RPS 5 - Perencanaan

A. Perencanaan
Aktivitas manajerial utama yang melibatkan:
• Menentukan tujuan organisasi
• Menetapkan strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut
• Mengembangkan rencana untuk kegiatan kerja organisasi.
Jenis perencanaan
• Informal: tidak ditulis, fokus jangka pendek; khusus untuk unit organisasi.
• Formal: fokus tertulis, spesifik, dan jangka panjang, melibatkan tujuan bersama
untuk organisasi.
B. Mengapa Manajer Buat Rencana
Tujuan Perencanaan
• Memberikan arahan
• Mengurangi ketidakpastian
• Meminimalkan limbah (waste) dan redundansi
• Menetapkan standar untuk mengendalikan
C. Perencanaan dan Kinerja
Hubungan Antara Perencanaan Dan Kinerja
❖ Perencanaan formal dikaitkan dengan:
➢ Keuntungan dan pengembalian aset yang lebih tinggi.
➢ Hasil keuangan positif.
❖ Kualitas perencanaan dan implementasi lebih memengaruhi kinerja daripada tingkat
(extent) perencanaan.
❖ Lingkungan eksternal dapat mengurangi dampak perencanaan pada kinerja,
❖ Perencanaan formal harus digunakan selama beberapa tahun sebelum perencanaan
mulai mempengaruhi kinerja.
D. Bagaimana Manajer Berencana ?
Elemen Perencanaan
• Sasaran (juga Tujuan)
❖ Hasil yang diinginkan untuk individu, kelompok, atau seluruh organisasi
❖ Memberikan arahan dan evaluasi kriteria kinerja
• Rencana
❖ Dokumen yang menguraikan bagaimana tujuan harus dicapai
❖ Menjelaskan bagaimana sumber daya dialokasikan dan membuat jadwal kegiatan
E. Jenis Tujuan
• Tujuan Keuangan
Terkait dengan kinerja keuangan internal yang diharapkan dari organisasi.
• Tujuan strategis
Berhubungan dengan kinerja perusahaan relatif terhadap faktor-faktor di lingkungan
eksternalnya (mis., Pesaing).
• Tujuan Lain versus Tujuan Nyata
Pernyataan resmi organisasi secara luas (dimaksudkan untuk konsumsi publik) yang
mungkin tidak relevan dengan tujuan sebenarnya (apa yang sebenarnya terjadi dalam
organisasi).
F. Jenis Rencana – 1
• Strategic Plans
❖ Berlaku untuk seluruh organisasi.
❖ Tetapkan tujuan keseluruhan organisasi.
❖ Berusaha memposisikan organisasi dalam hal lingkungannya.
❖ Mencakup periode waktu yang panjang.
• Operational Plans
❖ Tentukan perincian tentang bagaimana tujuan keseluruhan harus dicapai.
❖ Mencakup periode waktu singkat.
Jenis Rencana – 2
• Long-Term Plans
Rencana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun
• Short-Term Plans
Rencana dengan jangka waktu satu tahun atau kurang
• Specific Plans
Rencana yang jelas dan tidak meninggalkan ruang untuk interpretasi
• Directional Plans
Rencana fleksibel yang menetapkan pedoman umum, memberikan fokus, namun
memungkinkan kebijaksanaan dalam implementasi.
Jenis Rencana – 3
• Single-Use Plan
Rencana satu kali yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan situasi yang
unik.
• Standing Plan
Rencana yang sedang berjalan yang memberikan panduan untuk kegiatan yang
dilakukan berulang kali.
G. Menetapkan Tujuan dan Mengembangkan Rencana
Pengaturan Tujuan Tradisional
➢ Sasaran luas ditetapkan di bagian atas organisasi.
➢ Tujuan kemudian dipecah menjadi sub-tujuan untuk setiap tingkat organisasi.
➢ Menganggap bahwa manajemen puncak paling tahu karena mereka dapat melihat
"gambaran besar".
➢ Tujuan dimaksudkan untuk mengarahkan, membimbing, dan membatasi dari atas.
 ➢ Sasaran kehilangan kejelasan dan fokus ketika manajer tingkat bawah berusaha untuk
menafsirkan dan menentukan tujuan untuk bidang tanggung jawab mereka.

Mempertahankan Hierarki Tujuan

Mean-Ends Chain
➢ Jaringan tujuan yang terintegrasi yang dihasilkan dari pembentukan hierarki tujuan
organisasi yang didefinisikan dengan jelas.
➢ Pencapaian tujuan tingkat rendah adalah cara yang digunakan untuk mencapai tujuan
tingkat tinggi (tujuan).
Management By Objectives (MBO) (Manajemen Berdasarkan Tujuan)
Sasaran kinerja spesifik ditentukan bersama oleh karyawan dan manajer.
➢ Kemajuan menuju pencapaian tujuan ditinjau secara berkala.
➢ Hadiah dialokasikan berdasarkan kemajuan menuju tujuan.
➢ Elemen kunci MBO:
Spesifisitas sasaran, pengambilan keputusan partisipatif, periode kinerja / evaluasi yang
eksplisit, umpan balik

Tampilan 7–5 Langkah dalam Program MBO Biasanya

1. Tujuan dan strategi keseluruhan organisasi dirumuskan.
2. Tujuan utama dialokasikan di antara unit2 divisi dan departemen.
3. Manajer2 unit bersama-sama menetapkan tujuan spesifik untuk unit mereka
dengan manajer mereka.
4. Tujuan khusus ditetapkan secara kolaboratif dengan semua anggota departemen.
5. Action plans, yang menentukan bagaimana tujuan akan dicapai, ditentukan dan
disepakati oleh para manajer dan karyawan.
6. Rencana aksi diimplementasikan.
7. Kemajuan menuju tujuan ditinjau secara berkala, dan umpan balik diberikan.
8. Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat oleh imbalan berbasis kinerja .

H. Apa MBO Bekerja?

Alasan kesukesan MBO
Komitmen dan keterlibatan manajemen puncak
Potensi Masalah dengan Program MBO
• Tidak seefektif dalam lingkungan yang dinamis yang membutuhkan pengaturan
ulang tujuan yang konstan.
• Penekanan berlebihan pada pencapaian individu dapat menciptakan masalah dengan
kerja tim.
• Mengizinkan program MBO menjadi annual paperwork shuffle.
 Pameran 7–6 Karakteristik Tujuan yang Dirancang Dengan Baik

• Ditulis dalam bentuk hasil, bukan tindakan

Berfokus pada tujuan, bukan pada sarana.
• Measurable dan quantifiable
Secara khusus mendefinisikan bagaimana hasil diukur dan berapa banyak yang diharapkan.
• Clear as to time frame
Berapa lama sebelum mengukur prestasi.
• Menantang namun dapat dicapai
➢ Sasaran rendah tidak memotivasi.
➢ Sasaran tinggi memotivasi jika mereka dapat dicapai.
• Tertulis
Berfokus, mendefinisikan, dan membuat tujuan terlihat.
• Dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi yang diperlukan
Menempatkan semua orang "di halaman yang sama."

I. Langkah-langkah dalam Menetapkan Tujuan

1. Tinjau pernyataan misi organisasi.
Apakah tujuan mencerminkan misi?
2. Mengevaluasi sumber daya yang tersedia.
Apakah sumber daya cukup untuk menyelesaikan misi?
3. Tentukan tujuan2 secara individu atau bersama orang lain.
Apakah tujuan spesifik, terukur, dan tepat waktu?
4. Tuliskan tujuan2 dan komunikasikan.
Apakah semua orang di halaman yang sama?
5. Tinjau hasil dan apakah tujuan tercapai.
Perubahan apa yang diperlukan dalam misi, sumber daya, atau tujuan?
J. Mengembangkan Rencana
Faktor Kontingensi dalam Perencanaan Manajer
➢ Level manajer dalam organisasi
▪ Rencana strategis di tingkat yang lebih tinggi
▪ Rencana operasional di tingkat bawah
➢ Tingkat ketidakpastian lingkungan
▪ Lingkungan yang stabil: rencana spesifik
▪ Lingkungan dinamis: rencana spesifik namun fleksibel
➢ Panjang komitmen di masa depan
▪ Konsep Komitmen: rencana saat ini yang mempengaruhi komitmen di masa depan
harus cukup jangka panjang untuk memenuhi komitmen tersebut.
K. Pendekatan Perencanaan
• Membentuk departemen perencanaan formal
❖ Sekelompok spesialis perencanaan yang membantu manajer menulis rencana
organisasi.
❖ Perencanaan adalah fungsi manajemen; seharusnya tidak menjadi tanggung
jawab perencana.
• Melibatkan anggota organisasi dalam proses
❖ Rencana dikembangkan oleh anggota unit organisasi di berbagai tingkatan dan
kemudian dikoordinasikan dengan unit lain di seluruh organisasi.
L. Masalah Kontemporer dalam Perencanaan
• Kritik Perencanaan
❖ Perencanaan dapat menciptakan kekakuan.
❖ Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis.
❖ Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas.
❖ Perencanaan memusatkan perhatian manajer pada kompetisi hari ini, bukan
untuk bertahan di hari esok.
❖ Perencanaan formal memperkuat keberhasilan hari ini, yang dapat menyebabkan
kegagalan di masa depan.
• Perencanaan yang Efektif dalam Lingkungan yang Dinamis
❖ Kembangkan rencana yang spesifik tetapi fleksibel.
❖ Memahami bahwa perencanaan adalah proses yang berkelanjutan.
❖ Ubah rencana saat keadaan membuatnya perlu
❖ Kegigihan (persistence) dalam perencanaan akhirnya membuahkan hasil.
❖ Ratakan hierarki organisasi untuk mendorong pengembangan keterampilan
perencanaan di semua level organisasi.