PANDUAN

KONTRAK KERJASAMA
RUMAH SAKIT UMUM MAMAMI

KUPANG
2019
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................................... 2

BAB 1. DEFINISI................................................................................................................................... 3

BAB 2. RUANG LINGKUP................................................................................................................... 3

BAB 3. TATA LAKSANA..................................................................................................................... 4

A. Kelembagaan dan Organisasi ..................................................................................................... 4

B. Proses Pelayanan Permintaan Unit............................................................................................. 4

BAB IV. DOKUMENTASI.................................................................................................................... 5

1. Pencatatan dan Pelaporan ............................................................................................................. 5

2. Lampiran…….………………………………………………………..…………….….…………...6
 BAB 1

DEFINISI

Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit sudah

sepantasnya merencanakan atau mempertimbangkan bahwa asuhan di rumah sakit merupakan bagian dari suatu sistem

pelayanan yang terintegrasi dengan para profesional di bidang pelayanan kesehatan dan tingkat pelayanan yang akan

membangun suatu kontinuitas pelayanan. Untuk menjalankan proses pelayanan rumah sakit yang tersistem dan

terintegrasi perlu memperhatikan: kebutuhan pasien yang akan menerima pelayanan di rumah sakit, pemberian

pelayanan yang efisien kepada pasien, dan rujukan kepada pelayanan lain baik didalam maupun keluar rumah sakit

serta pemulangan pasien yang tepat ke rumah. Pemberian pelayanan yang paripurna, tersistem, dan teritegrasi, maka

rumah sakit memerlukan dukungan Sumber Daya Manusia (SDM) medis atau non medis, sarana dan prasarana

yang memadai serta sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Rumah Sakit dalam pengadaan SDM

serta sarana dan prasarana tersebut dapat melalui perekrutan, pembelian atau kontrak dengan pihak ketiga, sehingga

kontrak dengan pihak ketiga dapat dibagi menjadi dua, yaitu kontrak kerja pelayanan klinis dan manjemen. Hukum

kontrak adalah hukum yang mengatur tata cara, hal-hal yang harus dipatuhi, dan penegakan kontrak sendiri,

sehingga hukum kontrak menetapkan garis-garis besar bagaimana kontrak tersebut akan, sedangm dan telah

dilaksanakan oleh masing-masing pihak. Dengan demikian pihak yang satu membutuhkan pihak yang lainterhadap

sesuatu hal ketika masing- masing pihak akan mendapatkan hak dan kewajiban dan bersifat saling berbalik. Kontrak

sangat bermanfaat sebagai pegangan, pedoman, dan alat bukti bagi para pihak pembuatnya, dengan adanya kontrak

yang baik akan mencegah terjadinya perselisihan, karena semua perjanjian sudah diatur dengan jelas sebelumnya,

bila terjadi perselisihan kontrak membantu upaya penyelesaiannya. Selain itu, kontrak yang baik memberikan

jaminan dan kepastian yang besar kepada para pihak, sehingga membantu kelancaran pelaksanaan pelayanan atau

transaksi bisnis. Perjanjian menurut pasal 1313 KUH Perdata adalah suatu perbuatan satu orang atau lebih

mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih, perjanjian menerbitkan suatu perikatan antara dua pihak yang

membuatnya. Dengan demikian perjanjian berupa suatu rangkaian perkataan yang mengandung janji-janji atau

kesanggupan-kesanggupan yang diucapkan atau ditulis. Dalam melakukan kontrak di rumah sakit dengan piak

ketiga harus melibatkan manajemen pada setiap prosesnya. Pada proses kontrak ada tanggung jawab pimpinan atas
kontrak kerja atau perjanjian lainnya untuk menjamin bahwa pelayanan yang melibatkan pihak ketiga dalam

kontrak memenuhi kebutuhan pasien dan menjadi bagian dari kegiatan manajemen mutu dan kegiatan peningkatan

rumah sakit. Dengan demikian kontrak dan perjanjian lainnya dimasukan sebagai bagian dari program peningkatan

mutu dan keselamatan pasien rumah sakit. Pimpinan klinis berpartisipasi

dalam seleksi kontrak dan bertanggungjawab untuk kontrak klinis. Pimpinan manajemen berpartisipasi dalam

seleksi terhadap kontrak manajemen dan bertanggungjawab atas kontrak manajemen tersebut. Proses pembuatan dan

pelaksanaan kontak klinis atau manajemen dibagi dalam beberapa tahap, sebagai berikut:

a. seleksi kontrak (pra-kontrak);

b. penetapan kontrak (penyusunan kontrak);

c. monitoring kontrak (pasca penandatangan kontrak); dan

d. perpanjangan kontrak.

Kontrak dan perjanjian lainnya dievaluasi terkait sifat kontrak, sebagai bagian dari program peningkatan

mutu dan keselamatan pasien rumah sakit.

 BAB 2
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari Panduan Kontrak Kerjasama adalah kegiatan pelaksanaan kontrak dan perjanjian untuk

pemenuhan saran dalam menunjang pelayanan kesehatan sesuai persyaratan mutu dan kebutuhan pasien dari

seleksi kontrak, penetapan kontrak, monitoring kontrak, dan perpanjangan kontrak. Pejabat yang berwenang

melakukan kegiatan ini adalah Manajemen, Kepala Bidang Hukum Kesehatan, Kepala Seksi Perencanaan dan

Pengembangan Usaha (PPU), Staf Hukum Kesehatan, Staf Perencanaan dan Pengembangan Usaha, dan Kepala Unit

yang terkait langsung dengan pelayanan yang melibatkan pihak ketiga

BAB 3
TATA LAKSANA
A. Kelembagan dan Organisasi
Bidang Hukum Kesehatan dan PPU merupakan unit kerja dibawah Direktur Uatama yang mempunyai peran

membuat nota kesepakatan atau memorandum of understanding (MoU) dilanjutkan penulisan draf awal

kontrak kerjasama, sedangkan PPU mempunyai peran untuk melakukan negoisasi dalam melakukan

pembbicaraan awal kontrak terutama untuk calon instansi yang akan kerjasama dalam pelayanan kesehatan.

Sedangkan untuk kontrak klinis tenaga medis melibatkan Direktur Pelayanan Medis dan Kepala Bidang

Pelayanan Medis dalam melakukan negoisasi dan seleksi awal untuk melanjutkan pada proses kontrak.

B. Proses Kontrak
Proses pembuatan kontrak harus melibatkan unit terkait dalam implementasinya dan
melibatkan manajemen dengan susunan proses sebagai berikut:
1. Seleksi Kontrak (Pra-Kontrak)
a. Negoisasi
Negoisasi dilakukan sebelum kontrak disusun atau sebelum suatu perbuatan hokum yang menimbulkan
hubungan hukum antara para pihak. Rumah Sakit melakukan negoisasi untuk menseleksi kepada
calon rekanan dengan memberikan penawaran kepada calon rekanan dan atau calon rekanan
membuat penawaran kepada rumah sakit. Rumah sakit sudah mempunyai beberapa penawaran yang
baku untuk kontak baik medis dan manajemen.
“Formulir ini digunakan untuk seleksi kontrak pada tahap awal dengan mempelajari
penawaran dan negoisasi”.
 Nama Rekanan Unit Terkait
Jenis Produk/ Tanggal
Jasa Pengajuan
Jangka Waktu Keputusan

b. Mempelajari Dokumen Legal

Formulir seleksi kontrak dokumen legal calon rekanan kontrak:
SELEKSI KONTRAK

(Ada/ Tidak)
Surat Ijin Usaha (Ada/ Tidak)
NPWP (Ada/ Tidak)
Pengalaman Kerja (Ada/ Tidak)
Company Profile
Catatan :

PENETAPAN KONTRAK
(Ya) / (Tidak)
Rasionalitas harga penawaran (Ada) / (Tidak)
Draft MoU
Catatan :

c. Membuat Nota Kesepahaman

Setelah mempelajari penawaran dan proses negoisasi dengan calon rekanan dilakukan pembuatan nota
kesepakatan (memorandum of understanding) yang merupakan pencatatan atau pendokumentasian hasil negoisasi
kedalam bentuk tulisan. Pembuatan nota kesepahaman sudah mencntumkan poin-point penting dalam
pembicaraan negoisasi tersebut. Nota kesepahaman ini bersifat opsional, sehingga pada tahap ini bisa dileawti dan
langsung dibuatkan penulisan draf kontrak dari hasil pembicaraan negoisasi dan mempelajari penawaran calon rekanan
2. Penetapan Kontrak (Penyusunan Kontrak)

a) Penulisan Draf Kontrak

Pada tahap penulisan draf kontrak atau perjanjian pihak rumah sakit dan calon

rekanan menuangkan poin-point yang menjadi kesepakatan dalam sebuah kontrak yang dapat dibuat

sendiri (di bawah tangan) atau dibuat secara notariil. Bentuk kontrak atau perjanjian tidak mengikat,

tetapi harus memuat semua aspek yang harus ada dalam kontrak harus tercakup dan dibuat selengkap-

lengkapnya. Setelah itu, diatur bahwa aspek-aspek yang belum diatur di dalam kontrak akan

dibicarakan secara musyawarah. Apabila ditengah perjalanan kontrak atau perjanjian ternyata terdapat

selisih paham diantara parea pihak, tetapi belum diatur mengenai hal tersebut, maka akan digunakan

prinsip hukum umum yang ada di dalam kitab undang-undang hukum perdata (KUH Perdata). Beberapa

hal yang harus dihindari dalam penyusunan kontrak atau perjanjian:

1) Kesalahan pengetikan atau penulisan (kesalahan redaksional)

2) Kesalahan penulisan maksud dari para pihak

3) Bahasa yang menimbulkan makna ganda (ambiguitas)

4) Penggunaan bahasa yang tidak dimengerti oleh salah satu pihak

5) Penggunaan bahasa yang tidak berlaku dalam sistem hokum

6) Penggunaan kata atau kalimat yang berulang-ulang

7) Kesalahan penyebutan identitas para pihak

8) Ketidakwenangan salah satu pihak yang menandatangani kontrak

9) Ketidaklengkapan ketentuan dalam kontrak (apa, siapa, kapan, dan bagaimana)

Penggunaan bahasa Indonesia maupun bahasa asing harus tepat, singkat, jelas, dan

sistematis. Format penulisan kontak atau perjanjian mengikuti pola umum sebagai

berikut:

1. Judul

Judul kontrak harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas, “Perjanjian jual beli”.

2. Pembukaan

Merupakan kalimat tunggal atau beberapa kalimat yang bertujuan memulai sebuah
 susunan kontrak. “Pada hari ini...., tanggal...(...). bulan...., tahun....(....), kami

yang bertandatangan dibawah ini”.

3. Pihak-pihak (Identitas Para Pihak)

Sebagai contoh atau bentuk lain sesuai kesepakatan para pihak, “Nama, tempat

dan tanggal lahir, alamat, pekerjaan, yang dibuktikna dengan KTP yang

dikeluarkan oleh pemerintah kota...., nomor...., dalam hal ini bertindak selaku

(diri sendiri/kuasa) untuk dan atas nama....., selanjutnya disebut Pihak.....”

4. Latar belakang kesepakatan (recital)

Penjelasa mengenai latar belakang pembuatan kontrak atau perjanjian. “PIHAK
PERTAMA dan PIHAK KEDUA bersama-sama untuk selanjutnya disebut PARA
PIHAK terlebih dahulu menerangkan:.......
5. ISI
Merupakan bagian inti sebuah kontrak yang menguraikan panjang lea isi kontal

6. Penutup
Memuat aturan dan prosedur sahnya suatu kontrak atau perjanjian, sebagai
contoh: “Demikian perjanjian ini dibuat oleh PARA PIHAK dengan keadaan
sadar tanpa tekanan dari pihak manapun, untuk dilaksanakan dengan penuh
itikad baik dari masing-masing pihak”.

b) Pengecekan Draf Kontrak Oleh Unit Terkait dan Hukum Kesehatan

Pengecekan dilaksanakan untuk memastikan bahwa isi kontark atau perjanjian sudah sesuai
kesepakatan dan lengkap yang terdiri dari beberapa lembar halaman harus diberi tanda persetujuan
berupa paraf oleh Kepala Bidang Hukum Kesehatan bersamaan dengan unit yang terlibat dalam
implementasi kontrak, bila melibatkan hak dan/atau kewajiban nominal pembayaran harus ada paraf
Direktur Keuangan dan Logistik. Tujuan pembubuhan paraf disetiap halaman kontrak untuk menghindari
penyalahgunaan oleh salah satu pihak demi keuntungan pribadi yang disebutkan di dalam kontrak tersebut

c) Penandatangan Kontrak
Setelah kontrak atau perjanjian selesai dirancang, dibahas bersama, pengecekan, dan disetujui,
para pihak membubuhkan tanda tangan pada tempat yang disediakan oleh Direktur Utama dengan
ditempeli meterai secukupnya.
3. Monitoring Kontrak (Pasca Penandatangan Kontrak)
a. Pelaksanaan Kontrak
Setelah penandatangan kotrak atau perjanjian, maka para pihak harus memperhatikan hak dan kewajiban
masing-masing supaya tidak menimbulkan kerugian dari salah satu pihak terhadap pihak rumah sakit
atau sebaliknya. Jika pada saat pelaksanaan kontrak terdapat hal-hal yang belum diatur dalam
kontrak atau perjanjian dapat dilakukan secara mufakat dan dituangkan dalam tertulis dengan
mengusulkan addendum
b. Monitoring Kontrak
Setelah kontrak diberlakukan dan dilaksanakan rumah sakit melakukan monitoring terhadap
kontrak atau perjanjian untuk menjamin bahwa pelayanan tersebut memenuhi kebutuhan pasien dan
menjadi bagian dari kegiatan manajemen mutu dan kegiatan pengingkatan rumah sakit sesuai yang
tertulis dalam isi kontrak. Bila pelayanan yang dilakukan dalam kontrak atau pejanjian yang
bekerjasama dengan rumah sakit tidak memenuhi harapan mutu dan keselamatan pasien sesuai
yang tertulis dalam isi kontrak, maka rumah sakit harus mengambil tindakan. Monitoring kontrak
dilakukan oleh bidang/seksi/unit yang terkait langsung dengan rekanan bisa dalam bentuk uraian,
kuisioner, atau formulir. Berikut ini salah satu contoh formulir monitoring kontrak dengan
supplier/rekanan perbekalan farmasi:
 MONITORING KONTRAK (B: Baik, S: Sedang, dan K: Kurang)
Jumlah dan spesifikasi yang dikirim sesuai dengan
(B) (S) (K)
surat pesanan
Distribusi perbekalan farmasi disertai dengan faktur
(B) (S) (K)
resmi perusahaan
Produk dikirim sesuai dengan kondisi penyimpanan
(B) (S) (K)
yang dipersyaratkan pabrikan
Mengikuti Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) (B) (S) (K)
Nomor Batch dan Expired Date yang dikirimkan
(B) (S) (K)
sesuai yang tercetak dalam faktur
Produk memiliki expired date yang panjang (B) (S) (K)
Waktu pengiriman yang tepat waktu (B) (S) (K)
Harga dan discount produk sesuai dengan perjanjian (B) (S) (K)
Rencana pelaksanaan stock opname diinformasikan (B) (S) (K)
Kekosongan produk diberitahukan melalui surat
resmi (B) (S) (K)

Keterbatasan stock produk diberitahukan melalui

surat resmi (B) (S) (K)

Perubahan harga dan discount produk diberitahukan

(B) (S) (K)
sebulan sebelumnya
Penarikan kembali produk yang didistribusikan,
paling lambat 1 hari sesudah surat penarikan (B) (S) (K)
diterbitkan
Keluhan yang disampaikan RS Panti Rapih
(B) (S) (K)
ditindaklanjuti 1 hari sesudah keluhan disampaikan
Catatan :
 MONITORING KONTRAK (B: Baik, S: Sedang, dan K: Kurang)

4. Perpanjangan Kontrak
a. Usulan Perpanjangan Kontrak
Usulan perpanjangan kontrak atau perjanjian bisa diusulkan oleh bidang/seksi/unit
pelayanan yang terkait langsung dengan pihak ketiga (rekanan) dengan melampirkan
hasil monitoring. Usulan perpanjangan kontrak bisa diuraikan dalam surat,
kesimpulan hasil kuisioner, atau formulir. Berikut ini salah satu contoh formulir

usulan perpanajangan kontrak.

PERPANJANGAN KONTRAK
Apakah unit terkait masih membutuhkan
(Ya)/(Tidak)
perpanjangan kontrak?
Apakah kinerja rekanan sesuai dengan program mutu
(Ya)/(Tidak)
dan keselamatan pasien RSPR?
Apakah rekanan ikut berpartisipasi dalam
 memberikan pelayanan yang bermutu serta (Ya)/(Tidak)
mengutamakan keselamatan pasien?
Kerasionalan usulan tarif baru dalam draft
(Ya)/(Tidak)
perpanjangan MoU
Catatan :

b. Masukan Manajemen Perpanjangan Kontrak

Manajemen mepelajari hasil monitoring dan usulan perpanjangan kontrak atau
perjanjian dari bidang/seksi/unit yang terkait langsung dengan pelayanan rekanan
dapat memberi masukan untuk memperpanjang kontrak atau menghentikan kontrak
dengan catatan disposisi surat atau mengisi pada tempat yang ditentukan dalam
formulir.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Pencatatan dan pelaporan proses seleksi, pembuatan, pelaksanaan, monitoring, dan

perpanjangan kontrak dengan rekanan rumah sakit adalah sebagai berikut:

1. Manajemen merencakan pelayanan yang akan dilakukan kontrak atau perjanjian

berdiskusi dengan catatan disposisi atau hasil notulen rapat.

2. Sekretariat rumah sakit menerima pernawaran kontrak dari calon rekanan dengan

dokumen surat masuk penawaran kontrak

3. Bidang Hukum dan Kesehatan melakukan telah dokumen usulan dan masukan

manajemen untuk membuat draf awal kontrak atau perjanjian dengan dokumen draf awal

kontrak.

4. Kepala Bidang Hukum dan Kesehatan Logistik bersama unit terkait melakukan

pengecekan kelengkan draf awal kontrak dan memberikan pafar pada tempat yang

ditentukan dengan dokumen draf akhir kontrak atau perjanjian.

5. Monitoring kontrak oleh rumah sakit dilakukan oleh bidang/seksi/unit dengan dokumen

uraian laporan, ulasan kuisioner, atau formulir khususnya untuk rekanan perbekalan

farmasi dengan formulir kontrak pihak ketiga.