dapat digunakan.

Modeling
Pemodelan dapat mengambil banyak bentuk. Demonstrasi kehidupan nyata dan demonstrasi
di DVD sering membantu; alat bantu visual, gambar, dan gambar dapat menyampaikan
pesan. Dalam beberapa kasus, memodelkan perilaku yang salah bahkan dapat membantu jika
menunjukkan kepada peserta pelatihan apa yang tidak boleh dilakukan dan kemudian
menjelaskan perilaku yang sesuai.

Perbedaan individu
Orang belajar dengan kecepatan dan cara yang berbeda. Pembelajar visual menyerap
informasi terbaik melalui gambar, diagram, dan demonstrasi. Peserta didik verbal menyerap
informasi terbaik melalui kata-kata lisan atau tulisan. Demikian pula, beberapa siswa yang
melakukan mengerikan dalam pengaturan kuliah besar akan unggul di kelas diskusi kecil.
Pelatih dapat membantu mengakomodasi gaya belajar yang berbeda dalam berbagai cara.
Kuncinya adalah untuk menghindari pengiriman materi hanya dalam satu cara. Jadi,
misalnya, alih-alih mengirimkan monolog, pelatih harus memasukkan varietas ke dalam
presentasi mereka. Mereka harus menggunakan alat bantu visualisasi, mendorong partisipasi
peserta didik dengan memasukkan mereka dalam demonstrasi, dan mengajukan pertanyaan
kepada mereka tentang pengalaman mereka sendiri. Kegiatan langsung dan memecah
kelompok besar menjadi kelompok yang lebih kecil untuk kegiatan tertentu juga dapat
membantu pelatih mengakomodasi gaya belajar yang berbeda

PraktekAktif dan Pengulangan

Hal-hal yang kita lakukan setiap hari menjadi bagian dari daftar keterampilan kita. Trainee
harus sering diberi kesempatan untuk mempraktikkan tugas pekerjaan mereka dengan cara
yang pada akhirnya diharapkan akan mereka lakukan. Individu yang diajari cara
mengoperasikan mesin harus memiliki kesempatan untuk mempraktikkannya. Manajer yang
diajari cara melatih harus diberi latihan yang diawasi dalam pelatihan.

Pembelajaran Utuh versus Bagian

Sebagian besar pekerjaan dan tugas dapat dipecah menjadi beberapa bagian yang
memungkinkan mereka untuk dianalisis lebih lanjut. Menentukan cara yang paling efektif
untuk menyelesaikan setiap bagian kemudian memberikan dasar untuk memberikan instruksi
spesifik. Belajar menjual produk, misalnya, terdiri dari beberapa keterampilan yang
merupakan bagian dari keseluruhan proses. Meskipun prosesnya terdengar menakutkan, pada
dasarnya hal ini dapat dipecah menjadi beberapa langkah terpisah: menemukan peluang
pelanggan; memunculkan kebutuhan calon pelanggan dengan mempelajari pertanyaan yang
tepat untuk ditanyakan kepadanya; menyajikan produk perusahaan dengan cara yang
memenuhi kebutuhan tersebut; dan akhirnya, belajar bagaimana dan kapan meminta
pelanggan untuk membeli produk (menutup kesepakatan). Dalam mengevaluasi pembelajaran
utuh versus bagian, perlu untuk mempertimbangkan sifat tugas yang harus dipelajari. Jika
tugas dapat dipecah dengan sukses, mungkin harus dipecah untuk memfasilitasi
pembelajaran; kalau tidak, mungkin harus diajarkan sebagai satu kesatuan.

Pembelajaran Massal versus Terdistribusi

Faktor lain yang menentukan efektivitas pelatihan adalah jumlah waktu yang dihabiskan
untuk berlatih dalam satu sesi. Haruskah peserta pelatihan diberikan pelatihan dalam lima
periode dua jam atau dalam sepuluh periode satu jam? Telah ditemukan dalam sebagian besar
kasus bahwa menjeda pelatihan akan menghasilkan pembelajaran yang lebih cepat dan
retensi yang lebih lama. Ini adalah prinsip pembelajaran terdistribusi.
Umpan balik dan penguatan
Bisakah pembelajaran terjadi tanpa umpan balik? Beberapa umpan balik berasal dari peserta
pelatihan sendiri melalui pemantauan sendiri, sedangkan umpan balik lainnya berasal dari
pelatih, sesama peserta pelatihan, dan sejenisnya. Umpan balik dapat membantu individu
fokus pada apa yang mereka lakukan dengan benar dan apa yang mereka lakukan salah.
Pikirkan ketika Anda pertama kali belajar cara melempar bola baseball, mengendarai sepeda,
atau berenang. Seseorang, mungkin orang tua, memberi tahu Anda apa yang Anda lakukan
dengan benar dan hal-hal apa yang harus dikoreksi. Ketika Anda memperbaiki hal-hal itu,
Anda mungkin menjadi lebih baik.

Karakteristik Instruktur
Keberhasilan setiap upaya pelatihan akan sangat tergantung pada keterampilan mengajar dan
karakteristik pribadi dari mereka yang bertanggung jawab untuk melakukan pelatihan. Apa
yang membedakan pelatih yang baik dari yang biasa-biasa saja? Seringkali pelatih yang baik
adalah yang menunjukkan sedikit usaha atau menunjukkan lebih banyak persiapan
instruksional. Namun, pelatihan juga dipengaruhi oleh cara dan karakteristik pribadi pelatih.
Berikut adalah daftar singkat sifat-sifat yang diinginkan:
1. Pengetahuan tentang subjek. Karyawan mengharapkan pelatih untuk mengetahui
pekerjaan atau subjek mereka secara menyeluruh. Selanjutnya, mereka diharapkan
untuk menunjukkan pengetahuan itu.
2. Kemampuan beradaptasi. Karena beberapa individu belajar lebih cepat atau lebih
lambat daripada yang lain, instruktur harus dapat beradaptasi dengan kemampuan
belajar peserta pelatihan.
3. Ketulusan. Trainee menghargai ketulusan dalam pelatih. Seiring dengan ini, pelatih
perlu bersabar dengan peserta pelatihan dan dengan bijaksana mengatasi masalah
mereka.
4. Rasa humor. Belajar bisa menyenangkan; sangat sering poin dapat dibuat dengan
cerita atau anekdot.
5. Bunga. Pelatih yang baik memiliki minat yang kuat pada subjek yang mereka ajarkan;
minat ini siap disampaikan kepada peserta pelatihan.
6. Hapus instruksi. Secara alami, pelatihan dicapai lebih cepat dan dipertahankan lebih
lama ketika pelatih memberikan instruksi yang jelas.
 7. Bantuan individu. Ketika melatih lebih dari satu karyawan, pelatih yang sukses selalu
memberikan bantuan individu.
8. Antusiasme. Presentasi yang dinamis dan kepribadian yang bersemangat
menunjukkan kepada peserta pelatihan bahwa pelatih menikmati pelatihan; karyawan
cenderung merespons suasana antusias secara positif.

Fase 3: Melaksanakan Program Pelatihan

Metode instruksional adalah tempat “karet bertemu jalan” dalam melaksanakan program
pelatihan. Pertimbangan utama dalam memilih di antara berbagai metode pelatihan adalah
menentukan mana yang sesuai untuk dipelajari oleh Pengetahuan, Keterampilan, dan
Kemampuan. Misalnya, jika materi sebagian besar faktual, metode seperti ceramah, ruang
kelas, atau instruksi yang diprogram mungkin baik-baik saja. Namun, jika pelatihan
melibatkan komponen perilaku yang besar, metode lain seperti pelatihan di tempat kerja,
simulasi, atau pelatihan berbasis web atau komputer (CBT) mungkin bekerja lebih baik.
Untuk mengatur diskusi kami tentang berbagai metode pelatihan, kami akan memecahnya
menjadi dua kelompok utama: yang digunakan untuk karyawan non-manajerial dan yang
digunakan untuk manajer. Perlu diingat bahwa banyak metode yang digunakan untuk melatih
kedua jenis karyawan.

Metode Pelatihan untuk Karyawan Non-Manajerial

1. Pelatihan di Tempat Kerja
2. Pelatihan Magang
3. Pelatihan Koperasi, Magang, dan Pelatihan Pemerintah
4. Instruksi Kelas
5. Instruksi terprogram
6. Metode Audiovisual
7. Metode Simulasi
8. E-Learning
9. Learning Management Systems
Fase 4: Mengevaluasi Program Pelatihan
Kriteria- kriteria yang ada dalam evaluasi program pelatihan adalah

1. Reaksi
2. Pembelajaran
3. Tingkah laku
4. Hasil, atau pengembalian investasi

Program Pelatihan dan Pengembangan Tambahan

1. Orientasi Pelatihan
Orientasi adalah proses formal untuk membiasakan karyawan baru dengan organisasi,
pekerjaan mereka, dan unit kerja mereka. Seperti pelatihan, yang menekankan apa dan
bagaimana, orientasi sering menekankan mengapa. Ini dirancang untuk mempengaruhi
sikap karyawan tentang pekerjaan yang akan mereka lakukan dan peran mereka dalam
organisasi. Ini mendefinisikan filosofi di balik aturan organisasi dan menyediakan
kerangka kerja untuk tugas-tugas terkait pekerjaan.
2. Onboarding
Onboarding adalah proses mensosialisasikan karyawan baru secara sistematis untuk
membantu mereka “bergabung” dengan suatu organisasi. Onboarding lebih dari sekadar
mengarahkan karyawan baru ke lingkungan baru mereka. Ini membawa mereka ke
dalam lipatan organisasi sehingga mereka benar-benar merasa seolah-olah mereka
adalah bagian dari itu. Ini penting karena karyawan baru berisiko tinggi untuk berhenti.
3. Pelatihan Keterampilan dasar
4. Pelatihan Tim dan Pelatihan Lintas
5. Pelatihan Etika
6. Pelatihan Keragaman