TEKNIK DOKUMENTASI dan PENGEMBANGAN SISTEM

OLEH KELOMPOK :
NURUL AINUN C 301 17 112
SITI ATIKA RAHAYU C 301 17 117
MUHAMMAD ISMAIL C 301 17 167
CHRISTIAN T. PALILU C 301 17 217

UNIVERSITAS TADULAKO
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI
2019

1
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayahnya, sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan makalah
Akuntansi yang berjudul “ TEKNIK DOKUMENTASI dan PENGEMBANGAN SISTEM”
sebagai tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
Adapun maksud dan tujuan dari penyusunan makalah yang kami buat ini selain sebagai
tugas juga agar penyusun dan pembaca dapat memahami materi ini karena penyusun
menyajikan secara singkat, jelas dan sistematis, sehingga di harapkan dapat mudah diterima dan
dimengerti para pembaca makalah ini.
Akhir kata semoga makalah yang kami buat dapat bermanfaat bagi penyusun dan
khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan
dari makalah kami ini, oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari para pembaca dan semua pihak.

Palu, 20 Oktober 2019

Kelompok 7

2
 DAFTAR ISI
KataPengantar…………...............................................................................................................2
Daftar Isi…………………………………………………………………………………..……...3
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang……………………………………………………………………….4
1.2RumusanMasalah…………………………………………..………………………...4
1.3Tujuan Masalah……………………………………………………........................…4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Data Flow Diagrams………………………………………………………………..…6
2.2 Flowchart………………………………………………………………………...….14
BAB III PENUTUP
3.1Kesimpulan……………………………………………………………….………..…20
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………..…22

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang,
dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem. Teknik-teknik sistem
penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan
sistem informasi.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai
media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan
sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi
sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor
eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan
keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem
informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam
sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan
menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database sistem dan
output sistem.
Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input
(rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa
gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke
dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta
mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output
sistem).

4
 Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa,
apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan (data entry), diproses,
disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Data Flow Diagrams?
2. Apa yang dimaksud dengan Data Flow Charts?

1.3 Tujuan
1. Memahami Data Flow Diagrams
2. Memahami Data Flow Charts

5
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Data Flow Diagrams
Data Flow Diagram atau Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data
dalam sebuah organisasi yang berguna untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada dan
merencanakan sistem yang baru.
Diagram aliran data terdiri dari 4 elemen dasar:

1. Sumber dan tujuan data

Mewakili suatu organisasi atau individu yang mengirim data ke dan menerima data yang
dihasilkan sistem. Dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam
organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya.
Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi
dengan sistem yang sedang dikembangkan. Komponen ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia
luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya
menggunakan kata benda, misalnya Bagian Penjualan, Dosen, Mahasiswa. Diwakili dengan
simbol kotak.

Bagian Penjualan

Terminator Sumber Terminator Tujuan T. Sumber dan Tujuan

6
 Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat
dua jenis terminator :
1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber.
2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan data / informasi
sistem.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :
1. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang menghubungkan
terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.
2. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja organisasi, atau prosedur yang
berkaitan dengan terminator.
3. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada
DFD.

2. Arus data
Mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan serta sumber dan tujuan data. Alur
data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu
bagian sistem ke bagian lainnya. Arus data dapat terdiri dari satu atau lebih bagian data. Alur
data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama
pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan.
Diwakili dengan simbol panah.

Membuat Faktur
Konsumen
Faktur

3. Proses tranformasi
Proses yang mentransformasikan data dari input ke output. Dimana aliran data masuk,
ditranformasikan ke aliran data keluar. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan
apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan seperti Menghitung Gaji.
Diwakili dengan simbol lingkaran.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
- Proses harus memiliki input dan output.

7
 – Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui
alur data.
- Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem
digambarkan dengan komponen proses

1 2

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut
dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak
berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat proses 1).
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut
dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input (lihat
proses 2).

4. Penyimpanan data
Merupakan tempat menyimpan data baik secara permanen maupun temporer yaitu:
piutang usaha. Berkaitan dengan penyimpanan penyimpanan, seperti file atau database yang
berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita
magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file
folder, dan agenda. Diwakili dengan simbol dua garis horizontal.
Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak
dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang menghubungkan data store dengan suatu proses
mempunyai pengertian sebagai berikut :
- Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan satu paket
tunggal data, lebih dari satu paket data, sebagian dari satu paket tunggal data, atau
sebagian dari lebih dari satu paket data untuk suatu proses (lihat gambar 2 (a)).
- Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti menambah satu
paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih, atau
mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih (lihat gambar 2 (b)).

8
 Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu paket
data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada pengertian kedua data
store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata lain, proses alur data
bertanggung jawab terhadap perubahan yang terjadi pada data store.

(a) (b)
Gambar 2. Implementasi data store

Syarat-syarat Pembuatan DFD

Adapun syarat-syarat dalam pembuatan Data Flow Diagram (DFD) ini akan menolong
profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak
lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong
profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah
dibaca oleh pemakai. Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :
1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
Pemberian nama agar pemakai mengetahui dengan lingkungan mana saja sistem mereka
berhubungan, komponen terminator ini harus diberi nama sesuai dengan lingkungan luar yang
mempengaruhi sistem ini. Biasanya komponen terminator diberi nama dengan kata benda.
Pemberian nama pada komponen proses lebih baik menunjukkan aturan-aturan yang akan
dilaksanakan oleh seseorang dibandingkan dengan memberikan nama atau identitas orang yang
akan melaksanakannya. Ada dua alasan mengapa bukan nama atau identitas orang (yang
melaksanakan fungsi sistem) yang digunakan sebagai nama proses, yaitu : 1. Orang tersebut
mungkin diganti oleh orang lain saat mendatang, sehingga bila tiap kali ada pergantian orang
yang melaksanakan fungsi tersebut, maka sistem yang dibentuk harus diubah lagi. 2. Orang
tersebut mungkin tidak melaksanakan satu fungsi sistem saja, melainkan beberapa fungsi sistem
yang berbeda. Daripada menggambarkan beberapa proses dengan nama yang sama tetapi artinya
berbeda, lebih baik tunjukkan dengan tugas/fungsi sistem yang sebenarnya akan dilaksanakan.
Karena nama untuk komponen proses lebih baik menunjukkan tugas/fungsi sistem yang akan
dilaksanakan, maka lebih baik pemberian nama ini menggunakan kata kerja transitif.
2. Pemberian nomor pada komponen proses

9
 Nomor-nomor proses yang diberikan terhadap komponen proses ini tidak dimaksudkan
bahwa proses tersebut dilaksanakan secara berurutan. Pemberian nomor ini dimaksudkan agar
pembacaan suatu proses dalam suatu diskusi akan lebih mudah dengan hanya menyebutkan
prosesnya saja jika dibandingkan dengan menyebutkan nama prosesnya, khususnya jika nama
prosesnya panjang dan sulit.
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
Penggambaran DFD dapat dilakukan berkali-kali sampai secara teknik DFD itu benar,
dapat diterima oleh pemakai, dan sudah cukup rapih sehingga profesional sistem tidak merasa
malu untuk menunjukkan DFD itu kepada atasannya dan pemakai.
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
Bila terlalu banyak proses, terminator, data store, dan alur data digambarkan dalam satu
DFD, maka ada kemungkinan terjadi banyak persilangan alur data dalam DFD tersebut.
Persilangan alur data ini menyebabkan pemakai akan sulit membaca dan mengerti DFD yang
terbentuk. Jadi semakin sedikit adanya persilangan data pada DFD, maka makin baik DFD yang
dibentuk oleh profesional sistem.
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika
Penggambaran DFD harus konsisten terhadap kelompok DFD lainnya. Profesional sistem
menggambarkan DFD berdasarkan tingkatan DFD dengan tujuan agar DFD yang dibuatnya itu
mudah dibaca dan dimengerti oleh pemakai sistem. Hal ini sesuai dengan salah satu tujuan atau
syarat membuat DFD.

Penggambaran DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang
ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :
1. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.
3. Buat Diagram Konteks (diagram context) Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD
yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Caranya :
-Tentukan nama sistemnya.
-Tentukan batasan sistemnya.
-Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
-Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator dari/ke sistem.
-Gambarkan diagram konteks.

10
4. Buat Diagram Level Zero Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :
- Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
- Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil
memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus
sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
- Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur
data.
- Gambarkan diagram level zero.
* Hindari perpotongan arus data
* Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
5. Buat Diagram Level Satu
Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Caranya :
- Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
- Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing subproses ke/dari sistem dan
perhatikan konsep keseimbangan.
- Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan
alur data.
- Gambarkan DFD level Satu
* Hindari perpotongan arus data.
* Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi
dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1
6. DFD Level Dua, Tiga, «
Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi
dilakukan sampai dengan proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yang digunakan
sama dengan level satu.

11
Contoh Data Flow Diagram:

12
2.2 Data Flow Charts
Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menejelaskan
beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas,dan logis. Bagan alir mencatat cara
proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan alir juga
menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian digambar
menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau
Microsoft Power Point. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori, yaitu
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan berakhir,
keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

13
Simbol Bagan Alir secara umum

14
15
Jenis – jenis bagan Alir
Bagan Alir dokumen ( document flowchart ) di kembangkan untuk mengilustrasikan arus
dokumen dan data antar-area pertanggung jawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri
dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, di distribusi, tujuan,
disposisi, dan semua hal terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir, yang
disebut bagan air pengendalian internal ( Internal Control Flowchart) di gunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakan
untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus komunikasi yang tidak
memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak di butuhkan pada arus
dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
Sampai ia mengotomisasi bagian lain dalm S & S secara manual, seperti yang di jelaskan
dalam Tabel di bawah ini

16
17
 Bagan alir system (system flowchart): menggambarkan hubungan antari put, pemrosesan,
penyimpanan, dan output system. Berikut bagan alir system pemrosesan penjualan di S&S:

18
Bagan Alir Program
Bagan alir program (program flowchart): mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakuakn
oleh computer dalam melakukan program. Berikut ini hubungan antara bagan alir sistem dan
program:

19
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Data Flow Diagram atau Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data
dalam sebuah organisasi yang berguna untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada dan
merencanakan sistem yang baru. Diagram aliran data terdiri dari 4 elemen dasar yaitu Dumber
dan Tujuan Data, Arus Data, Proses Transformasi, dan Penyimpanan Data.
Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :
1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika
Adapun langkah-langkah untuk membuat DFD adalah :
1. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.
3. Buat Diagram Konteks (diagram context). Diagram ini adalah diagram level tertinggi
dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
4. Buat Diagram Level Zero. Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
5. Buat Diagram Level Satu. Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.
6. DFD Level Dua, Tiga, « Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya.
Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk
menejelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas,dan logis
Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori, yaitu
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronikatau dengan
tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untukbagan alir.

20
Jenis – jenis Bagan Alir
1. Bagan Alir Dokumen
2. Bagan Alir Sistem
3. Bagan Alir Program

21
 DAFTAR PUSTAKA

file:///E:/Data%20Flow%20Diagram.pdf

https://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-contoh-dari-data-flow-diagramdfd/

https://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/08/analisis-sistem-informasi-diagram-alir-data-dad-data-
flow-diagramdfd/

https://id.scribd.com/document/320246407/Bab-3-Pengembangan-Sistem-Dan-Teknik-teknik-
Dokumentasi

http://riiaiia.blogspot.com/2012/10/data-flow-diagram-dfd.html

http://staffnew.uny.ac.id/upload/132318566/pendidikan/SIA+Bab+6.pdf

Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2003 Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13. Jakarta:
Salemba 4.

22