VALIDACIÓN
Contenido
1. Métodos de validación de datos .......................................................................................... 2
2. Tipos de reglas de validación .............................................................................................. 3
2.1 Dónde usar las reglas de validación ................................................................................. 3
2.2 Lo que se puede incluir en una regla de validación .......................................................... 3
3. Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla ...................................................... 4
3.1 Validar los datos de un campo.......................................................................................... 4
3.2 Validar los datos de un registro ........................................................................................ 4
3.3 Probar las reglas de validación ......................................................................................... 5
3.4 Probar las reglas de validación mediante una consulta..................................................... 5
4. Validar datos al escribirlos en un formulario ...................................................................... 5
4.1 Crear una regla de validación ........................................................................................... 6
4.2 Bloquear un control .......................................................................................................... 7
5. Validar datos durante las operaciones de importación ........................................................ 7
6. Referencia a las reglas de validación .................................................................................. 7
6.1 Ejemplos de reglas de validación ..................................................................................... 7
6.2 Sintaxis de las reglas de validación comunes ................................................................... 8
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Las reglas de validación restringen lo que los usuarios pueden escribir en un campo determinado y,
además, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifiquen el tipo o la cantidad de
datos correctos.
Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o
un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar
los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas técnicas para definir una regla de
validación. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden
usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos.
Tipos de datos - En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación.
Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de
la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los
campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda
acepta únicamente datos monetarios, etc.
Tamaños de campo - Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se
crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un
máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados
peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin
experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo
pueda contener un nombre.
Propiedades de tabla - Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy
específicos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, como
resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo.
Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban
valores específicos, y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los
errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación,
se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. La regla
[FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o
posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre
100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en
la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se
indica cómo corregirlo.
Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando
a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara
de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como
14.04.2007.
Puedes usar algunas o todas estas técnicas para validar los datos. Algunas de estas características,
como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras
técnicas, como las propiedades de campo, las reglas de validación y las máscaras de entrada, las
puedes usar a tu discreción.
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En esta lección artículo se explica cómo usar las propiedades Texto de validación y Regla de validación
en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En esta lección, no se abordan las demás
herramientas de validación, como son los tipos de datos y los tamaños de campo (ya abordados en
las lecciones 2 y 3) y las máscaras de entrada (abordadas en la lección 5).
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3. Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla
Los pasos descritos en esta sección explican cómo crear reglas de validación para campos y registros,
y explican cómo probar una nueva regla de validación con datos existentes.
Se pueden especificar reglas de validación para todos los tipos de datos, salvo Autonumérico, Objeto
OLE, Datos adjuntos y campos de tipo Número definidos como Id. de réplica.
También se puede hacer clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haz clic en a
continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.
Puedes escribir una regla de validación que se aplique únicamente al campo. Por ejemplo,
puedes escribir >0 para obligar a los usuarios a especificar valores positivos. Recuerda que las
reglas de validación de un campo no hacen referencia a otros campos de la tabla. Si la regla
hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validación de registro.
4. Selecciona el cuadro de propiedad Texto de validación y escribe un mensaje de validación.
Este mensaje depende de la regla de validación. Escribe un mensaje breve e intenta explicar
el error que ha cometido el usuario. En el ejemplo anterior, podrías usar Escribe sólo números
positivos como texto de validación.
5. Guarda el trabajo.
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3.3 Probar las reglas de validación
1. Abre la tabla que contiene la regla de validación en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haz clic en Probar reglas de validación.
3. Haz clic en Sí para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba.
4. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta. Lee las instrucciones de cada mensaje y, a
continuación, haz clic en Sí o No, según proceda, para realizar o detener la prueba.
La manera más fácil y más rápida de aplicar una regla de validación a un formulario es agregar
primero la regla al campo de la tabla y, a continuación, usar las herramientas de creación de formulario
automatizada incluidas en Access para crear un formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo
Formularios, puedes optar por la creación de un formulario simple, un formulario dividido, un
formulario de varios elementos, etc. Cuando usas una de estas herramientas, los controles del
formulario heredan las propiedades de la tabla, incluidas las reglas de validación y el texto de
validación.
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Asimismo, puedes aplicar una regla de validación a un control de formulario abriendo el formulario
en la vista Diseño y agregando una regla a la propiedad Regla de validación y el texto del mensaje a
la propiedad Texto de validación del control. Se pueden agregar reglas de validación a algunos
controles de formulario, no a todos. La manera más fácil de determinar si se puede agregar una regla
de validación a un control es abrir el formulario en la vista Diseño y seguir los pasos descritos en esta
sección.
Recuerda que un control puede tener otra regla de validación que el campo de tabla al que está
enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validación, la regla definida para el campo de
tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerda que las reglas de controles y campos de tabla pueden
cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se introduzcan datos. Por ejemplo, supón que
aplicas la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla:
<#01/01/2007#
Y, a continuación, aplicas esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla:
>=#01/01/2007#
El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al año 2007, pero el control de formulario te
obliga a especificar fechas posteriores a ese año, por lo que no puedes especificar ningún dato. Si lo
intentas en estas condiciones, Access te indicará que especifiques fechas anteriores y posteriores a
las definidas por las reglas de validación en conflicto, por lo que no podrás introducir ningún dato.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar reglas de validación a los controles, cómo bloquear
los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos.
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4.2 Bloquear un control
1. Sigue los pasos 1 y 2 descritos en la sección anterior para abrir la hoja de propiedades del
control que desees bloquear.
2. Haz clic en la ficha Todas, busca los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a
continuación, sigue uno de estos procedimientos:
Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no esté disponible para
tener el foco), establece el valor de la propiedad Activado en No.
Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos,
establece la propiedad Bloqueado en Sí. Si estableces la propiedad Activado en No y la
propiedad Bloqueado en Sí, el control no aparecerá atenuado pero no podrás tener el foco.
Cuando se agregan reglas de validación a una tabla y, a continuación, se importan datos a esa tabla,
Access aplica las reglas de validación a los datos importados. La misma regla se aplica cuando se
vincula a datos.
En las siguientes tablas se muestra información de referencia sobre las reglas de validación, incluida
la sintaxis usada por las reglas más comunes, vínculos a información sobre el uso de los caracteres
comodín en las reglas y ejemplos que se pueden adaptar para usarlos con datos propios.
0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100.
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Regla de validación Texto de validación
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A- Escribe una dirección de correo electrónico válida que
Z]*@[A-Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org" termine en .com, .net u .org.
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Además de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos comunes y
ejemplos de cómo usarlos.
NO Comprueba si hay valores opuestos. Se puede usar delante NO > 10 (es lo mismo que <=10).
de cualquier operador de comparación, salvo NO ES NULO.
ENTRE Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo
valores de comparación (un valor alto y un valor bajo) y esos que >=100 Y <=1000)
valores deben ir separados por el separador Y.
COMO Busca cadenas modelo coincidentes en los campos de tipo COMO "Geo*"
Texto y Memo.
Y Especifica que todos los datos que se especifiquen deben ser >= #01/01/2007# Y
verdaderos o estar dentro de los límites especificados. <=#06/03/2008#
Nota Se puede usar Y también
para combinar reglas de
validación. Por ejemplo: NO
"Reino Unido" Y COMO "R*".
O Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. enero O febrero
= Igual que.